[د.محمود قطر]

نظام DLTD لحفظ وإتاحة الرسائل الجامعية

The Digital Library for Thesis and Dissertation (DLTD)

إعداد
محمود قطر

مدير عام الإدارة العامة للمكتبات – جامعة حلوان
عضو مشروع تطوير المكتبات ونظم المعلومات

يعتبر نظام DLTD لحفظ وإتاحة الرسائل الجامعية أحد مخرجات مشروع تطوير المكتبات ونظم المعلومات ، وهو المشروع الرابع ضمن خطة جامعة حلوان الاستراتيجية لتطوير الجامعة بعناصرها المختلفة.
ويهدف المشروع –بشكل عام- إلى توفير نظام معلوماتي رقمي لنظم المكتبات بالجامعة، ويشمل ذلك تطوير شبكة اتصالات فرعية وحزم برامج التشغيل لربط مكتبات الجامعة مع المكتبة المركزية في نظام متكامل لخدمة العملية التعليمية والبحثية.

كما يعتبر هذا المشروع فريداً من نوعه بين مكتبات الجامعات بمصر ، حيث تعمل إدارة المشروع على نشره كنموذج مثالي يحتذى به في الجامعات الأخرى في إطار مشروع قومي شامل لربط مكتبات جامعات مصر في شبكة قومية واحدة .

هدف المشروع :
يهدف المشروع من الدرجة الأولى إلى إدخال نظام متكامل بجامعة حلوان –كنموذج تطبيقي- لمكتبات رقمية وخدمات معلومات تكنولوجية لجميع المستفيدين من طلبة وباحثين وأعضاء هيئة تدريس ، وكذلك المختصين بالمكتبات من أجل تحسين مستوى الأداء التعليمي ودعم كيان جامعة حلوان العلمي .

تمويل المشروع :
صندوق تطوير وتحسين أداء التعليم العالي ( HEEPF ) بمبلغ 215 ألف دولار أميركي .

فترة المشروع :
عامان ( بدءً من 1/4/2004 وحتى 1/4/2006 ) .

مهام المشروع الرئيسية :
تعمل إدارة المشروع علي تحقيق المهام الرئيسية الآتية :
§ مسح شامل للشبكة المتاحة حاليا بكليات الجامعة وخاصة الخارجية منها وكذلك مسح الوضع القائم للمكتبات لتحديد الاحتياجات من مشروع التطوير.
§ استكمال الشبكة طبقا لخطة المشروع لكل مكتبات الكليات سواء الخارجية منها أو الداخلية بالإضافة إلي المكتبة المركزية مع ربط كل المكتبات والمكتبة المركزية معا في شبكة معلومات بقواعد بيانات رقمية لجميع المقتنيات بخادم رئيسي وخادم آخر مساند لحالات الطوارئ.
§ الانتهاء من إدخال قواعد البيانات الخاصة بجميع المقتنيات علي مستوى مكتبات كليات الجامعة الخارجية منها أو الداخلية والمكتبة المركزية.
§ الانتهاء من تحميل كل برامج التطبيقات المختلفة والخاصة بأعمال المكتبات بحيث تضمن لأي مستفيد أعمال ميسرة من البحث والنسخ والتصوير والتحميل … الخ.
§ الإشراف علي أعمال تصميم وتنفيذ نظام حماية وأمن متكامل لكل مقتنيات المكتبات بكليات الجامعة والمكتبة المركزية.


المستفيدون من المشروع:
100000 طالب تقريباً، بالإضافة إلى 2000 طالب بحث وباحث،وإلى 4000 عضو هيئة تدريس، وإلى كل المختصين والعاملين بمكتبات الجامعة من حيث التدريب، والتأهيل، وتنمية القدرات النوعية لديهم.


العائدات علي الجامعة :
1- شبكة مكتبات مترابطة لمكتبات الجامعة
2- عدد 48 نقطة اتصال جديدة بشبكة المكتبة المركزية ضمن برنامج المشروع.
3- خادم رئيسي قوي ببرامج التشغيل المعتمدة ومفاتيح الاتصال للشبكة تم تسليمه للجامعة.
4- الإصدار الجديد ( e-LIS Web Version ) حيث تم تطويره وتركيبه بالمكتبة المركزية بالتعاون مع مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار التابع لمجلس الوزراء وتدريب 8 (TOT ) من الاخصائيين.
5- نظام جديد لقواعد بيانات حفظ رسائل الماجستير والدكتوراه(DLTD) تم تطويره وتركيبه بالخادم الرئيسي بالمكتبة المركزية وتدريب 8 (TOT )
6- نظام حماية لمقتنيات المكتبة المركزية تم تسليمه يعمل كاملا للجامعة.
7- عدد 8 من أخصائيي من أخصائيي المكتبات بالجامعة متدربين جيدا علي هذا النظام.
8- عدد 44 من أخصائيي المكتبات بالجامعة متدربين جيدا علي نظام (ICDL ) وحصول 39 منهم علي الرخصة الدولية لقيادة الحاسب.
9- عدد (24) من أخصائيي المكتبات متدربين جيدا علي صيانة الحاسب والطابعات ضمن برنامج خاص لرفع كفاءتهم وبالتالي رفع كفاءة أداء مكتبات الجامعة.
10- برامج وتطبيقات مرخصة تم تركيبها بالجامعة.
11- قواعد بيانات شاملة خاصة بالنظام.
المقيم الخارجي للمشروع
اختار فريق المشروع أ.د. / أحمد الهجان –نائب رئيس جامعة كوبن الأميركية الحكومية-
( CSU, Baltimore, Maryland ) للوقوف على المشروع بكل أبعاده وتقييمه كجزء أساسي في خطة المشروع ، حيث تعتبر جامعة كوبن من الجامعات المتقدمة في مجال تكنولوجيا المعلومات ، إذ فازت مؤخراً بخمس جوائز كبرى عالمية في تلك النظم متفوقة بذلك على معظم الجامعات بالولايات المتحدة الأميركية .

للتواصل :
جامعة حلوان http://www.helwan.edu.eg/ara/index.htm
أ.د. رضوان عبد الحميد (المدير التنفيذي للمشروع)
أ.د. عبادة سرحان (مقرر المشروع)
مشروع تطوير المكتبات ونظم المعلومات
http://www.helwan.edu.eg/ara/upgrade/libupgrad.htm

مشروع تطوير المكتبات ونظم المعلومات HEEPF GRANT A109 – K0
تليفون : 5558410
فاكس : 5558294
جوال : 7700115-012

الإدارة العامة للمكتبات- جامعة حلوان
تليفاكس : 5572408

محمود قطر
تليفاكس : 5572408

[د.محمود قطر]

Activit 1: Collection and Analysis of Data and Local Infrastructures

Activity 2: Establishing the Libraries Networking

Activity 3: Installing the Software for the Libraries

Activity 4: Data Entry for Holdings at All Libraries

Activity 5: Installing the Security and Bar Code System for the Holdings

Activity 6:
Developing the Digital Library for Thesis and Dissertations (DLTD system)

DLTD integrates a number of different products into a solution that enables the development of comprehensive Web sites for internet presence.

Time required for this activity : 24 months

Description
This activity will be assigned to develop a unique DLTD system at the Egyptian Universities. The ultimate goal of the implementing team is to teach and train well the postgraduate students at Helwan University so that they can create and put their final work of thesis and dissertations into electronic format using one or all of the following world wide documentation techniques [5, 6]:

- The portable document format (PDF)
- The ISO’s standard generalized markup language (SGML)
- The normal hyper text markup language (HTML format)

That means the team of this project have to:
1- Develop an SGML-based system that can easily be used.
2- Implement search delivery technology so that documents are archived without library staff having to make manual entries, and so users can search and copy
3- Prepare documentation, teaching and training materials for this approach to be used by all students, staff members at Helwan or other universities.

The team assures that there is no such system or services available at any of the Egyptian Universities or Egyptian research centers. Some elementary systems exist at some academic establishments and became obsolete world wide and almost demolished now. In addition, the process is not either secured or intellectually protected and no such systems is currently in use among the international university community.
World wide University libraries are based on real digital library scheme that is well secured, well protected, produced in the ISO’s standard mark up language electronic format, and easily accessed on line.

[د.محمود قطر]

Scenarios of the work flow of the DLTD
The flow chart given in Fig.(1) explains the work flow regarding the development of the new system namely DLTD. In summary:
i) Each postgraduate students at Helwan University campus will use a home computer or a computer at the lab to submit his or her electronic document of thesis or dissertation based on PDF or SGML format.
ii) The student from any available location will go to a well-known URL specially for DLTD at Helwan University and follow the links.
iii) First, postgraduate students will provide an ID and password that authenticates them. Next they will enter in metadata about their DTD. When this is checked, they will use their browser to locate each of the files that make up the DTD, so uploading can be proceed and eventually the entire DLTD will be uploaded.
iv) When the postgraduates department find that a new DTD file has been uploaded, it is reviewed for errors in formatting. If the DTD passes publishing quality requirement, the library catalogues the DLTD and places it on electronic bookshelf for DLTD which supports flexible browsing.
v) Using search engines, library patrons can use the online catalogue to locate DLTD and use the given URL address to go to the web DLTD resource. Patrons can then down-load them to their own computers or to the library workstations and view them or print them, as desired.

[د.محمود قطر]

The relation of the program to other programs (nationally and internationally)

The national scenario
The team will cooperate with the Supreme Council of Universities toward a national scheme of DLTD. In this sense, the proposed project will be a pilot project for other Egyptian Universities to follow. Helwan University will ask the supreme council of universities the full support that leads this project to fruitful conclusions.

The international scenario
Regarding the international scenario of the proposed project, the team will investigate and study well how Helwan University be a member of the international DLTD. The project will follow the international standard in order to ease the membership of the international family.

Conclusion
- This paper highlighted the pilot project undertaken now at Helwan University to develop and automate the libraries system all over the faculty members of the University.
- The university is one step ahead than other Universities regarding this approach and if succeeded, the idea should be disseminated to other partners.
- The development includes new digital dbase, new protection scheme for libraries holding, and substantial training to the staff.
- Benefits will spread mainly to libraries staff and to Helwan university including all elements of educations.
- Monitoring of the project time schedule should be observed carefully to achieve the deliverables targeted by the plan of the project.

[د.محمود قطر]

The Digital Library for Thesis and Dissertation

(DLTD)

DLTD integrates a number of different products into a solution that enables the development of comprehensive Web sites for Internet presence. These products include:

•Microsoft® Windows® 2003 Web Server Edition.

•Microsoft® SQL Server™ 2000 (64 Bit)

•Microsoft® Internet Information Services