منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » اريد الحصول على استفسار حول المعالجة العلمية والفنية للارشيف

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Apr-13-2011, 09:59 PM   المشاركة1
المعلومات

لرقش سيف الدين
مكتبي جديد

لرقش سيف الدين غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 98372
تاريخ التسجيل: Dec 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 2
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي اريد الحصول على استفسار حول المعالجة العلمية والفنية للارشيف

السلام عليكم اريد الحصول على استفسار حول المعالجة العلمية والفنية للارشيف وكيف تتم عملية التثمين وشكرا












  رد مع اقتباس
قديم Apr-14-2011, 08:45 PM   المشاركة2
المعلومات

serine
مكتبي فعّال

serine غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 71418
تاريخ التسجيل: Jun 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 140
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي

p { margin-bottom: 0.21cm; } معالجة الأرشيف المتراكم و إعداد وسيلة البحث من خلال تجربة أرشيفية


تعاني معظم الهيئات الإدارية من الأرشيف المتراكم، و الذي عادة ما يكون موضوع على أرضية المخزن أو في علب كبيرة خاصة بالمنتجات التجارية أو في أكياس بلاستكية خاصة بالنفايات، و في حالات قليلة نجده في علب أرشيف، مع غياب أدني شروط الحفظ.

يشكل هذا الأرشيف عائقا كبيرا بالنسبة للإدارة التي لا تستطيع الإطلاع عليه أثناء حاجتها إليه، وقد يكلفها الكثير هذا التعثر في إيجاد الوثائق ماديا و معنويا.
كما يشكل أيضا للأرشيفي مشكلا أو عبئا يعيق عمله حين إستلام مهامه مباشرة.
وعليه سوف أتطرق في هذا الموضوع لكيفية معالجة الأرشيف المتراكم المنتمي للعمر الثاني ، فماهي الخطوات المتبعة لذلك ؟

I_
الإجراءات الأساسية التي يقوم بها الأرشيفي قبل المعالجة

I _1_
معلومات وجب معرفتها

1_
الإطلاع على النصوص التشريعية الخاصة بالهيئة الإدارية وذلك قصد معرفة:
_
الهيكل التنظيمي للإدارة أو المؤسسة منذ نشأتها إلى غاية السنة الجارية،
_
التغيرات التي أحد ثت على هذا الهيكل، لاستنتاج المصالح المضافة أو المحذوفة أو التي تغيرت تسميتها،
_
المهام الخاصة بكل مصلحة منذ نشأتها إلى غاية السنة الجارية.
2_
زيارة المصالح لمعرفة الوثائق المنتجة و المستلمة إسما و مضمونا على مستوى كل مصلحة .
3_
مخطط ترتيب أو تصنيف الوثائق أو الترتيب الذي يستخدم في ترتيب وثائق كل مصلحة.
4_
قصد الحصول على معلومات مفهومة و دقيقة، يستحسن للأرشيفي أن يبقى على إتصال مع موظف ذو خبرة يوضح له كل مبهم أثناء عمله.

I_2_
تهيئة الوسائل اللازمة لبداية المعالجة

1_
طلب توفير موظف أو موظفين لمساعدة الأرشيفي، و هذا حسب حجم الرصيد.
2_
وحدات الرفو ف وطاولات.
3_
إلصاق بطاقات على رفات وحدات الرفوف، مكتوب عليها أسماء مصالح الهيئة،
وعلى طرفي كل رفة السنوات الخاصة بالوثائق( تستنج السنوات من خلال
التشخيص الأولى للرصيد).
4_
توفير علب الأرشيف و ورق و خيط التغليف و الملفات الورقية .
5_
إعداد أوراق يكون طولها وعرضها يعادل ظهر العلبة، و عليها نكتب كل عناصر
الوصف الخاصة بوصف محتوى كل علبة و نسميها بطاقات الوصف، حيث تستعمل
كمسودات.
6_
مساسيك لتعليق بطاقات الوصف على ظهر العلب.


I_3 _
فرز و ترتيب الأرشيف الموضوع على أرضية المخزن حسب
المصالح

1-
فرز الأرشيف و ترتيبه على رفات وحدات الرفوف المجهزة سلفا لهذا الغرض(أنظر
النقطة ب من العنصر 3) حسب المصالح.
2_
ترتب وثائق كل مصلحة حسب نوعية الوثائق أو المواضيع التي تعالجها.
3_
يرتب كل نوع من الوثائق حسب السنوات ( الترتيب الزمني).
4_
تملأ الوثائق في العلب مع الكتابة على ظهرها البيانات التالية:
_
رقم العلبة ( ترقم العلب من 1إلى س)،
_
إسم المصلحة ،
_
نوعية الوثائق أومضمون العلبة بصفة عامة،
_
السنة أو السنوات القصوى لوثائق العلبة.
5_
في حالة و جود المكان داخل المخزن يخصص لكل مصلحة مكان إلى غاية بداية
عملية المعالجة.
6_
في حالة عدم و جود المكان، ترتب العلب كلها في نفس المكان، وإذا كان عددها كثير،
يصعب معه ملاحظة علب كل مصلحة، نقوم بإعداد مطبوع يتكون من البيانات التالية
في شكل جد ول:
_
المصلحة،
_
رقم العلبة،
_
رقم وحدة الرفوف الموجودة فيها العلبة ،
_
رقم الرفة الموجودة عليها العلبة ،
_
الترقيم الجديد للعلبة.
ندخل كل هذه البيانات في برنامج الورد(word ) ثم ننقر على الإيقونة (Icône) الخاصة بالترتيب الأبجدي، فتصبح العلب مرتبة حسب المصالح مع وضوح موقع كل علبة على الرفوف، و بالتالى نستطيع بدأ عملية المعالجة تدريجيا، مصلحة تلو الأخرى، أو حسب أولويات الإدارة.

II_
المعـــالجة
1_
فتح العلبة والإطلاع عليها، لمعرفة إن كانت تحتوى على موضوع واحد أو عدة
مواضيع، أو نوعية واحدة من الوثائق أو عدة أنواع وثائق.
2_
فرز محتوى العلبة لفصل الوثائق المعدة للحفظ عن الوثائق المعدة للإتلاف.
3_
ترتيب وثائق العلبة إن لم تكن مرتبة، وتقريبا دائما نجد أثر الترتيب الذي أعتمد في
الإدارة، و إلا يجب أن نسأل المصلحة المنتجة.
4_
الوصف: استخراج المعلومات الأساسية للوثيقة أو الملف، و المتمثلة في:
_
منتج الوثيقة ،
_
عنوان الوثيقة أو التسمية ،
_
السنوات القصوى ،
_
الوعاء في حالة وجود وعاء آخر غير الورق،
_
كل ملاحظة يراها الأرشيفي مهمة، أو تخدم الهيئة الإدارية .
5_
نقوم بتكوين جملة طبيعية من العنصرين الأوليين، و تكون الصياغة على الشكل
التالي:
"
عنوان الوثيقة" ثم نكتب "أنجزمن طرف" أو "أعدّ من طرف" ثم نذكر "المنتج" ثم تضاف الملاحظات والسنة أو السنوات القصوى لإنتاج الوثائق.
6_
تدّون هذه المعلومات على بطاقات الوصف( المسودة) المذكورة سابقا، إضافة إلى رقم العلبة الذي يعتبر ضروري جدا، لأنه هو الرابط بين العلبة و وصفها.
7_
نعلق بطاقة الوصف على ظهر العلبة بواسطة مساسيك، و نرجع العلبة لمكانها.
8_
نكمل وصف محتوى كل العلب بنفس الطريقة إلى غاية آخر علبة.
9_
ننزع كل بطاقات الوصف من ظهر العلب، ثم نرتبها إلى مجموعات حسب:
_
نوعية الوثائق أو المواضيع أو الملفات التي تعالجها المصلحة، ثم حسب السنوات

III_
تحرير وسيلة البحث

1_
لتحرر وسيلة البحث نعتمد مطبوع جدول الدفع باعتبار أن هذا الأرشيف ينتمي
للعمرالثاني.
2_
كتابة وصف كل علبة في مطبوع جدول الدفع وفقا للترتيب الجديد لبطاقات الوصف
المذكور في النقطةII _.9
3 _
نعيد ترقيم العلب حسب الترتيب الجديد على جدول الدفع ، وعليه ينتج لدينا مخطط
ترتيب لجدول الدفع حسب نوعية الوثائق أو الملفات و حسب السنوات.
4_
إعداد الكشافات والتي تضاف في آخر جدول الدفع من أهمها:
_
كشاف الكلمات الدالة،
_
كشاف الأسماء،
_
و أخرى تكون حسب نوعية الرصيد.
5 _
نعدّ مقدمة نوضح فيها كل التغيرات التي أحدثت على المصالح من خلال الهياكل
التنظيمية، و نذكر كذلك أن هذا الرصيد من المتراكمات، و كذا كل المعلومات التقنية
التي تساعد في فهم محتوى جدول الدفع.
6_
ترقيم العلب:نعتمد الترقيم المستعمل في الأرصدة المدفوعة، و الذي يتكون من، رقم
الدفع/ سنة الدفع/ رقم العلبة.

نستنتج كل من رقم الدفع و سنة الدفع بالطريقة التالية :
_
نستخرج السنوات القصوى للرصيد المعالج، ثم نضيف 5 سنوات للسنة القصوى،
والسنة الناتجة نعتبرها سنة الدفع، أما رقم الدفع فنعتمد الرقم واحد (01)، كون هذا
الرصيد أول رصيد معالج من المتراكمات.
7_
ينقل الرصيد للمخزن.
8_
يسجل في جدول الدفع الترميز المكاني للرصيد و لكل علبة و يكون على الشكل التالى:

أ_ الرصيد :
رقم المخزن أ/رقم وحدة الرفوف س/ ورقم الرفة سَ إلى رقم المخزن أ /رقم وحدة الرفوف ع/ ورقم الرفة عَ
ب_ العلبة :
رقم المخزن أ/ رقم وحدة الرفوف... /رقم الرفة....
9_
يسجل الرصيد في سجل خاص بتسجيل الأرصدة المتراكمة، أو يسجل في مكان جزء
خاص في سجل الدفع، مع ذكر أن هذا الرصيد من المتراكمات، أو القيام بأي إجراء
آخر، المهم هو تسجيل الرصيد لإيجاد أثره في وثائق المكتب.
و بالتالى فإن جدول الدفع في هذه الحالة يعتبر كوسيلة بحث فقط، و ليس وثيقة إثبات
تحويل الوثائق من الجهة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف












التوقيع
ابتسم فالابتسامة مفتاح القلوب

  رد مع اقتباس
قديم Nov-07-2016, 04:22 PM   المشاركة3
المعلومات

عبد الحق الجزائري
مكتبي جديد

عبد الحق الجزائري غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 134889
تاريخ التسجيل: Dec 2014
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 3
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي adel.algh@hotmail.fr

السلام عليكم.
شكرا على هذه المعلومات القيمة يا أستاذة الكريمة.

سؤال
من يقوم بالجدول الدفع للأرشيف المتراكم؟

هل من شرح للمعيار الدولي iso15489 بالأرشيف ؟












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدلالية (Tags)
larguechesif@yahoo.fr


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع


الساعة الآن 06:10 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين