[د. صالح المسند]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

خلفية الموضوع:

1. الأمر السامي الكريم رقم 7/ب/33181 وتاريخ 10/7/1424هـ المتضمن وضع خطة لتقديم الخدمات والمعاملات الحكومية إلكترونياً من قبل وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات.
2. قرار مجلس الوزراء رقم (40) وتاريخ 27/2/1427هـ الموافق 27/3/2006م، بشأن إقرار ضوابط تطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية في الجهات الحكومية.

وأبرز بنوده ذات العلاقة بالمعلومات والأرشفة والتوثيق هي:

أ‌- تعد المعلومات والبيانات الحكومية ثروة وطنية، يجب على الجهات الحكومية تنميتها.
ب‌- تقوم الجهات الحكومة بتصنيف المعلومات والبيانات الخاصة بها وفق مستويات ومواصفات استرشادية موحدة يضعها برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية (ويشار له فيما بعد بالبرنامج).
ت‌- على كل جهة حكومية حفظ وثائقها إلكترونياً.
ث‌- على كل جهة حكومية تفادي الازدواجية والتكرار في قواعد المعلومات والبيانات ويقوم البرنامج بالتنسيق مع الجهات الحكومية الأخرى من أجل تكامل المعلومات والبيانات، بحيث تكون هناك جهة واحده مسؤولة عن حفظ المعلومات والبيانات ذات النوع الواحد بحسب الاختصاص، وبما يضمن عدم التكرار والازدواجية، وتضارب المعلومات والبيانات وتعدد مصادرها، وبما لا يخل بوجود نسخة احتياطية لكل قاعدة معلومات وبيانات.
ج‌- على كل جهة حكومية القيام بإدارة قواعد المعلومات والبيانات التابعة لها، وإتاحة البيانات المشتركة منها إلكترونياً للجهات الحكومية الأخرى المستفيدة لتمكين تكامل البيانات بين الأجهزة الحكومية، وتسهيل تقديم الخدمات الحكومية الكترونياً، وذلك وفقا للمتطلبات التي يحددها البرنامج.
ح‌- على كل الجهات الحكومية وضع وإتباع آلية محددة وواضحة لتحديث المعلومات والبيانات المسجلة في قواعدها لضمان دقتها.
خ‌- على كل جهة حكومية الاعتماد إلكترونياً على المعلومات والبيانات المتوافرة لدى الجهات ذات العلاقة، وتقليل المعلومات والبيانات المطلوب تقديمها في استمارات ونماذج الخدمات الحكومية، وعدم طلب معلومات أو بيانات من طالبي الخدمات الحكومية إلا في الحالات التي تستلزم ذلك، ومن أجل إنجاز الخدمة للمستفيد.
د‌- على جميع الجهات الحكومية إلزام جميع موظفيها بالمعايير المتعلقة بحماية الخصوصية، ولا يجوز الإطلاع على المعلومات والبيانات الخاصة بطالبي الخدمات الحكومية إلا من قبل الموظفين المعنيين بتقديم هذه الخدمات فقط، وتقوم الجهات الحكومية بما يلزم عمله من أجل ضمان هذا الحق للمستفيد.
الأعمال والخدمات الحكومية:
ذ‌- تقوم كل الجهات الحكومية بحصر وتحديد الخدمات التي تقدمها، ومتطلبات الحصول على هذه الخدمات، ووضع النماذج المعتمدة لهذا الغرض في صيغة إلكترونية، وذلك وفقاً لمنهجية استرشادية يعدّها البرنامج لهذا الغرض.

البرامج الأكاديمية:

لا يوجد أي برنامج أكاديمي في الجامعات السعودية لتأهيل الوثائقيين أو الإرشيفيين. ولكن أقسام علوم المكتبات والمعلومات يمكن أن تلبي الغرض بجهد يسير.

البرامج التدريبية:

يقدم معهد الإدارة العامة برنامجيين تدريبيين للعاملين في القطاعات الحكومية وهما:

1. تنظيم الوثائق والمحفوظات بالحاسب الآلي.

في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:

1- تحديد مفهوم ومتطلبات الحفظ الإلكتروني والمسح الضوئي للوثائق والمحفوظات بدقه.
2- المقارنة بين الحفظ الإلكتروني والحفظ اليدوي للوثائق والمحفوظات بدقه.
3- تحديد النوحي النظامية في الحفظ الإلكتروني للوثائق والمحفوظات بدقه.
4- تحديد متطلبات أمن المعلومات في الحفظ الإلكتروني للوثائق والمحفوظات بدقه.
5- تعريف مصطلحات الحفظ الإلكتروني والمسح الضوئي للوثائق والمحفوظات بدقه.
6- ايضاح أنواع ومكونات أنظمة الحفظ الإلكتروني والمسح الضوئي للوثائق والمحفوظات والمقارنة بينها بدقه.
7- القيام بعمليات المسح الضوئي للوثائق والمحفوظات بفعاليه ودقه.
8- تحويل النسخ الإلكترونية للوثائق والمحفوظات الى نسخ ضوئية بفعاليه ودقه.
9- إستيراد النسخ الإلكترونية للوثائق والمحفوظات الى أنظمة الحفظ الإلكتروني بفعاليه ودقه.
10- مراقبة جودة المسح الضوئي وإجراء العمليات اللازمة لتحسينها بفعاليه ودقه.
11- فهرسة الوثائق والمحفوظات في الحفظ الإلكتروني بإستخدام الحقول وقواعد البيانات بدقه.
12- فهرسة الوثائق والمحفوظات بإستخدام النص الكامل بدقه.
13- إنشاء هياكل الملفات التي تحفظ بها الوثائق والمحفوظات إلكترونياً بدقه.
14- إسترجاع الوثائق والمحفوظات المحفوظة ألياً بطرق مختلفة بفعاليه ودقه.
15- طباعة الوثائق والمحفوظات المسترجعة من نظام الحفظ الإلكتروني بدقه.
16- حفظ الوثائق والمحفوظات المسترجعة على وسائط حفظ مختلفة بفعاليه ودقه.
17- إرسال الوثائق المسترجعة من نظام الحفظ الإلكتروني بواسطة البريد الإلكتروني بدقه.
18- صيانة نظام الحفظ الإلكتروني بدقه.

2. أنظمة ولوائح المحفوظات في المملكة.

في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:

1- تحديد أنظمة الحفظ.
2- تحديد السياسة العامة للحفظ.
3- تحديد لوائح الحفظ.
4- تحديد أوعية الحفظ.
5- تطبيق لائحة التزويد بالوثائق وإعارتها.
6- تطبيق لائحة الإطلاع على الوثائق وتداولها.
7- تطبيق لائحة وثائق المحفوظات المالية.
8- تطبيق لائحة تقويم الوثائق.
9- تطبيق لائحة ترحيل الوثائق.
10- تطبيق لائحة الاتلاف.
11- تطبيق لائحة إيداع أصول الوثائق بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
12- تطبيق لائحة قواعد الترتبيات للاستفادة من الأوعية الورقية المتلفة.

مناقشة الموضوع:

من الواضح أننا مقبلون على مرحلة جديدة بعد تطبيق الحكومة الإلكترونية وتحول العمليات التقليدية إلى إلكترونية. ومن الواضح أيضًا أن هذا التحول يتطلب مهارات ومعارف جديدة غير متوافرة في الموظفين الحاليين وغير متوافرة في المتخرجين من الجامعات السعودية.

ما نريد معرفته في الجامعات وفي القطاعات التدريبية هو التخصصات المطلوبة، ومستويات التأهيل، الكفايات المطلوبة في القوة البشرية اللازمة لتشغيل الحكومة الإلكترونية. ولعلنا نركز هنا على المتخصصين في الوثائق والأرشفة الإلكترونية.

أرجو مناقشة هذا الموضوع لأهميته. وبعد اكتمال المناقشة سأقوم بمراسلة القائمين على البرنامج لإطلاعهم على الموضوع ومطالبتهم بوجهة نظرهم.

ولكم تحياتي