2- التطور و التغير التكنولوجي :
أصبح التغير التكنولوجي حقيقة حتمية في مجال الحاسوب ، ويظهر هذا التغير أسرع بالمقارنة مع قطاعات أخرى من التقدم الإنساني في معالجة و حفظ المعلومات. تقود هذا التطور قوات السوق التي هي غالبا بعيدة عن متطلباتنا للوصول الدائم المستقر إلى المعلومات الأصلية و غيرا لمحولة.
إذا هذا تحدي يجب التصدي له لتلبية هذه المستلزمات باستخدام سلسلة من الأدوات التي تتطور في الوقت نفسه و أن تتساءل كيف يمكن استعمالها.
في حين تتغير كل الآليات المستخدمة باستمرار لإنشاء الوثائق، وحمايتها، ومعاملتها ومشاهدتها وعرضها،والوصول إليها، وإعطاء البرهان في الوقت نفسه أنمم الوثائق لم تفقد أيا من مميزاتها الأساسية طوال هذا المسار.و قد تأخذ هذه التغيرات عدة أشكال، وتعتبر حالة برنامج حاسوب جديد أكثر و وضوحا .
يمكن أن يكون البرنامج الجديد تحديثا فقط للبرنامج الموجود،أو يكون منتوجا جديدا اختير لأنه الأرخص في السوق ، أو الأكثر مردودا بالنسبة للقديم ، أو لأنه يوفر تطابقا أكبر مع برنامج آخر مستخدم في المؤسسة. لم يكن التمييز سهلا دائما بين تحديث برنامج قديم و برنامج جديد، و لم يكن مفيدا دائما أن نعرضه، و قد تكون الصيغة "3" من البرنامج "ب" الصيغة "2" من البرنامج نفسه مع إدماج بعض الإضافات الصغيرة والمحدودة. وقد يكون برنامجا تمت إعادة كتابته كليا، ويحمل الاسم نفسه و الوظائف نفسها و ليس كلها، كالبرنامج السابق.
- قد تتعلق التغيرات بالجهاز المستخدم لإنجاز نسخ لحفظ الوثائق فينتج بهذه التغيرات انعكاسا ضعيفا أحيانا، لأن منتجي الأجهزة يبذلون جهدا لضمان أكبر تطابق ممكن بين الجهاز القديم و الجديد، ليمكن تشغيل برامج قديمة، و لتبقى الدعائم القديمة للحاسوب مقروءة .
و لكن لايبقى هذا التطابق خالدا.و بصفة عامة يستطيع كل جيل جديد من الكمبيوتر استغلال ما كان جديدا بالنسبة للجيل السابق من الكمبيوتر. ولا تكون الآلات الجديدة قادرة حتما على استغلال ملفات تعود إلى ثلاث أجيال ماضية أو أكثر. تتعلق التغيرات الأكثر تأثيرا بأنواع الدعائم و التكنولوجيا المرتبطة بها. حصل الانتقال منذ عدة سنوات خلت من القرص المرن "5.25" إلى القرص "3.5"، و لم يعد أحد يستعمل النظام القديم لإنتاج الوثائق أو الإطلاع عليها، رغم أنه يمكن قراءة القرص "5.25" بإضافة نظام القراءة المناسب في الكمبيوتر الحالي، و يبقى التسبب الوحيد لوجود هذا النّوع من القرص "5.25"، بعد عشرين سنة من اختراعه، إلى التعميم الواسع لاستخدامه. وسوف تكون محاولة قراءة دعائم أخرى أكثر صعوبة اليوم رغم أنها من الفترة نفسها، و لكن باستخدام أقل انتشارا، مثل البطاقات المثقوبة.
يمكن أن تتعلق التغيرات بالهيكل المنطقي المستخدم في تسجيل المعلومات و يسمى عادة "شكل الملف" وتكون هذه التغيرات أحيانا نتيجة مباشرة لتغيرات البرنامج مهما كان الأمر، و لو كانت آخر صيغة للبرنامج قادرة على الملفات في شكلها القديم ، و قد تحصل أخطاء عند الانتقال من صيغة إلى أخرى ، و قد يصعب التأكد من تحويل الملفات بدون أخطاء ماعدا إذا كانت لنا المعرفة الجيدة بشكل الملف و البرنامج المستخدم لإنتاجها و قراءتها .
يمكن أن تفرض علينا اعتبارات خارجية للقيام بتغيرات الشكل مثلا: يسهل علينا تسيير وثائقنا إذا كانت كلها في شكل واحد. و هذا يمكن أن يشكل استقبال وثائق حديثة في شكل يختلف عن الوثائق التي جمعت من قبل دافعا لتحويل الوثائق القديمة إلى شكل جديد أو يمكن أن نضطر إلى هذا الإجراء لأن الشكل القديم لم يقرأ بالنظم الحالية، بسبب عدم تشغيل أي برنامج لإنتاج الملفات في هذا الشكل منذ عدة سنوات .
ترتبط درجة أهمية هذه التغيرات و صعوبة مجابهتها بوعينا ومعرفتنا بآثارها. و يجب التذكير بالتكاليف المرتفعة لهذا العمل، ولو بالإمكان تجاوز العديد من المشاكل من هذا النّوع بالإبداع و المعرفة التقنية . و يفضل أغلب الأرشيفيين عادة تجنب بذل الجهود البطولية الضرورية لاسترجاع معلومات مخزنة في أنظمة قديمة ترجع إلى ما قبل عشرون سنة .
تتمثل إحدى الخلاصات المقبولة عادة لدى كل المعنيين بحفظ الوثائق الإلكترونية في الاعتقاد أنه يجب القيام بنوع من هجرة البيانات لضمان حفظها في المدى الطويل . توجد تقنيات أخرى يمكن استخدامها و سيتم تناولها لاحقا.(1)
(1)بجاجة ،عبد الكريم . الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين ،خبير بمركز الدراسات والأبحاث ،أبو ضبي – الإمارات العربية المتحدة،2005،ص.47-48.