[د. صالح المسند]

مشكلات التحويل الراجع للبيانات:

بدائل تحويل البيانات:

إدخال البيانات من خلال لوحة المفاتيح:
يقوم موظفو المكتبة بإعادة إدخال بيانات السجلات القديمة باستخدام لوحة المفاتيح. وبينما تتطلب هذه الطريقة تكلفة أقل، إلا أنها تستغرق وقتًا أطول لإنجاز كامل عملية الإدخال وبالتالي تأخير تشغيل النظام بكامل طاقته. كما أن جودة السجلات الجديدة تعتمد على تكامل بيانات السجلات القديمة واتباعها القواعد والمعايير الفنية المعتمدة.

اقتناء السجلات الجاهزة المقروءة آليًا:
يمكن الإفادة من السجلات المقروءة آليًا المتوافرة عن طريق الشراء أو التعاون مع المكتبات الأخرى. فبالنسبة للكتب الأجنبية، يوجد عدة جهات توفر سجلات بصيغة مارك كالمكتبة البريطانية وَOCLC وغيرها من الجهات. وينبغي التأكد عند اقتناء هذه السجلات من تطابق صيغة مارك الموفرة فيها السجلات مع الصيغة التي يدعمها النظام. كما يجب أيضًا التأكد من المعايير والقواعد الفنية المتبعة في إنشاء السجلات ومقارنتها مع ما هو معتمد في النظام.

التحويل الآلي للبيانات:
يمكن تحويل السجلات المنشأة في نظام إلى آخر آليًا إلى سجلات بصيغة مارك باستخدام برنامج خاص معد لهذا الغرض. وتتم هذه العملية أولاً باختيار عينة عشوائية من القاعدة وتحويلها إلى سجلات بصيغة مارك واختبار مدى ملاءمة التحويل. وربما تحتاج السجلات المحولة إلى تحرير واستكمال للبيانات الناقصة. وتعتمد فاعلية هذا الأسلوب على جودة بيانات القاعدة المراد تحويلها من حيث تكاملها واتباعها للقواعد والمعايير الفنية.

القراءة الآلية للبيانات:
في هذه الطريقة، تتم قراءة المعلومات المخزنة على البطاقات أو المحتويات نفسها سواء بطريقة قراءة الحروف أو الرموز. ولأن المعلومات التي سوف يتحصل عليها من هذه الطريقة تعتمد على جودة واكتمال المعلومات في النظام السابق، فإنه قد يلزم أحياناً تدقيق المعلومات واستكمال الناقص منها.

الخلاصة:
معظم المكتبات تعتمد أسلوب التحويل الآلي للبيانات ولا تقوم بصيانتها بعد التحويل. ومن خبرتي في التعامل مع تحويل فهارس عدد من المكتبات فأستطيع أن أقول أن نتائج التحويل (مهما بذل فيها من جهد) غير مرضية ومكلفة وتحتاج إلى جهد كبير لصيانتها وإخراجها بالشكل المقبول. والخيار الأفضل هو اقتناء السجلات الجاهزة على صيغة مارك 21 التي تعتمد المعايير الفنية وتطبق قواعد الفهرسة الإنجلوأمريكية.