[محمد حسن غنيم]

كلما زاد تعاطينا للأدوات الرقمية، وأقبل العالم أكثر على مجتمع المعلومات، زاد تعطشنا إلى الورق، أو بالأحرى إلى طباعة مخرجات «الثقافة الرقمية» على الورق. مثلاً، بين عامي 1992 و2002، ارتفع استهلاك العالم من الورق، والمنتجات الورقية بشكل عام، من 250 مليونا إلى 325 مليون طن.
وإليك هذه القصة المعبرة:في وكالة إعلانات أمريكية، اسمها «شيات داي»، أقدم رئيس الوكالة على إجراء تغيير جذري في آلية العمل المتبعة لدى موظفيه، خاصة بعد إدراكه أن حشرهم داخل «علب»مع أجهزتهم وأوراقهم، أثر، سلبياً، على ذهنيتهم.فالأماكن المغلقة الضيقة، تجلب معها ذهنية مغلقة ضيقة.ولذلك، تصور أنه بإخلاء المساحات المزدحمة بالأوراق، ستزداد ذهنية الموظفين صفاءً، ومن ثم تزداد قدرتهم على الإبداع والابتكار.وعليه، تمت إعادة تصميم المكاتب، وأزيلت كل خزائن الملفات، ولم يترك سوى عدد محدود من المقاعد، مع تخصيص غرفة بسيطة في أثاثها للاجتماعات، وأمر بالتخلص من كل مكان أو حيز يمكن الاحتفاظ فيه ولو بورقة صغيرة.كانت الأوامر صارمة قاطعة:«ممنوع منعاً باتاً استخدام الورق».بعد هذه التغييرات، كيف جاء رد فعل الموظفين؟ هل استجابوا للفكرة، أم تحايلوا عليها؟
حاول الموظفون، بداية، التكيف مع البيئة الجديدة، دون أن ينسوا إعادة تركيبها بما يتوافق وراحتهم وعاداتهم.أحدهم، وكانت سيدة، اشترت عربة أطفال وحولتها إلى خزانة وطاولة تضع عليها الملفات، في حين تراكمت الملفات فوق المقاعد الخلفية في سيارات أغلب الموظفين، وبات من المعتاد أن يتحرك الموظف بين مبنى الوكالة وسيارته لإحضار هذا الملف أو حفظ ذاك.
وانتهى الأمر بفشل ذريع، لم يطل الفكرة فحسب، بل عم الوكالة التي اضطر صاحبها إلى بيعها في النهاية لأحد المنافسين، وبادر المالك الجديد للوكالة برد الأمور إلى نصابها الطبيعي.السؤال باختصار:لماذا لم تنجح التكنولوجيا في إزاحة الورق من بيئات العمل، رغم كل هذا التقدم في أدواتها، ورغم نجاحها البارز في فعل ذلك مع أشياء أخرى كثيرة؟

* تقبل شركات عديدة، هذه الأيام، على تطبيق سياسات «المكتب النظيف»، والتي تلزم الموظفين بإزالة كل ما يتعلق بالعمل من أوراق وملفات وأدوات وخلافه من المكتب مع نهاية يوم العمل. ولعل السبب الذي يدفع تلك الشركات، في تحليل أحد الخبراء، هو الهاجس الأمني.فهناك تصور عام بأن حفظ الملفات والمستندات وكل متعلقات العمل بعيداً عن الأعين يحمي أصول الشركة من العبث بها أو سرقتها أو السطو عليها.لكن من واقع الدراسات الميدانية التي أجريت في هذا المجال، تبين أن هذه السياسات لم تمنع بشكل نهائي «الاختراقات الأمنية» داخل مؤسسات العمل. ومن هنا، برزت الحاجة إلى تطبيق فكرة «المكتب اللاورقي».paperless office، والتي تعتمد على الاستغناء عن كل ما هو ورقي، وإحلاله بكل ما هو إلكتروني.
كما كان للتغيير العارم الذي أصاب مؤسسات العمل بفعل التقدم التكنولوجي، خاصة مع بداية تسعينات القرن المنصرم، أثر كبير في دفع كثيرين إلى الاعتقاد بإمكانية الاستغناء تماماً عن الورق، خاصة أن الملف أو المستند الورقي يعيبه نواقص عديدة، منها مثلاً تكلفته المادية، عدم تمتعه بذاكرة ذاتية كتلك التي تتمتع بها أجهزة الكومبيوتر، ثم هناك استحالة إنشاء شبكة مترامية الاطراف بين كل أوراق الشركة مثلما نجد في الشبكات الإلكترونية التي تربط بين كل الأجهزة، وتدمجها تحت أيقونة واحدة، بمجرد نقرها، يمكن للمستخدم أن ينتقل من جهاز لآخر بحرية وسلاسة.
لذلك لم يكن مستغرباً أن يتنبأ أحد مفكري العصر الرقمي، وهو باول سافو، مدير «معهد المستقبل» الأمريكي، بأن «المستقبل يحمل بين جناحيه المستقبل اللاورقي».في نبوءته تلك التي أعلنها، عام 1992، قال سافو ان الورق «سيتحول إلى استعارة أو رمز، حيث ستظهر أدوات تقنية تأخذ نفس شكل الورق، وما هي بورق، مثل المفكرات والأقلام الإلكترونية.وسوف يحل الورق الإلكتروني محل الورق العادي في كل الأنشطة الإنسانية بعد عقد من الزمن».غير أن الواقع خذل كل توقعات سافو، رغم كل هذ التقدم التقني، ورغم اجتياح الأدوات الرقمية والإلكترونية كل جوانب حياة الإنسان المعاصر.
غير أن هناك عوامل أخرى تحدد، أو تعوق إن شئنا الدقة، تحقيق تلك الفكرة بنجاح.مثلا، هل يتعلق الأمر بإصرار الإنسان المعاصر على التمسك ببعض أشياء الماضي، رغم حرصه البادي على التمدن واستخدام أحدث منتوجات العالم الرقمي؟ بمعنى آخر، هل يفوق ولاء الإنسان لأشياء الماضي حرصه على اقتناء كل جديد؟ بالنسبة للورق، هذا صحيح.ولعل هذا ما حدا بالباحثين البريطانيين، ريتشارد هاربر وآبيجيل سيلين، إلى تأليف كتاب عن سطوة الورق، وفشل التكنولوجيا في إزاحته من طريقها، رغم نجاحها في أن تفعل ذلك مع أشياء أخرى كثيرة.في هذا الكتاب، اسمه «أسطورة المكتب اللاورقي»، شرح الباحثان باستفاضة، مدعومة بإحصاءات ودراسات ميدانية وتجارب عملية، أسباب تمسك الإنسان المعاصر بالورق، رغم إغراقه في بحر من التقنيات التي يمكن أن تنفذ كل ما يريد من مهام أو أعمال.

تجارب واقعية
كان للحكومة البريطانية تجربة مع الورق تعد من أكثر التجارب التي نفذت في هذا المجال جسارة. فقد رصدت، عام 2001، 200 مليون جنيه استرليني، ثم رفعت هذا الرقم إلى 290 مليونا بعد فترة وجيزة، لإنشاء أول مدرسة تستغني عن الورقة والقلم استغناءً تاماً. ماذ حدث بعدها؟ أنشئت المدرسة، وسارت التجربة، ثم انتهت بأن وقف أحد المشرفين على تنفيذ الفكرة، ولوح من فناء المدرسة بورقة وقلم، فأدرك الخبراء ووسائل الإعلام البريطانية، حينها، أن الفكرة فشلت، وأن الورق عائد إلى المدرسة، ولو بعد حين.
كما سعى صندوق النقد الدولي نحو تعميم فكرة المكتب اللاورقي، وإن كان بدرجة أخف لا تستغني تماماً عن الورق، بل ترشد من استخدامه وتحد من انتشاره السرطاني.انفق الصندوق، في محاولته تلك، حوالي 70 مليون دولار، على مدار خمس سنوات، وبمعدل 18 ألف دولار لكل موظف سنوياً، أما النتيجة فجاءت خلاف كل التوقعات المدروسة؛ إذ زاد الاعتماد على الورق أكثر عن ذي قبل.فقد قضى 25 موظفاً، 16 خبيراً اقتصادياً، و7 موظفين إداريين، وباحثان حوالي 86 في المئة من أوقات العمل في التعامل مع المستندات الورقية، وأوضحوا أنهم يفضلون الورق على الكومبيوتر نظراً لسهولة نشره على أسطح المكاتب، ووضع مختلف التعليقات على الهوامش دون العبث بالنص الأساسي، إلى جانب سهولة تبادل التقارير والمستندات الورقية بين الأيدي أثناء الاجتماعات.
وأجرى نفس الباحثين تجربة لقياس تأثير الورق والكومبيوتر على طريقة أداء الفرد لعمله.شارك عشرة أفراد في التجربة، استخدم خمسة منهم الورقة والقلم، فيما استخدم الخمسة الآخرون الكومبيوتر.أما المهمة المطلوبة من الفريقين، فهي تلخيص عدد من التقارير.
استطاع الفريق «الورقي»أن ينشر تقاريره على المكتب، وأبرز سرعة وكفاءة ملحوظة في التنقل من تقرير لآخر، وتدوين التعليقات على هوامشها بسهولة.أما الفريق «الإلكتروني»، فقد اضطر لفتح عدد كبير من النوافذ على شاشة الكومبيوتر، متنقلاً من نافذة لأخرى، حيث التجول داخل المستند، من أعلاه لأسفله، وسحب النص من مكان لآخر، أو نسخه ولصقه هنا أو هناك، فكان البطء والملل.وانتهت التجربة بأن أحد أعضاء الفريق الإلكتروني صرخ ساخطاً في وجه الكومبيوتر، فكانت صرخته تلك أبلغ دلالة على محصلة المقارنة بين العمل الورقي ونظيره الإلكتروني.
جانبان سيكولوجي وفني
لكن لماذا يتمسك الأفراد بعادة نشر الأوراق على المكتب؟ لماذا يتركون الأوراق تنتشر على مكاتبهم كالسرطان، ولا يحرصون على تنظيمها أو أرشفتها، أو حتى الاستغناء عنها تماماً؟ درست عالمة النفس أليسون كيد، أثناء عملها في مختبرات شركة هيوليت باكارد، هذه المسألة بعمق، وبعد أن أسست شركة خاصة بها لمساعدة مؤسسات العمل على استخدام التكنولوجيا في تطوير أفكار جديدة، أجرت مقابلات شخصية مع 12 موظفاً، وناقشت معهم كيفية استخدامهم للمعلومات، للورق، لأجهزة الكومبيوتر.
انتهت كيد من دراستها ووضعتها في بحث حمل عنوان «علامات موظفي المعرفة»، حددت فيها الفارق بين فئات الموظفين، حيث فئة «موظفي المعرفة» وفئة «الكتبة العاديين».وطبقاً لملاحظاتها الميدانية، اكتشفت كيد أن موظفي الفئة الثانية يستخدمون المعلومات، ولتكن طلبات الشراء الخاصة بالعملاء، في تسيير آلية العمل داخل الشركة، في حين أن موظفي المعرفة قد يستخدمون نفس المعلومات من أجل تطوير أدائهم في العمل. هنا تظهر أهمية الورق عن الكومبيوتر، حيث يحرص موظف المعرفة على تدوين ملاحظاته على المستندات التي يطالعها يومياً، ويعتبر هذه الملاحظات جزءا لا يتجزأ من محاولاته «المستميتة» للترقي.
سيكولوجياً، هناك علاقة وثيقة الصلة بين الموظف وهذه الأكوام الورقية المبعثرة على مكتبه، فكلما زادت الأوراق، وتناثرت هنا وهناك، دل ذلك على «مكانة» الموظف وحجم انشغاله واستغراقه في العمل.وهذه الوظيفة لا يمكن أن توفرها أجهزة الكومبيوتر، بل ان الجلوس إلى الكومبيوتر لفترة طويلة قد يعطي انطباعاً سلبياً عن الموظف، فيظن مديره أنه يتصفح الإنترنت، أو يفحص بريده الإلكتروني، أو يتبادل المحادثات مع آخرين عبر برامج الدردشة، أو يستعرض مواقع الترفيه والتسلية.
وفنياً، عندما يحاول مديرو الشركات إحلال الكومبيوتر مكان الورق في كافة مهام العمل، تقع أخطاء قاتلة تتسبب، من ناحية، في تعطيل مثل هذه المشروعات، ومن ناحية ثانية، في زيادة الاعتماد على الورق.ولإحدى شركات الاتصالات البريطانية تجربة واقعية تثبت صحة هذه الفرضية.فقد قرر صاحب هذه الشركة القضاء على كل ورقة يستخدمها مندوبو المبيعات، وإلزامهم بالاعتماد على الكومبيوتر في كل تفاصيل عملهم.وبدلاً من الاعتماد على آلاف الملفات الورقية، أنشئت قاعدة بيانات يمكن الرجوع إليها للحصول على المعلومات المطلوبة.
سار الجانب الفني في المشروع على ما يرام. غير أن المعلومات التي كان يدخلها مندوبو المبيعات في قاعدة البيانات كانت معلومات مبهمة، وعديمة النفع.واكتشف المسؤولون بعدها أن المشروع لم ينتبه جيداً إلى طبيعة المهمة الحساسة التي تقوم بها الملفات الورقية لدى مندوبي المبيعات.فقد اعتقد المسؤولون أن مندوب المبيعات يعتمد على الملاحظات التفصيلية لطبيعة المؤسسة العمل التي ينتمي لها العملاء، وأي معلومات أخرى من هذا القبيل.
إلا أن المعلومات المهمة لدى مندوب المبيعات، في واقع الأمر، هي تلك التي تتعلق بالجوانب الشخصية للعميل، مثل هواياته واهتماماته، وهي المعلومات التي «يلعب» عليها المندوب في الفوز بصفقة ما مع العميل.ولأن هذه المعلومات تعد في نظر مندوبي المبيعات من قبيل «الأسرار العسكرية»، فإنه يتجنب وضعها في أي قاعدة بيانات حتى لا يشاركه فيها أي من زملائه. لذلك، امتلأت قاعدة البيانات التي أسستها الشركة، بديلاً عن الدولاب الورقي، بمعلومات عديمة القيمة.
وحدثت تجربة مماثلة في الشرطة البريطانية.إذ قرر مسؤولو وزارة الداخلية البريطانية تزويد أفرادها بأجهزة كومبيوتر محمولة، يحملونها أينما ذهبوا، من أجل تدوين المعلومات التي يدلي بها شهود العيان في أي حادث، مثلاً.بعد فترة من الوقت، لوحظ أن البيانات والمعلومات التي يدونها أفراد الشرطة رديئة للغاية، فالكتابة إلى الكومبيوتر تتطلب متابعة الشاشة، وبالتالي الانصراف عن النظر إلى وجه شاهد العيان، وهذه نقطة أساسية في التحريات وأخذ أقوال الشهود. فالمحققون، أو حتى الصحافيون الذين يجرون المقابلات الصحافية، لا بد أن يتابعوا «عيون» محدثيهم، واستخدام الكومبيوتر في هذه الحالات، أياً كان حجمه أو كفاءته، يحول دون تنفيذ ذلك، أما الورق، فهو الوسيلة الآمنة والأكفأ.
العمل الإلكتروني، لا شك، صاحب إنجازات هائلة وعظيمة النفع في مجالات عديدة، وهذا هو السبب الذي يغري أصحاب مؤسسات العمل بتطبيق فكرة المكتب اللاورقي.لكن التحدي الحقيقي يظهر عند محاولة تطبيق فكرة المكتب اللاورقي على «الجوانب الحساسة المهمة» في أي عمل أو نشاط مهني.فالكومبيوتر يكون أكفأ أداة عندما يوضع في المكان المناسب، ويكون أكبر عبئاً على الأداء والكفاءة والسرعة والدقة، وهذه من المفارقات الغريبة، حين يوضع في غير «ملعبه» .

مزايا مفترضة للمكتب اللاورقي

* كان من المفترض أن تزيح أجهزة الكومبيوتر الورق من كافة بيئات العمل؛ لكن الواقع ينبئنا بأن ما حدث هو العكس تماماً. فرغم اتجاه أكثر مؤسسات العمل نحو صب مهام العمل ووظائفه المتنوعة في نظم إلكترونية تستغني، في أكثر جوانبها، عن الورق، بل أحياناً عن العمالة البشرية؛ فما زال الإقبال على استخدام الورق قائماً، بل يزيد يوماً بعد يوم ليضعنا أمام مفارقة جد مدهشة.
ومع كل، ما زال الاعتقاد راسخاً في بيئات العمل المهنية الاحترافية بأن الوقت قد حان لأن تتحول فكرة «المكتب اللاورقي» إلى حقيقة قائمة على أرض الواقع، لا مجرد خيالات أو محاولات فردية لا تقوى على البقاء إلا لفترة محدودة، حتى إذا كان المعنيون بالأمر لا يفقهون شيئاً عن مهارات الكومبيوتر وتطبيقاته المتنوعة. والمدارس الحديثة في الإدارة وتنظيم الأعمال تري أن التمسك بدولاب العمل الورقي يعد من مخلفات البيروقراطية العتيقة التي لا تتنافر مع فلسفة العصر الرقمي ومجتمع المعرفة والمعلومات لكن ما الدافع من وراء محاولات نشر فكرة المكتب اللاورقي وإخراجها إلى حيز التنفيذ؟ إليك الأسباب، أو قل المغريات، التي تدفع هذه الشركة أو تلك المؤسسة إلى ترجمة المكتب اللاورقي إلى حقيقة واقعية.. ناجحة بكل المقاييس.

الفعالية
فوضى الأوراق لا شك أنها مضيعة للوقت والجهد في بيئات العمل الناجحة.صحيح أنك قد تكلف سكرتيرك بتنظيم هذه الأكوام الورقية المتراكمة منذ وقت بعيد، غير أن هناك مهام أكثر أهمية وحيوية مطلوبة من سكرتيرك، وتكليفه بمهمة تنظيم الأوراق سيؤثر سلباً على التزاماته وواجباته، وقبل كل هذا وقته.ومن فرط التخصص والتنوع الذي حل بنوعية الوظائف في مجتمع المعرفة والمعلومات، أصبح السكرتير الماهر عملة نادرة، قلما أمكن العثور عليها بسهولة؛ وإن وجدت، فمن الحماقة تضييعها في أعمال مثل تنظيم الأوراق ومعالجة النفايات الورقية التي تثقل ذهن صاحبها قبل أن تزحم مكان العمل.

قابلية التنقل
المكتب اللاورقي معناه مكتب محمول يمكنه أن تنتقل به من مكان لآخر في حقيبتك. المكتب اللاورقي معناه مكتب يمكنك العمل عليه في أي مكان، في أي وقت.وكل هذا له مزايا عملية ومادية، بل حتى اجتماعية.فالمكتب اللاورقي، أو المكتب الرقمي، مكتب تأخذه معك إلى البيت، وتمارس من خلاله كافة أعمالك، وبالتالي تزيد نسبة الوقت الذي تقضيه وسط عائلتك.

الأمن
لقد ولجنا عصراً باتت المعلومة فيه قوة، وسلعة لها ثمنها.وكصاحب عمل أو موظف، المعلومات التي تعالجها كل يوم في عملك تعد من أهم الأصول التي يجب أن تضرب حولها الأسوار الأمنية لحمايتها من السرقة أو الاختلاس.وإذا كانت هذه المعلومة محفوظة في «وسيط ورقي»، فإنك بذلك تلقيها في عرض الطريق لمن شاء التقطها، ومن شاء فاتها.أما المكتب اللاورقي، فإنه يوفر وسيط حفظ وتخزين «رقمي»، يتيح لك تشفير كل كبيرة وصغيرة في عملك، وبالتالي تصعب على من يريد اختراق معلوماتك القيمة مهمة سرقتها أو اختلاسها.

التكلفة
يوفر المكتب اللاورقي أموالاً طائلة تنفق على شراء الأوراق، وخزانات حفظ المستندات الورقية، ورواتب موظفي الأرشيف الورقي، وابتياع الأدوات المرتبطة بدولاب العمل الرقمي، من أقلام وأحبار وطابعات وخلافه.وإذا كنت ستعمل من داخل مكتب اللاورقي، فهذا يعني أنك ستجري كافة اتصالاتك إلكترونياً، وبالتالي ستوفر التكاليف التي تنفق على المراسلات الورقية.والوقت في المكتب اللاورقي الرقمي له قيمة بالغة، بل يعد الوقت، في بعض الأحيان، هو الفيصل في الفوز بصفقة عمل ما، وهذا أمر وثيق الصلة بالتكلفة المادية؛ وإن بشكل غير مباشر .

محمد حسن غنيم
المصدر
http://www.al-majalla.com/ListNews.a...=2&&Ordering=5

[jabri]

شكرا أخي محمد على هذه المقالة،

واتفق معك على أن الورق أمر لا بد منه مهما كان توجهنا نحو الملفات الإليكترونيه. كما أن هنالك شركات تسعى إلى إنتاج شاشات كمبيوتر شبيهة بالورق ، حتى تتقرب بانتاجها هذا إلى المستخدمين.


تحياتي
أحمد الجابري