السؤال الأول:
الاستاذ عبدالكريم بجاجة المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،
اسعد الله جميع اوقاتك بالخير والمسرات ، اتمنى ان تكون دائما باسعد حال.
محدثكم من السعودية
موظف بسيط في احدى الادارات الحكومية.
لدينا ارشيف صغير في الادارة عبارة عن وثائق (خطابات مراسلة) مقاس A4 في الغالب مع خرائط احجام كبيرة A3 واحجام اكبر احيانا.
المشكلة ان الخرائط احيانا مرتبطة في محتويات الملف اي وثائق مشروع ما ، تكون في ملف واحد سواء مراسلات او خرائط.
اريد من سيادتكم التوجية بافضل واسهل طريقة لمعالجة وارشفة هذه الوثائق مع الاخذ بعين الاعتبار ما يلي:
- مكان الحفظ صغير وهو عبارة عن غرفة واحدة بطول 12 متر في 5 امتار فقط.
- الهدف فقط اعادة هيلكة الارشيف بنفس المكان بما يحقق سرعة استرجاع الوثائق المطلوبة عند طلبها وحفظها بطريقة سهله وغير مكلفة.
اذا تعرف شركات يمكنها القيام باعادة هيكلة الارشيف بما يحقق الهدف ودون الحاجة الى الالتزام بمتطلبات الارشيف الكبير كون الميزانية محدودة والارشيف خاص بالادارة فقط وليس المشروع ككل ارجو ان تدلني عليهم.
هذه صورة الملفات التي نحفظ وثائقنا بها حاليا.(مرفق)
تحياتي لك ،،
الجواب 1:
تحية طيبة وبعد؛
أقدم إلى حضرتكم الجواب حسب تسلسل الأسئلة:
1- "لدينا ارشيف صغير في الادارة عبارة عن وثائق (خطابات مراسلة) مقاس A4 في الغالب مع خرائط احجام كبيرة A3 واحجام اكبر احيانا."
الجواب: يجب في جميع الأحوال حفظ الملفات كاملة دون تفريقها، بمعنى أنه يجب أن
تُحفظ الخرائط مع الملف الأم.
2- "المشكلة ان الخرائط احيانا مرتبطة في محتويات الملف اي وثائق مشروع ما ، تكون في ملف واحد سواء مراسلات او خرائط."
الجواب: من الأفضل استخدام علب عريضة لحفظ الملف والخرائط في العلبة نفسها. أما
بالنسبة للخرائط غير المرتبطة مع الملفات، يمكن حفظها في علب خاصة.
3- "مكان الحفظ صغير وهو عبارة عن غرفة واحدة بطول 12 متر في 5 امتار فقط."
الجواب: مساحة مكان الحفظ تساوي 60 متر مربع، مما يسمح بحفظ 4800 علبة أرشيف من النوع الذي أرسلتم صورة منه.
4- "هذه صورة الملفات التي نحفظ وثائقنا بها حاليا.(مرفق)".
الجواب: لا ينفع هذا النوع من العلب لحفظ الأرشيف مهما كان شكله: ملفات أو خرائط، وهذا للأسباب التالية: العلب مفتوحة مما لا يحمي من الغبار والمناخ، كما يجب تثقيب كل الملفات والخرائط لإدخالها في العلب المفتوحة، مما يسيئ لسلامة الأرشيف. نوصي باستخدام علب من النوع الذي يُغلق دون تثقيب الوثائق.
5- "اذا تعرف شركات يمكنها القيام بإعادة هيكلة الارشيف...".
الجواب: أنتم لستم بحاجة إلى تنظيم أرشيف لا يفوق حجمه 60 متر مربع. عليكم القيام بنفسكم حسب التوصيات التي اقترحناها عليكم.
6- وفي الختام نقدم لكم طريقة معالجة الا{شيف المبعثر، يمكنكم الاستفادة منها.
وشكراً على ثقتكم.
المعالجة العلمية للأرشيف المبعثر
1- تشخيص وضع الأرشيف المبعثر:
يكون الأرشيف الجاري (أقل من خمس سنوات) محفوظًا في ظروف عاديـة عادة بمقر الدوائر الحكومية.
ولكن ما إن تتم المعاملات الإدارية، وتغلق الملفات حتى يخرج الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثاني ليصبح أرشيفًا وسيطًا (من خمس سنوات فأكثر)، وفي الكثير من الأحيان يُرمى في المخازن العامة للدوائر الحكومية دون أي جدول تحويل أو بيانات تعريفية، و دون أي عمل أرشيفي أو صيانة أو نظافة، بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف.
تظهر ظروف حفظ الأرشيف الوسيط سيئة جدًا: عدم وجود أي ترتيب أو تصنيف، عدم القيام بأي عملية تنظيف، تراكم الغبار والرمال، نفايات الحمام في المخازن، جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية (وحتى خشبية) بعضه مكدس فوق البعض، ما يمنع أي بحث محتمل، والجزء الآخر مكدس فوق الأرض مباشرة.
2- أسباب تراكم الأرشيف المبعثر:
عدم وجود سياسة واضحة لإدارة الأرشيف وحفظه.
عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ فيصبح شبه "يتيم" بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية.
عدم وجود قسم الأرشيف الوسيط في أغلب الدوائر الحكومية.
عدم إصدار أي تعليمات بشأن الأرشيف الوسيط، ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي.
تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.
3- التكفل بالأرشيف المبعثر:
يصعب تمييز الأرشيف المبعثر حسب المصدر أو الموضوع لكونه مختلطًا؛ لذا فإن من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضع.
يظهر الأرشيف المبعثر في أغلب الحالات متراكمًا فوق الأرض مباشرة دون أي نظام، وربما في شكل ملفات منتشرة دون العلب.
علينا أن ندرك أن بقايا شبه نظام ربما كان في هذه الفوضى الظاهرة يُفترض احترامه دون إضافة فوضى إلى فوضى. يعمل الأرشيفي أمام الأرشيف المبعثر مثل إخصائي علم الآثار الذي يحاول القيام بحفرياته بانتظام لإنقاذ الآثار في شكلها الأصلي دون مسّ الترتيب الأولي لهذه الآثار.
إن الأرشيف المبعثر يُعدُّ طبقات (جيولوجية). فالملفات بعضها فوق بعض، لذا يجب احترام هذه الطبقات عند معالجة الأرشيف.
4- إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر:
يجب في المرحلة الأولى رفع الأرشيف من الأرض بطريقة منتظمة وباحترام الطبقات "الجيولوجية"، ووضع الملفات في العلب.
ترقيم العلب الواحدة بعد الأخرى بِغَضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر، أي بدون محاولة الاطلاع على الأرشيف في هذه المرحلة الأولية.
بعد رفع الأرشيف من الأرض ووضعه في علب مرقمة، يمكن الاطلاع المبسط على محتواه لتسجيل بيانات أولية مبسطة لأدنى المعلومات: رقم العلبة، مصدر الأرشيف (الإدارة المنتجة له)، تعريف قصير بمحتوى العلبة، المنطقة المعنية إن وجدت، التاريخ الأدنى والأقصى للأرشيف الموجود في العلبة.
و في آخر المطاف تُجمع كل البيانات في الكمبيوتر، وتُرتب آليًا حسب مصدر الأرشيف (الإدارة المنتجة)، أو حسب الموضوع إذا اقتضى الأمر ذلك، بصرف النظر عن ترقيم العلب داخل قاعات الأرشيف.
5- مظهر الأرشيف المبعثر بعد المعالجة العلمية:
مثال على الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب المصدر:
أرشيف الإدارة العليا: العلب: 1- 2- 4- 7- 8- ...
أرشيف إدارة الموظفين: العلب: 14- 20- 25- 35- 40- 42- 55- ...
أرشيف إدارة المالية: العلب: 3- 5-9- 15- 24- 33- 46- 63- ...
مثال على الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب الموضوع:
ملفات الموظفين: العلب: 20- 35- 40- 55- ...
التعاميم الإدارية: العلب 14- 25- 42-...
الفواتير: العلب: 5- 15- 33- 63-...
التقارير السنوية: 1- 2- 4 ...
الخرائط....
الملفات التقنية...
الصفقات...
المشتريات...
الإحصاءات: 7- 8-...
6- الخلاصة:
عند الانتهاء من تنظيم الأرشيف المبعثر- رفعه من الأرض، ووضعه في العلب، وترقيم العلب، والقيام بالاطلاع الأولي على محتوى الملفات، وإعداد فهارس أولية لتقديم الأرشيف حسب الهيكل الإداري وحسب المواضيع- يمكن جمع العلب حسب أي نظام نفضله، ولكن يجب في هذه الحالة إعادة ترقيم العلب لتكوين سلسلة منطقية.
لا أوصي بجمع العلب حسب أي نظام و إعادة ترقيمها، وأفضل أن تبقى المجموعة الجديدة المكونة على حالها، واستخدام البيانات للحصول على أي ملف بالكمبيوتر.
السؤال الثاني:
الأستاذ المحترم، بجاجة:
بعد التحية سيدي الكريم أنا طالبة سنة 2 ماجستير علم المكتبات جامعة قسنطينة يشرفني كثيرا أن أكون على اتصال بك، أراسلك سيدي الفاضل علني أجد النصيحة عندك لأنني متأكدة من أنها ستكون سديدة إنشاء الله . الموضوع أستاذي الكريم أنني أفكر في موضوع من أجل الدكتوراه و أود أن يكون في موضوعات الأرشيف لذا يشرفني أن أحظى بمساعدتك من أجل إختيار موضوع الدراسة.
الجواب 2:
تحية طيبة وبعد؛
لقد طرحت علي عدة مرات قضية اختيار موضوع رسالة جامعية في مجال علم الأرشيف. وتجدون طيه الجواب الذي قدمته، وعلى كل مرشح أن يختار ما يناسبه حسب مستوى رسالته الجامعية.
يجب اختيار موضوعًا ينبثق من الواقع في الميدان، ويفرض التعامل مع الأرشيف من الجانب التطبيقي، والتخلي عن الدراسات النظرية التي لم تفيد في اكتساب الخبرة في مهنة الأرشيف، ولم تحضر الطلبة إلى مواجهة حقيقة الأرشيف في الميدان. إن الدراسات الميدانية لم تحتاج إلى مراجع، ماعدا من الجانب المنهجي.
وتوجد أفضل المراجع المنهجية:
Ø في موقع المجلس الدولي للأرشيف:
http://www.ica.org
Ø و في موقع منظمة اليونسكو- بوابة الأرشيف الدولي:
http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/por...s/page.cgi?d=1
أقترح عليكم بعض المواضيع حسب مستوى رسالتكم الجامعية، ويمكنكم التوسع في اختيارات أخرى تنطلق من الميدان لتصبح أرشيفيًا مهنيًا قادرًا على حل مشاكل وضع الأرشيف في الميدان:
-1 إعداد فهرس رصيد أرشيفي في إحدى المؤسسات الإدارية أو الاقتصادية.
-2 تربص في أقرب مركز أو قسم أرشيف، و تحرير تقرير عن التربص: تقديم قسم الأرشيف، أرصدته، طريقة أعماله اليومية خاصة في مجال معالجة الأرشيف.
3- تنظيم أرشيف مبعثر، و إعداد فهرسًا تحليليًا مناسبًا.
4- إعداد دليل الأرشيف: سواء لتقديم مركز أرشيف، أو لجمع المعلومات الأرشيفية حول موضوع يساعد الباحثين في دراساتهم، مثل: "أرشيف الشخصيات الوطنية"، أو "أرشيف البلدان العربية في المراكز الأجنبية".
5- دراسة ميدانية حول وضع قطاع الأرشيف في إحدى المؤسسات الإدارية أو الاقتصادية: تشخيص وضع الأرشيف بالتدقيق، ثم اقتراح سياسة لإعادة نظام الأرشيف في المؤسسة.
سوف تسمح مثل هذه المواضيع بالتفاعل مع واقع الأرشيف في الميدان خارج عن الرؤية النظرية التي كثيرًا ما تكون بعيدة عن الحقيقة.
السؤال الثالث:
صباح الخير أستاذ
أنا صحفي في جريدة الشروق اليومي بالجزائر
استمتعت كثيرا بقراءة عملك المميز حول "التعليم في قسنطينة ما بين 1950 و 1985" وهو فعلا عمل أرشيفي هام جدا، يعطي نظرة كاملة ووافية عن التعليم في تلك المرحلة.
أردت إن كان ممكنا أن تجيبني إن أمكن على سؤال يخص موضوع أنا بصدد كتابته ونشره في الجريدة :
هل بعد مرور خمسين سنة على الاستقلال، أي في جويلية 1962 يمكن أن ننتظر أن تفتح أقسام مهمة وكبيرة من الأرشيفات الفرنسية الخاصة بالحقبة الاستعمارية في الجزائر ؟
كيف يقسم الفرنسيون حاليا الأرشيفات الخاصة بالحقبة الاستعمارية في الجزائر، يعني كيف يحددون الأرشيفات المفتوحة للاطلاع العام والمقصورة فقط على الباحثين أو مجموعة صغيرة مثلا، والأرشيفات الممنوعة تماما من الاطلاع.
وهل التقسيم يتم زمنيا أو موضوعاتيا périodique ou thématique ؟
أنا ممتن لك مسبقا و يمكنك الإجابة بالفرنسية.
تحياتي.
الجواب 3:
تحية طيبة وبعد؛
لا يمكن حسب اعتقادي - وتجربتي مع الأرشيف الوطني الفرنسي – أن ننتظر من فرنسا فتح كل الأرشيف الجزائري المحجوز في فرنسا بعد ترحيله سنوات 1960-1962 من أماكن حفظه في الجزائر، وهو مقدر ب200.000 علبة أرشيف على الأقل. وحدد القانون الفرنسي مدة حجب الاطلاع على الأرشيف من 25 سنة على الأقل إلى 100 سنة حسب حساسية الأرشيف، ويدخل أكبر جزء من أرشيف الفترة الاستعمارية في صنف 100 سنة.
فتح القانون الفرنسي مجال طلب الاطلاع بصفة استثنائية من طرف الباحثين، ويعتبر سكوت اللجنة المكلفة بدراسة الطلب عبارة عن رفض. وحتى في حالة القبول، لا يلزم قرار اللجنة المؤسسات الفرنسية المعنية. بعبار أخرى، لا يمكنك الاطلاع على الأرشيف ولو بقرار صادر عن اللجنة المكلفة بمنح حق الاطلاع.
تجدون في الأسفل مقتطفات من القانون الفرنسي المتعلق بالاطلاع على الأرشيف.
وشكراً.