[د.محمود قطر]

الفصل العاشر



نظم المعلومات

مفهومها وتطبيقاتها في المكتبات ومراكز المعلومات ِ

1- المقدمة :
أن التطور الكبير الذي حصل في مرافق الحياة المختلفة في الحجم والأبعاد قد خلق الحاجة الملحة إلى تطوير نظم المعلومات لمقابلة تلك التطورات ومعالجة التعقيدات المتزايدة فيها يوما بعد آخر . حيث أن المعلومات يجب أن لا تعكس فقط النشاطات الداخلية للمنظمة وانما أيضا نشاطاتها الخارجية والفعاليات المتبادلة بينها وبين البيئة يالاضافة إلى مؤثرات كل منهما من خلال المصالح المتبادلة والعلاقات السياسية والمالية والاقتصادية والاجتماعية المختلفة . كما وان هذه المعلومات يجب أن لا تظهر فقط ما حدث سابقا او يحدث حاليا أنما الأهم من ذلك هو ما الذي سيحدث مستقبلا . كما وان متطلبات المعلومات تشتمل أيضا على كل المؤشرات والمعطيات الضرورية اللازمة لاعداد برنامج العمل الفعال وتشغيل الأنشطة المختلفة والسيطرة عليها داخل المنظمة . كما وان الحاجة لنظام المعلومات الكفؤ ضروري ليس فقط لانشطة الدولة والقطاع الاشتراكي والمختلط فقط وانما هي ضروري أيضا لانشطة القطاعات الأخرى المختلفة .
ولغرض تحقيق أهداف نظم المعلومات في حل المسائل المعقدة للمنظمة يجب أن يصمم النظام في تلك الاتجاهات السليمة التي تحقق عمليات تجميع البيانات الخام ومعالجتها بالطريقة التي تحقق حاجة المستويات الإدارية المختلفة من المعلومات لأغراض اتجاهات القرارات المناسبة لتحقيق أهداف المنظمة . ولغرض تصميم وتطوير نظم المعلومات المعقدة اللازمة لمتطلبات عالم اليوم المعقدة ، يصبح أولا من الأهمية بمكان خلق الجهات التي تقدر حق المقدرة والمعرفة لمفاهيم البيانات والمعلومات .

2- اصل كلمة نظام Word origin :
أن الأصل اليوناني لكلمة (( System )) هو (( Systema )) المشتقة من (( syn )) وتعني (( together )) أي (( معا )) ومن (( histemi )) والتي تعني (( to set )) أي (( يكون )) او يجمع (1) .
ويقدم جينكيز بعد ذلك التعريف التقليدي في القواميس للكلمة system هو :
(( Aplan of Scheme according to which things are connected into a whole )) .

3- مفهوم النظم :
هناك العديد من التعريفات التي ذكرت في أدب الموضوع نذكر منها التعريفات آلاتية :
أولا : يذكر لنا (( راو لي Rowley )) (2) مجموعة من التعريفات لمصطلح نظام هي أن النظام هو :
- تجميع لعناصر مترابطة مع بعضها البعض او نظم فرعية منظمة بطريقة ما لتؤكد الأداء الكفء للنظام ككل .
- أي تنظيم ذو هدف للمصادر او العناصر .
- هو مجموعة من العمليات والإجراءات والإنسان والآلة والتي بها يتم تنفيذ أي نشاط عملي .
ثانيا : يعرف (( سمبريفيفو Semprevivo )) (3) النظام بأنه (( سلسلة من العناصر المترابطة والتي تؤدي نشاطا ما او وظيفة او عملية ما )) . ويقدم سمبريفيفو هذا المثلث المقلوب والذي يعبر فيه عن شمولية المعلومات ودرجة تفصيلها .

ثالثا : ويشير (( ويلسون Wilson )) (4) إلى أن لكلمة نظام العديد من التعريفات التي تعتمد على السياق المستخدمة فيه . فهي يمكن أن تعني أجراء Procdure او عملية Process او عملية التحكم في تلك العمليات او الإجراءات او تستخدم لتعني شبكة او حزمة برامج لتجهيز البيانات .
رابعا : ويذكر (( سيلفر Silver )) (5) أن كلمة (( نظام قد أجهدت من كثرة الاستخدام في اللغة الإنكليزية حيث استخدمت لوصف الأشياء والحالات او الأوضاع والمناهج فيقول في تعريفه للنظام بأنه :
(( مجموعة من العناصر التي تتفاعل مع بعضها والتي تعتمد على بعضها البعض بصورة منتظمة وتشكل كلا معقدا . وبالتالي فأن النظام هو مجموعة من الأجزاء المترابطة والتي تعالج كوحدة واحدة تتفاعل عناصرها )) .
ويذكر سيلفر أن أحد الصفات الهامة للنظم هي أنها تقدم خصائص وقدرات لا توجد في العناصر الفردية المكونة لها . وان هذه الصفة هي (( أن الكل ينتج نتائج اعظم بكثير من مجموع نتائج الأجزاء )) وان هذه الصفة تعد بمثابة الطريق لفهم النظم .
خامسا : ويعرف (( محمد ابو النور )) (6) مصطلح النظام بالتعريف الشامل التالي : (( النظام هو مجموعة من العناصر في حالة ترابط فيما بينها ، وبينها وبين البيئة . وانه ذلك الكل المنظم والمركب الذي يجمع ويربط بين عناصر او أجزاء لتشكل في مجموعها تركيبا موحدا تنتظم عناصره في علاقات تبادلية بحيث لا يمكن عزل أحدها عن الآخرين ، ومع ذلك فكل منها يحتفظ بذاتيته وخصائصه ، آلا انه في النهاية جزء من كل متكامل . وبعبارة أخرى هو مجموعة من الكيانات المرتبطة بعلاقات تبادلية بين بعضها البعض ، وتنظم داخل إطار مشترك ليستقبل متغيرات محددة تتفاعل مع الكيانات بداخله تحت تأثير الظروف المحيطة به لتتحول إلى عوائد محددة )) .
سادسا : تقدم (( جماعة النظم المفتوحة )) - المنبثقة عن الجامعة المفتوحة بلندن- تعريفا للنظام مكونا من أربعة أجزاء هذا نصه :
النظام هو تركيب او تجميع للأجزاء ، يكون فيه :
1- الأجزاء او المكونات متصلة ببعضها البعض بطريقة منظمة .
2- تتأثر الأجزاء او المكونات لوجودها في النظام وتتغير بتركها لهذا النظام .
3- أن هذا التركيب او التجمع يقوم بعمل شيء ما
سابعا : ويقدم (( رايس Rice )) (7) تعريفا للنظام بكونه (( أي عملية منطقية تستخدم سلسلة متتابعة من الخطوات او الأنشطة في محاولة لإنجاز نتيجة مرغوبة . ويمكن أن تكون النظم يدوية او آلية او أنصاف أليه )) . ويضيف رايس إلى ذلك التعريف بأننا يمكن أن نجد في المكتبات كل أنواع النظم التي تعمل مع بعضها البعض والتي ينظر أليها في بعض الأحيان على أنها نظم فرعية تصنع في مجملها نظام كلي .
ويلاحظ من خلال هذه التعاريف أن النظام عبارة عن مجموعة أجزاء متكاملة تتفاعل فيما بينها لبلوغ أهداف معينة وليست مجموعة عناصر مجتمعة بصورة عشوائية .
ولعل أكثر التعريفات انسجاما مع نظم المكتبات ومراكز المعلومات هو التعريف الذي يحدد نظام المعلومات بأنه : مجموعة عناصر تشكل برنامجا – إجراءات وفعاليات تنجز لتحقيق هدف او مجموعة أهداف من خلال معالجة البيانات لتهيأة معلومات في فترة زمنية محددة .
أن هذا التعريف إضافة إلى تضمنه لأهم خصائص النظم ( مجموعة الأجزاء ووجود التفاعل …) فأنه يجسد النموذج العام لأي نظام والمتمثل بالمدخلات Input والعمليات Processing والمخرجات (8) .

4- تصانيف النظم Systems Classifications :
هناك العديد من المحاولات لوضع أسس لتصنيف النظم فمنها الشامل ومنها الدقيق والمتخصص وسنحاول في الفقرات التالية أن نستعرض نماذج مختلفة من هذه المحاولات :
أولا : النظرية العامة للنظم والتصنيف ذو المستويات التسعة :
يعتبر هذا التصنيف الذي تضمنته النظرية العامة للنظم من أوائل المحاولات لتحديد مستويات يمكن أن تحوي الأنواع المختلفة للنظم وهي (9) :
- المستوى الأول : ويشار أليه بالإطار او الهيكل Farmework ويتسم بالسكون Static .
- المستوى الثاني : ويشار أليه بعمل الساعة Clockwork ويتسم بأنه تم تقديره سلفا Predetermined .
- المستوى الثالث : ويشار أليه بمنظم الحرارة الآلي Thermostat ويتسم بالضبط الذاتي Self-regulating .
- المستوى الرابع : ويشار اليه بالخلية Cell ويتسم بالمحافظة الذاتية Self-Maintaining .
- المستوى الخامس : ويشار أليه بالنبات Plant ويتسم بأنه عبارة عن مجتمع من الخلايا Society of Cell .
- المستوى السادس : ويشار أليه بالحيوان Animal ويتسم بأنه ينظمه عقل Brain-Organised .
- المستوى السابع : ويشار أليه بالإنسان Human being ويتسم بأنه يتحدث ويستخدم الرموز Speech , Symbols .
- المستوى الثامن : ويشار أليه بالتنظيمات الاجتماعية Social organizations ويتسم بوجود وظائف وقيم للاتصال Roles , Communication Values .
- المستوى التاسع : ويشار أليه بنظم ما وراء الخبرة البشرية ويتسم بأنه وراء المعرفة Beyond knowledge .
ويلاحظ انه في المستوى الثالث قد ظهرت أهمية التغذية المرتدة في التقنيات التي تنظم نشاط ما بالقياس والمقارنة بمعايير محددة . كما أن المستوى الرابع يعد بداية النظم المفتوحة Open Systems والنظام المفتوح هو ذلك النظام الذي له القدرة على التغيير المستمر لعملياته وبنيته الداخلية – كما سيرد ذكره - .
وابتداء من المستوى الثامن تظهر أهمية النص على أهداف وأغراض واضحة ومحددة للمنظمة ، حيث يجب أن يشتمل تصميم البنية الداخلية على نظم فرعية قادرة على التكيف مع البيئة الخارجية وننفذ أنشطة داخلية تحول المدخلات من المواد والطاقة والمعلومات إلى المخرجات المنصوص عليها مسبقا في أهداف المنظمة .
ويصنف ( كاست Kast ) (10) هذه المستويات التسعة في ثلاث مجموعات حيث يشير إلى أن المستويات الثلاثة الأولى تشكل نظم ميكانيكية او مادية فهي تقدم أساس المعرفة في العلوم الطبيعية مثل الفيزياء والفلك . آما المستويات الثلاثة التالية وهي ( الرابع والخامس والسادس ) فأنها تهتم بالنظم الإحيائية والبيولوجية ، فهي بذلك موضع اهتمام علماء الأحياء والنبات والحيوانات . واخيرا تأتي المستويات الثلاثة الأخيرة والتي تهتم بالإنسان والنظم الاجتماعية والتي تعد موضع اهتمام بالعلوم الاجتماعية والفنون والإنسانيات والدين .
ويشير كاست إلى أن النظرية العامة للنظم من خلال هذا التصنيف قد قدمت أساسا لفهم ودمج المعرفة المكونة من العديد من المجالات المتخصصة جدا .
ثانيا : محاولة أكوف Ackoff :
ويطلق على هذا التصنيف بالتصنيف السلوكي Behavioral Classification حيث تكون نظم حفظ الحالة ومثالها منظم الحرارة الآلي هي المستوى الأدنى في هذا التصنيف . وتكون النظم الهادفة Purposeful Systems وهي النظم القادرة على تغيير أهدافها تحت أوضاع او حالات ثابتة ويختار النهايات والوسائل وبالتالي فهو يعرض او يكشف عن نفسه بكفاءة وبسهولة وصدق (11) .
ثالثا : محاولة سيلفرSilver (12) :
يضع سيلفر تصنيفا للنظم على أساس إمكانية التنبأ بمخرجات ذلك النظام وسلوكه من عدمه ، فهناك نوعان هما :
أ‌- النظم المفتوحة Open Systems : وتسمى أيضا بالنظم الاحتمالية Probablistic Systems وهي تلك النظم التي تكون مخرجاتها او نتائجها من غير الممكن تحديدها بدقة ولكن يمكن التنبأ بها وتخمينها وتشتمل هذه النظم على عناصر الصدفة والاحتمال .
ب‌- النظم المغلقة Closed Systems : وهي النظم التي يمكن التنبأ بنتائجها ومخرجاتها بكل تأكيد .
رابعا : محاولة جونسون Johnson (13) :
يستعرض جونسون أسسا مختلفة لتصنيف النظم منها :
أ‌- تصنيف النظم على أساس الصانع فنجد نظم طبيعية Natural Systems ونظم من صنع الإنسان Man-Made Systems .
ب‌- تصنيف النظم على أساس إمكانية التعديل في البنية الداخلية للنظام ، فنجد نظم مرنة Flexible Systems وهي النظم التي يمكن التغيير في بنيتها وتصميمها الداخلي ليتلائم مع المدخلات المتغيرة للبيئة . وهناك النظم الصلبة Rigid Systems وهي التي لا يمكن التعديل في بنيتها .
ج _ تصنيف على أساس درجة تدخل الإنسان ، فنجد نظم بشرية Human Systems ونظم آلية Machine Systems .
د‌- تصنيف على أساس طبيعة المخرجات ، فنجد نظم منتجة لأشياء Systems that produce things .
خامسا : محاولة جامعة لانكستر Lancaster Unive.:
يذكر ويلسون براين ( Wilson, B. ) تصنيفا للنظم تم وضعه في جامعة لانكستر حيث يصنف النظم إلى أربع فئات هي (14) :
أ‌- نظم طبيعية Natural Systems وهي النظم المادية التي تصنع وتكون ( الكون Universe ) وهي بالتسلسل تبدأ من النظم Subatomic مارة بنظم ecology حتى تصل إلى نظم galactic .
ب‌- النظم المصممة Designed Systems : وهي آما أن تكون (( مادية Physical )) مثل المعدات والأدوات Tools او جسور bridges او التركيبات الآلية automated complexes او نظم مجردة abstract مثل الرياضيات واللغة والفلسفة .
ج _ نظم نشاط الإنسان Human activity sys. : ويمكن وصفها بصورة عامة بأنها نشاط هادف يقوم بتنفيذه البشر ومثالها نظم الإنسان – الآلة man-machine system ، نشاط الصناعة industrial activity ، والنظم السياسية political system … الخ .
د‌- نظم اجتماعية وثقافية Social and Cultural systems : حيث يكون نشاط الإنسان داخل نظام اجتماعي مكون من الأفراد الآدميين كعناصر هذا النظام . وتكون العلاقات المتبادلة هي تفاعل هؤلاء الأشخاص داخل النظام مع بعضهم البعض . ومن أمثلة النظم الاجتماعية : الآسرة ، المجتمع وكذلك مجموعات الأفراد الذين يعملون لتحقيق وإنجاز نشاط مفيد .
سادسا : محاولة محمد السعيد خشبة (15) :
يذكر محمد سعيد خشبة أن عملية تصنيف النظم هي عملية كيفية في طبيعتها وان الحدود بين مختلف الأنواع من النظم ليست محددة تماما ودائما . ويشير إلى أن هناك عنصرا من العشوائية والافتراضية في تعيين النظم في طبقة معينة او أخرى . ويفرق بين طبقتين أساسيتين من النظم هما :
أ‌- النظم الطبيعية Natural systems : وهي جزء من الطبيعة التي خلقها الله سبحانه وتعالى مثل نظام دوران الأرض حول نفسها وتعاقب الليل والنهار ودوران الأرض حول الشمس وحصول الفصول الأربعة ونظام الأنهار والرياح والأمطار …الخ .
ب‌- النظم التي يصنعها الإنسان Man-Made Systems : وهي تلك النظم التي يقوم الإنسان بابتكارها وإنشائها وهذا النوع هو محط اهتمام علماء النظم دراسة وتحليلا وتصميما .

5- دورة حياة النظام ودورة حياة تطوير النظم System Life Cycle and Systems Devlopment Life Cycle :
للتميز بين ما تعنيه (( دورة حياة النظام )) وما يقصد ب(( دورة حياة تطوير النظم )) فان الأولى تعني الدورة التي تتبع النظام منذ نشأته الأولى حتى اكتماله في حين تعني الثانية الدورة التي تتبع مراحل تطوير نظام كائن بالفعل .
ويستعرض ( راو لي Rowley ) (16) في الشكل التالي الخطوات الخمس التي تتكون منها دورة حياة النظام :


فبعد ما يتم تصميم وتقديم النظام يتم تطويره أثناء مرحلة التشغيل ، ومع مرور الزمن يصبح النظام اقل فعالية مما كان عليه عند إنشائه ، ويمكن لنا أن نرجع ذلك إلى استهلاك بعض الأجزاء الميكانيكية او بسبب تغير البيئة وعدم قدرة النظام على التطور ومواكبة هذه التغييرات . وتكون الحقيقة النهائية هي فساد النظام ، ويلاحظ أن هذه الحالة يمكن التعجيل بها في البيئة يتم فيها التخطيط لنظام جديد يحل محل النظام المستخدم . وفي النهاية تأتي الخطوة الأخيرة في دورة حياة النظام وهي استبداله بنظام آخر . ونشير هنا إلى أن طول فترة بقاء واستمرارية كل خطوة من الخطوات السابقة يتفاوت من نظام إلى آخر . ويؤكد راو لي أن حياة النظم المحسبة صغيرة نسبيا بسبب أن التغييرات في البيئة وفي التكنولوجيا تشترك معا على إفساد والتحويل السريع في تلك النظم .
ويوضح سمبرفيفو ( Semprevivo ) (17) دورة حياة تطور النظام من خلال الأنشطة العشرة التالية :
1- تعريف المشكلة Problem Definition
2- تجميع وتحليل البيانات Data Collection & Analysis
3- تحليل بدائل النظام Analysis Of Systems Alternatives
4- تحديد الجدوى Determination of Feasibility
5- تطوير مخطط النظم Development of Systems Proposal
6- إنشاء نماذج للنظم قريبة من الأصل Develoment Pilot or Prototype Systems
7- تصميم النظم Systems Design
8- تطوير البرنامج Program Development
9- تنفيذ النظم Systems Implementation
10- استعراض النظم وتقيمها Systems review and Evaluation
ويأتي سيلفر ( Silver ) (18) ويعرف دورة حياة تطور النظام بالمراحل الخمسة الموضحة في الشكل التالي ، ويذكر أن هذه المراحل تعتبر إلى حد ما اعتباطية وعادة ما تتداخل ، كما أن بعض المحللين يفضل استعراض العملية في ستة مراحل او اكثر .
فيبدأ المحلل بتشخيص وتحديد المشكلة إثناء مرحلة التخطيط . ثم يستعرض البيانات والمعلومات عن النظام بغرض فهم النظام الحالي بوضوح وذلك أثناء مرحلة التحليل . ومجموع المعلومات المجمعة في المرحلة السابقة يقوم المحلل بصياغتها على الورق في صورة عناصر النظام الجديد او المحسن . مع اعتبار آن المحلل في تلك المرحلة ( مرحلة التصميم ) يضع في الحسبان البدائل . ثم تأتي مرحلة التطوير حيث يتم بناء النظام الجديد فيحدد المحلل البائعين والموردين للأجهزة والمعدات المطلوبة . واخيرا يأتي دور مرحلة التشغيل وهي تتضمن التغيير والتحويل الكامل للنظام الجديد او المحسن .


6: مكونات النظام :
ويراد بها المكونات الأساسية لكل نظام والتي تتفاعل مع بعضها البعض من اجل تحقيق الهدف النهائي من النظام . ويمكن حصر هذه المكونات في العناصر الثمانية التالية :
أولا : البيئة Environment :
ويراد بها مجموعة من العناصر وخواصها المناسبة ، وهذه العناصر ليست جزءا من النظام ولكن أي تغيير في أي منها يحدث تغييرا في حالة النظام . لذلك فان بيئة النظام تتكون من جميع المتغيرات التي قد تؤثر على حالته . والعناصر الخارجية التي تؤثر على الخواص غير المناسبة للنظام ليست جزءا من بيئته (19) . ويحدد سيلفر Silver (20) تلك العناصر البيئية المحيطة بالنظام ب(( الأفراد ، التجهيزات ، القواعد ، السياسات ، والقوانين )) .
ثانيا : الحدود Boundaries :
ويعرف سيلفر الحد Boundary بأنه ذلك الفاصل الخارجي Perimeter الذي يبين الحدود بين النظام وبيئته . فهو يميز بين العناصر المكونة للنظام والعالم الخارجي الذي تتفاعل معه . ويؤكد راو لي Rowley (21) على أن العناصر المكونة للنظام هي التي تحدد وتعرف هذا النظام وبالتالي ترسم حدوده ، كما أن عملية تحديد النظام ترجع في المقام الأول إلى الهدف من التحليل والى محلل النظم نفسه . ويتحدد اختيار الحدود بناء على الوقت والمصادر المتوفرة لتحليل وتصميم النظم والبنية التنظيمية وطرق تجهيز البيانات وعناصر أخرى متنوعة .
وتسمى عملية تعريف حدود النظام بعملية (( تعيين النظام System Identification )) وهي عملية صعبة للغاية بسبب أن كل النظم هي بالأساس جزءا من نظم أخرى ( أي بمعنى أنها نظم فرعية لنظم أخرى ) وتحتوي فيما بينها على نظم فرعية .
ثالثا : اوجه التداخل والعلاقات Interfaces and Relationships :
كما سبق القول بأن النظام يتم تعيينه او تحديده بواسطة العناصر elements المكونة له والتي يحتوي عليها ، وهذه العناصر هي التي ترسم حدود النظام . حيث تتصل تلك العناصر داخل النظام الواحد مع بعضها البعض مكونة ما يسمى بالعلاقات او الصلات وبعبارة أخرى يمكننا القول بأنها مجموعة العلاقات التبادلية بين عناصر النظام وهي جزء لا يتجزأ من النظام . وانه طبقا لخاصية التدرج الهرمي في النظام ، فانه يمكن النظر إلى الصلة الموجهة من عنصر إلى آخر داخل النظام على أنها مخرجا للعنصر الأول ومدخلا للعنصر الثاني ويمكن تحديد ثلاثة أنواع مختلفة لتلك الصلات وهي (22) :
أ‌- صلة على التوالي : حيث تكون مخرجات أحد العناصر مدخلا لعنصر آخر


ب‌- صلة على التوازي : إذا كان لعنصرين او اكثر نفس المدخلات

ج_ صلة الارتداد Feed Back : إذا كانت مخرجات أحد العناصر هي مدخلاته في نفس الوقت


آما العلاقات التي تنشأ بين النظام والنظام الآخر فتوصف ب(( تداخلات Interfaces )) كما أن النظم الفرعية داخل النظام الواحد يمكن أن يكون لها حدود مشتركة مع نظم فرعية أخرى داخل النظام ؛ هذه الحدود المشتركة تسمى أيضا بأوجه التداخل ، يوضحها راو لي Rowley بالشكل التالي . وتتخذ أوجه التداخل عادة شكل مسار علاقات بين النظم الفرعية .


رابعا : المدخلات Inputs :
أن كل النظم تجمع وتتسلم نوعا من أنواع المعلومات او البيانات لمعالجتها وتجهزها من اجل خلق نتائج معينة او مخرجات ويمكن تعريف المدخلات : (( بأنها تلك العناصر التي تدخل حدود النظام من البيئة ويقوم النظام بتجهيزها . فالنظام بدون مدخلات لا يعمل ولا ينتج مخرجات )) (23) . ويمكن وصف المدخلات بأنها مجموعة متغيرات تؤثر على النظام وفي هذا الاتجاه يمكن تقسيم المدخلات إلى ثلاثة أنواع (24) :
أ‌- مدخلات أساسية : وهي تلك التي تدخل في عمليات النظام للتحول إلى شيء جديد يمثل (( المخرجات )) والمدخلات الأساسية تشمل كافة المواد والعناصر والموارد المتاحة واللازمة لاستمرار النظام وقيامه بتأدية وظائفه .
ب‌- مدخلات احلالية : وهي تلك الموارد المتطورة والعناصر الجديدة التي يتم استبدالها لتطوير النظام ، وهذه المدخلات لا تدخل في عمليات النظام ، وانما تصبح أحد العناصر والمكونات الأساسية له ومثال ذلك استبدال الآلات او الأفراد ، وهي لا تتحول داخل النظام إلى شيء جديد .
ج_ مدخلات بيئية : وهي تمثل كافة المؤثرات البيئية التي لا تدخل في عمليات النظام ولا تتحول داخله ، وانما تؤثر تأثيرا خارجيا على عمليات النظام او على النوعين السابقين من المدخلات كما أنها قد تكون مساعدة للنظام او معوقه له ، ومن أمثلتها الضغط الجوي ، ودرجة الحرارة على الأجسام الحية . أن المدخلات قد تكون مستمرة حيث تتدفق المواد الداخلة إلى النظام بشكل مستمر ، او متقطعة التوافد على النظام وان المصدر الأساسي للمدخلات هو المناخ المحيط وما يضمه من نظم أخرى . وتختلف أنواع المدخلات اختلافا كبيرا تبعا لطبيعة النظام والأهداف التي يسعى أليها والأنشطة التي يختص بالقيام بها ومن اتجاه آخر يمكن تقسيم المدخلات إلى قسمين رئيسين هما (25) :
1- مدخلات يسعى النظام إلى الحصول عليها بسبب حاجته أليها ، وفي هذه الحالة يخصص أحد أجزائه للبحث عنها متابعة تدفقها بأستمرار وانتظام .
2- مدخلات تفرض على النظام من واقع بيئته المحيطة به ولا يكون أمام النظام سوى استقبالها ومحاولة الاستفادة منها .
خامسا : تشغيل او تجهيز النظام Processing :
ويقصد بتشغيل النظام او نشاطه activity بأنه العمليات operations او التفاعل الذي يتم بين عناصر النظام المختلفة من ناحية ، وبين المدخلات من ناحية أخرى ، وذلك لتحويل مدخلات النظام إلى مخرجات وذلك يحتاج إلى تضافر وتعاون عناصر النظام المختلفة فالتجهيز او التشغيل هو تحويل المدخلات او المواد الخام إلى مخرجات او نتائج نهائية ، كما انه يمكن النظام من التحرك نحو أهدافه . ومن أنشطة تجهيز البيانات : الفرز ، البحث ، الدمج ، التجريد والحساب وآية عمليات مشابهة .
سادسا : المخرجات Output :
هي نتائج عملية التجهيز فهي ناتج عمل النظام الذي يتبلور في أشكال وأنماط مختلفة تمثل ما يقدمه النظام للبيئة المحيطة به . ويمكن أن نحدد نوعين من المخرجات هما (26) :
أ‌- مخرجات ارتدادية : حيث ترتد هذه المخرجات إلى النظام مرة أخرى كمدخلات ، بمعنى أن النظام يستخدم جزءا من مخرجاته كمدخلات جديدة .
ب‌- مخرجات نهائية بالنسبة للنظام : وهي تلك التي ينتجها النظام ، وتؤثر على الإطار العام الذي يعمل في نطاقه والذي يسمى بالبيئة ، أي أنها تكون مدخلات للبيئة .
ومن ثم يمكن القول أن مخرجات أي نظام هي مدخلات آما للنظام نفسه او للبيئة . وبالتالي فهي وسيلة النظام للحصول مرة أخرى على الموارد او المدخلات اللازمة لاستمراره في النشاط .
سابعا : التغذية المرتدة او الراجعة Feedback :
وتسمى أحيانا التلقيم المرتد او إرجاع الأثر ويمكن تعريفها بأنها العلاقة التي تربط ما بين مخرجات النظام ومدخلاته . ويتضح دور التغذية الراجعة والتحكم في النظام من خلال عملية التحكم التي تعتبر أساسا وضرورة لا يمكن تجاوزها ، فنظام التحكم ينظم معدل إدخال المدخلات إلى النظام ومعدل إخراج المخرجات من النظام وكذلك معدل أجراء العمليات داخل النظام (27) .
الشكل التالي يوضح نموذجا لنظام التحكم في مدخلات ومخرجات نظام ما حيث تستخدم المدخلات بعض ( او كل ) المخرجات القادمة عبر جهاز التحكم .



ثامنا : عناصر النظام ونظمه الفرعية System elements and Sub-Systems :
تعرف عناصر النظام بأنها مجموعة الكيانات التي يتكون منها النظام ، وان كل عنصر من هذه العناصر هو كيان قائم بذاته ويمثل نظاما له عناصره المرتبطة ومدخلاته ومخرجاته وبارتباطه بنظام أشمل فأنه يصبح نظاما فرعيا Sub System ، أي أن كل عنصر من عناصر النظام هو نظام فرعي له عناصره الفرعية وبالتالي يمكن النظر إلى النظام على انه يتكون من مجموعة من النظم الفرعية ، ويكون النظام الاشمل بمثابة البيئة للنظم الفرعية (28) .
ومع أن الهدف الرئيسي من وراء مفهوم النظام هو النظرة الكلية التكاملية ، آلا أن تحقيق هذه النظرة عمليا يكون في بعض الأحيان من الصعب تطبيقه ، حينما تكون العناصر المكونة للنظام كثيرة جدا وعلاقاتها متعددة أيضا . وفي هذه الحالة يكون من الأنسب تجزئ النظام إلى عناصره مع اعتبار كل عنصر من هذه العناصر نظاما فرعيا Sub-System وهذا بدوره يمكن تجزئته إلى نظم فرعية أصغر فأصغر وهكذا ، حيث يختص كل نظام فرعي بجانب من العمليات او أنشطة التجهيز داخل النظام . أن العالم ملئ بالنظم وكل نظام منها – عدا النظام الكوني Universal System – يعتبر جزءا من نظام اكبر وأشمل . آما النظام الكوني فيحتوي كل النظم . وتسمى عملية تجزئة النظام الكلي إلى نظم فرعية بعملية التجزئة للعوامل Factoring Process . وانه عند استحالة تجزئة أي نظام فرعي إلى نظم فرعية اصغر منه يسمى في هذه الحالة بنظام الصندوق الأسود Black-Box System . وتشكل النظم الفرعية الناتجة عن عمليات التجزئة هذه ما يسمى بالبنية التسلسلية Hierarical Structure او الهيكل الهرمي (29) .
أن أهم النظم الفرعية المكونة للنظام الأكبر هي (30) :
1- نظام فرعي يختص بالإحساس بالتغيرات التي تطرأ على النظام وقياس مداها وتوفير حلقة للاتصال بين النظام والمناخ .
2- نظام فرعي لتحليل المعلومات وتداولها بحيث تتجه إلى أجزاء النظام التي تحتاجها في عملياتها .
3- نظام فرعي لاتخاذ القرارات والتوصل إلى اختيارات بشأن بدائل السلوك المطروحة أمام النظام .
4- نظام فرعي للرقابة والتأكد من سلامة العملية التي تقوم بها أجزاء النظام وتناسقها .
5- نظام فرعي لاختزان المعلومات والخبرات ( ذاكرة ) وتصنيفها بحيث يمكن للنظام او أجزائه استرجاعها والإفادة منها في المواقف التي يتطلب الآمر فيها الرجوع إلى الخبرة الماضية .

[د.محمود قطر]

النظام المغلق والنظام المفتوح Closed and Open System :
أن المعيار المستخدم للحكم على النظام في كونه مغلقا او مفتوحا هو طبيعة العلاقات بين ذلك النظام والبيئة المحيطة به .
فالنظام لا يمكن أن يعمل في الفراغ . ويمكن تعريف النظم المغلقة بأنها (( النظم التي لا تتبادل المدخلات والمخرجات مع بيئتها وتكتسب بثبات صفة التدهور entropy وتتلاشى بطريقة لا إرادية ..)) (31) ولعل افضل مثال على هذا النوع من النظم هي (( الساعة )) حيث أنها تستمر في عملها وأدائها كنظام بدون أن يكون لها آية علاقة مع بيئتها ، حتى تصبح البطارية فارغة او تحتاج إلى إصلاح ، وكلا الآمرين يحتاج تدخلا من البيئة . ولذا يمكننا القول أن النظم المغلقة هي من النظم نادرة الوجود وان الموجود منها أي النظم المغلقة نسبيا او جزئيا . آما النظام المفتوح فيمكن تعريفه بأنه (32) :
(( النظام الذي تكون له علاقات مستمرة وفعالة مع بيئته ويؤثر فيها ويتأثر بها . ويعتبر وجود أي نظام مفتوح معتمدا بشكل رئيسي على العلاقات المتبادلة بينه وبين بيئته فهو يحتاج بعض المدخلات من بيئته ليقوى على الاستمرار ويعطي بعض منتجاته إلى بيئته كنتيجة للعمليات التي يقوم بها )) .
ويعتبر الإنسان والحاسب الآلي مثالين على النظم المفتوحة التي تتبادل علاقات مستمرة بين كل منها وبين البيئة . ومن خصائص النظم المفتوحة التي تميزها وتعكس طبيعة وجودها وشروط استمرارها وحيويتها هي (33) :
1- استيراد الطاقة او الموارد الأساسية من المجتمع او البيئة المحيطة .
2- تجري بالنظام المفتوح أنواع من النشاطات المختلفة تستهدف تحويل الطاقات والموارد ( او المؤثرات ) إلى أشكال وقيم ومنتجات تمثل الناتج الذي يصدر عن النظام ويتوجه إلى المجتمع مرة أخرى . وان هذه الأنشطة تخضع لقواعد وضوابط تحددها طبيعة النظام وتكوينه الداخلي من ناحية ، ونوعية الموارد ( المؤثرات ) وخصائصها في التفاعل من ناحية أخرى .
1- ترابط الأجزاء وتكاملها ، حيث تتوزع الأنشطة بين أجزاء النظام في تناسق بحيث يختص كل جزء ببعض الأنشطة يؤديها متفاعلا مع الأجزاء الأخرى ومتكاملا معها .
2- استمرار النشاط ودوريته حيث يأخذ نشاط النظام شكل دورة كاملة تغذى نفسها او تتكامل فيها البدايات والنهايات .
3- البقاء والاستمرار للنظام حيث يستطيع النظام المفتوح أن يصمد لعوامل التغير واحتمالات الفناء وذلك بسبب قدرته على استيراد الطاقة وتعريض نفسه للمؤثرات الخارجية .
4- التوازن الحركي ( الديناميكي ) حيث يهدف النظام المفتوح أن يكون دائما في حالة توازن . فهناك تناسب وتجانس للنظام وتوافق أجزائه وعناصره وإقبالها على التعاون والتفاعل معا بلا تناقضات أساسية . كذلك تكيف النظام مع البيئة او المناخ وتعايشه مع الأوضاع والظروف السائدة . ولهذا فالنظام المفتوح لا يتوقف عن الحركة ، بل هو يتفاعل دائما مع البيئة ويمارس نشاطاته الذاتية .
5- الاتجاه إلى التميز والاختلاف ، حيث تميل النظم المفتوحة إلى التميز والاختلاف بعضها عن بعض فهناك تنافس وصراع مستمر بين النظم سعيا وراء التفوق على النظم الشبيه لها .
6- النظام والتنظيم او ( المنظمة ) System and Organization :
اعتمدت دراسات نظرية التنظيم ( المنظمة ) Organization في السنوات الأخيرة على مفاهيم النظم ، بل أنها ساهمت في الفهم الأفضل لنظرية النظم . ففي النظرية الحديثة للتنظيم : Modern Organization theory تؤخذ مفاهيم النظم كأساس لتكامل وجهات النظر المختلفة . فالتنظيم ( او المنظمة ) هو نظام مفتوح فني ( تقني ) اجتماعي : Sociotechnical مكون من عدد من النظم الفرعية ، في تفاعل مستمر مع نظامه البيئي الاعلى environmetal Suprasystem .
ويمكن وصف المنظمة ( او التنظيم ) بأنها (34) :
1- ذات هدف محدد Goal-Oriented فهي عبارة عن مجموعة من الأفراد لديهم غرض ما .
2- نظم اجتماعية نفسية Psycho Social Systems أي أفراد يعملون في مجموعات .
3- نظم فنية Technical Systems حيث يستخدم الأفراد المعرفة والتقنيات لأداء أعمالهم .
4- تدمج أنشطة كاملة البناء An integration of Structured activities أي مجموعة من الأفراد ينسقون جهودهم .
لم تعطى النظرية التقليدية للمنظمة الأهمية لمشكلة العلاقات المتبادلة او تكامل الأنشطة فيما بين الأجزاء والوحدات المكونة للمنظمة ( او التنظيم ) ، بدرجة اهتمامها بتقسيم الأنشطة إلى مهام او وحدات وظيفية . حتى جاءت النظرية الحديثة للمنظمة ( او التنظيم ) مرتبطة بالنظرية العامة للنظم ، فكلاهما يهتم ببحث واداء المنظمة ككل متكامل . ومع ذلك فان النظرية العامة للنظم تهتم بكل المستويات التسعة للنظم المذكورة سلفا ، بينما تركز النظرية الحديثة للمنظمة في المقام الأول على المنظمات الاجتماعية الإنسانية Human Social Organizations ، وبالتالي فالمنظمة عبارة عن نظام مفتوح فني اجتماعي مكون من عدد من النظم الفرعية ، كما هو موضح في الشكل التالي حيث تتسلم المنظمة مدخلاتها من طاقة ومعلومات ومواد خام من البيئة المحيطة بها ثم تعيد أليها مخرجاتها .


7- المكتبة كنظام مفتوح Library as an Open system :
9-1- مفهوم المكتبة Library Concept :
يمكن أن تعرف المكتبة بأنها منظمة اجتماعية Social Organization ، وهي بذلك تظهر بوضوح خصائص النظم المفتوحة Open Systems من مدخلات Input ، عمليات تحويل Transformation ، ومخرجات Output ، دائرة من الأحداث Cycle of events والتلقيم المرتد Feed back ، الاتزان الحركي … الخ (35) . وما يبرر كون المكتبة تعد منظمة هو كونها تمثل مجموعة من الأفراد القائمين بأعمال مختلفة ، كما أن هذه (( المنظمة )) التي تتجسد فيها المكتبة توافق ما ورد في الكتابات الإدارية في كونها (( وحدة فنية اجتماعية )) وذلك لأنها تضم آلات وتجهيزات ومعدات مستخدمة في انجاز بعض الأعمال فيها ، وتضم (( المكتبة )) بأقسام خدماتها العامة والفنية موظفين مهنيين وفنيين ذوى مهارات وتخصصات متعددة في : العمل المرجعي ، التوثيق ، الوسائل السمعبصرية … الخ . ويعمل هؤلاء الموظفين متضافرين لتحقيق (( هدف )) المكتبة الأساسي وهو توفير المعلومات للمستفيدين . ويضيف إلى ذلك انه في انجاز موظفي المكتبة لأعمالهم تتآزر جهودهم وتتداخل ، فموظف التزويد يعمل مع المطابع ، والمكتبي المتخصص يعمل مع موظف الخدمة المرجعية ، والمفهرس يعمل مع المصنف . والمكتبة كمنظمة لا تعيش بمعزل عن المجتمع بل هي جزء منه ، يعمل لخدمته ، ويستمد مدخلاته منه ، ويصدر مخرجاته أليه .
وفي واقع الآمر تشترك جميع أنواع المكتبات في مجموعة من الصفات او الخواص الأساسية للنظم المفتوحة ، ففي كامن نظمها الفرعية او أقسامها يتطلب الآمر مجموعة من عناصر المدخلات من اجل تشغيلها وانتاج المخرجات التي تستفيد منها البيئة الخارجية . فهناك عملية تبادل وتفاعل بين المكتبة والبيئة المحيطة بها . فالمكتبة تستمد أوعية المعلومات المختلفة من دور النشر والهيئات الخارجية الكائنة في البيئة المحيطة بها ، لتقوم بعد ذلك بعمليات تنظيمية تستهدف منها تسهيل سبل الوصول والاسترجاع لتلك الأوعية عن طريق تقديمها لخدمات معلومات متنوعة لمجتمع المستفيدين منها وذلك طبقا لاحتياجاتهم ورغباتهم . وتقوم الهيئة آلام التي تتبعها المكتبة بوضع القوانين واللوائح وأسلوب الاتصال داخل الإطار المصمم لحماية ووقاية مصالح المستفيدين والدور الذي تلعبه المكتبة .
وإذا حاولنا تطبيق تعريف (( النظام )) المستمد من النظرية العامة للنظم على المكتبة ، فأنه من الممكن أن نعرف المكتبة بكونها مجموعة من الأجزاء التي يعتمد كل منها على الآخر والتي تكون معا الوحدة الكاملة لأن كل منها يشترك بشيء ما ويستقبل شيء ما من الكل الذي يعتمد بدوره على البيئة الأكبر . ويعتبر أسلوب النظم ضروريا في مواجهة التنوع السريع في أنشطة المكتبات والتعقيد والتشابك في العمليات المكتبية ، والزيادة المطردة في أحجام المكتبات . وكما أشرنا في فقرات سابقة أن فلسفة النظم تأخذ في الاعتبار النظام على انه الوحدة الكاملة التي لا يمكن اعتبارها جزءا والتي لابد وان تدرس ككل متكامل .
وبسبب أن المكتبات هي نظم مكونة من عدد من النظم الفرعية ذات العلاقات المتبادلة ، التي يعتمد كل منها على الآخر والتغيير الذي يحدث في أي منها يؤثر على النظام ككل ، فان فكرة النظم المفتوحة قابلة للتطبيق على المكتبات .
9-2- المكتبة كنظام وموقعها في تصنيف النظم :
يمكن أن تقع المكتبة ضمن المستوى الثامن من المستويات التسعة للأنواع المختلفة للنظم والمتضمنة في النظرية العامة للنظم . حيث يشار إلى المستوى الثامن بالتنظيمات الاجتماعية Social Organizations والذي يتسم بوجود وظائف وقيم للاتصال roles Communication values وتظهر فيه أهمية النص على أهداف وأغراض محددة وواضحة للمنظمة ، كما أن تصميم البنية الداخلية للنظام الذي يقع ضمن هذا المستوى يجب أن تشتمل على نظم فرعية قادرة على التكيف مع البيئة الخارجية تنفذ أنشطة داخلية تحول بها المدخلات من المواد والطاقة والمعلومات إلى المخرجات المنصوص عليها مسبقا في أهداف المنظمة . ويعد هذا المستوى تبعا لتصنيف كاست (36) موضع اهتمام العلوم الاجتماعية والفنون والإنسانيات والدين ، ذلك لأن هذا المستوى مهتم بالإنسان والنظم الاجتماعية . وتبعا لتصنيف أكوف (37) المسمى بالتصنيف السلوكي Behavioural Classification للنظم فان المكتبات يمكن أن تقع ضمن المستوى الخاص بالنظم الهادفة Purposeful Systems وهي النظم القادرة على تغيير أهدافها تحت أوضاع او ظروف ثابته وتختار لنفسها النهايات والوسائل والطرق بغرض تحقيق أهدافها . وهي بذلك تعرض او تكشف عن نفسها بكفاءة وبسهولة وبصدق .
وطبقا للتصنيفات الأخرى للنظم فأنه يمكن أن نصف المكتبة بكونها نظاما من صنع الإنسان Man-Made System ، وذلك على أساس صانع النظام . كما أن المكتبة يمكن اعتبارها من النظم المرنة Flexible Systems ، وهي النظم التي يمكن التغيير في بنيتها وتصميمها الداخلي ليتلائم مع المدخلات المتغيرة للبيئة فهي ليست من النظم الصلبة وذلك تبعا لتصنيف النظم على أساس إمكانية التعديل في البنية الداخلية . كذلك يمكن اعتبار المكتبة من نوع النظم التي تخدم زبائن Systems that Serve Clients في ضوء تصنيف النظم على أساس طبيعة المخرجات . ويمكن أن تدخل المكتبة ضمن فئة النظم الاجتماعية والثقافية Social and Cultural Systems وهي الفئة الرابعة ضمن فئات النظم في تصنيف جامعة لانكستر(38) وهي النظم التي يكون فيها نشاط الإنسان داخل نظام اجتماعي مكون من الأفراد كعناصر هذا النظام ، وتكون العلاقات المتبادلة هي تفاعل هؤلاء الأشخاص داخل النظام مع بعضهم البعض .
9-3- دورة حياة المكتبة كنظام Library Life Cycle as System :
يمكن استعراض دورة حياة المكتبة كنظام في المراحل الخمسة التالية (39) :
1- التصميم Design :
وتشتمل هذه المرحلة على الخطوات المتعلقة بتحديد أهداف مشروع المكتبة ووحداتها المختلفة وتحديد لإجراءات سير العمل بها وأعداد ونوعيات القائمين بالعمل .. وغيرها من العناصر التي تؤخذ في الاعتبار عند الأقدام على إنشاء مكتبة جديدة .
2- إنشاء وتقديم ومكتبة Establishment & Introduction:
حيث تبدأ المكتبة في عملها وتتعامل مع المستفيدين منها بعد أن تكتمل كل عناصرها اللازمة لها .
3- نمو وتقدم عمل المكتبة Operating Evolution :
حيث تشرع المكتبة في إدخال بعض التعديلات على أسلوب العمل بهدف التكيف ومعايشة طبيعة البيئة المتغيرة المحيطة بها .
4- الفساد Decay :
مع مرور الزمن تصبح المكتبة اقل فعالية مما كانت عليه عند إنشائها ويكون ذلك نتيجة طبيعية لاستهلاك بعض أدواتها او قدم أساليبها بسبب تغير البيئة وعدم قدرة المكتبة على التطور ومواكبة هذه التغييرات ، وتكون النتيجة النهائية هي فساد نظام المكتبة .
5- الاستبدال Replace :
وفي النهاية تأتي الخطوة الأخيرة في دورة حياة المكتبة كنظام وهي استبدال نظام المكتبة بنظام آخر يتناسب مع التغييرات في البيئة المحيطة .
9-4- أساسيات المكتبة كنظام Library Fundamentals as System :
نستعرض فيما يلي المكونات الأساسية للمكتبة كنظام والتي بدورها تتفاعل مع بعضها البعض من اجل تحقيق الهدف النهائي من النظام المكتبي . وسوف نناقش تلك الأساسيات في المكونات آلاتية :
أولا : البيئة Environment :
وهي الإطار الداخلي والخارجي للنظام ، فهي تعني الوسط او الظروف التي يعمل فيها نظام المكتبة وكما مبين في الشكل التالي يمكن أن تقسم إلى (40) :
(أ‌) بيئة داخلية .
(ب‌) بيئة خارجية .


ويقصد بالبيئة الداخلية للمكتبة العناصر التالية :
أ/1- الجانب ألا نساني : الذي يضم إدارة المكتبة ورؤساء أقسامها ومخططي برامجها ، إلى جانب المفهرسين والمصنفين والموثقين وخبراء المعلومات والمستفيدين .
أ/2- الجانب التكنولوجي : ويقصد به التجهيزات التي يتوسل بها نظام المكتبة ويوظفها في أداء الخدمة المكتبية .
أ/3- الجانب التنظيمي : ويشمل مجموع اللوائح والأنظمة التي أقرتها إدارة المكتبة لسير عملها ، كالنظم التي تحكم نوعية المستفيدين من خدمات المكتبة ، والنظم التي تحكم عدد ونوع المواد القابلة للإعارة ، ومدة الإعارة وكذلك سياسة التزويد بالمكتبة … وغيرها .
أ/4- العلاقات الشخصية : بين أعضاء نظام المكتبة من موظفين مهنيين وعاملين ومستفيدين . وبقدر ما تكون هذه العلاقات طيبة وحميمة وواعية بقدر ما تفضي إلى تحسين أداء المكتبة ومستوى خدماتها .
أ/5- الجانب القيمي : ويتصل بالقيم والمبادئ التي تسود بين موظفي المكتبة ، وبينهم وبين المستفيدين أيضا ؛ فبث التعاون بينهم يدعم العمل بروح الفريق ويقوي التكامل والتضافر في الجهود الرامية لتلبية الطلب والحاجة للمعلومات على نحو ميسر مرضي .
وتتكون (( البيئة الخارجية )) من مجموعة من الظروف تشمل :
ب/1- البيئة التعليمية : وتشمل مختلف أنواع المؤسسات التعليمية من مدارس وكليات وجامعات … التي تزود المكتبة بالرواد الذين يؤثرون في نوعية خدمات المعلومات وتوجهاتها لخدمة أغراض التعليم او البحث او المطالعة العامة ..؛ وتؤثر المكتبة فيهم بتنمية معلوماتهم وتفكيرهم وشخصياتهم .
ب/2- البيئة الاقتصادية والاجتماعية : حيث يؤثر المستوى الاقتصادي والاجتماعي للأفراد على نوعية الخدمة المكتبية ومدى الاستفادة منها . ويعطي المؤلف مثالا على ذلك فإذا كانت دخول العاملين متدنية وتطلب الآمر منهم الاشتغال معظم النهار بل وجزءا من الليل ، فان مثل هؤلاء لا يقبلون على المكتبة ولا يستفيدون من خدماتها كثيرا ، حيث يوجهون اهتمامهم للحاجات الأساسية ( كتوفير الغذاء ، الكساء ، المأوى ) اكثر من اهتمامهم بالمعلومات التقنية .
ب/3- تقدم واتجاهات البيئة : حيث يسهم التقدم العلمي والتقني في المجتمع في توفير أسباب التقدم التقني للمكتبة ، كما تسهم المكتبة بدورها في بث الوعي العلمي وتنمية المهارات التقنية .
ب/4- البيئة المكتبية : وتشمل كافة أنواع المكتبات ، ومراكز التوثيق والمعلومات ومدارس او كليات تعليم المكتبات ، حيث يؤثر وجودها وقربها على تشكيل ونتائج المكتبة وتخطيط خدماتها وسياستها في مجال توفير أوعية المعلومات وتنظيمها واتاحتها ، وبصورة عامة فالبيئة من المكونات الأساسية للنظم ولا توجد مكتبة دون بيئة محيطة بها تقدم أليها مخرجاتها بعد تشغيلها ، وتستمد منها مدخلاتها . والمكتبات التي تسعى وتحرص على البقاء والاستمرار تحاول أن تتكيف مع التطورات والتغيرات التي تحدث في بيئتها سواء كانت هذه التطورات متعلقة بمكتبات منافسة او تغيير الأذواق والاحتياجات عند المستفيدين او ظهور مكتبات جديدة وما إلى ذلك . وكثيرا ما نسمع عن انهيار مكتبات كبيرة لأنها لم تستطيع مجاراة التغيرات و التطورات التي تحدث في المجتمع او الآخذ بأساليب التكنولوجيا المتقدمة او لم تستطع التكيف مع التغييرات الاجتماعية او التشريعات والقوانين الجديدة . لهذا تحرص المكتبات الواعية على متابعة التطورات والتغييرات التي تحدث في بيئاتها والتعرف على التأثيرات التي تحدثها في البيئة للاستفادة منها في تطوير نظم العمل بها .
ثانيا : الحدود Boundaries :
وهي الفواصل الخارجية التي تبين الحدود بين المكتبة وبيئتها . فهي تميز بين العناصر المكونة للمكتبة وبين العالم الخارجي الذي تتفاعل معه . حيث يتم تحديد العناصر او الوحدات المكونة للمكتبة وفصلها عن باقي العناصر والوحدات المكونة للهيئة الأم التي تتبعها المكتبة .
ثالثا : اوجه التداخل والعلاقات Interfaces & relationships :
ويقصد بها مجموعة العلاقات التبادلية بين عناصر المكتبة او وحداتها . فعلى سبيل المثال أن مخرجات قسم او إدارة التزويد في المكتبة ما تعد مدخلات لقسم او إدارة الفهارس او العمليات الفنية . كما أن مخرجات إدارة الخدمات بمكتبة ما هي مدخلات لمجتمع المستفيدين من تلك المكتبة .
كما انه يمكن أن تظهر (( تداخلات Interfaces )) بين المكتبة كنظام فرعي داخل هيئة او نظام اكبر ووحدة أخرى داخل هذا النظام ، مثلا قد يكون هناك نوع من التداخل فيما بين المكتبة وبين إدارة البحوث داخل هيئة ما او النظام الأكبر الذي يضمهما .
رابعا : المدخلات Input:
تستقبل المكتبة من البيئة المحيطة بها وبصفة مستمرة أشكالا مختلفة للمدخلات منها موارد اقتصادية Economic resources مثل القوى البشرية ، الأجهزة و الإمكانيات والأموال اللازمة لشراء أوعية المعلومات وأجور او رواتب العاملين . إلى جانب موارد المعلومات Information resources من أوعية معلومات وتشتمل على مختلف أنواع المواد المكتبية من كتب وصحف ودوريات ورسائل جامعية … وغيرها هذا إلى جانب استفسارات المستفيدين .
خامسا : التشغيل او التجهيز Processing :
تتميز النظم بوجود مجموعة من الأنشطة والوظائف هدفها تحويل المدخلات إلى مخرجات . وتنقسم العمليات المكتبية إلى نوعين : العمليات الفنية وتضم الانتقاء ، وهناك قانون أساسي في العمل المكتبي أن تنتقي أوعية المعلومات المناسبة للرواد المناسبين بالوقت والتكلفة المناسبة ثم التزويد والفهرسة والتصنيف والتكشيف . والنوع الثاني هو الخدمات العامة ومن أهمها خدمة الإعارة والخدمات المرجعية والتي تلعب دورا هاما جدا في خدمة البيئة التي تقع فيها المكتبة بتوفير المعلومات التي تطلبها او تحتاجها تلك البيئة . وتؤثر نوعية الخدمة المرجعية التي تقدمها المكتبة على قوة الصلات التي تنعقد بين البيئة الخارجية والمكتبة ، وتفضي ردود الفعل الإيجابية للبيئة الخارجية إزاء الخدمة المكتبية إلى دعم وتنمية وتحسين هذه الخدمة .
سادسا : المخرجات Output :
تقوم المكتبات بتقديم مخرجاتها إلى البيئة المحيطة بها في شكل متناسق ومناسب للاستخدام المقصود . وهي بالتالي تمثل (( النتاج النهائي )) الذي تصدره المكتبة للبيئة . أن هذه المخرجات تتألف من : مخرجات إنسانية ويقصد بها المستفيدون الذين دخلوا النظام وخرجوا منه ليكتسبوا معارف جديدة او إضافة جديدة تنمي معارفهم ، وتنعكس بالتالي على تنمية شخصياتهم ، ونجاحهم وتحسين أدائهم الواعي . ومخرجات معنوية وتتمثل في المعلومات التي تتكامل وتتضافر عناصر المكتبة ونشاطاتها لتوفير المناسب منها بالوقت والجهود والتكاليف المناسبة . ويشير المؤلف إلى أن هذه المخرجات متداخلة مع بعضها البعض ومتفاعلة في وشائج من التأثر والتأثير ، وبما يعني ( خدمة المعلومات / المستفيد ) . وعلينا أن نأخذ بالأساليب الكيفية او النوعية إلى جانب الأساليب الكمية لقياس وتقويم تلك المخرجات ، ورفع مستوى خدمة المعلومات فيها . ويرى جوف (42) أن المخرجات الحقيقية للمكتبة تكمن في العلمية الغير ملموسة في ربط الوعاء المادي ( الكتاب مثلا ) او التسجيلة الصوتية او الفيلم بمفهوم او فكرة محددة ويتم انجاز هذه العملية بطريقتين . الأولى عن طريق التصنيف حيث يتم تجميع الأوعية التي تعالج نفس الموضوع مع بعضها البعض . والثانية عن طريق وصف الأوعية ، وبالتالي خلق تسجيلات تمثل الوعاء وعرضها في الفهرس تبعا لمبادئ مختلفة للتنظيم . وتكون النتيجة مجموعة مواد منظمة تبعا لخطة تصنيف وفهرس يقدم كشاف موضوعي لنفس المواد .
سابعا : التغذية المرتدة او الراجعة Feedback :
وهي تدفق المعلومات من نتائج العمليات ، والتي تساعد في تقويم أداء المكتبة والنظر في مخرجاتها في ضوء الأهداف الموضوعة ، ويجري قياس (( خدمة المعلومات )) التي تحققت للمستفيد ضمن الأطر النوعية والكمية والزمنية المسجلة لتحقيقها ، وتنساب نتيجة هذه العملية التقويمية بصورة (( معلومات مرتدة )) وتذهب هذه المعلومات سواء أكانت إحصاءات ، تقارير ، بيانات … وغيرها إلى إدارة المكتبة لتساعد كدليل للأداء في المستقبل او تقييم القرارات الماضية او تصميم المخرجات القياسية .
ثامنا : عناصر المكتبة وأنظمتها الفرعية Library System elements & Sub-Systems :
يحدد شابمان (43) النظم الفرعية للمكتبة في النظم الستة آلاتية :
- الإدارة Administration
- المراجع Reference
- التزويد Acquisitions
- الفهرسة والتصنيف Cataloguing & Classification
- المسلسلات Serials
- الإعارة Circulation( Gough , 1978, p.26 )
وقد تم إدخال بعض التعديلات على هذه القائمة من قبل هايز Hayes حيث أضاف نشاطين آخرين كنظم فرعية هما :
- الإعارة فيما بين المكتبات Inter library loan
- خدمات المعلومات المحسبة Mechanized information Services
وهناك من يرى أن النظام الفرعي للمسلسلات يمكن أن يدخل ضمن نظام التزويد ، وان النظام الفرعي للإعارة فيما بين المكتبات يمكن أن يدخل ضمن نظام المراجع . وفي الواقع فالنظم الفرعية للمكتبة يمكن أن تتفاعل في عديد من النقاط .
9-5- خصائص المكتبة كنظام مفتوح Characteristics of Library as an open system :
أولا : النمو :
فالمكتبة كالكائن الحي فهي تحقق في تفاعلها مع البيئة الخارجية مقومات النمو . فمن ضمن قوانين خدمة المكتبة لرانجاناثان : (( المكتبة كائن حي The library is a Living organsim )) ومعنى ذلك أن المكتبة تسعى للنمو ، وهكذا تتفاعل المكتبة بصفة مستمرة مع البيئة الخارجية المحيطة من ناشرين ، مطابع ، مراكز معلومات وباحثين … وغيرها .
ثانيا : التفاعل : حيث يتفاعل نظام المكتبة على مستويين هما :
- تفاعل على مستوى داخلي أي بين عناصر المكتبة الداخلية .
- تتفاعل على مستوى خارجي أي بين المكتبة والبيئة الخارجية .
حيث ينتج عن حالة التفاعل الداخلي إنتاج خدمات معلومات للمستفيدين . بينما ينتج عن التفاعل على المستوى الخارجي مع البيئة الحصول على أوعية جديدة هامة في نمو مجموعات المكتبة ؛ وعلى كفاءات لازمة لأنتاج خدمات المعلومات .
ثالثا : هادفة :
تعتبر المكتبات هادفة لكونها تسعى لتحقيق هدف معين وان تظل ذات حيوية ولها القدرة على الاستمرار والتوسع .
رابعا : التخصص :
يعتبر هاما لنظام العمل في المكتبة فالتخصص حسب العمل آمر ضروري ويفضي إلى إنتاج خدمة معلومات جيدة نتيجة للأداء الجيد للعناصر البشرية المتخصصة في شتى مجالات او عمليات المكتبة .
خامسا : البناء الهرمي :
تتسم معظم التنظيمات الإدارية لنظم المكتبات بالهرمية ، حيث يتم تقسيم نظام المكتبة إلى نظم فرعية اصغر .
سادسا : التركيز :
أن المكتبة كنظام مفتوح تركز الجهود على تحقيق أقصى كفاية مستطاعة في أداء خدماتها ، وهي تستجيب وتعمل في ظل اللوائح والاعتبارات التي تؤطر عملها . ويبرز دور مدير المكتبة هنا في اتخاذ القرارات المناسبة لتأمين سير عمل المكتبة واستمرار نموها في البيئة والمجتمع وتفاعلها معهما .
ونلخص القول في أن المكتبة منظمة اجتماعية لا تعيش بمعزل عن المجتمع بل هي جزء منه وهي نظام مفتوح في المجتمع المعاصر . نظام له كل خصائص النظم المفتوحة ويتبادل الطاقة مع بيئته .

[د.محمود قطر]

مصادر وهوامش الفصل العاشر :

1- Jenkins , Gwilyn M. The Systems approach in Systems Behaviour , Open Systems Group , 1981 , P. 143 .
2- Rowley , Jennifer E. Computers for libraries .-2nd . Ed.-London : Clive Bingley , 1985 . P. 111 .
3- Semprevivo Philip C. Systems Analysis Definition , Process and Design .- Chicago : Science Research Associations , 1982 ,P.2 .
4- Wilson , Brian . Systems : Concept , Methodologies and Applications .- chichester : John Wiley and sons , 1984 P.20 .
5- Silver , Gerald A. Systems analysis and design / by Gerald A. Silver and Myrnal , siwer . – N.Y. : adison –Wesley publishing Co. 1989 , P.4 .
6- محمد محمد أبو النور . أسلوب النظم كمدخل استراتيجي لدراسة المعلومات . المجلة العربية للمعلومات . ع3 ، 1979 ، ص144 .
7- Rice , James . Intro duction to Library automation. – Colorado : libraries unlimited Inc. , 1984 . P.95 .
8- صباح محمد كلو . تقويم كفاءة نظام خزن واسترجاع المعلومات في المركز الوطني للوثائق في العراق من جهة نظر المستفيدين ، دراسة تحليلية ( رسالة دكتوراه / 1995 ) كلية الآداب ، الجامعة المستنصرية . ص43 .
9- Gilchrist Alan .” Consultancy Systems engineering and Libraries “ in Studies in Library management , va.2 .- London : Clive Bingley , 1974 , P.29 .
10- Kast . F.E. “ The modren View : Systems approach” in systems Behaviour / open systems Group , 1981 , P.44 .
11- Gilchrist Alan , ( 1974 ) P.30 .
12- Silver Gerald ( 1989 ) P.9 .
13- Johnson , Richard A. the theory and management of systems .-N.Y. : Mc-grow –Hill Book Co., 1988 ,P.118 .
14- Wilson , Brian ( 1984 ) P.22 .
15- محمد السعيد خشبة -نظم المعلومات : المفاهيم والتكنولوجيا .- القاهرة : جامعة الأزهر ، 1987 .ص26 .
16- Rowley , Jennifer E. ( 1988 ) P.113 .
17- Semprevivo , Philip C. ( 1982 ) P.19 .
18- Silver , Gerald A. ( 1989 ) P.51 .
19- محمد السعيد خشبة – نظم المعلومات ( مصدر سابق ص13 ) .
20- Silver , Gerald ( 1989 ) P.8 .
21- Rowley . Jennifer ( 1988 ) P.11 .
22- محمد محمد أبو النور . أسلوب النظم كمدخل استراتيجي لدراسة المعلومات ( مصدر سابق ص148 ) .
23- Silver , Gerald ( 1989 ) P.8.
24- محمد محمد أبو النور . أسلوب النظم كمدخل استراتيجي لدراسة المعلومات ( مصدر سابق ص 146 ) .
25- علي السلمي . تحليل النظم السلوكية .- القاهرة : مكتبة غريب ، 1970 . ص37 .
26- محمد محمد أبو النور ( مصدر سابق ص146 ) .
27- عوض منصور ومحمد أبو النور . مقدمة في تحليل نظم المعلومات باستخدام الكمبيوتر ز- عمان : شركة مركز الكتاب الأردني ، 1986 . ص9 .
28- محمد محمد أبو النور ( مصدر سابق ص147 ) .
29- عوض منصور و محمد أبو النور ( مقدمة في تحليل نظم المعلومات . مصدر سابق .ص7 ) .
30- علي السلمي . تحليل النظم السلوكية ( مصدر سابق ص39 ) .
31- محمد السعيد خشبة ( مصدر سابق ص25 ) .
32- عوض منصور ومحمد أبو النور ( مصدر سابق ص4 ) .
33- علي السلمي ( مصدر سابق ص33 ) .
34- Johnson , Richard A. ( 1988 ) P.24 .
35- Gough ,Chet . Systems Analysis in Libraries : a question answer approach .- London : Clive Bingly , 1978 , P.22 .
36- Kast . F.E. ( 1981 ) P.44 .
37- Gilchrist . Alan ,( 1974 ) P.30 .
38- Wilson , Brian ( 1984 ) P.22 .
39- شريف كامل شاهين . نظم المعلومات الإدارية للمكتبات ومراكز المعلومات : المفاهيم والتطبيقات .- الرياض : دار المريخ ، 1994 ، ص93.
40- فؤاد احمد فرسوني . المكتبة كمنظمة مفتوحة : نحو تطبيق لمفهوم النظام المفتوح في إدارة المكتبة .- مكتبة الإدارة ، مج13 ، ع3 مايو ، يونيو . 1986 . ص73 .
41- المصدر السابق ص69 .
42- Gough , Chet ( 1978 ) P.23 .
43- Chapman , Edward . Library Systems analysis guidelines .- N.Y. : John Wiley , 1970 .P.105 .
44- فؤاد احمد فرسوني ( مصدر سابق ص78 ) .

[د.محمود قطر]

مقدمة في علم المكتبات والمعلومات



تأليف



أ.د. جاسم محمد جرجيس أ.م.د.صباح محمد كلو
رئيس قسم المكتبات وعلم المعلومات قسم المكتبات وعلم المعلومات
جامعة صنعاء جامعة صنعاء

توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين

شكر خاص للأستاذين الجليلين
أ.د. جاسم جرجيس
أ.م.د صباح كلو
على إتاحة هذا السفر العلمي الهام
عبر الموقع الإلكتروني الخاص بالعالم الفاضل / أد. جاسم جرجيس
وجعل ثواب كل من يستفد من هذا الكتاب في ميزان حسناتهما