[د. صالح المسند]

دعوة منشآت القطاع العام والخاص إلى إنشاء إدارت للمعرفة

تقول سوزان هنزل: رغم أنه من المعروف عالميًا أن المعرفة أصبحت هي أهم ثروة تمتلكها أية منشأة، أخذت كثير من المنشآت تغلق إدارات المعلومات أو تقلص حجمها. وفي الوقت نفسه، تحث هذه المنشآت منسوبيها على ضبط مواردها وإدارتها بهدف تعزيز تكوين المعرفة وتطويرها. وفي هذا العصر، أصبحت السيطرة على موارد المعلومات والوصول إليها أمر بالغ الصعوبة لأن مسوقي المعلومات تجاوزوا أخصائيي المعلومات إلى المستفيد النهائي مباشرة. هذا بالإضافة إلى تعدد أشكال وصيغ المعلومات والتزايد الهائل والمضطرد في حجمها. وهذا ما يدعو إلى إيجاد مستوى أعلى لضبط جودة المعلومات وضمان إتاحتها لمن يحتاجها من المستفيدين. ومع الانفجار المعلوماتي الذي يتزايد يومًا بعد يوم، يعاني المستفيدون داخل المنشأة من الإغراق المعلوماتي بما فيها موارد ليس لها صلة وثيقة باحتياجاتهم. كما أن تصميم الهياكل التنظيمية للمنشآت يحتم في كثبر من الأحيان فصل وحداتها الإدارية عن بعضها مما يحرمها من موارد معلومات تحتاجها لأنها لا تعرف من أين تحصل عليها. وبالتالي، فهناك فجوات وتكرار في موارد المعلومات في المنشأة نفسها.

والحل هو في التحول من إدارة المعلومات إلى إدارة المعرفة.

وتقترح هنزل تطبيق تدقيق المعومات information audit الذي يمكن المنشأة من فهم مهامها وأنشطتها اللازمة لنجاحها ومنافستها. يفيد تطبيق تدقيق المعلومات في فهم كيفية توظيف المعلومات في المنشأة وبالتالي توظيف المعرفة. وإذا لم يتم تطبيق تدقيق المعلومات قبل تدقيق المعرفة أو تطوير استراتيجية إدارية لها فإن المنشأة ستتكبد خسائر مباشرة وغير مباشرة.

تعريف إدارة المعرفة:

هي عملية تستهدف الجمع المنظم للمعرفة التنظيمية الصريحة والضمنية من مصادر المؤسسة الداخلية والخارجية والعمل على خلق معرفة جديدة ونشرها وتوزيعها والمشاركة فيها وتطبيقها في الأنشطة الإدارية واستثمارها لتحقيق القيمة المضافة واكتساب الميزة التنافسية للمنشأة. وتشمل إدارة المعرفة إدارة المعلومات وإدارة القوة البشرية. ولا يمكن إدارة المعرفة مباشرة؛ ما يمكن إدارته هو المعلومات عن المعرفة التي يمتلكها موظفو المنشأة.

أنواع المعرفة:

1-المعرفة الصريحة explicit: وتتعلق المعلومات الظاهرية بالمعلومات الموجودة والمخزنة في أرشيف المنظمة ومنها (الكتيبات المتعلقة بالسياسات، والإجراءات، المستندات، معايير العمليات والتشغيل) وفى الغالب يمكن للأفراد داخل المنظمة الوصول إليها واستخدامها ويمكن تقاسمها مع جميع الموظفين من خلال الندوات اللقاءات والكتب.
2-المعرفة الضمنية tacit: وهي المهارات (Skills Know-How) والتي هي في حقيقة الأمر توجد في داخل عقل وقلب كل فرد والتي من غير السهولة نقلها أو تحويلها للآخرين. وقد تكون تلك المعرفة فنية أو إدراكي.

أساليب تجميع المعرفة:

1-Personalization :تفاعل شخص مع شخص آخر لنقل معلومة أو معرفة ومن ثم الاستفادة من ذلك بأي شكل أو آخر ومثل على ذلك ما يسمى community of practice عبارة عن مجموعة من المشاركين غالبا يأتون من جهات مختلفة وتخصصات شتى يجمعهم أهداف مشتركة الرابط بينهم ليس لأامور الرسمية بل هو التحرك باتجاه هذه الأهداف سواء كان ذلك بغرض التطوير أو إيجاد حلول لمشكلة ما. وفي عالم المشاريع الإنشائية يذكر أحد الخبراء أن هذا الاتجاه أو الأسلوب يناسب التعامل مع المشاريع الفريدة من نوعها أو التي تحتوي مشكلا خاصة قد يظهر صعوبة التعامل معها بطريقة اعتيادادية قياسًا على الخبرات السابقة والتى يمكن الرجوع إليها سواء كانت محفوظة ورقيًا أو الكترونيًا.

2-: Codification هذا الأسلوب الآخر والذي يمكن أن نقول أنه التفاعل بين الشخص ومصدر غير بشري رجوع شخص إلى معلومة , معرفة بشىء ما, أو خبرة يمكن الاستفادة منها؛ لكن المصدر هنا ليس شخص آخر بل هى وثائق و تقارير, قواعد معلوماتية معينة, أو مشابه. إن هذا الأسلوب يناسب التعامل مع المشاريع الاعتيادية والتي يمكن الاستفادة مما تم خلال المشاريع الماضية أو المعلومات السابقة بمجرد الرجوع إلى المصادر غير البشرية المحفوظة.

عمليات إدارة المعرفة:

1-اكتشاف المعرفة discovery for knowledge: سواء كانت صريحة أو ضمنية في عقول و تصرفات البشر.
2-التقاط واصطياد المعرفة capture :المهمة و توثقيها وجعلها مقروء ومتوفرة للجميع
3-المشاركة في المعرفة sharing : تعمل على انتقال المعرفة من شخص إلى آخر وبالتالي إذا حدث وترك احد الموظفين المؤسسة ، فإن المؤسسة لا تفقد المعلومات و لا تعتمد على شخص واحد أيضًا المشاركة قد يخلق معرفة جديدة (المشاركة قد تتم عن طريقات حلقات العصف الذهني brain storming sessions)
4-التطبيق Application :وهي بالعادة اتخاذ القرارات يصبح أسهل و مضمون أكثر.

تجربة شرطة دبي:

أنشأت شرطة دبي إدارة تعنى بإدارة المعرفة بهدف تسهيل عملية توفير المعلومات وتبادلها، ودعم متخذي القرار بالإحصائيات والدراسات و الأبحاث اللازمة لمساعدتهم في اتخاذ القرار.

والقضية المطروحة للنقاش هذا الأسبوع تدور حول دعوة منشآت القطاع العام والخاص إلى إنشاء إدارات تعنى بإدارة المعرفة وضم أنشطة متفرقة فيها تحت هذه الإدارة مثل المكتبة أو مركز المعلومات، وإدارة التطوير، إدارة الدرسات والأبحاث، إدارة التوثيق الإعلامي .... الخ.