المركز الوطني للوثائق والبحوث يصمم برنامجاً إلكترونياً خاصاً بمشروع تنظيم الأرشيفات
13 نوفمبر 2013
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx
يضع المركز الوطني للوثائق والبحوث الخطوط الأولى لمشروع البرنامج الإلكتروني الخاص بنظام الأرشيف الحكومي، ويستهدف هذا المشروع توثيق عمليات تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية المحلية والاتحادية التي بدأها المركز في فبراير 2009م إثر صدور القانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008م الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان –حفظه الله- ليكلف المركز الوطني للوثائق والبحوث بمهام الأرشيف الوطني في دولة الإمارات وليؤكد أهمية حفظ وثائق الدولة للأجيال القادمة.
ويخدم هذا البرنامج تطلعات المشروع الكبير للمركز والخاص بتنظيم الأرشيفات الحكومية الهادف إلى تنظيم أرشيفات الدولة، حيث تم في إطار هذا المشروع تشخيص 82% من أرشيفات الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية.
ويقوم خبراء قسم تقنية المعلومات في المركز بتصميم هذا البرنامج الإلكتروني ليستوعب بيانات تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية بالتفصيل بدءاً بالزيارات الأولية التي قام بها خبراء المركز بهدف التشخيص للواقع الأرشيفي، ثم زيارات المتابعة، وتثبيت كل ما طرأ على الأرشيف الذي خضع لزيارة أولى من تعديلات وتحسينات، ويخصص البرنامج الإلكتروني لأرشيف كل جهة ملف خاص يتضمن كل ما يدور حول هذا الأرشيف، بدءاً بالمراسلات والخطابات، ثم التقارير التخصصية التي قدمها خبراء الأرشفة، الذين تابعوا الواقع الأرشيفي في المؤسسة، والطلبات التي تلقاها المركز من الجهة كطلبات الإتلاف وغيرها، والاستشارات التي يستقبلها المركز عبر الهاتف، والبريد الإلكتروني، والبريد العادي، ويأتي ذلك في وقت زاد فيه عدد الجهات التي زار خبراء المركز أرشيفاتها على 165جهة، ويتيح البرنامج الوصول إلى التفاصيل والإحصاءات الخاصة بأرشيف كل جهة بسرعة ودقة وسهولة.
ويتضمن البرنامج الإلكتروني لنظام الأرشيف الحكومي الدورات التدريبية التي نظمت بهذا الشأن، والمحاضرين والمشاركين فيها، وتواريخها، والأماكن التي نظمت فيها.
وتنطلق أهمية هذا البرنامج الإلكتروني من حاجة إدارة الأرشيفات إلى توثيق عملي لمشروع الأرشفة الحكومية، ومن المرجح أن يتحول هذا البرنامج في المستقبل، وبعد أن يثبت مشروع تنظيم أرشيفات الدولة نجاحه إلى مجال البحث العلمي ليرصد أداء المركز في هذه التجربة الوطنية، وكيف استطاع الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في تنظيم الأرشيفات، ونجح في ذلك واستطاع أن ينشر الوعي بأهمية التوثيق والأرشفة، وأن يوقف نزيف الإتلاف العشوائي للأرشيفات، وأن يحدّ من الممارسات الخاطئة فيها.