[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛

تجدون طيه نموذج استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في المؤسسات، و تقييم كفاءات الأرشيفيين. تُعَدُّ هذه الاستبيانات مرحلة أولى لتقييم الوضع، قبل اقتراح خطة لتطوير الأرشيف، و تكوين الأرشيفيين، في المدى القصير، و المتوسط، و الطويل. الرجاء إفادتنا بملاحظاتكم لتعديلها؛ و شكرًا. عبدالكريم بجاجة.

استبيانات حول وضع الأرشيف في أي مؤسسة

تهدف الاستبيانات إلى جمع بعض المعلومات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة، و إلى تقييم كفاءات الأرشيفيين، و من ثم اقتراح خطة لتطوير الأرشيف الجاري و الوسيط بصفة عامة، و لإدارة الأرشيف الإلكتروني بصفة خاصة، تتجاوب مع المقاييس العلمية في المجال، و مع متطلبات المؤسسة المعنية و إمكانياتها الأرشيفية و التقنية.

- أ التعــريـــف بالدائرة
- اسم الدائرة.
- مجال عملها.
- العنوان.
- الهاتف.
- الفاكس.
- عنوان الموقع في الإنترنيت إذا وجد.
- هل يوجد قسم خاص للأرشيف ؟
- اسم ووظيفة المكلف بقسم الأرشيف.
-عنوان البريد الإلكتروني الخاص به.

ب- استبيان حول الوضع العام للأرشيف
1- نبذة تاريخية عن المؤسسة.
2- التغيرات السابقة التي وقعت في هيكل المؤسسة.
3- التغيير الذي وقع فيما يخص مقرها.
4- انعكاس النقطتين 2 و 3 على وضع الأرشيف: إتلاف عند الترحيل، تراكم الأرشيف في أماكن أخرى.
5- هل توجد نصوص تنظيمية و تطبيقية لإدارة الأرشيف ؟
6- هل تم تطبيق نظام الأرشيف المركزي لجمع و حفظ الأرشيف الوسيط الصادر عن مختلف الإدارات؟
7- و على هذا الأساس، هل توجد قاعات لحفظ الأرشيف بالإدارات في انتظار عملية التحويل إلى الأرشيف المركزي؟
8- هل يوجد في الهيكل التنظيمي للمؤسسة شعب أو أقسام لإدارة الأرشيف في جميع الإدارات؟
9- و هل تم إنشاء إدارة أو قسم أرشيف مركزي بموجب قرار رسمي للمؤسسة؟
10- هل يوجد طاقم مكلف بإدارته؟ المؤهلات العلمية والتقنية للموظفين المكلفين بتسيير الأرشيف المركزي؟
11- و ما هي المكانة الإدارية لمسؤول الأرشيف المركزي، أو بعابرة أخرى لمن يتبع؟
12- هل يوجد نظام مقنن لتحديد نوع العلاقة بين الإدارات المنتجة للأرشيف والقسم المكلف بحفظ الأرشيف؟
13- ما هو وضع الأرشيف في المكاتب داخل إدارات المؤسسة؟
14- القاعات أو المستودعات المخصصة لحفظ الأرشيف: أماكنها، داخل المؤسسة، تحت الطابق الأرضي، أو خارجها في المنطقة الصناعية؟
15- التجهيزات المستخدمة: رفوف خشبية أو معدنية، ثابتة أو متحركة، خزائن، أو صناديق، علب أرشيف، مراقبة درجة الحرارة (18 درجة)، و كمية الرطوبة (50%)، حماية ضد الحريق و الفيضانات، صيانة ضد الغبار و الجفاف، وجود تعفن أو تلوث يضر بالأرشيف؟
16- وضع الأرشيف في القاعات أو المخازن المخصصة لحفظ الوثائق: تراكم فوق الأرض مباشرة أو ترتيب فوق الرفوف – وجود أثاث و عتاد قديم بجوار الأرشيف- الأعمال الفنية والتقنية التي تجرى على الأرشيف (ترتيب، تصنيف، تعريف…)؟
17- هل لديكم لوائح تحدد مدة حفظ الأرشيف في الإدارات قبل التحويل إلى الأرشيف المركزي؟
18- هل لديكم جداول نموذجية تستعمل لتنظيم عملية تحويل الأرشيف؟
19- هل قامت المؤسسة بإتلاف بعض الأرشيف، و على أي أساس قانوني؟
20- هل احتفظتم بتقارير الإتلاف لمعرفة ما حذف، و مسكتم نماذج مما أتلف؟
21- ما هو الحجم الوثائق المحفوظة في الأرشيف المركزي، بالمتر الطولي المعتمد دوليا، أو بعدد العلب؟
ملاحظة: يمكن أن تكون الوثيقة عبارة على رسالة بصفحة واحدة، أو دراسة ب300 صفحة، أو ملف بسمكة 5 سم؛ لهذا يفضل تقييم الحجم بالعلب (بسمكة 7 أو 10 سم)، أو بالمتر الطولي.
22- هل يوجد نظام لفهرسة الأرشيف على مستوى الإدارات قبل التحويل؟
23- و ما هي طرق الفهرسة في الأرشيف المركزي؟
24- ما هو نظام البحث و الإطلاع على الأرشيف من قبل الإدارات المنتجة بعد ما تحول أرشيفها إلى الأرشيف المركزي؟
25- هل يمكن الإطلاع على الأرشيف من قبل الباحثين؟
26- بما أن نظام الأرشيف الإلكتروني يعتمد على عمر واحد في حيات الأرشيف، خلافًا على الأرشيف الورقي الذي يمر على ثلاثة أعمار- الأرشيف الجاري و الوسيط و التاريخي- هل قامت المؤسسة بتدابير لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل، تجنبًا لضياعه في أماكن إنتاجه بالإدارات؟
27- هل تستخدم المؤسسة تقنية الميكروفيلم لحفظ نسخ احتياطية للأرشيف؟
28- و بصفة عامة، هل قامت المؤسسة بتحديد الأرشيف الإستراتيجي الذي يتطلب إجراءات خاصة لحمايته سواء كان على الورق، أو خرائط، أو في الشكل الإلكتروني؟
29- هل تستخدم المؤسسة وسائل آلية لمحاربة الحريق، و من أي نوع؟
30- و بصفة عامة، هل وضعت المؤسسة خطة مسبقة لمواجهة كل أنواع الكوارث التي تهدد الأرشيف؟
31- سوف تُطرح أسئلة إضافية عند الزيارات الميدانية لأقسام الأرشيف و مخازنها.

ج- استبيان حول الوضع الخاص بالأرشيف الإلكتروني
يهدف الاستبيان الخاص بالأرشيف الإلكتروني إلى تقييم الأنظمة المستخدمة، و من ثم إلى تطابق المناهج مع ضرورة حماية و حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.
سياسة الأرشيف الإلكتروني.
1- هل للدائرة سياسة خاصة بالأرشيف الإلكتروني؟ التفاصيل.
2- برنامج الأرشيف الإلكتروني: الأهداف، و تاريخ انطلاق هذا البرنامج.
3- هل استعنتم بمكتب استشاري في الأرشيف الإلكتروني؟
4- موقع الانترنيت للمكتب الاستشاري، البريد الإلكتروني.
5- تحديد المقاييس الدولية أو المحلية المستخدمة في الأرشيف الإلكتروني.

التطبيقات في الأرشيف الإلكتروني.
6- تحديد مجال التطبيقات ( أي الأقسام المعنية).
7- تحديد نوع الوثائق التي شملها نظام الأرشيف الإلكتروني.
8- هل للأرشيف الإلكتروني نسخ ورقية أو ميكروفيلم للاحتياط؟
9- هل تم مسح الأرشيف الورقي لتحويله في الشكل الإلكتروني؟
10- نوع هذا الأرشيف.
11- هل تم إتلاف الأرشيف الورقي بعد تحويله في الشكل الإلكتروني؟

حفظ الأرشيف الإلكتروني.
12- هل لديكم برنامج لحفظ وحماية الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؟
13- تحديد التقنيات المستخدمة لهذا الغرض مثل:
Emulation – Migration – Microfilming – Refreshing – Reformatting
14- تحديد ظروف حفظ الأرشيف الإلكتروني: عدد النسخ – الشكل- المكان – المناخ.
15- ملاحظات إضافية (حسب رأيكم).

د- استبيان حول الممارسة الأرشيفية
تنطلق الأسئلة المطروحة فيما يلي من الواقع أو الخبرة الميدانية، و ليس من النظريات، حيث لم توجد أغلبيتها في الكتب، و الدراسات، و مواقع الانترنت المخصصة لعلم الأرشيف، و بالتالي لا داعي للبحث عن أغلبية الأجوبة في المصادر مهما كان نوعها. يهدف هذا الاستبيان إلى تقييم مستوى الممارسة الأرشيفية في المؤسسة:
* ما هو الفرق الأساسي بين مهام الأرشيف الوطني و المكتبة الوطنية؟
*هل يمكن اعتبار كل الوثائق (documents) أرشيفا (archives)؟
*هل يمكن تصنيف الجريدة الرسمية و النشارات الصادرة عن الدوائر الحكومية أرشيفا؟
*في حالة إعادة تنظيم مؤسسة لتصبح مؤسستين، كيف تتصور مصير الأرشيف؟
*بعد تنصيبك في قسم الأرشيف، ما هي الإجراءات الأولى التي يجب القيام بها؟
*و حسب رأيك ما هي التعليمات الأولى التي يجب إرسالها عاجلا إلى كل أقسام المؤسسة؟
*هل وجود قاعة لحفظ الأرشيف يعني وجود قسم أو هيكل لإدارة الأرشيف؟
*كيف تتصور العلاقة بين الأرشيف و المكتبة في نفس المؤسسة؟
*هل يوجد خطرا على الأرشيف إذا أدمجت المكتبة و التوثيق (documentation) و الأرشيف في نفس القسم؟
*ما هو أفضل ارتباط لقسم الأرشيف داخل المؤسسة؟
*هل تفضل تخصيص قاعة حفظ الأرشيف لكل إدارة و تسليمها مفتاح القاعة، أم الاحتفاظ بالمفاتيح و استخدام طريقة أخرى؟
*لما تدخل إلى قاعة أرشيف، ما هي الجوانب التي تراقبها (check list)؟
*هل تعتبر الطابق تحت الأرض مكان لائق لحفظ الأرشيف؟
*هل يمكن حفظ كل أنواع الأرشيف في نفس القاعة، الورق و الميكروفيلم و الأوعية الإلكترونية؟
*هل تعتقد بأن قاعات الأرشيف تستحق المراقبة اليومية كالمريض في المستشفى، و كيف؟
*هل يمكن استخدام قاعة الأرشيف للحفظ و للمعالجة العلمية في نفس الوقت؟
*يمنع عادة استخدام الرفوف الخشبية نظرا لهشاشتها و لمضاعفة خطر الحريق؛ هل يوجد سبب أخر ينتج أضرار للأرشيف؟
*متى يمكن استخدام الرفوف المتحركة في تجهيز قاعات الأرشيف؟
*هل يمكن ترطيب يدويا قاعة أرشيف جافة تفتقر من جهاز التكييف؟
*ما هي الغازات التي أصبحت ممنوعة دوليا في مراكز الأرشيف، و ما هو البديل؟
*هل يجب وضع مخبر لتعقيم الأرشيف في وزارة؟
*إذا وجدت الأرشيف مبعثر فوق الأرض مباشرة، ما هي الخطوات الأولى التي تقوم بها؟
*إذا وجدت في قاعة أرشيف منظمة جيدا مجموعة من العلب مرتبة فوق الأرض مباشرة، بينما يوجد في نفس المكان رفوف شاغرة، ما هو السبب حسب رأيك علما أن هذا السبب و لو مقبول منهجيا مرفوض منطقيا؟
*عند زيارتي لمركز أرشيف وزاري، وجدت مسؤول الأرشيف و هو مساعد بالجامعة يدرس طريقة الترتيب في قاعة مكتظة بالأرشيف المبعثر فوق الأرض؛ فيكلف كل طالب بترتيب علبة مأخوذة من الأرض، و هذا التمرين يدوم عدة حصص بنفس العلبة؛ فوبخته بشدة، لماذا حسب رأيك؟
*هل يجب تحديد حجم العلب عند عملية تحويل الأرشيف؟
*هل يمكن إعادة ترتيب بطريقة علمية أوراق مبعثرة فوق الأرض، و كيف؟
*ما هي المهنة في عالم الثقافة التي تعاني يوميا من نفس المشكل، أي إعادة تشكيل الشهادات التاريخية المبعثرة؟
*ما هو الفرق بين رسالة أصلية و نسخة من رسالة أخرى في نفس العلبة؟
*كيف يمكن تحديد الوثائق المزورة؟
*إذا أردت أن تكون أكثر فعالية في الوصف الأرشيفي، هل تختار إنجاز فهرس مبسط (الوصف علبة بعلبة)، أو فهرس مفصل (الوصف ملف بملف)، أو جرد تحليلي (الوصف وثيقة بعد وثيقة)؟
*ما هو أكبر خطر يهدد الأرشيف قبل الحريق و الفيضانات؟
*هل تعتبر أن قرار إتلاف جزء من أرشيف وزارة قابل للتطبيق إذا تم إمضائه من طرف الوزير شخصيا؟
*هل توصي بطريقة الإحراق في عملية إعدام أرشيف تقرر إتلافه من قبل الجهة المختصة؟
*هل يمكن بدون شروط مسبقة بيع الأرشيف الذي تقرر إتلافه إلى المصانع المختصة في إعادة استخدام الأوراق القديمة؟
*ما هي طرق إتاحة الأرشيف؟
*عند البحث عن الأرشيف، ما هو الفرق في التعامل المهني مع الموظف في مهمة رسمية، و الباحث الجامعي، و المواطن في قضية شخصية؟
*هل يجب تصديق نسخ الأرشيف المسلمة للباحث و للموظف و للمواطن ؟
*إذا تقدم ضابط الشرطة أو قاضي من العدالة بطلب الإطلاع على ملف شخص ما، هل تمتثل للطلب بدون شروط؟
*هل تتعامل مع الباحث الأجنبي بنفس الطرق المتبعة مع الباحث المواطن؟
*كيف يمكن للأرشيف أن يساهم في تكوين الشخصية الوطنية على مستوى تلاميذ المدارس؟
******الجواب بنعم أم لا غير كافي، يجب تبرير كل الأجوبة******

Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae