1 الإدارة الإليكترونية بين الأداء التقليدي و تكنولوجيا المعلومات:
مجتمع الوثائق اليوم هو من أهم المجتمعات الإسلامية التي ارتبطت حديثا بالتطور والتكنولوجيا، فمن جدران الكهوف التي إلى عصر التكنولوجيا شهد العالم تنوعا كبيرا في أشكال و أنماط ووسائل تسجيل المعلومات، وذلك استجابة لما تطلبته الأوضاع و الحاجات المتغيرة للنشاط البشري
و الآن و بسبب الاستخدام الواعي من قبل الأفراد و المؤسسات و المنشآت بكل أنواعها للرصيد الضخم من المعلومات، خرجت أجهزة و مؤسسات الأرشيف عن دورها المهمل القديم و تحولت إلى مراكز إشعاع للحقائق و المعلومات، و أصبح مطلوب منها أن تعمل في عدة اتجاهات، و على مختلف المحاور في إطار من التنسيق والمنهجية التي تبدأ مع المادة الخام التي تنشأ في أجهزة الدولة وتستقر مؤقتا في وحدات الحفظ ، ثم يتم ترحيلها إلى الأرشيف في شكل متكامل ومنضبط بما يسفر في النهاية عن مدخلات أرشيفية يسهل تعاملها مع التكنولوجيا، وبعبارة أخرى تجعل باستطاعة الأرشيف مواجهة التغيرات السريعة في إجراءات وطرق إنجاز العمل.لقد بات من الواضح أن الطرق التقليدية المستخدمة في الأنشطة المتعلقة بالأرشيف لم تعد طاقتها القصوى و تجهيزاتها تفي بالهدف منها، ولم يعد من الممكن أن يستمر الأرشيف في الاعتماد على معدلات الأداء والقدرات المحدودة بالنظم التقليدية التي كان العمل يجري بها، بل أصبح من الحتمي الأخذ بالنظم غير التقليدية، بما ينجم عنه من ارتفاع معدلات السرعة و الكفاءة في أداء الأنشطة الأرشيفية، ولم يعد الأمر يحتاج إلى التدليل على أن تواجد التكنولوجيا أصبح جزءا رئيسيا و هاما في مناخ و بيئة النشطة الأرشيفية، بما يجعلها أكثر كفاءة و فعالية و قدرة على أداء مهامها و تحقيق أهدافها.
من أجل ذلك و إذا كان من الواضح أن التحول أصبح أمرا حقيقيا ينبغي التعايش معه، فلا بد من التأني في التفكير الدقيق و قبل أن تتحول إلى قرارات للتنفيذ ، يجب أن يسبق ذلك التخطيط العلمي الدقيق من أجل تحقيق الفائدة المرجوة، بعبارة أخرى لابد من التأكد من أن أسلوب المستخدم في إدارة الأرشيف سيسمح لنا باستغلال إمكانات التطوير.
و لا شك أن هذا المنظور العلمي هو أهم الأطر التي يمكن التحرك من خلالها لمواجهة أي قصور أو تخلف كما انه المنطلق الوحيد الذي يمدنا بالتغيرات الجذرية الواجب عملها لتهيئة الأرشيفات بمطالب التكنولوجيا و لعل البداية تكون أفضل بوقفة علمية تبين العلاقة بين أهمية الإدارة العلمية السليمة لأنشطة الأرشيف تقليديا ،وبين الاستعانة في ذلك بالتكنولوجيا ، ولاشك في أن ثمة ارتباطا و وثيقا بينهما، فالمدخلات الأرشيفية ووضع نظام كفء لإدارتها تقليديا يشكل القاعدة الرئيسية لإنجاح الوسائل التكنولوجية المراد الاستفادة، وتسخير التكامل بينها لحل المشكلات التي تواجه الأنشطة.
و لتوضيح ذلك، ينبغي أن يكون واضحا أن ثمة فارقا بين الوثائق التي تشكل المادة الأرشيفية الخام و بين آليات تكنولوجيا المعلومات، انطلاقا من أنه إذا صحت الأولى، يكون من السهل توظيف الثانية معنى ذلك أننا أمام شقين، الأول شق تكنولوجي و الآخر هو بقية المواد الأرشيفية الخام. والدعوة هنا واضحة للفصل بينهما من أجل تعميق الاهتمام بكليهما، أو على الأقل إقامة التوازن في جهودنا تجاه كل منهما، و بالطبع فالمواد الأرشيفية ليست مهمة الفنيين الذين يركزون جهودهم في التطوير المستمر لمعدات معالجتها تكنولوجيا، بل هي ناتج جهد بشري له طبيعته الخاصة التي تتطلب من البداية أنشطة ذهنية تقدم في إطار من المنهجية و التنسيق و المعيارية،و التي تسفر في النهاية عن مدخلات تسهل التكنولوجيا استخدامها من خلال طرق معالجة آلية لها من ثم فالاستعانة بالطرق الغير تقليدية لتطوير الأرشيف يمثل قضية هامة ينبغي أن تنأى عن المتاهات والتوجهات الرئيسية للتكنولوجيا و تفاصيلها الفنية، ولا ينبغي علينا أن نغفل الأمور الهامة تحت طيات من الحماس و الاندفاع نحو الآلية.
- إن التطوير ينبغي أن يكون أساسا في الفكر و الأنشطة الذهنية أولا، ثمّ بعد ذلك في التكنولوجيا على أساس التوازن الذي يضع الاهتمام بالمعلومات الخام في مواجهة الاهتمام بآليات تكنولوجيا المعلومات، حتى لا يضيف افتقاد التوازن بعدا جديدا لمشكلات الأرشيف و يزيد الكثير منها تعقيدا، لاسيما و أن ارتباط مجتمعات الوثائق و الأرشيف عمليا بتكنولوجيا المعلومات لا يزال في مراحله الأولى، و الأرشيفيون أكثر بطئا عن غيرهم من متخصصي المعلومات في الاستفادة من التكنولوجيا، ورغم التطورات المذهلة فيها و الخبرات التي جمعها الرواد في تطبيقها تهم على الأرشيف مازالت بعض الأرشيفات و مراكز الوثائق تبدي ترددا بالغا في الاستفادة منها .
هذا التردد الذي سيستمر إلى أن تتوافر الأبحاث الأكثر تطورا في المجالات الذهنية و الموضوعية للأنشطة، والتي من شأنها أن تقضي على مشكلات الأرشيف التي أدت إلى بطئ الاستجابة للتكنولوجيا تلك المشكلات الناتجة ليس فقط من خصائص و طبيعة الأرشيف، بل أيضا تلك التي تتعلق بالمهنة لذا فمن المفيد هنا الإشارة إلى أبرز تلك المشكلات المؤثرة و الوقوف على ماهية القيود و المقيدات التي تحد من نطاق استخدام التكنولوجيا، و طبيعة العقبات التي لابد من اجتيازها و أسبابها و ذلك من أجل ربط النتائج بالأسباب ، ومن ثمّ يمكن تقديم أفضل البدائل غير التقليدية .(1)
(1)حمدي ،أحمد ناهد.إستراتيجية الإدارة العلمية للأرشيف:بين الآداء التقليدي وتكنولوجيا المعلومات.(على الخط).(20/04/ 2010) متاحة على: http://www.arabcin.net/arabiaall/html