[المبروك التبيني]

خصائص نظام إدارة المحتوى المتكامل في جانبه المتعلق بالإدارة الإلكترونية للمعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية ودفق الأعمال أو الووركفلو

* بقلم الأستاذ الموثق ( المبروك بن جابر التبيني - تونس )( محاضر جامعي في مجال الأرشفة والأرشفة الإلكترونية - السعودية )

ثلاثي اللغة ( عربي / فرنسي / أنجليزي )

1- عربي :
أمام التحديات المفروضة على العالم اليوم لا سيما منها :
-- تراكم الوثائق الورقية
- التكلفة الباهضة للتصرف في هذه الأرصدة ماديا ولوجستيا وبشريا
– بطء حركية الوثائق / المعلومات
-- الافتقار إلى تبادل المعلومات والوثائق
وغيرها ،

بات من الضروري اليوم تثبيت نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات ونظام دفق المعلومات ( الورك فلو ) للسيطرة على المشاكل السابق ذكرها .
وتوجد اليوم حلول عديدة وانظمة مختلفة للتصرف في الوثائق والمعلومات والأرشفة الإلكترونية نذكر منها منتوجات الأي بي أم IBM ومنها :
- IBM CONTENT MANAGER
- ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT
- ETC .
وفي الواقع هذه المنظومات وغيرها المماثلة لم تعد مخصصة لإدارة الوثائق والمعلومات والأرشفة فحسب بل أصبحت مهامها متعددة ومندمجة لذلك أصبح تسميتها تنعت بإدارة المحتوى CONTENT .

* معدات التصرف الإلكتروني في الوثائق ونظام دفق المعلومات ( الورك فلو )

* وعلى مستوى المقر الاجتماعي للمؤسسة :
-- خادم قواعد بيانات (نظام التصرف المندمج ) مركزي / هندسة
-- نظام الباك آب
-- خادم نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات ونظام دفق المعلومات ( الورك فلو ) مركزي/ هندسة
-- خادم تصرف في الشبكة
-- خادم يضم وظائف الواب / بروتوكول نقل الملفات، التوثيق، ومكافحة الفيروسات
-- الجدران النارية

* على مستوى الفروع (إجراءات فرعية)


* نظم التشغيل :

-- الهندسة التنفيذية :
متعدد المستويات و في محيط الشبكة العالمية ( الواب ).


* خصائص الخادم نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية / والووركفلو هي :

1. ثنائية المعالج RISC الهيكل مع تواتر 1.28 غيغاهيرتز
2. 2MB L2 الذاكرة النقدية لكل نوع المعالج الإدماج
3. 2 غيغابايت من SDRAM يمكن توسيعها الى 8 غيغابايت
4. بطاقة 10/100/1000 ميغابايت في الثانية RJ45
5. أقراص : 4x36 جيجابايت 6 × الداخلية والخارجية ل36 جيجابايت طاقتها الإجمالية 360 جيجابايت
6. نظام التشغيل : مفتوح
* ملفات قاعدة البيانات : نظام التصرف في قواعد البيانات الترابطية: أوراكل / الخ..


* محيط التطوير :

-- أوراكل وأدواته التطويرية (تطبيق خادم الويب ، إلخ).


* محيط الاتصالات

-- بروتوكول الاتصالات
-- في المقر الرئيسي للشبكة المحلية تغطي جميع الهياكل
-- الربط بين المقر الرئيسي والفروع يقع عن طريق شبكة فرام
-- خادم يرتبط بنظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات ونظام دفق المعلومات ( الورك فلو ) في المقر المركزي، وعلى مستوى كل فرع
-- خادم واب الانترنت وتراسال يضم مختلف الوظائف: الواب / بروتوكول نقل الملفات ، والتوثيق ، ومكافحة الفيروسات
-- جميع البيانات مخزنة على نظام مركزي


* تدفق المعلومات

.1.- الإدخال :

نوعين من مصدر المعلومات والوثائق متوقع إدراجها في مدخل هذا النظام ويمكن أن تعالج كحدث حال بدء العملية :
-- وثائق / ملفات ورقية تدمج في نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية عن طريق رقمنتها ( عبر المسح الضوئي أوالفاكس )، أو من جانب الهياكل التنظيمية ذات الصلة بالمؤسسة
-- الوثائق الصادرة أو الواردة من التطبيقات الإعلامية والمكتبية والبريد الإلكتروني.


2.- الإخراج :

يمكن النظام من التصرف وإنتاج الوثائق في أي شكل مقبول عن طريق طلبات صادرة من أي مستخدم ذات الصلة


.3.- المعالجة :

إن تأسيس نظام المعلومات للمؤسسة يهدف إلى ضمان تنفيذ نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية مندمج في نظام تدفق العمل.
وبالتالي فإن أي وثيقة يغطيها هذا النظام يمكن أن تدمج عملية آلية، والتي تتطلب ترك آثار حركية الوثيقة ، وإتاحة فورية ، وإدارة الإصدارات ، و ذلك لحاجيات نقل وتوجيه ، ومتابعة ، معالجة الوثائق ، وغير ذلك).


المهام التي يضطلع بها نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية

إن الاحتياجات المتوقعة نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية / دفق العمل ترمي إلى :

-- زيادة فرص الحصول على الوثائق والملفات
-- توجيه المعلومات وتبادلها بسهولة
-- انخفاض في إنتاج الوثائق والمعلومات المكررة ، ومناولة وتخزين الوثائق الورقية
-- تحسين البحث عن وثائق
-- تحسين التصرف في الموارد
-- تحسين الاتصال بجميع الشركاء
-- الاسترجاع بالوسائط المتعددة
-- عملية الأتمتة

من خلال نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية / ودفق الأعمال الذي سيتم اقتناؤه ، فإن الأهداف الرئيسية ، والوظائف المنتظرة هي يلي :
-- متابعة ومراقبة الوثائق في مراحل حياتها
-- حفظ أفضل للملفات
-- وصول ومناولة أسرع للوثائق
-- دمج أكبر لنظام التصرف في الوثائق والأرشيف في النظام معلومات المؤسسة
-- توزيع متعدد الأجهزة والمواقع
-- إدارة وإتاحة المزيد من الأرصدة الوثائقية
-- ضمان الأمن والمحافظة على الوثائق والملفات الإلكترونية والورقية.
-- ضمان السرعة العالية في معالجة و/أو تلبية دعوى أو طلب للحصول على معلومة ، التي تمكن من زيادة أنشطةالموظفين المسؤولين المكلفين بهاته الملفات والتقليل من وقت معالجتها
-- إدارة الوثائق على مستوى كل فرع وبشكل مركزي في المقر الرئيسي

وبالإضافة إلى ذلك، يستجيب ن نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية / ودفق الأعمال المندمج بشكل كامل والمتوافق، إلى المتطلبات والشروط التالية:

-- التعامل مع وثائق باللغة العربية / اللاتينية. دعم اللغة العربية هو من الأولويات

-- تنفيذ نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية الشامل، يكون على موقع تجريبي قبل انتشارها إلى مواقع أخرى لتحقيق الأهداف من حيث أنواع وثائق التي سيتم معالجتهاوحجم المعالجة

-- نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية الوئائقي مخصص أساسا لاحتياجات معالجة الوثائق والملفات المشاركة في عملية تخطيط وإدارة المؤسسة ثم حفظها.

-- نظام دفق العمل هو تمكين النمذجة وأتمتة عملية معالجة الملفات والوثائق.

* المهام المطلوبة هي :


/ الاقتناء والفهرسة :

يكون اقتناء الوثائق حسب:
-- عن طريق الرقمنة / المسح الضوئي (مسح) ، التي يمكنها من الحصول على الوثائق بالأبيض والأسود أو اللون من الجانبين وبأشكال مختلفة
-- إدخال الوثائق يمكن أن يشمل عدة صفحات
-- وظيفة المسح الضوئي يجب وحسب الطلب أن تمكن من مراقبة النتيجة ،وأيضا إمكانية إعادة صفحة واحدة دون الحاجة إلى معالجة الكل.
- قد يكون من الممكن توفير القدرة على المسح الضوئي لدفعات من الوثائق.
- النظام المقترح سوف يحدد طريقة العمل لربط كل وثيقة بملف أو
بمراسل

/- التعرف على الضوئي على الحروف

يجب أن توفر النظام حلا للقراءة الضوئية للحروف OCR يمكن من قراءة الحروف العربية واللاتينية

-- تكشيف الوثائق

-- التكشيف التلقائي بتقريب العناصر الأساسية للنظام المركزي
لوثائق العملاء، والتكشيف اليدوي لبقية الوثائق أخرى. وهي:
-- التكشيف التلقائي للوثائق المتعلقة بعمليات تعالج من قبل النظام

-- أو تكشيف يدوي بمراجع للوثائق /الملفات ، وذلك بتحديد الوثيقة /الملف ، وتصنيفها وفقا لتعريف وتصنيف محدد

-- لأغراض التكشيف، فإن النظام يجب أن يوفر أدوات الإعانة اللازمة من نوع قائمة القيم الخاصة بكل كيان معالج للوثائق، ويتم معالجتها من قبل الإداري
-- وبالمثل، ينبغي أن يؤدي النظام التحقق من مدى الاتساق ويوفر أدوات مراقبة لدمج القاعدة التوثيقية ونوعية الصور

-- تحميل وحفظ / تخزين :

-- دمج وثيقة إلكترونية تنتجها منظومة إعلامية أو متأتية من البريد الإلكتروني
-- دمج الأرصدة الإعلامية الداخلية والأرصدة المتأتية من الشركاء
-- التصرف وتسجيل وثائق في شكل XML هام لأغراض التوافق والتكامل في نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية مع سائر أنظمة المؤسسة
-- التصرف وتنظيم الوثائق في شكل موحد القابل للمد ، هتمل، تيف، مضغوطة من نوع G3 و G4 محمول، الخ)...

-- استخراج وثائق :

-- استخراج مجموعة فرعية من الأرصدة الوثائقية المخصصة للعلاج (أساسا ملف).

الإدارة والأمن

-- إدارة قاعدة البيانات
-- إدارة معالجة الملفات (العميل أو العمليات التي تنطوي عليها ، نوع الوثيقة ، التكشيف ، مدة الحفظ)
-- إدارة الوصول وأمن الوثيقة: هذا النظام يجب أن يدمح حقوق الإطلاع وغتاحة الوثيقة المحددة على شبكة الهيكل.
-- سائر المهام الخاصة بالتصرف الخصوصي في نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية الوثائقية.
-- إدارة قواعد البيانات تتبع قواعد إدارة قاعدة البيانات أوراكل.
-- إنتاج الإحصاءات تحدد في ملف المواصفات الفنية.

-- إدارة الأرصدة الوثائقية

ينبغي أن يتضمن النظام وظيفة المتابعة لإتلاف الوثائق الغير مستغلة والغير موافق عليها.
نستطيع أن نحصي عمليتي تنظيم رئيسيتين: متابعة الوثائق وإتلاف الوثائق:

-- متابعة الوثائق :

النظام ينبغي أن يتصرف في تاريخية الأحداث "من يفعل ماذا" وما هي الوثائق المستغلة والوثائق في طور الترقب . والنظام يجب أن يكون مفتوحا بما يكفي ليكون قادرا على تطوير هذه المعالجات على أساس تطور المؤسسة.

-- إتلاف الوثائق :

هذا النظام لا يتضمن وظيفة إتلاف الوثائق. إن الإتلاف المادي للوثيقة من رصيد وثائقي، هي وظيفة أساسية لتجنب زيادة تراكم حجم الوثائق، ولا يمكن أن يتحقق إلا إذا كانت الوثيقة الأولى قد تم تحويلها مسبقا إلى وعاء أرشفة دائم. وفي هذه الحالة فإن وجود اثر محرر للعملية، وتبقى الوثيقة في قاعدة الكشاف مع تحديد موقع ومرجع الوسيط الجديد.

. المناولة والبحث

-- البحث عن وثيقة من خلال معايير التكشيف
-- مناولة القائمة الاسمية مستمدة من التصرف في التشكيل واختيار الوثيقة من خلال هذه الشجرة
-- تحرير وثائق تستجيب للبحث
-- قراءة وثيقة عن طريقة جهاز العمل
-- تصفق وثائق وقراءتها والخضرة صفحة بصفحة
-- استرداد وثيقة في وعاء ورقي أو إلكتروني
-- استرداد بالمرسلة عبر الفاكس أو مذكرة في شكل ملحق للاحتياجات الداخلية.

- قراءة على الشاشة

إن مهام الإطلاع على الشاشة يجب أن يتناسب مع معايير الويندوز. يجب أن تتوفر للمستخدم إمكانية مناولة الصفحة من الوثيقة، التكبير، التدوير، ولا يمكن أبدا الاستخراج خلال المناولة.
أي وثيقة يجب أن تظهر مع جذاذة مرجعها في نفس الوقت على الشاشة.
وبخلاف ذلك يمكن للمستخدم الانتقال بسهولة من الوثيقة إلى الإحالة، والعكس بالعكس.
-- مزامنة قواعد البيانات التوثيقية عن بعد مع قاعدة البيانات المركزية الموحدة لجميع المواقع في المؤسسة،
-- كل قاعدة بيانات توثيقية بالفرع تتكرر كل يوم في قاعدة البيانات التوثيقية المركزية.

.- نقل/تحويل الوثائق الرقمية

إن بروتوكول نقل الوثائق الرقمية من الوسائط الممغنطة إلى وسائط الأرشفة يجب أن تكون صراحة موثقة. ومن المهم أن يتضمن هذا البروتوكول، على الأقل، نوع البيانات الوصفية / الميتاداتا ( تاريخ التحويل والوقت، المحول، حجم الجذاذة، حجم الملفات ، الخ )..
ما يسمى هذه البيانات ينبغي أن تحفظ مع البيانات نفسها.

توقعات محددة.-
-- يجب أن يوفر نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية التصرف في نسخ الوثائق، والشروح والتاريخية
-- هذا النظام يجب أن يأخذ بالاعتبار احتياجات المناولة متعددة المواقع البعيدة.
-- زيادة مستوى الأمن من خلال النظام بطريقة الواب بخصوص السماح للمناولة.

• لهدف العام للمنظمة: تنظيم لا مركزية

- تشغيل نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية / ودفق الأعمال يتمثل في ما يلي :
-- الوثائق المرقمنة ضوئيا في الفروع يتم تسجيلها في قواعد بيانات توثيقية ثم تندمج آليا في قاعدة البيانات المركزية.

-- الوثائق المرقمنة ضوئيا في قسم الأرشيف ومكتب الضبط المركزي تحفظ في قاعدة البيانات التوثيقية المركزية.
-- كل من نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية ودفق الأعمال يجب أن تدمجا بسلاسة في نظام المعلومات والتواصل مع مختلف النظم
-- نظاما نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية ودفق الأعمال يجب أن تدمجا في محيط الإنترانت.

-- يجب أن يكون للأجهزة الحريفة واجهة واحدة وموحدة تمكنهم من المناولة والقيام ببحوث متعددة قواعد البيانات عن كل الأشياء المؤرشفة مهما كانت نظام التصرف



* برامج البيئة والتفاعل مع النظم الأخرى

-- التفاعل مع نظم التصرف المندمجة

من الضروري أن تكون نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية ودفق الأعمال المقترحة مدعمة
ببيئة تكنولوجية مفتوحة وتبادلية من حيث نظام التشغيل ولغة التطوير، ونظام التصرف في قواعد البيانات الترابطية، وأجهزة التخزين.

النظام العالمي نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية لإدارة الوثائق (ورقية أو وثائق إلكترونية) من جهة ، ونظام دفق الأعمال من جهة أخرى ، يجب أن يندمجا في نظام المعلومات. وهذا الاندماج يجب أن يكون من خلال تبادل المعلومات والتي تتركز في المناسبات الممكنة:
-- الوثائق الممسوحة ضوئيا على مستوى المقر الرئيسي
-- الوثائق المتأتية من مختلف التطبيقات المستغلة، والمشكلة لنظام المعلومات (قاعدة بيانات أوراكل ، أكساس...)
-- معلومات ووثائق متأتية من التطبيقات الإعلامية: وورد ، إكسل
-- الوثائق المتأتية من البريد الإلكتروني
-- الوثائق المتأتية من قواعد بيانات الشبكة الداخلية/ الأنترانات: واجهة واحدة من شأنها تمكين نظام دفق الأعمال إلى حل يتفق مع نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية والاتصالات (البحث ، الوصول ، التسجيل ، الخ.) ونظم إدارة البيانات.


* السرية

ينبغي للنظام تجنب أي خشية خلال التكشيف (اليدوي) أو التعريف أو مراقبة البيانات المخصصة للتكشيف الآلي للوثائق.
ونظام دفق الأعمال يجب أن يوفر القدرة على تحديد وفهم مستويات الأمن والإمتياز الذي يمنح لعملية محددة.


* الأمن

إن نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية / ودفق الأعمال المزمع تركيزه يجب أن يمتثل للمواصفات المحددة في المعيار ز 42 013 (توصيات من أجل تصميم وتشغيل نظم المعلومات لضمان حفظ وسلامة الوثائق المخزنة في نظم الحواسيب)، ايزو 15489 ( معيار ايزو لإنشاء نظم المعلومات الوثائقية) أو ما يعادلها من حيث معايير الأمن وسلامة البيانات.

أي نقل للوثائق يجب أن يكون وفق إجراءات أمنية لأي عملية يدوية ( مثلا اقل دعم او وسيط أرشفة )، وعبر الشبكة عندما يتعلق الأمر بتحويل الكتروني.
لا يمكن لأي وثيقة أن يتم الحصول عليها من قبل غير مستخدمها في إطار الدراسة.


- الوظائف المرجوة من قبل نظام دفق الأعمال:

إن تركيز نظام دفق الأعمال يجب أن يمكن من:

- دمج دورة المعالجة والتثبيت للوثائق / الملفات خلال جميع المراحل في نظام دفق الأعمال

- سيولة الحركة والاتصال وتبادل الوثائق المؤهلة في نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية ، في عملية آلية

-التشغيل الآلي لعمليات متعددة المواقع

المهام المطلوبة هي :


-- الوظائف العامة

-- هندسة إعلامية ثلاثة الهيكل وقابلة للتطور
-- يدعم صيغ XML
-- أن يكون قادرا على إدماج خوادم أخرى
-- ليس في حاجة للبرمجة أو الجذاذات للوظائف الأساسية
-- يوفر إمكانية الرجوع للوراء بخصوص الإجراءات
-- توفير وتقاسم وإعادة استخدام المكونات
-- السماح للتعديل الديناميكي للإجراءات وإدارة التغيير
-- يشتغل بطريقة الإنترانيت

* المهام التنظيمية

مع نظام الووركفلو، فإن التركيز لم يعد المهام بل على الأشخاص المكلفين بهاته المهام، وبالتالي فإن التصرف المندمج في الهيكل التنظيمي للمؤسسة أمرا أساسيا
فينبغي أن يسمح النظام ل:

-- إدارة الهيكل التنظيمي على شبكة الواب
-- دليل
-- إدارة مجموع الوظائف
-- إدارة وتوزيع العديد من الأدوار حسب المستخدم والمهام المجمعة
-- إعداد التقارير والإحصاءات عن طريق شبكة الواب (التقارير البيانية ، تقارير للمستخدم ،
في خطوة من جانب ، والوقت الذي تستغرقه ، الخ.).

* وظائف التصميم

لأغراض تعريف الهيكل التنظيمي والهيكل الفرعي، ونمذجة الإجراءات
والعمليات، من الضروري أن يوفر النظام أداة رسومية سهلة الاستخدام وتمكن من:

-- تحديد الرسوم البيانية للإجراءات
-- ضمان توجيه ودوران الرسم البياني، الديناميكي، حسب الأدوار الموازية أو بالعلاقات
-- القيام بالخطوات المشروطة والإجراءات المتزامنة / وغير المتزامنة
-- يمكن أيضا أن يبعث إجراءات حسب حدث استلام الوثيقة
و / أو البريد الإلكتروني ، بالتبادل XML ، إلخ.
وبالمثل، فمن الضروري أن يوفر النظام أدوات سابقة البرمجة لدمج والتعامل مع وثائق وورد ، إكسل ، XML ، ونص ، أسكي ، ملفات الصور ، البريد الالكتروني ، وقاعدة بيانات أوراكل ، إلخ).

قبل البدء في تركيز أي عملية محددة و منمذجة، من الضروري إجراء اختبارها ومحاكاتها قبل بدء العمل بها.
وأيضا فإن النظام ينبغي أن توفر أدوات :
-- محاكاة الإجراء
--الفلي خلال المحاكاة

* وظائف تخصيص ومراقبة المهام :

ومن المحتم أن تكون واجهة العميل في شكل الويب. والواجهة تكون فريدة من نوعها وودية للمستخدم، مما يتيح له أداء مهامه ضمن إطار العملية الجارية و / أو الاتصال نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق والأرشفة الإلكترونية الذي سيقع تنفيذه.

ولتلبية احتياجات المستخدمين ، فإن هذا النظام يجب أن توفر الوظائف التالية :
-- المناولة والبحث عن العملية الجارية : هذا النظام يجب أن يسمح للمستخدم المأذون له بالنظر إلى حالة المعالجة والمتابعة للملف للبحث عن ملف (وضعه، مستوى المعالجة، المدة ، الخ...) في شكل رسومي
-- توليد قائمة المهام بالأولويات
-- مهام تكليف واجبات
-- إخطار من وضعيات غير عادية، مع إمكانية العودة إلى مهام متأخرة و / أو التصحيح الإحالة
شذوذ

*. مهام الإدارة

-- مراقبة دفق الأعمال الرسومية
-- تركيب آلي للإجراءات وإدارة الإصدارات
-- نظر لحجم العمل بالمشارك
-- الإدارة عن بعد
-- إلغاء إجراء
-- توزيع المهام في الانتظار
-- تغيير المستفيد
-- مشاهدة بيانات دفق الأعمال
-- توزيع حمل الشبكة
-- إدارة العمليات المعطلة
-- الخ.

* الوثائق :
جميع أشكال وثائق ورقية أو إلكترونية أو غيرها

* معايير البحث

الوثائق يتم تكشيفها حسب المعلومات التالية : نوع الملف / وثيقة من نوع / نوع المشروع / التاريخ / وجوه (مجموعة من الكلمات الرئيسية) في السنة من البرنامج / إلخ...

2-* أنجليزي

Characteristics of a content management system integrated part of the management of electronic information and documents and electronic archiving and workflow

In front of the following constraints:

- Accumulation of the paper documents
- Cost-prohibitive for the disposal of these stocks logistical and material and human
- Slowness of circulation of the documents / information
- Lack division of information / documents

The Installation of system EMID and WORKFLOW becomes necessary to reach these constraints

- MATERIALS OF SYSTEM EMID / WORKFLOW

* On the level of the seat
- a waiter data base (SIG) / RISC architecture
- a waiter of applications (SIG) central: RISC architecture
- a system of backup
- Central a EMID /Workflow waiter: RISC architecture
- a waiter of network management
- a waiter including the functions of: Web/ftp, Authentification, Antivirus
- a firewall

* On the level arranges
- a waiter data base and applications (SIG): Intel architecture
- a waiter GED arranges / Intel architecture
- a waiter including the functions of: Web/ftp, Authentification, Antivirus,
- Firewall

* operating systems:

- Architecture of exploitation: multi-third and environment WEB
* The characteristics of the EMID / Worklow waiter are as follows:

1. bi-processor with RISC architecture with a frequency of 1,28 GHZ
2. a memory cash level 2 of 2 MO by processor of the type GDR
3. SDRAM of 2 extensible GO with 8 GO
4. a chart of 10/100/1000 Mbps connector RJ45
5. Discs: in-house 4x36 GO and 6 X 36 GO into external for a total capacity of 360 Go
6. Operating system: opened

* Files data bases SGBDR: Oracle /..etc



* Environment of development:

- Oracle with its development tools (server application, Web, etc.)

* Environment of communication:

- Communications protocol: TCP/IP
- With the seat a local area network covering the whole of the structures
- the connections between the seat and the agencies are ensured through the network Frame Relay
- a waiter dedicated to the EMID /Workflow system with the seat (Centralization) and the level of each agency
- a Web server and of transport including the functions of: Web/ftp, Authentification, Antivirus
- All data (SIG and EMID) are safeguarded on the central system


* Flows of information

1. - In entry / In put:

Two types of origin of information and documents are to be envisaged in entry of system and whose reception can be treated like an initiating event of process:
- the documents/dossiers papers to be integrated in system EMID following their digitalization ( by scanning or captures fax), by the organic structures entitled of the organization
- emitted documents or receipts coming from data-processing and office automation applications or the transport electronics.

2. - At Exit/ Out put:
The target system should allow the management and the production of the documents on any format accepted starting from requests emitted by any competent user

3. - In treatment:
The bases of the documentary system targets organization aim at ensuring the installation of a system EMID integrated into a system of Workflow.
Thus any document taken charges some by system EMID could integrate an automated process, requiring a traceability of the circulation of the document, an instantaneous accessibility, a management of the versions, and this for needs for transmission, routing, follow-up of treatment, etc.)


FUNCTIONS OF SYSTEM EMID:

the needs waited for system EMID / WORKFLOW are directed towards:

- a greater accessibility with the documents and files
- a routing of information and an easy division
- a reduction of the production of the duplication of the documents and information, handling and conservation of the paper documents
- an optimization of the research of the documents
- an optimization of the resources
- a better communication with all the partners
- a restitution multimedia
- an automation of the processes

With through the EMID /Workflow solution to be acquired, the principal objectives et functions awaited are:
- Follow-up and control of the documents in their cycle of life
- a better conservation of the files customers
- a speed of access and consultation of the documents
- a more close integration of the system of management of the documents and files in the information system of the organization
- a diffusion multiposte and multi sites
- a management and a provision of several data bases
- To ensure the safety and the conservation of the documents and the electronic files and papers.
- To ensure a great celerity in the treatment of the files and / or the satisfaction of a complaint or a request for information, allowing to increase the reactivity of the personnel in load of these files and to reduce the processing time
- a management of the documents on the level of each regional agency and centralization on the level of the seat .


In addition a EMID /Workflow solution completely integrated and compatible fulfilling the requirements and imperative following:

- the assumption of responsibility of documents in language Arab / Latin. The assumption of responsibility of the Arab language has priority
- the implementation of total solution EMID, will be done on a pilot site before its deployment with the other sites to achieve the goals in documentary term of typology to treat and volumes of treatment
- documentary system EMID is dedicated initially to the needs for treatment for the documents and files intervening in the processes of planning and for business management then their filing.
- the Workflow system has to allow the modeling and the automation of the treatments of the files and documents.

* The necessary functions are as follows:

/ - Acquisition and of indexing:

The acquisition of documents will be assured:
- by digitalization (scanning), which must allow the acquisition of documents black and white or colors recto/verso of various formats
- the documents in entry can comprise several pages
- the function of digitalization must make it possible to control with the request the result and possibly the possibility of taking again only one page without being obliged all to reprocess.
- It can be planned to envisage the possibility of digitizing of the batches of documents.
- the solution suggested will have to define the working method to bind each document to the file or the corresponding community



Optical recognition of the characters

The solution must offer a function OCR allowing the reading of the characters Arab/Latin

- Indexing of the documents

- Automatic indexing by bringing together of the basic elements of the central system for the documents " customers ", manual Indexing for the other documents. Indeed it acts:
- Of an automatic indexing of the documents relating to operations treated by the system
- Or of a manual indexing by referencing of the documents/dossiers, by specifying the identification of the document / file, its classification according to a definite nomenclature
- For the needs for the indexing, the system must offer tools of assistance of the type lists values specific to each entity of treatment of the documents and are managed by the administrator of the system
- In the same way the application must carry out consistency checks and have tools for control of the integrity of the documentation base and quality of images

- Loading and archiving / storage:

- Integration of an electronic document produced by a software package office automation or coming from the electronic messaging
- integration of internal office automation funds and the funds provided by partners
- the management and recording of the documents to format XML are necessary for needs for compatibility and integration of solution EMID with other systems of the organization.
- management and the assumption of responsibility of the documents in a standard format (XML, HTML, tiff compressed standard UIT G3 and G4, pdf, etc).

- Extraction of the documents:

- Extraction of a subset of the funds for treatment (mainly a file).

- Administration of safety

- management of the bases
- management of the table of management of the documents (customer or process concerned, standard of document, indexing, shelf life)
- management of the access and safety: the system must integrate the rights of access already definite on the network of the organization.
- All other functions of management specific to the systems of documentary EMID.
- the administration of the base follows the rules of basic administration of data ORACLE.
- the production of statistics is to be specified in the file of technical specifications.

- Administration of the data bases

The application should comprise a function of follow-up in order to detect the not exploited documents, the documents not validated according to funds' considered, these functions.
We can count two principal actions of organizational administration: the follow-up of the documents and removal of the documents:

/ - follow-up of the documents:
The system must allow the management of the history of the events allowing the follow-up of " which makes what" et which are the exploited documents and the documents on standby of treatment. The system must be sufficiently open to be able to make evolve/move these treatments according to the evolution of the organization

/ - removal of the documents:
The system does not comprise a function of removal of documents. The physical removal of a document of the data bases is an obligatory function to avoid a too significant increase in volumes, and is made possible only if the document is with the precondition transferred on a permanent support from filing. In this case a trace editable of the operation is provided, and the document remains in the base of index with the localization and the reference of the new support.

Consultation and research

- document Retrieval starting from criteria of indexing
- Consultation of the nomenclature extracted management from configuration and selection of documents through this tree structure
- Edition of the documents answering a research
- Reading of the documents on the working station
- Foliage of the documents and reading page in page
- Restitution of the documents on paper medium or electronic medium
- Restitution: sending via fax or memo in enclosure for in-house needs.

- Reading with the screen

The functions of consultation to the screen must correspond to the possibilities of the standards of WINDOWS. The user must find there possibilities of consultation of page, zoom, rotation, no extraction is not possible during the consultation.
Any document should be posted with its card of referencing at the same time on the screen.
With defect the user must easily be able to pass from the document to his card of referencing and reciprocally.
- Synchronization of the distant documentation data bases with the central base common to all the sites of the organization.
- Each documentation base of agency is retorted daily on the basis of documentation central seat.


- Transfer of digitized documents

The protocol of transfer of the documents digitized of the magnetic media towards archival mediums must explicitly be documented. It is significant that this protocol integrates at least the data base given of type (date of transfer and time-stamping, actor transfer, file volume, algorithm of compression, etc).
Known as the date base given should be filed with the same data.

- Particular waiting

- system EMID must offer the management of the versions of the documents, their annotations as well as the history
- the system must take account of the needs for consultations multi distant sites.
- a level of safety increased to ensure by the application in Web mode for the accesses in consultation.

- general target Organization: decentralized organization

The operation of the future EMID /Workflow solution to be set up is as follows:
- the documents digitized in the agencies will be recorded in the documentation data bases arranges then integrated systematically in the documentation data base of the seat.
- the documents digitized in the service of the files and the office of a central nature will be recorded in the documentation base of the seat
- the two solutions of EMID and Workflow must be integrated harmoniously in the information system and be interfaced with the various systems.
- the solutions of EMID and recommended WORKFLOW must be integrated in an environment Intranet
- the stations customers, must have a common and single interface enabling them to consult and make research multi bases on the whole of the filed objects whatever is the system of management

* Software environment and interaction with the other systems

- Interaction with the SIG

It is essential that the solutions of GEID and workflow to be proposed are supported by an open technological environment and inter operable as regards operating system, of languages of development, SGBDR and peripherals of storage.

The total system of GEID for the management of the data bases (electronic papers or documents) on the one hand, and the system of workflow on the other hand, must be integrated in the information system. This integration must pass by the exchange of information which is mainly the possible receptions:
- scanned documents on the level of the structures of the seat
- documents coming from the various applications in exploitation, forming the information system (bases data ORACLE, ACCESS...)
- information and documents coming from office automation applications: WORD, EXCEL, ACCESS...
- documents coming from the electronic messaging
- documents coming from data bases Intranet: only one interface should allow the solution workflow, compatibility with system GEID as well as the communication (research, access, recording, etc.) data on the systems of management.


* Confidentiality

The system to be acquired must avoid very forced during the indexing (manual) or identification or control of the data resulting from automatic indexing for the documents.
The system workflow must make it possible to specify and control the levels of safety and privilege to be given to the definite processes.

* Safety

System GED / WORKFLOW to be set up must respect the specifications described in standard Z 42 013 (recommendations relating to the design and the operation of systems
data processing in order to ensure the conservation and the integrity of the documents stored in its systems),
ISO 15489 (ISO standard for the installation of documentary information systems) or equivalent standards, in term of safety and integrity of the data.
Any transfer of documents must be done in agreement with a procedure of safety for any manual operation (for example archival medium transport) and by the network when it is about electronic transfer.
No document must differently be able to be reached by a user than by the use of the tool object of this study.

- Awaited functions of system WORKFLOW

The installation of a solution of workflow must allow:

- to integrate the cycle of treatment and validation of the documents / files during all the phases in a system of workflow

- the fluidity of circulation, communication and exchange of any eligible document by system GEID,
in an automated process.

- the automation of the processes multi sites

The necessary functions are as follows:

- General functions

- evolutionary architecture three thirds
- supports formats XML
- able to integrate the other waiters
- not needing programming or scripts for the basic functions
- offering the return postpones procedures
- offering the division and the re-use of the components
- allowing the dynamic modification of the procedures and management of the change
- functioning in mode Intranet


* The functions flow chart

With the system of workfow to be set up, one will be interested more in the functions than with the people in charge of these functions. Thus an integrated management of the organization chart of the organization is essential.
The system should then allow:

- the management of flow chart based on the Web
- the support of active directory
- the management of the groups of functions
- the management and the attribution of several roles per user and functions associated
- the generation of reports/ratios and statistics through the Web (graphic reports/ratios, reports/ratios by user, stage, of times spent, etc.)


- functions of design

For the needs for definition of the flow chart and under flow charts, for modeling of the procedures
and process, it is essential that the system offers a simple ergonomic graphic tool for use allowing:
- to define the graphs of procedures
- to ensure the routing graphic, dynamic, by the parallel roles or the relations
- to carry out the conditional stages and of the synchronous / asynchronous procedures
- of also being able to launch procedures by event of reception of document
and/or by e-mail, XML, etc

In the same way it is essential as the system offers canned tools for the integration and the handling of documents of format Word, Excel, XML, script, ASCII, files images,
E-mail, bases data oracle) etc

Before the installation of any definite and modeled process, it is necessary to carry out its test and simulation before its launching.

Thus the system should offer tools:
- of simulation of procedure
- of débuggage during simulation


* Functions of assignment and follow-up of the tasks

It is imperative that the interface customer is Web. a single and enough convivial interface called to be for the user, enabling him to carry out its tasks within the framework of a process in progress and / or to communicate with system GEID with sets up

The needs of the users, the system must offer the following functions:
- consultation and the search for a process in progress: the system must allow the competent user
to visualize the state of treatment and follow-up of the required file (its state, level of treatment, duration, etc.) in graphic mode
- the generation of the list of the tasks with priorities
- functions of assignment and desassignation of the tasks
- the notification of the situations abnormal with possibility of return on late tasks and / or corrective of the anomalies of assignment

*. functions of administration

- followed graphic of the workflow
- automatic installation of the procedures and management of the versions
- seen workload per speaker
- distant administration
- suspension of a procedure
- distribution of the tasks in queue
- change of recipient
- visualization of the data of Workflow
- distribution of load network
- management of the blocked procedures
- etc

* - Documents:
All formats of the paper documents or electronic

* Search criteria

The documents will be indexed by following information: - the standard of document / standard type of file / of project / date / object (a whole of key words) / year of the program /..ETC




* 3- فرنسي

Caractéristiques d'un système de gestion de contenu partie intégrante de la gestion de l'information et des documents électroniques et l'archivage électronique et de workflow

Devant les contraintes suivantes:
- Accumulation des documents papiers
- Cout élève pour la gestion des ces fonds
- Lenteur de circulation des documents / informations
- Manque de partage d'informations/ documents

L'Installation du système GEID et WORKFLOW devient nécessaire pour atteindre ces contraintes

- MATERIELS DU SYSTEME GEID / WORKFLOW

* Au niveau du siège
- Un serveur BD ( SIG) / architecture Risc
- Un serveur d’applications ( SIG) central : architecture Risc
- Un système de backup
- Un serveur GED/Workflow central: Architecture Risc
- Un serveur de gestion de réseau
- Un serveur englobant les fonctions de : WEB/FTP, Authentification, Antivirus
- Un firewall

* Au niveau agence
- Un serveur BD et d’applications ( SIG) : Architecture Intel
- Un serveur GED agence / : architecture Intel
- Un serveur englobant les fonctions de : WEB/FTP, Authentification, Antivirus,
- Un Firewall

* systèmes d’exploitation :

- Architecture d’exploitation : multi-tiers et environnement WEB.
* Les caractéristiques du serveur GED/Worklow sont les suivantes :

1. bi-processeur à architecture RISC avec une fréquence de 1,28 GHZ
2. une mémoire cash niveau 2 de 2 MO par processeur de type DDR
3. SDRAM de 2 GO extensible à 8 GO
4. une carte de 10/100/1000 Mbps connecteur RJ45
5. Disques : 4x36 GO en interne et 6 x 36 GO en externe pour une capacité totale de 360 Go
6. Système d’exploitation : ouvert

* Fichiers bases de données : SGBDR : Oracle / ..etc

* Environnement de développement :

- Oracle avec ses outils de développement (application server, web, etc.)

* Environnement de communication:

- Protocole de communications : TCP/IP
- Au siège un réseau local couvrant l’ensemble des structures
- Les liaisons entre le siège et les agences sont assurées à travers le réseau Frame Relay
- Un serveur dédié au système GEID/Workflow au siège ( Centralisation ) et au niveau de chaque agence
- Un serveur Web et de messagerie englobant les fonctions de : WEB/FTP, Authentification, Antivirus
- Toutes les données (SIG et GEID) sont sauvegardées sur le système central

* Les flux d’informations

.1.- En entrée:

Deux types d’origine des informations et de documents sont à prévoir en entrée de système et dont la réception peut être traitée comme un événement initiateur de process :
- les documents/dossiers papiers à intégrer dans le système GEID suite à leur numérisation ( par scannage ou capture fax), par les structures organiques habilités de l'organisme
- les documents émis ou reçus provenant d’applications informatiques et bureautiques ou de la messagerie
électronique.

2.- En sortie:

Le système cible devrait permettre la gestion et la production des documents sur tout format accepté à partir de requêtes émises par tout utilisateur habilité

.3.- En traitement:

Les fondements du système documentaire cible de l'organisme visent à assurer la mise en place d’un système GEID intégré à un système de Workflow.
Ainsi tout document pris en charge par le système GEID pourrait intégrer un process automatisé , exigeant une traçabilité de la circulation du document , une accessibilité instantanée, une gestion des versions , et ce pour des besoins de transmission , de routage, de suivi de traitement , etc.)

FONCTIONS DU SYSTEME GEID:

les besoins attendues du système GEID / WORKFLOW sont orientés vers :

- une plus grande accessibilité aux documents et dossiers
- un routage de l’information et un partage facile
- une réduction de la production de la duplication des documents et de l’information, de la manipulation et de la conservation des documents papiers
- une optimisation de la recherche des documents
- une optimisation des ressources
- une meilleure communication avec tous les partenaires
- une restitution multi-supports
- une automatisation des process

A travers la solution GEID/Workflow à acquérir, les principaux objectifs .et Fonctions attendues sont:
- Suivi et contrôle des documents dans leur cycle de vie
- Une meilleure conservation des dossiers clients
- Une rapidité d’accès et de consultation des documents
- Une plus grande intégration du système de gestion des documents et des archives dans le système d’information de l'organisme
- Une diffusion multipostes et multi sites
- Une gestion et une mise à disposition de plusieurs fonds documentaires
- Assurer la sécurité et la conservation des documents et des dossiers électroniques et papiers.
- Assurer une grande célérité dans le traitement des dossiers et / ou la satisfaction d’une réclamation ou d’une demande d’information, permettant d’augmenter la réactivité du personnel en charge de ces dossiers et de réduire le temps de traitement
- Une gestion des documents au niveau de chaque agence régionale et centralisation au niveau du siège

Par ailleurs une solution GED/Workflow complètement intégré et compatible répondant aux exigences et impératifs suivants :

- la prise en charge de documents en langue arabe/latin. La prise en charge de la langue arabe est prioritaire
- la mise en œuvre de la solution GEID globale, se fera sur un site pilote avant son déploiement aux autres sites pour atteindre les objectifs en terme de typologie documentaire à traiter et de volumes de traitement
- le système GED documentaire est dédié en premier lieu aux besoins de traitement des documents et dossiers intervenant dans les processus de la planification et de gestion de l'entreprise puis leur archivage.
- le système Workflow est appelé à permettre la modélisation et l’automatisation des processus de traitement des dossiers et documents.

* Les fonctions requises sont les suivantes :

/-Acquisition et d’indexation:

L’acquisition de documents sera assurée :
- par numérisation (scannage), qui doit permettre l’acquisition de documents noir et blanc ou couleurs recto/verso de différents formats
- les documents en entrée peuvent comporter plusieurs pages
- la fonction de numérisation doit permettre de contrôler à la demande le résultat et éventuellement la possibilité de reprendre une seule page sans être obligé de tout retraiter.
- Il peut être envisagé de prévoir la possibilité de numériser des lots de documents.
- La solution proposée devra définir le mode de travail pour lier chaque document au dossier ou à la collectivité correspondante
. La reconnaissance optique des caractères

La solution doit offrir une fonction OCR permettant la lecture des caractères arabe/latin

- Indexation des documents

- Indexation automatique par rapprochement des éléments de base du système central pour les documents « clients », Indexation manuelle pour les autres documents. En effet il s’agit :
- D’une indexation automatique des documents relatifs à des opérations traitées par le système
- Ou d’une indexation manuelle par référencement des documents/dossiers, en précisant l’identification du document/ dossier , son classement selon une nomenclature définie
- Pour les besoins de l’indexation, le système doit offrir des outils d’aide de type liste des valeurs spécifiques à chaque entité de traitement des documents et sont gérées par l’administrateur du système
- De même l’application doit exécuter des contrôles de cohérence et disposer d’outils de contrôle de l’intégrité de la base documentaire et de la qualité d’images

- Chargement et archivage/stockage:

- Intégration d’un document électronique produit par un progiciel bureautique ou provenant de la messagerie électronique

- intégration de fonds bureautique internes et des fonds fournis par des partenaires

- la gestion et enregistrement des documents au format XML sont nécessaires pour des besoins de compatibilité et d’intégration de la solution GEID avec d’autres systèmes de L'organisme.

- la gestion et la prise en charge des documents dans un format standard (XML, HTML, TIFF compressé type UIT G3 et G4, PDF, etc.).

- Extraction des documents:

- Extraction d’un sous ensemble du fonds pour traitement (principalement un dossier).

-Administration de sécurité

- gestion des bases
- gestion de la table de gestion des documents (client ou processus concerné, type de document, indexation, durée de conservation,)
- gestion des accès et de la sécurité : le système doit intégrer les droits d’accès déjà définis sur le réseau de l'organisme.
- Toutes autres fonctions de gestion spécifiques aux systèmes de GEID documentaires.
- L’administration de la base suit les règles d’administration de base de données ORACLE.
- La production de statistiques est à spécifier dans le dossier de spécifications techniques.

- Administration des fonds documentaires

L’application devrait comporter une fonction de suivi afin de détecter les documents non exploités, les documents non validés selon le fonds considéré, ces fonctions. .
Nous pouvons dénombrer deux principales actions d’administration organisationnelle : le suivi des documents et la suppression des documents :

/- suivi des documents :
Le système doit permettre la gestion de l’historique des événements permettant le suivi de "qui fait quoi" et quels sont les documents exploités et les documents en attente de traitement. Le système doit être suffisamment ouvert pour pouvoir faire évoluer ces traitements en fonction de l’évolution de l’organisation

/.- suppression des documents :
Le système ne comporte pas de fonction de suppression de documents. La suppression physique d’un document du fonds documentaire est une fonction obligatoire pour éviter un accroissement trop important de volumes, et n’est rendue possible que si le document est au préalable transféré sur un support permanent d’archivage. Dans ce cas une trace éditable de l’opération est fournie, et le document reste dans la base d’index avec la localisation et la référence du nouveau support.

. Consultation et recherche

- Recherche de documents à partir de critères d’indexation
- Consultation de la nomenclature extraite de la gestion de configuration et sélection de documents à travers cette arborescence
- Edition des documents répondant à une recherche
- Lecture des documents sur le poste de travail
- Feuillage des documents et lecture page à page
- Restitution des documents sur support papier ou support électronique
- Restitution : envoi via fax ou mémo en pièce jointe pour des besoins en interne.

* -Lecture à l’écran

Les fonctions de consultation à l’écran doivent correspondre aux possibilités des standards de WINDOWS. L’utilisateur doit y trouver des possibilités de consultation de page , zoom, rotation, aucune extraction n’est possible lors de la consultation.
Tout document devrait s’afficher avec sa fiche de référencement en même temps sur l’écran.
A défaut l’utilisateur doit pouvoir facilement passer du document à sa fiche de référencement et réciproquement.
- Synchronisation des bases documentaires distantes avec la base centrale commune à tous les sites de l'organisme.
- Chaque base documentaire d’agence est répliquée quotidiennement sur la base centrale documentaire du siège.

.- Transfert de documents numérisés

Le protocole de transfert des documents numérisés des supports magnétiques vers des supports d’archivage doit explicitement être documenté. Il est important que ce protocole intègre au moins les méta données de type (date de transfert et horodatage, acteur transfert, volume fichier, algorithme de compression, etc.).
Les dites méta données devraient être archivées avec les données mêmes.

.- Attentes particulières

- Le système GEID doit offrir la gestion des versions des documents, leurs annotations ainsi que l’historique
- Le système doit tenir compte des besoins de consultations multi sites distants .
- Un niveau de sécurité accru à assurer par l’application en mode Web pour les accès en consultation.

- Organisation cible générale: organisation décentralisée

Le fonctionnement de la future solution GEID/Workflow à mettre en place est le suivant :
- Les documents numérisés dans les agences seront enregistrés dans les bases documentaires agence puis intégrés systématiquement dans la base documentaire du siège.
- Les documents numérisés dans le service des archives et le bureau d’ordre central seront enregistrés dans la base documentaire du siège
- Les deux solutions de GEID et Workflow doivent s’intégrer harmonieusement dans le système d’information et s’interfacer avec les différents systèmes.
- Les solutions de GEID et de WORKFLOW préconisés doivent s’intégrer dans un environnement INTRANET
- Les postes clients, doivent disposer d’une interface commune et unique leur permettant de consulter et de faire des recherches multi bases sur l’ensemble des objets archivés quel qu’en soit le système de gestion

* Environnement logiciel et interaction avec les autres systèmes

- Interaction avec le SIG

Il est indispensable que les solutions de GEID et de workflow à proposer soient supportées par un environnement technologique ouvert et inter opérable en matière de système d’exploitation, de langages de développement, de SGBDR et de périphériques de stockage.

Le système global de GEID pour la gestion du fonds documentaire (papiers ou documents électroniques) d’une part, et le système de workflow d’autre part, doivent s’intégrer dans le système d’information. Cette intégration doit passer par l’échange d’informations qui sont principalement les réceptions possibles :
- de documents scannés au niveau des structures du siège
- de documents en provenance des différentes applications en exploitation, formant le système d’information ( base de données ORACLE, ACCESS…)
- d’informations et de documents en provenance d’applications bureautiques : WORD, EXCEL , ACCESS,…
- de documents provenant de la messagerie électronique
- de documents en provenance de bases de données INTRANET : une seule interface devrait permettre à la solution de workflow, la compatibilité avec le système GEID ainsi que la communication (recherche, accès, enregistrement, etc.) des données sur les systèmes de gestion.

* Confidentialité

Le système à acquérir doit éviter toute contrainte lors de l’indexation (manuelle) ou identification ou contrôle des données issues d’indexation automatique pour les documents.
Le système workflow doit offrir la possibilité de spécifier et maîtriser les niveaux de sécurité et de privilège à donner aux process définis.

* Sécurité

Le système GEID /WORKFLOW à mettre en place doit respecter les spécifications décrites dans la norme Z 42 013 (recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ses systèmes),
ISO 15489 (norme ISO pour la mise en place de systèmes d’information documentaire) ou normes équivalentes, en terme de sécurité et d’intégrité des données.
Tout transfert de documents doit se faire en accord avec une procédure de sécurité pour toute opération manuelle (par exemple transport support d’archivage) et par le réseau lorsqu’il s’agit de transfert électronique.
Aucun document ne doit pouvoir être atteint par un utilisateur autrement que par l’utilisation de l’outil objet de cette étude.

.- Les fonctions attendues du système WORKFLOW

La mise en place d’une solution de workflow doit permettre :

- d’intégrer le cycle de traitement et de validation des documents / dossiers durant toutes les phases dans un système de workflow

- la fluidité de circulation, de communication et d’échange de tout document éligible par le système GEID,
dans un processus automatisé.
- l’automatisation des process multi sites

Les fonctions requises sont les suivantes :

- Les fonctions générales

- architecture trois tiers évolutive
- supporte les formats XML
- capable d’intégrer les autres serveurs
- n’ayant pas besoin de programmation ou de scripts pour les fonctions de base
- offrant le retour arrière des procédures
- offrant le partage et la réutilisation des composants
- permettant la modification dynamique des procédures et gestion du changement
- fonctionnant en mode intranet

* Les fonctions organigramme

Avec le système de workfow à mettre en place , on s’intéressera plus aux fonctions qu’aux personnes chargées de ces fonctions . Ainsi une gestion intégrée de l’organigramme de l'organisme est indispensable.
Le système devrait alors permettre :

- la gestion d’organigramme basé sur le Web
- le support d’active directory
- la gestion des groupes de fonctions
- la gestion et l’attribution de plusieurs rôles par utilisateur et fonctions associées
- la génération de rapports et statistiques à travers le web (rapports graphiques, rapports par utilisateur, par étape, des temps passés, etc.)

-Les fonctions de design

Pour les besoins de définition de l’organigramme et des sous organigrammes, de modélisation des procédures
et process, il est indispensable que le système offre un outil graphique ergonomique simple d’utilisation permettant :
- définir les graphes de procédures
- d’assurer le routage graphique , dynamique, par les rôles parallèles ou par le relations
- de réaliser les étapes conditionnelles et des procédures synchrones /asynchrones
- de pouvoir aussi lancer des procédures par événement de réception de document
et/ou par e-mail , par XML, etc.

De même il est indispensable que le système offre des outils préprogrammés pour l’intégration et la manipulation de documents de format Word, Excel, XML, script, ascii, fichiers images,
E-mail, base de données oracle ) etc.

Avant la mise en place de tout process défini et modélisé, il est nécessaire de procéder à son test et simulation avant son lancement.

Ainsi le système devrait offrir des outils :
- de simulation de procédure
- de débuggage pendant la simulation


* Les fonctions d’assignation et de suivi des tâches

Il est impératif que l’interface client soit Web . une interface appelée à être unique et assez conviviale pour l’utilisateur , lui permettant d’exécuter ses tâches dans le cadre d’un process en cours et /ou de communiquer avec le système GEID à mette en place

Pour les besoins des utilisateurs, le système doit offrir les fonctions suivantes :
- la consultation et la recherche d’un process en cours : le système doit permettre à l’utilisateur habilité de visualiser l’état de traitement et de suivi du dossier recherché (son état, niveau de traitement, durée, etc..) en mode graphique
- la génération de la liste des tâches avec priorités
- les fonctions d’assignation et désassignation des tâches
- la notification des situations anormales avec possibilité de retour sur des tâches en retard et/ ou correctives des anomalies d’assignation

*. Les fonctions d’administration

- suivi graphique du workflow
- installation automatique des procédures et gestion des versions
- vue de la charge de travail par intervenant
- administration distante
- suspension d’une procédure
- distribution des tâches en file d’attente
- changement de destinataire
- visualisation des données du Workflow
- répartition de charge réseau
- gestion des procédures bloquées
- etc.

* -Documents :
Tous formats des documents papiers ou électroniques

* Critères de recherche

Les documents seront indexés par les informations suivantes : - le type de dossier / type de document / type de projet / date / objet (un ensemble de mots clés) / année du programme / ..ETC

والله الموفق

[hanbezan]

احسنت اخي الفاضل على هذه الاضافة القيمة

[anameri]

[المبروك التبيني]

بارك الله فيكم وجازاكم خيرا

[المبروك التبيني]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة hanbezan

احسنت اخي الفاضل على هذه الاضافة القيمة

العفو يا دكتورة وبارك الله فيك ، وننتظر منكم اضافة أومقترحات لمجهودناالمتواضع