[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
زميلي العزيز، إنني أمارس مهنة الأرشيف منذ 37 سنة: في مركز أرشيف ولاية قسنطينة، ثم في الأرشيف الوطني الجزائري، والآن في المركز الوطني للوثائق والبحوث المكلف بالأرشيف الوطني في دولة الإمارات العربية المتحدة.
كم من ساعات، بل كم من أيام وأسابيع قضيتها في قاعات الأرشيف والعمل فيها في أسوء الظروف؛ رغم هذا لم أتأثر بأي مرض له علاقة بالأرشيف! والحمد لله. كما لم أسمع طوال حياتي المهنية عن أي زميل أصابه أي مرض بسبب عمله في الأرشيف.
أنت تعلم أن الأطباء والممرضين يعملون يوميًا في ظروف أسوء من الأرشيفيين مع التحكك اليومي بالمرضى والأمراض من كل الأنواع، وكم منهم يشتكي بأي مرض بهذا السبب؟
في الواقع، الأمراض التي تتكلم عنها في محيط الأرشيف هي وهمية أكثر من حقيقية لأنها واردة في دهن الناس و من الدعايات لا غير.
مثلاً: أتذكر في يوم من الأيام، وأنا مدير عام الأرشيف الوطني الجزائري، مكثت عدة ساعات في قاعة الأرشيف لإحدى المؤسسات الوطنية للقيام بتشخيص دقيق حول وضع الأرشيف في القاعة من جميع الجوانب. كان في البداية برفقتي مسؤولو المؤسسة وطلبوا مني السماح لهم بمغادرة القاعة بعد 15 دقيقة لأنهم-حسب ضنهم- اختنقوا في القاعة ولم يتمكنوا من التنفس! صبحان الله، مكثت عدة ساعات في القاعة نفسها لحل مشاكلهم في مجال الأرشيف، ولم أحس في أي وقت من أي مشكل في التنفس.
لنكون موضوعيين، ونتكلم على تطهير وتنظيم محيط العمل، وهذه العملية طبيعية في جميع مناصب العمل، ليس في الأرشيف فقط:
- يجب القيام بتنظيف يومي لقاعات الأرشيف كما هو الشأن بالنسبة للمكاتب، وتنظيف أسبوعي لعلب الأرشيف لإزالة الغبار. ونوصي دائمًا من تغطية الأرضية بمواد لا تنتج الغبار، كما يجب دهن الجدار بالدهون الزيتية للحماية من الغبار، ووضع شبابيك التصفية من الغبار في الفتحات الخارجية.
- في حالة وجود "وروائح كريهة"، يجب تحديد مصدر الروائح ومعالجته، لأن الورق لم ينتج روائح كريهة-ماعدا في حالة التعفن بسبب ارتفاع الرطوبة- بل عند وقوع خلل في قنوات صرف المياه، خاصة إذا كانت قاعة الأرشيف في الطابق تحت الأرضي. و لا يمنع هذا الإجراء من رش العطور كما هو الشأن في المكاتب.
- يجب المراقبة اليومية لدرجة الحرارة وكمية الرطوبة باستخدام أجهزة إلكترونية تباع في السوق وتسمح بالكشف الفوري على الحرارة والرطوبة؛
"Hygrothermometer"
- الحماية من الرطوبة إذ ارتفعت فوق 55%: يوجد في السوق آلات امتصاص الرطوبة، يمكن تعديلها لتنطلق لما ترتفع الرطوبة عن الحد المقرر، ويجب إفراغ الماء من هذه الآلات كل صباح؛ "Dehumidifier"
- الحماية من الجفاف إذا انخفضت الرطوبة تحت 50%: استخدام آلات معاكسة وتعديلها لتزويد الرطوبة عند الحاجة؛ "humidifier"
- أما فيما يخص الغازات والمواد الكيميائية المستخدمة في تعقيم الأرشيف وحمايته، أرجع للمقال الذي نشرناه في هذا المنتدى:
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9523

وشكرً.

[aminedoc]

جازاك الله كل خير أستاذنا الكريم على هذه الإجابة التي والله ترفع المعنويات لجميع العاملين في ميدان الارشيف
فلطالما تم إيهامنا بأن الارشيف مصدرا للامراض والأوبئة للأسف .
أشكرك جزيل الشكر .

[سيدعلي]

شكرا استاذنا على هذه النصائح القيمة التي تعطينا القوة لموجهة مثل هذه المشاكل
التي نعاني منها نحن العاملون في الارشيف.

شكرررررررررررررررررررررررررررررررررررررا..

[aminedoc]

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

أستاذنا الكريم
ماهي الإجراءات الأولية للإطلاع على الارشيف الإداري داخل مؤسسة عمومية تحتوي على عدة مديريات ومصالح ( أي كيفية تداول الوثائق بين الإداري " المصلحة الدافعة" والأرشيفي " قاعة الأرشيف" ) مع العلم بأنه لا يوجد نظام داخلي خاص بقاعة الأرشيف حاليا
كما أن القاعة تحتوي على ارشيف وسيط وأرشيف تاريخي ؟
وماهو نظام الإعارة الذي يجب إتباعه في قاعة الأرشيف ؟
فهل نكتفي بتسجيل الوثائق الصادر والواردة ؟ أم علينا التشديد في مراقبة دخول وخروج الوثائق ؟ كيف ؟

تقبل تحياتي الخالصة .

[عبدالكريم بجاجة]

السؤال:
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
وبعد :
استاذي الكريم انا من الجزائر حائز على دبلوم تقني سامي في التوثيق والارشيف * يعادل شهادة الدراسات التطبيقية *وذلك منذ سنة 2008 ولقد ساعدتني في انجاز مذكرتي آنذاك .
المهم اني اريد تحسين مستواي التعليمي في مجال تخصصي لكن لم اجد كيف السبيل لذلك .
خصوصا في ظل غياب الوقت بحكم عملي -عون حجز بيانات- هلل هناك هيئة تعنى برفع المستوى الدراسي عن بعد ؟؟ ؟؟؟ ولو بمقابل مالي ؟؟؟ سواء في الجزائر او خارجها
انا في حاجة ماسة لهذا الامر ولك كل الاحترام.


الجواب:
تحية طيبة وبعد؛
المؤسسة الوحيدة التي تقترح تكوين مجانًا عن بعد هي "البوابة الدولية لعلم الأرشيف الفرنكوفوني":Portail International d'archivistique francophone
http://www.piaf-archives.org/se-former/presentation

عليك الاتصال بها، وبالتوفيق إن شاء الله.
عبدالكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

السؤال من طرف الزميل "أمين- aminedoc"
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
أستاذنا الكريم
ما هي الإجراءات الأولية للإطلاع على الأرشيف الإداري داخل مؤسسة عمومية تحتوي على عدة مديريات ومصالح، أي كيفية تداول الوثائق بين الإداري " المصلحة الدافعة" والأرشيفي " قاعة الأرشيف"، مع العلم بأنه لا يوجد نظام داخلي خاص بقاعة الأرشيف حاليا
كما أن القاعة تحتوي على أرشيف وسيط وأرشيف تاريخي ؟
وما هو نظام الإعارة الذي يجب إتباعه في قاعة الأرشيف ؟
فهل نكتفي بتسجيل الوثائق الصادر والواردة ؟ أم علينا التشديد في مراقبة دخول وخروج الوثائق ؟ كيف ؟
تقبل تحياتي الخالصة .

الجواب:
يجب على قسم الأرشيف المركزي أن يضع نظام داخلي لإتاحة الأرشيف لمختلف الإدارات يوضح شروط الإطلاع على الأرشيف وظروف الإتاحة حسب النقاط التالية:
- يجوز إتاحة الأرشيف لكل إدارة دافعة لا غير؛ أي يمكن لكل إدارة أن تطلع على الأرشيف الذي حولته إلى قسم الأرشيف المركزي.
- وبالمقابل لا يجوز إتاحة الأرشيف لأي إدارة أخرى.
- يجب على كل إدارة تعيين الشخص الموكل للإطلاع على أرشيفها، ولا يحق على شخص ثاني من الإدارة نفسها الإطلاع على أرشيف إدارته.
- يمكن الإطلاع على الأرشيف داخل قسم الأرشيف، ويجب تهيئة قاعة الإطلاع لهذا الغرض.
- كما يمكن أن تسحب الإدارة المعنية أي ملف للإطلاع في مكاتبها، ويجب على الأرشيفي أن يراقب محتوى الملف ذهابًا ثم إيابًا.
- إذا أرادت أي إدارة الإطلاع على أرشيف إدارة أخرى في نطاق العمل، يجب عليها أن توجه طلبها للإدارة المعنية أي الإدارة الدافعة التي تطلب الملف في الظروف الذي شرحناها في النقطة السابقة.
- ولا يمكن في أي حال من الأحوال أن يُسحب من قسم الأرشيف المركزي أي ملف من طرف إدارة لم تكون هي التي دفعته.
- يمكن للأرشيفي أن يضيف أي إجراءات أخرى يعتقد أنها تعزز حماية الأرشيف عند إتاحته.
وشكرًا.

[dureadi]

الارشفة الالكترونية للمستندات تكون بلون الابيض والاسودام الملون؟عاجل جداً

تتم عملية الأرشفة الالكترونية عن طريق الماسح الضوئي(Scan)
للمعاملات والمستندات بالون الأبيض والأسود واستخدام صيغة للصور الضوئية بأقل حجم ممكن للصور الممسوحة ضوئيا بالأبيض والأسود من استخدام الصور الملونة وذلك مما ينتج من توفير مساحات أقل للتخزين و سهولة تبادل المعلومات , مع توفير الوقت و انسيابية العمل داخل النظام بحيث تنتقل الوثائق عبر مراحل العمل بسلاسة. و تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة .و تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في السلطة وذلك باستخدام أنماط تم إعدادها لذلك. و القدرة على التعامل مع كافة أنواع البيانات، و إمكانية استخدام أساليب البحث المختلفة للعثور على البيانات المطلوبة وبأسرع وقت ممكن. وهل الارشفة الالكترونية حسب مقياس العالمي تكون ابيض واسود او ملون....؟؟ نأمل الرد في ذلك؟؟
حيث ان جعل أصول الوثائقالرسمية متوفرة فقط في الحوافظ. وذلك لعدم وجود أي نسخة أصلية أخرى تطبع للمستندات والمعاملات غير التي تكون في الحافظة.ووجود نسخة أصلية أخرى مطبوعة من المستندات والمعاملات المالية تخلق بلبلة ومشاكل نحن في غنا عنها. حيث أنة اليوم تتم عمليات (التزوير الالكتروني).
نأمل المساعد من خبير البوحوت السيد عبد الكريم حيث انني اعمل موظف الارشفة الالكترونية في مؤسسة حكومية , ونأمل المساعدة في قرار ذلك مع السلبيات والايجابيات وعلى اي اسس حسب المقايس العالمية ؟؟؟
الرجاء عاجلللللللللللللللللللل جداا

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
قبل أن نتكلم عن طريقة التصوير الرقمي للأرشيف، لنطرح على نفسنا سؤالاً جوهريًا:
هل يجب علينا القيام بالتصوير الرقمي لكل الوثائق التي ننتج؟ ولماذا؟
في الواقع لم أوصي نهائيًا بتصوير أرشيف المالية، لأن هذا النوع من الوثائق معني بالإتلاف بعد مرور 12 سنة من الإنتاج، أي بعد ما تنتهي مدة الحفاظ عليه لغاية المراقبة المالية، وهذا النظام معمول به في أغلب بلدان العالم.
والبعكس أوصي دائمًا بتصوير الأرشيف الاستيراتيجي : مثل ملفات الإدارة العليا التي تعكس على النشاطات الأساسية لأي مؤسسة، كما أوصي بتصوير أرشيف البنية التحتية، وأرشيف العلاقات الدولية، وأرشيف الحالة المدنية أي سجلات الإزدياد والوفايات والزواج والطلاق، وغيرها من الأرشيف الذي يجب حفظه بصفته أرشيف وطني تاريخي يسمح في المستقبل بكتابة تاريخ الدولة.
وأوصي بتصوير كل الملفات التي ذكرتها في شكلين: الشكل الإلكتروني، وشكل الميكروفيلم لنتمكن من حفظ الأرشيف الاستراتيجي في شكلين بديلين إضافة إلى الشكل الأصلي.
إن عمليت التصوير الرقمي عملية مكلفة عند إنجازها، ومكلفة أكثر لضرورة حفظ البيانات الإلكرترونية في المدى الطويل. لماذا نكلف نفسنا ونبدر أموالاً في إنجاز بديل إلكتروني لوثائق تتلف بعد مدة 12 سنة لا أكثر؟
أما فيما يتعلق بالسؤوال التقني: تصوير بالألوان أو تصوير بالأبيض والاسود بحجة التقليل من التكاليف وخفة ثقل البيانات الإلكترونية، هذه المبررات لم تقبل: يجب إنجاز بدائل إلكترونية للأرشيف تكون صورة طبق الأصل للأرشيف الأصلي، وإذا حذفت الألوان في وثائق أصلية ملونة يُعد هذا تزويرًا للأرشيف الأصلي.
إذا يجب اختيار الأرشيف الذي يفترض تصويره، وإنجاز بدائل ملونة أو بالأبيض والأسود حسب الوثائق الأصلية.

يمكنك الإطلاع على كتاباتي حول الأرشيف الإلكتروني في الروابط التالية:
1-دراسة أرشيفية 3: سياسة الأرشيف الإلكتروني
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9546

2- النقاط الأساسية لإدارة الأرشيف الإلكتروني وحفظه في المدى الطويل.
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=21668

وشكرًا.؛
عبدالكريم بجاجة
Abdelkrim Badjadja
Consultant en Archivistique
http://badjadja.e-monsite.com

[عبدالكريم بجاجة]

سبحان الله! أين هو السؤال؟ يتعلق الأمر بإعلان إشهاري حول خدمات مركز ليس لديه أي صلة مع علم الأرشيف.
الرجاء من إدارة المنتدى إلغاء هذا الإعلان التجاري غير المقبول في النقاشات العلمية والمهنية.
وشكرًا.

[زبيب فهيم]

السلام عليكم و رحمة الله
فيما يخص برنامج للتعامل مع الأرشيف أرشدك أخي الفاضل الى برنامج winisis فهو مجاني ومرن مع كل الاستعمالات للمزيد ...

[زبيب فهيم]

ال winisis مجاني عند unesco يا أستادنا

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة زبيب فهيم

ال winisis مجاني عند unesco يا أستادنا

تحية طيبة وبعد؛
أنا على علم بما تقترحه منظمة اليونسكو في مجال إدارة الأرشيف. قبل أن يظهر عنها نظام "وينيزيس"، صدر عن المنظمة برنامج "مينيزيس" وتابعت تدريب عن هذا البرنامج في تونس سنة 1991 لما كانت تونس تحتضن مقر جامعة الدول العربية.
وشكرًا على كل حال.