عرض مشاركة واحدة
قديم Oct-12-2011, 08:55 PM   المشاركة1
المعلومات

شواو عبدالباسط
مكتبي نشيط

شواو عبدالباسط غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 102288
تاريخ التسجيل: Feb 2011
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 50
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي مقالات في الأرشيف

الجمهـــوريـــة الجزائــريــة الديمقــراطيــة الشعبيـــة
وزارة التعليم العالي والبحث العلمي
جامعة منتوري – قسنطينة –
كلية العلوم الإنسانية والعلوم الاجتماعية
قسم علم المكتبات


ملخص مقياس : مؤسسات الحفظ المؤقت





LMD السنة الثالثة
تـخصص تقنيات أرشيفية
الأستاذ: شواو عبد الباسط




السنة الجامعية: 2010-2011
مقدمة:
يلعب الأرشيف دورا هاما و حيويا في حياة الأمم والشعوب، فهو ذاكرتها الأولى ،تعكس نجاحاتها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله يعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة رئيسية للبحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية وغيرها
ونظرا لأهمية عملية الحفظ بالنسبة للمؤسسات والمراكز الأرشيفية بشتى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسات وتطوير البحث العلمي، ففساد أو تخريب أي وثيقة يعتبر بمثابة فقدان جزء من المعرفة بدرجة قد يصعب علاجها وكل وثيقة لا توضع في مكانها يمكن اعتبارها ضائعة.
وإنه من المستحيل تخيل أو تصور التقدم البشري الذي لم يسبق له استخدام الماضي لخلق أدوات منهجية لإدراك الحاضر، ففي علم الأرشيف الحديث تعد عملية الحفظ الجيد للأرشيف مؤشرا على تطور المجتمع في مختلف المجالات، وبواسطتها يمكن قياس درجة التقدم والتطور التي بلغها المجتمع في مختلف الميادين.
وانطلاقا مما سبق وفي ظل التطورات التكنولوجية الحديثة المتلاحقة، فإن المؤسسات والمراكز الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلاءم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في المجتمع، وسنحاول تسليط الضوء على إحدى هذه المراكز الأرشيفية والتي يطلق عليها إسم مؤسسات و مراكزالحفظ المؤقت أو مراكز الأرشيف الوسيط.
1- التعريف الوطني للمؤسسة: هي كيان يقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.
1-1 وظائف المؤسسة :
أ- الوظيفة الإدارية: المحتوية على مختلف المهام الإدارية اللازمة لتحقيق الهدف المنشود من طرف المؤسسة في تنظيم و تحكم و مراقبة.
ب- الوظيفة المالية: الجامعة لأوجه الاستخدام المالي لرأس المال و الحسابات المالية.
ج- الوظيفة المحاسبية.
د- الوظيفة التقنية : هي مسؤولة عن نشاط التحويل و التحسين بما يتماشى مع رفع المردودية و خفض التكاليف.
ه- الوظيفة الأمنية : و هي كل نشاط موجه نحو ضمان امن العمال و حفظ المنتجات و سلامة وسائل الإنتاج.


1-2 التنظيم الداخلي للمؤسسة :
في هذا التنظيم تكون كل العمليات و الأنشطة مصنفة حسب انتمائها إلى الوظيفة و يكون تنظيما مشكلا من عدة وظائف و مصالح غير أن هذا لن يكون محققا في المنشات الصغرى لكن بمجرد نمو المؤسسة يضطر هذا الأخير إلى تنصيب مصالح جديدة تكفل بممارسة الوظائف المتعلقة بها حسب المتطلبات.
1-3 أهمية التنظيم الإداري للمؤسسة:
- سهولة المتابعة و المراقبة نظرا لانسياب السلطة من القمة إلى القاعدة.
- سهولة حصر الخلل إن وجد و الإحالة دون تسربه لبقية أجزاء المؤسسة.
- سهولة العمل داخل التنظيم عل أساس مبدأ التخصص في العمل .
- سهولة سريان المعومات بين مختلف مصالح المؤسسة .
- سهولة تحقيق التنظيم الأفضل للموارد المتاحة في هذه المؤسسة.
2- الحفظ مفهومه ومصطلحه:

من المتفق عليه أن الأرشيف في جوهره هو تلك الوثائق التي تحفظ بقصد الرجوع إليها عند الحاجة لاستعمالها كحجة وبرهان في الدفاع و إثبات الحقوق ومادة صلبة تعتمد عليها البحوث التاريخية ومصدر إلهام قي دراسة المشروعات الآنية ، والمقصود في استعمال الأرشيف هو استرجاع المعلومات التي تحملها هذه الوثائق لأن المحافظة عليها يعني حتما صيانتها وحمايتها مهما اختلفت أشكالها .
وإن صيانة الوثائق واسترجاع المعلومات المدونة فيها بأنجع الطرق وأسرعها يتطلب تقنيات ومهارات في ميادين الصيانة والجرد والفحص والنسخ و التبليغ وفي هذا السياق كل منا يستعمل طرقا ومناهج تقليدية منها يدوية وأخرى حديثة.
ويعد الحفظ أحد المفاهيم الأساسية في ميدان الأرشيف وهو يشكل حجر الزاوية الذي يعتمد عليه إنشاء المؤسسات الوثائقية ويستخدم مصطلح الحفظ في نطاق المؤسسات الوثائقية اليوم ليستوعب طاقة متنوعة واسعة من الأنشطة المتشابكة المصممة لإطالة الفترة الإقتنائية و الإستخدامية للمواد الوثائقية.
فمسألة الحفظ بمعنى وضع الأرشيفي للوثائق تحت عهدته، مهمة جدا، إذ أن كل مجموع وثائق أرشيفية لها تاريخ حفظ متميز، ومعرفة هذا التاريخ مهمة وضرورية لتقييم قيمة الشاهد التاريخي سواء كانت هذه المجموعة حولت إلى الأرشيف عن طريق جهاز حكومي رسمي أو أودعت إليه بواسطة شخص خارجي آخر فكلا الحالتين تكون مهمة الحفظ تحت العهد، قد حولت إلى الأرشيف وهذا يعني أيضا أن الأرشيفي أصبح مسؤولا عن إجراء عمليات التقييم للوثائق ومكلف بعملية الفرز والاستبعاد، وبطريقة غير مباشرة مخولا من جانب الباحثين للقيام بهذا العمل لمصلحتهم، كما أن عمليات السماح بالإطلاع على الوثائق و استثمارها تتم أيضا عن طريق التفويض .
و لا تعتبر عمليات إرسال الوثائق خارج المستودع خرقا للقوانين و يجب أن تكون لوائح الحفظ مرنة بحيث تسمح بإجراء الحفظ ومشروعات استثمار الوثائق و استغلالها. و يمكن عمل مستنسخات للوثائق التي تستخرج من المستودع، ويسجل اسم المكان الذي ستحفظ فيه الوثائق والفترة الزمنية التي ستكون فيها الوثائق خارج المستودعات. واسم الشخص الذي سيكون مسؤولا عن هذه الوثائق خلال الفترة التي تكون فيها الوثائق خارج المستودعات ،وإذا اتخذت مثل هذه التحوطات فإن الوثائق سوف لا تتعرض للضياع.
"فالحفظ"هو تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز وفقا لنظام التصنيف والترميز الخاص به، وترتيبها وتخزينها في أوعية حفظ مناسبة لنوعيتها بنظام يضمن المحافظة عليها والوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
وقد تم تعريف "الحفظ " في مسرد المصطلحات الصادر سنة 1974 عن جمعية الوثائقيين الأمريكيين بأنه " المسؤولية الأساسية المتصلة بتوفير الإمكانيات الملائمة للحماية ،والعناية والمحافظة على الوثائق والسجلات.
3- مؤسسات الحفظ المؤقت : مراكز الأرشيف الوسيط :
يعرف مركز الأرشيف الوسيط بأنه مستودع تحت إدارة السلطة الأرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الإدارية غير المتداولة لعدد من الهيئات الإدارية المنفصلة و تخضع لنظام مقنن للانتقاء (الفرز) إلى أن يتم إهلاكها أو تحويلها إلى الأرشيف الوطني ، وتعرف هذه المستودعات في أمريكا وفي مختلف دول العالم باسم: مؤسسات الحظ المؤقت the inter médiat archive ، و في بريطانيا كانت تسمى باسم limbo الحجر ، لكن هذا الاسم لم يكن مقبولا مما جعلهم يستبدلونه باسم records centers ، و تسمى هذه المستودعات في فرنسا "مخازن ما قبل الأرشفة"
4- فكرة إنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت :
إن فكرة إنشاء مركز الأرشيف الوسيط قد أنشأت في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الحرب العالمية الثانية و قد أنشأت هذه المراكز لكي تقوم بتخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة و الخاصة بالإدارة الحكومية التي تحول إليها بين حين لأخر في أماكن قليلة التكلفة ، و في سنوات ما بعد الحرب تحولت هذه المراكز بطريقة قانونية إلى شبكة قومية موحدة من مراكز الأرشيف الوسيط تحت إدارة الأرشيف القومي للولايات المتحدة الأمريكية.
لا نستطيع أن نلزم على وجه الدقة بالتاريخ الذي بدأ فيه إنشاء مراكز الحفظ المؤقت في العالم ذلك أن المفهوم العلمي لهذه المراكز حديث نسبيا لا يتعدى 31 سنة.أما طبيعة العمل الذي تقوم به فقد عرف و تمت ممارسته قبل وقت ليس بالقصير في بلاد أخرى و في مؤسسات أرشيفية خاصة لم تكن تحمل نفس الاسم ، ففي بريطانيا جاء وقت على دار الوثائق العامة عانت فيه من ضيق المكان و تضخم حجم الوثائق الإدارية المستغنى عنها من الإدارات الحكومية فأخذت الدار من سنة 1914 إهلاك ما يورد إليها بعد حفظ نماذج قليلة منها، و في سنة 1936 قامت الدار بتحويل ما يرد إليها من الإدارات إلى بعض المكتبات مما هدد المستندات ذات القيمة بالإهلاك غير الواعي من جانب المكتبات وقد أدى هذا الوضع إلى تشكيل لجنة في سنة 1942 لدراسة الوضعية و قد اقترحت اللجنة إنشاء مخازن عامة ترسل إليها المصالح وثائقها ثم تقوم بإرشاد موظفي الدار بترتيبها و تنسيقها و تحديدها لما يمكن التخلص منه و إرساله إلى الدار القومية .
ملاحظة هامة:
- ينبغي أن يكون واضحا في الأذهان أن الأرشيفات الإقليمية التي توجد في بعض الدول ليست من صور الأرشيف الوسيط فالأرشيف الإقليمي هو صورة من الأرشيف القومي على مستوى المحليات مهمته حفظ الوثائق التاريخية التي تتعلق بالتاريخ المحلي للإقليم و يقوم بخدمة الباحثين و الجمهور ، أما الأرشيف الوسيط فمهمته استبقاء الوثائق الإدارية الراكدة حتى يتم تقييمها و استنفاذ جميع القيمة الإدارية المتبقية لها كما أن معظم الأرشيفات الإقليمية تمتلك وثائق أرشيفية قديمة جدا و ذات أهمية عظمى للبحث العلمي ، حتى أصبحت هذه الدور الإقليمية مراكز ببليوغرافية مزودة بشتى المصادر و المراجع و دورا للاستعلامات عن كل ما يتصف بالتاريخ المحلي، أما الأرشيفات الوسيطية هي الأماكن التي تستقبل الوثائق الإدارية التي تستغني عنها الأجهزة الإدارية و لم تتضح شخصيتها الأرشيفية بعد ، أي المستوى الوسط بين الوحدات الإدارية المنتجة و الأرشيف القومي ، و مع ذلك فان بعض الدول تعمل إلى تخصيص جزء من مبنى الأرشيف القومي أو الأرشيفات الإقليمية كمركز أرشيفي وسيط لكن التجربة أثبتت أن المشاكل التي نجمت عن هذا الوضع تفوق الميزات التي يمكن الحصول عليها من وراء هذا التخصيص مما جعل هذا الوضع يبدو غير مرضي لاعتبارات عملية و اقتصادية و هي اعتبارات تؤكد ضرورة الفصل المادي بين المؤسسات الأرشيفية و المراكز الوسيطة ( مراكز الحفظ المؤقت) .
5- الحاجة المؤكدة إلى مؤسسات الحفظ المؤقت :
الحقيقة المؤكدة أن اتساع النشاط الإنساني و خاصة منذ قيام النهضة الأوروبية و الثورة الصناعية و ما نتج عن ذلك من تعدد اهتمامات الإنسان في العصر الحديث وما صاحب ذلك من اكتشافات و اختراعات و انجازات علمية و كذلك إنشاء مؤسسات و هيئات و شركات و إدارات حكومية و غير حكومية التي تخدم الإنسان و تشرف على تنظيم مسيرة الحياة قد أدى بالضرورة إلى تضخم كميات الوثائق التي تصاحب أداء كافة الأعمال و هذه الوثائق أو المستندات هي ما يسمى الوثائق الإدارية إضافة إلى ذلك التقدم الهائل في وسائل و أساليب هذه الوثائق و المعلومات فانه يمكن القول و بلا تردد إننا نعيش عصر طوفان المعلومات في الأجهزة الإدارية و نتيجة لهذا الوضع نشأت الحاجة إلى إيجاد مراكز للأرشيف الوسيط تحت ضغط الكميات الهائلة من الوثائق الإدارية الراكدة التي أنتجتها الهيئات الإدارية في العصر الحديث و الضرورة الملحة في حفظها بطريقة اقتصادية قدر الإمكان قبل إهدارها أو تحويل بعض منها إلى الأرشيف القومي أو الوطني ، إن هناك جزء كبير من الوثائق الإدارية يفقد كل قيمته بمجرد انتهاء الموضوع الذي أدى إلى إنشائه و المفروض أن توضع خطط مدروسة لاستبعاد هذه الوثائق الإدارية لعدم جدوى الاحتفاظ بها و تكمن المشكلة في عدم وجود مثل هذه الخطط و لسوء الحظ فان استبعاد غير المخطط هو الأكثر انتشارا.
- ترتيب على ما تقدم من أسباب و مبررات فقد بررت الحاجة الملحة إلى وجود مؤسسات أرشيفية تمثل الوسيطية بين الأجهزة الإدارية و الأرشيف الوطني لجأت بعض الدول إلى إتاحة مراكز وسيطية لترحيل المستندات و الملفات المغلقة ( التي انتهى العمل بها) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و على الرغم من تأكد الحاجة إلى وجوب إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط إلا أن نسبة قليلة من دول العالم هي التي قامت بالفعل بإنشاء هذه المراكز و هذه المؤسسات ، ففي فرنسا يوجد أشهر و أضخم أرشيف وسيط في العالم cité interministérielle de archiver و يقع في ضاحية فونتان بلو التي تبعد 15 كلم عن العاصمة باريس في بريطانيا يوجد أرشيف وسيط ممتاز، أما في الجزائر فلا يمكن القول بأننا نملك أرشيفا وسيطا بالمعنى العلمي.
6- مميزات و أهداف و فوائد مراكز الحفظ المؤقت :
لا جدال أن الميزة لإنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت هي تحقيق توفير مقبول في تكلفة تخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة عن طريق إيداعها في مخازن اقتصادية رخيصة التكلفة. إن فوائد إنشاء هذه المراكز الوسيطية لا تقف عند حد منخفض التكلفة فلهذه المراكز فوائد أخرى بالنسبة للباحثين خلاف الذين يكتبون في التاريخ الحديث أو الاقتصاد أو الإدارة ثم إن وجود مثل هذه المراكز يساعد على تحقيق الضبط الفعال لإدارة الوثائق الإدارية فان من أهم المميزات هذه المراكز إتاحة الفرصة لضبط الوثائق المتداولة و تطوير معايير التقييم و الانتقاء و التحكم في فائض المواد التي يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني أو القومي.
- أما في الأهداف التي تتحقق من جرّاء إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت فقد حددها وأشار إليها بعض المتخصصين في الأرشيف و لخصها mabbs في النقاط الخمسة الآتية :
1- تجنب الاستخدام غير الضروري للمساحات و المباني المستخدمة كمكاتب و مصالح و أقسام الإدارات العامة والهيئات الأخرى عن طريق تخزين هذه الوثائق الإدارية الراكنة التي لم تبقى طويلا في الاستخدام النشيط في مراكز المخازن الوسيطة.
2- تجنب استخدام الأرشيف الوطني أو الإقليمي في تخزين الوثائق الإدارية التي لازالت تحتفظ بقدر من القيمة الأولية من الاستعمال الإداري .
3- ضمان خصم الوثائق الإدارية الراكنة التي لن تستمر طويلا في الاستعمال النشط.
هذه الإجراءات فعالة تسمح بتحديد الوثائق التي يمكن إهلاكها والتي يمكن استبقاءها و تلك التي ينبغي أن تحول إلى الأرشيف الوطني.
4- تقديم المعونة لجعل الوثائق الإدارية المحفوظة في هذه المراكز أو المؤسسات في متناول مختلف الهيئات التي تحتاج إليها .
5- تحقيق التوفير في تكلفة التخزين و خدمة الوثائق الإدارية الراكنة و التي لا تستعمل لاستمرار تركيزها في مستودعات مبنية و مجهزة و مزودة بقوى عاملة ذات مستوى رخيص نسبيا .
* لاشك أن هذه الأهداف يمكن تحقيقها دون هذه المراكز لكن القيام بكل تلك العمليات الخمس في نفس الوقت قد يصعب دون وجود مؤسسات الحفظ المؤقت أو مراكز الحفظ المؤقت.

7- مواصفات مؤسسات الحفظ المؤقت و مراكز الأرشيف :
من الأمور البالغة الأهمية أنه لا يتم إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط بطريقة عشوائية بل ينبغي أن يكون مخطط لها عن طريق دراسات الجدوى وهي التي يتقرر على ضوئها ما إذا كانت هذه العملية اقتصادية من عدمها بمعنى أن يكون هناك ما يبرر الإنفاقات التي تستلزمها وأن تكون الفائدة المرجوة من وراء إنشاء هذه المراكز تعادل أو تفوق تكلفتها المالية فان كان كذلك هي عملية اقتصادية وتنفيذها يصبح من القرارات الحكيمة و إن لم يكن فصرف النظر عنها أفضل ، فإذا كان إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط أو مؤسسات الحفظ المؤقت هامة و بصفة عامة فانه بالنسبة للدول النامية يصبح أكثر أهمية فان تكلفة تخزين الوثائق الإدارية الناتجة و التي يحول بعضها إلى الأرشيف الوطني و السيطرة عليها و تقديم الخدمة منها تكون أقل بكثير مما تتكلفه الوثائق غير منتقاة و التي تعامل بطريقة غير مقننة و لكي تستند عملية إنشاء مراكز الحفظ المؤقت على أسس علمية مدروسة لابد من الأخذ بالمواصفات المقننة التي توصل إليها خبراء الأرشيف فيما يتعلق بـ :
1- اختيار الموقع الملائم.
2- التخطيط الجيد للمبنى.
3- الأجهزة و المعدات المناسبة .
7-1 عند اختيار موقع لإنشاء أرشيف وسيط ينبغي أن يتم على أساس قربه النسبي من الإدارات التي سيقوم بخدمتها كما يجب أن لا يكون بعيدا جدا عن مركز الأرشيف الوطني الذي سوف يتلقى نتائج التي سوف يتقرر حفظها بصفة دائمة في المستقبل ثم إن انعدام فرص التوسع يفقد المركز أهميته لأن سبب إنشائه من أول الأمر هو استيعاب المحفوظات المتزايدة عاما بعد عام فإذا لم يتيسر للمركز مواجهة هذا التزايد المستمر افتقد أهم أسباب وجوده أصلا و ثمة اعتبار هام آخر في اختيار الموقع و هو أن يكون خاليا من أي خطر خارجي يمكنه أن يتعرض له المركز مثل الحريق ، الانفجار ، الغرق فضلا عن أن يكون بعيدا قدر الإمكان عن المناطق التي ترتفع فيها درجة التلوث الجوي (حرارة، رطوبة ، حشرات ، القوارض،أشعة الشمس ، السرقة ، الرياح ، الغبار ، تسرب المياه ، الحرارة المنخفضة و المرتفعة، الرطوبة المرتفعة و المنخفضة). يجب أن يتموقع الموقع في ملتقى الحاجيات و تمنيات المستفيدين.
7-2 اختلفت الآراء بالنسبة لموضوع مباني الأرشيف الوسيط هل بالإمكان استغلال المباني القديمة الموجودة بالفعل و تطويرها بما يلاءم متطلبات الأرشيف الوسيط أو الأوفق إنشاء مباني جديدة تصمم خصيصا لأغراض هذه المراكز؟و قد ساق كل فريق من العلماء الحجج و الأساليب التي تدعم رأيهم .
علماء الفرق الأول : الذين يرون استغلال المباني القديمة حجتهم الأساسية هي الاقتصاد في النفقات فما دام الهدف الأساسي من إنشاء هذه المراكز هو التوفير في تكلفة تخزين و إدارة الأرشيف الواجب ضغط المصروفات إلى أقصى حد ممكن وذلك لتجنب ما يصرف على الإنشاءات الجديدة من مباني هذه المراكز فضلا عن ما يصرف في شراء الأرض و من ثم فانه يمكن استغلال بعض القصور أو الفيلات التي انقطعت ذرية ملاكها ، أو آلت إلى الملكية العامة عن طريق الوقف أو المصادرة كما يمكن استغلال أجزاء من المباني الحكومية التي لم تعد مستخدمة أو التي تنقل العمل منها إلى منشات جديدة و هناك دول أخذت هذا الأسلوب منها ( بلغاريا ، ايطاليا ، النرويج )حيث استخدمت المباني الموجودة كما نجد هذا الأسلوب مطبقا بولاية كنتاكي ( تركيا ) ،نيومكسيكو و بورتريكو حيث استخدمت البنايات القديمة بحالتها و عدلت لتلائم هذا الغرض، ولاشك أن هذا الأسلوب هو الأنسب للدول النامية و منها الجزائر لسبب جوهري قلة رأس المال الموجه خصيصا لإنشاء هذه المنشات الهامة و هذه حجة يمكن الدفاع عنها طبعا إذا كان المبنى من ذلك النوع الذي يجب تحديده و تجهيزه بطريقة مناسبة واقتصادية .
علماء الفريق الثاني : يرى أصحابه أن عملية تحويل المباني هي ليست الأسلوب الأمثل ذلك أن ضخامة حجم الأوراق تقوم كواحدة من أهم العقبات في سبل التحويل الملائم كذلك التكلفة الإنشائية الناتجة عن تجهيز الأرضية لجعلها قادرة على احتمال الثقل الضخمة كما أنه من الضروري في معظم الأحوال تجهيز مكاتب و حجرات البحث للتعقيم و التسويق و أماكن الحفظ و الخدمات الأخرى فنادرا ما يمكن تحويل المباني الموجودة بصورة تسمح باستغلال أقصى مساحة صالحة للتخزين للمحفوظات و في نفس الوقت تجهيز مساحة الإدارة و أماكن للخدمات للحصول على أعلى درجة من التشغيل الفعال . كما أن أصحاب هذا الرأي يؤكدون على إنشاء المراكز في مباني جديدة مصممة خصيصا لهذا الغرض يتيح الفرصة الكاملة لوضع كافة المواصفات و المعايير العلمية و التقنيات الفنية المرجوة موضع التنفيذ و ذلك عن طريق إشراك الأرشيفيين بتقديم ثروة للمهندس المعماري الذي يمكن بادئ ذي بدء أن يراعي كافة المتطلبات الواجب توفرها المقدمة من طرف الأرشيفي، و من البلاد التي أخذت بهذا الأسلوب نجد ألمانيا و ماليزيا ، فقد استخدمت المباني الجديدة و رغم المبررات التي يسوقها أصحاب هذا الرأي و التي قد تجعل لهذا الأسلوب يفوق سابقه»فان الباحث أو الأرشيفي في الجزائر عليه أن يتكيف مع احتياجات و طموحات الدولة الجزائرية نظرا لما تلقيه على كاهل الدولة من أعباء مالية ترهق ميزانيتها فيي مقابل الحصول على أعلى نسبة من المردودية المرجوة من جراء تطبيق هذا الرأي «
علماء الفريق الثالث : و ثمة أسلوب آخر في إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت وظهر في بعض ولايات أمريكا و هو إيواء مراكز الأرشيف الوسيط و دور الأرشيف التاريخية في ذات المبنى الواحد.
و قد كان الدافع وراء ابتداع هذا النمط هو :
- تقديم خدمة مرجعية فعالة للإدارات الحكومية كما أن ذلك سيسمح بتقديم مصادر متنوعة للباحث مركزة في مكان واحد يوفر عليه مشقة الانتقال من أكثر من جهة و تزيد من كفاءة الضبط الأرشيفي، و هناك نتيجة لأمر هام ينبغي مراعاته عند الشروع في إقامة مبنى جديد و اختيار مبنى قديم لإنشاء مبنى أرشيف وسيط هذا الأمر هو تناسب حجم المبنى مع حجم الأوراق المتوقع حفظها فيه مع وضع التوسعات المستقبلة في عين الاعتبار.
7-3 العوامل التي يجب مراعاتها عند تدبير المعدات و الأجهزة المعدة للحفظ :
تعتبر المعدات من أهم العوامل التي تساعد إلى حد كبير في تسيير العمل كما أنها ترفع من كفاءة العاملين و تجعلهم يؤدون حجما أكبر من العمل في وقت أقصر و بجهد أقل و من هذه العوامل التي يجب مراعاتها :

أ)- سعة المكان و قدرته على استيعاب المعدات المطلوبة :
لأن لا تتضخم المواد المحفوظة على مرور الزمن لأنه من الضروري التأكد منها إذا كان المكان يمكنه أن يستوعب مستقبلا المعدات الإضافية أو لا، لمقابلة هذا التضخم في المواد ومختلف الأوعية الأرشيفية كما يمكن وضع خطة للتوسع (عن طريقة التوسع الأفقي و التوسع الرأسي و يعني ملء المساحات الشاغرة).
ب)- التكاليف :
من المعروف إن التكاليف تعتبر من العوامل الهامة و هي يجب أن تكون مناسبة مع الإمكانيات المالية المتاحة من ناحية أخرى كلما كانت ثمة حاجة إلى أنواع خاصة من المعدات فانه من الضروري تدبير المال اللازم حتى يمكن الاستفادة من هذه المعدات.
ج)- إن الأيدي العاملة أيضا عاملا مهما و من المعروف أنه يمكن استخدام أنواع خاصة من المعدات لتوفير الكثير من الجهد و يعني ذلك توفير جزء من الأيدي العاملة و كذلك فان بعض أنواع المعدات تحتاج إلى تدريب خاص على استخدامها وهذا يتطلب تدريب العاملين على استخدام المعدات و صيانتها بأحسن الطرق .
د)- إن شكل المادة يحدد إلى حد كبير نوع المعدات المطلوبة .
ينبغي قبل اقتناء الوسائل و التجهيزات المتعلقة بالحفظ تهيئة المحيط التنظيمي و بيئة العمل المناسبة.
8- وظائف مراكز الأرشيف الوسيطية : نحددها في التالية :
- استقبال و إيواء الوثائق الإدارية المحولة من الجهاز الإداري للدولة التي أطلقنا عليها اسم العمر الثاني أو العمر الوسيط .
- القيام بمختلف العمليات الفنية و الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الضبط الأرشيفي على المستوى المحلي و الوطني ، هذه العمليات هي التي يمكن بواسطتها تحقيق السيطرة الكاملة من جانب السلطات الأرشيفية العامة في الدولة على كل الوثائق الإدارية منذ نشأتها و حتى نهاية وجودها و نعني بها عمليات التقييم و الاستبقاء و العزل و التحويل إلى الأرشيف الوطني و الإهلاك.
- خدمة الأرشيف و تداوله
9- العمليات العلمية و الفنية المطبقة في مؤسسات الحفظ المؤقت: هي نفسها العمليات التي تطبق في أية مؤسسة أرشيفية بغض النظر عن طبيعتها ، نشاطاتها ، مستواها ...)
9-1 العمليات التحضيرية:
1- التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات التقنية و الفنية سواء في صناديق أو في إدراج خاصة بذلك ، و تجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل فحجم العمل هو الذي يقرر عدد المرات أو فترات عملية تجميع الوثائق ، و عند استقبال الوثائق في مركز الأرشيف يقوم الأرشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات إلى مجموعات ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها.
2- الفهم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف إلى المعالجة العلمية بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارية المنتجة للأرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها ، وتاريخ صدورها.
3- المعرفة و التصرف : بعد عملية فهم المؤسسة أو الإدارة المنتجة تأتي عملية المعرفة و التصرف ، وهذا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة إلى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة تحقيقها ، أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ للموظفين و تحديد نوع المساهمين من هذا الأرشيف... وغيرها .
9-2 عمليات المعالجة الفنية:
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي، فكلما طبقت بعناية ودقة، كلما أدى ذلك نجاح الأرشيفي في أداء مهامه على أكمل وجه، أهمها الحفاظ على ذاكرة المؤسسة من الضياع وتلبية احتياجات المستفيدين في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
1. الدفع:
إن عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية ، وإدارية ،يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته ،أو أنتجته في إطار مهامها المحددة، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه إلى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله، وحفظه،واستثماره، ومعالجته،فهو مجموعة الوثائق المعالجة دفعة واحدة.
كما يمكن اعتبار عملية الدفع بكونها تحويل كمية الوثائق الأرشيفية من المصلحة أو الإدارة المنتجة لها إلى مصلحة حفظ الأرشيف، أي تحويل هذه الوثائق من مكان ميلادها إلى الهيئة أو الجهة المكلفة بالحفظ
2. التشخيص:
وتتعلق هذه المرحلة بالأرشيف المتراكم في مخزن الأرشيف أو قاعات الحفظ، أو بالنسبة للأرشيف غير المصحوب بجدول الدفع (سواء دفع عشوائي أو حالات استثنائية كاستلام أرشيف لعدة مصالح كان مخزن في قاعة واحدة لظروف خاصة)، والتشخيص عبارة عن عملية مادية يقوم على إثرها الأرشيفي بجمع وحصر كل ذلك الرصيد ومحاولة معرفة الوحدات المكونة له، وفي نفس الوقت تقديم معلومات حوله للمستفيدين، حيث يتم إعداد بطاقة تشخيص لكل علبة أو رزمة وتبليغ المصالح المنتجة بمحتواها من خلال إعداد قائمة بذلك تمهيدا لعمليات المعالجة الأخرى.
وقد حدد المنشور رقم 02/2003 المؤرخ في 01/07/2003 كيفية تطبيق بطاقة التشخيص، مع التعريف بها وإبراز الهدف من تعميمها والعناصر المكونة لها، مع إرفاق نموذج لها، وقد تم إرسال هذا المنشور لمصالح الأرشيف الولائية على المستوى الوطني، والتي بدورها قامت بتوزيعه على كل مصالح الأرشيف على المستوى الولائي من أجل تعميم استخدامها بطريقة موحدة.
3. الفرز :


الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.
وأثناء فرز الرصيد الأرشيفي يتم اختيار الوثائق الأرشيفية التي تحفظ، أو التي لها قابلية للإقصاء، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة وتاريخية، والتي لابد أن تحفظ نهائيا ،وبين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .
ومع عملية الفرز فإن الأرشيفي يقوم في نفس الوقت بترتيب الوثائق التي تقرر إبقاءها، وهذا حسب القائمة التي يحددها ويعدها مركز الأرشيف الوطني ،ومدة بقائها على مستوى مركز الحفظ المؤقت ، إضافة إلى تحديد القيمة التاريخية لكل وثيقة من عدمها، وهذه القائمة تعتبر وسيلة قانونية للقيام بعملية الفرز. كما يقوم الأرشيفي أيضا عند فرز الأرشيف بإصلاح الوثائق، وحذف التي ليس لها قيمة مباشرة كذلك تحديد التي يجب أن تحفظ لفترة أقل أو أو أطول، إضافة إلى ما يحول إلى الحفظ النهائي
وتجدر الإشارة أن عملية الفرز تتم بعدة طرق مختلفة أهمها:
- فرز الوثائق قطعة قطعة، خاصة عندما يكون حجم الرصيد الأرشيفي كبير، وذو أهمية كبيرة أين يتطلب الدقة في عملية الفرز.
- فرز الرصيد الأرشيفي حسب الملفات حيث يجب تفحص كل ملف على حدا، والتخلص من كل النسخ المتكررة،والأوراق الغير مهمة.

- الفرز بالطريقة الطبوغرافية: حيث يتم فرز الوثائق وحفظها حسب منطقة معينة تمثل شاهد عن حدث معين، بالإضافة إلى كونها لازالت تستخدم من طرف الإدارة المنتجة، أو نظرا لقيمتها التاريخية لتلك المنطقة.
4- حذف الأرشيف
وهو عبارة عن المرحلة الموالية لعملية الفرز، إذ يتقرر بموجبها مصير الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو تاريخية، وعليه يجب إقصاؤها نظرا لعدم فائدتها للمصالح المنتجة، إضافة إلى حذف النسخ المتكررة والوثائق الشاغرة وغيرها، مما يتطلب التركيز والدقة في تنفيذها.
وهو عمليةتندرج ضمن الفرز،وذلك اعتمادا على عمر الوثيقةالمحددة بالنصوص التشريعيةوالتنظيمية المتعلقةبالأرشيف، وحسب التشريع الجزائري الخاص بالأرشيف : المنشور رقم 6 المؤرخ في 26سبتمبر 1994 الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيفالولائي ويهدفإلى تحديد أنواع الأرشيف الممكن حذفهوضبطكيفياتإتلافه، كما يشدد قانون العقوبات في الحكم على الأشخاص الذين يقومون بتخريب الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الإدارية أو أخرى مثبتة.


4-1 طرق وإجراءات الحذف:
نظرا للتعليمات الصارمة للقانون الجزائري حول حذف الأرشيف، وبما أن الأرشيفي وحده لا يستطيع تحديد قيمة الوثائق ومدى أهميتها بالنسبة للمصالح المنتجة، فإنه يتوجب عليه الحذر في تنفيذ هذه العملية، وأن يكون عمله في إطار القانون، لكي لا يتعرض لأي مشكل قانوني، فقد أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني القائمة الشاملة للوثائق التي سبق الحديث عنها، كما قامت بإصدار مناشير وتعليمات بخصوص هذه العملية الهامة والمسؤولية الكبيرة التي ألقيت على عاتق الأرشيفي، لهذا وجب عليه إتباع طرق معينة لضمان سير العملية بطريقة قانونية وسليمة، وهي كما يلي:
1. إعلام المصلحة المنتجة:
حيث يستلزم عليه الاتصال بالمصلحة المنتجة في حال تقرر حذف وإقصاء وثائق تابعة لها، اعتمادا على القائمة الشاملة، بالإضافة لبيانات جدول الدفع المدونة من طرف نفس المصلحة، حيث يتم إعلامها كتابيا بطبيعة الوثائق المعدة للحذف، وتحديد تاريخها الأقصى والأدنى، وعدد العلب المعدة للحذف، مع الإشارة للطريقة الواجب تطبيقها في عملية الحذف، مع وجوب إعداد جدول الحذف الذي يضم كل المعطيات السابقة الذكر، وتسليمه للمصلحة المنتجة من أجل أخذ الموافقة والترخيص بعملية الحذف.
2. الاحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق المعدة للحذف:
حيث يتم الاحتفاظ بنماذج من الوثائق المعدة للحذف كعينة لاستعمالها كدليل يصف نوع الوثائق التي كانت مستعملة في فترة زمنية معينة، ويتم الاحتفاظ بها بالرغم من أنها لا تحوي أي قيمة تاريخية أو عملية.

3. حضور اللجنة المنفذة:
بعد ترخيص المصلحة المنتجة، واستيفاء الشروط القانونية، يتم تكوين لجنة الحذف على المستوى الولائي، والتي تضم ممثل عن المصلحة المنتجة، ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت، ممثل عن الأمن الولائي، ممثل عن مصلحة الأرشيف الولائي، ممثل عن الحماية المدنية، وتعين هذه اللجنة بقرار ولائي، حيث يترأسها الكاتب العام للولاية حسب ما نص عليه المنشور رقم 94-06 الصادر بتاريخ 26 سبتمبر 1994، الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيف الولائي، حيث يتم إعداد محضر للحذف ويوقع عليه كل أعضاء اللجنة.
4. تنفيذ عملية الحذف:
حسب ما نص عليه نفس المنشور السابق الذكر، يتم تنفيذ عملية الحذف بإتباع إحدى الطريقتين التاليتين:
- إما بالحرق الكامل من خلال إضرام نار مراقبة أو باستعمال فرن صناعي.
- أو بتسليم الملفات المعدة للحذف لوحدات الورق المقوى والتغليف، ويشترط في هذه الحالة حضور اللجنة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.
- يتم إرسال نسخة مطابقة للأصل عن محضر الإقصاء أو الحذف لكل من الوزارة الوصية والمديرية العامة للأرشيف الوطني.
5- التصنيف:

يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات و مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا،بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
ويعتبر التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان خلال حياته اليومية فهو يرتب أوراق بحيث يضع أوراق كل نوع سويا ،وكذلك التاجر في متجره يستخدم التصـــنيف في ترتيب بضائعه ،وفــــــوق ذلك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة التصنيف، وبذلك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من التصنيف.
6 - الترتيب:

هو العمليات المادية المكملة للتصنيف. كالترقيم والترتيب على الرفوف
ويتمثل في ترتيب الوثائق الأرشيفية ووضعها على الرفوف في مخازن الحفظ، وتتم هذه العملية بإحدى طريقتين هما:
الترتيب حسب الجهة المنتجة:
ويقصد به هنا ترتيب الوثائق حسب الجهة المنتجة لها، بالاعتماد على مبدأ الوحدة الإقليمية للأرشيف، وتطرح هذه العملية قضية توفر المساحة الكافية لاستقبال الدفعات اللاحقة لكل مصلحة وإلحاقها بالرصيد المحفوظ سابقا.
الترتيب المستمر:
إذ يعتمد هذا النوع على ترتيب الوثائق أو العلب حسب دخولها لمصلحة الأرشيف بطريقة تسلسلية بغض النظر عن المصالح المنتجة لها، وتعتبر هذه هي الطريقة المثلى نظرا لما توفره من حيز مكاني وعدم طرح أي مشكل من هذا الجانب، لكن يجب أن يرفق هذا الترتيب ببطاقة طوبوغرافية تبين موقع كل دفعة على الرفوف.
كما يعتمد الأرشيفي على ترتيب الوثائق والملفات المتراكمة في المخزن وفقا للطرق السابقة الذكر بالنسبة للمستوى الأول أو الثاني حسب طبيعة كل وثيقة، وبالنسبة لهذا الأرشيف يمكنه إتباع الخطوات التالية:
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة من خلال ترتيب الملفات حسب المصالح المنتجة لها، ثم ترتيبها حسب المكاتب فالفروع والأقسام (أي من العام إلى الخاص).
- بعدها يتم ترتيبها زمنيا من أقدم وثيقة أو ملف إلى الأحدث.
- بعدها إذا كانت هناك ملفات بأسماء أشخاص يتم ترتيبهم ألفبائيا في كل سنة.
- وإذا كانت ملفات تتضمن معلومات عن مناطق جغرافية، يتم ترتيبها حسب كل منطقة على حدا.
- وإذا كانت ملفات تضم أرقام كالقرارات والمناشير وغيرها، يتم ترتيبها حسب رقم ذلك الملف.
7- الترقيم والترميز:


تتمثل عملية الترقيم في إعطاء لمجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه، وتسهيل عملية الوصول إليها ،كتمثيل الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا ،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف
8- إعداد وسائل البحث :

بعد إتمام كل المراحل السابقة الذكر، يتوجب على الأرشيفي إعداد وسائل البحث المختلفة بنوعيها الداخلية والخارجية، من أجل ضمان سهولة استرجاع الوثائق تلبية لاحتياجات المستفيدين سواء كانوا فعليين أو محتملين، حيث تعتبر وسائل البحث من العوامل الأساسية التي تساهم بشكل كبير في تطوير البحث العلمي، والوصول إلى الأرصدة الأرشيفية أو الكشف عنها، فهي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطبي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات من الأرصدة، فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف.

9- الاطلاع على الأرشيف:
إن الهدف الأساسي من معالجة الأرشيف هو إتاحته للاطلاع سواء بالنسبة للمصالح الدافعة، أو بالنسبة للباحثين أو المواطنين أصحاب الملفات والحقوق، وهنا لا بد من الإشارة لنوعين من المستفيدين هما:
المستفيدين الفعليين: وتمثلهم المصالح المنتجة للوثائق، التي يحق لها الاطلاع على وثائقها كلما طلبتها.
المستفيدين المحتملين: وهم المصالح الأخرى في نفس المؤسسة، ولديهم علاقة بتلك الملفات، الموظفين التابعين لتلك المؤسسة، الباحثين والمؤرخين (خاصة بالنسبة للأرشيف التاريخي) والمواطنين أصحاب الملفات والحقوق.
والاطلاع هو مهمة أساسية من مهام الأرشيفي، يتم بموجبها وضع الوثائق في ذمة المستفيد سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.
خـــاتمـــــة:
من بين الأهداف التي تم التوصل إليها من خلال دراستنا لهذا المقياس نذكر منها مايلي:
1- معرفة مؤسسات الحفظ المؤقت من مختلف جوانبها وكذلك تبيينا لأهميتها وأهدافها والحاجة الفعلية لها ومميزاتها...الخ حتى يعطى للطالب اليوم معرفة ودراية كافية لطبيعة هذه المراكز لأنه سوف يصبح في المستقبل وثائقي أمين محفوظات بها.
2- الوعي بضرورة إنشاء مراكز الحفظ المؤقت موافقة للشروط الواجبة إتباعها.
3- معرفة كيفية التعامل مع هذه الفئة من الأرشيف أي الوثائق الأرشيفية ذات العمر الثاني أو الوسيط ومختلف عمليات المعالجة العلمية والفنية المطبقة داخل مؤسسات الحفظ المؤقت.


مقدمة:
يلعب الأرشيف دورا هاما و حيويا في حياة الأمم والشعوب، فهو ذاكرتها الأولى ،تعكس نجاحاتها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله يعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة رئيسية للبحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية وغيرها
ونظرا لأهمية عملية الحفظ بالنسبة للمؤسسات والمراكز الأرشيفية بشتى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسات وتطوير البحث العلمي، ففساد أو تخريب أي وثيقة يعتبر بمثابة فقدان جزء من المعرفة بدرجة قد يصعب علاجها وكل وثيقة لا توضع في مكانها يمكن اعتبارها ضائعة.
وإنه من المستحيل تخيل أو تصور التقدم البشري الذي لم يسبق له استخدام الماضي لخلق أدوات منهجية لإدراك الحاضر، ففي علم الأرشيف الحديث تعد عملية الحفظ الجيد للأرشيف مؤشرا على تطور المجتمع في مختلف المجالات، وبواسطتها يمكن قياس درجة التقدم والتطور التي بلغها المجتمع في مختلف الميادين.
وانطلاقا مما سبق وفي ظل التطورات التكنولوجية الحديثة المتلاحقة، فإن المؤسسات والمراكز الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلاءم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في المجتمع، وسنحاول تسليط الضوء على إحدى هذه المراكز الأرشيفية والتي يطلق عليها إسم مؤسسات و مراكزالحفظ المؤقت أو مراكز الأرشيف الوسيط.
1- التعريف الوطني للمؤسسة: هي كيان يقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.
1-1 وظائف المؤسسة :
أ- الوظيفة الإدارية: المحتوية على مختلف المهام الإدارية اللازمة لتحقيق الهدف المنشود من طرف المؤسسة في تنظيم و تحكم و مراقبة.
ب- الوظيفة المالية: الجامعة لأوجه الاستخدام المالي لرأس المال و الحسابات المالية.
ج- الوظيفة المحاسبية.
د- الوظيفة التقنية : هي مسؤولة عن نشاط التحويل و التحسين بما يتماشى مع رفع المردودية و خفض التكاليف.
ه- الوظيفة الأمنية : و هي كل نشاط موجه نحو ضمان امن العمال و حفظ المنتجات و سلامة وسائل الإنتاج.


1-2 التنظيم الداخلي للمؤسسة :
في هذا التنظيم تكون كل العمليات و الأنشطة مصنفة حسب انتمائها إلى الوظيفة و يكون تنظيما مشكلا من عدة وظائف و مصالح غير أن هذا لن يكون محققا في المنشات الصغرى لكن بمجرد نمو المؤسسة يضطر هذا الأخير إلى تنصيب مصالح جديدة تكفل بممارسة الوظائف المتعلقة بها حسب المتطلبات.
1-3 أهمية التنظيم الإداري للمؤسسة:
- سهولة المتابعة و المراقبة نظرا لانسياب السلطة من القمة إلى القاعدة.
- سهولة حصر الخلل إن وجد و الإحالة دون تسربه لبقية أجزاء المؤسسة.
- سهولة العمل داخل التنظيم عل أساس مبدأ التخصص في العمل .
- سهولة سريان المعومات بين مختلف مصالح المؤسسة .
- سهولة تحقيق التنظيم الأفضل للموارد المتاحة في هذه المؤسسة.
2- الحفظ مفهومه ومصطلحه:

من المتفق عليه أن الأرشيف في جوهره هو تلك الوثائق التي تحفظ بقصد الرجوع إليها عند الحاجة لاستعمالها كحجة وبرهان في الدفاع و إثبات الحقوق ومادة صلبة تعتمد عليها البحوث التاريخية ومصدر إلهام قي دراسة المشروعات الآنية ، والمقصود في استعمال الأرشيف هو استرجاع المعلومات التي تحملها هذه الوثائق لأن المحافظة عليها يعني حتما صيانتها وحمايتها مهما اختلفت أشكالها .
وإن صيانة الوثائق واسترجاع المعلومات المدونة فيها بأنجع الطرق وأسرعها يتطلب تقنيات ومهارات في ميادين الصيانة والجرد والفحص والنسخ و التبليغ وفي هذا السياق كل منا يستعمل طرقا ومناهج تقليدية منها يدوية وأخرى حديثة.
ويعد الحفظ أحد المفاهيم الأساسية في ميدان الأرشيف وهو يشكل حجر الزاوية الذي يعتمد عليه إنشاء المؤسسات الوثائقية ويستخدم مصطلح الحفظ في نطاق المؤسسات الوثائقية اليوم ليستوعب طاقة متنوعة واسعة من الأنشطة المتشابكة المصممة لإطالة الفترة الإقتنائية و الإستخدامية للمواد الوثائقية.
فمسألة الحفظ بمعنى وضع الأرشيفي للوثائق تحت عهدته، مهمة جدا، إذ أن كل مجموع وثائق أرشيفية لها تاريخ حفظ متميز، ومعرفة هذا التاريخ مهمة وضرورية لتقييم قيمة الشاهد التاريخي سواء كانت هذه المجموعة حولت إلى الأرشيف عن طريق جهاز حكومي رسمي أو أودعت إليه بواسطة شخص خارجي آخر فكلا الحالتين تكون مهمة الحفظ تحت العهد، قد حولت إلى الأرشيف وهذا يعني أيضا أن الأرشيفي أصبح مسؤولا عن إجراء عمليات التقييم للوثائق ومكلف بعملية الفرز والاستبعاد، وبطريقة غير مباشرة مخولا من جانب الباحثين للقيام بهذا العمل لمصلحتهم، كما أن عمليات السماح بالإطلاع على الوثائق و استثمارها تتم أيضا عن طريق التفويض .
و لا تعتبر عمليات إرسال الوثائق خارج المستودع خرقا للقوانين و يجب أن تكون لوائح الحفظ مرنة بحيث تسمح بإجراء الحفظ ومشروعات استثمار الوثائق و استغلالها. و يمكن عمل مستنسخات للوثائق التي تستخرج من المستودع، ويسجل اسم المكان الذي ستحفظ فيه الوثائق والفترة الزمنية التي ستكون فيها الوثائق خارج المستودعات. واسم الشخص الذي سيكون مسؤولا عن هذه الوثائق خلال الفترة التي تكون فيها الوثائق خارج المستودعات ،وإذا اتخذت مثل هذه التحوطات فإن الوثائق سوف لا تتعرض للضياع.
"فالحفظ"هو تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز وفقا لنظام التصنيف والترميز الخاص به، وترتيبها وتخزينها في أوعية حفظ مناسبة لنوعيتها بنظام يضمن المحافظة عليها والوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
وقد تم تعريف "الحفظ " في مسرد المصطلحات الصادر سنة 1974 عن جمعية الوثائقيين الأمريكيين بأنه " المسؤولية الأساسية المتصلة بتوفير الإمكانيات الملائمة للحماية ،والعناية والمحافظة على الوثائق والسجلات.
3- مؤسسات الحفظ المؤقت : مراكز الأرشيف الوسيط :
يعرف مركز الأرشيف الوسيط بأنه مستودع تحت إدارة السلطة الأرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الإدارية غير المتداولة لعدد من الهيئات الإدارية المنفصلة و تخضع لنظام مقنن للانتقاء (الفرز) إلى أن يتم إهلاكها أو تحويلها إلى الأرشيف الوطني ، وتعرف هذه المستودعات في أمريكا وفي مختلف دول العالم باسم: مؤسسات الحظ المؤقت the inter médiat archive ، و في بريطانيا كانت تسمى باسم limbo الحجر ، لكن هذا الاسم لم يكن مقبولا مما جعلهم يستبدلونه باسم records centers ، و تسمى هذه المستودعات في فرنسا "مخازن ما قبل الأرشفة"
4- فكرة إنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت :
إن فكرة إنشاء مركز الأرشيف الوسيط قد أنشأت في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الحرب العالمية الثانية و قد أنشأت هذه المراكز لكي تقوم بتخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة و الخاصة بالإدارة الحكومية التي تحول إليها بين حين لأخر في أماكن قليلة التكلفة ، و في سنوات ما بعد الحرب تحولت هذه المراكز بطريقة قانونية إلى شبكة قومية موحدة من مراكز الأرشيف الوسيط تحت إدارة الأرشيف القومي للولايات المتحدة الأمريكية.
لا نستطيع أن نلزم على وجه الدقة بالتاريخ الذي بدأ فيه إنشاء مراكز الحفظ المؤقت في العالم ذلك أن المفهوم العلمي لهذه المراكز حديث نسبيا لا يتعدى 31 سنة.أما طبيعة العمل الذي تقوم به فقد عرف و تمت ممارسته قبل وقت ليس بالقصير في بلاد أخرى و في مؤسسات أرشيفية خاصة لم تكن تحمل نفس الاسم ، ففي بريطانيا جاء وقت على دار الوثائق العامة عانت فيه من ضيق المكان و تضخم حجم الوثائق الإدارية المستغنى عنها من الإدارات الحكومية فأخذت الدار من سنة 1914 إهلاك ما يورد إليها بعد حفظ نماذج قليلة منها، و في سنة 1936 قامت الدار بتحويل ما يرد إليها من الإدارات إلى بعض المكتبات مما هدد المستندات ذات القيمة بالإهلاك غير الواعي من جانب المكتبات وقد أدى هذا الوضع إلى تشكيل لجنة في سنة 1942 لدراسة الوضعية و قد اقترحت اللجنة إنشاء مخازن عامة ترسل إليها المصالح وثائقها ثم تقوم بإرشاد موظفي الدار بترتيبها و تنسيقها و تحديدها لما يمكن التخلص منه و إرساله إلى الدار القومية .
ملاحظة هامة:
- ينبغي أن يكون واضحا في الأذهان أن الأرشيفات الإقليمية التي توجد في بعض الدول ليست من صور الأرشيف الوسيط فالأرشيف الإقليمي هو صورة من الأرشيف القومي على مستوى المحليات مهمته حفظ الوثائق التاريخية التي تتعلق بالتاريخ المحلي للإقليم و يقوم بخدمة الباحثين و الجمهور ، أما الأرشيف الوسيط فمهمته استبقاء الوثائق الإدارية الراكدة حتى يتم تقييمها و استنفاذ جميع القيمة الإدارية المتبقية لها كما أن معظم الأرشيفات الإقليمية تمتلك وثائق أرشيفية قديمة جدا و ذات أهمية عظمى للبحث العلمي ، حتى أصبحت هذه الدور الإقليمية مراكز ببليوغرافية مزودة بشتى المصادر و المراجع و دورا للاستعلامات عن كل ما يتصف بالتاريخ المحلي، أما الأرشيفات الوسيطية هي الأماكن التي تستقبل الوثائق الإدارية التي تستغني عنها الأجهزة الإدارية و لم تتضح شخصيتها الأرشيفية بعد ، أي المستوى الوسط بين الوحدات الإدارية المنتجة و الأرشيف القومي ، و مع ذلك فان بعض الدول تعمل إلى تخصيص جزء من مبنى الأرشيف القومي أو الأرشيفات الإقليمية كمركز أرشيفي وسيط لكن التجربة أثبتت أن المشاكل التي نجمت عن هذا الوضع تفوق الميزات التي يمكن الحصول عليها من وراء هذا التخصيص مما جعل هذا الوضع يبدو غير مرضي لاعتبارات عملية و اقتصادية و هي اعتبارات تؤكد ضرورة الفصل المادي بين المؤسسات الأرشيفية و المراكز الوسيطة ( مراكز الحفظ المؤقت) .
5- الحاجة المؤكدة إلى مؤسسات الحفظ المؤقت :
الحقيقة المؤكدة أن اتساع النشاط الإنساني و خاصة منذ قيام النهضة الأوروبية و الثورة الصناعية و ما نتج عن ذلك من تعدد اهتمامات الإنسان في العصر الحديث وما صاحب ذلك من اكتشافات و اختراعات و انجازات علمية و كذلك إنشاء مؤسسات و هيئات و شركات و إدارات حكومية و غير حكومية التي تخدم الإنسان و تشرف على تنظيم مسيرة الحياة قد أدى بالضرورة إلى تضخم كميات الوثائق التي تصاحب أداء كافة الأعمال و هذه الوثائق أو المستندات هي ما يسمى الوثائق الإدارية إضافة إلى ذلك التقدم الهائل في وسائل و أساليب هذه الوثائق و المعلومات فانه يمكن القول و بلا تردد إننا نعيش عصر طوفان المعلومات في الأجهزة الإدارية و نتيجة لهذا الوضع نشأت الحاجة إلى إيجاد مراكز للأرشيف الوسيط تحت ضغط الكميات الهائلة من الوثائق الإدارية الراكدة التي أنتجتها الهيئات الإدارية في العصر الحديث و الضرورة الملحة في حفظها بطريقة اقتصادية قدر الإمكان قبل إهدارها أو تحويل بعض منها إلى الأرشيف القومي أو الوطني ، إن هناك جزء كبير من الوثائق الإدارية يفقد كل قيمته بمجرد انتهاء الموضوع الذي أدى إلى إنشائه و المفروض أن توضع خطط مدروسة لاستبعاد هذه الوثائق الإدارية لعدم جدوى الاحتفاظ بها و تكمن المشكلة في عدم وجود مثل هذه الخطط و لسوء الحظ فان استبعاد غير المخطط هو الأكثر انتشارا.
- ترتيب على ما تقدم من أسباب و مبررات فقد بررت الحاجة الملحة إلى وجود مؤسسات أرشيفية تمثل الوسيطية بين الأجهزة الإدارية و الأرشيف الوطني لجأت بعض الدول إلى إتاحة مراكز وسيطية لترحيل المستندات و الملفات المغلقة ( التي انتهى العمل بها) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و على الرغم من تأكد الحاجة إلى وجوب إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط إلا أن نسبة قليلة من دول العالم هي التي قامت بالفعل بإنشاء هذه المراكز و هذه المؤسسات ، ففي فرنسا يوجد أشهر و أضخم أرشيف وسيط في العالم cité interministérielle de archiver و يقع في ضاحية فونتان بلو التي تبعد 15 كلم عن العاصمة باريس في بريطانيا يوجد أرشيف وسيط ممتاز، أما في الجزائر فلا يمكن القول بأننا نملك أرشيفا وسيطا بالمعنى العلمي.
6- مميزات و أهداف و فوائد مراكز الحفظ المؤقت :
لا جدال أن الميزة لإنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت هي تحقيق توفير مقبول في تكلفة تخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة عن طريق إيداعها في مخازن اقتصادية رخيصة التكلفة. إن فوائد إنشاء هذه المراكز الوسيطية لا تقف عند حد منخفض التكلفة فلهذه المراكز فوائد أخرى بالنسبة للباحثين خلاف الذين يكتبون في التاريخ الحديث أو الاقتصاد أو الإدارة ثم إن وجود مثل هذه المراكز يساعد على تحقيق الضبط الفعال لإدارة الوثائق الإدارية فان من أهم المميزات هذه المراكز إتاحة الفرصة لضبط الوثائق المتداولة و تطوير معايير التقييم و الانتقاء و التحكم في فائض المواد التي يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني أو القومي.
- أما في الأهداف التي تتحقق من جرّاء إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت فقد حددها وأشار إليها بعض المتخصصين في الأرشيف و لخصها mabbs في النقاط الخمسة الآتية :
1- تجنب الاستخدام غير الضروري للمساحات و المباني المستخدمة كمكاتب و مصالح و أقسام الإدارات العامة والهيئات الأخرى عن طريق تخزين هذه الوثائق الإدارية الراكنة التي لم تبقى طويلا في الاستخدام النشيط في مراكز المخازن الوسيطة.
2- تجنب استخدام الأرشيف الوطني أو الإقليمي في تخزين الوثائق الإدارية التي لازالت تحتفظ بقدر من القيمة الأولية من الاستعمال الإداري .
3- ضمان خصم الوثائق الإدارية الراكنة التي لن تستمر طويلا في الاستعمال النشط.
هذه الإجراءات فعالة تسمح بتحديد الوثائق التي يمكن إهلاكها والتي يمكن استبقاءها و تلك التي ينبغي أن تحول إلى الأرشيف الوطني.
4- تقديم المعونة لجعل الوثائق الإدارية المحفوظة في هذه المراكز أو المؤسسات في متناول مختلف الهيئات التي تحتاج إليها .
5- تحقيق التوفير في تكلفة التخزين و خدمة الوثائق الإدارية الراكنة و التي لا تستعمل لاستمرار تركيزها في مستودعات مبنية و مجهزة و مزودة بقوى عاملة ذات مستوى رخيص نسبيا .
* لاشك أن هذه الأهداف يمكن تحقيقها دون هذه المراكز لكن القيام بكل تلك العمليات الخمس في نفس الوقت قد يصعب دون وجود مؤسسات الحفظ المؤقت أو مراكز الحفظ المؤقت.

7- مواصفات مؤسسات الحفظ المؤقت و مراكز الأرشيف :
من الأمور البالغة الأهمية أنه لا يتم إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط بطريقة عشوائية بل ينبغي أن يكون مخطط لها عن طريق دراسات الجدوى وهي التي يتقرر على ضوئها ما إذا كانت هذه العملية اقتصادية من عدمها بمعنى أن يكون هناك ما يبرر الإنفاقات التي تستلزمها وأن تكون الفائدة المرجوة من وراء إنشاء هذه المراكز تعادل أو تفوق تكلفتها المالية فان كان كذلك هي عملية اقتصادية وتنفيذها يصبح من القرارات الحكيمة و إن لم يكن فصرف النظر عنها أفضل ، فإذا كان إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط أو مؤسسات الحفظ المؤقت هامة و بصفة عامة فانه بالنسبة للدول النامية يصبح أكثر أهمية فان تكلفة تخزين الوثائق الإدارية الناتجة و التي يحول بعضها إلى الأرشيف الوطني و السيطرة عليها و تقديم الخدمة منها تكون أقل بكثير مما تتكلفه الوثائق غير منتقاة و التي تعامل بطريقة غير مقننة و لكي تستند عملية إنشاء مراكز الحفظ المؤقت على أسس علمية مدروسة لابد من الأخذ بالمواصفات المقننة التي توصل إليها خبراء الأرشيف فيما يتعلق بـ :
1- اختيار الموقع الملائم.
2- التخطيط الجيد للمبنى.
3- الأجهزة و المعدات المناسبة .
7-1 عند اختيار موقع لإنشاء أرشيف وسيط ينبغي أن يتم على أساس قربه النسبي من الإدارات التي سيقوم بخدمتها كما يجب أن لا يكون بعيدا جدا عن مركز الأرشيف الوطني الذي سوف يتلقى نتائج التي سوف يتقرر حفظها بصفة دائمة في المستقبل ثم إن انعدام فرص التوسع يفقد المركز أهميته لأن سبب إنشائه من أول الأمر هو استيعاب المحفوظات المتزايدة عاما بعد عام فإذا لم يتيسر للمركز مواجهة هذا التزايد المستمر افتقد أهم أسباب وجوده أصلا و ثمة اعتبار هام آخر في اختيار الموقع و هو أن يكون خاليا من أي خطر خارجي يمكنه أن يتعرض له المركز مثل الحريق ، الانفجار ، الغرق فضلا عن أن يكون بعيدا قدر الإمكان عن المناطق التي ترتفع فيها درجة التلوث الجوي (حرارة، رطوبة ، حشرات ، القوارض،أشعة الشمس ، السرقة ، الرياح ، الغبار ، تسرب المياه ، الحرارة المنخفضة و المرتفعة، الرطوبة المرتفعة و المنخفضة). يجب أن يتموقع الموقع في ملتقى الحاجيات و تمنيات المستفيدين.
7-2 اختلفت الآراء بالنسبة لموضوع مباني الأرشيف الوسيط هل بالإمكان استغلال المباني القديمة الموجودة بالفعل و تطويرها بما يلاءم متطلبات الأرشيف الوسيط أو الأوفق إنشاء مباني جديدة تصمم خصيصا لأغراض هذه المراكز؟و قد ساق كل فريق من العلماء الحجج و الأساليب التي تدعم رأيهم .
علماء الفرق الأول : الذين يرون استغلال المباني القديمة حجتهم الأساسية هي الاقتصاد في النفقات فما دام الهدف الأساسي من إنشاء هذه المراكز هو التوفير في تكلفة تخزين و إدارة الأرشيف الواجب ضغط المصروفات إلى أقصى حد ممكن وذلك لتجنب ما يصرف على الإنشاءات الجديدة من مباني هذه المراكز فضلا عن ما يصرف في شراء الأرض و من ثم فانه يمكن استغلال بعض القصور أو الفيلات التي انقطعت ذرية ملاكها ، أو آلت إلى الملكية العامة عن طريق الوقف أو المصادرة كما يمكن استغلال أجزاء من المباني الحكومية التي لم تعد مستخدمة أو التي تنقل العمل منها إلى منشات جديدة و هناك دول أخذت هذا الأسلوب منها ( بلغاريا ، ايطاليا ، النرويج )حيث استخدمت المباني الموجودة كما نجد هذا الأسلوب مطبقا بولاية كنتاكي ( تركيا ) ،نيومكسيكو و بورتريكو حيث استخدمت البنايات القديمة بحالتها و عدلت لتلائم هذا الغرض، ولاشك أن هذا الأسلوب هو الأنسب للدول النامية و منها الجزائر لسبب جوهري قلة رأس المال الموجه خصيصا لإنشاء هذه المنشات الهامة و هذه حجة يمكن الدفاع عنها طبعا إذا كان المبنى من ذلك النوع الذي يجب تحديده و تجهيزه بطريقة مناسبة واقتصادية .
علماء الفريق الثاني : يرى أصحابه أن عملية تحويل المباني هي ليست الأسلوب الأمثل ذلك أن ضخامة حجم الأوراق تقوم كواحدة من أهم العقبات في سبل التحويل الملائم كذلك التكلفة الإنشائية الناتجة عن تجهيز الأرضية لجعلها قادرة على احتمال الثقل الضخمة كما أنه من الضروري في معظم الأحوال تجهيز مكاتب و حجرات البحث للتعقيم و التسويق و أماكن الحفظ و الخدمات الأخرى فنادرا ما يمكن تحويل المباني الموجودة بصورة تسمح باستغلال أقصى مساحة صالحة للتخزين للمحفوظات و في نفس الوقت تجهيز مساحة الإدارة و أماكن للخدمات للحصول على أعلى درجة من التشغيل الفعال . كما أن أصحاب هذا الرأي يؤكدون على إنشاء المراكز في مباني جديدة مصممة خصيصا لهذا الغرض يتيح الفرصة الكاملة لوضع كافة المواصفات و المعايير العلمية و التقنيات الفنية المرجوة موضع التنفيذ و ذلك عن طريق إشراك الأرشيفيين بتقديم ثروة للمهندس المعماري الذي يمكن بادئ ذي بدء أن يراعي كافة المتطلبات الواجب توفرها المقدمة من طرف الأرشيفي، و من البلاد التي أخذت بهذا الأسلوب نجد ألمانيا و ماليزيا ، فقد استخدمت المباني الجديدة و رغم المبررات التي يسوقها أصحاب هذا الرأي و التي قد تجعل لهذا الأسلوب يفوق سابقه»فان الباحث أو الأرشيفي في الجزائر عليه أن يتكيف مع احتياجات و طموحات الدولة الجزائرية نظرا لما تلقيه على كاهل الدولة من أعباء مالية ترهق ميزانيتها فيي مقابل الحصول على أعلى نسبة من المردودية المرجوة من جراء تطبيق هذا الرأي «
علماء الفريق الثالث : و ثمة أسلوب آخر في إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت وظهر في بعض ولايات أمريكا و هو إيواء مراكز الأرشيف الوسيط و دور الأرشيف التاريخية في ذات المبنى الواحد.
و قد كان الدافع وراء ابتداع هذا النمط هو :
- تقديم خدمة مرجعية فعالة للإدارات الحكومية كما أن ذلك سيسمح بتقديم مصادر متنوعة للباحث مركزة في مكان واحد يوفر عليه مشقة الانتقال من أكثر من جهة و تزيد من كفاءة الضبط الأرشيفي، و هناك نتيجة لأمر هام ينبغي مراعاته عند الشروع في إقامة مبنى جديد و اختيار مبنى قديم لإنشاء مبنى أرشيف وسيط هذا الأمر هو تناسب حجم المبنى مع حجم الأوراق المتوقع حفظها فيه مع وضع التوسعات المستقبلة في عين الاعتبار.
7-3 العوامل التي يجب مراعاتها عند تدبير المعدات و الأجهزة المعدة للحفظ :
تعتبر المعدات من أهم العوامل التي تساعد إلى حد كبير في تسيير العمل كما أنها ترفع من كفاءة العاملين و تجعلهم يؤدون حجما أكبر من العمل في وقت أقصر و بجهد أقل و من هذه العوامل التي يجب مراعاتها :

أ)- سعة المكان و قدرته على استيعاب المعدات المطلوبة :
لأن لا تتضخم المواد المحفوظة على مرور الزمن لأنه من الضروري التأكد منها إذا كان المكان يمكنه أن يستوعب مستقبلا المعدات الإضافية أو لا، لمقابلة هذا التضخم في المواد ومختلف الأوعية الأرشيفية كما يمكن وضع خطة للتوسع (عن طريقة التوسع الأفقي و التوسع الرأسي و يعني ملء المساحات الشاغرة).
ب)- التكاليف :
من المعروف إن التكاليف تعتبر من العوامل الهامة و هي يجب أن تكون مناسبة مع الإمكانيات المالية المتاحة من ناحية أخرى كلما كانت ثمة حاجة إلى أنواع خاصة من المعدات فانه من الضروري تدبير المال اللازم حتى يمكن الاستفادة من هذه المعدات.
ج)- إن الأيدي العاملة أيضا عاملا مهما و من المعروف أنه يمكن استخدام أنواع خاصة من المعدات لتوفير الكثير من الجهد و يعني ذلك توفير جزء من الأيدي العاملة و كذلك فان بعض أنواع المعدات تحتاج إلى تدريب خاص على استخدامها وهذا يتطلب تدريب العاملين على استخدام المعدات و صيانتها بأحسن الطرق .
د)- إن شكل المادة يحدد إلى حد كبير نوع المعدات المطلوبة .
ينبغي قبل اقتناء الوسائل و التجهيزات المتعلقة بالحفظ تهيئة المحيط التنظيمي و بيئة العمل المناسبة.
8- وظائف مراكز الأرشيف الوسيطية : نحددها في التالية :
- استقبال و إيواء الوثائق الإدارية المحولة من الجهاز الإداري للدولة التي أطلقنا عليها اسم العمر الثاني أو العمر الوسيط .
- القيام بمختلف العمليات الفنية و الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الضبط الأرشيفي على المستوى المحلي و الوطني ، هذه العمليات هي التي يمكن بواسطتها تحقيق السيطرة الكاملة من جانب السلطات الأرشيفية العامة في الدولة على كل الوثائق الإدارية منذ نشأتها و حتى نهاية وجودها و نعني بها عمليات التقييم و الاستبقاء و العزل و التحويل إلى الأرشيف الوطني و الإهلاك.
- خدمة الأرشيف و تداوله
9- العمليات العلمية و الفنية المطبقة في مؤسسات الحفظ المؤقت: هي نفسها العمليات التي تطبق في أية مؤسسة أرشيفية بغض النظر عن طبيعتها ، نشاطاتها ، مستواها ...)
9-1 العمليات التحضيرية:
1- التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات التقنية و الفنية سواء في صناديق أو في إدراج خاصة بذلك ، و تجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل فحجم العمل هو الذي يقرر عدد المرات أو فترات عملية تجميع الوثائق ، و عند استقبال الوثائق في مركز الأرشيف يقوم الأرشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات إلى مجموعات ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها.
2- الفهم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف إلى المعالجة العلمية بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارية المنتجة للأرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها ، وتاريخ صدورها.
3- المعرفة و التصرف : بعد عملية فهم المؤسسة أو الإدارة المنتجة تأتي عملية المعرفة و التصرف ، وهذا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة إلى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة تحقيقها ، أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ للموظفين و تحديد نوع المساهمين من هذا الأرشيف... وغيرها .
9-2 عمليات المعالجة الفنية:
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي، فكلما طبقت بعناية ودقة، كلما أدى ذلك نجاح الأرشيفي في أداء مهامه على أكمل وجه، أهمها الحفاظ على ذاكرة المؤسسة من الضياع وتلبية احتياجات المستفيدين في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
1. الدفع:
إن عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية ، وإدارية ،يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته ،أو أنتجته في إطار مهامها المحددة، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه إلى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله، وحفظه،واستثماره، ومعالجته،فهو مجموعة الوثائق المعالجة دفعة واحدة.
كما يمكن اعتبار عملية الدفع بكونها تحويل كمية الوثائق الأرشيفية من المصلحة أو الإدارة المنتجة لها إلى مصلحة حفظ الأرشيف، أي تحويل هذه الوثائق من مكان ميلادها إلى الهيئة أو الجهة المكلفة بالحفظ
2. التشخيص:
وتتعلق هذه المرحلة بالأرشيف المتراكم في مخزن الأرشيف أو قاعات الحفظ، أو بالنسبة للأرشيف غير المصحوب بجدول الدفع (سواء دفع عشوائي أو حالات استثنائية كاستلام أرشيف لعدة مصالح كان مخزن في قاعة واحدة لظروف خاصة)، والتشخيص عبارة عن عملية مادية يقوم على إثرها الأرشيفي بجمع وحصر كل ذلك الرصيد ومحاولة معرفة الوحدات المكونة له، وفي نفس الوقت تقديم معلومات حوله للمستفيدين، حيث يتم إعداد بطاقة تشخيص لكل علبة أو رزمة وتبليغ المصالح المنتجة بمحتواها من خلال إعداد قائمة بذلك تمهيدا لعمليات المعالجة الأخرى.
وقد حدد المنشور رقم 02/2003 المؤرخ في 01/07/2003 كيفية تطبيق بطاقة التشخيص، مع التعريف بها وإبراز الهدف من تعميمها والعناصر المكونة لها، مع إرفاق نموذج لها، وقد تم إرسال هذا المنشور لمصالح الأرشيف الولائية على المستوى الوطني، والتي بدورها قامت بتوزيعه على كل مصالح الأرشيف على المستوى الولائي من أجل تعميم استخدامها بطريقة موحدة.
3. الفرز :


الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.
وأثناء فرز الرصيد الأرشيفي يتم اختيار الوثائق الأرشيفية التي تحفظ، أو التي لها قابلية للإقصاء، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة وتاريخية، والتي لابد أن تحفظ نهائيا ،وبين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .
ومع عملية الفرز فإن الأرشيفي يقوم في نفس الوقت بترتيب الوثائق التي تقرر إبقاءها، وهذا حسب القائمة التي يحددها ويعدها مركز الأرشيف الوطني ،ومدة بقائها على مستوى مركز الحفظ المؤقت ، إضافة إلى تحديد القيمة التاريخية لكل وثيقة من عدمها، وهذه القائمة تعتبر وسيلة قانونية للقيام بعملية الفرز. كما يقوم الأرشيفي أيضا عند فرز الأرشيف بإصلاح الوثائق، وحذف التي ليس لها قيمة مباشرة كذلك تحديد التي يجب أن تحفظ لفترة أقل أو أو أطول، إضافة إلى ما يحول إلى الحفظ النهائي
وتجدر الإشارة أن عملية الفرز تتم بعدة طرق مختلفة أهمها:
- فرز الوثائق قطعة قطعة، خاصة عندما يكون حجم الرصيد الأرشيفي كبير، وذو أهمية كبيرة أين يتطلب الدقة في عملية الفرز.
- فرز الرصيد الأرشيفي حسب الملفات حيث يجب تفحص كل ملف على حدا، والتخلص من كل النسخ المتكررة،والأوراق الغير مهمة.

- الفرز بالطريقة الطبوغرافية: حيث يتم فرز الوثائق وحفظها حسب منطقة معينة تمثل شاهد عن حدث معين، بالإضافة إلى كونها لازالت تستخدم من طرف الإدارة المنتجة، أو نظرا لقيمتها التاريخية لتلك المنطقة.
4- حذف الأرشيف
وهو عبارة عن المرحلة الموالية لعملية الفرز، إذ يتقرر بموجبها مصير الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو تاريخية، وعليه يجب إقصاؤها نظرا لعدم فائدتها للمصالح المنتجة، إضافة إلى حذف النسخ المتكررة والوثائق الشاغرة وغيرها، مما يتطلب التركيز والدقة في تنفيذها.
وهو عمليةتندرج ضمن الفرز،وذلك اعتمادا على عمر الوثيقةالمحددة بالنصوص التشريعيةوالتنظيمية المتعلقةبالأرشيف، وحسب التشريع الجزائري الخاص بالأرشيف : المنشور رقم 6 المؤرخ في 26سبتمبر 1994 الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيفالولائي ويهدفإلى تحديد أنواع الأرشيف الممكن حذفهوضبطكيفياتإتلافه، كما يشدد قانون العقوبات في الحكم على الأشخاص الذين يقومون بتخريب الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الإدارية أو أخرى مثبتة.


4-1 طرق وإجراءات الحذف:
نظرا للتعليمات الصارمة للقانون الجزائري حول حذف الأرشيف، وبما أن الأرشيفي وحده لا يستطيع تحديد قيمة الوثائق ومدى أهميتها بالنسبة للمصالح المنتجة، فإنه يتوجب عليه الحذر في تنفيذ هذه العملية، وأن يكون عمله في إطار القانون، لكي لا يتعرض لأي مشكل قانوني، فقد أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني القائمة الشاملة للوثائق التي سبق الحديث عنها، كما قامت بإصدار مناشير وتعليمات بخصوص هذه العملية الهامة والمسؤولية الكبيرة التي ألقيت على عاتق الأرشيفي، لهذا وجب عليه إتباع طرق معينة لضمان سير العملية بطريقة قانونية وسليمة، وهي كما يلي:
1. إعلام المصلحة المنتجة:
حيث يستلزم عليه الاتصال بالمصلحة المنتجة في حال تقرر حذف وإقصاء وثائق تابعة لها، اعتمادا على القائمة الشاملة، بالإضافة لبيانات جدول الدفع المدونة من طرف نفس المصلحة، حيث يتم إعلامها كتابيا بطبيعة الوثائق المعدة للحذف، وتحديد تاريخها الأقصى والأدنى، وعدد العلب المعدة للحذف، مع الإشارة للطريقة الواجب تطبيقها في عملية الحذف، مع وجوب إعداد جدول الحذف الذي يضم كل المعطيات السابقة الذكر، وتسليمه للمصلحة المنتجة من أجل أخذ الموافقة والترخيص بعملية الحذف.
2. الاحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق المعدة للحذف:
حيث يتم الاحتفاظ بنماذج من الوثائق المعدة للحذف كعينة لاستعمالها كدليل يصف نوع الوثائق التي كانت مستعملة في فترة زمنية معينة، ويتم الاحتفاظ بها بالرغم من أنها لا تحوي أي قيمة تاريخية أو عملية.

3. حضور اللجنة المنفذة:
بعد ترخيص المصلحة المنتجة، واستيفاء الشروط القانونية، يتم تكوين لجنة الحذف على المستوى الولائي، والتي تضم ممثل عن المصلحة المنتجة، ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت، ممثل عن الأمن الولائي، ممثل عن مصلحة الأرشيف الولائي، ممثل عن الحماية المدنية، وتعين هذه اللجنة بقرار ولائي، حيث يترأسها الكاتب العام للولاية حسب ما نص عليه المنشور رقم 94-06 الصادر بتاريخ 26 سبتمبر 1994، الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيف الولائي، حيث يتم إعداد محضر للحذف ويوقع عليه كل أعضاء اللجنة.
4. تنفيذ عملية الحذف:
حسب ما نص عليه نفس المنشور السابق الذكر، يتم تنفيذ عملية الحذف بإتباع إحدى الطريقتين التاليتين:
- إما بالحرق الكامل من خلال إضرام نار مراقبة أو باستعمال فرن صناعي.
- أو بتسليم الملفات المعدة للحذف لوحدات الورق المقوى والتغليف، ويشترط في هذه الحالة حضور اللجنة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.
- يتم إرسال نسخة مطابقة للأصل عن محضر الإقصاء أو الحذف لكل من الوزارة الوصية والمديرية العامة للأرشيف الوطني.
5- التصنيف:

يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات و مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا،بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
ويعتبر التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان خلال حياته اليومية فهو يرتب أوراق بحيث يضع أوراق كل نوع سويا ،وكذلك التاجر في متجره يستخدم التصـــنيف في ترتيب بضائعه ،وفــــــوق ذلك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة التصنيف، وبذلك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من التصنيف.
6 - الترتيب:

هو العمليات المادية المكملة للتصنيف. كالترقيم والترتيب على الرفوف
ويتمثل في ترتيب الوثائق الأرشيفية ووضعها على الرفوف في مخازن الحفظ، وتتم هذه العملية بإحدى طريقتين هما:
الترتيب حسب الجهة المنتجة:
ويقصد به هنا ترتيب الوثائق حسب الجهة المنتجة لها، بالاعتماد على مبدأ الوحدة الإقليمية للأرشيف، وتطرح هذه العملية قضية توفر المساحة الكافية لاستقبال الدفعات اللاحقة لكل مصلحة وإلحاقها بالرصيد المحفوظ سابقا.
الترتيب المستمر:
إذ يعتمد هذا النوع على ترتيب الوثائق أو العلب حسب دخولها لمصلحة الأرشيف بطريقة تسلسلية بغض النظر عن المصالح المنتجة لها، وتعتبر هذه هي الطريقة المثلى نظرا لما توفره من حيز مكاني وعدم طرح أي مشكل من هذا الجانب، لكن يجب أن يرفق هذا الترتيب ببطاقة طوبوغرافية تبين موقع كل دفعة على الرفوف.
كما يعتمد الأرشيفي على ترتيب الوثائق والملفات المتراكمة في المخزن وفقا للطرق السابقة الذكر بالنسبة للمستوى الأول أو الثاني حسب طبيعة كل وثيقة، وبالنسبة لهذا الأرشيف يمكنه إتباع الخطوات التالية:
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة من خلال ترتيب الملفات حسب المصالح المنتجة لها، ثم ترتيبها حسب المكاتب فالفروع والأقسام (أي من العام إلى الخاص).
- بعدها يتم ترتيبها زمنيا من أقدم وثيقة أو ملف إلى الأحدث.
- بعدها إذا كانت هناك ملفات بأسماء أشخاص يتم ترتيبهم ألفبائيا في كل سنة.
- وإذا كانت ملفات تتضمن معلومات عن مناطق جغرافية، يتم ترتيبها حسب كل منطقة على حدا.
- وإذا كانت ملفات تضم أرقام كالقرارات والمناشير وغيرها، يتم ترتيبها حسب رقم ذلك الملف.
7- الترقيم والترميز:


تتمثل عملية الترقيم في إعطاء لمجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه، وتسهيل عملية الوصول إليها ،كتمثيل الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا ،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف
8- إعداد وسائل البحث :

بعد إتمام كل المراحل السابقة الذكر، يتوجب على الأرشيفي إعداد وسائل البحث المختلفة بنوعيها الداخلية والخارجية، من أجل ضمان سهولة استرجاع الوثائق تلبية لاحتياجات المستفيدين سواء كانوا فعليين أو محتملين، حيث تعتبر وسائل البحث من العوامل الأساسية التي تساهم بشكل كبير في تطوير البحث العلمي، والوصول إلى الأرصدة الأرشيفية أو الكشف عنها، فهي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطبي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات من الأرصدة، فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف.

9- الاطلاع على الأرشيف:
إن الهدف الأساسي من معالجة الأرشيف هو إتاحته للاطلاع سواء بالنسبة للمصالح الدافعة، أو بالنسبة للباحثين أو المواطنين أصحاب الملفات والحقوق، وهنا لا بد من الإشارة لنوعين من المستفيدين هما:
المستفيدين الفعليين: وتمثلهم المصالح المنتجة للوثائق، التي يحق لها الاطلاع على وثائقها كلما طلبتها.
المستفيدين المحتملين: وهم المصالح الأخرى في نفس المؤسسة، ولديهم علاقة بتلك الملفات، الموظفين التابعين لتلك المؤسسة، الباحثين والمؤرخين (خاصة بالنسبة للأرشيف التاريخي) والمواطنين أصحاب الملفات والحقوق.
والاطلاع هو مهمة أساسية من مهام الأرشيفي، يتم بموجبها وضع الوثائق في ذمة المستفيد سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.
خـــاتمـــــة:
من بين الأهداف التي تم التوصل إليها من خلال دراستنا لهذا المقياس نذكر منها مايلي:
1- معرفة مؤسسات الحفظ المؤقت من مختلف جوانبها وكذلك تبيينا لأهميتها وأهدافها والحاجة الفعلية لها ومميزاتها...الخ حتى يعطى للطالب اليوم معرفة ودراية كافية لطبيعة هذه المراكز لأنه سوف يصبح في المستقبل وثائقي أمين محفوظات بها.
2- الوعي بضرورة إنشاء مراكز الحفظ المؤقت موافقة للشروط الواجبة إتباعها.
3- معرفة كيفية التعامل مع هذه الفئة من الأرشيف أي الوثائق الأرشيفية ذات العمر الثاني أو الوسيط ومختلف عمليات المعالجة العلمية والفنية المطبقة داخل مؤسسات الحفظ المؤقت.


مقدمة:
يلعب الأرشيف دورا هاما و حيويا في حياة الأمم والشعوب، فهو ذاكرتها الأولى ،تعكس نجاحاتها وإخفاقاتها وسبل تفكيرها ونشاطاتها داخل جميع إداراتها بمختلف مستوياتها الوطنية و الولائية والمحلية وبديهي أن هذه الإدارات إنما تشكل حركة المجتمع وتواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل لذلك كله يعد الأرشيف مؤسسة بالغة الأهمية كمصدر للمعلومات ووسيلة رئيسية للبحوث والدراسات التنموية والعلمية والتاريخية والاجتماعية والثقافية وغيرها
ونظرا لأهمية عملية الحفظ بالنسبة للمؤسسات والمراكز الأرشيفية بشتى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسات وتطوير البحث العلمي، ففساد أو تخريب أي وثيقة يعتبر بمثابة فقدان جزء من المعرفة بدرجة قد يصعب علاجها وكل وثيقة لا توضع في مكانها يمكن اعتبارها ضائعة.
وإنه من المستحيل تخيل أو تصور التقدم البشري الذي لم يسبق له استخدام الماضي لخلق أدوات منهجية لإدراك الحاضر، ففي علم الأرشيف الحديث تعد عملية الحفظ الجيد للأرشيف مؤشرا على تطور المجتمع في مختلف المجالات، وبواسطتها يمكن قياس درجة التقدم والتطور التي بلغها المجتمع في مختلف الميادين.
وانطلاقا مما سبق وفي ظل التطورات التكنولوجية الحديثة المتلاحقة، فإن المؤسسات والمراكز الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلاءم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في المجتمع، وسنحاول تسليط الضوء على إحدى هذه المراكز الأرشيفية والتي يطلق عليها إسم مؤسسات و مراكزالحفظ المؤقت أو مراكز الأرشيف الوسيط.
1- التعريف الوطني للمؤسسة: هي كيان يقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.
1-1 وظائف المؤسسة :
أ- الوظيفة الإدارية: المحتوية على مختلف المهام الإدارية اللازمة لتحقيق الهدف المنشود من طرف المؤسسة في تنظيم و تحكم و مراقبة.
ب- الوظيفة المالية: الجامعة لأوجه الاستخدام المالي لرأس المال و الحسابات المالية.
ج- الوظيفة المحاسبية.
د- الوظيفة التقنية : هي مسؤولة عن نشاط التحويل و التحسين بما يتماشى مع رفع المردودية و خفض التكاليف.
ه- الوظيفة الأمنية : و هي كل نشاط موجه نحو ضمان امن العمال و حفظ المنتجات و سلامة وسائل الإنتاج.


1-2 التنظيم الداخلي للمؤسسة :
في هذا التنظيم تكون كل العمليات و الأنشطة مصنفة حسب انتمائها إلى الوظيفة و يكون تنظيما مشكلا من عدة وظائف و مصالح غير أن هذا لن يكون محققا في المنشات الصغرى لكن بمجرد نمو المؤسسة يضطر هذا الأخير إلى تنصيب مصالح جديدة تكفل بممارسة الوظائف المتعلقة بها حسب المتطلبات.
1-3 أهمية التنظيم الإداري للمؤسسة:
- سهولة المتابعة و المراقبة نظرا لانسياب السلطة من القمة إلى القاعدة.
- سهولة حصر الخلل إن وجد و الإحالة دون تسربه لبقية أجزاء المؤسسة.
- سهولة العمل داخل التنظيم عل أساس مبدأ التخصص في العمل .
- سهولة سريان المعومات بين مختلف مصالح المؤسسة .
- سهولة تحقيق التنظيم الأفضل للموارد المتاحة في هذه المؤسسة.
2- الحفظ مفهومه ومصطلحه:

من المتفق عليه أن الأرشيف في جوهره هو تلك الوثائق التي تحفظ بقصد الرجوع إليها عند الحاجة لاستعمالها كحجة وبرهان في الدفاع و إثبات الحقوق ومادة صلبة تعتمد عليها البحوث التاريخية ومصدر إلهام قي دراسة المشروعات الآنية ، والمقصود في استعمال الأرشيف هو استرجاع المعلومات التي تحملها هذه الوثائق لأن المحافظة عليها يعني حتما صيانتها وحمايتها مهما اختلفت أشكالها .
وإن صيانة الوثائق واسترجاع المعلومات المدونة فيها بأنجع الطرق وأسرعها يتطلب تقنيات ومهارات في ميادين الصيانة والجرد والفحص والنسخ و التبليغ وفي هذا السياق كل منا يستعمل طرقا ومناهج تقليدية منها يدوية وأخرى حديثة.
ويعد الحفظ أحد المفاهيم الأساسية في ميدان الأرشيف وهو يشكل حجر الزاوية الذي يعتمد عليه إنشاء المؤسسات الوثائقية ويستخدم مصطلح الحفظ في نطاق المؤسسات الوثائقية اليوم ليستوعب طاقة متنوعة واسعة من الأنشطة المتشابكة المصممة لإطالة الفترة الإقتنائية و الإستخدامية للمواد الوثائقية.
فمسألة الحفظ بمعنى وضع الأرشيفي للوثائق تحت عهدته، مهمة جدا، إذ أن كل مجموع وثائق أرشيفية لها تاريخ حفظ متميز، ومعرفة هذا التاريخ مهمة وضرورية لتقييم قيمة الشاهد التاريخي سواء كانت هذه المجموعة حولت إلى الأرشيف عن طريق جهاز حكومي رسمي أو أودعت إليه بواسطة شخص خارجي آخر فكلا الحالتين تكون مهمة الحفظ تحت العهد، قد حولت إلى الأرشيف وهذا يعني أيضا أن الأرشيفي أصبح مسؤولا عن إجراء عمليات التقييم للوثائق ومكلف بعملية الفرز والاستبعاد، وبطريقة غير مباشرة مخولا من جانب الباحثين للقيام بهذا العمل لمصلحتهم، كما أن عمليات السماح بالإطلاع على الوثائق و استثمارها تتم أيضا عن طريق التفويض .
و لا تعتبر عمليات إرسال الوثائق خارج المستودع خرقا للقوانين و يجب أن تكون لوائح الحفظ مرنة بحيث تسمح بإجراء الحفظ ومشروعات استثمار الوثائق و استغلالها. و يمكن عمل مستنسخات للوثائق التي تستخرج من المستودع، ويسجل اسم المكان الذي ستحفظ فيه الوثائق والفترة الزمنية التي ستكون فيها الوثائق خارج المستودعات. واسم الشخص الذي سيكون مسؤولا عن هذه الوثائق خلال الفترة التي تكون فيها الوثائق خارج المستودعات ،وإذا اتخذت مثل هذه التحوطات فإن الوثائق سوف لا تتعرض للضياع.
"فالحفظ"هو تجميع الوثائق الناتجة عن نشاط الجهاز وفقا لنظام التصنيف والترميز الخاص به، وترتيبها وتخزينها في أوعية حفظ مناسبة لنوعيتها بنظام يضمن المحافظة عليها والوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
وقد تم تعريف "الحفظ " في مسرد المصطلحات الصادر سنة 1974 عن جمعية الوثائقيين الأمريكيين بأنه " المسؤولية الأساسية المتصلة بتوفير الإمكانيات الملائمة للحماية ،والعناية والمحافظة على الوثائق والسجلات.
3- مؤسسات الحفظ المؤقت : مراكز الأرشيف الوسيط :
يعرف مركز الأرشيف الوسيط بأنه مستودع تحت إدارة السلطة الأرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الإدارية غير المتداولة لعدد من الهيئات الإدارية المنفصلة و تخضع لنظام مقنن للانتقاء (الفرز) إلى أن يتم إهلاكها أو تحويلها إلى الأرشيف الوطني ، وتعرف هذه المستودعات في أمريكا وفي مختلف دول العالم باسم: مؤسسات الحظ المؤقت the inter médiat archive ، و في بريطانيا كانت تسمى باسم limbo الحجر ، لكن هذا الاسم لم يكن مقبولا مما جعلهم يستبدلونه باسم records centers ، و تسمى هذه المستودعات في فرنسا "مخازن ما قبل الأرشفة"
4- فكرة إنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت :
إن فكرة إنشاء مركز الأرشيف الوسيط قد أنشأت في الولايات المتحدة الأمريكية خلال الحرب العالمية الثانية و قد أنشأت هذه المراكز لكي تقوم بتخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة و الخاصة بالإدارة الحكومية التي تحول إليها بين حين لأخر في أماكن قليلة التكلفة ، و في سنوات ما بعد الحرب تحولت هذه المراكز بطريقة قانونية إلى شبكة قومية موحدة من مراكز الأرشيف الوسيط تحت إدارة الأرشيف القومي للولايات المتحدة الأمريكية.
لا نستطيع أن نلزم على وجه الدقة بالتاريخ الذي بدأ فيه إنشاء مراكز الحفظ المؤقت في العالم ذلك أن المفهوم العلمي لهذه المراكز حديث نسبيا لا يتعدى 31 سنة.أما طبيعة العمل الذي تقوم به فقد عرف و تمت ممارسته قبل وقت ليس بالقصير في بلاد أخرى و في مؤسسات أرشيفية خاصة لم تكن تحمل نفس الاسم ، ففي بريطانيا جاء وقت على دار الوثائق العامة عانت فيه من ضيق المكان و تضخم حجم الوثائق الإدارية المستغنى عنها من الإدارات الحكومية فأخذت الدار من سنة 1914 إهلاك ما يورد إليها بعد حفظ نماذج قليلة منها، و في سنة 1936 قامت الدار بتحويل ما يرد إليها من الإدارات إلى بعض المكتبات مما هدد المستندات ذات القيمة بالإهلاك غير الواعي من جانب المكتبات وقد أدى هذا الوضع إلى تشكيل لجنة في سنة 1942 لدراسة الوضعية و قد اقترحت اللجنة إنشاء مخازن عامة ترسل إليها المصالح وثائقها ثم تقوم بإرشاد موظفي الدار بترتيبها و تنسيقها و تحديدها لما يمكن التخلص منه و إرساله إلى الدار القومية .
ملاحظة هامة:
- ينبغي أن يكون واضحا في الأذهان أن الأرشيفات الإقليمية التي توجد في بعض الدول ليست من صور الأرشيف الوسيط فالأرشيف الإقليمي هو صورة من الأرشيف القومي على مستوى المحليات مهمته حفظ الوثائق التاريخية التي تتعلق بالتاريخ المحلي للإقليم و يقوم بخدمة الباحثين و الجمهور ، أما الأرشيف الوسيط فمهمته استبقاء الوثائق الإدارية الراكدة حتى يتم تقييمها و استنفاذ جميع القيمة الإدارية المتبقية لها كما أن معظم الأرشيفات الإقليمية تمتلك وثائق أرشيفية قديمة جدا و ذات أهمية عظمى للبحث العلمي ، حتى أصبحت هذه الدور الإقليمية مراكز ببليوغرافية مزودة بشتى المصادر و المراجع و دورا للاستعلامات عن كل ما يتصف بالتاريخ المحلي، أما الأرشيفات الوسيطية هي الأماكن التي تستقبل الوثائق الإدارية التي تستغني عنها الأجهزة الإدارية و لم تتضح شخصيتها الأرشيفية بعد ، أي المستوى الوسط بين الوحدات الإدارية المنتجة و الأرشيف القومي ، و مع ذلك فان بعض الدول تعمل إلى تخصيص جزء من مبنى الأرشيف القومي أو الأرشيفات الإقليمية كمركز أرشيفي وسيط لكن التجربة أثبتت أن المشاكل التي نجمت عن هذا الوضع تفوق الميزات التي يمكن الحصول عليها من وراء هذا التخصيص مما جعل هذا الوضع يبدو غير مرضي لاعتبارات عملية و اقتصادية و هي اعتبارات تؤكد ضرورة الفصل المادي بين المؤسسات الأرشيفية و المراكز الوسيطة ( مراكز الحفظ المؤقت) .
5- الحاجة المؤكدة إلى مؤسسات الحفظ المؤقت :
الحقيقة المؤكدة أن اتساع النشاط الإنساني و خاصة منذ قيام النهضة الأوروبية و الثورة الصناعية و ما نتج عن ذلك من تعدد اهتمامات الإنسان في العصر الحديث وما صاحب ذلك من اكتشافات و اختراعات و انجازات علمية و كذلك إنشاء مؤسسات و هيئات و شركات و إدارات حكومية و غير حكومية التي تخدم الإنسان و تشرف على تنظيم مسيرة الحياة قد أدى بالضرورة إلى تضخم كميات الوثائق التي تصاحب أداء كافة الأعمال و هذه الوثائق أو المستندات هي ما يسمى الوثائق الإدارية إضافة إلى ذلك التقدم الهائل في وسائل و أساليب هذه الوثائق و المعلومات فانه يمكن القول و بلا تردد إننا نعيش عصر طوفان المعلومات في الأجهزة الإدارية و نتيجة لهذا الوضع نشأت الحاجة إلى إيجاد مراكز للأرشيف الوسيط تحت ضغط الكميات الهائلة من الوثائق الإدارية الراكدة التي أنتجتها الهيئات الإدارية في العصر الحديث و الضرورة الملحة في حفظها بطريقة اقتصادية قدر الإمكان قبل إهدارها أو تحويل بعض منها إلى الأرشيف القومي أو الوطني ، إن هناك جزء كبير من الوثائق الإدارية يفقد كل قيمته بمجرد انتهاء الموضوع الذي أدى إلى إنشائه و المفروض أن توضع خطط مدروسة لاستبعاد هذه الوثائق الإدارية لعدم جدوى الاحتفاظ بها و تكمن المشكلة في عدم وجود مثل هذه الخطط و لسوء الحظ فان استبعاد غير المخطط هو الأكثر انتشارا.
- ترتيب على ما تقدم من أسباب و مبررات فقد بررت الحاجة الملحة إلى وجود مؤسسات أرشيفية تمثل الوسيطية بين الأجهزة الإدارية و الأرشيف الوطني لجأت بعض الدول إلى إتاحة مراكز وسيطية لترحيل المستندات و الملفات المغلقة ( التي انتهى العمل بها) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و على الرغم من تأكد الحاجة إلى وجوب إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط إلا أن نسبة قليلة من دول العالم هي التي قامت بالفعل بإنشاء هذه المراكز و هذه المؤسسات ، ففي فرنسا يوجد أشهر و أضخم أرشيف وسيط في العالم cité interministérielle de archiver و يقع في ضاحية فونتان بلو التي تبعد 15 كلم عن العاصمة باريس في بريطانيا يوجد أرشيف وسيط ممتاز، أما في الجزائر فلا يمكن القول بأننا نملك أرشيفا وسيطا بالمعنى العلمي.
6- مميزات و أهداف و فوائد مراكز الحفظ المؤقت :
لا جدال أن الميزة لإنشاء مؤسسات الحفظ المؤقت هي تحقيق توفير مقبول في تكلفة تخزين الوثائق الإدارية غير المتداولة عن طريق إيداعها في مخازن اقتصادية رخيصة التكلفة. إن فوائد إنشاء هذه المراكز الوسيطية لا تقف عند حد منخفض التكلفة فلهذه المراكز فوائد أخرى بالنسبة للباحثين خلاف الذين يكتبون في التاريخ الحديث أو الاقتصاد أو الإدارة ثم إن وجود مثل هذه المراكز يساعد على تحقيق الضبط الفعال لإدارة الوثائق الإدارية فان من أهم المميزات هذه المراكز إتاحة الفرصة لضبط الوثائق المتداولة و تطوير معايير التقييم و الانتقاء و التحكم في فائض المواد التي يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني أو القومي.
- أما في الأهداف التي تتحقق من جرّاء إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت فقد حددها وأشار إليها بعض المتخصصين في الأرشيف و لخصها mabbs في النقاط الخمسة الآتية :
1- تجنب الاستخدام غير الضروري للمساحات و المباني المستخدمة كمكاتب و مصالح و أقسام الإدارات العامة والهيئات الأخرى عن طريق تخزين هذه الوثائق الإدارية الراكنة التي لم تبقى طويلا في الاستخدام النشيط في مراكز المخازن الوسيطة.
2- تجنب استخدام الأرشيف الوطني أو الإقليمي في تخزين الوثائق الإدارية التي لازالت تحتفظ بقدر من القيمة الأولية من الاستعمال الإداري .
3- ضمان خصم الوثائق الإدارية الراكنة التي لن تستمر طويلا في الاستعمال النشط.
هذه الإجراءات فعالة تسمح بتحديد الوثائق التي يمكن إهلاكها والتي يمكن استبقاءها و تلك التي ينبغي أن تحول إلى الأرشيف الوطني.
4- تقديم المعونة لجعل الوثائق الإدارية المحفوظة في هذه المراكز أو المؤسسات في متناول مختلف الهيئات التي تحتاج إليها .
5- تحقيق التوفير في تكلفة التخزين و خدمة الوثائق الإدارية الراكنة و التي لا تستعمل لاستمرار تركيزها في مستودعات مبنية و مجهزة و مزودة بقوى عاملة ذات مستوى رخيص نسبيا .
* لاشك أن هذه الأهداف يمكن تحقيقها دون هذه المراكز لكن القيام بكل تلك العمليات الخمس في نفس الوقت قد يصعب دون وجود مؤسسات الحفظ المؤقت أو مراكز الحفظ المؤقت.

7- مواصفات مؤسسات الحفظ المؤقت و مراكز الأرشيف :
من الأمور البالغة الأهمية أنه لا يتم إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط بطريقة عشوائية بل ينبغي أن يكون مخطط لها عن طريق دراسات الجدوى وهي التي يتقرر على ضوئها ما إذا كانت هذه العملية اقتصادية من عدمها بمعنى أن يكون هناك ما يبرر الإنفاقات التي تستلزمها وأن تكون الفائدة المرجوة من وراء إنشاء هذه المراكز تعادل أو تفوق تكلفتها المالية فان كان كذلك هي عملية اقتصادية وتنفيذها يصبح من القرارات الحكيمة و إن لم يكن فصرف النظر عنها أفضل ، فإذا كان إنشاء مراكز الأرشيف الوسيط أو مؤسسات الحفظ المؤقت هامة و بصفة عامة فانه بالنسبة للدول النامية يصبح أكثر أهمية فان تكلفة تخزين الوثائق الإدارية الناتجة و التي يحول بعضها إلى الأرشيف الوطني و السيطرة عليها و تقديم الخدمة منها تكون أقل بكثير مما تتكلفه الوثائق غير منتقاة و التي تعامل بطريقة غير مقننة و لكي تستند عملية إنشاء مراكز الحفظ المؤقت على أسس علمية مدروسة لابد من الأخذ بالمواصفات المقننة التي توصل إليها خبراء الأرشيف فيما يتعلق بـ :
1- اختيار الموقع الملائم.
2- التخطيط الجيد للمبنى.
3- الأجهزة و المعدات المناسبة .
7-1 عند اختيار موقع لإنشاء أرشيف وسيط ينبغي أن يتم على أساس قربه النسبي من الإدارات التي سيقوم بخدمتها كما يجب أن لا يكون بعيدا جدا عن مركز الأرشيف الوطني الذي سوف يتلقى نتائج التي سوف يتقرر حفظها بصفة دائمة في المستقبل ثم إن انعدام فرص التوسع يفقد المركز أهميته لأن سبب إنشائه من أول الأمر هو استيعاب المحفوظات المتزايدة عاما بعد عام فإذا لم يتيسر للمركز مواجهة هذا التزايد المستمر افتقد أهم أسباب وجوده أصلا و ثمة اعتبار هام آخر في اختيار الموقع و هو أن يكون خاليا من أي خطر خارجي يمكنه أن يتعرض له المركز مثل الحريق ، الانفجار ، الغرق فضلا عن أن يكون بعيدا قدر الإمكان عن المناطق التي ترتفع فيها درجة التلوث الجوي (حرارة، رطوبة ، حشرات ، القوارض،أشعة الشمس ، السرقة ، الرياح ، الغبار ، تسرب المياه ، الحرارة المنخفضة و المرتفعة، الرطوبة المرتفعة و المنخفضة). يجب أن يتموقع الموقع في ملتقى الحاجيات و تمنيات المستفيدين.
7-2 اختلفت الآراء بالنسبة لموضوع مباني الأرشيف الوسيط هل بالإمكان استغلال المباني القديمة الموجودة بالفعل و تطويرها بما يلاءم متطلبات الأرشيف الوسيط أو الأوفق إنشاء مباني جديدة تصمم خصيصا لأغراض هذه المراكز؟و قد ساق كل فريق من العلماء الحجج و الأساليب التي تدعم رأيهم .
علماء الفرق الأول : الذين يرون استغلال المباني القديمة حجتهم الأساسية هي الاقتصاد في النفقات فما دام الهدف الأساسي من إنشاء هذه المراكز هو التوفير في تكلفة تخزين و إدارة الأرشيف الواجب ضغط المصروفات إلى أقصى حد ممكن وذلك لتجنب ما يصرف على الإنشاءات الجديدة من مباني هذه المراكز فضلا عن ما يصرف في شراء الأرض و من ثم فانه يمكن استغلال بعض القصور أو الفيلات التي انقطعت ذرية ملاكها ، أو آلت إلى الملكية العامة عن طريق الوقف أو المصادرة كما يمكن استغلال أجزاء من المباني الحكومية التي لم تعد مستخدمة أو التي تنقل العمل منها إلى منشات جديدة و هناك دول أخذت هذا الأسلوب منها ( بلغاريا ، ايطاليا ، النرويج )حيث استخدمت المباني الموجودة كما نجد هذا الأسلوب مطبقا بولاية كنتاكي ( تركيا ) ،نيومكسيكو و بورتريكو حيث استخدمت البنايات القديمة بحالتها و عدلت لتلائم هذا الغرض، ولاشك أن هذا الأسلوب هو الأنسب للدول النامية و منها الجزائر لسبب جوهري قلة رأس المال الموجه خصيصا لإنشاء هذه المنشات الهامة و هذه حجة يمكن الدفاع عنها طبعا إذا كان المبنى من ذلك النوع الذي يجب تحديده و تجهيزه بطريقة مناسبة واقتصادية .
علماء الفريق الثاني : يرى أصحابه أن عملية تحويل المباني هي ليست الأسلوب الأمثل ذلك أن ضخامة حجم الأوراق تقوم كواحدة من أهم العقبات في سبل التحويل الملائم كذلك التكلفة الإنشائية الناتجة عن تجهيز الأرضية لجعلها قادرة على احتمال الثقل الضخمة كما أنه من الضروري في معظم الأحوال تجهيز مكاتب و حجرات البحث للتعقيم و التسويق و أماكن الحفظ و الخدمات الأخرى فنادرا ما يمكن تحويل المباني الموجودة بصورة تسمح باستغلال أقصى مساحة صالحة للتخزين للمحفوظات و في نفس الوقت تجهيز مساحة الإدارة و أماكن للخدمات للحصول على أعلى درجة من التشغيل الفعال . كما أن أصحاب هذا الرأي يؤكدون على إنشاء المراكز في مباني جديدة مصممة خصيصا لهذا الغرض يتيح الفرصة الكاملة لوضع كافة المواصفات و المعايير العلمية و التقنيات الفنية المرجوة موضع التنفيذ و ذلك عن طريق إشراك الأرشيفيين بتقديم ثروة للمهندس المعماري الذي يمكن بادئ ذي بدء أن يراعي كافة المتطلبات الواجب توفرها المقدمة من طرف الأرشيفي، و من البلاد التي أخذت بهذا الأسلوب نجد ألمانيا و ماليزيا ، فقد استخدمت المباني الجديدة و رغم المبررات التي يسوقها أصحاب هذا الرأي و التي قد تجعل لهذا الأسلوب يفوق سابقه»فان الباحث أو الأرشيفي في الجزائر عليه أن يتكيف مع احتياجات و طموحات الدولة الجزائرية نظرا لما تلقيه على كاهل الدولة من أعباء مالية ترهق ميزانيتها فيي مقابل الحصول على أعلى نسبة من المردودية المرجوة من جراء تطبيق هذا الرأي «
علماء الفريق الثالث : و ثمة أسلوب آخر في إنشاء مراكز الأرشيف الوسيطة أو مؤسسات الحفظ المؤقت وظهر في بعض ولايات أمريكا و هو إيواء مراكز الأرشيف الوسيط و دور الأرشيف التاريخية في ذات المبنى الواحد.
و قد كان الدافع وراء ابتداع هذا النمط هو :
- تقديم خدمة مرجعية فعالة للإدارات الحكومية كما أن ذلك سيسمح بتقديم مصادر متنوعة للباحث مركزة في مكان واحد يوفر عليه مشقة الانتقال من أكثر من جهة و تزيد من كفاءة الضبط الأرشيفي، و هناك نتيجة لأمر هام ينبغي مراعاته عند الشروع في إقامة مبنى جديد و اختيار مبنى قديم لإنشاء مبنى أرشيف وسيط هذا الأمر هو تناسب حجم المبنى مع حجم الأوراق المتوقع حفظها فيه مع وضع التوسعات المستقبلة في عين الاعتبار.
7-3 العوامل التي يجب مراعاتها عند تدبير المعدات و الأجهزة المعدة للحفظ :
تعتبر المعدات من أهم العوامل التي تساعد إلى حد كبير في تسيير العمل كما أنها ترفع من كفاءة العاملين و تجعلهم يؤدون حجما أكبر من العمل في وقت أقصر و بجهد أقل و من هذه العوامل التي يجب مراعاتها :

أ)- سعة المكان و قدرته على استيعاب المعدات المطلوبة :
لأن لا تتضخم المواد المحفوظة على مرور الزمن لأنه من الضروري التأكد منها إذا كان المكان يمكنه أن يستوعب مستقبلا المعدات الإضافية أو لا، لمقابلة هذا التضخم في المواد ومختلف الأوعية الأرشيفية كما يمكن وضع خطة للتوسع (عن طريقة التوسع الأفقي و التوسع الرأسي و يعني ملء المساحات الشاغرة).
ب)- التكاليف :
من المعروف إن التكاليف تعتبر من العوامل الهامة و هي يجب أن تكون مناسبة مع الإمكانيات المالية المتاحة من ناحية أخرى كلما كانت ثمة حاجة إلى أنواع خاصة من المعدات فانه من الضروري تدبير المال اللازم حتى يمكن الاستفادة من هذه المعدات.
ج)- إن الأيدي العاملة أيضا عاملا مهما و من المعروف أنه يمكن استخدام أنواع خاصة من المعدات لتوفير الكثير من الجهد و يعني ذلك توفير جزء من الأيدي العاملة و كذلك فان بعض أنواع المعدات تحتاج إلى تدريب خاص على استخدامها وهذا يتطلب تدريب العاملين على استخدام المعدات و صيانتها بأحسن الطرق .
د)- إن شكل المادة يحدد إلى حد كبير نوع المعدات المطلوبة .
ينبغي قبل اقتناء الوسائل و التجهيزات المتعلقة بالحفظ تهيئة المحيط التنظيمي و بيئة العمل المناسبة.
8- وظائف مراكز الأرشيف الوسيطية : نحددها في التالية :
- استقبال و إيواء الوثائق الإدارية المحولة من الجهاز الإداري للدولة التي أطلقنا عليها اسم العمر الثاني أو العمر الوسيط .
- القيام بمختلف العمليات الفنية و الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الضبط الأرشيفي على المستوى المحلي و الوطني ، هذه العمليات هي التي يمكن بواسطتها تحقيق السيطرة الكاملة من جانب السلطات الأرشيفية العامة في الدولة على كل الوثائق الإدارية منذ نشأتها و حتى نهاية وجودها و نعني بها عمليات التقييم و الاستبقاء و العزل و التحويل إلى الأرشيف الوطني و الإهلاك.
- خدمة الأرشيف و تداوله
9- العمليات العلمية و الفنية المطبقة في مؤسسات الحفظ المؤقت: هي نفسها العمليات التي تطبق في أية مؤسسة أرشيفية بغض النظر عن طبيعتها ، نشاطاتها ، مستواها ...)
9-1 العمليات التحضيرية:
1- التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات التقنية و الفنية سواء في صناديق أو في إدراج خاصة بذلك ، و تجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل فحجم العمل هو الذي يقرر عدد المرات أو فترات عملية تجميع الوثائق ، و عند استقبال الوثائق في مركز الأرشيف يقوم الأرشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات إلى مجموعات ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها.
2- الفهم : تعتبر عملية الفهم من أهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف إلى المعالجة العلمية بحيث يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة أو الإدارية المنتجة للأرشيف مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها ، وتاريخ صدورها.
3- المعرفة و التصرف : بعد عملية فهم المؤسسة أو الإدارة المنتجة تأتي عملية المعرفة و التصرف ، وهذا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة إلى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة أو الإدارة تحقيقها ، أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية، مقرات الحفظ للموظفين و تحديد نوع المساهمين من هذا الأرشيف... وغيرها .
9-2 عمليات المعالجة الفنية:
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي، فكلما طبقت بعناية ودقة، كلما أدى ذلك نجاح الأرشيفي في أداء مهامه على أكمل وجه، أهمها الحفاظ على ذاكرة المؤسسة من الضياع وتلبية احتياجات المستفيدين في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
1. الدفع:
إن عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية ، وإدارية ،يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته ،أو أنتجته في إطار مهامها المحددة، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه إلى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله، وحفظه،واستثماره، ومعالجته،فهو مجموعة الوثائق المعالجة دفعة واحدة.
كما يمكن اعتبار عملية الدفع بكونها تحويل كمية الوثائق الأرشيفية من المصلحة أو الإدارة المنتجة لها إلى مصلحة حفظ الأرشيف، أي تحويل هذه الوثائق من مكان ميلادها إلى الهيئة أو الجهة المكلفة بالحفظ
2. التشخيص:
وتتعلق هذه المرحلة بالأرشيف المتراكم في مخزن الأرشيف أو قاعات الحفظ، أو بالنسبة للأرشيف غير المصحوب بجدول الدفع (سواء دفع عشوائي أو حالات استثنائية كاستلام أرشيف لعدة مصالح كان مخزن في قاعة واحدة لظروف خاصة)، والتشخيص عبارة عن عملية مادية يقوم على إثرها الأرشيفي بجمع وحصر كل ذلك الرصيد ومحاولة معرفة الوحدات المكونة له، وفي نفس الوقت تقديم معلومات حوله للمستفيدين، حيث يتم إعداد بطاقة تشخيص لكل علبة أو رزمة وتبليغ المصالح المنتجة بمحتواها من خلال إعداد قائمة بذلك تمهيدا لعمليات المعالجة الأخرى.
وقد حدد المنشور رقم 02/2003 المؤرخ في 01/07/2003 كيفية تطبيق بطاقة التشخيص، مع التعريف بها وإبراز الهدف من تعميمها والعناصر المكونة لها، مع إرفاق نموذج لها، وقد تم إرسال هذا المنشور لمصالح الأرشيف الولائية على المستوى الوطني، والتي بدورها قامت بتوزيعه على كل مصالح الأرشيف على المستوى الولائي من أجل تعميم استخدامها بطريقة موحدة.
3. الفرز :


الفرز هي العملية التي تؤدي إلى التمييز بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.
وأثناء فرز الرصيد الأرشيفي يتم اختيار الوثائق الأرشيفية التي تحفظ، أو التي لها قابلية للإقصاء، حيث يتم من خلالها التفريق بين مجموعتين من الوثائق التي لها أهمية دائمة وتاريخية، والتي لابد أن تحفظ نهائيا ،وبين الوثائق التي ليس لديها أهمية إدارية، حيث يمكن حذفها بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة لها .
ومع عملية الفرز فإن الأرشيفي يقوم في نفس الوقت بترتيب الوثائق التي تقرر إبقاءها، وهذا حسب القائمة التي يحددها ويعدها مركز الأرشيف الوطني ،ومدة بقائها على مستوى مركز الحفظ المؤقت ، إضافة إلى تحديد القيمة التاريخية لكل وثيقة من عدمها، وهذه القائمة تعتبر وسيلة قانونية للقيام بعملية الفرز. كما يقوم الأرشيفي أيضا عند فرز الأرشيف بإصلاح الوثائق، وحذف التي ليس لها قيمة مباشرة كذلك تحديد التي يجب أن تحفظ لفترة أقل أو أو أطول، إضافة إلى ما يحول إلى الحفظ النهائي
وتجدر الإشارة أن عملية الفرز تتم بعدة طرق مختلفة أهمها:
- فرز الوثائق قطعة قطعة، خاصة عندما يكون حجم الرصيد الأرشيفي كبير، وذو أهمية كبيرة أين يتطلب الدقة في عملية الفرز.
- فرز الرصيد الأرشيفي حسب الملفات حيث يجب تفحص كل ملف على حدا، والتخلص من كل النسخ المتكررة،والأوراق الغير مهمة.

- الفرز بالطريقة الطبوغرافية: حيث يتم فرز الوثائق وحفظها حسب منطقة معينة تمثل شاهد عن حدث معين، بالإضافة إلى كونها لازالت تستخدم من طرف الإدارة المنتجة، أو نظرا لقيمتها التاريخية لتلك المنطقة.
4- حذف الأرشيف
وهو عبارة عن المرحلة الموالية لعملية الفرز، إذ يتقرر بموجبها مصير الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة إدارية أو تاريخية، وعليه يجب إقصاؤها نظرا لعدم فائدتها للمصالح المنتجة، إضافة إلى حذف النسخ المتكررة والوثائق الشاغرة وغيرها، مما يتطلب التركيز والدقة في تنفيذها.
وهو عمليةتندرج ضمن الفرز،وذلك اعتمادا على عمر الوثيقةالمحددة بالنصوص التشريعيةوالتنظيمية المتعلقةبالأرشيف، وحسب التشريع الجزائري الخاص بالأرشيف : المنشور رقم 6 المؤرخ في 26سبتمبر 1994 الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيفالولائي ويهدفإلى تحديد أنواع الأرشيف الممكن حذفهوضبطكيفياتإتلافه، كما يشدد قانون العقوبات في الحكم على الأشخاص الذين يقومون بتخريب الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الإدارية أو أخرى مثبتة.


4-1 طرق وإجراءات الحذف:
نظرا للتعليمات الصارمة للقانون الجزائري حول حذف الأرشيف، وبما أن الأرشيفي وحده لا يستطيع تحديد قيمة الوثائق ومدى أهميتها بالنسبة للمصالح المنتجة، فإنه يتوجب عليه الحذر في تنفيذ هذه العملية، وأن يكون عمله في إطار القانون، لكي لا يتعرض لأي مشكل قانوني، فقد أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني القائمة الشاملة للوثائق التي سبق الحديث عنها، كما قامت بإصدار مناشير وتعليمات بخصوص هذه العملية الهامة والمسؤولية الكبيرة التي ألقيت على عاتق الأرشيفي، لهذا وجب عليه إتباع طرق معينة لضمان سير العملية بطريقة قانونية وسليمة، وهي كما يلي:
1. إعلام المصلحة المنتجة:
حيث يستلزم عليه الاتصال بالمصلحة المنتجة في حال تقرر حذف وإقصاء وثائق تابعة لها، اعتمادا على القائمة الشاملة، بالإضافة لبيانات جدول الدفع المدونة من طرف نفس المصلحة، حيث يتم إعلامها كتابيا بطبيعة الوثائق المعدة للحذف، وتحديد تاريخها الأقصى والأدنى، وعدد العلب المعدة للحذف، مع الإشارة للطريقة الواجب تطبيقها في عملية الحذف، مع وجوب إعداد جدول الحذف الذي يضم كل المعطيات السابقة الذكر، وتسليمه للمصلحة المنتجة من أجل أخذ الموافقة والترخيص بعملية الحذف.
2. الاحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق المعدة للحذف:
حيث يتم الاحتفاظ بنماذج من الوثائق المعدة للحذف كعينة لاستعمالها كدليل يصف نوع الوثائق التي كانت مستعملة في فترة زمنية معينة، ويتم الاحتفاظ بها بالرغم من أنها لا تحوي أي قيمة تاريخية أو عملية.

3. حضور اللجنة المنفذة:
بعد ترخيص المصلحة المنتجة، واستيفاء الشروط القانونية، يتم تكوين لجنة الحذف على المستوى الولائي، والتي تضم ممثل عن المصلحة المنتجة، ممثل عن مصلحة الحفظ المؤقت، ممثل عن الأمن الولائي، ممثل عن مصلحة الأرشيف الولائي، ممثل عن الحماية المدنية، وتعين هذه اللجنة بقرار ولائي، حيث يترأسها الكاتب العام للولاية حسب ما نص عليه المنشور رقم 94-06 الصادر بتاريخ 26 سبتمبر 1994، الخاص بحذف بعض أنواع الأرشيف الولائي، حيث يتم إعداد محضر للحذف ويوقع عليه كل أعضاء اللجنة.
4. تنفيذ عملية الحذف:
حسب ما نص عليه نفس المنشور السابق الذكر، يتم تنفيذ عملية الحذف بإتباع إحدى الطريقتين التاليتين:
- إما بالحرق الكامل من خلال إضرام نار مراقبة أو باستعمال فرن صناعي.
- أو بتسليم الملفات المعدة للحذف لوحدات الورق المقوى والتغليف، ويشترط في هذه الحالة حضور اللجنة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.
- يتم إرسال نسخة مطابقة للأصل عن محضر الإقصاء أو الحذف لكل من الوزارة الوصية والمديرية العامة للأرشيف الوطني.
5- التصنيف:

يمكن تعريف التصنيف بشكل عام بأنه العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات و مجموعات فرعية، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا،بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد الغير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
ويعتبر التصنيف من الأمور البديهية التي يطبقها الإنسان خلال حياته اليومية فهو يرتب أوراق بحيث يضع أوراق كل نوع سويا ،وكذلك التاجر في متجره يستخدم التصـــنيف في ترتيب بضائعه ،وفــــــوق ذلك فإن المعلومات مرتبة في الذاكرة بطريقة التصنيف، وبذلك يمكن اعتبار الكثير من مظاهر الترتيب في حياتنا نوعا من التصنيف.
6 - الترتيب:

هو العمليات المادية المكملة للتصنيف. كالترقيم والترتيب على الرفوف
ويتمثل في ترتيب الوثائق الأرشيفية ووضعها على الرفوف في مخازن الحفظ، وتتم هذه العملية بإحدى طريقتين هما:
الترتيب حسب الجهة المنتجة:
ويقصد به هنا ترتيب الوثائق حسب الجهة المنتجة لها، بالاعتماد على مبدأ الوحدة الإقليمية للأرشيف، وتطرح هذه العملية قضية توفر المساحة الكافية لاستقبال الدفعات اللاحقة لكل مصلحة وإلحاقها بالرصيد المحفوظ سابقا.
الترتيب المستمر:
إذ يعتمد هذا النوع على ترتيب الوثائق أو العلب حسب دخولها لمصلحة الأرشيف بطريقة تسلسلية بغض النظر عن المصالح المنتجة لها، وتعتبر هذه هي الطريقة المثلى نظرا لما توفره من حيز مكاني وعدم طرح أي مشكل من هذا الجانب، لكن يجب أن يرفق هذا الترتيب ببطاقة طوبوغرافية تبين موقع كل دفعة على الرفوف.
كما يعتمد الأرشيفي على ترتيب الوثائق والملفات المتراكمة في المخزن وفقا للطرق السابقة الذكر بالنسبة للمستوى الأول أو الثاني حسب طبيعة كل وثيقة، وبالنسبة لهذا الأرشيف يمكنه إتباع الخطوات التالية:
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة من خلال ترتيب الملفات حسب المصالح المنتجة لها، ثم ترتيبها حسب المكاتب فالفروع والأقسام (أي من العام إلى الخاص).
- بعدها يتم ترتيبها زمنيا من أقدم وثيقة أو ملف إلى الأحدث.
- بعدها إذا كانت هناك ملفات بأسماء أشخاص يتم ترتيبهم ألفبائيا في كل سنة.
- وإذا كانت ملفات تتضمن معلومات عن مناطق جغرافية، يتم ترتيبها حسب كل منطقة على حدا.
- وإذا كانت ملفات تضم أرقام كالقرارات والمناشير وغيرها، يتم ترتيبها حسب رقم ذلك الملف.
7- الترقيم والترميز:


تتمثل عملية الترقيم في إعطاء لمجموعة الوثائق رمزا معينا للدلالة عليه، وتسهيل عملية الوصول إليها ،كتمثيل الأرصدة والسلاسل والملفات رموزا متكونة من حروف أو أرقاما أو الاثنين معا ،بحيث يتم وضع رقم أو أكثر للوحدة، كما يمكن أن تدل على المصلحة المنتجة للأرشيف، أو على نوع الوثيقة، أو موضوعه، كما يمكن استخدام رموز للتعبير على شكل الوثيقة سواء كانت تقليدية، مصورة، أو وسيط إلكتروني، وبعد الانتهاء من عملية الترقيم يتم وضع العلب على الرفوف
8- إعداد وسائل البحث :

بعد إتمام كل المراحل السابقة الذكر، يتوجب على الأرشيفي إعداد وسائل البحث المختلفة بنوعيها الداخلية والخارجية، من أجل ضمان سهولة استرجاع الوثائق تلبية لاحتياجات المستفيدين سواء كانوا فعليين أو محتملين، حيث تعتبر وسائل البحث من العوامل الأساسية التي تساهم بشكل كبير في تطوير البحث العلمي، والوصول إلى الأرصدة الأرشيفية أو الكشف عنها، فهي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطبي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات من الأرصدة، فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف.

9- الاطلاع على الأرشيف:
إن الهدف الأساسي من معالجة الأرشيف هو إتاحته للاطلاع سواء بالنسبة للمصالح الدافعة، أو بالنسبة للباحثين أو المواطنين أصحاب الملفات والحقوق، وهنا لا بد من الإشارة لنوعين من المستفيدين هما:
المستفيدين الفعليين: وتمثلهم المصالح المنتجة للوثائق، التي يحق لها الاطلاع على وثائقها كلما طلبتها.
المستفيدين المحتملين: وهم المصالح الأخرى في نفس المؤسسة، ولديهم علاقة بتلك الملفات، الموظفين التابعين لتلك المؤسسة، الباحثين والمؤرخين (خاصة بالنسبة للأرشيف التاريخي) والمواطنين أصحاب الملفات والحقوق.
والاطلاع هو مهمة أساسية من مهام الأرشيفي، يتم بموجبها وضع الوثائق في ذمة المستفيد سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.
خـــاتمـــــة:
من بين الأهداف التي تم التوصل إليها من خلال دراستنا لهذا المقياس نذكر منها مايلي:
1- معرفة مؤسسات الحفظ المؤقت من مختلف جوانبها وكذلك تبيينا لأهميتها وأهدافها والحاجة الفعلية لها ومميزاتها...الخ حتى يعطى للطالب اليوم معرفة ودراية كافية لطبيعة هذه المراكز لأنه سوف يصبح في المستقبل وثائقي أمين محفوظات بها.
2- الوعي بضرورة إنشاء مراكز الحفظ المؤقت موافقة للشروط الواجبة إتباعها.
3- معرفة كيفية التعامل مع هذه الفئة من الأرشيف أي الوثائق الأرشيفية ذات العمر الثاني أو الوسيط ومختلف عمليات المعالجة العلمية والفنية المطبقة داخل مؤسسات الحفظ المؤقت.



























  رد مع اقتباس