منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jul-11-2007, 11:57 AM   المشاركة1
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق

الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة:
الواقع و الآفاق


من إعداد: عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث
أبوظبي – الإمارات العربية المتحدة


1- المقدمة : وضع أرشيف الدولة

1.1 - المقاييس الدولية الخاصة بالأرشيف :

إن الأرشيف في المفهوم الدولي يعتبر أولاً وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها. ثم يدخل الأرشيف مع مرور السنين في المرحلة التاريخية حيث يوظف لكتابة تاريخ الأمم بطريقة علمية موثقة؛ لذا عرف قطاع الأرشيف في النصف الثاني من القرن العشرين تطوراً سريعاً أخرجه من العزلة التي كان يعاني منها باعتبار جزء منه تاريخي فقط والباقي ليس له أهمية. أصبح الأرشيف في مطلع الألفية الثالثة ميداناً مقنناً في جميع الجوانب من حياته الإدارية والتاريخية، و ظهرت شيئاَ فشيئاَ سلسلة من المقاييس الدولية تسمح – إذا طبقت- إدخال الأرشيف في عالم التكنولوجيات المتطورة:
- إصدار قانون نموذجي للأرشيف الوطني (من قبل منظمة UNESCO)؛
- تقنين إنشاء الشبكة الأرشيفية داخل كل دولة؛
- تحديد المواصفات الهندسية و التقنية للمراكز والبنايات و المخازن الخاصة بحفظ الأرشيف؛
- توحيد المصطلحات الأرشيفية على المستوى الدولي Dictionary of archival terminology ؛
- تقنين المعالجة العلمية للأرشيف ( Norme ISAD-G )؛
- إدخال الأرشيف كمادة اختصاص تدرس في الجامعات؛
- استخدام الميكروفيلم و الميكروفيش لضمان حفظ صورة مصغرة للأرشيف في الشكل القياسي، و هذا في المدى الطويل (الحفظ مضمون لمدة قرن على الأقل)؛
- إدخال الإعلام الآلي في تسيير الأرشيف (GED-CDS/ISIS)؛
- استخدام التصوير الرقمي للاسترجاع السريع و العقلاني للأرشيف ثم لتحويله أو هجرته، و لكن الأنظمة الموجودة حالياً لم تضمن الحفظ لمدة طويلة في الشكل الإلكتروني (الرقمي) عكس الميكروفيلم؛
- لذا ظهرت تقنيات حديثة بإمكانها تحويل الأرشيف الإلكتروني من الشكل الرقمي إلى الشكل القياسي (الميكروفيلم)، و القيام بالعكس تلقائياً (أتوماتيكياً)؛
- كما ظهرت أنظمة جديدة خاصة بالتعامل مع الأرشيف الإلكتروني: تحويل الأرشيف من الشكل التقليدي على الورق إلى الشكل الإلكتروني" Encoded Archival Description " ؛ وصف البيانات المتعلقة بالأرشيف الإلكتروني (Dublin Core Metadata Initiative)؛
- استخدام الشبكة الإلكترونية العالمية ( INTERNET) و الداخلية ( INTRANET) لإثراء الأرشيف و تحويله؛
- و أخيراً الموافقة الدولية على مقياس جديد خاص بتسيير الأرشيف الجاري و الوسيط داخل المؤسسات التي أنتجته قبل تحويله إلى الأرشيف الوطني :
(ISO 15489-1/2: Records Management)

1.2 - برنامج التشخيص الوطني لأوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية :

شرع مركز الوثائق و البحوث من هذا المنطلق، في برنامج تشخيص أوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية بهدف تحديد سياسة وطنية تسمح لقطاع الأرشيف أن يرتفع إلى نفس الدرجة النوعية التي وصلت إليها مؤسسات الدولة في الكثير من المجالات؛ و من ثم تمهيد الأرضية المناسبة لتطوير الأرشيف الإلكتروني، و تحقيق الحكومة الإلكترونية.
بدأت العملية في شهر يناير 2003 حيث قام مركز الوثائق و البحوث بتنظيم يوم إعلامي حول الأرشيف الحكومي حضره ممثلون عن أغلبية الوزارات و بعض الدوائر الحكومية. قدم المدير العام لمركز الوثائق و البحوث أهداف الاجتماع المتمثلة في معرفة أوضاع الأرشيف الجاري و الوسيط في الدوائر الحكومية، ثم المنهجية المتبعة للوصول إلى تشخيص وطني، و من ثم اقتراح سياسة وطنية للنهوض بهذا القطاع الذي لم يأخذ حقه منذ سنوات طويلة.
كلف خبير الأرشيف في المركز بالقيام بجولة استطلاعية عبر أقسام الأرشيف في الدوائر الحكومية، شملت 16 وزارة، و خمس دوائر مختلفة في أبوظبي و دبي، والشارقة و العين؛ وامتدت الزيارات الميدانية من شهر فبراير 2003 إلى شهر يونيو 2003.


1.3 – نتائج التشخيص : وضع أرشيف الدولة

سوف نقدم في هذا التقرير النتائج التي أحصيناها في البنود (2) و (3)، ثم الإجراءات العاجلة التي نتمنى تنفيذها في ستة أشهر (البند 4) لحماية الأرشيف بل لإنقاذه، وبعدها نقترح نظاماً جديداً لتسيير الأرشيف قابلاً للتحقيق في المدى المتوسط (البند 5)، ثم المحيط التنظيمي و العلمي، والمهني و الثقافي الذي يجب تهيئته لإنجاز الخطة المقترحة.
في نهاية المقدمة و بدون انتظار تقديم التقرير، يجب علينا أن نلفت انتباه المسؤولين في جميع المستويات بأن أرشيف الدولة في خطر؛ فقد تم الإعدام النهائي لأغلبية الأرشيف للفترة ما قبل الثمانينيات و حتى جزء من الثمانينيات و التسعينيات، بينما الأرشيف الباقي محفوظ في أسوء الظروف في المخازن العامة في أبوظبي و دبي و الشارقة. اعتقدت أغلبية الدوائر الحكومية أن الأرشيف لا يحفظ بعد مرور عشر سنوات، و إذا استمرت الدوائر الحكومية في نفس المنهج – ممارسة الإتلاف – تصبح دولة الإمارات العربية المتحدة بدون أرشيف أي بدون ذاكرة و من ثم بدون تاريخ! من الغريب جداً أن يصبح مركز الوثائق و البحوث غنياً بالصور من الأرشيف التاريخي المحفوظ في الدول الأجنبية، وفقيراً جداً من الأرشيف الأصلي المنتج من قبل مؤسسات الدولية لأنه تم إتلافه بعد عشر سنوات من بدء تاريخه.

2 - نتائج الزيارات الميدانية : التقويم الرقمي

2.1 - الجدول الأول - قائمة مقاييس التقويم :

2.1.1- أركان التقويم:
1- النصوص التنظيمية؛
2- هيكل تسيير الأرشيف؛
3- تطبيق نظام الأرشيف المركزي؛
4- قاعات حفظ الأرشيف؛
5- التجهيزات؛
6- الوضعية من الجانب الصحي والأمني؛
7- الموارد البشرية الخاصة بالأرشيف؛
8- حجم الأرشيف المحفوظ؛
9- الفترة التاريخية للأرشيف المحفوظ؛
10- الترتيب (النظام الجسماني)؛
11- التصنيف (النظام الفكري)؛
12- خطورة الإتلاف للأرشيف؛
13- التقويم الإجمالي؛


2.1.2 - طريقة التنقيط:
(3-) = خطر
(2-) = سيء جداً
(1-) = سيء
(؟) = معلومات ناقصة (تساوي "1- ")
(0) = متوسط
(1+) = جيد
(2+) = جيد جداً
(3+) = ممتاز



2.1.3- طريقة التقويم الإجمالي حسب المؤسسات: 2.1.4- حسب المقاييس :
- تحت (12-) = خطر - تحت (20-) = خطر
- من (12-) إلى (1-) = سيء / سيء جداً - من(20-) إلى (1-)= سيء/ سيء جدا
- من (0) إلى (12+) = متوسط - من (0) إلى (20+) = متوسط
- من (12+) إلى (24+) = جيد / جيد جداً - من (21+) إلى (40+) = جيد/جيد جدا
- فوق (24+) = ممتاز - فوق (40+) = ممتاز

2.2 – الجدول الثاني - تقويم أوضاع الأرشيف داخل الدوائر الحكومية :

2.3 -الجدول الثالث- تقويم أوضاع الأرشيف خارج الدوائر الحكومية (في المناطق الصناعية):

2.4 – الجدول الرابع - التقويم العام لأوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية:



3 – نتائج الزيارات الميدانية : التقويم المعنوي

3.1 – الترتيب العام حسب أوضاع الأرشيف:
3.1.1 – ترتيب المؤسسات: وضعية الأرشيف سيئة في 13 دائرة، متوسطة في 6 دوائر، و جيدة في دائرتين فقط، و تمتاز بلدية دبي على كل الدوائر الحكومية بتطبيق نظام الأرشيف المركزي و بناء مركز أرشيف تتوفر فيه كل المقاييس الدولية لحفظ الأرشيف؛
3.1.2 – ترتيب المقاييس: أكبر خطر يهدد الأرشيف سواء داخل الدوائر الحكومية أو خارجها هو الإتلاف؛ إذ فقدت الدولة جزءا هاما من أرشيف السبعينيات و الثمانينيات بل حتى السنوات الأولى من التسعينيات؛ يليه عدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي، و عدم وجود النصوص التنظيمية الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف؛ أضف إلى هذا الوضعية الخطيرة للأرشيف في المخازن العامة في أبوظبي و دبي و الشارقة.

3.2 – الوضعية الحالية للأرشيف الجاري و الوسيط:
3.2.1 – الأرشيف الجاري -أقل من خمس سنوات- محفوظ في ظروف عاديـة بالوزارات و الدوائر الحكومية: الجزء الأول منه " الصادر والوارد " في مكاتب الأرشيف؛ والجزء الثاني " الملفات الكاملة " في الأقسام الإدارية؛
3.2.2 - الأرشيف الوسيط - اعتباراً من خمس سنوات فما فوق - أرسل إلى المخازن العامة بدون أي جدول تحويل، أو بيانات تعريفية بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف؛
3.2.3 - هذا التقسيم لا يعتد به في الواقع إذ وجدنا الكثير من الأرشيف الجـاري – أقل من خمس سنوات – متراكما في المخازن العامة إلى سنة 2002؛
3.2.4 - المخازن العامة تقع بالمناطق الصناعية في أبوظبي ودبي والشارقة، فالأرشيف يتراكم دون أي عمل أرشيفي، و بدون تنظيف أو عناية ما عدا الإتلاف العشوائي؛
3.2.5 - لقد تم الإتلاف النهائي للأرشيف بوسيلة الحرق أو الهرس بعد بيع الأرشيف إلى المؤسسات المختصة في استعمال الأوراق القديمة؛
3.2.6- المقياس الوحيد الذي حدد بيه مصير الأرشيف هو التاريخ – أكثر من عشر سنوات – بغض النظر عن أهمية الأرشيف من الجانب الإداري والقانونـي والتاريخي؛
3.2.7 - إن ظروف الحفظ بالنسبة للأرشيف المتبقي- والذي ينتظر قرارات الإتلاف النهائي – سيئة إلى أقصى حد لعدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام الذي عشش في المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية أو خشبية مكدسة بعضها فوق بعض ما يمنع أي بحث محتمل – والجزء الآخر مكدس مباشرة فوق الأرض – في إحدى المناطق اكتشفنا جزءا من الأرشيف محفوظا في الهواء الطلق معرضا للشمس والرمال والأمطار؛ ليصبح مادة عجين عن قريب.
3.3 – الأسباب التي أدت إلى إهمال الأرشيف:
3.3.1- عدم وجود سياسة واضحة لتسيير وحفظ الأرشيف بصفة عامة؛
3.3.2 – وبصفة خاصة عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه " يتيم " بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية؛
3.3.3 - تحديد مهمة مكاتب الأرشيف الجاري إلى حفظ جزء من الأرشيف الجديد " البريد الصادر و الوارد " دون أي مسؤولية فيما يخص الأرشيف الوسيط؛
3.3.4 - عدم وجود جهة مختصة في حفظ الأرشيف الوسيط داخل الوزارة أو المؤسسة؛
3.3.5 - عدم إصدار أي تعليمات فيما يتعلق بالأرشيف الوسيط ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي؛
3.3.6 - تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.


4 – الإجراءات العاجلة لإنقاذ الباقي من الأرشيف

نقدم الآن بعض الإجراءات العاجلة التي تستهدف تسوية الوضعية الحالية قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية: العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ".

4.1 – الإجراءات الأولية:
4.1.1 - منع إتلاف الأرشيف: بإصدار قرار داخلي لكل وزارة و مؤسسة يمنع بموجبه منعاً باتاً عملية إتلاف أي أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز الوثائق والبحوث؛
4.1.2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف: بإصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة إلى حين تسوية وضعية الأرشيف المتراكم فيها؛
4.1.3 – البحث عن أرشيف الإمارة قبل سنة 1971: بإصدار قرار ثالث يأمر القيام فوراً بالبحث عن الأرشيف المنتج قبل سنة 1971 لأن تاريخ الإمارة لم يبدأ في السبعينيات ولكن مستمر منذ عدة قرون...؛
4.1.4 – تحديد مسؤولية الأرشيف: تعيين مسؤول عن الأرشيف في كل إدارة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء في الإدارة نفسها، أو في مستودعات الأرشيف بالمخازن العامة؛
4.1.5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة: إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي فقط، بغض النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.

4.2 – الإجراءات المادية:
4.2.1 – تطهير الأرشيف: يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات أم في مناطق المخازن العامة:
- تعقيم القاعات؛
- إزالة الغبار والرمال والنفايات؛
- تنظيف الملفات وتنقيتها واحدا واحدا؛
- إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف؛
4.2.2 - التجهيز: تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الآمنة خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – بودر " في مدخل كل قاعة أرشيف- تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس:18 درجة ) والرطوبة (50%)؛
4.2.3 - حماية الأرشيف من الغبار: إن الحوافظ المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم:"35x 25 x 10سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت الرطوبة تحت 50%.

4.3 – الإجراءات العلمية:
4.3.1– ترتيب الأرشيف: يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق، وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع تكديس أي أرشيف فوق الأرض؛
4.3.2 – تصنيف الأرشيف: إن انعدام أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة؛ لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري: إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة شعبة بعــد شعبة...
4.3.3 - ترقيم الأرشيف المحفوظ بداخل الإدارات: إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية؛ لتسهيل الفهرسة ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة، و يمكن اختيار طريقة ترقيم تكمل عملية التصنيف؛ في الوجه الأمامي لكل حافظة أو علبة يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع؛ مثلا:
- إدارة...شعبة./ شعبة ......... / من ملف 1 إلى أخره؛
4.3.4 – ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة: يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فانه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة" مخزن بعد مخزن، بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغض النظر عن المحتوى أو المصدر؛ في مرحلة ثانية يمكن محاولة التعرف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في آخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف بصرف النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.
4.4 – الإجراءات التنظيمية:
4.4.1 - تحديد سياسة لتسيير وحفظ الأرشيف؛
4.4.2 - التعجيل في إصدار التعليمات الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف؛
4.4.3 - إنشاء أقسام مستقلة عن المكاتب الحالية للبريد الصادر و الوارد لحفظ الأرشيف تحت الإشراف المباشر للوكلاء بالوزارات و الأمناء العامين بالمؤسسات؛
4.4.4 - تعيين مسؤولين لهذه المهمة برتبة رئيس قسم الأرشيف؛
4.4.5 - تنظيم دورات تدريبية في مجال الأرشيف تحت إشراف مركز الوثائق والبحوث؛
4.4.6 - تخصيص قاعات داخل الوزارات والدوائر الحكومية، أو مستودعات في المخازن العامة مجهزة بكل وسائل العمل لحفظ الأرشيف في أحسن الظروف؛
4.4.7 - تقنين العلاقة بين أقسام الوزارة وقسم الأرشيف بغض النظر عن استمرار وجود مكاتب السجل العام التي تبقى تمارس نشاطاتها الحالية في معالجة البريد الصادر والوارد.


5 - النظام الجديد في المدى المتوسط (سنتين)

يهدف النظام الجديد المقترح إلى التكفل بالأرشيف منذ تاريخ إنتاجه إلى غاية تحديد مصيره النهائي، أي الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو الإعدام النهائي ( مع الاحتفاظ بعينات كشهادة عن الأرشيف المتلف ). يرتكز هذا النظام الجديد على أربع محطات:
- تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ؛
- تعميم استعمال جدول تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان؛
- إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة؛
- مشروع ميزانية أولية لإنشاء مراكز الأرشيف الوسيط في أبوظبي و دبي.

5.1 - تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ :

5.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف :

5.1.1.1- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛
5.1.1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛
5.1.1.3- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

5.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث :

يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي:
5.1.2.1- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
5.1.2.2- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط التي يجب إنجازها في كل إمارة ....
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
5.1.2.3 - العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني ( مركز الوثائق والبحوث ).

5.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان :

5.1.3.1- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه)؛
5.1.3.2- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط للإمارة، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني؛
5.1.3.3- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "5.2"؛
5.1.3.4- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن ديوان رئيس الدولة (مركز الوثائق والبحوث).
5.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :

5.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):..............................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):...............
- مصدر الأرشيف:........................................
- نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
- التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
- عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):...........
- الترقيم:- من.................. إلى ......................
- تاريخ التحويل:.......................................... .

5.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):.................................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):..................
- عدد الوحدات المستقبلة:...................................
- رقم التسجيل للدفعة:........................................
- التصنيف أو الترتيب:......................................
- تاريخ الاستلام:......................................... .....


5.2.3- التوقيعات
توقيع الجهة الدافعة
التاريخ و الإمضاء
توقيع الجهة المرسل إليها
التــاريخ و الإمضاء

5.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) =
- النموذج –


رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة )

5.3 - إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة :



1 - الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات ) -1- CURRENT ARCHIVES

يحفظ الأرشيف الجاري لمدة خمس سنوات على الأقل (أو حتى تاريخ إغلاق الملف) داخل كل دائرة حكومية، و ينشأ لهذا الغرض قسم للأرشيف المركزي للدائرة يجمع فيه الأرشيف في انتظار تحويله:
1.1- المؤسسات الاتحادية من 1.1.1 إلى 1.1.20 FEDERAL ARCHIVES 1.1.1 to

1.2- المؤسسات الإماراتية من 1.2.1 إلى 1.2.27 EMIRATI ARCHIVES 1.2.1 to

1.3- المؤسسات الأخرى من 1.3.1 إلى 1.3.50INSTITUTION ARCHIVES 1.3.1 to



- 2 الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة ) INTERMEDIATE ARCHIVES

يحول الأرشيف الجاري بعد خمس سنوات إلى مركز الأرشيف الوسيط أين يحفظ لمدة عشر سنوات:

2.1- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي RECORDS CENTER OF ABU DHABI 2.1

-2.2 مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي 2.2 RECORDS CENTER OF DUBAI

-2.3 مركز الأرشيف الوسيط لإمارة الشارقة 2.3 RECORDS CENTER OF SHARJAH

2.4- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة عجمان 2.4 RECORDS CENTER OF AJMAN

2.5- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أم القوين 2.5 RECORDS C. OF UMM al QAIWAIN

2.6- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة رأس الخيمة 2.6 RECORDS C. OF RAS al KHAIMA

2.7- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة الفجيرة 2.7 RECORDS CENTER OF FUJAIRAH


3 - الأرشيف الوطني ( بعد 15 سنة ) NATIONAL ARCHIVES

في أخر المطاف، أي بعد مرور 15 سنة من الحفظ – 5 سنوات في الدائرة و 10 سنوات في مركز الأرشيف الوسيط – يحول الأرشيف نهائيا إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم كشهادة لتاريخ الدولة، ماعدا الوثائق التي يقرر إتلافها بأمر صادر من ديوان صاحب السمو رئيس الدولة باقتراح من مركز الوثائق و البحوث.
5.4 – مشروع ميزانية أولية لإنشاء مراكز الأرشيف الوسيط في أبوظبي و دبي:

يهدف هذا المشروع إلى تحديد ميزانية خاصة لإنشاء مراكز لاستقبال، وحفظ ومعالجة الأرشيف الوسيط المخزن حالياً في أسوء الظروف بالمخازن العامة التابعة للوزارات والدوائر الحكومية في أبوظبي والعين ودبي والشارقة......

5.4.1 – عدد المراكز:
يجب إنشاء مركزين على الأقل، الأول في أبوظبي لاستقبال أرشيف الوزارات، والدوائر الحكومية المتمركزة في إمارة أبوظبي، والثاني في دبي خاص بالأرشيف الوسيط للإمارات الأخرى.

5.4.2 – البطاقة الفنية لكل مركز:
5.4.2.1- المساحة = 5.000 م2 × 2 (عدد المراكز) = 10.000 م2
5.4.2.2- عدد المخازن=(25×200 م2)× 2 (عدد المراكز) = 50 مخزن (X 200 م2)
5.4.2.3- طاقة التخزين = (25 × 200 م2 ×120 علبة في 1م2) × 2 (المراكز) = 1.200.000 علبة.

5.4.3- الموارد البشرية:
5.4.3.1- عدد الأرشيفيين = 17 × 2 = 34 ( 2 مدراء – 2 مساعدين – 30 أرشيفين)
5.4.3.2- عدد التقنيين = 10 × 2 = 20
5.4.3.3- عدد الموظفين = 8 × 2 = 16
5.4.3.4- عدد العمال = 20 × 2 = 40
5.4.3.5- العدد الإجمالي = 55 × 2 = 110

5.4.4- ميزانية التجهيز:
5.4.4.1- تكاليف إيجار المستودعات (2 X 5.000 م2) = (السعر) × 2 =..........
5.4.4.2- تكاليف التهيئة والتكييف والأمن الوقائي ....... = (السعر) × 2 =..........
5.4.4.3- رفوف معدنية = 1.200.000 علبة: 10 (في 1م.ط) = 120.000م.ط =..
5.4.4.4- محطة التصويرالقياسي (ميكروفيلم)....... = ( سعر الوحدة) × 2 =........
5.4.4.5- محطة التصوير الرقمي....................... = (سعر الوحدة) × 2 =........
5.4.4.6- محطة الإعلام الآلي = 35 كمبيوتر × 2 = (سعر الواحد) × 70 =........
5.4.4.7- محطة التطهير =..................................(سعر الوحدة) × 2 = ........
5.4.4.8- محطة الترميم والتجليد....................... = (سعر الوحدة) × 2 = .........
5.4.4.9- محطة الاستنساخ.............................. = (سعر الوحدة) × 2 =.........
5.4.4.10- وسائل نقل الأفراد = 3 × 2 =............. (سعر الوحدة) × 6 =.........
5.4.4.11- وسائل نقل الأرشيف = 3 × 2 =.......... (سعر الوحدة) × 6 =.........
5.4.4.12- آلات ازالت الغبار... = 25 × 2 = (سعر الوحدة) × 50 = ................

5.4.5- ميزانية التسيير:
5.4.5.1- أجور الطاقم البشري.......................................... = (55) × 2 =
5.4.5.2- العلاوات المختلفة...................................= (.....) × 2 =............
5.4.5.3- علب الأرشيف (box files)..... = (1.200.000علبة) x 2 =............
5.4.5.4- المواد الاستهلاكية للمحطات التقنية................. = (.....)×2 =............
5.4.5.5- المواد الاستهلاكية للمكاتب الإدارية.............. = (.....) × 2 =............
5.4.5.6- المواد الاستهلاكية لوسائل النقل....................= (.....) × 2 =............
5.4.5.7- الصيانة العامة........................................ = (.....) × 2=............
5.4.5.8- الصيانة الخاصة بوسائل النقل...................... = (.....) × 2 =..........
5.4.5.9- الاتصالات:الهاتف–الفاكس– الإنترنت – الإنترانت = (.....) × 2 =......
5.4.5.10- اقتناء الكتب والوثائق............................ = (.....) × 2 =............
5.4.5.11- الاشتراكات المحلية والدولية..................... = (.....) × 2 =............
5.4.5.12- الخدمات العمومية ( الماء- الكهرباء - الغاز ) = (.....) × 2 =............

5.4.6- مصادر التمويل:
5.4.6.1- مساهمة الدولة............................ .............................= 10%
5.4.6.2- مساهمة الإمارات........................ ..........= (2%) × 7 = 14%
5.4.6.3- مساهمة الوزارات................................ = (2%) × 18 = 36%
5.4.6.4- مساهمة الدوائر الحكومية الأخرى............ = (...) × (...) = 20%
5.4.6.5- مساهمة الشركات والبنوك العمومية........... = (....) × (....) = 18%
5.4.6.6- مداخل المراكز ( خدمات – استشارات ).... = (1%) × 2 = 2%

5.4.7- تجنيد كل الطاقات المعنوية و المادية:
إن العملية ليست سهلة؛ لأن الأرشيف مبعثر في عدة أماكن، ومحفوظ في أغلبية الأحيان في أسوء الظروف، مهدد يومياً بالإتلاف؛ لذا يجب تجنيد كل الدوائر الحكومية على كل المستويات لإنقاذ هذه الثروة الأرشيفية، وترسيخ عادات وتقاليد جديدة تسمح بالاستخدام العقلاني للأرشيف كوسيلة عمل أولاً، قبل أن يصبح مادة منظمة ومفهرسة وجاهزة لكتابة التاريخ ثانياً.


6- المحيط التنظيمي و العلمي والمهني و الثقافي
لتطبيق النظام الجديد


إن عمليات تطبيق النظام الجديد تشترط تهيئة المحيط التنظيمي الملائم، سواء على المستوى العلمي أو على المستوى المهني و الثقافي، ومن ثم حددنا أربع محطات في هذا الفصل:
- النصوص التشريعية و التنظيمية؛
- كيفية إنجاز القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كافة الدوائر الحكومية؛
- اقتراح برنامج لتكوين الأرشيفيين الذين سوف يكلفون بتطبيق النظام الجديد؛
- مساهمة في إنجاز السجل التاريخي للدوائر الحكومية.

6.1 – المحيط التنظيمي : النصوص التنظيمية و التشريعية :
لقد أشرنا في المقدمة إلى التطور الذي أنجز في مجال الأرشيف بفضل المقاييس الدولية و التقنين الذي فرضه؛ لذا نقترح إصدار سلسلة من النصوص التشريعية و التنظيمية ليرتفع قطاع الأرشيف في الإمارات إلى المستوى الدولي :
- إصدار قانون يتعلق بالأرشيف الوطني (National Archives)؛
- إصدار قانون خاص بتسيير الأرشيف الجاري و الوسيط (Records Management) في الدولة و تحديد العلاقة مع الأرشيف الوطني؛
- إنشاء شبكة للأرشيف الجاري و الوسيط على مستوى كل الإمارات؛
- إصدار أمر عاجل للإيقاف الفوري لعمليات إتلاف الأرشيف؛
- قرار مماثل لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف خارج الدوائر الحكومية؛
- إنشاء أقسام للأرشيف المركزي في كل دائرة حكومية، و تحديد علاقاتها داخليا مع الأقسام الأخرى، و خارجيا مع مركز الأرشيف الوسيط و من ثم مع الأرشيف الوطني؛
- تقنين كل الجوانب من حياة الأرشيف : المواصفات التقنية لمراكز و مخازن الأرشيف- شروط الحفظ- حماية الأرشيف من الأخطار- مناهج ترتيب الأرشيف- الطريقة العلمية لتصنيف الأرشيف- استخدام المقاييس الدولية في مجال الأرشيف – تسيير الأرشيف الإلكتروني - شروط الإطلاع على الأرشيف- تحديد المدة القانونية قبل فتح الأرشيف للبحث العلمي...

6.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE :
طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule " ، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

6.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3) -
- مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3)
- إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3)-
– إدارة المخازن العامة(1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3) -
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

6.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

6.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ..

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين ؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

6.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. سوف تنجز هذه اللائحة حسب الشكل التالي:
اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

6.3 – المحيط المهني: تكوين الأرشيفيين في تسيير الأرشيف الجاري و الوسيط :
نقترح تنظيم دورات تدريبية لفائدة المكلفين بالأرشيف لضمـان إنجـاح تطبيق السياسة الجديدة للأرشيف بالدوائر الحكومية ، حسب البرنامج التالي:

6.3.1- التسيير العلمي للأرشيف:
01 - تاريخ الأرشيف،
02 - التعريف الدولي للأرشيف،
03 - النصوص التشريعية للأرشيف،
04 - النصوص التنظيمية للأرشيف،
05 - أقسام الأرشيف بالمؤسسات،
06 - تكوين الأرشيفيين،
07 - مخازن الأرشيف،
08 - نظام الحفظ المؤقت للأرشيف "records management "
09 - المعالجة الإدارية للأرشيف في مكان إنتاجه،
10 - المعالجة العلمية للأرشيف في أقسام الأرشيف،
11- أدوات البحث الخاصة بالأرشيف،
12- الإطلاع على الأرشيف من طرف الإدارات،
13- الإطلاع على الأرشيف من قبل الباحثين،
14- البحث عن الأرشيف لفائدة الأشخاص،
15- النشاطات الثقافية في الأرشيف،
16- التعريف بالمجلس الدولي للأرشيف "International Council on Archives "
17- التعريف بالفرع الإقليمي العربي للأرشيف"ARBICA" ،

6.3.2 – التقنيات والتكنولوجيات المستخدمة في الأرشيف:
18- التجليد التقليدي والصناعي،
19- الترميم اليدوي والميكانيكي،
20- الطباعة والنشر،
21- التصوير العادي،
22- التصوير المصغر (الميكروفيلم 16و35 - الميكروفيش)،
23- الإعلام الآلي،
24 – التصوير الرقمي " SCANNING "
25- الأرشيف في الإنترنت " INTERNET "
26- الأرشيف في الإنترانت " INTRANET "
27- حماية الأرشيف من الحشرات: تطهير المخازن وتعقيم الوثائق،
28- حماية الأرشيف من الجفاف والرطوبة،
29- حماية الأرشيف من الغبار والهواء الملوث،
30- حماية الأرشيف من الفيضانات،
31- حماية الأرشيف من التدخل الأجنبي،
32- حماية الأرشيف من الإرهاب والنزاعات المسلحة،
33- حماية الأرشيف من الحريق: الإشعار المبكر بالإشارات – الإطفاء التقليدي - الإطفاء
التلقائي بالغاز(INERGEN) أو الماء (SPRINKLER)، ولكن حذار من أضرار الماء على الورق،
34- خطورة استعمال بعض الغازات في الأرشيف : الهالون - الأكسيد ديتلان:
Gaz halon - Oxyde d'éthylène " "
6.3.3 - تكوين الأرشيفين في تسيير الأرشيف الالكتروني :
أدى الانتقال السريع من أرشيف الورق إلى الأرشيف الإلكترونـي ( الأرشيف الرقمي على الشاشة بدون ورق ) إلى ثورة أرشيفية ثانية بعد الثورة الأولى والتي تمثلت في الإنتاج الضخم للأرشيف أثناء الحرب العالمية الثانية.
لذا كان الأرشيفيين عبر العالم منكبين الآن بدراسة الوضع الجديد لإيجاد حلول سريعة لمجابهة انفجار الأرشيف الإلكتروني، ونقدم بعض الاهتمامات حول هذا الموضوع:
35- التعريف الدولي للأرشيف الإلكتروني،
36 – لماذا اللجوء إلى التصوير الرقمي ؟
37- دور الأرشيفيين والكفاءات الجديدة المطلوبة،
38- اختيار استراتيجية مناسبة،
39- تحضير تحويل الأرشيف الإلكتروني إلى الأرشيف الوطني،
40- تحديد البيانات الرقمية الموجودة،
41- تحرير مخطط التصنيف للمؤسسة المنتجة للأرشيف الإلكتروني،
42- هل يجب إدخال التصوير الرقمي على الأرشيف المنتج في شكل الورق ؟
43- تضمين مصداقية المعلومات الإلكترونية،
44- الإمضاء الإلكتروني،
45- تضمين الشروط لحفظ الأرشيف الإلكتروني،
46- اختيار الأشكال واللغات، ودعامات الأرشيف الإلكتروني،
47- شروط حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: هجرة البيانات،
48- إمكانية تصوير الأرشيف الإلكتروني على الميكروفيلم،
49- مقاييس المخازن الخاصة لحفظ الأرشيف الإلكتروني،
50- الإطلاع على الأرشيف الإلكتروني،
51- مصادر الواب ((WEB،
52- تقييم وزن الأرشيف الإلكتروني وطاقة الدعائم،
53- طريقة تقييم تكاليف حفظ الأرشيف الإلكتروني،
54- ترحيل المعلومات الإلكترونية من نظام سابق إلى نظام جديد متطور.

6.4- المحيط الثقافي: مشروع السجل التاريخي للدوائر الحكومية:
تقوم حالياً عدة وزارات و دوائر حكومية بإنجاز مشروع "السجل التاريخي "؛ وقدم لنا جزء منه يتعلق بوزارة الدفاع ؛ هذا المجهود القيِّم يستحق التقدير والتشجيع ويمكن إثراؤه بإدماج أركان إضافية:
أ – نبذة تاريخية عن القطاع المعني في الإمارات قبل الاتحاد ؛
ب - أهم الخطابات والاستجوابات الصحفية للوزير أو لرئيس الدائرة؛
ج - أهم إنجازات ونشاطات الوزارة أو الدائرة منذ 30 سنة على المستوى الوطني والدولي؛
د - حصر قائمة المطبوعات والدراسات الصادرة عن الدوائر الحكومية؛
هـ - إضافة نسخ من الأرشيف ( وثائق – صور – خرائط ) لزخرفت السجل التاريخي؛
و - كما نوصي باستشارات أرشيفيين مهنيين، ومؤرخين ليكتسب السجل التاريخي طابعا علميا وثقافيا، و ليس طابعا إداريا فقط ؛
ي - في الختام نتمنى إنجاز هذا المشروع الهام ليكون له انعكاس إيجابي لتطوير قطاع الأرشيف.




الخـــــــــاتــمــــة



نرى - في نهاية هذا التقرير- من الضروري إدخال نظام جديد لتسيير الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، لتتمكن الدوائر الحكومية من تحديث الإدارة، مع تحسين أوضاع الأرشيف، و الاستفادة منه، ثم ضمان حفظه قبل أن يحول إلى الأرشيف الوطني لإثراء الذاكرة التاريخية لدولة الإمارات العربية المتحدة.

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث
أبوظبي – الإمارات العربية المتحدة












  رد مع اقتباس
قديم Nov-07-2007, 09:52 AM   المشاركة2
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حول الأرشيف الجاري و الوسيط...

أخي عبد الكريم
كيف الحال إن شاء الله بأحسن حال
أريد ان تساعدني بموضوع وهو
مرحلة الاستقدام بالأرشيف الجاري
وكيف يتم الاستخدام الأمثل لهذه الوثائق
أي نبذه مختصرة
أخوك
محمد الغول

تحية طيبة و بعد؛
لقد عالجت موضوع الأرشيف الجاري بالتوازي مع الأرشيف الوسيط في دراساتي السابقة؛ تجدون طيه مقتطفات منها. الرجاء إشعاري إذا تتجاوب هذه المقتطفات مع طلبك أم لا. إذا لا، أطلب من حضرتكم إعادة صيغة السؤال لكي أتمكن من الرد بأكثر دقة، و شكرًا.
عبدالكريم بجاجة

3.1 - تنظيم مدة حفظ الأرشيف و تحديد أماكن الحفظ :

3.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف :
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء.
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط.
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

3.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث :
يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي:
- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
- العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني.

3.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان :
- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه).
- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني.
- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "3.2".
- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

3.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :
3.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):..............................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):...............
- مصدر الأرشيف:........................................
- نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
- التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
- عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):...........
- الترقيم:- من.................. إلى ......................
- تاريخ التحويل:.......................................... .

3.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):.................................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):..................
- عدد الوحدات المستقبلة:...................................
- رقم التسجيل للدفعة:........................................
- التصنيف أو الترتيب:......................................
- تاريخ الاستلام:......................................... .....

3.2.3- التوقيعات =
توقيع الجهة الدافعة توقيع الجهة المرسل إليها
التــاريخ:…….. التــاريخ:...........
الإمضاء:……….. الإمضاء:.................

3.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) =
- النموذج -

رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة )



4.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE :
طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (3.1.1 – 3.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها، و هذا مثال على مستوى وزارة:
- ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3)
- إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3)
– إدارة المخازن العامة (1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3)
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها، مثلاً:
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ..
ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول إلى مركز الأرشيف الوسيط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، و نصل هكذا إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.












  رد مع اقتباس
قديم Nov-07-2007, 04:50 PM   المشاركة3
المعلومات

محمد مكاوي
مكتبي متميز

محمد مكاوي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18248
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: مصـــر
المشاركات: 409
بمعدل : 0.06 يومياً


افتراضي الدكتور الفاضل

كم اسعدتنا بدراساتك القيمة وخبراتك المتمرسة في نظم الارشيف الحكومية والدولية
لي لديكم استفسارين اذا امكنكم:
1- هل برنامج ال "sharpoint" برنامج ضمن حزمة الافيس يختص بالوثائق الجارية فقط ام الوثائق والارشيف كله ام فيما يستخدم بالضبط ؟
2- نود الاحاطة بشئ من علمكم الجليل وخبراتكم المتمرسة في شرح وتوضيح ارشيف الشركات الخاصة والمصانع الكبيرة من حيث : وثائقها وتداولها انواع الملفات مع ذكر امثلة للشركة ونشاطها وطرق الحفظ الوثائقي المتبعة ودورة حياة المستند او الوثيقة بدءا من انشائها ونهاية بحفظها واستراجاعها مرورا بالعديد من المراحل كالتداول والتعديل والرقمنة والتصوير والترقيم والتكويد ...... وكيفية استراجاعها وماالي ذلك؟

اشكركم شكرا وفيرا
وتحياتي
ابوعمرو












التوقيع
If you want to be you must to start
  رد مع اقتباس
قديم Nov-08-2007, 11:03 AM   المشاركة4
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حول أرشيف الشركات و مصطلح "SharePoint"...

تحية طيبة و بعد؛
1- فيما يتعلق بالسؤال حول نظام "أرشيف الشركات و المصانع الكبيرة": لم يختلف أرشيف الشركات عن مفهوم الأرشيف بصفة عامة؛ لذا تطبق عليه كل القوانين و النظم المتعلق بإدارة الأرشيف بما فيها الأرشيف الإلكتروني. يمكنك الدخول في موقع أي شركة عالمية، و لكن لم تتحصل إلا على المعلومات الخاصة بالأرشيف التاريخي للمؤسسة، إذ وجدت؛ مثل: General Motors
http://www.gm.com/corporate/about/history/

http://www.thecarconnection.com/Auto...173.A7246.html

http://www.gm.com/corporate/about/ne...jsp?deep=press

2- إن مصطلح "Sharpoint" كما كتبته يعني جهاز دقيق يستعمل في جراحة العين. اما مصطلح "SharePoint" يعني برنامج يساعد على تنظيم تقاسم المعلومات و الوثائق في الشكل الإلكتروني داخل مؤسسة"Workflow".
إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في الشكل التقليدي أي الورقي. تجدون المزيد عن نظم الإدارة الإلكترونية للأرشيف في دليل المجلس الدولي للأرشيف، و الذي عربناه و نشرناه في هذا المنتدى تحت عنوان: "الوثائق الإلكترونية:مرشد الأرشيفيين". راجع الفصل الثاني: النظريات الأساسية و المفاهيم، الفقرة التالية:
نظم الإدارة الإلكترونية للوثائق

توجد نظم مختلفة لإدارة الوثائق لدى الهيئات المنتجة (للوثائق)، و التي يمكن أن ترتكز على البحث الوثائقي (مثل نظم إدارة الوثائق)، أو على تنظيم وإدارة العمليات بالمؤسسة مثل النظم المسماة دفق الأعمال "Workflow". و يمكن أن تأخذ هذه النظم شكل قاعدة منفردة غير مرتبطة بالشبكة. في الواقع، إن هذه النظم مندمجة عادة في محيط الشبكة على مستويات مختلفة في المحيط الإداري الحديث. يمكن أن يبدأ هذا في المحيط المستخدم لجهاز مركزي داخل المؤسسة، حيث تتقاسم محطات العمل غير المركزية تطبيقات وخدمات؛ ثم يمكن أن تدمج هذه الشبكة في محيط داخلي "إنترانت" الذي تشارك فيه مؤسسات مختلفة (مثل كل الوزارات في حكومة)؛ و أخيرا: يمكن أن يؤدي هذا كله إلى العمل في شبكة الإنترنت. بدلاً من أن تشكل تدريجياً بمراحل، يمكن أن تنشأ هذه المستويات الثلاثة من العمل في وقت واحد، وتسير المعلومات في مستويات مختلفة من الحساسية والأمن في محيطات متفرقة.












  رد مع اقتباس
قديم Nov-08-2007, 12:06 PM   المشاركة5
المعلومات

hatemtn
مكتبي فعّال

hatemtn غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19521
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: تونــس
المشاركات: 193
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي التشريع في مجال الأرشيف

السلام عليكم
الأستاذ الجليل عبد الكريم بجاجة حفظك الله،
أشكرك على المجهود الذي بذلته وعلى الدراسة القيمة التي ستساهم دون شك في النهوض بالأرشيف في دولةالإمارات وستكون جهودك مرجعا للعديد من الدول خاصة العربية في النهوض بالأرشيف وتطويره، لأن الحديث عن تأهيل الإدارة وعن الحكومة الالكترونية لن يتحقق بدون الاهتمام بالأرشيف في مؤسسات الدولة.
أريد أن أسوق ملاحظة وسؤال في نفس الوقت الى الاستاذ الفاضل: هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الإمارات خاصة وأن التشريع الأرشيفي يعتبر محور أساسي من محاور علم الأرشيف يجبر مؤسسات الدولة على تنظيم أرشيفاتها حسب التراتيب والإجراءات والأدوات التي ذكرتها في دراستك. فدائما يكون التشريع أداة فاعلة للضغط على مؤسسات الدولة لتطبيق السياسة الوطنية في دولة الامارات للنهوض بالأرشيف. فأردت معرفة هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الامارات وماهي أشكالها، هل هي قوانين، أوامر، قرارت،الخ؟
وشكرا على الإفادة.












التوقيع
JLASSI HATEM
  رد مع اقتباس
قديم Nov-08-2007, 01:05 PM   المشاركة6
المعلومات

محمد مكاوي
مكتبي متميز

محمد مكاوي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18248
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: مصـــر
المشاركات: 409
بمعدل : 0.06 يومياً


افتراضي اشكركم

اشكرك جزيل الشكر
على الاهتمام والرد والتعديل
اقتباس:
اقتباس:
2- إن مصطلح "Sharpoint" كما كتبته يعني جهاز دقيق يستعمل في جراحة العين. اما مصطلح "SharePoint" يعني برنامج يساعد على تنظيم تقاسم المعلومات و الوثائق في الشكل الإلكتروني داخل مؤسسة"Workflow".
لكن سيدي الفاضل هو سهو لوحة المفاتيح او سهو اليد وكثيرا ما يحدث لخبراء الناس
اقتباس:
إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في ......
الكلام جميل جدا حول ادارة الوثائق الجارية في المؤسسات الحكومية حيث هناك تشابها كبيرا في ادارة ونوع الوثائق
لكن سؤالي ينصب حول مؤسسات العمل الخاصة وبشكل خاص مؤسسات ومراكز البحوث التي عملت بها شخصيا فترة طويلة من الزمن وبشكل خاص ارشيف القصاصات الصحفية التي تدرج يوميا في ملفات ممتدة غاية الامتداد ومتفرعة غاية التفرع والتي لا يمكن بحال تطبيق النظام الارشيفي المتعارف عليه عليها من الارشيف الوسيط والجاري والقديم لان قصاصات الصحف تدرج في ملفات قضاياها يوميا وهذه الملفات والارشيف برمته حاولت جاهدا على اعداد خطة تجابه التي تعدها الجامعات مثل جامعة القاهرة العريقة ولم يتحقق لان حقل العمل شاذ جدا عن المالوف والمتعارف عليه في الجامعات والدراسات الاكاديمية الدولية
الخلاصة : والمقصد
انني كنت اريد خطة تصنيف او قاعدة عمل انطلق منها لادارة ارشيف القصاصات الصحفية بمراكز البحوث الاستراتيجية والسياسية هذه الخطة وددت ان تكون على منهج عملي وعلمي دولي لكنني لم اجد حتى الان هذه المنهجية كي اتبعها
لان الامر كان اجتهادا ذاتيا وقد حقق انجازا في تلبية رغبات المستفيدين الا انني كنت احتاج الى منهاجية وادوات عمل قياسية استند اليها في خطة العمل
سيدي الفاضل: اشكرك على سعة صدرك وارفق لكم طية نبذة مختصرة من خطة العمل في شكل ورقة بحثية
اشكركم
ابوعمرو مكاوي












الملفات المرفقة
نوع الملف: doc ادارة مراكز المعلومات الاستراتيجية.doc‏ (313.0 كيلوبايت, المشاهدات 67)
التوقيع
If you want to be you must to start
  رد مع اقتباس
قديم Nov-08-2007, 01:11 PM   المشاركة7
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حول النصوص التشريعية و التنظيمية لقطاع الأرشيف...

تحية طيبة و بعد؛
نعم، توجد نصوص تشريعية و تنظيمية لإدارة قطاع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، آخرها: "قرار أميري رقم (7) لسنة 2007م بشأن إنشاء و تنظيم مركز أرشيف عجمان الوطني"، الذي صدر عن إمارة عجمان بتاريخ 12 أغسطس 2007، بعد زياريت ميدانية و أعمال تحضيرية شاركنا فيها في السداسي الأول لهذه السنة. و تطبيقا لهذا القرار الأميري، صدر "قرار إداري رقم (27) لسنة 2007 يتعلق بتشكيل لجنة تنفيذية مكلفة بمتابعة تنفيذ القرار الأميري".
عبدالكريم بجاجة.












  رد مع اقتباس
قديم Nov-08-2007, 01:51 PM   المشاركة8
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي الفرق بين الأرشيف الإداري و الأرثيف الصحفي...

أخي العزيز محمد مكاوي؛
لقد شرحتُ لحضرتكم طريقة التعامل مع الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات سواء أكانت عامة أو خاصة أثناء نشاطها اليومي؛ أما الموضوع الذي تفضلت به بوضوح، أي طريقة معالجة مقتطفات الصحف أو االأرشيف الصحفي، لم يدخل في هذا النطاق، لأن الأمر هنا يخص وثائق مطبوعة توجد في شكلها الأصلي، الصحف، في متناول الجميع. تتعامل مراكز الوثائق و البحوث مع هذا النوع من المصادر المطبوعة كمادة وثائقية تنظم حسب حاجيات البحث. لذا، لم تطبق عليها المقاييس و القوانين الخاصة بالأرشيف الإداري الفريد من نوعه بدون إتاحته إلى الجمهور قبل مدة يحددها القانون في كل بلد. تقوم كل مراكز الوثائق و البحوث بترتيب و تصنيف هذه المادة الوثائقية (الصحف) حسب الطريقة التي تسمح لها بتلبية هدفها. مثلا: يوجد في المركز الذي أشغل فيه "قسم التوثيق المعاصر" يتكلف بجمع و معالجة المقتطفات الصحفية، دون أي علاقة مع القسم المكلف بمعالجة الارشيف التاريخي. يدخل هذا العمل حسب رأيي في إطار عمل المكتبات، و طبعا إذا أردت أن تفيد و تستفيدمن مناهج عمل الغير في هذا المجال يجب عليك التعامل مع المكتبات و ليس مع الأرشيف. ألقيت نظرة سريعة عن بحثكم القيم في الموضوع، و سوف أزودكم بانطباعي بعد الإطلاع عليه لاحقا، رغم أنه خارج عن مجال اختصاصي: الأرشيف الحكومي. و شكرا على ملاحضاتكم المفيدة.
عبدالكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Nov-08-2007, 02:05 PM   المشاركة9
المعلومات

محمد مكاوي
مكتبي متميز

محمد مكاوي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18248
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: مصـــر
المشاركات: 409
بمعدل : 0.06 يومياً


افتراضي افادكم الله

استاذنا الفاضل
اشكرك على تنفيد الموضوع
وارجو تعليق موفق ونقد بناء ،،، اما بخصوص ميول عمل الارشيف الصحفي او القصاصات فهو بالفعل كما تفضلت تماما فهو يميل تماما الى المكتبات والمعلومات لكنه في الاساس نظام ارشيفي يومي وهذه هي المشكلة ولب الموضوع.
استاذنا الجليل : الموضوع غاية في التشويق
نتمنى تبادل المنفعة وتحياتي
ابوعمرو












التوقيع
If you want to be you must to start
  رد مع اقتباس
قديم Nov-10-2007, 10:11 PM   المشاركة10
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي نظام أرشيفي أم نظام توثيقي؟

تحية طيبة و بعد؛
بعد ما اتفقنا أن الصحف و مقتطفاتها تدخل ضمن اختصاص المكتبات، يبقى علينا أن نوضح أن هذا العمل هو توثيق يومي للصحف و الدوريات بصفة عامة، و ليس نظام أرشيفي يومي. الفرق الأساسي بين فهرسة المقتطفات الصحفية و الأرشيف، يكمن في اختيار نظام موضوعي للمقتطفات الصحفية، الشىء الذي يظهر واضحا قي بحثكم؛ بينما يُفرض على الأرشيفي احترام النظام الإداري الذي أنتج الأرشبف، و تبقى كل الملفات في بيئتها الأصلية دون اختلاط مع غيرها. بعبارة أخرى، يمكنك قطع مقالات من الصحف الأصلية و جمعها مع مقالات من صحف أخرى، و تقرر تنظيمها حسب مواضيع أنت اخترنها. أما الأرشيفي، لا يجوز له أن يطبق هذا الأسلوب، بل يجب عليه حفظ الوثائق في محيطها الأصلي أين أنشئت، و أين تُفهم؛ سوف تَفقِد الوثائق أهميتها بل حتى معناها إذا غادرت محيطها الأصلي؛ و هذا هو الفرق الأساسي بين عمل المكتبات و التوثيق من جهة، و العمل الأرشيفي من جهة أخرى.
عبدالكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Nov-11-2007, 10:16 AM   المشاركة11
المعلومات

محمد مكاوي
مكتبي متميز

محمد مكاوي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18248
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: مصـــر
المشاركات: 409
بمعدل : 0.06 يومياً


افتراضي

الاستاذ الجليل / عبدالكريم بجاجة
تحية طيبة و بعد؛
اقتباس:
بعد ما اتفقنا أن الصحف و مقتطفاتها تدخل ضمن اختصاص المكتبات، يبقى علينا أن نوضح أن هذا العمل هو توثيق يومي للصحف و الدوريات بصفة عامة، و ليس نظام أرشيفي يومي. الفرق الأساسي بين فهرسة المقتطفات الصحفية و الأرشيف، يكمن في اختيار نظام موضوعي للمقتطفات الصحفية، الشىء الذي يظهر واضحا قي بحثكم؛ بينما يُفرض على الأرشيفي احترام النظام الإداري الذي أنتج الأرشبف، و تبقى كل الملفات في بيئتها الأصلية دون اختلاط مع غيرها. بعبارة أخرى، يمكنك قطع مقالات من الصحف الأصلية و جمعها مع مقالات من صحف أخرى، و تقرر تنظيمها حسب مواضيع أنت اخترنها. أما الأرشيفي، لا يجوز له أن يطبق هذا الأسلوب، بل يجب عليه حفظ الوثائق في محيطها الأصلي أين أنشئت، و أين تُفهم؛ سوف تَفقِد الوثائق أهميتها بل حتى معناها إذا غادرت محيطها الأصلي؛ و هذا هو الفرق الأساسي بين عمل المكتبات و التوثيق من جهة، و العمل الأرشيفي من جهة أخرى.
في حقيقة الامر وللوهلة الاولى اجدك قد وجهت نظري الى اشارات جديدة في الموضوع من وجهة نظرك انه يدخل ضمن نظام وثائقي لا نظام ارشيفي واحاول ان اقتنع بالفكرة لكنني اجد عدة عوائق دون هذا الاقتناع الا وهي:
1- فكرة نظام التوثيق تقف عند حد القصاصات الصحفية وهذا مالا يوجد في الارشيف الصحفي محل النقاش حيث ان مصادر معلوماته متعدده ومتنوعة صحيح انها تقوم على نظام توثيقي لكنها تؤرشف ضمن تسلسل زمنى وضمن محطات موضوعية مرتبة
2- نظام الارشيف الاداري صحيح انه يختلف عن الارشيف الصحفي لكنه "الارشيف الصحفي" له نفس مقومات الارشيف الاداري من حيث المستفيدين والباحثين والموظفين كما ان الارشيف الصحفي ارشيف تراكمي تماما مثل الارشيف الاداري او الارشيف الجاري ومن هنا نجده يندرج تحت نفس ظروف البيئة الارشيفية
3- فارق اخر اشرت اليه سيادتكم وهو المنشأ: صحيح ان الجهة الادارية للارشيف هي جهة المنشا وهي الجهة المنوطة بنشأة الوثيقة وتتبعها من بدايتها وفي مرحلتها الوسطى الجارية وحتى حفظها ام دائما او مؤقتا او اعدامها وذلك وفق الاعمار القانونية للوثيقة ونظم الارشفة المتعارف عليها عمليا وعلميا الا ان التوافق بين الارشفة بصورتها تلك مع نفس الطريقة التي يتم بها "الارشيف الصحفي" او نظام التوثيق الصحفي قد تكون قضية تخلق لنا مقومات ارشيف بالمعني العام وبالتالي يتبع نظم الارشفة الادارية والتقليدية المعروفة اي انه يمكن وضع منهج ارشيفي "لنظام الارشيف الصحفي "من خلال الاعتماد على اسس الارشيف الاداري وهذا هو مربط الفرس الذي ابحث عنه

سيدي الفاضل / من خلال تمرسي في ارشفة الوثائق والملفات باشكالها المتنوعة في مؤسسات مختلفة وجدت انه هناك توافق نسبي بين الارشيف الصحفي والارشيف الاداري وهذا التوافق الا وهو النظام في الحفظ والاسترجاع من الناحية الفنية وقد يكون من الناحية الخدمية.
على كل حال واختصارا للافادة التي اشتققتها من حديثكم الموقر المفيد هو ان النظام الارشيف الاداري له خصوصيته واسسه وثوابته وهذا بالفعل ما لمسته في مؤسسات صناعية وهندسية سابقا وما المسه في عملي الان في ارشيف ووثائق احدى شركات الادوية الكبرى التي تتعامل بالالاف من الملفات وعشرات الالاف من الوثائق اليومية
واخيرا لقد تفضلتم بالاشار والتوجيه الى نقطة هامة جدا الا وهي ان النظام المتبع في ارشيف القصاصات نظام فهرسة يتبع نظم المكتبات
اشكركم جزيل الشكر
ونرجو مزيدا من النقاش والحوار البناء
محمد مكاوي












التوقيع
If you want to be you must to start
  رد مع اقتباس
قديم Nov-11-2007, 01:34 PM   المشاركة12
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي آخر تدخل حول الموضوع...

نعم، يجب ترتيب، و تصنيف، و فهرسة كل التراث المكتوب، لإتاحته للباحثين بصفة خاصة و للجمهور بصفة عامة، و هذا مهما كان شكل التراث المكتوب: أرشيف، دوريات، صحف، كتب، إلى آخره. و لكن توجد قوانين و مقاييس خاصة بالأرشيف من جهة، و بالمطبوعات من جهة أخرى.
و نكرر مرة أخرى أن الأرشيف يُنتج بحكم النشطات اليومية لأي مؤسسة، و لم تُنتج هذه الوثائق أبدًا لغرض تثقيف الباحثين أو الجمهور؛ بالعكس، تُحجب الوثائق لمدة معينة من الزمن، و بالتالي يمنع الإطلاع عليها لمدة تتراوح بين 30 و 150 سنة حسب نوع الأرشيف والقوانين المحلية التي تُطبق عليه. و توجد منظمة دولية للتوجيه و التقنين في مجال الأرشيف: المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/

أما الصحف، بما فيها المقتطفات الصحفية، و الدوريات الأخرى، و الكتب، هي مواد علمية تصدُر في شكل مطبوع خصيصًا للإطلاع من طرف الباحثين و الجمهور الواسع؛ و توجد منظمة دولية ثانية للتوجيه و التقنين في هذا المجال: http://www.ifla.org/

خلاصة القول: بما أن المقتطفات الصحفية هي مطبوعات تُجمع يوميًا للإطلاع من حين صدور الجرائد المعنية: يهدِف جمعها اليومي أساسًا إتاحتها للجمهور داخل أو خارج المؤسسة، و لم تُطبّق عليها لا القوانين الخاصة بالأرشيف، و لا حتى المقاييس التي تحدد طريقة التعامل مع الأرشيف، و التي تمنع منعا باتا أي تصنيف الأرشيف حسب المواضيع؛ بينما يُُعدُّ التصنيف الموضوعي منهجا عاديا في ترتيب المقتطفات الصحفية و الكتب، و بصفة عامة في مجال علم المكتبات.
هذا التوضيح لمساعدة الطلبة في فهم اختلاف التعامل مع الأرشيف الفريد النوع، من جهة، و التعامل مع المطبوعات الموزعة في كل مكان، من جهة أخرى. و لم يُعد جمعها عمل أرشيفي، بل توثيقي. أتمنى أن ينال هذا التوضيح رضا الجميع لكونه ينطلق من اعتبار علم الأرشيف، و ليس من اعتبار مواقف شخصية.
و شكرًا للجميع على صبركم، و من جانبي انتهى هذا النقاش، لنعالج موضوعا ثانيا إن شاء الله. عبدالكريم بجاجة.












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 2 ( الأعضاء 0 والزوار 2)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
قائمة كتب حديثه التكنولوجي النشط عروض الكتب والإصدارات المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات 37 Dec-31-2016 06:00 PM
الفهرس الموحد لكتب المكتبات د. صلاح حجازي المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 22 Oct-19-2011 06:24 PM


الساعة الآن 03:02 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين