[أبو هيا]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته*
كل عام و أنتم بخير وتقبل الله منا ومنكم صالح الأعمال
تم تكليفي أمينا لمكتبة مدرسية و المشكلة أن هذه المكتبة من أكثر من ثمان سنوات وهي تستقبل الكتب وترتب باجتهادات من رائد النشاط أو إدارة المدرسة دون النظر لتصنيف ديوي .
و أثناء ترتيبها و تسجيل بياناتها وجدت نفسي أمام تساؤلات عدة منها :*

أولا : الكتيبات الإسلامية هل تعتبر من الكتب و تعامل معاملتها في التسجيل والتصنيف أم أن لها تعامل خاص بها .

ثانيا : المجلات و إصدارات المؤسسات الصحفية هل تعتبر من الكتب أم أن لها تعامل خاص بها .
ثالثا: إذا و جدت عندي نفس الكتاب لكن تختلف طبعته أو دار النشر فهل أسجل كل طبعة على حدة أم ماذا أسجل ؟!

رابعا : عند ترتيب الكتب على الرفوف يوجد لبعضها أكثر من نسخة فهل أضع كل النسخ الموجودة على الرفوف أم أضع نسخة واحدة منها .

خامسا : لاحظت أثناء تسجيل الكتب في برنامج اليسير أن بينه و بين تصنيف مكتبة الملك فهد الوطنية بعض الاختلاف في رقم الطلب ، فأيهما المعتمد .*
فآمل من أهل الاختصاص مساعدتي و لكم جزيل الشكر ...

[أبو هيا]

هل من المعقول أكثر من خمسين عضو لا يملكون معلومة واحدة تفيدني في الوصول لحل

[الشاااامخ]

اخي الفاضل ابو هيا

بعد التحية والاحترام

لا تزعل اخي الكريم سوف ارد على جميع استفساراتك

اولا وقبل كل شي اخي الكريم اول خطوة عليك عملها لا تستلم المكتبة وعهدتها الا بعد عمل الجرد اللازم لمحتوياتها . وهذه الخطوة مهمة جدا حتى لا تقع بالاخطاء والتي للأسف الكثير من المكتبيين يقعون بها .


أولا : الكتيبات الإسلامية هل تعتبر من الكتب و تعامل معاملتها في التسجيل والتصنيف أم أن لها تعامل خاص بها .

اخي الكريم اي مصدر في المكتبة لم يتم صرفه في كشوفات العهدة والخاصة بالتزويد لا يصنف ولا يسجل في سجلاتك مهما كان نوع المصدر وينطبق على ذلك الكتيبات التي ذكرت .

ثانيا : المجلات و إصدارات المؤسسات الصحفية هل تعتبر من الكتب أم أن لها تعامل خاص بها .
لا تعتبر من الكتب المصنفة والمجلات والدوريات لها سجلات واستمارات خاصة بالدوريات ولا تصنف .

ثالثا: إذا و جدت عندي نفس الكتاب لكن تختلف طبعته أو دار النشر فهل أسجل كل طبعة على حدة أم ماذا أسجل ؟!

اخي الكريم يسجل كل كتاب برقم سجل جديد وكل كتاب على حده

رابعا : عند ترتيب الكتب على الرفوف يوجد لبعضها أكثر من نسخة فهل أضع كل النسخ الموجودة على الرفوف أم أضع نسخة واحدة منها .

توضع كل النسخ على الرف ويفضل ان كان هناك اكثر من نسخة وليس للمكتبة حاجة بها اعادتها للاستفادة منها في مكتبات اخرى .

خامسا : لاحظت أثناء تسجيل الكتب في برنامج اليسير أن بينه و بين تصنيف مكتبة الملك فهد الوطنية بعض الاختلاف في رقم الطلب ، فأيهما المعتمد .*
اخي الكريم ادخل الكتب كما هي في البرنامج المذكور لانه برنامج موحد .



آمل ان اكون قد وفقت بالرد على استفساراتك ... ولا تعصب علينا ساعات المشاغل ياغالي تجبرنا التأخر بالرد


تقبل مروري .. لك مني أعذب التحايا .

[أبو هيا]

أهلا و سهلا بك أخي الشامخ
و أشكرك على ردك الذي أراحني كثيرا
و أوضح لي ما خفي عني
بارك الله فيك وغفر لك ولوالديك

[أبو هيا]

أولا : الكتيبات الإسلامية هل تعتبر من الكتب و تعامل معاملتها في التسجيل والتصنيف أم أن لها تعامل خاص بها .

اخي الكريم اي مصدر في المكتبة لم يتم صرفه في كشوفات العهدة والخاصة بالتزويد لا يصنف ولا يسجل في سجلاتك مهما كان نوع المصدر وينطبق على ذلك الكتيبات التي ذكرت .

أخي الشامخ أكثر من نصف الكتب الموجودة في سجل العهدة غير موجود في المكتبة
كما أن المكتبة تضج بعدد لا يستهان به من الكتب الغير مسجلة في المكتبة
و إدارة المدرسة طلبت مني تسجيلها و اعتمادها عهدة للمكتبة
فما الحل مع المواد غير المسجلة
هل أسجلها؟
أم أتركها دون ترتيب؟

[الشاااامخ]

أخي الشامخ أكثر من نصف الكتب الموجودة في سجل العهدة غير موجود في المكتبة
كما أن المكتبة تضج بعدد لا يستهان به من الكتب الغير مسجلة في المكتبة
و إدارة المدرسة طلبت مني تسجيلها و اعتمادها عهدة للمكتبة
فما الحل مع المواد غير المسجلة
هل أسجلها؟
أم أتركها دون ترتيب؟

عموما أخي الكريم بعد عمل الجرد اللازم لمكتبتك فيجب عليك التوقيع على العهدة المتوافرة لديك بالمكتبة فقط

وماهو غير موجود فأنت لست ملزم به وانتبه بعدم التوقيع على عهدة ليست موجودة ضمن عهدتك مهما يكون .

فما عليك عمله الان هو التوقيع على الموجود والمتوفر ضمن عهدتك .

اخي الكريم بخصوص استفسارك ( نصف الكتب الموجودة في سجل العهدة غير موجود في المكتبة )
انا لا اعرف هل ان هذه المصادر غير موجودة بالفعل بعد آخر جرد معتمد ؟

أخي الفاضل يجب عليك مراجعة الجرود السابقة للمكتبة وهل تم بالفعل حذف هذه المصادر االمفقودة او التالفة بالسجل الخاص بالكتب المصنفة يجب عليك التأكد من ذلك اولا ، وبعد ذلك يجب عليك التأكد من سجل الاعارات وهل ان هناك كتب تم استعاراتها ولم يتم اعادتها ففي هذه الحالة يجب عليك بيان ذلك بكشف خاص يتم من قبلك يهذه الكتب . وبخصوص السجل الخاص بالمصادر المصنفة يجب عليك التأكد من شطب هذه الكتب المفقودة فإذا لم يتم الاجراء المذكور بالسجلات ففي هذه الحالة يجب عليك طلب تشكيل لجنة باعادة الجرد وطلب محاضر الجرد السابقة لمراجعتها وشطب كل ماهو مفقود وتالف بالسجل .

وأنصحك بعمل كشف وهو عبارة عن جدول تذكر فيه البيانات التالية ليكون مرجعا لك ( اسم المصدر ـ رقم التصنيف ـ رقم السجل ـ والسنة التي تم حذف المصدر فيها من خلال الجرود السابقة )

ملاحظة مهمة : اخي الكريم ان كانت هذه الاجراءات صعبة عليك يجب عليك طلب المساعدة من قبل موجه المكتبات وبيان ماذكرت لك للموجه .

او عليك الطلب من ادارة المدرسة بانك سوف تستلم العهدة المتوفرة فعليا بالمكتبة وانك لست ملزم باستلام مادون ذلك .

اخي ابو هيا اما بخصوص استفسارك بطلب الادارة منك تسجيل هذه الكتيبات من ضمن عهدتك ففي هذه الحالة يجب عليك الموافقة ولكن بعد عمل التصفية اللازمة لمكتبتك وبعد ترتيبها اعمل الاجراءات المطلوبة بتسجيلها .

فأول خطوة يجب فرز هذه الكتيبات وترتيبها حسب العناوين والمواضيع ومن ثم عمل بطاقات فهرس مؤقته تذكر فيها البيانات الببليوجرافية للكتاب .

اخي الغالي

في حالة عدم تعاون الادارة معك ووجود صعوبة في عمل الاجراء اللازم ، انا على استعداد تام بمساعدتك وان اكون معك خطوة بخطوة في عمل الاجراء اللازم واعطائك الخطوات بالتدرج حتى تنجز عملك .


تقبل تحياتي

[أبو هيا]

عموما أخي الكريم بعد عمل الجرد اللازم لمكتبتك فيجب عليك التوقيع على العهدة المتوافرة لديك بالمكتبة فقط
وماهو غير موجود فأنت لست ملزم به وانتبه بعدم التوقيع على عهدة ليست موجودة ضمن عهدتك مهما يكون .
هذا هو الاتفاق بيني وبين إدارة المدرسة ألا أوقع إلا على العهدة الموجودة فقط
في حالة عدم تعاون الادارة معك ووجود صعوبة في عمل الاجراء اللازم ، انا على استعداد تام بمساعدتك وان اكون معك خطوة بخطوة في عمل الاجراء اللازم واعطائك الخطوات بالتدرج حتى تنجز عملك .
وفقك الله وكتب لك الأجر و أنا عاجز عن شكرك على مشاعرك النبيلة و نصائحك المثمرة وكل ما نصحتني به سيتم تنفيذه بالحرف

[الشاااامخ]

وفقك الله اخي الغالي

ولأي استفسار الرجاء عدم التردد


تقبل تحياتي