[yocef]

المعالجة العلمية للأرشيف المبعثر

1- تشخيص وضع الأرشيف المبعثر:
• يكون عادة الأرشيف الجاري (أقل من خمس سنوات) محفوظًا في ظروف عاديـة بمقر الدوائر الحكومية.
• ولكن بمجرد الانتهاء من المعاملات الإدارية، وإغلاق الملفات، يخرج الأرشيف من العمر الأول ويُحوَّل إلى العمر الثاني ليصبح أرشيف وسيط (اعتباراً من خمس سنوات فما فوق)، وفي الكثير من الأحيان يُرمى في المخازن العامة للدوائر الحكومية دون أي جدول تحويل أو بيانات تعريفية، و دون أي عمل أرشيفي أو صيانة أو نظافة، بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف.
• تظهر ظروف حفظ الأرشيف الوسيط سيئة إلى أقصى حد: عدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام في المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية (وحتى خشبية) مكدسة البعض فوق البعض، الشيء الذي يمنع أي بحث محتمل – والجزء الآخر مكدس فوق الأرض مباشرة.

2- الأسباب التي تُؤدي إلى تراكم الأرشيف المبعثر:
• عدم وجود سياسة واضحة لإدارة الأرشيف وحفظه.
• عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه " يتيم " بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية.
• عدم وجود قسم الأرشيف الوسيط في أغلب الدوائر الحكومية.
• عدم إصدار أي تعليمات بشأن الأرشيف الوسيط، ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي.
• تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.

3- التكفل بالأرشيف المبعثر:
• يُصعب تمييز الأرشيف المبعثر حسب المصدر أو الموضوع لكونه مختلطًا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية.
• يظهر الأرشيف المبعثر في أغلب الحالات متراكمًا فوق الأرض مباشرة دون أي نظام، وربما في شكل ملفات منتشرة دون العلب.
• يجب علينا أن ندرك أنه في هذه الفوضى الظاهرة يمكن أن يوجد بقايا شبه نظام يُفترض احترامه دون إضافة فوضى على فوضى؛ يعمل الأرشيفي أمام الأرشيف المبعثر مثل أخصائي علم الآثار الذين يحاولون القيام بحفرياتهم بانتظام لإنقاذ الآثار في شكلها الأصلي دون المس في الترتيب الأولي لهذه الآثار.
• إن الأرشيف المبعثر يُعدُّ طبقات (جيولوجية) حيث أرميت الملفات البعض فوق البعض، لذا يجب احترام هذه الطبقات عند معالجة الأرشيف.

4- إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر:
• يجب في المرحلة الأولى رفع الأرشيف من الأرض بطريقة منتظمة وباحترام الطبقات "الجيولوجية"، ووضع الملفات في العلب.
• كما يجب ترقيم العلب الوحدة بعد الأخرى بِغَضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر، أي بدون محاولة التعرف على الأرشيف في هذه المرحلة الأولية.
• ثم في مرحلة ثانية، أي بعد انتهاء رفع الأرشيف من الأرض ووضعه في علب مرقمة، يمكن محاولة التعرف المبسط على محتوى الأرشيف لتحرير بيانات أولية مبسطة توفر أدنى المعلومات: رقم العلبة، مصدر الأرشيف (أي الإدارة المنتجة له)، تعريف قصير عن محتوى العلبة، المنطقة المعنية إذ وجدت، التاريخ الأدنى والأقصى للأرشيف الموجود في العلبة.
• و في آخر المطاف يتم جمع كل البيانات في الكمبيوتر، وترتيبها آليًا حسب مصدر الأرشيف (الإدارة المنتجة)، أو حسب الموضوع إذا أقتضى الأمر ذلك، بصرف النظر عن الترتيب أي ترقيم العلب داخل قاعات الأرشيف.

5- مظهر الأرشيف المبعثر بعد المعالجة العلمية:
• مثال عن الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب المصدر:
o أرشيف الإدارة العليا: العلب 1- 2- 4- 7- 8- ...
o أرشيف إدارة الموظفين: العلب 14- 20- 25- 35- 40- 42- 55- ...
o أرشيف إدارة المالية: العلب 3- 5-9- 15- 24- 33- 46- 63- ...
• مثال عن الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب الموضوع:
o ملفات الموظفين: العلب 20- 35- 40- 55- ...
o التعاميم الإدارية: العلب 14- 25- 42-...
o الفواتر: العلب 5- 15- 33- 63-...
o التقارير السنوية: 1- 2- 4 ...
o الخرائط....
o الملفات التقنية...
o الصفقات...
o المشتريات...
o الإحصائيات: 7- 8-...

6- الخلاصة:
عند الانتهاء من تنظيم الأرشيف المبعثر، أي رفعه من الأرض، وضعه في العلب وترقيم العلب، والقيام بالتعريف الأولي على محتوى الملفات، وإعداد فهارس أولية لتقديم الأرشيف حسب الهيكل الإداري وحسب المواضيع، يمكن القيام بجمع العلب حسب أي نظام نفضله، ولكن يجب في هذه الحالة إعادة ترقيم العلب لتشكيل سلسلة منطقية.
شخصيًا لم أوصي بجمع العلب حسب أي نظام و إعادة ترقيمها: أفضل أن تبقى المجموعة الجديدة المشكلة على حالها، واستخدام البيانات للحصول على أي ملف بوسيلة الكمبيوتر.

أبوظبي في 10 يونيو 2010
عبدالكريم بجاجة
خبير فني
المركز الوطني للوثائق والبحوث