[صابرين زياد]

نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية
Smartinfo E-Documents System

ماهو نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية ؟
هو تطبيق إلكتروني يعمل على توفير مجموعة من عناصر التحكم التي تؤدي في جملتها وظائف محددة تقوم بتنظيم وتصنيف وفهرسة الوثائق والمستندات إلكترونياً ويوفر إمكانية البحث السريع عنها . ويهدف لتبسيط وتسريع عملية الوصول إلى المحتوى من بيانات ومعلومات من خلال مصادرها الرئيسية على أجهزة الكمبيوتر كوثائق ومستندات إلكترونية ويعمل كأرشيف لتنظيم وفهرسة وحفظ الوثائق والمستندات . ويعمل النظام على تقنية الويب حيث أنه معد بإحدى لغات تطوير الويب ويستند في عمله على قواعد بيانات ويعمل على تقنية المتصفح عن طريق خادم مترجم .

مشاكل التعامل مع الوثائق بدون نظام إدارة الوثائق الإلكترونية :
تعاني عملية إدارة الوثائق والمستندات بدون استخدام نظام إدارة الوثائق من صعوبات عديدة تتمثل في غياب آلية عملية لحصر وحفظ وتصنيف وفهرسة الوثائق وتوفير آلية بحث دقيقة فيها ، ومن أبرز المصاعب التي تعاني منها عملية إدارة الوثائق ما يلي :

• فقدان بعض أو جميع المستندات والوثائق الهامة .
• إهدار الكثير من الوقت والجهد بحثاً عن معلومات مهمة .
• صعوبة حصر وتصنيف المستندات المطلوبة .
• تشتت الوثائق والمستندات .
• صعوبة الوصول إلى المستند المطلوب بسرعة .
• غياب آلية التوثيق والقيد للعمليات والتعديلات التي تتم على الوثائق والمستندات .
• صلاحيات وصول مفتوحة و غير منضبطة .
• انخفاض مستوى الأمان والحماية على المعلومات .

فوائد استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية :
يوفر نظام إدارة الوثائق البديل الأنسب لجميع الإشكالات التي تعاني منها عملية إدارة وتداول الوثائق بدون النظام ، ويمكن تحصيل جملة من الفوائد المهمة من خلال استخدام نظام إدارة وأرشفة الوثائق في العمل ، أبرزها الآتي :

• الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها .
• الحد من فقدان الملفات وتشتتها .
• الربط بين العاملين وتحقيق التكامل الوظيفي بين مختلف القطاعات والأقسام والأعمال .
• توفير أدوات اتصال آلية ومتقدمة .
• توفير آلية تصنيف وتبويب تسلسلي بسيط ومرن للملفات والوثائق .
• توفير أداة بحث متقدمة في الوثائق والمستندات تعطي نتائج دقيقة وسريعة .
• سرعة الوصول إلى البيانات والمعلومات .
• تعزيز مستوى الأمان والحماية على المعلومات .
• ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات للموظفين .
• توفير آلية للتوثيق وقيد العمليات التي تجري على الوثائق والمستندات آلياً بكافة تفاصيلها .
• استخراج التقارير التفصيلية عن المدخلات وعن أداء العاملين .

مزايا نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية :

يتمتع نظام إدارة وأرشفة الوثائق بعدد من المزايا التي تجعله متفوقاً على غيره من الأنظمة ، ومن أبرز مميزاته ما يلي:

• نظام مبني بالكامل ليمكن التعامل معه من خلال تقنية المتصفح (Web-based) .
• يمكن الوصول إلى النظام من الخارج عبر المتصفح كإنترنت بتوفير خطوط اتصال عاليه .
• ثنائي اللغة إنجليزي عربي .
• سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد .
• التحويل الآلي لمحتويات مختلفة ليمكن التعامل معها عبر المتصفح (تحويل المحتويات من ملفات وورد أو اكسل أو بي دي أف بشكل مباشر) .
• يدعم قواعد بيانات MSSQL server & Oracle .
• سهولة إنشاء وتعديل الهيكلة والتصنيف بدون المساس بالمحتويات من قبل مدير النظام .
• إنشاء وتعديل خطط سير عمليات وربطها بالمحاور المختارة بسهولة ودقة .
• نظام حماية وأمن صارم لكامل البيانات والمحتويات.
• الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون التعارض .
• آلة ذكية للتذكير والتنبيه ببعض العمليات الإدارية المستجدة لذوي الشأن .
• نظام تقارير متقدم يغطي الأطراف الثلاثة (المعلومات ، العمليات , المستخدمين ) بشمولية لتسهيل عملية اتخاذ القرارات .
• إمكانية إرسال المعلومات إلى نقاط الكترونية طرفية مختلفة .
• إمكانية بحث متقدمة تعطي نتائج ذات دقة عالية .
• إمكانية تفعيل المهام المقررة (Schedualed Tasks) .
• إمكانية الإطلاع على النسخ السابقة من الوثائق والمستندات وإعادة اعتمادها واسترجاعها بسهولة تامة وأمان صارم (Versioning) .
• المساعدة السريعة بالإطلاع على دليل المستخدم الشامل الموجود داخل النظام. وإمكانية البحث في للحصول على الجواب بشكل سريع .

المصدر

http://www.smartinfo.com.sa/index.cf...n&contentid=42