[ام السوالف]

أي شيء يحدث داخل المكتبة أو خارجها يتصل مباشرة أو غير مباشرة بالتاثير الذي يمكن للمكتبة أن تحدثه على جمهور مستخدميها. والأغلبية العظمى من جمهور المستفيدن بالمكتبة يجب أن تعبر عن آرائها فيما يتصل بنوعية وفاعلية الخدمات التي تقدم لها.

ويقصد بالعلاقات العامة تنظيم وممارسة العلاقات بين المنظمة والمجتمع الخارجي بصفة عامة وجمهور المستفيدين والمتعاملين مع المكتبة بصفة خاصة على أساس من الصلات الطيبة والفهم المتبادل. ويددخل العاملين في المنظمة ضمن المجتمع الذي تتعامل معه وظيفة العلاقات العامة باعتبارهم جزءاً من المجتمع الذي توجد فيه المنظمه.
من هذا المنطلق ترتكز الوظيفة الأساسية للعلاقات العامة في المكتبة أو مركز التوثيق والمعلومات حول( تعريف وتقديم المجتمع للمكتبة والمكتبة للمجتمع ).

دعائم العلاقات العامة

1- الاشتمال على طرفين كلاهما مؤثر ومتاثر في الوقت ذاته.
2- اتساع مجال العلاقات العامة المكتبية واشتمالها على كافة الاتجاهات والمؤثرات فتتصف بالشمول والعمومية والايجابية وتقوم على التغذية المتبادلة.
3- ارتكاز العلاقات العامة على مبادئ أخلاقية واضحة تنمي الثقة والاحترام المتبادل بين الطرفين.
4- الاعتماد على الجانب الإنساني في العلاقات العامة من حيث تنمية المستخدمين وإجابة احتياجاتهم من المعلومات وتحسين ظروف العمل للعاملين بالمكتبة.
5- استخدام وسائل تعبير متغيرة لمقابلة البرامج المعتمدة على التحليل والتأثير والتفسير.

مراحل تخطيط برامج العلاقات العامة:

المرحلة1: تحديدأهداف البرنامج بما يتمشى مع رسالة وأهداف المكتبة.

المرحلة2: تجميع البيانات والحقائق المتصلة بجمهور المستخدمين واتجاهاتهم.

المرحلة3: وضع الخطة المناسبة والبرامج المختلفة للعلاقات العامة للإجابة على الأسئلة التالية:
* هل يرد من العلاقات العامة خلق مناخ أفضل لعمل مكتبة؟
* هل تهدف العلاقات العامة تغيير الإتجاهات نحو المكتبه؟
* هل يهدف العلاقات العامة إلى اعلام الجمهور بأنشطة المكتبة وخدماتها؟
* ما هي الأولويات التي يجب التركيز عليها في برامج العلاقات العامة؟
* ماهو الوقت الذي يستغرقه البرنامج المناسب للعلاقات العامة؟
* ماهي الموازنه المطلوبه لتمويل أنشطة العلاقات العامة؟

المرحلة4: تقرير سبل وقنوات الاتصال لنقل وتبادل المعلومات من وإلى الجمهور المستخدمين.

المرحلة 5: تقويم خطة العلاقات العامة أي تقدير الموقف أو البرنامج والحكم على مدى فاعليته وكفاءته.


دور العلاقات العامة في توطيد العمل المهني بالمكتبات

يمكن أن يكون العمل المكتبي والتوثيق في جميع مراحله محكاً للعلاقات والصلات بين جمهور المكتبة والعاملين بها.

ففي مجال التزويد وبناء مصادر المكتبة يكون لآراء الجمهور المكتبة فائدة كبيرة في التطوير والاختيار وخاصة بالميادين العلمية المتصلة باحتياجاتهم واهتماماتهم الحالية وبذلك تشجيعهم في ابداء توصياتهم باقتناء المطبوعات والوثائق التي تنمي المكتبه وفي امكانياتها الاجابه على الاستفسارات.
ومجال الإعارة بالمكتبات يعتبر جزءا هاما من عملها ولكنه يهمل على الدوام ويشرف عليه أشخاص غير مؤهلين مهنيا باعتبار أن هذا عمل روتيني صرف وهذا يعاكس الواقع فالإعارة عمل فني يعتمد على دراسة نفسية القارئ وإراحته ووضع النظم الحديثة التي تنظم عملية الاعارة التي تراعي الاقتصاد في الوقت والجهد الذي يضيع بالبحث عن الكتب او انتظارها.
وخدمة المراجع ومساعدة المستخدمين على كيفية البحث فيها واستخراج مايحتاجون اليه تعتبر من الوظائف الأساسية للمكتبات عن طريقها ينعكس الوضع المهني الذي يقوم به أمين المكتبة وهي قمة العلاقات العامة بالمكتبة أو مركز المعلومات والتوثيق.

يتضح من هذا العرض أنه يمكن أن تنبع أعمال المكتبة صوراً هامة ومفيدة لتوطيد علاقاتها مع جمهورها. على ان العلاقات العامة لكي تكون فعالة ومجدية لابد من توفر مجموعة من المتطلبات الأساسية التي تعتبر ضرورية لأي خدمة فعاله:
* إدارة مكتبية رشيدة وذات علاقات طيبة.
*مجموعة مناسبة وملائمة من الموارد المكتبية .
*اخصائيون متخصصون ومعدون إعدادا مهنيا سليماً.
*مباني ملائمة ومصممة بغية راحة المستخدمين.
*تمويل مناسب.


انتهى..

المرجع:

الإدارة العلمية للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات
تأليف: محمد محمد الهادي
الناشر: المكتبة الأكاديمية
ط2 /منقحة ومزيدة
1990
القاهرة

[هدى العراقية]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
مشكورة اختي ام السوالف على هذه الجهود المتميزة والمفيدة موضوع جيد وشرح وافي جزاك الله الف خير والله لا يحرمنا منك ومن عطاءك الدائم

تقبلي تحياتي

اختك
هدى

[ام السوالف]

تسلمين اختي هدى

[الاء المهلهل]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..

اختي الحبيبة تحية طيبة ..

شكرا على هده المداخلة التي تثري المنتدى وتزيد من قيمته العلمية ..

الله يعطيك الصحة ..

اختكم الاء...

[رهف أحمد]

مشكورررررررررة اختي على الموضوع الشيق والجميل

[د.محمود قطر]

الترويج Promotion

كلمة الترويج مشتقة من الكلمة العربية (روج الشيء) أي عرّف به ، وهذا يعني أن الترويج هو الاتصال بالآخرين وتعريفهم بأنواع السلع والخدمات التي بحوزة البائع .

ويتغلب الترويج على مشكلة جهل المستهلك بتقديم المعلومات عن المشروع ، السلعة (أو الخدمة) ، العلامة التجارية ، الأسعار، استخدامات السلعة (أو الخدمة) كما يتغلب النشاط الترويجي على تردد المستهلك بالعمل على إقناعه وخلق الجو النفسي الملائم والذي من خلاله يتقبل المستهلك ما يقدم إليه من سلع وخدمات([1]).

3/4/1 – أهداف الترويح :
لا شك أن الترويج هو شكل من أشكال الاتصال بالمستهلكين ، ومن خلال الترويح يتم إيصال المعلومات المناسبة إليهم والتي تدفعهم وتشجعهم على اختيار ما يناسبهم من السلع (أو الخدمات) التي يقومون بشرائها ، لذلك يمكن أن يحقق الترويج ما يلي :
1.تعريف المستهلكين بالسلعة أو الخدمة ، خصوصاً إذا كانت السلعة أو الخدمة جديدة ، حيث يعمل الترويج على تعريفهم باسم السلعة (أو الخدمة) ، علامتها التجارية ، خصائصها ، منافعها وأماكن الحصول عليها ، وهكذا.
2.تذكير المستهلكين بالسلعة أو الخدمة ، وهذا يتم بالنسبة للسلع القائمة والموجودة في السوق ، حيث يحتاج المستهلك الذي يشتري السلع أصلاً إلى تذكيره بين فترة وأخرى ، وكذلك المستهلكين ذوي المواقف والآراء الإيجابية لدفعهم لشراء السلعة ، وبالتالي يعمل الترويج على تعميق درجة الولاء نحو السلعة وقد يمنعهم من التحول إلى السلع المنافسة .
3.تغير الآراء والاتجاهات السلبية للمستهلكين في الأسواق المستهدفة إلى آراء واتجاهات إيجابية .
4.إقناع المستهلكين المستهدفين والمحتملين بالفوائد والمنافع التي تؤديها السلعة أو الخدمة مما يؤدي إلى إشباع حاجاتهم ورغباتهم .

3/4/2- عناصر المزيج الترويجي :
تتكون عناصر المزيج الترويجي من : البيع الشخصي ، والبيع غير الشخصي ومن أمثلته : ترويج المبيعات ، العلاقات العامة ، الدعاية .

البيع الشخصي : Personal Selling
هو عبارة عن الإجراءات لإخبار وإقناع العملاء بشراء سلعة أو خدمة ما من خلال الاتصالات الفردية في عملية تبادلية بين البائع (رجل البيع) والمشتري (المستهلك) .
وتحدد أهداف البيع الشخصي بثلاث مجاميع رئيسية مهمة هي :
1.البحث عن العملاء .
2.إقناع العميل بالشراء .
3.أن يكون المستهلك قانعاً "وراضيا" عن عملية الشراء هذه .

ترويج المبيعات : Sales Personal
هو جزء من النشاط البيعي الذي يعمل على التنسيق بين الإعلان والبيع الشخصي بطريقة فعالة . ومن الطرق المستخدمة لتنشيط المبيعات : غلاف السلعة ، العينات المجانية، الكوبونات ، الطوابع . وتعتمد الكثير من حملات ترويج المبيعات على المحفزات ، ومن خلال عنوان ترويج المبيعات نفهم أن الهدف هو زيادة حصة المبيعات التي قد تتوقف عند مستوى معين وفي منطقة محددة ومن وسائلها أيضا : الهدايا الترويجية ، الهدايا التذكارية ، العروض التجارية وغيرها.

الدعاية : Publicity
هي المعلومات التي تنشرها الشركات والمشاريع والهيئات الرسمية وغير الرسمية بقصد كسب ثقة الجمهور ، وتتخذ الدعاية عادة قالباً "إخبارياً" أي نشر بيانات من شأنها أن تدعم مركز المعلن في نظر الجماهير ولا يدفع أي مقابل لقاء هذه المعلومات وإنما يتم ذلك مجاناً لما تحويه من أخبار يرى صاحب وسيلة النشر أنها تهم القارئ .


العلاقات العامة : Public Relation
تشير الدراسات إلى أن نجاح أي مؤسسة في الوقت الحاضر مرهون بقدرتها على تكييف نفسها مع الظروف المحيطة سواء كانت سياسية أو اجتماعية أو اقتصادية أو تقنية … فهذه الظروف تفرض ضغوطاً مختلفة على المؤسسات بكافة أشكالها . من هنا تأتي أهمية العلاقات العامة التي تعمل على تفسير المؤسسة لمحيطها ، وتفسير المحيط للمؤسسة ، وذلك من أجل إقامة علاقات متوازنة ومستمرة تحقق مصالح مشتركة للطرفين ([2]).

تعريف العلاقات العامة :
بسبب طبيعة العلاقات العامة كعلم وفن متعدد الجذور والخلفيات المعرفية فإن إمكانية الاتفاق على تعريف موحد للمفهوم يعد من الأمور الصعبة ، إن لم يكن أمراً مستحيلاً والملاحظ من مئات التعريفات التي تم رصدها للمفهوم ، فإن هذه التعريفات تلتقي على الركائز الأساسية التي تقوم عليها العلاقات العامة ، وتختلف فيما بينها في إبراز عناصر معينة وإغفال أخرى ، وهذا بالطبع أمر مبرر ، ويعود إلى خلفيات الباحثين المتباينة الذين قدموا هذه التعريفات ، فالباحث المتخصص في مجال الاتصال سيتناول العلاقات العامة باعتبارها حالة اتصالية ، في حين ينظر إليها المتخصص في مجال الإدارة باعتبارها عملية إدارية ، وهكذا الحال بالنسبة للتخصصات الأخرى ([3]).
واستناداً للمرتكزات العامة السابقة يمكن استخلاص التعريف التالي :
العلاقات العامة هي جهود علمية مركبة ، ذات أبعاد إدارية واجتماعية واتصالية وتسويقية ، تقوم مؤسسة معينة بهدف تحقيق التوافق المصلحي مع جمهورها الداخلي والخارجي على حد سواء ، من خلال القيام بوظائف محددة تستند إلى البحث والتخطيط والتنسيق والتقييم ([4]).
كما عرفتها جمعية العلاقات العامة الأميركية بأنها :
نشاط أي صناعة أو اتحاد أو هيئة أو مهنة أو حكومة أو أي منشأة أخرى في بناء وتدعيم علاقات سليمة منتجة بينها وبيت فئة من الجمهور العملاء أو الموظفين أو المساهمين ، أو الجمهور بوجه عام لكي تحور سياساتها حسب الظروف المحيطة بها وشرح هذه السياسة للمجتمع ([5]).
وظائف العلاقات العامة :
يمكن تلخيص وظائف العلاقات العامة في أي مشروع بالآتي :
1.تعريف الجمهور بالمشروع وشرح السلعة أو الخدمة التي ينتجها بلغة سهلة بسيطة بغية اهتمام الجمهور بها .
2.شرح سياسة المشروع إلى الجمهور أو أي تعديل أو تغيير فيها بهدف قبوله إياها والتعاون معها .
3.مساعدة الجمهور على تكوين رأيه عن طريق تزويده بكافة المعلومات لكي يبلور رأياً على أساس من الحقائق الواقعية .
4.تزويد المشروع بكافة التطورات التي تحدث في الرأي العام .
5.إخبار إدارة المشروع بردود فعل سياستها بين فئات الجمهور المختلفة .
6.مساعدة وتشجيع الاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة .
7.تعمل كمنسق بين الإدارات المختلفة في المشروع لتحقيق الانسجام ببعضها البعض ، وبينها وبين الجمهور الداخلي والخارجي .
8.العمل على تحسين العلاقات بين الإدارة والعاملين والقيام بالإجراءات التي تساهم في تنمية القوى العاملة داخل المشروع وتطوير شعورهم بالانتماء إليه ، وكذلك العمل على تفهم مشاكلهم والمساهمة في حلها([6]).

أدوات العلاقات العامة
تتكون العلاقات العامة من عدة أدوات يمكن تصنيفها تحت الكلمة المركبة من حروف هي PENCILS وهي:
P = المطبوعات Publication ، وتعني مجالات الشركة والتقارير السنوية والبرشورات التي تساعد العملاء ..إلخ .
E = الأحداث Events، وتعني رعاية مناسبات أو فعاليات مثل : منافسات ألعاب القوى أو الأحداث الفنية أو المعارض التجارية.
N = الأخبار News ، أوتعني القصص المساندة للشركة وجمهورها ومنتجاتها.
C = نشاطات اشتراك مجموعات المجتمع Community involvement activities، وتعني المشاركة بالوقت والمال في احتياجات المجتمع المحلي.
I = دعايات الهوية Identity media ، وتعني القرطاسية التي تحمل عنوان واسم الشركة وكروت العمل والملبس الخاص بالعاملين بالشركة .
L = نشاط اللوبي Lobbying activity ، ويعني تلك المحاولات للتأثير على التشريعات المساندة أو إلغاء التشريعات والأحكام غير المساندة لأعمال الشركة ونشاطاتها.
S = نشاطات المسئولية الاجتماعية Social responsibility activities، وتعني بناء سمعة جيدة للشركة من حيث المسئولية الاجتماعية.

[1] -بشير العلاق (وآخرون) . استراتيجيات التسويق . مرجع سابق . ص 245

[2] -محمد نجيب الصرايرة . العلاقات العامة : الأسس والمبادئ . عمان:مكتبة الرائد العلمية،2001. ص ص 2-3

[3] - المرجع السابق . ص ص 8-9

[4] -المرجع السابق . ص 17

[5] -بشير العلاق (وآخرون) . استراتيجيات التسويق . مرجع سابق. ص ص 249-252

[6]-المرجع السابق . ص 279

المصدر :
تسويق خدمات المعلومات بالمكتبات العامة .....(الفصل الأول من أطروحة ماجستير مجازة من جامعة حلوان عام 2004 بتقدير الممتاز)