[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع وبعد؛
بعد نشر "قانون الأرشيف الوطني النموذجي"، نقترح الآن النظام الداخلي تنفيّذًا للقانون؛ وشكرًا على أي ملاحظات.

النظام الداخلي
لإدارة الأرشيف في المؤسسات
إعداد: عبدالكريم بجاجة
خبير فني

التعاريف
المادة 1- يهدف هذا النظام الداخلي إلى تحديد كافة القواعد التي ينبغي أن تحكم مجال الأرشيف في المؤسسات مهما كان مجال اختصاصها.
المادة 2- يتكوَّن الأرشيف من جميع الوثائق المُنتَجَة والواردة في المؤسسة، ويُعَدُّ الأرشيف دليلاً على أنشطتها؛ أيًا كانت طبيعته ومصدره، وتاريخه ومكان حفظه، و شكله و دعائمه.
المادة 3 - يُنتَجُ الأرشيف في الأشكال و الدعائم المختلفة: الأوراق المطبوعة أو المخطوطة، والسجلات، والخرائط والصور الفوتوغرافية، والأفلام والميكروفيلم، وجميع الأشكال الإلكترونية بأنواعها، وأي أشكال أو دعائم تظهر في المستقبل.

دور الأرشيف
المادة 4- يجب أن يُنظر إلى الأرشيف بوصفه أداة أساسية لإدارة المؤسسة، ويخضع للمعالجة العلمية، وللتصنيف منذ إنتاجه من أجل حفظه بصفته ذاكرة منظمة للمؤسسة تساهم في الأداء الجيد لجميع الأقسام.
المادة 5- يجب أن تضمن جميع أشكال و دعائم الأرشيف أصالة الوثائق و ثبوتها، و سلامتها وقابليتها للاستخدام. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يضمن الأرشيف المنتج في الأشكال الإلكترونية استمرار مضمون البيانات مع مرور السنين.
المادة 6- يُساهم الأرشيف في دعم صنع القرار، والحكم الرشيد، والشفافية، كما يُعَدُّ البرهان القانوني لإثبات الحقوق الجماعية أو الفردية.
المادة 7- يُشكل الأرشيف المنظم ذاكرة المؤسسة، وجزء من تراثها، ويشهد عن تاريخها.

الإدارة السليمة للأرشيف
المادة 8- يجب إنشاء لجنة الأرشيف في المؤسسة لتحديد سياسة الأرشيف ومتابعة تنفيذها في جميع هياكل المؤسسة، ومراقبة الأنشطة الأرشيفية.
المادة 9- يجب إنشاء قسم الأرشيف المركزي في المؤسسة لتنفيذ توجيهات لجنة الأرشيف، وللتكفل بجمع وحفظ الأرشيف الوسيط لجميع هياكل المؤسسة، بما فيها الأرشيف الإلكتروني، ومساعدة كل الإدارات والأقسام في إنجاز العمليات الأرشيفية.
المادة 10- إن مدراء ورؤساء الأقسام مطالبون بضمان الإدارة السليمة لأرشيف المؤسسة والحفاظ عليها، بالتحكم في عملية تدفق الوثائق الإدارية أيًا كان شكلها، وتنفيذ التعليمات الصادرة عن قسم الأرشيف المركزي.
المادة 11- يجب على كل إدارة وقسم إعداد القائمة الشاملة للوثائق التي تنتجها، وتحديد فترات حفظ الأرشيف في مكاتب إنتاجها، ثم في قسم الأرشيف المركزي، قبل تعيين المصير النهائي للأرشيف، وفقًا للتعليمات الصادرة عن مؤسسة الأرشيف الوطني.
المادة 12- يجب حفظ الأرشيف في الظروف المادية الملائمة لحمايته من عوامل البيئة. سوف يُحدد قسم الأرشيف المركزي شروط حفظ الأرشيف حسب أشكاله المختلفة، لا سيما في مجال درجة الحرارة وكمية الرطوبة، وقاعات حفظ الأرشيف وتجهيزاتها، وحماية الأرشيف من الحرائق والفيضانات والحشرات والبكتريا، وغيرها من الكوارث المحتمل أن تؤثر على حفظ الوثائق.
المادة 13- يجب القيام بالعناية الفورية للأرشيف غير المرتب أو المبعثر، بغض النظر عن مكان وجوده، وبغض النظر عن منتجه الأصلي.
المادة 14- سيتم التعامل مع الأرشيف السمعي البصري وفقًا للأساليب التقنية المناسبة للحفاظ على سلامته، وتصنيفه بوصفه وثائق مرجعية.

تحويل الأرشيف
المادة 15- تضم دورة حياة الأرشيف داخل المؤسسة ثلاث فترات: الأرشيف الجاري (عادة ما تكون الوثائق تحت خمس سنوات)، والأرشيف الوسيط (وثائق من خمسة إلى خمسة عشر عامًا)، والأرشيف النهائي أو التاريخي (وثائق أكثر من خمسة عشر عامًا من العمر).
المادة 16- عند الانتهاء من استعمالها، سوف يتم نقل الملفات المنتهية من مرحلة الأرشيف الجاري إلى قسم الأرشيف المركزي للحفظ في مرحلة الأرشيف الوسيط لمدة قانونية تُحددُ في نطاق القائمة الشاملة للوثائق المذكورة في المادة 11.
المادة 17- يخضع الأرشيف المنقول داخل المؤسسة إلى عمليات التعريف والتصنيف، والترقيم باستخدام جدول التحويل يُحدد لكل عُلبةِ أرشيفٍ العنوانُ الكاملُ لتسهيل البحث في المستقبل، من خلال أجهزة الكمبيوتر بشكل خاص.
المادة 18- يجب على المؤسسة تحديد درجة سرية الأرشيف وشروط إتاحته داخل المؤسسة أو لأطراف خارجية.
المادة 19- بعد انتهاء المدة القانونية لحفظ الأرشيف الوسيط، يجب تحويل الوثائق ذات القيمة الدائمة، أو المصنفة على أنها وثائق تاريخية إلى مؤسسة الأرشيف الوطني من أجل الحفظ الدائم.
المادة 20- يُمنع منعًا باتًا إتلاف أي وثيقة في أي مرحلة من المراحل المذكورة في المادة 15، من دون الحصول على قرار رسمي للإتلاف من مؤسسة الأرشيف الوطني.

سياسة الأرشيف الالكتروني
المادة 21- يجب أن يُنظر إلى الأرشيف الإلكتروني باعتباره وثائق كاملة كما هو الشأن بالنسبة للوثائق الورقية، وبالتالي تطبق على الأرشيف الإلكتروني جميعُ التدابير القانونية التي تخص الفئات الأخرى من الأرشيف. وينبغي أن يضاف إلى هذه التدابير القانونية الأحكام التقنية الخاصة بشكله الرقمي.
المادة 22- يجب وضع سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني تهدف إلى ضمان المحافظة عليه في المدى الطويل. و يجب أن ترتكز هذه السياسة على المعايير والتوصيات في هذا المجال الذي تحددها مؤسسة الأرشيف الوطني.
المادة 23- ينبغي أن تحدد سياسة تطوير الأرشيف الإلكتروني في المؤسسة الوثائق الإستراتيجية التي تستحق الحفظ في المدى الطويل، سواء في شكلها الأصلي أو أشكالها البديلة الورقية والإلكترونية، والميكروفيلم.
المادة 24- يتكون الأرشيف الإلكتروني من نوعين من الوثائق: الوثائق الصادرة مباشرة في الشكل الرقمي مثل البريد الإلكتروني، والوثائق المنتجة ورقيًا التي يتم مسحها ضوئيًا.
المادة 25- يجب أن تكون الوثائق الصادرة مباشرة في الشكل الرقمي خاضعة لإجراءات الحماية إذا كانت جزءا من الأعمال قيد التنفيذ؛ خاصة بنسخها على الورق.
المادة 26- يجب أن تستند عملية المسح الضوئي للأرشيف الورقي إلى المبادئ ذات الصلة الأرشيفية. و بالتالي؛ لا يمكن بأي حال من الأحوال أن تستند فهرسة الأرشيف الإلكتروني على مكان حفظ الأرشيف الأصلي. كما يجب أن ترتكز عملية المسح الضوئي على برامج مفتوحة قابلة للتوافق المحتمل، والهجرة بالسهر التكنولوجي، وتقديم ضمانات للحفظ في المدى الطويل.
المادة 27- يجب على المؤسسة أن تتكفل بذاتها بعمليات المسح الضوئي. و في حالة اللجوء إلى أطراف خارجية، يجب أن تفرض مشاركة قسمها لتقنية المعلومات في عمليات المسح الضوئي لضمان الصيانة والتحديث في المستقبل. ولا يجوز إتلاف الأرشيف الورقي المُصوَّر ضوئيًا بحجة وجود البديل الرقمي عنه.

حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل
المادة 28- لا يخضع الأرشيف في شكله الإلكتروني إلى الأحكام المطبقة على نقل وتحويل الأرشيف الورقي من فترة إلى أخرى. يمكن تحويل الأرشيف الإلكتروني مباشرة بعد انتهاء المعاملات وإغلاق الملفات.
المادة 29- تودع كل إدارة وقسم نسخ مصدقة من الأرشيف الإلكتروني دون تأخير إلى قسم الأرشيف المركزي، ويجب على هذا الأخير أن يسهر على سلامة البيانات الإلكترونية في المدى الطويل بتحديث البيانات مع تطور البرامج والأجهزة الإلكترونية.
المادة 30- ترسل المؤسسة إلى مؤسسة الأرشيف الوطني على الفور نسخًا من الأرشيف الإلكتروني المصدق عليه، والمتعلق بالوثائق المصنفة ذات القيمة الدائمة أو التاريخية في القائمة الشاملة للوثائق التي تنتجها المؤسسة عملاً بالمادة 11 من هذا النظام الداخلي.
المادة 31- يجب على المؤسسة أن تبادر في وضع إجراءات المصادقة على التوقيع الالكتروني عن طريق الوسائل القانونية والتقنية، وذلك بالتنسيق مع الهيئات الرسمية المعنية.
المادة 32- يجب على المؤسسة أن تساهم تلقائيًا في تطوير الحكومة الالكترونية، من خلال قاعدة البيانات الإلكترونية.
المادة 33- تلتزم المؤسسة بحماية المعلومات الشخصية المحفوظة في قاعدة البيانات الإلكترونية، وحظر إتاحتها.

المخالفات والعقوبات"ملاحظات المؤلف: سوف نقتصر على تقديم المخالفات الرئيسية التي يمكن أن ترتكب في مجال الأرشيف، ونترك مهمة إعداد العقوبات المناسبة للمؤسسات المعنية".
المادة 34- المخالفات الرئيسية
• عدم الامتثال لقواعد حفظ الأرشيف.
• المخالفات لقواعد نقل الأرشيف.
• المخالفات لقواعد إتاحة الأرشيف.
• التدمير المتعمد للأرشيف.
• التدمير غير المتعمد للأرشيف.
• سرقة الأرشيف.

أبوظبي في 16 فبراير 2010
إعداد: عبدالكريم محمد عبدالله بجاجة
خبير فني
المركز الوطني للوثائق والبحوث