منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى تقنية المعلومات » أرشفة البريد الإلكتروني

منتدى تقنية المعلومات هذا المنتدى مخصص للموضوعات الخاصة بتقنية المعلومات التي تتعلق بالمكتبات ومراكز مصادر المعلومات ومراكز مصادر التعلم.

إضافة رد
قديم Mar-11-2007, 12:06 AM   المشاركة1
المعلومات

معلوماتيه مبتدئه
مكتبي جديد

معلوماتيه مبتدئه غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 27082
تاريخ التسجيل: Mar 2007
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 3
بمعدل : 0.00 يومياً


ورقة أرشفة البريد الإلكتروني

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أتمنى أفيدكم بالمقال ل د. اشرف عبد المحسن
• البريد الإلكتروني E-Mail
قد يطلق مصطلح البريد الإلكتروني على أكثر من معنى مما يحدث ارتباكاً في فهم المصطلح، فهو يستخدم مرادفا لمصطلح نظام البريد الإلكتروني وقد يطلق على الرسائل الالكترونية ذاتها التي توزع من خلال نظام البريد.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني
تتطلب أرشفة رسائل البريد الالكتروني مجهوداً كبيرا لأكثر من سبب:
الأول :. أن عملية الأرشفة تتطلب قراءة محتوى كل رسالة حتى تستطيع تقييم أهميتها .
الثانى :. أن نظام البريد الالكتروني هو نظام معلومات غير متصل بنظام حفظ الوثائق الالكترونية،ولهذا السبب فان الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني يحتاج إلى وجود ربط بين السياق الإداري للمنظمة وإجراءات الحفظ المتبعة بها .
الثالث :. يتطلب نظام البريد الإلكتروني العمل على الربط رسائل البريد الإلكتروني المرفقات الملحقة بها من جانب, وبين الوثائق ذات الصلة من جانب آخر, مما يعنى بالضرورة وجود ربط بين نظام البريد الالكتروني ونظام الحفظ الالكتروني بالمنظمة.
ويوجد ثلاث طرق لأرشفة رسائل البريد الالكتروني هي :

الحفظ المادي : . Hard Copy
بالنسبة لرسائل البريد الالكتروني التي تعامل معاملة الوثائق الرسمية والتي تتطلب مصلحة العمل استبقاؤها أكثر من خمسة عشرة سنة (15) , فانه من الأفضل طبعها على وسيط مادي أي كان شكل هذا الوسيط ( ورقى , ميكروفيلم ، ميكروفيش ...... ) وهذا الحل يتم تطبيقه إذا لم يكن لدى المنظمة القدرة على امتلاك نظام حفظ الكتروني يعمل على حماية الوثائق ذات القيمة الدائمة وتيسير الوصول إليها.(47)
وهناك بعض الاعتبارات التي يجب تطبيقها عن تبنى سياسة طبع رسائل البريد على وسيط ورقى هي :-
الاعتبار الأول: توفير متطلبات الجودة لعملية طبع البريد الالكتروني ، بحيث يحتوى الورق المطبوع على مضمون الرسالة والبيانات التي تعكس سياق الرسالة مثل اسم الراسل والمرسل إليه وتاريخ إرسال واستلام الرسالة .
الاعتبار الثاني : في حالة طبع البريد على وسيط ورقى , يجب التخلص من النسخة الأصلية من البريد الالكتروني حتى لا تتكرر البيانات .
الاعتبار الثالث:
يجب وضع إجراءات واضحة عند طبع رسائل البريد الالكتروني حتى نتأ كد من اكتما ل ومصداقية رسائل البريد الالكتروني.

أرشفة الرسائل على خادم البريد الإلكتروني :
حيث يتم حفظ رسائل البريد داخل نظام البريد الالكتروني الذي تم إنشاؤه داخل المنظمة من خلال تركيب شبكة داخلية) (LAN وتوصيلها بخادم Server , يتم تحميل مجموعة من البرامج اللازمة للتعامل تخزين واسترجاع , وتخزن عليه الرسائل سواء الواردة من الخارج أو الصادرة من الإدارات .
وهذه الطريقة تتيح تخزين رسائل البريد على خادم نظام البريد الالكتروني وتجعل من الحواسب الآلية التي يستخدمها الموظفون بمثابة نهايات طرفية Terminals بحيث يصعب عليهم تعد يل أو حذف الرسائل التي قد تحتوى على معلومات هامة تعكس أنشطة المنظمة ، وذك لأن الرسالة الأصلية ومرفقاتها مخزنة على الخادم Server.
والميزة الأساسية فهذه الطريقة تكمن فيما توفره من وقت وجهد ، حيث تخزن الرسائل الكترونيا على خادم البريد الالكتروني تبعاً لنظام الحفظ الذي تتبناه المنظمة ، وتظل الرسائل مخزنة على الخادم طالما كانت هناك حاجة إليها مع القيام بترتيبها واسترجاعها الكترونيا.

الأرشفة خارج نظام البريد الإلكتروني :
إذا لم يمكن لدى المنظمة نظام للبريد الالكتروني تقوم من خلا له بإنشاء رسائل البريد واستلامها و إدارتها وتخزينها والعمل بعد ذلك على دمجها داخل إطار العمل الرسمي ، عندها تقوم المنظمة باستخدام أحد البرامج التي تنتجها إحدى الشركات المتخصصة العاملة وأشهرها برنامج MS Outlook وتنتجه شركة مايكروسوفت ، ويقوم هذا البرنامج بإدارة رسائل البريد الالكتروني بكفاءة عالية وإمكانية أرشفة الرسائل بطريقة تسمح بدمجها مع الوثائق الالكترونية ذات ا لصلة بسهولة ويسر.
وتقوم برامج البريد الالكتروني بأرشفة الرسائل داخل ملفات منفصلة وحفظها في مجلدات يتم تصنيفها وترتيبها طبقا لخطةً الترتيب التي تتبناها المنظمة , مما يحقق عنصر تكامل مجموعة الوثائق Integrity بالمنظمة , والتكامل عنصر هام يساعد على فهم الوثائق وما تعكسه من أنشطة ووظائف قامت بها المنظمة ، وما يطبق على الرسائل نفسها يطبق على المرفقات الملحقة بها ، حيث يتم توزيعها وفقاً للتصنيف المتبع وهو أمر لا يتوافر في حفظ الرسائل عن طريق استخدام الخادم في نظام البريد الالكتروني.
ويوضح الشكل التالي عملية الأرشفة على برنامج MS Outlook, فمن قائمة تحرير نضغط على أرشفة ويعطينا عدة اختيارات تنصب كلها على أرشفة المجلدات التي تم إنشاؤها تلقائيا أو أرشفة المجلدات الفرعية .

والميزة الأساسية لأرشفة الرسائل باستخدام البرامج الجاهزة بغض النظر عن نوعية هذه البرامج هو إمكانية حفظ الرسائل في شكل ملفات مستقلة مع إمكانية تخزينها في ملفات HTML , PDF , XML وهى ملفات لا يمكن أن تسمح بتغيير نص أو شكل الرسالة الأصلي ويتم الاحتفاظ بها كما هي , مما يعطى صفة المصداقية على البريد الإلكتروني.
وقد وضع الأرشيف القومي الامريكى NARA- National Archives and Records Management عدد من القواعد واجبة الأتباع عند نقل رسائل البريد الالكتروني ذات القيمة الأرشيفية إلى الأرشيف الأمريكي للحفظ الدائم , حيث يلزم المنظمة التي تقوم بنقل هذه الرسائل بإتباع ما يلي:
• بيان نوع التطبيقات Application المستخدمة في التعامل مع البريد الالكتروني ونوع الإصدار Version مثل إصدار V5.5 .
• بيان نوع نظام التشغيل المستخدم ونوع الإصدار مثل NT v4.0 .
• بيان نوع نظام إدارة الوثائق الالكترونية إذا وجد RMA-Records Management Application ونوع الإصدار .
• الرقم الإجمالي لرسائل البريد الإلكتروني . * الرقم الإجمالي للمرفقات الملحقة بالرسائل
• . قائمة محددة وواضحة بالرسائل . * بيان البناء الإداري الذي أنشأت خلاله الرسائل
• بيان ترتيب الوثائق أثناء النقل.
• لا يقبل الأرشيف الرسائل أو المرفقات التي تكتب بالبرامج التي تتيح إمكانية التعديل في نصوصها , لذا يشترط الأرشيف أن تكون الرسائل ومرفقاتها مكتوبة ببرنامج PDF والذي لا يسمح بتعديل النص , بخلاف برنامج مثل Word .
• يجب تحديد المرفقات بطريقة منفصلة عن الرسائل وبصورة دقيقة .
• يجب عنونة كل رسائل البريد الالكتروني بحيث تبين كل المسلمين للرسالة سواء النسخة الكربونية Cc أو النسخة الصماء BCc , وكذلك تبين الموضوع والمرفقات , ووقت إرسال الرسالة وحجم الرسالة , واسم الملف وكافة المعلومات المشابهة .


المراجع التي اعتمد عليها:
- شريف كامل شاهين . شبكة الجامعات المصرية وانعكاساتها على المكتبات .- مجلة لاتجاهات الحديثة في المكتبات والمعلومات، المكتبة الأكاديمية، القاهرة، ع3، يناير 1995
- أحمد أنور بدر . علم المعلومات والمكتبات، بين النظرية والارتباطات الموضوعية، دار غريب، القاهرة، 1996، ص133.
- Kentucky Department for Libraries and Archives. Guideline Managing Email. http://www.kdia.ky.gov/recmanagement/Email
- Sate records new south wales. Policy on electronic messages as records. http://www.records.nswgov.au/publics.../polem/message
- DAVID Project. Archiving Email، http://www.antwerpen.be/david












  رد مع اقتباس
قديم Mar-12-2007, 09:16 PM   المشاركة2
المعلومات

هدى العراقية
مشرفة منتديات اليسير

هدى العراقية غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 15536
تاريخ التسجيل: Feb 2006
الدولة: العــراق
المشاركات: 1,418
بمعدل : 0.21 يومياً


افتراضي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
مشكورة اختي الغالية معلوماتية مبتدئة على هل المعلومات المفيدة جزاك الله خير جزاء ونتظر منك الجديد والمفيد

مع فائق الاحترام والتقدير












التوقيع
اعمل بصمت ودع عملك يتكلم

  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
التعليم الألكتروني تقنية المدرسة الحديثة سرياقلم منتدى مراكز مصادر التعلم والمكتبات المدرسية 6 Dec-16-2015 04:47 AM
دور الإنترنت والنشر الإلكتروني في تطوير خدمات المكتبات الحديثة aymanq منتدى تقنية المعلومات 3 Apr-20-2007 04:02 PM
سيناريوهات المستقبل للتعليم الإلكتروني السعودي د.محمود قطر منتدى مراكز مصادر التعلم والمكتبات المدرسية 1 Mar-05-2007 08:02 PM
دور الإنترنت والنشر الإلكتروني في تطوير خدمات المكتبات الحديثة ولاء شيخ منتدى تقنية المعلومات 1 Jul-03-2006 07:48 PM


الساعة الآن 08:40 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين