[سامر الأحرش]

الـــــتـوثـيــق ..............
منذ فجر التاريخ أحس الإنسان بحاجة ماسة إلى توثيق الأحداث التي مر بهاأثباتاً لدورة في المشاركة و صنع تلك الإحداث و تأثيره عليها، ولولا عملية التوثيقالتي قام بها الإنسان علىمر العصور لما استطعنا أن نتعرف على الحضاراتالمختلفة السابقة ولما وصلت إلينا أخبارهم، ونستطيع القول بأن بداية عملية التوثيقالمعروفة حاليا كانت مع الحضارات الأولي حيثاستخدم الإنسان طرق وأساليب مختلفةباختلاف الأدوات والمقومات المتاحة في ذلك الوقت والتي تعتمد على الظروف البيئيةالمحيطة بكل فترة زمنية، و يتجلى ذلك بوضوح في الآثار والعملات و المخطوطاتالقديمة التي عثر عليها و التي تضمنت معلومات تشير إلى الحقب الزمنية التي كان يعيشبها صانعي تلك الآثار و التي علمنا من خلالها تفاصيل حياتهم اليومية وثقافتهمو عاداتهم و تقاليدهم.
ورغم وجود التكنولوجيا الحديثة التي يسرت عمليات البحثوالتحليل التي كانت مستحيلة في السابق يفاجئنا العلماء كل يوم باكتشاف جديد يساهمفي التعرف على الحضاراتالمختلفة وحل الألغاز المحيطة بها والتي ما زالت قيدالبحث والدراسة في عصرنا الحاضر.
ونتيجة لذلك ظهرت في هذا المجال علوم ساهمت فيقراءة التاريخ وفق تسلسلها الزمني، وأفرزت تلك العلوم عن ظهور مجموعة من العلماءوالباحثين والأخصائيين اللذين حرصوا علىاستخدام أساليب ووسائل مختلفة للتوصلمن خلالها إلى استكشاف الأحداث التي ما زالت منطوية بين ثنايا التاريخ لتوثيقها،بالإضافة إلى توثيق كافة المستجدات في عصرنا الحالي.


تعريف علمالتوثيق :-

وهناكالكثير من التعارف التي أطلقها علماء أفاضل يعرفون بها التوثيق سوف نتطرق للبعضمنها و إن اختلفت في صياغتها الغوية، إلا إنها تتفق في مضمونها و من هذه التعريفاتما يلي:-
تعريف موريتمر تاوبة taube:يعرف موريتمر التوثيق بأنهمجموعة العمليات التي يشتمل عليها توصيل المعلومات المتخصصة و التي تتضمن العملياتالتي تكون العمل المكتبي المتخصص إلى جانب العمليات المبدئيةالخاصة بأعداد ونسخ المواد و ما يتبعها من عمليات التوزيع.

تعريف جيمس ماكjams mackوروبرت تابلور ROBART TAYLOR:
عرفا العالمان التوثيق بأنه مجموعة من العملياتالأزمة لتجميع و تنظيم و توصيل المعرفة المتخصصة وذلك لغرض توفير أقصى استخدام ممكنللمعلومات التي تشتمل عليها.

تعريف براد فورد BRADFORD:يرى برادفورد إن التوثيق هو عملية جمع و تصنيف جميع سجلات المعرفة و المعلومات الحديثة وتيسير استعمالها لمن يحتاجها من الباحثين و المخترعينتعريف قاموس وبستر WABASTR dctinary:يعرف قاموس وبستر التوثيق بأنه تجميع للمعرفة المسجلة وترميزها و بثها على إن تعامل هذه المعرفة بطريقة شاملة و بإجراءات متكاملة و معالاستعانة بعلم المعاني و الوسائل الآليةبأساليب التصوير المختلفة و ذلك حتىتنال المعلومة اكبر قدر من الإتاحة و الاستخدام.

تعريف شبراshera:يرىشبرا إن التوثيق هو شكل أخر من العمل المكتبي يمتاز عن سابقة بكونه أكثر عمقا فيالتناول و التحليل الموضوعي و الاهتمام بالتغطية الشاملة في تجميع مصادر المعلوماتبصفةخاصة للمتخصصين في مجال تغطية مركز التوثيق.
أذن التوثيق هوالعملية الفنية التي تسهم في تحديد العناصر الأولية الموجودة في قلب الوثيقة و التيتتيح لنا الاستدلال عليها من بين الملاين من الوثائق بكل سهولة ويسر.


لماذا التوثيق ؟
أصبح هناك ما يعرف PAPERLESS SOCIETY أي مجتمع بلا ورق، و أصبحت الحاجة ماسة للتوثيق سواء كان ذلكتوثيقا لأحداث أو توثيقا فنيا لوثائق الإحداث، و نظرا لتعقد الأمور و تطورهابسرعة مذهلة و الاندفاع التكنولوجي غير المسبوق حتم علينا إن نتطور معه ونواكبه بعملية توثيق لكي تسهل علينا عملية استرجاع تلك الإحداث و وثائقه، وهناانتقل التوثيق منوالحجري إلى ألورقي إلى فلمي و إلى ضوئي و من ثم توثيق آلي أوالكتروني مما خلق حاجة ماسة لاتساع رقعة التوثيق بشكل مكثف ومعمق، لكي نصل بالنهايةإلى ما نحتاجه منمعلومة معينة بين ملايين المعلومات التي يحتويها وعاء الحفظ،لذلك لا بد من التوثيق كمرحلة أولى وبعدها يتم حفظ الوثاق أو الوثيقة على أي منوسائط الحفظ المعروفة والمتداولة فيمراكز حفظ الوثائق.
مدخل إلى علمالوثائق:
علم الوثائق من العلوم الأساسية لدراسة التاريخ وقد اتفق العلماءوالباحثون على تعريف الوثائق من خلال معنيان كالتالي:

المعنى العامللوثائق: اصطلح على أن الوثائق في معناها العام هي كل الأصول التي تحتوي علىمعلومات تاريخية.
المعني الدقيق للوثاق: اصطلح على أن الوثائق في معناهاالدقيق هي الكتابات الرسمية أو شبه الرسمية مثل الأوامر والقرارات والمراسيموالبراءات والاتفاقيات والمراسلات السياسية،والوثائق الشرعية، والكتابات التيتناول مسائل الاقتصاد أو التجارة أوعادات الشعوب أو نظمهم وتقاليدهم أو المشروعاتأو المقترحات المتنوعة التي تصدر عن المسئولين في الدولة أو التيتقدم إليهم أوالمذكرات الشخصية أو اليوميات ونشأت في عصرنا الحديث العديد من المجالات لخدمة علم التوثيقمثل:
- العمليات الفنية
- التصنيف
- التحليل
- الفهرسة
- التكشيف
- المكنز
العمليات الفنية:ينبغي علىدارس علم الوثائق أن يكون على علم ودراية بالعمليات الفنية التي تمكنه من التحقق منجودة الوثيقة التي بين يديه كالتالي:
1- معرفة نوع المداد المستعمل في الكتابة وتركيبته والأقلام التي كتبت بها.
2- أنواع الورق المستعمل وخصائصه.
3- العلامات المائية والألياف التي تتضح عند تعرض الورق للضوءالتصنيف:يعتبر التصنيف هو العامود الفقري لعملية التوثيق، وتكمن أهمية التصنيف في عمليات التوثيق في وضع الموضوعات المتشابه و المتداخلة والمتشابكة في غالب يمكننا من تسهيل عمليةالرجوع إلى الوثيقة، لأنها تعتبر مثلإمساك طرف الخيط المعقد ببعضه، و تقوم عملية التصنيف على أساس وضع كل موضوع بمكانهالمناسب و تجميع ما يتفق مضمونه مع بعضه البعض لكييسهل لنا عملية البحث عن ماهو مطلوب، لذلك تعتبر عملية التصنيف هي الخطوة الأولى في عملية التوثيق التي لايمكن الاستغناء عنها أو تجاهلها.
و التصنيف يقوم على أساس الموضوع الرئيسي ويتفرع منه عدد من الأفرع ألا متناهية مما يتيح لنا المجال بتتبع الموضوعات وفق منطقالأصل و الفروع.


التحليل :-
يعتبر التحليل علمقائم بذاته وله العديد من الطرق والمفاهيم التي تدعمه، كما أن له أهمية كبيرة بينالعلوم الحديثة التي تخدم عملية التوثيق، لذا تعتبر عملية تحليل الوثيقة خطوةجوهرية في فهم وصياغة و حفظ الوثيقة بين ملايين الوثائق، و يمكننا تعريفالتحليل بأنه العملية الذهنية التي يقوم بها الشخص المعني بالتوثيق، فإذ كانت عمليةالتصنيف هي إمساكطرف الخيط المعقد مع بعضه، فإن عملية التحليل هي محاولة تفكيكذلك التعقيد و ربط مختلف المصادر مع بعضها لكي نصل بالنهاية إلى استنتاج يخدم قضيةالبحث.

الفهرسة:عملية الفهرسة أيضا جزء لا يتجزأ من عملية التوثيقبمعناها الشامل، وهي عملية إنشاء أدلة الاسترجاع أي كان نوعها أو حجمها، حيث يعتمدالموثق في عملية الفهرسة على محتوىمادة البحث والأدوات الفنية لمعالجةالوثاق.


التكشيف:التكشيف هو احد العمليات التوثيقية التي يستقى منهاالكلمات الدالة على الموضوع المراد توثيقه، وتعتبر ضرورية ومتممة لإعداد الفهارس،وعملية التكشيف هي جزء لا يتجزأ من عمليةالتوثيق التي تساعدنا بعملية استرجاعالمعلومات من خلال الكلمات الدالة و مرادفتها.


المكنز:المكنز هو منالأدوات الرئيسية في عملية التكشيف، فأي تحليل موضوعي للوثيقة لا يمكن الاستغناء عنالمكنز و كلماته الدالة و مرادفتها، بحيث يستخرج المُكشف الموضوعات الرئيسيةويعبر عنها بواصفات المكنز وهذه الواصفات ستكون مفاتيح البحث داخل قواعدالبيانات عن الموضوعات المشمولة بالوثيقة.
إذن المكنز هو الوعاء الذي تتجمع بهالكلمات الدالة و مرادفتها و مشتقاتها التي تأتي نتيجة عملية التكشيف و التحليلالموضوعي للوثيقة بحيث يمكننا من البحث عن الكلمة و مشتقاتها

الوثاق أو الموثق:لم تأخذالوثائق طرقها إلى العالم إلا بعد أن خضعت للدراسات النقدية وتفرغ لها الباحثونوالدارسون، والمتخصصون الذين يدرسون الوثائق ليؤكدوا على الصالح منها للحفظالمستديم وذلكفي ناحيتين: مادية، وجوهرية.
والحقيقة التي لا يرقى إليها الشكفالوثاق هو الخبير الذي يهتم بالوثيقة فيدرس جوهرها ليقرر صلاحيتها للبحث العلمي،أو للحفظ لأن ليس كل ما كتب وثيقة، ومن هنا يأخذ بجمع الوثائقويؤمن من بعد ذلكحركتها ضمن خطة مرسومة هادفة أو وفاقا لما يعرف بالنمط الواحد فيصنفها، ويفهرسها ويكشفها ويبثها أن لم تكن بحاجة إلى ترميم، ويسترجعها كلما دعت الحاجة إلىذلكوبالتالي يردها إلى الحفظ.
ومن مهام الوثاق "الصيانة" وفاقا للأسس العلميةالمقررة وفي الأماكن المناسبة في ظل درجة حرارة مقررة، والأماكن المناسبة تبنيوفاقا لمخططات هندسية ملائمة لطبيعة الوثائق،ومتفقة مع أهداف وغايات هذا العملالتقني، إذن الوثاق والموثوق هما لفظتان لمهمة واحدة.فإلى جانب ما قدمنا فيوظيفة الوثاق فإن مهمته الأساسية تكمن في الإجراءات الفنية التي تتخذ على الوثيقة ويسير استعمال المعلومات الأصلية التي سجلت في الوثيقة الكتابيةبخاصة: الدوريات والنشرات، التقارير والمواصفات وبراءات الاختراع وما كان مماثلا لها فيالمدونات الخطية ومن هذا العمل بالذات عرف التوثيق بأنه عملية جمع وتصنيف جميعالمدوناتوالمعلومات الحديثة، وتيسير استعمالها لطالبيها، إن المعلومات مهماتكن قيمتها العلمية تفقد هذه القيمة أن لم تخضع لعملية التوثيق بمفهومها المتقدملوظيفة الوثاق أو الموثوق.
وفي الحقيقة ومهما تضاربت الآراء حول التعريف بالمهمةالتي يقوم بها الموثق أهي مرتبطة بعلم المكتبات، أم منفصلة عنه، فهي تؤكد على أنالتوثيق ما هو إلا جانب من علم المكتبات،إلا أن له خاصيته وطبيعته ودراساتهالخاصة من ناحية في ما تنطبق عليه أكثر النظم المكتبية، وهذه الطبيعة يجب أن يدركهاالوثاق ويعمل في ضوئها.
أنواع الوثائق وأشكالها:
أ - الوثيقة الكتابية:ويقصد بالوثيقة الكتابية كل ما دون كمخطوط أو مطبوعة، فالرسالةوالدورية في علم التوثيق تعني كل نشرة تحتوي على عدة موضوعات لعدد من الكتاب، أوالمحررين ولها اسم خاص هوعنوانها الذي تعرف به، وتظهر بأجزاء متتابعة وفي مددمحددة، ولزمن معين، وتشتمل عادة:
-الصحف "الجرائد" والتي تهتم بملاحقة الأخبارالمحلية أو الدولية ونشرها، وفي نطاق ذلك تظهر المجلات على تعدد موضوعاتهاواهتمامها.
- المذكرات وهي ما يدونه المرء سواء كان سياسياً أو اقتصادياً أواجتماعياً أو عالما أو أديبا أو فنانا، يدونون فيها خواطرهم والأحداث التي عاشواواقعها، ومحاوراتهم وذكرياتهم.
- التقارير وهي صورة لنتائج علمية، أو تحقيقاتإدارية أو عرض لواقع صحي، وبعبارة أخرى كل ما يشتم منه صفة التقرير.
- البياناتوهي ما يعرض فيها وجهات نظر خاصة ومعينة تميط اللثام عن أمر غامض، يحاولون فيها نشرما ينير أفكار الناس نحو موضوع واحد على الأغلب فيه التأكيد وجهة نظر معينة أونفيها.

ب - الوثيقة التصويرية:
، وهي على الغالب: رسم مانقل بالزيت، أو بالقلم، أو بالفحم، وصورة، أو نقش في الحجر، أوكفت في النحاس،أو تنزيل بالخشب، أو تكوين في الجص، وربما كانت هذه الوثيقة المساعدة صورة شمسيةتعين على التحقيق ، والخيالة "السينما"، أو التلفزة اللتان تحتفظان والى أجيال بحقائق عن معاركوحروب في حال تسجيلا حيا، فهي عندئذ أشرطة وثائقية تعيينعلى إيضاح جانب كبيرمن تاريخ ما تعرض له .
ت - الوثيقة السمعية أو المرئية:وهي في الغالب تسجيلات صوتية أو إذاعية، أوتسجيل أسطواني، أو شريط سينمائي ناطق.


أهمية الوثائق والمعلومات في اتخاذالقرار:
أهمية الوثائق تكمن في قيمتها المعلوماتية والتاريخية التي تحتويها تلكالوثيقة، أما أهميتها في اتخاذ أي قرار فان توفر المعلومةالمطلوبة في الوثيقةيعتبر من الأساسيات التي تشد عود تلك الوثيقة وتعطيها مكانة عالية من بين مختلفالوثائق التي تحمل مختلف المعلومات، لذلك يتضح أن هناك ترابط كبير بينالوثيقةوما تحمله من معلومة وبين سلامة اتخاذ القرار المطلوب، وهنا يمكننا أن نتخيل لواتخذ قرار مبنى على معلومة في وثيقة غير متكاملة الأركان ويشوبها الشك في صحةمعلوماتهاويمكن الطعن بها بكل سهول، ماذا يمكن أن يكون شكل وقوة القرار.
ومن هنا فإن أهمية الوثائق والمعلومات أصبحت في يومناهذا من أهم الوسائل التي يعتمد عليها الكثير من القرارات ذات أهمية مصيرية.فكلماكانت الوثيقة ومعلوماتها دقيقة كلما كان القرارسليما والعكسصحيح.








المراجع
-أنور عبد القادر عبد العزيز الرشيد - التوثيـق: المنهجيات و النظم فـي علم تحليلالوثائق .
- محمود عباسحمودة - المدخل إلى دراسة الوثائق العربية .

[سلمى سعيد]

شكراعلي الموضوع واحب ان اضاف معلومة اليوم فقط عرفتها ان علم التويثق هو علم الارشيف

[باحث وثائق]

شكرا للأخ سامي الأحرش على هذا العرض الموجز والموفق

[باحث وثائق]

للتصحيح مع الاعتذار ،،، سامر الأحرش

[hans 10755]

موضوع جيد ومبسط لطلبة العلم ومطلعي الشبكة العنكبوتية ومحاولة جيدة لنشر الوعي بمعني ومضمون وقيمة الوثيقة والتوثيق 0
مدحت درويش

[سامر الأحرش]

شكرا سلمي علي هذا المرور اللطيف ....
والشكر موصول للأخوه باحث وثائق ، و مدحت درويش ...

[فاتح ملول]

شكرا .موضوع مفيد