[عبدالكريم بجاجة]

...مع التحية الطيبة للجميع و أحر التمنيات بمناسبة بداية شهر رمضان الكريم، شهر العبادة و الرحمة و الغفران و التسامح...شكرا لكم جميعا على ملاحظاتكم، و أتقبل كل ما كتبتموه كدرسا إضافيا و أنا متعطش ليس للعلم فقط، و في طريقة المعاملة من الناس أيضا، و أعترف صراحة بأن أكبر عيوب لدي هو عدم التحكم في أعصابي في علاقاتي مع الناس، حتى مع العائلة !
لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكتونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف.
و أرسل إلى المنتدى "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"، و كما سوف أرسل إلى المنتدى في المستقبل القريب الصيغة العربية لآخر دليل خاص بإدارة الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:
"Electronic records:Workbook for Archivists"
لقد قمت بتعريب هذا الدليل (111 صفحة) و انتهيت من العمل الأسبوع الماضي فقط؛ نحن ننتظر موافقة د.عبداله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، قبل إرساله للمجلس الدولي للأرشيف، ثم لكل المؤسسات العربية المهتمة بالموضوع، و معذرة للجميع مرة أخرى. أخوكم، عبدالكريم بجاجة.

[عبدالعزيز الخبتي]

عزيزنا الأستاذ / عبدالكريم بجاجة

هذا ما كنت اظنه فيك أستاذي العزيز ؛ لأنني أعلم أن منهم في قامتك من العلم والخبرة أكبر من كل الصغائر التي يمكن أن تحدث بفعل غير مقصود ، وأعلم يقيناً أن طبيعة منهم في مقامك من العلم الخبرة تتجاوز كل زوبعة تتحرك في كأس المعرفة والعلم ، أنت كبير فيما كتبت وكبير أيضاً في ما أعترفت به فما ذاك إلا من تواضعك وحسن نواياك .
باسم أعضاء اليسير أشكرك على ما وعد به وأعلم أن أول الغيث قطرة وأن هذه القطرة التي تكرمت بها على الأعضاء وأوردتها على شكل ملف مرفق ضمن مشاركتك أخذت من وقتك وجهدك الكثير ، لكنني أؤكد لك أن غرسها سيكون يانعاً لكل من سيقرأها ويتصفح بإمعان ماشتملت عليه من خبرة وعلم .

أخيراً استاذنا الفاضل

لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف

كان لهذا العبارة التي أوردتها ضمن مشاركتك مسك الختام الذي لم اتفاجأ به لأنني أعلم أن البحر لا يبخل على ساكني شواطئه ما يختزن من درر .

ولك تحياتي

[أبـوفـيـصـل]

الأخ الأستاذ / عبدالكريم بجاجة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أنت كبير في فكرك وكبير في قلبك وأخجلتنا بمداخلتك ، أنا في غاية الحرج من ضياع مشاركاتك وقد حاولت جاهداً استرجاعها ولكن يبدو أن التسجيل بمعرّّفين لك قد أحدث خللاً تقنياً لم نستطع عمل شئ حياله. نحمد الله أن مشاركاتك محفوظة لديك وتستطيع إثراء المنتدى بما لديك من علم ومعرفه وكما قال الأخ الحبيب العزيز عبدالعزيز " أول الغيث قطرة" .

أخوك / أبوفيصل

[عبدالكريم بجاجة]

الحمد لله و شكرا للجميع على العبارات اللطيفة و لنواصل العمل المشترك و المفيد إن شاء الله.
أخوكم، عبدالكريم بجاجة

[hatemtn]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

...مع التحية الطيبة للجميع و أحر التمنيات بمناسبة بداية شهر رمضان الكريم، شهر العبادة و الرحمة و الغفران و التسامح...شكرا لكم جميعا على ملاحظاتكم، و أتقبل كل ما كتبتموه كدرسا إضافيا و أنا متعطش ليس للعلم فقط، و في طريقة المعاملة من الناس أيضا، و أعترف صراحة بأن أكبر عيوب لدي هو عدم التحكم في أعصابي في علاقاتي مع الناس، حتى مع العائلة !
لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكتونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف.
و أرسل إلى المنتدى "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"، و كما سوف أرسل إلى المنتدى في المستقبل القريب الصيغة العربية لآخر دليل خاص بإدارة الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:
"Electronic records:Workbook for Archivists"
لقد قمت بتعريب هذا الدليل (111 صفحة) و انتهيت من العمل الأسبوع الماضي فقط؛ نحن ننتظر موافقة د.عبداله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، قبل إرساله للمجلس الدولي للأرشيف، ثم لكل المؤسسات العربية المهتمة بالموضوع، و معذرة للجميع مرة أخرى. أخوكم، عبدالكريم بجاجة.

قرأت دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة الذي أعده الأستاذ الخبير عبد الكريم بجاجة ولمست فيه جهدا كبيرا، ويذكرني بالسياسة الوطنية التونسية للتطهير والتصرف في الأرشيف العمومي التابع للوزارات و مؤسسات الدولة وإنشاء السياسة الوطنية للتصرف في الأرشيف. وانطلاقا من البرنامج التونسي للتصرف في الأرشيف حبذا لو الاستاذ عبد الكريم تطرق الى أداة مهمة وركيزة من ركائز برنامج التصرف في الأرشيف وهي جدول مدد إستبقاء الوثائق. فقد لاحظت في تقرير الأستاذ عبد الكريم بجاجة أنه قام بتوزيع مدد الحفظ كالتالي:
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

والأجدى حسب معلوماتي المتواضعة لو تم اعتماد جدول مدد استبقاء الوثائق، وهي أداة أرشيفية تجمع قواعد الحفظ الخاصة بكل نوع من أنواع الوثائق المستقاة من القائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق وتحدد مدة الحفظ بالأرشيف الجاري، ثم مدة الحفظ بالأرشيف الوسيط، فالمصير النهائي يعني الاتلاف أو الحفظ الدائم بالارشيف الوطني.
وهذه الاداة تبنى على القيمة: قيمة الوثيقة.
الوثيقة الأرشيفية لها قيمتين: قيمة أولية (قيمة ادارية، قانونية، مالية) وقيمة ثانوية (قيمة تاريخية، تساعد في حفظ ذاكرة الامة وتكون مصدر للبحوث التاريخية في شتى المجالات).
إذن وفق القيمة الاولية والقيمة الثانوية يحدد عمر الوثيقة ومدد حفظها حسب المسار العمري للوثيقة الارشيفية.
تبنى قواعد الحفظ أيضا بالتوافق، وهو التوافق الذي يحصل من خلال الاجتماعات بين المكلف بالتصرف في الأرشيف والإدارات المنتجة للوثائق. وهذه الاجتماعات مهمة للوصول الى قاعدة حفظ بالنسبة الى كل نوع من انواع الملفات والوثائق وتراعى فيها القوانين المتعلقة بالوثائق، حاجة الادارات المنتجة لهذه الوثائق، مقتضيات السياسة الارشيفية. وفق هذه الاجتماعات يتم تحديد عمر الوثيقة (مدد حفظها ومصيرها النهائي).
بطبيعة الحال حتى تضمن تطبيق هذه الاداة يجب ان تكون في شكل قانون، فالمرحلة المهمة هي مصادقة الارشيف الوطني او الجهة المكلفة بالسياسة الوطنية للتصرف في الارشيف. عند المصادقة عليها تأخد منحى القانون وتصبح الادارات مجبورة على تطبيقها.
وتبلغ أهمية هذه الأداة في أنها الدافع والمقنن لكل العمليات الأرشيفية بدءا بالتحويل، ووصولا الى الترحيل والاتلاف.
وإن وجود هده الأداوات "جدول مدد استبقاء الوثائق" وجدول التصنيف والقائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق هو الكفيل وحده بارساء نظام عقلاني للتصرف في الارشيف وبالتالي المرور بعدها الى مرحلة الحوسبة وانشاء النظم القادرة على التصرف في الارشيف حسب المسار العمري للوثيقة.
وشكرا

[hatemtn]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

...مع التحية الطيبة للجميع و أحر التمنيات بمناسبة بداية شهر رمضان الكريم، شهر العبادة و الرحمة و الغفران و التسامح...شكرا لكم جميعا على ملاحظاتكم، و أتقبل كل ما كتبتموه كدرسا إضافيا و أنا متعطش ليس للعلم فقط، و في طريقة المعاملة من الناس أيضا، و أعترف صراحة بأن أكبر عيوب لدي هو عدم التحكم في أعصابي في علاقاتي مع الناس، حتى مع العائلة !
لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكتونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف.
و أرسل إلى المنتدى "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"، و كما سوف أرسل إلى المنتدى في المستقبل القريب الصيغة العربية لآخر دليل خاص بإدارة الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:
"Electronic records:Workbook for Archivists"
لقد قمت بتعريب هذا الدليل (111 صفحة) و انتهيت من العمل الأسبوع الماضي فقط؛ نحن ننتظر موافقة د.عبداله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، قبل إرساله للمجلس الدولي للأرشيف، ثم لكل المؤسسات العربية المهتمة بالموضوع، و معذرة للجميع مرة أخرى. أخوكم، عبدالكريم بجاجة.

قرأت دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة الذي أعده الأستاذ الخبير عبد الكريم بجاجة ولمست فيه جهدا كبيرا، ويذكرني بالسياسة الوطنية التونسية للتطهير والتصرف في الأرشيف العمومي التابع للوزارات و مؤسسات الدولة وإنشاء السياسة الوطنية للتصرف في الأرشيف. وانطلاقا من البرنامج التونسي للتصرف في الأرشيف حبذا لو الاستاذ عبد الكريم تطرق الى أداة مهمة وركيزة من ركائز برنامج التصرف في الأرشيف وهي جدول مدد إستبقاء الوثائق. فقد لاحظت في تقرير الأستاذ عبد الكريم بجاجة أنه قام بتوزيع مدد الحفظ كالتالي:
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

والأجدى حسب معلوماتي المتواضعة لو تم اعتماد جدول مدد استبقاء الوثائق، وهي أداة أرشيفية تجمع قواعد الحفظ الخاصة بكل نوع من أنواع الوثائق المستقاة من القائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق وتحدد مدة الحفظ بالأرشيف الجاري، ثم مدة الحفظ بالأرشيف الوسيط، فالمصير النهائي يعني الاتلاف أو الحفظ الدائم بالارشيف الوطني.
وهذه الاداة تبنى على القيمة: قيمة الوثيقة.
الوثيقة الأرشيفية لها قيمتين: قيمة أولية (قيمة ادارية، قانونية، مالية) وقيمة ثانوية (قيمة تاريخية، تساعد في حفظ ذاكرة الامة وتكون مصدر للبحوث التاريخية في شتى المجالات).
إذن وفق القيمة الاولية والقيمة الثانوية يحدد عمر الوثيقة ومدد حفظها حسب المسار العمري للوثيقة الارشيفية.
تبنى قواعد الحفظ أيضا بالتوافق، وهو التوافق الذي يحصل من خلال الاجتماعات بين المكلف بالتصرف في الأرشيف والإدارات المنتجة للوثائق. وهذه الاجتماعات مهمة للوصول الى قاعدة حفظ بالنسبة الى كل نوع من انواع الملفات والوثائق وتراعى فيها القوانين المتعلقة بالوثائق، حاجة الادارات المنتجة لهذه الوثائق، مقتضيات السياسة الارشيفية. وفق هذه الاجتماعات يتم تحديد عمر الوثيقة (مدد حفظها ومصيرها النهائي).
بطبيعة الحال حتى تضمن تطبيق هذه الاداة يجب ان تكون في شكل قانون، فالمرحلة المهمة هي مصادقة الارشيف الوطني او الجهة المكلفة بالسياسة الوطنية للتصرف في الارشيف. عند المصادقة عليها تأخد منحى القانون وتصبح الادارات مجبورة على تطبيقها.
وتبلغ أهمية هذه الأداة في أنها الدافع والمقنن لكل العمليات الأرشيفية بدءا بالتحويل، ووصولا الى الترحيل والاتلاف.
وإن وجود هده الأداوات "جدول مدد استبقاء الوثائق" وجدول التصنيف والقائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق هو الكفيل وحده بارساء نظام عقلاني للتصرف في الارشيف وبالتالي المرور بعدها الى مرحلة الحوسبة وانشاء النظم القادرة على التصرف في الارشيف حسب المسار العمري للوثيقة.
وشكرا

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.

4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...

يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف

ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة

[عبدالكريم بجاجة]

تبعا لما جاء في رسالتنا، تجدون طيه "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة" في صيغته الجديدة، و شكرا. عبدالكريم بجاجة

[عبدالكريم بجاجة]

عبدالكريم بجاجة]تبعا لما جاء في رسالتنا، تجدون طيه "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة" في صيغته الجديدة، و لكن في جزئين، نظرا لعدم قبول الجهاز ملف يفوق 1 مليون بايت، و شكرا. عبدالكريم بجاجة.Guide des Archives-1 (Badjadja).doc

Guide des Archives-2 (Badjadja).doc

[hatemtn]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.

4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...

يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف

ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة

شكرا على رد الأستاذ عبد الكريم بجاجة وعلى مشاركاته القيمة في إثراء النقاش حول موضوع الأرشيف. لكن لي ملاحظة: عرف الأستاذ عبد الكريم انتقال الارشيف من المؤسسة الى الارشيف الوطني على أنه "تحويل"
" أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛"
غير أني أختلف معه في هذا التعريف فالتحويل هو انتقال الارشيف من المرحلة العمرية الاولى الى المرحلة العمرية الثانية في حياة الوثيقة، اي من الارشيف الجاري الى الارشيف الوسيط ويسمى بالفرنسية Transfert.
أما انتقال الارشيف المعد للحفظ الدائم من المؤسسة الى الارشيف الوطني فيسمى "الترحيل" و في كلمة الترحيل نلمس فيها انتهاء مسؤولية المؤسسة عن هذه الوثائق حيث ستصبح تحت تصرف مؤسسة الارشيف الوطني. وتسمى الكلمة بالفرنسية Versement.

[عبدالكريم بجاجة]

توضيح حول مصطلح "التحويل":
أخي العزيز السيد هاتم،
إن المصطلحات الأرشيفية مقننة بقواميس متفق عليها دوليا في سبع لغات انطلاقا من اللغة الإنجليزية حسب توجيهات المجلس الدولي للأرشيف. و على هذا الأساس يستخدم المصطلح العربي "التحويل" في كل حالات انتقال الأرشيف، من العمر الأول إلى العمر الثاني أو من العمر الثاني إلى العمر الثالث أي إلى الأرشيف الوطني. بما أن حضرتكم من تونس، أبارككم بإنجاز "معجم المصطلحات الأرشيفية"، من إعداد السيد د. ربيع البنوري، أستاذ بالمعهد الأعلى للتوثيق في تونس، و سابقا أمين عام للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف. و يقدم الأستاذ البنوري مصطلح "التحويل" في الصفحة 116 من هذا القاموس الذي أنجز في إطار الفرع الإقليمي العربي:
174- "تحويل: عملية ينتقل على إثرها حفظ الأرشيف من إدارته الأصلية إلى مركز الأرشيف الوسيط أو المصلحة الأرشيفية أو كذلك من مركز الأرشيف الوسيط إلى مصلحة أرشيفية مع انتقال الملكية أو بدون انتقالها."
كما يقدم الأستاذ البنوري المقابل الفرنسي "Versement"، و المقابل الإنجليزي "Transfer".

إن القاموس الفرنسي للمصطلحات الأرشيفية لم يستخدم كلمة “Transfert”؛ أنظر في الأسفل المرجع رقم "1" مع تحديد الموقع الإلكتروني للأرشيف الوطني الفرنسي.
أما المصطلح الإنجليزي المستخدم رسميا هو: “Transfer”، و يعني أيضا عملية تحويل الأرشيف في كل الحالات؛ أنظر الوثيقة رقم "2".
و شكرا مرة أخرى على طرح قضية المصطلحات الأرشيفية و هي ضرورية لممارسة المهنة الأرشيفية. عبدالكريم بجاجة.

المرجع 1:

http://www.archivesdefrance.culture....habetique.html
VERSEMENT : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives (1) passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés. Le fonds d'un service administratif est constitué de plusieurs versements qui peuvent être cotés selon le principe de la série continue. Voir aussi BORDEREAU DE VERSEMENT.
English =Transfer

المرجع 2:

http://www.archivists.org/glossary/
Transfer : The process of moving records as part of their scheduled disposition, especially from an office to a records center, or from a records center to an archives.

[عبدالكريم بجاجة]

معذرة فيما يخص مرجع القاموص العربي: أقرء "صفحة 23 من 116" بدلا من "صفحة "116"، و شكرا. عبدالكريم بجاجة