منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » مراكز معلومات الشركات

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Mar-09-2014, 11:14 AM   المشاركة1
المعلومات

محمد مكاوي
مكتبي متميز

محمد مكاوي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18248
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: مصـــر
المشاركات: 409
بمعدل : 0.06 يومياً


افتراضي مراكز معلومات الشركات

المؤتمر الرابع والعشرون
الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات (اعلم)
بالتعاون مع
جامعة طيبة ـ المدينة المنورة
"مهنة ودراسات المكتبات والمعلومات: الواقع والتوجهات المستقبلية"
المدينة المنورة (السعودية)
25-28 نوفمبر 2013
عنوان البحث
تقنية مراكز المعلومات : الاستثمار الخفي لقطاع الشركات
اعداد : محمد مكاوي


المستخلص:
تقنية مراكز المعلومات : الاستثمار الخفي لقطاع الشركات
دراسة تطبيقية
لاشك ان المعلومات اليوم تعبتر هي أساس صناعة القرار ، سواء القرار السياسي أو التجاري أو خلافه ، وبالقطع فان الاستثمار الامثل في أي مجال قائم في الاساس ليس فقط على الحصول على المعلومة ولكن قائم على توظيف وتطويع المعلومات الصحيحة والدقيقة ، وبناءا علي ذلك فقد فطن مؤخرا جزء كبير من قطاع الشركات في مصر الي أهمية تقنية المعلومات من حفظ واستدعاء بل وتوظيف المعلومات محل الاهتمام كل في مجاله ، وأفرد لها جزءا من الميزانية لتطوير قطاعات نظم المعلومات باعتبارها عقل ومرجعية وتاريخ الشركات وتوجهت الي مايعرف باقتصاد المعلومات.
والدراسة تقدم نموذجًا لقيمة وهوية المعلومات في إطار مجتمع المعلومات ، ثم تسقط هذه الاطلالة النظرية على النواحي التطبيقية في قطاع الشركات في مصر ومدي الاموال التي يمكن توفيرها من جراء استخدام تقنية المعلومات المستخدمة في إدارة الوثائق والمستندات والملفات.
وفي النهاية : تستخلص الدراسة عدة توصيات عملية ارشادية للشركات في إطار الاستثمار الامثل لكافة مواردها.










خريطة البحث
 الاشكالية والالية:
قُدمت الدراسة على أساس أسئلة متداولة وشائعة الان يطرحها فصيل كبير في قطاع الشركات وهي نفس الاسئلة التي يطرحها كثيرا من متخصصي المجال الان في نفس الاطار من حيث:
1- كيف نحول التداول المستندي الجاري للوثائق إلي تداول اليكتروني آمن وسريع ودقيق؟
2- كيف نستثمر الافراط في الاستهلاك الورقي بتعميق الاستفادة من البرمجيات؟
3- كيف نحافظ على تداول توافقي للمستندات والمعلومات بين المسارين (ورقيًا والياً) ؟
4- كيف يمكن الاستثمار الامثل للموارد المكانية والزمانية والمالية والبشرية ؟
فض الاشتباك بين الاشكالية والآلية في الحل والتطبيق هو جوهر معادلة النموذج التطبيقي المقدم ، حيث أنه كلما زاد تحقيق النظام المتبع في تلبية حاجات العملاء أو المستفيدين أو أصحاب رؤوس الاموال ، كلما زادت كفاءته ، وكلما تعمق في الاجابة على الاستفسارات المطروحة في الاشكالية كلما زادت أهميته وتباينت قيمته في طريق تنفيذ الالية ، خصوصا في ظل مجتمع رأسمالي استثماري يهتم في المقام الاول بنتيجة المعادلة المالية النهائية بين ميزان المدفوعات وميزان المقبوضات.
 (مجتمع الدراسة) التجربة العملية
يعالج البحث إشكالية التداول الورقي والدورة المستندية التقليدية ومراحل تحولها في ثلاث نماذج عملية بقطاع الشركات.
وهذه الاطروحة تقدم نموذجا عمليا وعلميا لدارسي ومتخصصي الوثائق والمكتبات ، بل وللعاملين في مجال الارشفة الالكترونية وتداول المستندات الادارية والمالية والفنية (الجارية او المؤرشفة) ، وأيضا مراكز المعلومات المتخصصة في النماذج التالية وهي :-
1- نموذج للتداول المستندي لشركات الادوية البيطرية والبشرية والمبيدات.
2- نموذج للتداول المستندي للشركات المندمجة في مجموعات متعددة لانتاج الاجهزة المنزلية والمكتبية والاليكترونية.
3- نموذج للتداول المستندي للشركات المندمجة في مجال الاسكان والتعمير واستثمار الاراضي.
 الفـــــروض :
هناك عدة افتراضات بنيت عليها التجارب العملية الثلاث السابقة :-
1- الافتراض الاول: يقوم على تصور بوضع حد أقصي لحاجات المستفدين أو المستخدمين سواء الحاجات الظاهرة أو المنتظرة أو المتوقعة من التطبيق المنشود أو المعروض أو المتوقع.
2- الافتراض الثاني : يقوم حول وجود تنوع وتغير ومرونة في حاجات العملاء والمستفدين من النظام أو التطبيق المشروع.
3- الافتراض الثالث : يتصور في حالة غياب الرؤية الداعمة ماليا بشكل ملائم وطرح الرؤي البديلة.
4- الافتراض الرابع : حول مدي إحتمالية قصور النظام أو التطبيق بحاجات العملاء أو المستفدين ووضع الحلول البديلة بشكل تفصيلي كامل.
وكل الفروض والاحتمالات السالفة تظل مطروحة باستمرار حتي يتم إختبارها والتاكد من مدي إختفائها أو تقلصها.

المحـــــــــ الاول ـــــور
الجانب النظري
مقــــــــــــدمة:
الإدارة بلا ورق أو الإدارة الإلكترونية مفهوم من مفاهيم الإدارة الحديثة، وغاية تسعى إليها المؤسسات العامة والخاصة على مختلف أنشطتها للوصول إلى الشفافية في التعامل ورفع كفاءة تقديم الخدمات والتقليل من البيروقراطية بمفهومها التقليدي الشائع، حيث إن التعامل الإلكتـروني هدف يتطلع إليه جمهور المتعاملين مع الإدارات الحكومية أو الخاصة لتوفير الخدمات المميزة لهم بدون روتين الانتظار.
وعناصر هذه الإدارة هي:-‏
 ‎إدارة بلا ورق
 ‎إدارة بلا جمود
 ‎إدارة بلا مكان
 ادارة بلا زمان.‎ ‎
الوثائق ، المستندات ، الملفات ، المعلومات ، كلها مفردات فنية لتلك الادارة ، وهي مفردات مشتركة بين القائمين عليها بعضهم البعض ، تربطهم بها برامج ووسائل وطرق معالجة (تقليدية وغير تقليلدية).
كل هذه المفردات تشكل قاموس عمل لكل مؤسسة على حدة ، تختلف أو تتفق في الشكل والحيثية لتصل في النهاية الي مبتغاً مشترك واحد وهو الحصول على المعلومات الدقيقة المطلوبة التي تشكل أساساً في صناعة القرار .
وفي اعتقادنا أن الاشكالية الحقيقية لاتتوقف عند إتباع أنسب الطرق والوسائل وطرق المعالجة للمعلومات والمستندات والملفات والوثائق ، بل تزداد الرؤي والطموحات خصوصا في القطاعات الانتاجية والتجارية والصناعية عنها في القطاعات الخدمية الي مزيد من التعمق والاستفادة من المعلومات وتوظيفها.
اذ أن الهدف الاصيل لأي مؤسسة ليس فقط الحصول على المعلومات بل وتطويعها بهدف تعظيم الاسفادة منها ، بيد أن الأمر يزداد أهمية لدي المؤسسات الانتاجية والتجارية على وجه الخصوص أكثر من المؤسسات الخدمية نظراً لأنها تتجه نحو الاستفادة القصوي من المعلومات ، ذلك أن الامر يتعلق بقيمة وسعر المعلومة الدقيقة في صناعة القرار السليم الذي هو أساس الاستثمار الناجح.
من هنا وجدت شريحة كبرى من المؤسسات التي تشكل قطاعات العمل الانتاجي والتجاري - خصوصا الشركات- نفسها أمام منعطف استثماري ملح ، واتجهت نحو التطوير والاستغناء عن الافكار المعطوبة حول الفكرة التاريخية للارشيف والملفات وبرزت الحاجة الملحة إلي إيجاد طرق مثلي بل وقصوي للاستفادة من المعلومات باعتبارها الركيزة الاساسية لبناء أي قرار تنموي واستثمار حقيقي.
الغريب أن تلك أو غالبية القطاعات الانتاجية (الشركات) اكتشفت مؤخرا أنها أمام استثمار خفي لمواردها مما دعاها الي إعادة هيكلة المدخلات المالية بما يوافق منظومة المعالجة المثلي لموارد المعلومات المتاحة.
وبالتالي أخذت في تطوير منظومة الارشفة الاليكترونية وادارة المعلومات والمكتبات المتخصصة وتحويلها إلي مراكز معلومات متخصصة لكل مؤسسة على حدة، وهذا الامر شكل تدريجيا عنصرا مساعدا في تغيير مسميات شاغلي وظائف تلك الاماكن المستحدثة .
بل ربما شكل تغييرًأ جوهريا أو منحيً جديداً في التأهيل المطلوب ذاته حيث اصطبغ بسمات تقنية اكثر منها مهنية أو حرفية الامر الذي شكل تخوفاً على متخصصي المجال من سحب البساط من تحت أقدامهم.
ولعل المحاولات النشطة التي بدأتها بعض أقسام التخصص في بعض الاقطار العربية نحو تغيير وإنشاء أقسام (الوثائق والمكتبات) تقنية معلومات متخصصة كانت بمثابة استجابة لمحدثات وتطورات المجال على الصعيد المحلي والاقليمي بل والعالمي.
والنموذج البحثي يوضح في التجربة الاطار العملي مقترناً بالاطار العلمي في البناء والهيكلة (مجتمع البحث) وطرق فض الاشتباك بين الاشكالية والالية والفروض والاستنتاجات وينتهي باستخلاص أهم التوصيات.
مفاهيم تأصيلية:
أولًا: هوية وخصائص المعلومات
ثمة تعريفات متعددة في محيط مجتمع المعلومات تداخلت وتشابكت وتباينت.. الخلاصة الحقيقية أن كل هذه التعريفات تدور في فلك لا أقول ضيق بل فلك محكم مفاده ، إن المعلومات تمثل "أي إضافة فكرية للعقل البشري"
ولانه يعتقد البعض أن المعلومات منتج كباقي منتجات السوق السلعي الذي تحدده أدبيات السوق في العرض والطلب ، مدللين على هذا الاعتقاد بعدة أمور عرضية مثل تسعير المعلومات باعتبارها قوة من قوى السوق ، فقد غاب عن أدارك هؤلاء أن المعلومة تعتبر تكوينًا معرفيًا يفتقد لمقومات السلعة بالكلية، كما يكتسب خصائص الخدمة في ذات الوقت، ولذلك تعتبر المعلومة خدمة يمكن أن تكون بمقابل وليست سلعة يمكن تسعيرها وفقا للاتي :
1- المعلومات لا تستهلك لأنها لا تستنفذ.
2- المعلومات غير قابلة للانتقال لأن الاستفادة منها لدى البعض لا يعنى فقدانها عند الآخر.
3- المعلومات قابلة للتراكم أما السلع لا تتراكم.
4- المعلومات غير قابلة للتجزئة والتفكيك فهي كل متكامل لا يقبل إنسلاخ أي عنصر من مكوناته أما السلع فيمكن تجزئتها وتفكيكها.
ثانيًا :منظومة مجتمع المعلومات Information Society :
في البداية ومن خلال الاطلالة على مصطلح (مجتمع المعلومات) يتضح من التحليل اللفظي لمصطلح مجتمع المعلومات انه مقسم إلى اطراف ثلاثة (معلومات Info ، مجتمع مستفيد من المعلومات users ، طرف يجهز المعلومات Process ) وهذا ما ينطبق على المنظومة المعلوماتية سواء بشكلها الافتراضي أو الواقعي أي بشكلها الالكتروني أوالورقي.
فالمعلومات هنا تمثل القاعدة العريضة لأضلاع ذلك المثلث، بينما يمثل الضلع الثاني معالج المعلومات (المؤسسة أوالشخص الاعتباري) أو باحث المعلومات ، أما الضلع الثالث فهو مجتمع المستفيدين ، ويتقاسم في هذا الضلع مجتمع المستفيدين ومعالج المعلومات بالتداخل والتناوب.
إذن فالبناء المعلوماتي الافتراضي (أو التقليدي) يقوم على أبعاد ثلاثة :
 أولها : المعلومات Info كقاعدة أساسية ، ولها أوعيتها وأشكالها.
 ثانيها: المستفيد users من المعلومات، ويمكن أن يكون أيضا فرد أو هيئة اعتبارية
 ثالثها: معالج المعلومات Information Processor شخص (طبيعي أو اعتباري)
الشكل التالي يوضح المثلث الافتراضي لمجتمع المعلومات

شكل رقم (1)
القراءة التحليلية للتكوين: مما سبق نستطيع إن نقدم التحليل التالي لعناصر مجتمع المعلومات:
1- أوعية المعلومات: هي تلك الأوعية أو المادة التي تحمل المعلومة وهي أما في شكل تقليدي أم غير تقليدي ، أو بشكلها المرئي المسموع منها والمقروء ، وكذلك الشكل الورقي ، ويندرج تحت هذه الأوعية العديد من الإشكال من كتاب ودورية وتقرير وصحيفة أو الشكل آلي مثل مخرجات الحاسب الآلي والأوعية المؤتمتة من أقراص مضغوطة وبرامج (Software).
2- مجتمع المستفيدين: وهو الطرف المتلقي للمعلومات، وقد يكون هو نفس الطرف المغذي بالمعلومات، وتتعدد أوجه المستفيدين من متخصصين وباحثين وصحفيين ومواطنين وموظفين.
3- معالج المعلومات : وهذا الطرف هو المخول إليه تغذية وحفظ واستدعاء المعلومات والتفاعل والمشاركة المرتدة مع الطرف المستفيد ، وقد يكون هذا الطرف مؤسسة أوحكومة أو فرد اعتباري، وكلما ضاقت المسافة بين مجتمع المعلومات وبين المستفيد كلما انحسرت فجوة المعلومات.
ثالثاً : الدراسات العلمية
حقيقة الامر أن الاستناد للدراسات العلمية أمر ليس فقط مطلوب بل وملح في كافة المجالات العملية على مستوي التطبيق عموما ، لكن على مايبدو ان الدراسات المحلية خصوصا المصرية منها والجامعيىة تفتقر الي التقنين الكافي والمعايرة للعمليات الفنية من تكويد وتنظيم وطرق المعالجة المعيارية وطرق واساليب الحفظ .
والحقيقة ان الدراسات الشكلية الاكاديمية حتي عام 2010 في مصر في معظم جامعاتها اهتمت بخروج دراسات اكاديمية اكثر منها تطبيقية أو معيارية ولهم العذر لان مثل هذ الدراسات لابد ان تقوم على المنهج العملي الموازي للتطبيق وليس المنهج التنظيري الشكلي الذي يفتقر في النهاية الي ادبيات الواقع العملي التطبيقي خصوصا في الشركات وقطاعات الاعمال.
ولذا فقط تطرق الباحث لاستكمال الدارسة النظرية المتخصصة في الوثائق بجامعة القاهرة ، ولم يستفد الباحث بالقدر المنشود الذي من أجله بادر باستكمال دراساته، فمعظم الدارسة والمنهج المستخدم عقيم فينًا وعلمياً وعملياً.
لذا اتجه الباحث لاستكشاف تقنيات مجال الادارة الاليكترونية في لقاءات المتخصصين في الدول العربية وأوروبا كتعبير عن مواكبة التقينات في مجال ادارة الوثائق الاليكترونية.
رابعًا : أساسيات عامة لمحلل النظم (System analysis )
في سياق البدء في عملية التطوير لأي منظومة مستندية تخص قطاع الشركات أو حتي أي قطاع خدمي خاص أو حكومي فكان لابد من تأصيل عدة خطوات منها:-
1- دراسة أهداف ورغبة المؤسسة في إنشاء مركز معلومات موازي (تقني تقليدي) .
2- دراسة الهيكل الاداري والفني للمؤسسة والتعرف على كافة مصادر إنشاء الوثائق.
3- تحليل مسار الدورة المستندية ومعرفة حدود الاتاحة والحجب للمعلومات بين الافراد وبين الادارات وبين الشركات الشقيقة أو الشريكة أو المتضامنة.
4- تحليل مصادر المعلومات والمستندات في الشركات لأنها متنوعة (مرئية - مسموعة – مقروءة) كالتقارير والمؤتمرات والندوات واللقاءات والدراسات والأبحاث والكتب والرسومات والإنشاءات التخطيطية.
5- قياس وتحليل (ميزانية الشركة) الدعم المالي المخصص لبناء منظومة معلومات قوية.
خامساً : المعايبر العامة ... تتم المعايرة على عدة أسس منها :-
1- إختيار موقع مركز المعلومات وموقع مركز الوثائق
2- التخطيط الهندسي :-
a) تحديد المساحة المطلوبة للتخزين
b) التصميم الداخلي للارشيف
c) التجهيزات والمعدات المطلوبة
d) الشروط الامنية والبيئية للتخزين
أولا :اختيار موقع الارشيف الوسيط
1- أن يكون على مسافة معقولة من المكاتب الادارية التي يخدمها الارشيف
2- أن يسمح بسهولة الوصول له
3- أن يكون بعيدا عن الاخطار الخارجية مثل الحرائق والفضانات والاخطار
4- أن يكون قليل التكلفة حيث من حيث المناطق النائية قليلة السعر
5- أن يضع في الاعتبار إحتمالية التوسعات المستقبلية
معايير اخري :
1- ملائمة البرنامج لتوفير المساحات التخزينية بما لاتعارض والسرعة والدقة والجودة العالية وضغط مساحة المستند بحيث يصل لاقل من 10% من المساحة الاصلية.
2- قابلية ادراج ودمج المستند الرقمي الي قاعدة البيانات بأي امتداد (Extinction) PDF, JPG, TIF, Media, Office,
3- الاماكن ذات التهوية وتكيفها واختيار أنسب وسائل الحفظ من استاندات ذات ارفف مفتوحة متحركة محكمة تتوافق وطريقة الحفظ للوثائق والملفات واللوحات والمستندات.
4- استخدام نظام الاطفاء الالي بالغاز أو البودرة أو حسب ميزانية المؤسسة واستبعاد نظام الاطفاء المائي.
5- وضع لوائح العمل المنظمة لعملية التداول والاطلاع والاعدام للوثائق بالتوافق مع الادارات المختلفة.
المحــــــ الثاني ــــــور
التجارب العلمية
التجربة الاولي :
الشركة المصرية للكيماويات والادوية "ادويا" http://www.adwia.com/
هي مجموعة شركات تحكمهما شركة قابضة خاصة تعمل في مجال انتاج الدواء البشري والبيطري والمبيدات وبعض الشركات الفرعية الخادمة وبعض الشركات المختلفة في منتجاتها واستثماراتها.
مركز المعلومات متعدد الوسائط Multimedia Information Centre
1- الهيكل الاداري وحركة الوثائق
هناك 23 ادارة متخصصة أبرزها: ادارة المنتج البشري- ادارة المنتج البيطري- ادارة المبيدات والاسمدة – ادارة المنتج التام - إدارة التسجيل – ادارة الجودة -إدارة التصدير - إدارة الدعاية - إدارة المكتب العلمي - إدارة المخازن - إدارة المصنع - إدارة المبيعات .
وكلها ادارات تفرز مستندات وملفات، حالة الملفات مهملة معطوبة غير مكودة وبالتالي صعب إسترجاع أي معلومة خصوصا في حالة الفحص الضريبي أو ملفات المستحضرات الطبية وهو ما يمثل ضياع كبير في الوقت والجهد والحقوق ...ومن ثم :
1- تم قياس معدل الاستهلاك الورقي وملفات وطباعة واستاندات للملفات واماكن حفظ وعمالة بمايوازي 500 – 600 الف دولار سنويا .
2- التسبب في ضياع الحقوق او المستحقات المالية للشركة بما لايقل عن 200 – 300 الف دولار سنويا.
3- تشكيك الجهات الرقابية على الشركة بسبب الاهمال في الحصول على المعلومات الضريبية أو الدوائية أو الادارية أو الصحية وهو مايمثل أموال طائلة (200-300 الف دولار في دورة الفحص) وهي اموال اخري تقدمها الشركة كتعويض عن الغرامة أولتخطي القانون.

2- العمليات الفنية :
بعد دراسة وتحليل الدورة المستندية تمت الاستعانة بمهندسي البرامج بالشركة وذلك لانشاء وتوليف وبناء برنامج أرشفة مناسب يلبي كافة الاحتياجات وبالتالي وفرت هذه الخطوة للشركة ميزانية تقدر 300 الف دولار وهو مايوازي قيمة أسعار البرنامج وصيانته والشاشة التالية نموذجا لشاشة الإدخال الرئيسية شاشة عرض المعلومات وشكل الوثيقة الالكترونية المدمجة بالبرنامج.



بيانات الوصف المستخدمة في التكويد :
 تشمل البيانات الموجودة على الملف مثل : الإدارة - عنوان الملف Title - التاريخ DATE (يوم شهر سنة) رقم الملف أو الجزء Volume وأي بيانات أخرى إضافية .
 عمل دليل المعلومات داخل الملف Indexing files - التوحد في معايير الوصف.
التكويد والترميز
وهذه العملية هي حلقة الوصل بين مستخدم الملف أو الوثيقة وبين المستفيد منه أي انه كلما كانت سهلة وبسيطة كلما تحققت الفائدة المرجوة بدقة وبشكل أكثر فاعلية، ولذا فمن الأجدر استخدام التكويد بالرقم مع إضافة رمز لعملية الفصل في جمع النتائج من خلال استخدام الحاسب ويراعي في عملية التكويد :
 التسلسل المنطقي
 الأرقام المفتوحة الأرقام الصحيحة
 خلق مساحة محتملة لإضافة ملف جديد أو وثيقة قد سقطت.
3- محتوي الملفات في بعض الإدارات :
أولا: إدارة التسجيل Registration Management
إدارة تسجيل الأدوية والمنتجات (Product) الصيدلانية ويشرف عليها ويرأسها متخصصين صيادلة وبعض المساعدين من خريجي العلوم ، هي الإدارة الموكل إليها استخراج كافة وثائق المنتج ، وكافة أوراقة ووثائقه، وتنقسم الإدارة إلي ثلاث أقسام رئيسية هي :
 قسم تسجيل الأدوية البشرية Human Products
 قسم تسجيل الأدوية البيطرية Veterinary Products
 قسم تسجيل المبيدات ومنتجات الصحة العامة Pesticides
وتنشئ ملف لكل منتج وتتم تسكين وثائقه ضمن التقسيم التالي :
1- ادارة التسجيل :وثيقة إخطار التسجيل RL، - مطابقة المعامل - مطابقة وزارة الصحة - استمارة الصحة - شهادة التحليل -دراسة التكافوء Equivalence study - دراسة الثبات Stability study- بيان التركيب declaration of composition – التسعير – شهادات اخري.
2- إدارة المشتريات الخارجية : وتضم وثائقه ، أمر الشراء المواد الخام ، عرض أسعار من المصدر، وبوليصة الشحن ، الفواتير وشهادة موثقة من السفارة التابع لها المصدر بمزاولة المجال
4- النتيجة : بعد دراسة وتحليل الواقع :
1- تم توفير وتجهيز المكان المناسب بمعايير الأمان في الحفظ والتجهيزات ومعايير الاطفاء المناسب
2- كما تم توفير معظم الأجهزة اللازمة لعملية معالجة وتجهيز المعلومات (حاسب إلي – سكانر - طابعة)
3- تم استثمار كفاءة الموارد البشرية (بالتعاون مع خبير الارشفة) في بناء نظام أرشفة اليكتروني يتيح تداول الوثائق في مسارين ورقيًا ورقميًا من خلال التحويل الرقمي للمستندات في الحفظ والاسترجاع والتداول.
4- بناءا عليه أصبح بالشركة بنية أساسية لمنظومة أرشيف اليكتروني متكاملة ، وأليا واصبح باستطاعة الموظف تلقي رد رقمي سريع لمطلبه نظرا لمعالجة معظم الملفات الهامة بنظام الترقيم الموحد وذلك حسب الأولوية وتم طبع ”Indexes“ بكل الملفات التي تم إضافتها بالبرنامج ونظرا لسهولة ودقة الترقيم والتكويد للملفات والوثائق.
انجازات مهنية وعلمية:
 بناء قاعدة معلومات إدارية للشركة تستخدم فيها نظم الأرشفة الاليكترونية للرجوع لها
 بناء قاعدة معلومات علمية تفيد أعضاء مكتب البحث العلمي في تجميع مصادر المعلومات
 إنشاء مكتبة مركزية للشركة بها 5000 وعاء متنوع شكليا وضمنيا ، تلبي احتياجات المستفيدين (مهنيا وعلميا وثقافيا)
 الربط الإلكتروني بين فروع المؤسسة التي تقع في أكثر من نطاق جغرافي.
 التكامل مع عدد من النظم الاخري مثل : -
1- الحضور والانصراف
2- إدارة الموارد البشرية
3- النظم المالية
4- مكتب البحث العلمي. وادارة الجودة
التجربة الثانية :
مجموعة شركات العربي توشيبا http://toshiba.elarabygroup.com/
ما هي مجموعة شركات توشيبا العربي؟ :
أسست عام 1964 وتشغل مساحة أكثر من 300 ألف متر مربع في العديد من محافظات مصر، وبطاقة بشرية فاقت 20 ألف موظف، وبعدد منتجات أكثر من 345 منتجا بأجمالي مبيعات تجاوزت 4 مليار جنيه.، تضم المجموعة 7شركات وتوكيلات عالمية مثل: TOSHIBA–ALBA–TORNADO –SHARP– SIKO–NEC–HITACI - LAGRMANIA
هذا وتعتبر الدورة المستندية بالمجموعة من أكبر دورات الوثائق في مصر وربما في العالم العربي ، لذا كان لزاما على إدارة المجموعة أن تبحث عن حل لتقليص واستثمار دورة المستندات والملفات (والتي تمثل عشرات الملايين ) ، تمثل إهدارا للوقت والجهد والمال، فكانت اللبنة الأولي لبناء بنية تحتية لمنظومة معلومات أصبحت تمثل اكبر وأضخم بنك معلومات للمجموعة في مصر وقد يكون في العالم العربي برمته.
مركز المعلومات متعدد الوسائط Multimedia Information Centre
الاتجاه الاستراتيجي للمجموعة انصب حول الدمج للشركات وبناء عليه برزت الحاجة لانشاء مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار طبعا كانت هذه هي أول خطوات العمل وهي بناء بنية تحتية لإدارة الملفات والوثائق.
الخطوة التالية كانت الأرشفة الالكترونية ، ومن خلال ما سبق وبتنظيم البنية التحتية للملفات والوثائق ، أمكننا أن نصل إلى درجة أكثر تقدما وهي البحث عن المعلومات استرجاعها والإفادة منها وليس فقط الحصول على الملف أو الوثائق ، ومن ثم المشاركة التدريجية في صنع القرار، ثم تلي هذه المرحلة تكويد الإدارات .
1- مكتب رئيس مجلس إدارة الشركة A 2- إدارة السكرتارية المركزية B
3- إدارة المالية C 4- إدارة التسجيل D
5- إدارة التصدير E 6- إدارة الدعاية F
6- إدارة الموارد البشرية G 8- إدارة الأمن والشؤون الإدارية H
9- إدارة المكتب العلمي I 10- إدارة المخازن J
11- إدارة المصنع K 12- إدارة المبيعات L
13- إدارة المشتريات الداخلية M 14- إدارة المشتريات الخارجية N




المرحلة الأولى:
1) تم مسح تفصيلي لجميع الإدارات بالقطاعات المختلفة بالمجموعة، وتم إعادة تنظيم الأرشيف الورقي من النواحي الفنية من (تكويد وترميز ، تسجيل ، تنظيم داخلي وأرشفة).
2) تسجيل كافة بيانات الملفات وتنظيم الملفات غير المنظمة وتصنفيها داخليا وإعداد دليل أو كشاف عام بالملفات يشمل الكود والرمز والإدارة والتاريخ وتفاصيل الملف كاملة.
3) تم تكويد الملفات بالرقم والرمز ويتم إدراجها في ترتيبها الرقمي وحفظها بمركز الحفظ الانتقالي مدة ، ثم ترحيلها إلي المقر المركزي للحفظ.
المرحلة الثانية: الأرشفة الالكترونية والقيام بدور محلل النظم في بناء نظام أرشفة متوافق مع الاحتياجات الخاصة بالشركة. ثم:
الأرشفة الالكترونية واستخدام تطبيق يسمي Jupiter وتم إعداد حقول الوصف الجديدة (Fields Creation ) وتسجيل الملفات والبيانات على النظام، والمسح الضوئي (Scanning)، ثم إرفاق الملفات والوثائق على البرنامج (Attachment)، ثم عمليات الاسترجاع والإتاحة والاختبار.
وذلك كما في الشكل التالي:


تم تسجيل كافة السجلات التي تمت الانتهاء منها مسبقا في عمليات التكويد والترميز ثم المسح الضوئي (Scanning) باستخدام احدث ماكينات المسح الضوئي ذات الجودة العالية في الأداء والسرعة والأمان والدقة والتقنية العالية (ماركة توشيبا) لاأهم المستندات والوثائق التي يمكن الرجوع إليها باستمرار مثل العقود والفواتير الهامة والرسومات والملفات العلمية والفنية والكتالوجات والإعمال الموثقة وغيرها.
إدماج كافة الوثائق والملفات التي تم سحبها بالاسكانر إلي النظام الالكتروني المتاح والتأكيد على قدرة النظام لعمليات الاسترجاع والطباعة والإرسال وإعداد التقارير المختلفة. وإمكانية عرض شاشات لأكثر من مستخدم مع التأكيد على تامين قاعدة البيانات وعمليات (Back Up) .
إنجازات البنية الأساسية: التجهيزات :
تم توفير وتجهيز المكان المناسب ذو معايير أمان ونظافة ..... في الأمان والحفظ والتشطيبات ,والأثاثات .
كما تم توفير معظم الأجهزة اللازمة لعملية معالجة وتجهيز المعلومات ( ماكينة تصوير ، حاسب إلي – سكانر – طابعة ، وأهم عنصر سيرفر مناسب Database Center)
كما تم تحديد اماكن ومسؤلي وتوقيتات النسخ الاحتياطي (Backup)


ما هي ثمار تطبيق نظم الإدارة الالكترونية:
هناك مجموعة من المعايير بعضها نتجت عن تطبيق هذه القواعد (وبعضها استوجب تأصيلها في أي إدارة) في مشروع الإدارة الالكترونية في قطاع الشركات ، ومن هذه المعايير ما هو نظري ومنها ما هو إداري ومنها ما هو مادي .
معايير الجودة المطبقة في المجموعة على وجه التحديد ما يلي(5) :
 معايير نظرية : سهولة النفاذ والاستخدام Accessibility والمصداقية Credibility والأمن Security Information السرية أو الموثوقية Confidentiality ، الجودة في الأداء وفي النتيجة Quality ، والمتابعة والتحديث والمراقبة low-up and interaction ، الشمول والتغطية والتشاركية coverage Participatory ، الحياد والشفافية والنزاهة: Neutrality Transparency
 معايير إدارية : القدرات التحليلية. وتعظيم الاستفادة من الثروة البشرية وتوظيف الموارد المادية والاستغلال الأمثل لها والتواصل الفكري بين العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة وتعظيم الاستفادة من الوقت والجهد نتيجة التنظيم الجيد للملفات وبناء قاعدة بيانات (Database) أو بنك معلومات متكامل يلبي احتياجات المؤسسة
كل ذلك ساهم في : تنمية الاستثمارات المادية وانعكست ماديا من خلال :

وبخصوص المعايير المادية :
فقد تم استنتاج مقترحات بديلة لعملية طباعة الفواتير والاستمارات الخاصة بالعملاء والتي كانت تمثل اهدارًا مالياً كبير.
المثال الأول فاتورة المبيعات : عبارة عن أصل وصورتين وهذا يعني حسابيا : فاتورة + صورتين 100 الف ورقه فاتورة = 20.000 جنيه شهريا في حالة طباعة اصل وصورة واحدة فقط يتوفر حوالي 10.000$ دولار في نموذج فاتورة واحدة.
المثال الثاني : نموذج زيارة مهندس : وهو نفس النموذج السابق تقريبا بالتطبيق في 10 نماذج الاجمالي تخطي 100 الف دولار شهريا في قطاع واحد.

مشهد عام لاحد اكبر خطوط الانتاج الرئيسية للمجموعة









التجربة الثالثة :
شركة مدينة نصر للاسكان والتعمير .. شركة قابضة http://www.mnhd.com/ar
 أحدي أكبر شركات التشيد والبناء في مصر ، انشأت في الخمسينيات ، يتبعها ثلاث شركات ولها عدة شركات شقيقة ، تتعامل الشركة مع أكثر من 100 ألف عميل بين عملاء للمباني والشقق وعملاء للاراضي وعملاء للمحلات وأنشطة أخري ، وبدأت الشركة برأس مال 100مليون جنيه.
 الشركة بدأت في استثمار كافة الموارد بل وتحقيق اقصي استفادة من الموارد المتاحة عن طريق تنظيم العمل المستندي الذي كان يستغرق البحث عن الملفات الهامة عدة ايام وربما أسابيع ان لم تكن فقدت.
 وهو مايعني ضياع أموالا طائلة تقدر بالملايين أو على أقل تقدير تجميدها نظرا لعدم وجود المستندات الاصلية ذات الحجية القانونية للاصول مثل الشقق أو الاراضي.
 اهتمت الشركة مؤخرا باعادة تشكيل هيكلها الاداري ومن أهم مراحل التحديث والتطوير قطاع نظم المعلومات بالشركة الذي يضم مركز المعلومات بالشركة ادارة الوثائق المركزية وادارة المصغرات الفيلمية.


أولاً:ادارة الوثائق : تضم الادارة وثائق وملفات وعقود ق: -
 طاع الشؤون العقارية والقانونية واملاك الشركة مثل : مستندات عملاء الشركة (أكثر من 100 ألف عميل)
 بالاضافة الي المستندات المالية التي تضم (القيد الوارد والمنصرف وأعمال الخزينة والميزانيات....... الخ )
 الادارية والموارد البشرية وشؤن العاملين وملفاتهم واحوالهم وتحركاتهم والاصول الخاصة بالشركة
 الفنية (خرائط ولوحات ورسومات)
 القطاعات الاخري المعاونة المتداولة والمحفوظة
بدأت الشركة في تخصيص ميزانية لمتطلبات التحديث الخاصة بمركز المعلومات وقامت :-
1- يتعيين الخبرات المتمرسة في نظم الارشفة الالكترونية والتحويل الرقمي
2- تخصيص خبرات للتصوير الميكروفلمي لعقود وملفات قطاعات الاملاك والعقارية بالشركة نظرا لحجيتها القانونية
3- تخصيص أماكن الحفظ المناسبة وفق ماسبق ذكره وخصوصاً وفق المتطلبات الامنة لطرق الحفظ مثل :
a) بوكسات ومحافظ خاصة لحفظ الملفات
b) ستاندات معدنية ذات أرفف متحركة يمكن توسيعها وترحيلها
c) برنامج متخصص في نظم الارشفة الاليكترونية مرتبط بأجهزة (ماسحات ضوئية) سكانر عالية الجودة High speed scanners تسحب 4.000 لقطة في الساعة ، متعدد الاحجام A4-A3
4- ربط الدورة المستندية الجارية لكافة مديرو مكاتب قطاعات العمل بالشركة القابضة والشركات التابعة ةوالشقيقة وذلك بعد عمل المسح التحليلي لحركة الوثائق الجارية سواء الصادرة من الشركة أو الواردة الي الشركة وتتبع مسارها انتهاءا باخر مرحلة .
ثانياً : إدارة المصغرات الفليمية
وكنتيجة لتلك المخصصات المالية لعملية التطوير بمركز المعلومات :
1- خُيرت الشركة بين احدي المشروعين :
 أولهما إما اسناد عملية التحويل الرقمي للمستندات والملفات الميكروفيلمية الي جهة خارجية بنظام (Outsource) بمايكلف الشركة اكثر من 200.000 دولار.
 وإما التزام مركز المعلومات وتكليفه بمشروع التحويل على عاتقه الذاتي وهو مايكلف الشركة بما يعادل 6.000 دولار فقط ،، فاختارت الشركة الخيار الثاني كحل بديل للاستثمار رأس المال وهو أمر طبيعي تلجأ له قطاع الشركات ذات الطابع الاستثماري.
2- التحويل الميكروفيلمي الي الشكل الرقمي للوثائق المصورة بصورة سريعة وفر على الشركة 200.000 دولار مصاريف تحويل وتقنية واماكن حفظ .
3- أصبح أكثر من 60 % من التداول للوثائق من خلال منافذ البحث الشبكي بالحاسبات التي خصصت لكل ادارة على حدة ووفق صلاحيتها التي حددت سلفاً من طباعة واطلاع وتعديل ومراقبة بالتالي توفر وقتا وجهدا طويلا.
4- أصبح للشركة رأس مال بشري مستديم بكفاءات متمرسة تعمل وفق مصالح الشركة دون إستغلال الجهات الخارجية او الخضوع لأي ضغوط مالية او إدارية .
5- أصبح للشركة رأس مال مستندي قانوني إحتياطي من الملفات والمستندات والتعاقدات التي لاغني عنها الا بالمستند الميكروفيلمي ذو الحجية القانونية التي تحمي وتصون إستثمارات الشركة العقارية من عمليات التلاعب والنهب والتحايل والتي تقدر بعشرات الملايين من الدولارات.
ثالثاً: العمليات الفنية :
1- تمت عملية التكويد للملفات بنظام الترقيم المسلسل المفتوح وهو رقم إستدعاء الملف وقيد بالبرنامج .
2- عملية التكويد للشرائح الميكروفيلمية تمت بنفس الترقيم السابقة وبكافة البيانات التفصيليه.
3- تم تحميل برنامج ادارة الوثائق الاليكترونية لمديري مكاتب رؤساء القطاعات وذلك لحفظ المستندات الصادرة والواردة لكل قطاع ومتابعة وتحديث الدورة المستندية .
4- تم تدريب كل مستخدم على العمل وفق البرنامج الذي صمم ونفذ حسب حاجات المستخدم نفسه

الاشكال التالية توضح شاشات العمل
الشاشة الرئيسية


شاشة البحث



شاشة عرض الوثائق

 في النهاية : اتجهت الشركة لتعميم التجربة على الشركات التابعة والشركات الشقيقة ونجحت بالفعل في ردم الهوة الادارية والزمنية الطويلة التي كانت تستفذ في العثور على المستندات والملفات والمعلومات التي تمثل في النهاية موارد مالية ان لم تكن مهدرة فهي علي الاقل غائبة تقدر بملايين الجنيهات.
 بل ورصدت خطة العمل المستقبلية بمركز المعلومات بالشركة خطة استراتيجية لتعظيم الاستفادة القصوي من تقنية مركز المعلومات واخذت في تنفيذ ملامحها حيث اعتمدت على استثمار رأس المال التقني في تنظيم دورات تدريبية للمتخصصين في المجال وخصوصا في مجال الارشفة والاليكترونية في الشركات ومراكز البحوث ، مما شكل موردا متدفقا لتعظيم الميزانية الخاصة بمركز المعلومات ، بل وعزز موقف الادارة بجوار الادارات الاخري.
الخلاصة :
استطاعة الشركة نتيجة اعادة ترتيب البيت الوثائقي الرقمي للشركة من إجراء الاحصاءات واعداد التقارير الاليكترونية السريعة والدقيقة الخاصة بقطع الاراضي التي كانت مهملة نتيجة عدم وجود مستندات دالة عليها سواء في الملكية أو في أسباب تخصيصها ، وبالتالي استعادة الكثير من الحقوق المالية والتي تقدر بملايين الدولارات ، كما استطاعة اجراء نفس الامر بالنسبة للشقق والمحلات المملوكة والمؤجرة .
في نفس الوقت استعادة الشركة براءة ذمتها المالية والقانونية امام القضاء في كثير من قضايا الاراضي والشقق.







التوصيات :
1- ضرورة تكريس توجهات باحثي ومدرسي ومقدمي مناهج الدراسات الاكاديمية نحو تطوير وتغيير مناهج التعليم بمايتفق مع معايير ومتطلبات العمل الفعلي كي تساهم في ردم الهوة الكبيرة بل وربما نخفف من الصدمة الاولي التي تحدث للخريجين الجدد عند دخولهم في سوق العمل الفعلي.
2- ضرورة وجود قناة للتعاون العربي عبر منافذ الاتحاد العربي في مجال توحيد معايير العمل الارشيفي وتقنية المعلومات المستندية خصوصا بالشركات وقطاعات العمل الخاص التي تهتم بالمقام الاول بقمية المعلومات.
3- ضرورة تعاون الشركات العربية العاملة في مجال تقنية المعلومات المنوطة بالتطوير التقني للارشفة بتحليل المسار المستندي ووضع برنامج عربي موحد لادارة المستند الرقمي العربي.
4- وأخيراً وضع استقلاليه مهنية عربية للمؤرشفين العرب من خلال المؤتمرات المتخصصة في نظم الارشفة وادارة الوثائق العربية .












التوقيع
If you want to be you must to start
  رد مع اقتباس
قديم Mar-09-2014, 11:16 AM   المشاركة2
المعلومات

محمد مكاوي
مكتبي متميز

محمد مكاوي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18248
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: مصـــر
المشاركات: 409
بمعدل : 0.06 يومياً


افتراضي

البحث مزود بصور توضيحية لشاشات البرنامج لكن لم تسمح مساحةالملف بعرضها












التوقيع
If you want to be you must to start
  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
مقالات في الأرشيف شواو عبدالباسط منتدى الوثائق والمخطوطات 5 Jan-15-2016 04:38 AM
نحو شبكة معلومات وطنية عربية ..... amelsayed منتدى تقنية المعلومات 12 Jan-06-2016 02:10 PM
ما حقيقة وقف تأسيس وتطوير مراكز مصادر التعلم والمشرفين عليها ؟!!! أم الدواهي منتدى مراكز مصادر التعلم والمكتبات المدرسية 2 Sep-24-2013 08:49 AM
اللغات التوثيقية بقلم:محمد الهادي قريشي محمد عبد الهادي منتدى المقترحات 3 Nov-25-2012 07:29 PM
تأجيل الملتقى يومي 09-10 اكتوبر د. كمال بوكرزازة أخبار المكتبات والمعلومات 0 Sep-11-2012 09:51 AM


الساعة الآن 02:07 AM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين