[سعاد بن شعيرة]

لماذا لم ينضج مفهوم الأرشفة في رؤوس أكثرية المسؤولين؟

الأزمنة262

حين نستذكر ونتابع التحركات والأعمال التي رافقت الأزمة التي تمر بها بلدنا يستوقفنا ما قام بها بعض الخارجين عن القانون من إحراق بعض المحاكم أو المراكز التي تحوي عل وثائق تؤكد ملاحقتهم القانونية ومحاولة البعض الآخر للقيام بهكذا عمل في أماكن أخرى.. بالطبع البعض يقول إن من أحرقت وثائق إدانته القانونية قد فرّ بجلده، في وقت يؤكد البعض الآخر أنه لو كان لدينا أرشيف إلكتروني لتلك الوثائق له أكثر من نسخة وفي أكثر من مكان لما ضاعت القرائن والأدلة لجرائم هؤلاء المطلوبين والمخربين.. الأمر الذي يدفعنا للتساؤل أين الأرشفة الإلكترونية من مؤسساتنا.
واضعو السياسات ومتخذو القرار، والمتخصصون في مجالات الأرشفة، المكتبات ونظم المعلومات ونظم الإحصاء، والمتخصصون في مجال نظم المعلومات الجغرافية، والمتخصصون في تقنية المعلومات وتوفير الخدمات التقنية، مسؤولو إدارة المحتويات والمعرفة والشركاء الرئيسيون في مشاريع الأتمتة الإلكترونية.. من هؤلاء وغيرهم جاؤوا إلى مؤتمر تطوير استراتيجيات الأرشفة في المؤسسات الحكومية الذي أقيم في شباط الماضي في دبي.. وما كان ليكون هناك حضور كبير إلا نتيجة إدراك القائمين على المؤسسات والفعاليات التجارية وغيرها لأهمية التخطيط المبني على المعلومات الصحيحة والدقيقة وإنه لا تخطيط بدون معلومات، ولا معلومات بدون توثيق، ولا توثيق بدون أرشفة صحيحة وسليمة ومنظمة.. إضافة لإيمانهم بدور التوثيق للمعلومات المختلفة في إنجاح جهود الإصلاح والتحديث الإداري.. وأعتقد بل وأجزم أن التحديات التي تواجه إحلال التطور التكنولوجي في المؤسسات. إضافة لعرض تجارب وخبرات الدول المختلفة في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية بمختلف مواضيعها ومهارات التوثيق والأرشفة الإلكترونية وتقنيات بناء قواعد بيانات خاصة بأرشفة وتوثيق المعلومات المختلفة، كل هذه الأمور لا تستطيع أن تحرك فكرة الأرشفة في عقول القائمين على مؤسساتنا، لمَ لا وهم لا يزالون يعتقدون أن ذواكرهم جبارة ولا تنسى وأقدر على حفظ ما يحدث أكثر من أية وسائل أخرى.
نعم التوثيق والأرشفة الإلكترونية من أهم الأدوات التي تحول البيانات إلى معلومات مفيدة حيث تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات.. إن التوثيق والأرشفة الإلكترونية من أهم الأدوات التي تحوِّل البيانات إلى معلومات مفيدة، وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات.
أن تذهب إلى دائرة أو مؤسسة حكومية بغية الحصول على وثيقة مضى عليها بعض السنوات أو حتى بضعة شهور دون أن تجد طلبك بسبب عدم توفر المطلوب، فهذا أمر بات عادياً لدينا نحن معشر العاملين في الإعلام لأنه أحياناً نحتاج إلى وثيقة عمرها أسبوع لكنها بعيدة المنال باعتبارها فُقدت بين أطنان الأوراق التي يتعثر فيها العاملون كيفما تحركوا في دائرتهم أو ماتت- تم تقطيعاً – وكُفنت في سلة المهملات ومن ثم دُفنت في مزبلة الزمن.. كما قلت ذلك قد يبدو عادياً بعدما أجبرنا على التأقلم معها، لكنك تستغرب كثيراً حين يقول لك أحد الباحثين إنني ذهبت إلى الوزارة الفلانية ولم أجد أية معلومات عن الوزراء الذين مرّوا على كرسيّها الجميل.
ماذا يعني ذلك؟، إنه يعني الكثير، لأنه الآن لا يوجد هولاكو ليرمي بوثائقنا في الفرات ولا حرب عالمية تحرق مقرات الوثائق، وإنما هناك جحافل من الأغبياء واللاّمبالين بقيمة الوثيقة أياً كان نوعها أو درجة أهميتها، فهي في النهاية حلقة في سلسلة اسمها المعلومة.
وإن سلمنا بوجود بعض الأرشيف في بعض المؤسسات فهي لا تزال تعمل بعقليات الجاهلية بعيداً عن أهل الاختصاص وفي نطاقها الورقي فقط.
فهل فكّر أحدنا كم من الوقت والجهد والمال نهدر، ترى كم تستهلك المؤسسات الحديثة يومياً من الورق، كم ثمنها؟
إن الأرشيف الخاص بك أو بمؤسسة ما هو أهم ما تملكه اليوم وكل شيء قد يعوض ولكن ماذا لو تلفت وثائقك، هل سأل المعنيون في بلدنا عن ذلك أم البعض بالفعل يرغب أن تبقى مؤسسته بلا ذاكرة، بعدما علم الجميع أن الذاكرة تستحضر العيوب وتكشف المستور وتوقظ أشياء مرغوباً بها أن تبقى نائمة.

الشيء بالشيء يذكر
منذ فترة قرأت خبراً مفاده أن بروتوكولاً للتعاون في مجال الأرشيف تم توقيعه بين سوريا وتركيا وينص البروتوكول على تطوير التعاون في مجال الأرشيف بما يعود بالفائدة المتبادلة على الجانبين بغية إغناء محتوى الأرشيف وتبادل الصور الضوئية والنماذج المنسوخة لوثائق الأرشيف والكتيبات والفهارس المنشورة والإفادة من الخبرات في موضوع التقنيات الإلكترونية المعاصرة المعمول بها في الأرشفة، حيث نصت الاتفاقية على تبادل الخبراء لإجراء دراسات عينية وترتيب وتنظيم الاجتماعات المهنية والعلمية وإقامة المعارض والمشاركة فيها من خلال تزويدها بالمواد والوثائق الأرشيفية المتاحة.
هذا الخبر انتشر والبروتوكول سيتم تفعيله لكن ماذا عنى ذلك لجميع المديرين الذين قرؤوه؟.. لا أعلم، فقد يكون البعض تحرّضت أركان النخوة الإدارية لديه وبدأ يفكر بمعنى الاهتمام بالأرشفة والوثائق، وقد يكون آخرون لم يفهموا معنى الأرشفة وخلطوا بينها وبين (الشرشفة أو المنشفة).
لكن، لمن لا يعلم نقول وباختصار: إن الأرشيف التقليدي هو مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معيّنة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.
ويحتل قسم الأرشيف في كل جهة حكومية حيزاً مكانياً كبيراً بحيث أصبح يشكل عبئاً على الجهات الحكومية ويستنزف الكثير من المال والوقت والجهد، ويستقطب عدداً من الموظفين تكون الجهات الحكومية في أشد الحاجة لخدماتهم في أقسامها وإدارتها الأخرى المختلفة.. وتقول إحصائيات في الأرشفة إن20% من وقت السكرتارية يهدر في أرشفة الوثائق، ويمكن نقل الملفات إلى طرق للحفظ بكلفة أقل بـ50% وأن نسبة العودة إلى ملفات قديمة في غضون3 أعوام بلغت 95%.‏
أما الملفات التي لا تُسترجع أبداً فهي 85% أي إن تلك الملفات التي لا تسترجع أبداً - وهي نسبة ضخمة جداً- يتم تخزينها في مساحات مكانية كبيرة وتستهلك كماً هائلاً من الأوراق.‏ كما أن المستندات والوثائق تصنف بشكل لا مركزي مما يزيد في الوقت المطلوب لاسترجاعها (فلكل مديرية أو دائرة طريقة خاصة في الأرشفة فالمالية لها طريقتها التي تختلف عن طريقة الذاتية والديوان و..).‏

لهذه الأسباب
الوثائق الورقية تتعرض للتلف ولعدة أسباب منها العوامل الطبيعية أو الكوارث أو الأخطاء البشرية (الحريق أو المطر الذي يدلف إلى أقبية الأبنية حيث الأرشيف عادة).‏ إذاً الأمر يستحق المزيد من الاهتمام، كما أن المنهجية الأمنية للوثائق لا تتوافق مع السرية على تلك الوثائق ولا يوجد مشاركة بها أو تنسيق بين الجهات المختلفة.‏
الحفاظ على التنافس، تحسين خدمة الزبائن، الربحية والإنتاجية، كيف تتم زيادة الإنتاجية في الأعمال المتكررة المستهلكة للوقت، كل ذلك يؤكد أننا بحاجة إلى الأرشفة الإلكترونية والتي تعني بكل بساطة أن معاملة المواطن تدخل الحاسب وتسير إلكترونياً في مسارات معدة مسبقاً من داخل نظام الأرشفة وبذلك يتم تخفيض كلفة إنجاز العمل وتحسين خدمة العملاء أو المراجعين المستفيدين من خدمات مؤسساتنا وشركاتنا عبر الوصول السريع والسهل إلى معلومات العملاء بغض النظر عن طريقة حفظها وزيادة عدد وفعالية قنوات الاتصال بالعمل -الزبون.‏
فعبر الأرشيف الإلكتروني يمكن الوصول إلى كل المراسلات الواردة والصادرة إلى جهة بعينها حول مسألة بعينها وهكذا يمكن الحصول على الورقة المطلوبة بعينها.‏
وبالتالي تتضح مساوئ الأرشيف التقليدي في إدخال واسترجاع الأوراق الذي يكون يدوياً ويعتمد على شخص أو أشخاص محددين ويحتاج إلى وصول فيزيائي أي على الساعي أو الموظف المختص الحصول على عدد كبير من الوثائق في اليوم الواحد من الأرشيف، وهو فوق كل ذلك يحتاج إلى مساحات مكتبية وغير آمنة كما يجب.‏
ولكن هل ملفاتنا الإلكترونية اليوم مؤرشفة؟!‏

أهمية الأرشفة الإلكترونية
لكن لا يعني ولا يكفي أن نقول فقط نريد أو بدأنا بالأرشفة الإلكترونية لأن مميزات الأرشفة الإلكترونية كثيرة ومتعددة منها، حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف وهذا كثيراً ما يحدث في الأرشيف التقليدي، وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأيِّ مستند، وأيضاً إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها. يعد الأرشيف الإلكتروني وسيلة عمل مهمة لأي مؤسسة أو منشأة، نظراً للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله، كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي، وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها بعضاً مهما تباعدت فروعها، والرفع من أداء المؤسسات، لذا فقد أصبح لزاماً على كل مؤسسة أو منشأة حكومية كانت أو خاصة أن تواكب العصر وتتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، وذلك تحقيقاً لمصلحتها ومصالح مستفيديها.
وهنا لا تتطلب الوثائق حيزاً مادياً كبيراً لتخزينها، وبالتالي يتساءل المتخصصون في علم الأرشيف عن مدى أهمية إجراء عملية التقويم والاختيار في العصر الرقمي، ولماذا لا يتم أرشفة الوثائق الإلكترونية طالما أنها لا تشغل حيزاً كبيراً؟.
تتصف الوثائق الرقمية بصفة إضافية هي أنها تتغير بعد إنشائها، كما يمكن تعديلها بسرعة كبيرة، وفي كثير من الأحيان يصعب كشف هذا التغيير، وهذه مشكلة لأنه من الضروري أن يكون المحتوى ثابتاً وغير قابل للتغيير، وإلا أثيرت الشكوك حول مصداقية الوثيقة الرقمية، وهذا يجعلنا نفكر في أن نضع المعايير والمقاييس التي تضبط صحة الوثائق.
لقد أصبحت الوثائق الإلكترونية تتخذ أشكالاً وصيغاً متعددة مثل Doc، PDF، وتختلف هذه الصيغ تبعاً للبرنامج المستخدم في إنشائها مثل برنامج Word Processor، أو Acrobat Reader وغيرها، أضف إلى ذلك ما أضافته شبكة المعلومات الدولية من وثائق النصوص الفائقة التي تلائم التعامل مع بيئة الويب مثل وثائق HTML، XML.

مشاكل الإلكتروني
إن للملف الإلكتروني مشكلاته أيضاً كما للملف الورقي، وهو يحتاج أيضاً إلى أرشفة وما نقوم به عموماً هو عملية تخزين وليس أرشفة.‏
والأرشفة هنا تستهدف الملفات الورقية والإلكترونية أياً كان نوعها أو حجمها أو قياسها ومن الصعوبات: إنه لا يمكن الوصول إلى ملفاتنا إلا من خلال الأشخاص المدخلين لهذه المعلومات، كما لا يوجد رابط بين الوثيقة الإلكترونية والوثيقة الورقية، إذاً فالمعلومة اليوم موزعة في عدة أماكن على جهاز الكومبيوتر نفسه، ويأتي الحل في إدارة الوثائق أي ما سيوصلنا إلى ما يسمى بالحكومة الإلكترونية، وإذا لم يكن لدينا نظام إدارة وثائق وأرشفة فلن نصل في أي يوم من الأيام إلى تلك الحكومة حيث تدخل كل المعلومات والوثائق في نظام أرشفة إلكتروني واحد.‏

أخيراً
منذ سنوات والجهات المعنية تؤكد أنها تعمل على إيجاد آليات لتسريع عملية الأتمتة في جميع الوزارات بإصدار بعض الدلائل لتسريعها، وترشيد هذه العملية وتوضيح أهمية الأتمتة الشاملة والربح الزمني والوقتي والمالي الذي تحصل عليه باعتمادها الأتمتة الشامل، وفي إيجاد نوع من المعايير على مستوى البلد ككل والعمل على إيجاد منظومة مركزية في سورية تتخاطب برامج الأتمتة المختلفة مع بعضها، لكن وللأسف حتى الآن جميع النتائج والمؤشرات غير مبشرة آملين أن تصدق نبوءاتهم.
وفي النهاية نقول إنه يجب العمل على نشر الوعي وتثقيف المؤسسات والأفراد بأهمية الوثيقة خصوصاً والأرشفة الإلكترونية عموماً، وأن تقوم المؤسسات بدورها في هذا المجال، وعلى ضرورة طرح الأرشفة الإلكترونية كمسار علمي دقيق في الجامعات والمؤسسات العلمية لربط الواقع النظري ولتفعيلها كخيار أصبح مفروطاً علينا للتمكن من السيطرة على الكم الهائل من المعلومات والوثائق التي تعتبر سنداً للقرار الإداري السليم.. وضرورة إشراك الأرشيفيين في عمليات تصميم واختيار النظم قبل الموافقة عليها لأنهم يقومون بمهمتين الأولى هي إدارة الوثائق لمنشئيها والثانية أنهم يديرون الأرشيف النهائي الذي يعتبر الوظيفة الأساسية.. سعي المؤسسات إلى رفع مستوى وعي موظفيها بمفهوم الأرشفة الإلكترونية وتعزيز مهاراتهم وقدراتهم المعرفية بالتقنيات المعلوماتية الحديثة، وتشجيع المديرين والموظفين على الاشتراك في الدورات التدريبية التي تساعدهم على مواكبة التطور التقني واستيعابه.. ضرورة إسهام القطاع الخاص في نشر الوعي التقني ودعم البحوث العلمية في هذا المجال.. ينبغي مواجهة جميع المشكلات والمحددات لتطبيق الأرشفة الإلكترونية بالدراسة والبحث العلمي الجاد وليس بالاجتهادات أو مجرد القياس على تجارب الآخر سواء داخل أو خارج البلاد..ضرورة توفير التدريب المستمر والاستثمار في هذا المجال..الإسراع في تطبيق العمل بالأرشفة الإلكترونية لأن أي تأخير يعتبر خسارة محققة مع الإشارة إلى ضبط الخطوات والتوثيق لكل مرحلة توثيقاً تفصيلياً ووضع آلية واضحة قبل قبل الانتقال الكلي إلى العمل الإلكتروني الكامل.. أن تقوم المؤسسات بتحديث وتطوير الأنظمة المعلوماتية لديها وأن تسعى عبر توجه استراتيجي إلى توفير الاحتياجات التقنية والفنية الحديثة التي تتطلبها تطبيقات الأرشفة الإلكترونية وفق دراسات مرتبطة بحاجاتها الفعلية والبيئية.
التأكد من وجود وأفضلية نظام الأرشفة الإلكترونية الذي سيتم اقتناؤه سواء كان مدمجاً في نظام آخر أو كان مستقلاً بذاته.. أن تقوم المؤسسات بالتنسيق السريع لاعتماد وإجراءات عمل شاملة وموحدة بخصوص الوثائق وأنواعها ومحاولة الانتقال من المفهوم التقليدي للأرشيف إلى المفهوم الحديث للأرشيف الإلكتروني وتجهيز البيئة المناسبة لذلك.. دراسة جميع الملفات بدقة متناهية وفرز الأوراق التي يجب أن تخضع للمسح الضوئي وتعزيز سياسة إجرائية واضحة للائتلاف من خلال لجان تشارك فيها الجهات المنسقة لتلك الوثائق ومراعاة التشريعات الوطنية في ذلك.. تطوير الأرشيف التقليدي وعدم هجره أو إهماله حتى يتبيّن مدى فاعلية وصمود الأرشيف الإلكتروني، وأن يعتبر الشكل الإلكتروني مسانداً وليس بديلاً وأن يحتفظ بالنسخ الورقية من الأرشيف للرجوع إليها عند الحاجة ولحجيتها القانونية الثابتة.. ينبغي قبل اقتناء أو تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية تهيئة المحيط التنظيمي وبيئة العمل الملائمة.. يجب ألاّ يعول كثيراً على سمعة النظام وقوة الانتشار في السوق والأخذ في الاعتبار أن ما يناسب جهة أو مؤسسة قد لا يناسب جهة أخرى تختلف عنها في الحجم والمهام.. من المهم تغيير النظرة إلى عمل رجل الأرشيف فهو المؤتمن على تأريخ المؤسسة ولا يمكن الحفاظ على هذه الأمانة الثقيلة ما لم تمنحه المؤسسة المكانة المصونة والسلطة القانونية.. إنشاء مراكز وطنية للوثائق وتفعيل الدور الإشرافي والرقابي لها والعمل على إيجاد آلية عمل واضحة وملزمة للجميع بهذا الخصوص.. علي المؤسسات أن تسرع في التعاون مع المركز لبناء قوائمها وإنهاء هذا الجانب التنظيمي المهم.. يجب العمل بتكرار النسخة وأن تتوافر أكثر من نسخة من الأرشيف الإلكتروني إحداها محفوظة خارج المؤسسة الأم مع اعتبار الأهمية للوثائق الجوهرية والقرارات وما شابهها.. ضرورة تأكيد حجية الوثيقة الإلكترونية وقانونيتها من السلطة العليا في الدولة لمنحها الدعم القانوني ومن ثم الاعتماد عليها كمرجع ومصدر موثوق من المعلومات.
فيصل المحمد

المصدر

[anameri]

بارك الله و فيك و جزاكي الله خيرا أستاذتي الغالية سعاد بن شعيرة
على حسن اختيار و اقتناء المواضيع.

اسمحي لي بهذه المداخلة البسيطة

فعلا مفهوم لا يجد له مكانا في مختلف مؤسسات في المجتمع العربي، و لكن إلى متى سيستمر هذا إنه السؤال الذي سطرح نفسه يوميا أمام تحديات الكنولوجيا المتطورة للأنظمة و البرامج المعلوماتية التي تحكم سير الوثيقة الإلكترونية من إنتاجها إلى أرشفتها.

هي معادلة بسيطة تتحقق عندما يتجسد مفهوم تنظيم الأرشيف في كل المؤسسات. هنا فقط يمكننا الانتقال إلى مرحلة متطورة و مواكبة العصر الرقمي، و إلا ما فائدة أرشفة الوثائق بدون نظام و معايير ما فائدة التحول من التكدس الورقي للأرشيف إلى التكديس الإلكتروني من دون سياسة تنظيمية، مع العلم أن بعض المؤسسات و الإدارات تملك حزمة كبيرة من الأرشيف الإلكتروني الذي يمثل ذاكرتها و كمثال نجد الموثقين الذين يملكون أرشيفا ورقيا و إلكترونيا (العقود التوثيقية) و كلاهما دائم و يحمل خصائص الوثيقة الأرشيفية و بالتالي لا يمكن الاستغناء عنه و هؤلاء يمكنهم الاعتماد على البرامج الإلكترونية المتخصصة في تنظيم و تسيير الأرشيف الإلكتروني لأن أرشيفهم منظم بكل بساطة.