[fet2000]

التجربة التونسية في مجال
التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

مقدمــة
عرّف المشرّع التونسي الأرشيف بالفصل الأول من القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف :

" الأرشيف - حسب القانون المشار إليه أعلاه - مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها"

الحفظ : تحفظ هذه الوثائق وتُجمع أرصدة الأرشيف لفائدة الصالح العام تلبية لحاجيات التصرف والبحث العلمي وإثبات حقوق الأشخاص وحماية التراث الوطني.

وأشار القانون المذكور آنفا بالفصل الثاني إلى عملية حفظ الأرشيف : " يجب حفظ كل رصيد الأرشيف المُجمّع من طرف أي شخص أو هيئة مشار إليها بالفصل الأول من هذا القانون على هيئته الأصلية وتركيبه الداخلي".

هذا وعرف القانون في بابه الأول الأرشيف العام :
" الأرشيف هو مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل من :
- الدولة والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية بجميع أصنافها.
- الهيئات الخاصة المكلفة بتسيير مرفق عمومي.
- المأمورين العموميين.
كما يعتبر أرشيفا عاما كل أرشيف خاص اقتنته الهيئات المشار إليها أعلاه عن طريق الهبة أو الوصية أو الشراء."

القواعد الأساسية الخاصة بالأرشيف العام :

الفصل 4 : يتبع الأرشيف العام ملك الدولة العام وهو غير قابل للتفويت ولا لسقوط الحق فيه بمرور الزمن.
كل شخص من الخواص، سواء كان طبيعيا أو معنويا، في حوزه أرشيف عام بأي وجه كان، ملزم بإعادته إلى الأرشيف الوطني.

الفصل 5 : كل عون يرجع بالنظر إلى الأشخاص والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون، مسؤول عن كل الوثائق التي يستعملها أثناء ممارسة نشاطه.

الفصل 6 : يسلم إلى الأرشيف الوطني أرشيف كل وزارة أو مؤسسة أو هيئة مشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون عند حذفها دون إسناد مهمتها واختصاصاتها إلى هيئة تخلفها.
الفصل 7 : يجب على المرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من هذا القانون إعداد وتطبيق برنامج للتصرف في الوثائق بالتعاون مع الأرشيف الوطني.

ومن خلال هذا القانون جاءت أهمية إعداد برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.

مفاهيم ومصطلحات فنية :

الرصيد : مجموع وثائق الأرشيف مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها والتي تتجمع أثناء فترة طويلة لدى منشئها أو لدى مصلحة أرشيف.
الوثيقة : هي كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها الإنسان مباشرة أو عن طريق آلة.
الملف : مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية لدى مباشرة إدارة أو شخص طبيعي لقضية أو لعمل يدخل ضمن مشمولاته.
الحافظة : حاوية لحفظ الوثائق سواء كانت جارية الاستعمال أو حتى أرشيف نهائي. تختلف أحجام الحافظات إنما الحجم الأكثر استخداما هو 10 سم X 25 سم X 35 سم.
الرزمة : مجموعة من الوثائق عادة ما توجد صلة بينها وتلفّ في ورق عادي أو مقوى وتربط بحبل رقيق أو بحزام بغرض الحفظ.

جدول التحويل : مطبوعة إدارية تستخدم في عملية تحويل وثائق لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى محل حفظ الأرشيف الانتقالي.
جدول الترحيل : مطبوعة إدارية تستخدم في عملية ترحيل أرشيف نهائي من مرفق عمومي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
الإتلاف : التخلص المقنن من الوثائق التي أصبحت عديمة القيمة. ويمكن إعادة استعمال وعاء هذه الوثائق (تحويل الورق إلى عجين ورق لصنع ورق جديد، أو إعادة استعمال أشرطة ممغنطة.
الترفيف : عملية وضع وترتيب وحدات حفظ الأرشيف (حافظات وعلب وصناديق ...) على الرفوف المعدة لذلك.
الترقيم : إسناد أرقام متسلسلة لصفحات وثيقة أو للوثائق المكونة لملف.
الترتيب : عملية ذهنية ومادية في نفس الوقت تؤدي إلى تنظيم الوثائق وفق مبادئ أرشيفية (مثال ذلك ترتيب الوثائق داخل الملف حسب تطور القضية المعنية)
التصنيف : ترتيب وثائق تابعة لمرفق عمومي داخل أقسام وأجزاء وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبينة ضمن نظام أو خطة تصنيف.
التوثيق : عملية تجميع وثائق وبيانات في أوعية مختلفة ومن شتى المصادر حول مواضيع محددة مسبقا وفق حاجيات المستفيدين المعروفة والمرتقبة.

خصوصيات الوثيقة الأرشيفية :

- الوثيقة تنشأ بصفة لا إرادية (منشئ الوثيقة ليس له الحق في الاختيار بين أن ينشئ أو لا ينشأ الوثيقة).

- التسجيل : كل وثيقة أرشيف هي بالضرورة وثيقة مدونة ومسجلة.

-القيمة : تستمد وثيقة الأرشيف قيمتها من الغاية التي أنشأت من أجلها وهذه القيمة هي المحددة للمراحل العمرية للوثيقة.

- الأصالة أو التفرد : الوثيقة تصدر مرة واحدة وتكون متميزة عن بقية الوثائق.

- السرية : درجة سرية الوثيقة مرتبطة بقيمتها.



المبادئ الأرشيفية الأساسية

- مبدأ احترام الرصيد:

* يجب عدم خلط أرصدة أنتجتها مؤسسة ما مع أرصدة مؤسسة أخرى، فمفهوم الرصيد هو مجموع الوثائق التي ينتجها شخص واحد.


* يجب الإبقاء على الوثائق مصنّفة ومرتبة كما كانت عليه في المصلحة وذلك للحفاظ على القيمة الإثباتية والإشهادية لهذه الوثائق.


- مبدأ الأعمار الثلاث
تمُرّ الوثيقة الإدارية منذ النشأة إلى حين تحديد المصير النهائي بمراحل عمرية :

* مرحلة النشاط ويطلق عليها الفترة النشطة أو الجارية " الأرشيف الجاري "
* مرحلة شبه النشاط ويطلق عليها أيضا الفترة الشبه نشطة " الأرشيف الوسيط "
* فترة غير نشطة


- مبدأ احترام النشأة

مبدأ أرشيفي أساسي ينص على عدم خلط أرشيف جهة ما مع أرشيف جهة أخرى والذي يتوافق مع مبدأ تكامل الأرشيف السابق.

برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

تقـديـم :

حسب القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية بتاريخ 2 أوت 1988 بالصفحة 1091، على ضرورة إعداد برنامج للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف (الفصل 7 و8)


" يهدف التصرف في الوثائق التابعة للمرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المذكور أعلاه إلى تحقيق النجاعة في إنشاء واستغلال وكذلك حفظ أو إتلاف الوثائق التي تنشئها أو تتحصل عليها أثناء ممارسة نشاطها."

مراحل إعداد برنامج للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

" - إجراء جرد شامل للوثائق وفق التقنيات التي سوف تضبط لهذا الغرض.
- تصنيف تلك الوثائق وفق نمط محدد.
- إعداد جدول مدد استبقاء الوثائق.
- تأمين الحفظ السليم للوثائق."

نستخلص إذا أن برنامج التصرف في الوثائق يتمثل في إعداد :

- القائمة الاسمية للملفات والوثائق الإدارية
- نظام التصنيف
- جداول مدد الحفظ


القائمة الاسمية

هي قائمة تضم جميع أنواع الملفات والوثائق المتداولة لدى هيكل عمومي يتم الحصول عليها أو إنتاجها في إطار مهامه.

وتعتبر الأساس الذي يُعتمد عليه في إعداد الأدوات الضرورية لنظام التصرف في الوثائق والأرشيف ويتم إعدادها حسب الهيكل التنظيمي للهيكل.

مراحل إعداد القائمة الاسمية :

- التعرف على الهيكل.
- الكشف العام لوضع الوثائق في الهيكل.
- إعداد القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق.

أهداف القائمة الاسمية :
- توحيد أسماء الوثائق المستعملة داخل الهيكل الإداري.
- حصر الوثائق التابعة للملفات وكذلك الوثائق المفردة.
- تعديل أسماء بعض الوثائق وتجنيب استخدام مسميات عامة.
- إعداد نظام تصنيف.

نظام التصنيف


التصنيف هو عملية ذهنية تُعنى بتجميع الموضوعات الأساسية، وبلورتها لتُمثل الوظائف العامة للإدارة، والتي تتميز بتركيبة منطقية متدرّجة ومتفرّعة. وتُؤدّي هذه العملية إلى تصوّر نظام تصنيف، ثم إلى وضعه حيز التنفيذ. والتصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة المناسبة التي تُسند إلى كل وثيقة أو ملف يخصّ الإدارة المعنية بنظام التصنيف. لكنّ التصنيف وحده لا يفي بالحاجة لأنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع الوثائًق. والهدف من إعداد نظام تصنيف للوثائق هو تحديد مدى ارتباط الوثائًق ببعضها وضبط مجموع العلاقات العضوية على مستوى مختلف الوظائًف من جهة، وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من جهة أخرى.

أهداف نظام التصنيف :

- ضمان السّرعة للاستدلال على الوثائق ومواقعها ثم إرجاعها إلى أماكنها،
- المساهمة في الرفع من مردودية العمل الإداري،
- تيسير حفظ الوثائق وحمايتها،
- وضع الوثائق في إطارها الطبيعي للاستدلال على ظروف نشأتها واستعمالها،
- الاستدلال على تطور الأعمال والوظائف الإدارية،
- ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركية الأعوان وذلك بتوحيد طرق التصنيف ونبذ الاجتهاد الفردي والشخصي،
- ترتيب الوثائق وفق نظام محدّد وموحّد انطلاقا من الوظائف التي أُنشأت في إطارها والتي لا تتغير على عكس التنظيم الهيكلي القابل للتحوير.

خاصيات نظام التصنيف:


- التدرج : وهو أن يعتمد نظام التصنيف على تسلسل الوظائف وتفريعاتها من العام إلى الخاص، وبالتالي يتكون نظام التصنيف من أصناف رئيسية تتفرع عنها أصناف فرعية والتي تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية، كما يمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى الأمر.

- المنطقية : لا بُد أن يتوفر التجانس داخل الأصناف وتفريعاتها، فيتم الجمع بين ما هو متشابه، والفصل بين ما هو مختلف في الوظائف والمواضيع بحيث يتّسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثائق داخل الأقسام.

- التفرّد : يجب أن يُسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقع واحد داخل نظام التصنيف، فيتضمن بذلك الفصل بين مختلف الأصناف فتُصَنّف كل وثيقة إلى الصنف أو القسم المناسب لها. ويجب تجنب تجميع الوثائق تحت عنوان غير دقيق مثل "متفرقات / عموميات / الخ..."
- الشمولية : وهي أن يكون "نظام التصنيف" شاملا لجميع الوثائق مهما اختلفت أشكالها وتنوّعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء، وأن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائف والأعمال الإدارية.

- القابلية للتمدّد : وهي قابلية "نظام التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع، ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائق التي قد يتم إنشاؤُها بعد إعداد "نظام التصنيف" أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة.


طرق التصنيـف :

التصنيف الألفبائًي: ويعتمد ترتيب الوثائق حسب التسلسل الألفبائي للحروف. وينطبق هذا النوع من التصنيف فقط على أسماء الأشخاص الماديين أو المعنويين أو المواقع جغرافية، ولا يمكن استعماله في حالات أخرى. وهو نظام معقّد وغير قابل للتمدد (عدد الحروف محدود).

التصنيف الزمني : ويتمثل في ضبط الوثائق حسب تاريخ صدورها، وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف على المراسلات والوثائق الحسابية. وتجدر الإشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع آخر من التصنيف ليكون عمليا.

التصنيف العددي : ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي، فيمكن الاستدلال بسهولة على الوثائًق. لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تُمكن من التعرّف على الرقم المناسب للوثائق. وعند ذلك يتيسّر ضبطها فوق الرفوف.

التصنيف الوظيفي : يَعتمِد التصنيف الوظيفي على أنواع الوظائف التي تقوم بها المؤسّسة، تُرتّب هذه الوظائف من العام إلى الخاص. يصاحب كل تصنيف منظومة عددية تمثل رموز التصنيف.

بناء نظام التصنيف :

- إعداد التفريعات
- إسناد الرموز وما يُطلق عليه بالترميز



جداول مدد الحفظ



الفصل 4 : " على كل المرافق العمومية والهيئات المشار إليها بالفصل 3 من القانون المشار إليه أعلاه عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 إعداد جدول مدد الاستبقاء لوثائقها بغرض تحقيق نجاعة التصرف بالنسبة للوثائق والمحلات والمعدات والأعوان.
يذكر الجدول بالنسبة لكل وثيقة :
- المدة التي يكون فيها الحفظ في متناول الأعوان الذين يستعملونها أثناء ممارسة نشاطهم.
- المدة التي تحفظ فيها كأرشيف وسيط في محلات معدة لهذا الغرض سوى داخل مقرات المرافق العمومية والهيئات أو خارجها.
- المآل المحدد بعد انقضاء فترة الاستبقاء سوى الإتلاف أو التحويل إلى مؤسسة الأرشيف الوطني.
تضبط مدد استبقاء الوثائق بالخصوص اعتمادا على قيمتها الإدارية والقانونية والجبائية أو التاريخية وفق الأنظمة التي قضى بها القانون."

مضمون الجداول وتركيبها :



- عدد قاعدة الحفظ : عدد تسلسلي يرمز إلى عدد قاعدة الحفظ المخصص للملف أو الوثيقة.

- عنوان الملف أو الوثيقة
- الوحدة المسؤولة :
- نسخة أساسية ونسخة ثانوية :
- مدد الحفظ :
- المصير النهائي :

المصادقة على جداول مدد الحفظ :

حدّد المشرع التونسي بالفصل 5 جديد من الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلق بضبط شروط وتراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط وفرز وإتلاف الأرشيف وتحويل الأرشيف والإطلاع على الأرشيف العام الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 85 لسنة 1988 ص. 1727 والمنقّح بالأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 الصادر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية عدد 1 لسنة 1999، ص. 3 على ضرورة إعداد جداول مدد الاستبقاء :
الفصل 5 : " لا يمكن إدخال جداول مدد استبقاء الوثائق المعدة على هذا النحو حيز التطبيق إلا بعد موافقة مؤسسة الأرشيف الوطني.
ويجب أن تكون هذه الجداول موضوع قرار يؤخذ من قبل الوزير المعني بالأمر وينشر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية.


ينتج عن تطبيق جداول مدد الاستبقاء العمليات التالية :

التحويل : يتم تحويل الوثائق من فضاءات العمل كوثائق نشطة، إلى مركز حفظ الأرشيف الوسيط بالنسبة إلى الوثائق التي انتهت فترة نشاطها لتدخل الفترة شبه النشطة حسب جداول مدد الاستبقاء.

الإتــلاف : إتلاف الوثائق التي لم تعد لها أي قيمة سواء مباشرة بعد الفترة النشطة أو بعد قضاء مدة كأرشيف وسيط، وذلك وفقا لما يرد في جداول مدد الحفظ.

الحفظ الدائم أو الترحيل إلى الأرشيف الوطني : إذا كان لدى المؤسسة أرشيف نهائي، تقوم مصلحة الأرشيف بالإجراءات اللازمة لحفظ الوثائق حفظا دائما بإرسالها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني.
5.3- تحيين جداول مدد الحفظ :


نادية النجار
متصرف مستشار
متصرف مستشار في الوثائق والأرشيف