منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » سوال مهم ونرجو الاجابه من المختصين

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Aug-20-2011, 11:36 AM   المشاركة1
المعلومات

abdulazizfr
مكتبي جديد

abdulazizfr غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 108809
تاريخ التسجيل: Aug 2011
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 2
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي سوال مهم ونرجو الاجابه من المختصين

السلام عليكم
حقيقة اشكر القائمن على هذا الموقع على كل جهد يقومون به ، وهذه اول مشاركه لي فيه ، مع اني من المتابعين له كثيرا
السوال :
انا موظف في احدى مراكز الوثائق في احدى الدوائر الحكومية في المملكة العربية السعودية ويعكف المركز حاليا على عمل ارشفة اليكترونية لجميع وثائق الدائرة بالاتفاق مع احدى الشركات المتخصصة في هذا المجال ، المطلوب ماهو دور المركز بعد اتمام علميات الارشفة الالكترونية هل ينتهي دوره بانتهاء الورق ام تكون له مهام اخرى ، حيث انه بعد الارشفة الاليكترونية تنتهي الحاجة للمركز ويمكن الاطلاع على الوثائق من خلال جهاز الحاسب ، وتقوم كل ادارة يعمل ارشفة للوثائق الحديثة من خلال وحده ارشفة خاصة فيها.
شاكرين للجميع جهودهم
وتقبلوا تحياتي












  رد مع اقتباس
قديم Sep-07-2011, 02:21 PM   المشاركة2
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي المهام الجديدة لمراكز الأرشيف.

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة abdulazizfr مشاهدة المشاركة
السلام عليكم
حقيقة اشكر القائمن على هذا الموقع على كل جهد يقومون به ، وهذه اول مشاركه لي فيه ، مع اني من المتابعين له كثيرا
السوال :
انا موظف في احدى مراكز الوثائق في احدى الدوائر الحكومية في المملكة العربية السعودية ويعكف المركز حاليا على عمل ارشفة اليكترونية لجميع وثائق الدائرة بالاتفاق مع احدى الشركات المتخصصة في هذا المجال ، المطلوب ماهو دور المركز بعد اتمام علميات الارشفة الالكترونية هل ينتهي دوره بانتهاء الورق ام تكون له مهام اخرى ، حيث انه بعد الارشفة الاليكترونية تنتهي الحاجة للمركز ويمكن الاطلاع على الوثائق من خلال جهاز الحاسب ، وتقوم كل ادارة يعمل ارشفة للوثائق الحديثة من خلال وحده ارشفة خاصة فيها.
شاكرين للجميع جهودهم
وتقبلوا تحياتي

الجواب:
ما هو دور مراكز الوثائق بعد إتمام عمليات الأرشفة الالكترونية؟

لا تقلق يا أخي عبد العزيز على مستقبل مراكز الوثائق في عهد الأرشيف الإلكتروني. سوف تبقى هذه المراكز تشرف على الأرشيف مهما كان شكله: ورقي أو إلكتروني. لا يمكن ولا ينصح بتصوير جميع الوثائق، كما لا يمكن الاعتماد على الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل علمًا أن البرامج تتطور كل ثلاث سنوات، والأجهزة تتغير تمامًا كل عشر سنوات.
ننقل لكم بعض النصائح التي قدمناها إلى الزملاء الأرشيفيين الذين طرحوا انشغالاتهم حول مصير الأرشيف الورقي والإلكتروني.
وشكرًا على طرح هذا السؤال الهام.

1- من المسؤول عن إدارة الأرشيف الإلكتروني؟
السؤال: رأيت في العديد من المؤسسات الحكومية والاقتصادية أن مهنة الأرشيفي بدأت بالزوال. فالأرشيف انتقل من الحفظ التقليدي إلى الحفظ الإلكتروني و أصبح تسيير الأرشيف في المؤسسات منسوب إلى مختصي الإعلام الآلي بدل الأرشيفيين.
الجواب:
إذا كان هذا الطرح صحيحًا، لماذا تفتقر أغلبية المؤسسات التي زرتها في السنوات الأخيرة إلى أي سياسة في مجال إدارة الأرشيف، سواء كان على الورق أو في الشكل الإلكتروني، رغم الوجود من ضمنها لإدارة تقنية المعلومات؟
لماذا تعاني هذه المؤسسات من عدم التحكم في رصيدها الأرشيفي سواء الورقي أو الإلكتروني، رغم الوجود في طاقمها لأخصائيين في تقنية المعلومات؟
وعند غياب الأرشيفي المهني و السياسة الأرشيفية، لماذا يصبح الأرشيف الورقي أو الإلكتروني مبعثرًا، أو في وضعٍ هشٍ لم يضمن وجوده في المدى الطويل، رغم وجود أخصائي تقنية المعلومات في جميع المؤسسات؟
إن الأرشيف الإلكتروني المبعثر عبر الأجهزة والوسائل الإلكترونية مهدد بالضياع أكثر من الأرشيف الورقي الذي يحتفظ على الأقل بميزة واحدة: رؤيته، بينما يبقى الأرشيف الإلكتروني بعيدًا عن النظرة المباشرة، ويمكن أن يتلف و لو بالنسيان، وعدم المتابعة وعدم السهر التكنولوجي.
ونظرًا لانتشار تقنية المعلومات في جميع المجلات العلمية و المهنية، لماذا لم يُخلِفُ أخصائي تقنية المعلومات الأطباء، والمهندسين، والبيطريين، والجراحين، والإداريين، والقانونيين، و المعلمين، والأساتذة الجامعيين، والباحثين، والطيارين، والصحافيين، والمدققين، والحسابيين، بل حتى الأدباء و الشعراء، و كلهم يلجئون لتقنية المعلومات أثناء أعمالهم في عصرنا هذا الذي يتميز بالتطور السريع للعلوم و التكنولوجيا؟
إن الأرشيف الإلكتروني هو "أرشيف" أولا و قبل كل شيء، و تُطبق عليه جميع القوانين الأرشيفية التي تنص منذ عشرات السنين على "الأرشيف مهما كان شكله". يُضاف إلى القواعد العامة و المقاييس التي تُقنن و تُنظم الأرشيف، إجراءات خاصة بالشكل الإلكتروني لضمان حفظه و إدارته حسب معطيات علم الأرشيف. لذا يُطلَبُ من الأرشيفي أن يتعامل مع الإداري المنتج للأرشيف و مع مهندس تقنية المعلومات لرسم و تنفيذ سياسة أرشيفية تسمح للمؤسسة التحكم في رصيدها الأرشيفي مهما كان شكله. أرجع إلى دليل الأرشيف الإلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف و هو من إنجاز أرشيفيين مهنيين، و ليس تقنيي المعلومات:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9551

يُطلَب الآن من الأرشيفيين أن يضيفون مهارات في تقنية المعلومات، كما هو الشأن في جميع الاختصاصات، ليتمكنوا من التعامل مع قسم تقنية المعلومات لإيجاد حلول تقنية مناسبة لضمان حفظ الأرشيف، وإدارته بطريقة عقلانية كل واحد حسب اختصاصه.
وشكرًا على هذا السؤال الهام الذي سمح لنا أن نوضح رؤية الأرشيفيين اتجاه إدخال تقنية المعلومات في مهنتنا. يجب علينا جميعًا، خاصة الشباب، أن نواكب التطور التكنولوجي.


2- مصير الأرشيف الإلكتروني:
السؤال الأول: هل الأرشيف الإلكتروني مكمل للأرشيف الورقي أو معـــوض له؟
الجواب: لا مكمل ولا معرض، بل هذا تطور طبيعي للأرشيف في شكل جديد: إلكتروني. يجب أن نفرق بين الأرشيف المولود تلقائيًا في الشكل الإلكتروني، والأرشيف المنتج ورقيًا في مرحلة أولية والذي يتقرر تصويره ضوئيًا.
- مثال عن الأرشيف المولود إلكترونيًا: البريد الإلكتروني الخارجي (إنترنيت) أو الداخلي (إنترانيت)، ولا يوجد بديلاً ورقيًا له إلا إذا تقرر طبعه.
- مثال عن الأرشيف الورقي المصور ضوئيًا: ملفات الموظفين؛ يُحفظ الأصل الورقي في إدارة الشؤون الإدارية، وترسل نسخة إلكترونية منه إلى إدارة الشؤون المالية في نطاق الصرف المالي.

السؤال الثاني: ما مصير الأرشيف الورقي بعد عملية المسح الضوئي؛ هل يتم إتلافه أو حفظه؟
الجواب: يجب أولاً أن نحدد مصير الأرشيف حسب قوانين الدولة مهما كان شكله: الأرشيف الذي يجب حفظه إلى الأبد نظرًا لفائدته الدائمة والتاريخية، والأرشيف الذي يُحفظ لفترة معينة من الزمن قبل إتلافه.
- الأرشيف التاريخي: لا يمكن إتلافه مهما كان شكله؛ بالعكس، أوصي شخصيًا بحفظه في ثلاثة أشكال: ورقي، ولإلكتروني، وميكروفيلم.
- الأرشيف المعني قانونيًا بالإتلاف بعد انتهاء المدة القانونية للحفظ: يُحفظ في شكله الأصلي للفترة المحددة قبل إتلافه؛ لا يستحق المسح الضوئي إذا كان ورقي، ولا يستحق الطبع إذا كان إلكتروني بشرط وجود نظام يضمن حفظه في الفترة المحددة مع تكرار النسج الإلكترونية وحفظها في أماكن مختلفة.

السؤال الثالث: هل يمكن الاستغناء عن الأرشيف الورقي بعد تحويله إلى أرشيف إلكتروني؟
الجواب: نكرر مرة أخرى أنه لا يمكن إتلاف الأرشيف التاريخي في شكله الورقي بعد التصوير الضوئي.

السؤال الرابع: ما هي نوعية وطبيعة الوثائق المؤهلة للحفظ إلكترونيا؟
الجواب: يرجع للقانون تحديد الأرشيف الذي يجب حفظه الدائم –الأرشيف التاريخي- ومن ثم أخذ كل التدابير اللازمة لصيانته في جميع الأشكال. أما فيما يتعلق بالأرشيف المرشح للإتلاف، لم أوصي بحفظه بعد مدة الحفظ القانونية ولو في الشكل الإلكتروني لأنه يسبب مصاريف الصيانة من دون فائدة.

3- حول المسح الضوئي:
السؤال الأول: ما هي طبيعة ونوعية الوثائق المعنية بعملية المسح؟ أصلية، منسوخة، مراسلات، ملفات ..إلخ ماذا نمسح ؟ وماذا لا نمسح ؟
الجواب: قبل الشعور في المسح الضوئي يجب تحديد سياسة عامة لإدارة الأرشيف، و من ضمنها سياسة خاصة للأرشيف الإلكتروني. لذا يجب إعداد القائمة الشاملة للوثائق المنتجة من طرف كل إدارة وقسم في المؤسسة، و من ثَمَّ تحديد مدة حفظ الأرشيف في العمر الأول بالمكاتب، و حفظ الأرشيف في العمر الثاني – الأرشيف الوسيط- في قسم الأرشيف المركزي.
بعد انتهاء المدة القانونية لحفظ الأرشيف الوسط في قسم الأرشيف المركزي، يجب تحديد المصير النهائي للأرشيف: الحفظ الدائم لفائدته التاريخية، أو الإتلاف لعدم أهميته من جميع الجوانب. تتم عملية تحديد المصير النهائي للأرشيف بالتنسيق مع هيئة الأرشيف الوطني وهي المؤسسة الوحيدة المخولة بموجب القانون لتحديد الأرشيف الذي يجب حفظه ثم تحويله للأرشيف الوطني، كما هي المؤسسة الوحيدة التي تمنح القرار بالإتلاف للأرشيف المنعدم الفائدة.
من هذا المنطلق، سوف تقتصر عملية المسح الضوئي على الوثائق التي يجب حفظها إلى الأبد نظرًا لأهميتها التاريخية والدائمة. مثلاً:
- أرشيف الإدارة العليا: ديوان الوزير، أو مكتب مدير عام المؤسسة.
- العقود، التقارير السنوية، الملفات التقنية، الملفات القانونية، الملفات الحساسة، وبصفة عامة كل الملفات التي تحتوي على معلومات هامة تشهد على تاريخ المؤسسة.
وبالمقابل، لا يجب تصوير الأرشيف المعني بالإتلاف بعد إنتهاء المدة القانية التي حددت لحفظها، مثل أرشيف المالية الذي يمكن إتلافه بعد 12 سنة، وملفات الموظفين التي يمكن إتلافها بعد 70 سنة من عمر الموظف.
اذكر مرة أخرى أنه يجب القيام بإعداد القائمة الشاملة للوثائق للتمكن من تحديد الأرشيف الذي يجب حفظه إلى الأبد، وبالتالي يجب تصويره ضوئيًا.

السؤال الثاني: ما هي أهمية الماسح الضوئي في قاعة الأرشيف ؟ و ما هي استخداماته ؟
الجواب: إن قاعات الأرشيف خاصة لحفظ الوثائق فقط، ولا يجوز القيام بأي عملية فيها، لا تصوير ضوئي، ولا فهرسة، ولا مطالعة. يجب أن يستفيد الأرشيفيين بمكاتب خاصة للأعمال الأرشيفية من معالجة، وفهرسة، ومطالعة. من الأفضل أن تخصص قاعة للمطالعة على الأرشيف ولو يتعلق الأمر بموظفي المؤسسة فقط. و من ثم لا فائدة من وجود آلة التصوير في قاعة الأرشيف، بل من الأفضل تخصيص قاعة للتصوير وتكون تحت تصرف الأرشيفيين فقط.
أما إذا يتعلق سؤالك بالتصوير لفائدة الباحثين، يجب وضع آلة النسخ في قاعة المطلعة، وليس آلة التصوير الضوئي. الباحث في حاجة إلى صورة من الأرشيف التاريخي في إطار أبحاثه، وليس لصور ضوئية مكلفة يمكن استخدامها في محيط تجاري.

السؤال الثالث: وهل هناك منهجية في عملية المسح الضوئي وسط أرشيف متراكم؟
الجواب: لا يا أخي، لا يمكن تصوير الأرشيف المتراكم- في فوضى- قبل معالجته وتنظيمه وفهرسته، وتحديد فائدته في المدى الطويل، أي هل يستحق التصوير أم لا.


نصيحة أخيرة: يوجد في السوق الآن آلات التصوير تقوم بالمسح الضوئي والميكروفيلم في الوقت نفسه. لذا، أوصي دائمًا باستخدام هذه الآلات المزدوجة التصوير لأن الميكروفيلم هو أفضل وسيلة لحفظ الأرشيف أكثر من 100 سنة.












التوقيع
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
أبوظبي- الإمارات العربية المتحدة

التعديل الأخير تم بواسطة عبدالكريم بجاجة ; Sep-07-2011 الساعة 02:22 PM سبب آخر: ترتيب النص.
  رد مع اقتباس
قديم Sep-10-2011, 09:55 AM   المشاركة3
المعلومات

abdulazizfr
مكتبي جديد

abdulazizfr غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 108809
تاريخ التسجيل: Aug 2011
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 2
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

الاستاذ عبدالكريم
اشكرك على الرد حيث انك في الحقيقه شمعه لهذا المنتدى
نشكرك على كل جهد تقوم به
ملاحظه : الرابط الخاص بمرشد الارشيفين ttp://www.ica.org/sites/default/fil...6%20ARAB_2.pdf لا تعمل ارجو اعادة ارسال الرابط
وتقبل تحياتي












  رد مع اقتباس
قديم Sep-11-2011, 08:07 AM   المشاركة4
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي مرشد الأرشيفيين.

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة abdulazizfr مشاهدة المشاركة
الاستاذ عبدالكريم
اشكرك على الرد حيث انك في الحقيقه شمعه لهذا المنتدى
نشكرك على كل جهد تقوم به
ملاحظه : الرابط الخاص بمرشد الارشيفين ttp://www.ica.org/sites/default/fil...6%20ARAB_2.pdf لا تعمل ارجو اعادة ارسال الرابط
وتقبل تحياتي
تحية طيبة وبعد؛
لقد وقع تحديث في موقع المجلس الدولي للأرشيف. تجدون طيه الرابط الجديد لمرشد الأرشيفيين في عدة لغات. عليك أن تنقر على النص العربي.
وشكرًا.

http://www.ica.org/10801/studies-and...rchivists.html












التوقيع
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
أبوظبي- الإمارات العربية المتحدة

التعديل الأخير تم بواسطة عبدالكريم بجاجة ; Sep-11-2011 الساعة 08:08 AM سبب آخر: تصحيح.
  رد مع اقتباس
قديم Feb-19-2015, 04:58 PM   المشاركة5
المعلومات

محسن سعد الدين
مكتبي مثابر

محسن سعد الدين غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 136164
تاريخ التسجيل: Feb 2015
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 45
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

جزاكم الله خيرا












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدلالية (Tags)
المختصين, الاجابه, سؤال, ونرجو


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع


الساعة الآن 02:10 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين