منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية. |
|
Apr-10-2008, 11:00 AM | المشاركة1 |
المعلومات
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة البيانات
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً
|
استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة.
تحية طيبة و بعد؛
تجدون طيه نموذج استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في المؤسسات، و تقييم كفاءات الأرشيفيين. تُعَدُّ هذه الاستبيانات مرحلة أولى لتقييم الوضع، قبل اقتراح خطة لتطوير الأرشيف، و تكوين الأرشيفيين، في المدى القصير، و المتوسط، و الطويل. الرجاء إفادتنا بملاحظاتكم لتعديلها؛ و شكرًا. عبدالكريم بجاجة. استبيانات حول وضع الأرشيف في أي مؤسسة تهدف الاستبيانات إلى جمع بعض المعلومات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة، و إلى تقييم كفاءات الأرشيفيين، و من ثم اقتراح خطة لتطوير الأرشيف الجاري و الوسيط بصفة عامة، و لإدارة الأرشيف الإلكتروني بصفة خاصة، تتجاوب مع المقاييس العلمية في المجال، و مع متطلبات المؤسسة المعنية و إمكانياتها الأرشيفية و التقنية. - أ التعــريـــف بالدائرة - اسم الدائرة. - مجال عملها. - العنوان. - الهاتف. - الفاكس. - عنوان الموقع في الإنترنيت إذا وجد. - هل يوجد قسم خاص للأرشيف ؟ - اسم ووظيفة المكلف بقسم الأرشيف. -عنوان البريد الإلكتروني الخاص به. ب- استبيان حول الوضع العام للأرشيف 1- نبذة تاريخية عن المؤسسة. 2- التغيرات السابقة التي وقعت في هيكل المؤسسة. 3- التغيير الذي وقع فيما يخص مقرها. 4- انعكاس النقطتين 2 و 3 على وضع الأرشيف: إتلاف عند الترحيل، تراكم الأرشيف في أماكن أخرى. 5- هل توجد نصوص تنظيمية و تطبيقية لإدارة الأرشيف ؟ 6- هل تم تطبيق نظام الأرشيف المركزي لجمع و حفظ الأرشيف الوسيط الصادر عن مختلف الإدارات؟ 7- و على هذا الأساس، هل توجد قاعات لحفظ الأرشيف بالإدارات في انتظار عملية التحويل إلى الأرشيف المركزي؟ 8- هل يوجد في الهيكل التنظيمي للمؤسسة شعب أو أقسام لإدارة الأرشيف في جميع الإدارات؟ 9- و هل تم إنشاء إدارة أو قسم أرشيف مركزي بموجب قرار رسمي للمؤسسة؟ 10- هل يوجد طاقم مكلف بإدارته؟ المؤهلات العلمية والتقنية للموظفين المكلفين بتسيير الأرشيف المركزي؟ 11- و ما هي المكانة الإدارية لمسؤول الأرشيف المركزي، أو بعابرة أخرى لمن يتبع؟ 12- هل يوجد نظام مقنن لتحديد نوع العلاقة بين الإدارات المنتجة للأرشيف والقسم المكلف بحفظ الأرشيف؟ 13- ما هو وضع الأرشيف في المكاتب داخل إدارات المؤسسة؟ 14- القاعات أو المستودعات المخصصة لحفظ الأرشيف: أماكنها، داخل المؤسسة، تحت الطابق الأرضي، أو خارجها في المنطقة الصناعية؟ 15- التجهيزات المستخدمة: رفوف خشبية أو معدنية، ثابتة أو متحركة، خزائن، أو صناديق، علب أرشيف، مراقبة درجة الحرارة (18 درجة)، و كمية الرطوبة (50%)، حماية ضد الحريق و الفيضانات، صيانة ضد الغبار و الجفاف، وجود تعفن أو تلوث يضر بالأرشيف؟ 16- وضع الأرشيف في القاعات أو المخازن المخصصة لحفظ الوثائق: تراكم فوق الأرض مباشرة أو ترتيب فوق الرفوف – وجود أثاث و عتاد قديم بجوار الأرشيف- الأعمال الفنية والتقنية التي تجرى على الأرشيف (ترتيب، تصنيف، تعريف…)؟ 17- هل لديكم لوائح تحدد مدة حفظ الأرشيف في الإدارات قبل التحويل إلى الأرشيف المركزي؟ 18- هل لديكم جداول نموذجية تستعمل لتنظيم عملية تحويل الأرشيف؟ 19- هل قامت المؤسسة بإتلاف بعض الأرشيف، و على أي أساس قانوني؟ 20- هل احتفظتم بتقارير الإتلاف لمعرفة ما حذف، و مسكتم نماذج مما أتلف؟ 21- ما هو الحجم الوثائق المحفوظة في الأرشيف المركزي، بالمتر الطولي المعتمد دوليا، أو بعدد العلب؟ ملاحظة: يمكن أن تكون الوثيقة عبارة على رسالة بصفحة واحدة، أو دراسة ب300 صفحة، أو ملف بسمكة 5 سم؛ لهذا يفضل تقييم الحجم بالعلب (بسمكة 7 أو 10 سم)، أو بالمتر الطولي. 22- هل يوجد نظام لفهرسة الأرشيف على مستوى الإدارات قبل التحويل؟ 23- و ما هي طرق الفهرسة في الأرشيف المركزي؟ 24- ما هو نظام البحث و الإطلاع على الأرشيف من قبل الإدارات المنتجة بعد ما تحول أرشيفها إلى الأرشيف المركزي؟ 25- هل يمكن الإطلاع على الأرشيف من قبل الباحثين؟ 26- بما أن نظام الأرشيف الإلكتروني يعتمد على عمر واحد في حيات الأرشيف، خلافًا على الأرشيف الورقي الذي يمر على ثلاثة أعمار- الأرشيف الجاري و الوسيط و التاريخي- هل قامت المؤسسة بتدابير لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل، تجنبًا لضياعه في أماكن إنتاجه بالإدارات؟ 27- هل تستخدم المؤسسة تقنية الميكروفيلم لحفظ نسخ احتياطية للأرشيف؟ 28- و بصفة عامة، هل قامت المؤسسة بتحديد الأرشيف الإستراتيجي الذي يتطلب إجراءات خاصة لحمايته سواء كان على الورق، أو خرائط، أو في الشكل الإلكتروني؟ 29- هل تستخدم المؤسسة وسائل آلية لمحاربة الحريق، و من أي نوع؟ 30- و بصفة عامة، هل وضعت المؤسسة خطة مسبقة لمواجهة كل أنواع الكوارث التي تهدد الأرشيف؟ 31- سوف تُطرح أسئلة إضافية عند الزيارات الميدانية لأقسام الأرشيف و مخازنها. ج- استبيان حول الوضع الخاص بالأرشيف الإلكتروني يهدف الاستبيان الخاص بالأرشيف الإلكتروني إلى تقييم الأنظمة المستخدمة، و من ثم إلى تطابق المناهج مع ضرورة حماية و حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل. سياسة الأرشيف الإلكتروني. 1- هل للدائرة سياسة خاصة بالأرشيف الإلكتروني؟ التفاصيل. 2- برنامج الأرشيف الإلكتروني: الأهداف، و تاريخ انطلاق هذا البرنامج. 3- هل استعنتم بمكتب استشاري في الأرشيف الإلكتروني؟ 4- موقع الانترنيت للمكتب الاستشاري، البريد الإلكتروني. 5- تحديد المقاييس الدولية أو المحلية المستخدمة في الأرشيف الإلكتروني. التطبيقات في الأرشيف الإلكتروني. 6- تحديد مجال التطبيقات ( أي الأقسام المعنية). 7- تحديد نوع الوثائق التي شملها نظام الأرشيف الإلكتروني. 8- هل للأرشيف الإلكتروني نسخ ورقية أو ميكروفيلم للاحتياط؟ 9- هل تم مسح الأرشيف الورقي لتحويله في الشكل الإلكتروني؟ 10- نوع هذا الأرشيف. 11- هل تم إتلاف الأرشيف الورقي بعد تحويله في الشكل الإلكتروني؟ حفظ الأرشيف الإلكتروني. 12- هل لديكم برنامج لحفظ وحماية الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؟ 13- تحديد التقنيات المستخدمة لهذا الغرض مثل: Emulation – Migration – Microfilming – Refreshing – Reformatting 14- تحديد ظروف حفظ الأرشيف الإلكتروني: عدد النسخ – الشكل- المكان – المناخ. 15- ملاحظات إضافية (حسب رأيكم). د- استبيان حول الممارسة الأرشيفية تنطلق الأسئلة المطروحة فيما يلي من الواقع أو الخبرة الميدانية، و ليس من النظريات، حيث لم توجد أغلبيتها في الكتب، و الدراسات، و مواقع الانترنت المخصصة لعلم الأرشيف، و بالتالي لا داعي للبحث عن أغلبية الأجوبة في المصادر مهما كان نوعها. يهدف هذا الاستبيان إلى تقييم مستوى الممارسة الأرشيفية في المؤسسة: * ما هو الفرق الأساسي بين مهام الأرشيف الوطني و المكتبة الوطنية؟ *هل يمكن اعتبار كل الوثائق (documents) أرشيفا (archives)؟ *هل يمكن تصنيف الجريدة الرسمية و النشارات الصادرة عن الدوائر الحكومية أرشيفا؟ *في حالة إعادة تنظيم مؤسسة لتصبح مؤسستين، كيف تتصور مصير الأرشيف؟ *بعد تنصيبك في قسم الأرشيف، ما هي الإجراءات الأولى التي يجب القيام بها؟ *و حسب رأيك ما هي التعليمات الأولى التي يجب إرسالها عاجلا إلى كل أقسام المؤسسة؟ *هل وجود قاعة لحفظ الأرشيف يعني وجود قسم أو هيكل لإدارة الأرشيف؟ *كيف تتصور العلاقة بين الأرشيف و المكتبة في نفس المؤسسة؟ *هل يوجد خطرا على الأرشيف إذا أدمجت المكتبة و التوثيق (documentation) و الأرشيف في نفس القسم؟ *ما هو أفضل ارتباط لقسم الأرشيف داخل المؤسسة؟ *هل تفضل تخصيص قاعة حفظ الأرشيف لكل إدارة و تسليمها مفتاح القاعة، أم الاحتفاظ بالمفاتيح و استخدام طريقة أخرى؟ *لما تدخل إلى قاعة أرشيف، ما هي الجوانب التي تراقبها (check list)؟ *هل تعتبر الطابق تحت الأرض مكان لائق لحفظ الأرشيف؟ *هل يمكن حفظ كل أنواع الأرشيف في نفس القاعة، الورق و الميكروفيلم و الأوعية الإلكترونية؟ *هل تعتقد بأن قاعات الأرشيف تستحق المراقبة اليومية كالمريض في المستشفى، و كيف؟ *هل يمكن استخدام قاعة الأرشيف للحفظ و للمعالجة العلمية في نفس الوقت؟ *يمنع عادة استخدام الرفوف الخشبية نظرا لهشاشتها و لمضاعفة خطر الحريق؛ هل يوجد سبب أخر ينتج أضرار للأرشيف؟ *متى يمكن استخدام الرفوف المتحركة في تجهيز قاعات الأرشيف؟ *هل يمكن ترطيب يدويا قاعة أرشيف جافة تفتقر من جهاز التكييف؟ *ما هي الغازات التي أصبحت ممنوعة دوليا في مراكز الأرشيف، و ما هو البديل؟ *هل يجب وضع مخبر لتعقيم الأرشيف في وزارة؟ *إذا وجدت الأرشيف مبعثر فوق الأرض مباشرة، ما هي الخطوات الأولى التي تقوم بها؟ *إذا وجدت في قاعة أرشيف منظمة جيدا مجموعة من العلب مرتبة فوق الأرض مباشرة، بينما يوجد في نفس المكان رفوف شاغرة، ما هو السبب حسب رأيك علما أن هذا السبب و لو مقبول منهجيا مرفوض منطقيا؟ *عند زيارتي لمركز أرشيف وزاري، وجدت مسؤول الأرشيف و هو مساعد بالجامعة يدرس طريقة الترتيب في قاعة مكتظة بالأرشيف المبعثر فوق الأرض؛ فيكلف كل طالب بترتيب علبة مأخوذة من الأرض، و هذا التمرين يدوم عدة حصص بنفس العلبة؛ فوبخته بشدة، لماذا حسب رأيك؟ *هل يجب تحديد حجم العلب عند عملية تحويل الأرشيف؟ *هل يمكن إعادة ترتيب بطريقة علمية أوراق مبعثرة فوق الأرض، و كيف؟ *ما هي المهنة في عالم الثقافة التي تعاني يوميا من نفس المشكل، أي إعادة تشكيل الشهادات التاريخية المبعثرة؟ *ما هو الفرق بين رسالة أصلية و نسخة من رسالة أخرى في نفس العلبة؟ *كيف يمكن تحديد الوثائق المزورة؟ *إذا أردت أن تكون أكثر فعالية في الوصف الأرشيفي، هل تختار إنجاز فهرس مبسط (الوصف علبة بعلبة)، أو فهرس مفصل (الوصف ملف بملف)، أو جرد تحليلي (الوصف وثيقة بعد وثيقة)؟ *ما هو أكبر خطر يهدد الأرشيف قبل الحريق و الفيضانات؟ *هل تعتبر أن قرار إتلاف جزء من أرشيف وزارة قابل للتطبيق إذا تم إمضائه من طرف الوزير شخصيا؟ *هل توصي بطريقة الإحراق في عملية إعدام أرشيف تقرر إتلافه من قبل الجهة المختصة؟ *هل يمكن بدون شروط مسبقة بيع الأرشيف الذي تقرر إتلافه إلى المصانع المختصة في إعادة استخدام الأوراق القديمة؟ *ما هي طرق إتاحة الأرشيف؟ *عند البحث عن الأرشيف، ما هو الفرق في التعامل المهني مع الموظف في مهمة رسمية، و الباحث الجامعي، و المواطن في قضية شخصية؟ *هل يجب تصديق نسخ الأرشيف المسلمة للباحث و للموظف و للمواطن ؟ *إذا تقدم ضابط الشرطة أو قاضي من العدالة بطلب الإطلاع على ملف شخص ما، هل تمتثل للطلب بدون شروط؟ *هل تتعامل مع الباحث الأجنبي بنفس الطرق المتبعة مع الباحث المواطن؟ *كيف يمكن للأرشيف أن يساهم في تكوين الشخصية الوطنية على مستوى تلاميذ المدارس؟ ******الجواب بنعم أم لا غير كافي، يجب تبرير كل الأجوبة****** Abdelkrim Badjadja Technical Adviser Center for Documentation & Research Ministry of Presidential Affairs Abu Dhabi- UAE Tel: +971 2 4183205 Fax: +971 2 4445811 Mobile: +971 50 7110971 www.cdr.gov.ae |
مواقع النشر (المفضلة) |
الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1) | |
أدوات الموضوع | |
انواع عرض الموضوع | تقييم هذا الموضوع |
|
|
المواضيع المتشابهه | ||||
الموضوع | كاتب الموضوع | المنتدى | مشاركات | آخر مشاركة |
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 137 | Aug-27-2016 08:36 PM |
المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث في مراكز الأرشيف و المكتبات. | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 3 | Jul-02-2016 07:36 AM |
دراسة أرشيفية 4: برنامج تكوين الأرشيفيين | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 19 | Dec-14-2015 01:10 AM |
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف: التجربة الجزائرية | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 11 | Jul-14-2014 03:23 PM |
مجلة "كوما" للمجلس الدولي للأرشيف: COMMA Arabic version | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 17 | Jun-27-2012 07:57 AM |