[فتاة الامل]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ارجو التوفيق
لكل من ساهم في انجاز هاذا الموقع وعلي راسهم ا
لسيد عبد كريم بجاجة
لدي تسائل حول خصائص الوثيقة الارشيفية في التقنين ايزو 15489
وهل يستعمل
هذا التقنين في الادارة الالكترونية للوثائق الارشيفية
ولكم الشكر
وارجو ان تكون هاته المعلومات في ميزان حسناتكم
شكرا

[عبدالكريم بجاجة]

يقترح الزميل سفيان بوحرات استخدام معيار دولي خاص لإدارة الأرشيف الإلكتروني:
ISO 19005-1:2005 - Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

و من جانبي قدمت من قبل التوصيات المتعلقة بتطوير إدارة الأرشيف الإلكتروني:
 يجب تحديد سياسة للأرشيف الإلكتروني ضمن السياسة الشاملة لإدارة الأرشيف المركزي في المؤسسة، وبما أن الأرشيف الإلكتروني هو -أولاً وقبل كل شيء- جزء من الأرشيف العام، ستطبق عليه كل النصوص القانونية والتنظيمية التي تخص الأرشيف بصفة عامة، وتضاف إلى الأرشيف الإلكتروني الترتيبات الخاصة بشكله الرقمي.
 نوصي باستخدام آخر مقياس لتحديد المستلزمات الأرشيفية، أنجزه المجلس الدولي للأرشيف، ووزعه في شكل (DVD)، أثناء المؤتمر العالمي للأرشيف في ماليزيا سنة 2008؛ لتوجيه قسم الأرشيف، وإدارة تقنية المعلومات إلى وضع سياسة للأرشفة الإلكترونية:
http://www.adri.gov.au/products/ica-...principles.pdf

 وتم توجيههم بالاطلاع على دليل الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف أيضاً، والذي قمنا بتعريبه بإشراف د. عبد الله محمد عبد الكريم الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث. و يركز الدليل في التعاون بين الأطراف الثلاثة المعنية بالأرشفة الإلكتروني: الإدارة التي تنتج الأرشيف، وقسم الأرشيف المكلف بحفظ الوثائق في المدى الطويل، وقسم تقنية المعلومات المكلف بتنفيذ التصوير الرقمي حسب المقاييس الأرشيفية.
http://www.ica.org/10801/studies-and...rchivists.html

 كما يجب الاطلاع على دراسة بشأن موضوع "تحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل": http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9546

 التوصيات في مجال إدارة الأرشيف الإلكتروني:
 تحديد الأرشيف الاستراتيجي- مهما كان شكله- الذي يجب حفظه في المدى الطويل في جميع الأشكال: (الورقي والرقمي والميكروفيلم)، لحمايته من الضياع، وبعدم التسرع في التصوير الضوئي لأي أرشيف غير الاستراتيجي إلى حين تحديد سياسة واضحة في هذا المجال.
 على الجهة التي سوف ستكلف بالتصوير الضوئي للأرشيف الورقي:
• عدم ربط فهرسة الأرشيف الإلكتروني بأماكن وجود الأرشيف الورقي؛ لأن هذا يجعل البيانات الإلكترونية غير قابلة للاستخدام إذا نقل الأرشيف الورقي من مكانه الأصلي أثناء مرحلة التصوير.
• يجب- في كل الحالات- ربط الفهرسة الإلكترونية بالتصنيف الفكري، وليس بالترتيب المادي.
• تحديد مواصفات التصوير الضوئي، و الحفظ الإلكتروني، و إتاحة الإطلاع على الأرشيف الإلكتروني.
• توضيح خصائص النظام الإلكتروني المستخدم لإجراء هذه العمليات ليتم إعطاء ملاحظات المركز الوطني للوثائق و البحوث من الناحية التقنية، ومن خلال آلية إرسال واستقبال الملفات.
• ذكر لائحة بعملائها و ماهية المشاريع المنفذة، كما على الشركة تقديم شهاداتها المتعمدة ومتوافقة مع مقاييس المركز الوطني للوثائق والبحوث.
• تحديد عدد "دي.في.دي- dvd" المرتقب لإنجاز التصوير الضوئي، و طريقة حفظها و استخدامها.
• يجب تكوين تقنيي المعلومات للمؤسسة بإدماجهم في عملية التصوير الضوئي من "ألف" إلى "ي"، و تكليفهم تدريجيًا بتسيير النظام و صيانته في المستقبل دون اللجوء إلى الشركة لأبسط الأسباب.
• يجب تقديم مشروعًا أوليًا صغير الحجم ينجز كلية للتحقق من فعالية النظام المقترح؛ لذا يجب أن تقتصر الفاتورة الأولى إلى هذه المرحلة الأولية دون إلزام المؤسسة بمواصلة التعاون مع الشركة إذا لم تنجح في العملية التجريبية حسب المستلزمات الأرشيفية.
• تبقى الشركة ملزمة بعقد الصيانة بعد انتهاء برنامج التصوير الضوئي.

[عبدالكريم بجاجة]

التشريعات العالمية حول الأرشيف

تونس
http://www.archives.nat.tn/index.php?id=113&L=1
1. القانون رقم 95 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف.
2. 50 نصوص تطبيقية للقانون صدرت بين سنة 1988 و سنة 2006.
3. الأوامر (المراسيم): تنظيم وتسيير الأرشيف الوطني، ضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط، تحديد المسؤولية في مجال التصرف والحفظ بالنسبة للوثائق الإدارية...
4. القرارات: مناظرة الدخول إلى مرحلة تكوين خزنة بالمعهد الأعلى للتوثيق، نظام الدراسات والامتحانات، المصادقة على جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية...
5. التعاميم: مسك الدفاتر الإدارية لأعوان الدولة، المحافظة على الوثائق والأرشيف، تطبيق برنامج التصرف في الوثائق، تطهير وضع الوثائق الإدارية والأرشيف العام...

فرنسا
http://www.archivesdefrance.culture....ubliques/lois/
1. القانون رقم 2008-696 المؤرخ في 15 يوليو 2008 المتعلق بالأرشيف والمعدل للقوانين السابقة منذ سنة 1979.
2. 40 نصوص تطبيقية حول الأرشيف صدرت بين سنة 1978 و سنة 2011.
3. القوانين والمراسيم: إدارات الأرشيف، صلاحياتها، إدارة الأرشيفيين المهنيين، المصادقة على نسخ الأرشيف، حماية الأرشيف الخاص، محاربة سرقة الأرشيف، إتاحة الأرشيف، إدارات أرشيف وزارتي الخارجية و الدفاع...
4. القرارات: ترقية أقسام الأرشيف المحلية إلى مستوى الأرشيف الوطني.
5. التعاميم: تكوين الأرشيفيين، إدارة الأرشيف الإلكتروني، ترتيب وتصنيف الأرشيف، جداول الأرشيف، توجيهات إلى الإدارات المحلية، مراقبة وجمع أرشيف الإدارات العمومية، تقييم الأرشيف، مراقبة عمليات إتلاف الأرشيف، تنظيم عمليات تحويل أرشيف الإدارات العمومية إلى الأرشيف الوطني وفروعه...

الولايات المتحدة الأمريكية
http://www.archives.gov/about/laws/
1. القانون رقم 44-الفصل 21 المؤرخ في 19 أكتوبر 1984 والمتعلق بمؤسسة «الأرشيف الوطني وإدارة الوثائق».
2. National Archives and Records Administration (Title 44, Chapter 21)
3. 336 نصوص تطبيقية صدرت من سنة 2006 إلى سنة 2012.
4. 38 تعميم (Rule) : إدارة الأرشيف الإلكتروني، إمكانية الاطلاع على بعض أرشيفات مؤسسة أمن المعلومات، حفظ الأرشيف في المراكز الحكومية، تجديد جداول الأرشيف الحكومي، شكاوي الباحثين، أماكن الاطلاع على الأرشيف وساعات العمل، تحديد رسوم نسخ الأرشيف، شهادة موظفيNARA في الإجراءات القانونية، تنظيم لوائح السجلات الاتحادية.
5. 298 مذكرة (Notice) : النسخ الاحتياطي الإلكترونية، استقبال التعليقات حول جداول الأرشيف، اللجنة الاستشارية للأرشيف الإلكتروني، اللجنة الاستشارية لسياسة الأرشيف العام والخاص، فتح أرشيف الرئيس نيكسون للاطلاع، اجتماع اللجنة الوطنية لمناقشة سياسة المسائل الأمنية الصناعية ...

المملكة المتحدة
http://www.nationalarchives.gov.uk/i...egulations.htm
1. القانون الصادر في سنة 1958 المتعلق بالوثائق العامة والمعدل في السنوات 1967 و2000 و 2005: Public Records Act 1958
2. النصوص التطبيقية صدرت من سنة 1958 إلى سنة 2012.
3. بعض مجالات النصوص التطبيقية: الانتقال إلى الهيكل الجديد، تحديد الرسوم، مجلس الاستراتيجية التكنولوجية، تعيين الدوائر المنتجة للأرشيف، شروط قابلية النسخ الالكترونية، لجنة المدن الجديدة، مجلس السكك الحديدية البريطانية...

للمزيد حول التشريعات العالمية:
Legislazione nel mondo

http://www.archivi.beniculturali.it/link/58.html

[belaid hatim]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي...

الجواب:

تحية طيبة و بعد؛
يجب في الخطوة الأولى تشخيص وضع الأرشيف في الإدارات و المعاهد، حسب الاستبيانات التي أرسلناها من قبل. سوف تسمح هذه العملية بتحديد المشاكل، و تهيئة الظروف المناسبة لتحويل الأرشيف من الإدارات إلى الأرشيف المركزي، ثم اقتراح خطة لتسوية الوضع تنجز في مراحل.
على العموم، أقترح على حضرتكم نموذج خطة وضعتها للتكفل بأرشيف جامعة هامة، لا يجب ذكرها. سجلي سيدتي، أن عملية تحويل الأرشيف تخضع لنضام نقدمه في البند 5 (جدول تحويل الأرشيف-النموذج) من هذه الخطة.
و شكرًا على ثقتكم.




Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae



إدخال نظام جديد لحفظ الأرشيف بالجامعة

إن الجامعة ... تنتج أرشيفًا ضخمًا ومتنوعًا: أرشيف إداري – مالي – ملفات الأشخاص ( أساتذة – موظفين – طلبة ) - أرشيف الدروس والبحوث – أرشيف الامتحانات – العلاقات الخارجية ...
لذا يجب تحديد سياسة تضمن حفظ الأرشيف والاستفادة منه، قبل أن يتم تحويله في المستقبل إلى الأرشيف الوطني. تهدف هذه السياسة الجديدة إلى إنشاء شبكة داخلية لأرشيف الجامعة ترتكز على شعبة أرشيف في كل إدارة ومعهد، وقسم أرشيف مركزي على مستوى الأمانة العامة للجامعة يجمع فيه أرشيف الجامعة؛ و يمكن تلخيص النظام الجديد على الشكل التالي:

الأمـانـة الـعــامـة للجامعة

إدارة الأرشيف المركزي
الهيكل التنظيمي المرافق الموارد البشرية
إدارة الأرشيف المركزي للجامعة
مكاتب إدارية + مخبر تقني IT + مخازن حفظ الأرشيف
- رئيس الإدارة
- خبير أرشيف، خبير IT
- أرشيفيين
- عمال

شبكة الأرشيف الجامعي
إدارة 1 - إدارة 2 -إدارة 3...-معهد 1 -معهد 2 -معهد 3
شعبة أرشيف شعبة شعبة شعبة شعبة شعبة

لتحقيق هذا الهدف يجب إتباع الخطوات التالية:
- الإجراءات العامة لحماية الأرشيف و فهرسته.
- تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه.


الإجراءات العامة لحماية الأرشيف وفهرسته

نقدم الآن بعض الاقتراحات العاجلة التي تهدف إلى تسوية الوضع الحالي، قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية : العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ". يجب تطبيق هذه الإجراءات في كل الإدارات و المعاهد ، حسب الوضع الحالي:

1 - منع إتلاف الأرشيف : إصدار قرار داخلي يمنع بموجبه منعاً باتاً أي عملية إتلاف أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز المحفوظات الوطنية.
2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف : إصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة.
3– تخصيص قاعات جديدة لحفظ الأرشيف مجهزة برفوف معدنية.
4– تحديد مسؤولية الأرشيف : تعيين مسؤول عن شعبة الأرشيف في كل إدارة و معهد، ومسؤول عن الأرشيف المركزي للجامعة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء داخل الجامعة أو خارجها.
5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة : إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي للأرشيف فقط، بغضَّ النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.
6 – تطهير الأرشيف : يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات و في المعاهد، أم في مناطق المخازن العامة:
• تعقيم القاعات بالتبخير الكيميائي "fumigation".
• إزالة الغبار والرمال والنفايات.
• تنظيف الملفات وتنقيتها واحدة واحدة.
• إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف.
7- التجهيز : تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الأمنية خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – ABC Powder" في مدخل كل قاعة أرشيف؛ و تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس :18 درجة)، و نسبة الرطوبة (50%).
8 - حماية الأرشيف من الغبار : إن العلب المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم : "30 x 20 x 10 سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار، مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت نسبة الرطوبة تحت 50%.
9 .6 – ترتيب الأرشيف : يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع أي تكديس أرشيف فوق الأرض.
10– تصنيف الأرشيف : إن عدم وجود أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة، لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري : إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة، شعبة بعــد شعبة ...
11 - ترقيم الأرشيف المحفوظ داخل الإدارات : إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية لتسهيل الفهرسة، ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة؛ و يمكن اختيار طريقة للترقيم تكمل عملية التصنيف؛ يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع في الوجه الأمامي لكل ملف أو علبة ؛ مثلا :
- إدارة ........ / شعبة ......... / من ملف 1 إلى آخره.
12– ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة : يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة"، مخزن بعد مخزن بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر. في مرحلة ثانية يمكن محاولة التَّعرٌّف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في أخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف، بغضَّ النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.


تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه

1 – الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف:
1.1- أرشيف العمر الإداري الأول، أو الأرشيف الجاري - أقل من خمس سنوات.
1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني، أو الأرشيف الوسيط - من 5 إلى 15 سنة.
1.3- أرشيف العمر الثالث، أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية - فوق 15 سنة.

2- مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث:
2.1- العمر الأول -5 سنوات- : الحفظ في شعبة الإدارة المعنية : الإدارة-1 الإدارة-2 الإدارة-3 الإدارة-4 إلى اخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
2.2- العمر الثاني -من 5 إلى 15 سنة- : الحفظ في قسم الأرشيف المركزي التابع للجامعة.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
2.3- العمر الثالث -أكثر من 15 سنة- : الحفظ الدائم بالأرشيف الوطني.

3- شروط تحويل الأرشيف من مكان الى مكان:
3.1- التحويل الأول من العمر الأول إلى العمر الثاني–أي التحويل الداخلي من إدارات و معاهد الجامعة إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة- يتم بعد ترقيم الملفات و تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف.
3.2- و الإجراء نفسه عند القيام بالتحويل الثاني و النهائي من قسم الأرشيف المركزي للجامعة إلى الأرشيف الوطني.
3.3- الإتلاف: يمنع منعا باتا أي إتلاف لأرشيف مهما كان نوعه أو تاريخه أو مكان حفظه، سواء داخل الجامعة أو خارجها؛ و تخضع عملية الإتلاف لقرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

القائمة الشاملة لأرشيف الجامعة "Records Schedule"

أثناء زيارتنا إلى الجامعة، طرحت مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف لتتمكن إدارة الجامعة من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بإتلاف الأرشيف.
حددنا في النقطة السابقة (2) مدة حفـظ الأرشيف في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة : خمس ( 5) سنوات في شعبة الأرشيف للإدارة أو المعهد ( الأرشيف الجاري ) ، وعشر (10) سنوات في قسم الأرشيف المركزي للجامعة ( الأرشيف الوسيط )، أي في المجموع خمسة عشرة عاما. وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل دوائر الجامعة "Records Schedule"، ثم يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تتم عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة من دوائر الجامعة، لذا يجب تحديد هذه الدوائر، مثلاً :
- رئاسة الجامعة (0) = قسم (1.0) – قسم (2.0 ) – قسم (3.0) - ...
- معهد ( 1 ) = قسم (1.1) – قسم (2.1) – قسم (3.1) - ....
- معهد ( 2 ) = قسم (1.2) – قسم (2.2) – قسم (3.2) - ...
- إدارة ( 3 ) = قسم (1.3) - قسم (2.3) - قسم (3.3)- ...
- إدارة ( 4 ) = قسم (1.4) – قسم (2.4) - قسم (3.4) - ...
- إلى آخره ....
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وتحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

2- تعيين الملفات المنتجة من قبل كل دائرة :
سوف يرجع لكل قسم داخل كل دائرة أو معهد مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتج من قبله، مثلاً:
0 – رئاسة الجامعة =
0 . 1- مكتب العميد
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
0 . 2- الأمانة العامة
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "

1- المعهد الإسلامي =
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "
- …

3- إدارة شؤون الأفراد =
3. 1- " هيئة التدريس "
3. 2- " الموظفون "
3. 3- " العمال المؤقتين "

4- إدارة المشتريات =
4. 1- " المشتريات "
4. 2- " الصفقات "
4. 3- " المستودعات "
4. 4- " الصيانة "
- إلى آخره ..

3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل الأقسام لدوائر ومعاهد الجامعة ، يرجع لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، مثلاً :
0- رئاسة الجامعة =
1.0- مكتب العميد:
- " القرارات " = 10 سنوات في المكتب (أو الشعبة) – 20 سنة في الأرشيف المركزي.
- " العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.

3- إدارة شؤون الأفراد =
3 .1- " هيئة التدريس " = 10 سنوات في المكتب – 40 سنة في الأرشيف المركزي.
3 .2 – " الموظفون " = 20 سنة في المكتب – 30 سنة في الأرشيف المركزي.
3. 3- " العمال المؤقتين " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.
- إلى آخره ..

ملاحظة : يُعَدُّ الأرشيف نشيطًا في المرحلة الأولى من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيرا، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى شعبة الأرشيف التابعة لكل إدارة ومعهد. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية إذ يعد مرجعا للإدارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى قواعد أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة، ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري، أو القانوني، أو التاريخي، أو الثقافي. بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، و لكن يمنع عليها منعا باتا تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤوليتها و ترجع للأرشيف الوطني.

4- اللائحة النموذجية لأرشيف الجامعة :
بعد أن تنتهي كل دائرة ومعهد داخل الجامعة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى رئاسة الجامعة، وبالتعاون معا الأرشيف الوطني نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل الجامعة مع تحديد مدة الحفظ ، و قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف.
هذه اللائحة تأخذ الشكل التالي :

إسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
0 – رئاسة الجامعة القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
3- إدارة شؤون الأفراد هيئة التدريس 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
4- إدارة المشتريات الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ في شعبة الأرشيف التابعة للدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ في الأرشيف المركزي للجامعة.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الجامعة مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني.


5- جدول تحويل الأرشيف (النموذج):
• الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):..............................
o مصدر الأرشيف:........................................
o نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
o التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
o عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات ):...........
o الترقيم: من.................. إلى ......................
o تاريخ التحويل:.......................................... .
• الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):.................................
o عدد العلب المستقبلة:...................................
o رقم التسجيل للدفعة:........................................
o التصنيف أو الترتيب:......................................
o تاريخ الاستلام:......................................... .....
• التوقيعات =
o توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
o التــاريخ:........ التــاريخ:...........
o الإمضاء:……….. الإمضاء:.............

• تفاصيل الأرشيف المحوَّل ( الصفحة الثانية للجدول ):
- نموذج –
رقم العلبة الموضوع التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001
002
003 قرارات عميد الجامعة
ملفات الموظفين المؤقتين
الصفقات 1990-99
1980-99
1995-99 20 سنة
40 سنة
10 سنوات ( الجهة المُستَلِمَة )


6 – المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
- مساحة كل مخزن = 200 م2
- علو المخزن = 2.50 متر طولي.
- حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط.
- طاقة التخزين = 200 م2 x 120علبة= 24.000 علبة أرشيف.
- حمولة الأرضية = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
- الممرات في المخزن = 1 م.ط. للممر الرئيسي، و 0.75 م.ط. للممرات الفرعية.
- الإنارة = 150 لوكس.
- فتحات المخزن = 10% من الجدار الخاريجي (كل نافذة= 0.50x 1.00).
- الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %.
- جهاز إنذار الحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان.
- آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (ABC Powder ).
- جهاز خاص لحماية الأرشيف الإستراتيجي من الحريق = شبكة الغاز "INERGEN".



- الـخـــاتــمــة

إن الخطة المقترحة تهدف إلى جعل الجامعة متحكمة في أوضاع الأرشيف، و متمكنة من استخدامه في أحسن الظروف، قبل أن يفصل في مصيره النهائي بالتنسيق مع الأرشيف الوطني.
هذه الخطة قابلة للتطبيق على مستوى كل الجامعات سواء أكانت حكومية أو خاصة؛ لذا نشجع تعميم هذه الخطة داخل الجامعة في كل الدوائر و المعاهد، وخارجها في الجامعات الأخرى بالتنسيق بين وزارة التعليم العالي والبحث العلمي و الأرشيف الوطني.

السلام عليكم
شكرا جزيلا لك الاستاذ الكريم على مجهوداتك. انا عندي تقني في التوثيق والارشيف اريد ان اواصل كتقني سامي و هل لديك اي معلومة حول مركز يوفر لي هذا علما انني من الجزاىر

و شكرا.

[عبدالكريم بجاجة]

Belaid Hatim
تحية طيبة وبعد؛
عليك طرح السؤال إلى الأساتذة في الجزائر، هم أدرى مني من إمكانيات مواصلة التكوين في الجزائر. إنني بعيد عن البلد منذ أكثر من 10 سنوات وليس لدي معلومات حول الموضوع.
وشكراً.

[belaid hatim]

السلام عليكم
اشكرك كثيرا يا استاذ لكن هناك اساتذة جزايريين في المنتدى ارجو و اتمنى و انتظر المساعدة منهم و لعلمكم فقد انهيت الدراسة في 2010 و اعمل منذ سنتين كمساعد ارشيفي في شركة خاصة.
و اجركم على الله.

[البحر الحزين]

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
أنا أبحث عن نسخة لجدول الحذف وجدول الجرد في الجزائر وهل البيانات التي تحتويها هذه الجداول موحدة على مستوى كل الجزائر أم أنها ترجع لتقدير المصلحة
أستاذي الفاضل تقبل مني كامل التقدير و الاحترام وبارك لك و فيك

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
أنا أبحث عن نسخة لجدول الحذف وجدول الجرد في الجزائر وهل البيانات التي تحتويها هذه الجداول موحدة على مستوى كل الجزائر أم أنها ترجع لتقدير المصلحة
أستاذي الفاضل تقبل مني كامل التقدير و الاحترام وبارك لك و فيك

تحية طيبة وبعد؛
لا يمكنني الإجابة على ما يُستخدم كجدوال في الأرشيف الوطني الجزائري؛ وهذا بسبب غيابي عن البلد أكثر من عشر سنوات.
عليك طرح السؤال على مؤسسة الأرشيف الوطني للحصول على جواب رسمي حول الموضوع.

[البحر الحزين]

شكرا لكا أستاذي الفاضل

هل من أرشيفيين جزائريين يمكنهم ارسال لي نسخةمن جداول الحفظ و الحذف
وشكرا لكم مسبقا

[belaid hatim]

السلام عليكم
اليك اخي المعلومات التي تاتي في جدول الحذف

DATE/N° D'ORDRE/STRUCTURE VERSANTE/
DISCRIPTION DE DOSSIER/
DATE DE VERSEMENT/DELAI DE CONSERVATION//
OBSERVATION

[البحر الحزين]

شكرا لك أخي على مساهمتك
أنا أبحث عن أكثر من نسخة عن جداول الحفظ و الجرد في مؤسسات مختلفة بالجزائر من أجل المقارنة بينها حول المعلومات هل هي نفسها أم مختلفة و هل كيفية اعداده مختلفة أيضا أم موحدة وشكرا
لذلك هل ممكن من الاخوة الكرام ارسال لي نسخة من جدواول الجرد و الحذف وشكرا

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
أكرر مرة أخرى أنه يجب طرح السؤال حول الجداول إلى الأرشيف الوطني للحصول على نماذج رسمية. و إذا لم يأتيك أي رد، يفترض عليك الاجتهاد لتحرير جدول يتناسب مع متطلباتك.
في هذا النطاق، أقترح عليك نماذج الجداول المستخدمة رسمياً في المركز الوطني للوثائق والبحوث، وزارة شؤون الرئاسة، دولة الإماارات العربية المتحدة: اللائحة التنفيذية- الملحقات من الصفحة 50 إلى 69:
http://ncdr.ae/ncdr/arabic/Governmen...hive_byLaw.pdf