[مخلوطي سمير]

كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

إن كل أرشيفي يستلم منصبه و جب عليه إعداد محضر الجرد الشامل، ليس لأنه مطلوب إعداده بنص تشريعي أو تنظيمي و لكن كون هذه الأداة تتعبر أول وسيلة تساعدنا على التشخيص الدقيق لمحلات الأرشيف و من ثّم أخذ الإجراءات اللازمة لتسيير مصلحة أرشيف.

1 ـ تعريف محضر الجرد الشامل : هو عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى محلات الأرشيف يقوم بتحريره المسئول عن الأرشيف عند تسلمه المنصب، كما يحرر أيضا أثناء ترحيل الأرشيف من محل إلى اخر وكذا أثناء الحوادث الخطيرة (الحرائق- الزلازل – الحروب ... ).
يتكون هذا المحضر من جرد للمحلات، جرد للأرشيف وجرد للتجهيزات إضافة إلى تصميم أو مخطط للمخازن يحدد من خلاله موقع الرفوف وكذا المساحات المستغلة والغير المستغلة.
يحين محضر الجرد كل سنة.

2ـ ميدانيا كيف يتم إعداد محضر الجرد ؟
ـ إعداد مذكرة لإيقاف تحويل الأرشيف إلى االمخزن لمدة معينة.
ـ ترقيم المخازن( إذا كانت كثيرة )وكذا وحدات الرفوف و العلب من 1 إلى س.
ـ تهيئة مطبوعات في شكل جداول تساعدنا على جمع البيانات وهي كالتالي :

االمطبوع الأول : متعلق بجرد المحلات الخاصة بمكتب أو مصلحة الأرشيف (مخازن ـ مكاتب ـ قاعة معالجة ـ ملاحق أخرى) و يتكون من العناصر التالية:

ـ المستوى ( في حالة وجود عدة محازن موزعة على عدة طوابق)
ـ رقم المخزن
ـ مساحة المخزن
ـ الملاحظات

نتيجة جمع هذه البيانات:
تعطينا معلومات عن محلات الأرشيف كالمساحة المخصصة للأرشيف مقارنة مع نسبة
إنتاج الوثائق، و هل هي مساحة مناسبة لحفظ أرشيف المؤسسة المعنية و كذا التعديلات
الممكن إجراءها على مستوى المحلات في حالة ما إذا كانت لاتتوافق مع التقنينات الخاصة
ببناء محلات الأرشيف و هل هذه المساحات المخصصة لمكتب أو مصلحة الأرشيف
تساعد الأرشيفي على أداء مهامه .

ـ المطبوع الثاني: متعلق بجرد التجهيزات و يتكون من العناصر التالية :
ـالمادة ( إسم التجهيز)
ـ العدد
ـ الملاحظات (الإشارة إن كانت التجهيزات في حالة سيئة)

ـ نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات مضبوطة عن التجهيزات التي نحتاجها

ـ المطبوع الثالث: متعلق بجرد وثائق الأرشيف و يتكون من العناصر التالية

ـ رقم وحدة الرفوف
ـ رقم الطاولة
ـ نوعية الوثائق
ـ السنوات القصوى
ـ عدد العلب
ـ الملاحظات

نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات عن نوعية الوثائق و كذا مكان تواجدها ،مما يساعدنا على جمع نوعية الوثائق
المتعلقة بالمصلحة الواحدة و معرفة مكانها في المخزن قبل بداية المعالجة دون
اللجوء إلى الجمع المادي للعلب الخاصة بكل مصلحة والذي يكلف الأرشيفي مجهود أكبر.
كما يعتبر هذا المطبوع بعد ملئه طبعا، أول وسيلة بحث يستطيع الأرشيفي البحث بها قبل
بداية المعالجة و إنشاء و سائل بحث.

ـ إعداد مخطط لمواقع وحدات الرفوف يساعدنا في معرفة نوعية وحدات الرفوف ( 95 ,0م أو 1.20) و كذا عدد و نسبة الوحدات المشغولة و غير المشغولة .


إن هذا المحضر يعتبر بمثابة تسليم للمسؤولية ،ووسيلة تسيير، تساعدنا الأرشيفي في التسيير الجيد للمساحة الخاصة بالأرشيف، و أول وسيلة تعطي للأرشيفي نظرة شاملة عن التجهيزات والأرشيف الموجود في المخازن ، وأول وسيلة بحث داخلية تساعدنا في عملية الإطلاع قبل معالجة الأرشيف.