[شواو عبدالباسط]

1 الإدارة الإليكترونية بين الأداء التقليدي و تكنولوجيا المعلومات:

مجتمع الوثائق اليوم هو من أهم المجتمعات الإسلامية التي ارتبطت حديثا بالتطور والتكنولوجيا، فمن جدران الكهوف التي إلى عصر التكنولوجيا شهد العالم تنوعا كبيرا في أشكال و أنماط ووسائل تسجيل المعلومات، وذلك استجابة لما تطلبته الأوضاع و الحاجات المتغيرة للنشاط البشري
و الآن و بسبب الاستخدام الواعي من قبل الأفراد و المؤسسات و المنشآت بكل أنواعها للرصيد الضخم من المعلومات، خرجت أجهزة و مؤسسات الأرشيف عن دورها المهمل القديم و تحولت إلى مراكز إشعاع للحقائق و المعلومات، و أصبح مطلوب منها أن تعمل في عدة اتجاهات، و على مختلف المحاور في إطار من التنسيق والمنهجية التي تبدأ مع المادة الخام التي تنشأ في أجهزة الدولة وتستقر مؤقتا في وحدات الحفظ ، ثم يتم ترحيلها إلى الأرشيف في شكل متكامل ومنضبط بما يسفر في النهاية عن مدخلات أرشيفية يسهل تعاملها مع التكنولوجيا، وبعبارة أخرى تجعل باستطاعة الأرشيف مواجهة التغيرات السريعة في إجراءات وطرق إنجاز العمل.لقد بات من الواضح أن الطرق التقليدية المستخدمة في الأنشطة المتعلقة بالأرشيف لم تعد طاقتها القصوى و تجهيزاتها تفي بالهدف منها، ولم يعد من الممكن أن يستمر الأرشيف في الاعتماد على معدلات الأداء والقدرات المحدودة بالنظم التقليدية التي كان العمل يجري بها، بل أصبح من الحتمي الأخذ بالنظم غير التقليدية، بما ينجم عنه من ارتفاع معدلات السرعة و الكفاءة في أداء الأنشطة الأرشيفية، ولم يعد الأمر يحتاج إلى التدليل على أن تواجد التكنولوجيا أصبح جزءا رئيسيا و هاما في مناخ و بيئة النشطة الأرشيفية، بما يجعلها أكثر كفاءة و فعالية و قدرة على أداء مهامها و تحقيق أهدافها.
من أجل ذلك و إذا كان من الواضح أن التحول أصبح أمرا حقيقيا ينبغي التعايش معه، فلا بد من التأني في التفكير الدقيق و قبل أن تتحول إلى قرارات للتنفيذ ، يجب أن يسبق ذلك التخطيط العلمي الدقيق من أجل تحقيق الفائدة المرجوة، بعبارة أخرى لابد من التأكد من أن أسلوب المستخدم في إدارة الأرشيف سيسمح لنا باستغلال إمكانات التطوير.
و لا شك أن هذا المنظور العلمي هو أهم الأطر التي يمكن التحرك من خلالها لمواجهة أي قصور أو تخلف كما انه المنطلق الوحيد الذي يمدنا بالتغيرات الجذرية الواجب عملها لتهيئة الأرشيفات بمطالب التكنولوجيا و لعل البداية تكون أفضل بوقفة علمية تبين العلاقة بين أهمية الإدارة العلمية السليمة لأنشطة الأرشيف تقليديا ،وبين الاستعانة في ذلك بالتكنولوجيا ، ولاشك في أن ثمة ارتباطا و وثيقا بينهما، فالمدخلات الأرشيفية ووضع نظام كفء لإدارتها تقليديا يشكل القاعدة الرئيسية لإنجاح الوسائل التكنولوجية المراد الاستفادة، وتسخير التكامل بينها لحل المشكلات التي تواجه الأنشطة.
و لتوضيح ذلك، ينبغي أن يكون واضحا أن ثمة فارقا بين الوثائق التي تشكل المادة الأرشيفية الخام و بين آليات تكنولوجيا المعلومات، انطلاقا من أنه إذا صحت الأولى، يكون من السهل توظيف الثانية معنى ذلك أننا أمام شقين، الأول شق تكنولوجي و الآخر هو بقية المواد الأرشيفية الخام. والدعوة هنا واضحة للفصل بينهما من أجل تعميق الاهتمام بكليهما، أو على الأقل إقامة التوازن في جهودنا تجاه كل منهما، و بالطبع فالمواد الأرشيفية ليست مهمة الفنيين الذين يركزون جهودهم في التطوير المستمر لمعدات معالجتها تكنولوجيا، بل هي ناتج جهد بشري له طبيعته الخاصة التي تتطلب من البداية أنشطة ذهنية تقدم في إطار من المنهجية و التنسيق و المعيارية،و التي تسفر في النهاية عن مدخلات تسهل التكنولوجيا استخدامها من خلال طرق معالجة آلية لها من ثم فالاستعانة بالطرق الغير تقليدية لتطوير الأرشيف يمثل قضية هامة ينبغي أن تنأى عن المتاهات والتوجهات الرئيسية للتكنولوجيا و تفاصيلها الفنية، ولا ينبغي علينا أن نغفل الأمور الهامة تحت طيات من الحماس و الاندفاع نحو الآلية.
- إن التطوير ينبغي أن يكون أساسا في الفكر و الأنشطة الذهنية أولا، ثمّ بعد ذلك في التكنولوجيا على أساس التوازن الذي يضع الاهتمام بالمعلومات الخام في مواجهة الاهتمام بآليات تكنولوجيا المعلومات، حتى لا يضيف افتقاد التوازن بعدا جديدا لمشكلات الأرشيف و يزيد الكثير منها تعقيدا، لاسيما و أن ارتباط مجتمعات الوثائق و الأرشيف عمليا بتكنولوجيا المعلومات لا يزال في مراحله الأولى، و الأرشيفيون أكثر بطئا عن غيرهم من متخصصي المعلومات في الاستفادة من التكنولوجيا، ورغم التطورات المذهلة فيها و الخبرات التي جمعها الرواد في تطبيقها تهم على الأرشيف مازالت بعض الأرشيفات و مراكز الوثائق تبدي ترددا بالغا في الاستفادة منها .
هذا التردد الذي سيستمر إلى أن تتوافر الأبحاث الأكثر تطورا في المجالات الذهنية و الموضوعية للأنشطة، والتي من شأنها أن تقضي على مشكلات الأرشيف التي أدت إلى بطئ الاستجابة للتكنولوجيا تلك المشكلات الناتجة ليس فقط من خصائص و طبيعة الأرشيف، بل أيضا تلك التي تتعلق بالمهنة لذا فمن المفيد هنا الإشارة إلى أبرز تلك المشكلات المؤثرة و الوقوف على ماهية القيود و المقيدات التي تحد من نطاق استخدام التكنولوجيا، و طبيعة العقبات التي لابد من اجتيازها و أسبابها و ذلك من أجل ربط النتائج بالأسباب ، ومن ثمّ يمكن تقديم أفضل البدائل غير التقليدية .(1)


(1)حمدي ،أحمد ناهد.إستراتيجية الإدارة العلمية للأرشيف:بين الآداء التقليدي وتكنولوجيا المعلومات.(على الخط).(20/04/ 2010) متاحة على: http://www.arabcin.net/arabiaall/html

[شواو عبدالباسط]

2- التطور و التغير التكنولوجي :

أصبح التغير التكنولوجي حقيقة حتمية في مجال الحاسوب ، ويظهر هذا التغير أسرع بالمقارنة مع قطاعات أخرى من التقدم الإنساني في معالجة و حفظ المعلومات. تقود هذا التطور قوات السوق التي هي غالبا بعيدة عن متطلباتنا للوصول الدائم المستقر إلى المعلومات الأصلية و غيرا لمحولة.
إذا هذا تحدي يجب التصدي له لتلبية هذه المستلزمات باستخدام سلسلة من الأدوات التي تتطور في الوقت نفسه و أن تتساءل كيف يمكن استعمالها.
في حين تتغير كل الآليات المستخدمة باستمرار لإنشاء الوثائق، وحمايتها، ومعاملتها ومشاهدتها وعرضها،والوصول إليها، وإعطاء البرهان في الوقت نفسه أنمم الوثائق لم تفقد أيا من مميزاتها الأساسية طوال هذا المسار.و قد تأخذ هذه التغيرات عدة أشكال، وتعتبر حالة برنامج حاسوب جديد أكثر و وضوحا .
يمكن أن يكون البرنامج الجديد تحديثا فقط للبرنامج الموجود،أو يكون منتوجا جديدا اختير لأنه الأرخص في السوق ، أو الأكثر مردودا بالنسبة للقديم ، أو لأنه يوفر تطابقا أكبر مع برنامج آخر مستخدم في المؤسسة. لم يكن التمييز سهلا دائما بين تحديث برنامج قديم و برنامج جديد، و لم يكن مفيدا دائما أن نعرضه، و قد تكون الصيغة "3" من البرنامج "ب" الصيغة "2" من البرنامج نفسه مع إدماج بعض الإضافات الصغيرة والمحدودة. وقد يكون برنامجا تمت إعادة كتابته كليا، ويحمل الاسم نفسه و الوظائف نفسها و ليس كلها، كالبرنامج السابق.
- قد تتعلق التغيرات بالجهاز المستخدم لإنجاز نسخ لحفظ الوثائق فينتج بهذه التغيرات انعكاسا ضعيفا أحيانا، لأن منتجي الأجهزة يبذلون جهدا لضمان أكبر تطابق ممكن بين الجهاز القديم و الجديد، ليمكن تشغيل برامج قديمة، و لتبقى الدعائم القديمة للحاسوب مقروءة .
و لكن لايبقى هذا التطابق خالدا.و بصفة عامة يستطيع كل جيل جديد من الكمبيوتر استغلال ما كان جديدا بالنسبة للجيل السابق من الكمبيوتر. ولا تكون الآلات الجديدة قادرة حتما على استغلال ملفات تعود إلى ثلاث أجيال ماضية أو أكثر. تتعلق التغيرات الأكثر تأثيرا بأنواع الدعائم و التكنولوجيا المرتبطة بها. حصل الانتقال منذ عدة سنوات خلت من القرص المرن "5.25" إلى القرص "3.5"، و لم يعد أحد يستعمل النظام القديم لإنتاج الوثائق أو الإطلاع عليها، رغم أنه يمكن قراءة القرص "5.25" بإضافة نظام القراءة المناسب في الكمبيوتر الحالي، و يبقى التسبب الوحيد لوجود هذا النّوع من القرص "5.25"، بعد عشرين سنة من اختراعه، إلى التعميم الواسع لاستخدامه. وسوف تكون محاولة قراءة دعائم أخرى أكثر صعوبة اليوم رغم أنها من الفترة نفسها، و لكن باستخدام أقل انتشارا، مثل البطاقات المثقوبة.
يمكن أن تتعلق التغيرات بالهيكل المنطقي المستخدم في تسجيل المعلومات و يسمى عادة "شكل الملف" وتكون هذه التغيرات أحيانا نتيجة مباشرة لتغيرات البرنامج مهما كان الأمر، و لو كانت آخر صيغة للبرنامج قادرة على الملفات في شكلها القديم ، و قد تحصل أخطاء عند الانتقال من صيغة إلى أخرى ، و قد يصعب التأكد من تحويل الملفات بدون أخطاء ماعدا إذا كانت لنا المعرفة الجيدة بشكل الملف و البرنامج المستخدم لإنتاجها و قراءتها .
يمكن أن تفرض علينا اعتبارات خارجية للقيام بتغيرات الشكل مثلا: يسهل علينا تسيير وثائقنا إذا كانت كلها في شكل واحد. و هذا يمكن أن يشكل استقبال وثائق حديثة في شكل يختلف عن الوثائق التي جمعت من قبل دافعا لتحويل الوثائق القديمة إلى شكل جديد أو يمكن أن نضطر إلى هذا الإجراء لأن الشكل القديم لم يقرأ بالنظم الحالية، بسبب عدم تشغيل أي برنامج لإنتاج الملفات في هذا الشكل منذ عدة سنوات .
ترتبط درجة أهمية هذه التغيرات و صعوبة مجابهتها بوعينا ومعرفتنا بآثارها. و يجب التذكير بالتكاليف المرتفعة لهذا العمل، ولو بالإمكان تجاوز العديد من المشاكل من هذا النّوع بالإبداع و المعرفة التقنية . و يفضل أغلب الأرشيفيين عادة تجنب بذل الجهود البطولية الضرورية لاسترجاع معلومات مخزنة في أنظمة قديمة ترجع إلى ما قبل عشرون سنة .
تتمثل إحدى الخلاصات المقبولة عادة لدى كل المعنيين بحفظ الوثائق الإلكترونية في الاعتقاد أنه يجب القيام بنوع من هجرة البيانات لضمان حفظها في المدى الطويل . توجد تقنيات أخرى يمكن استخدامها و سيتم تناولها لاحقا.(1)

(1)بجاجة ،عبد الكريم . الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين ،خبير بمركز الدراسات والأبحاث ،أبو ضبي – الإمارات العربية المتحدة،2005،ص.47-48.

[شواو عبدالباسط]

3- الأرشيف وتكنولوجيا الإعلام والاتصال :

إن العبارة التي كثر استعمالها في هذا المجال بصرف النظر عن مفهومي "الحكومة الإلكترونية "و "الإدارة الإلكترونية" هي "عبارة تكنولوجيا الإعلام والاتصال "ما هي صلة هذه بتلك؟ ما هو فحواها؟و ما هي آثارها أو مزايا استعمالها في الأرشيف؟
فبغض النظر عن عدم الاستعمال المبكر للكلمة الخاصة بالحكومة بنفس التفسير الإنجليزي ، فالذي كان مرده إلى إتباع النهج الفرنسي الذي تأخر في استعمال العبارة ، فإن المغزى يبقى واحد و هو يتمثل في اقتناء الآليات التي تمكن الإدارة الحكومية من إرساء علاقة تواصل عن بعد بينها و بين المرافق و كذا إشراكه و تقاسم معه الأداء المعرفي ، قصد توفير كل الشروط الموضوعية لضمان إفراز واسع في سيولة المعلومات و إتاحتها عن طريق الأرشيف المفتوح و الأرشيف على الخط، خدمة للدلالة و البحث العلمي .
يرتكز مفهوم الحكومة الإليكترونية على الاستعمالات و المعاملات من جهة مع وسيلة الإعلام و الاتصال المعلوماتية، و من جهة أخرى في إتاحة المعلومات و الوصول إليها في أقرب سرعة، و بنسبة كبيرة من الإنتاج المحصل. ففي حالة الاستخدامات فهي تخص أحدث المستجدات في تكنولوجيا الإعلام و الاتصال أي الوسائل الإليكترونية المستعملة لصياغة الفحوى ألمعلوماتي في قالب رقمي يسهل إتاحة أكبر حجم من المعلومات في غير المحتوى التقليدي و كذلك المساهمة في وضعه عبر البوابة الإليكترونية و تداوله عبر العالم، و ذلك عبر الإنترنيت و الوسائل الإليكترونية الأخرى المتاحة.
أما فيما يخص المعاملات فهي تسهل في تقليص المسافات و تزيد من التعامل عن بعد في إتاحة المعلومات عبر مختلف المحتويات من بحوث و دراسات و معلومات يراد الحصول عليها دون التردد على دور التوثيق والأرشيف و المكتبات.
و كذلك تجسيد مبدأ حق المواطن في الحصول على المعلومات بدون قيد و بكل حرية، خدمة لمبدأ حرية الإطلاع، و تقوية أواصر التعامل العصري مع المعلومات الافتراضية.
أما الإجابة عن الأسئلة التي تبحث عن دور و نظرة الأرشيف إلى هذه الثورة المعلوماتية اللامتناهية الإستصغاءات و الاستعمالات في شتى المجالات العلمية، و لما يكون مفهوم المعلومة و كيفية إتاحتها في أسرع وقت ممكن بالكيفية التي يريدها الباحث ، فإن الأرشيفي يجد نفسه في عالم المعلومة، و التطور السريع لمفهوم التسيير الإستراتيجي للمعلومة ملزما بالسيطرة و التحكم في هذه المقاربة (1).

(1) بونعامة ،محمد .الأرشفة الإلكترونية بين التشريع والتطبيق:دراسة حالة الأرشيف الوطني الجزائري.مذكرة ماجستار:قسم علم المكتبات ،جامعة قسنطينة،2006 ،ص.45-46.