[صابرين زياد]

نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية
Smartinfo E-Documents System

ماهو نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية ؟
هو تطبيق إلكتروني يعمل على توفير مجموعة من عناصر التحكم التي تؤدي في جملتها وظائف محددة تقوم بتنظيم وتصنيف وفهرسة الوثائق والمستندات إلكترونياً ويوفر إمكانية البحث السريع عنها . ويهدف لتبسيط وتسريع عملية الوصول إلى المحتوى من بيانات ومعلومات من خلال مصادرها الرئيسية على أجهزة الكمبيوتر كوثائق ومستندات إلكترونية ويعمل كأرشيف لتنظيم وفهرسة وحفظ الوثائق والمستندات . ويعمل النظام على تقنية الويب حيث أنه معد بإحدى لغات تطوير الويب ويستند في عمله على قواعد بيانات ويعمل على تقنية المتصفح عن طريق خادم مترجم .

مشاكل التعامل مع الوثائق بدون نظام إدارة الوثائق الإلكترونية :
تعاني عملية إدارة الوثائق والمستندات بدون استخدام نظام إدارة الوثائق من صعوبات عديدة تتمثل في غياب آلية عملية لحصر وحفظ وتصنيف وفهرسة الوثائق وتوفير آلية بحث دقيقة فيها ، ومن أبرز المصاعب التي تعاني منها عملية إدارة الوثائق ما يلي :

• فقدان بعض أو جميع المستندات والوثائق الهامة .
• إهدار الكثير من الوقت والجهد بحثاً عن معلومات مهمة .
• صعوبة حصر وتصنيف المستندات المطلوبة .
• تشتت الوثائق والمستندات .
• صعوبة الوصول إلى المستند المطلوب بسرعة .
• غياب آلية التوثيق والقيد للعمليات والتعديلات التي تتم على الوثائق والمستندات .
• صلاحيات وصول مفتوحة و غير منضبطة .
• انخفاض مستوى الأمان والحماية على المعلومات .

فوائد استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية :
يوفر نظام إدارة الوثائق البديل الأنسب لجميع الإشكالات التي تعاني منها عملية إدارة وتداول الوثائق بدون النظام ، ويمكن تحصيل جملة من الفوائد المهمة من خلال استخدام نظام إدارة وأرشفة الوثائق في العمل ، أبرزها الآتي :

• الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها .
• الحد من فقدان الملفات وتشتتها .
• الربط بين العاملين وتحقيق التكامل الوظيفي بين مختلف القطاعات والأقسام والأعمال .
• توفير أدوات اتصال آلية ومتقدمة .
• توفير آلية تصنيف وتبويب تسلسلي بسيط ومرن للملفات والوثائق .
• توفير أداة بحث متقدمة في الوثائق والمستندات تعطي نتائج دقيقة وسريعة .
• سرعة الوصول إلى البيانات والمعلومات .
• تعزيز مستوى الأمان والحماية على المعلومات .
• ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات للموظفين .
• توفير آلية للتوثيق وقيد العمليات التي تجري على الوثائق والمستندات آلياً بكافة تفاصيلها .
• استخراج التقارير التفصيلية عن المدخلات وعن أداء العاملين .

مزايا نظام سمارت أنفو لإدارة الوثائق الإلكترونية :

يتمتع نظام إدارة وأرشفة الوثائق بعدد من المزايا التي تجعله متفوقاً على غيره من الأنظمة ، ومن أبرز مميزاته ما يلي:

• نظام مبني بالكامل ليمكن التعامل معه من خلال تقنية المتصفح (Web-based) .
• يمكن الوصول إلى النظام من الخارج عبر المتصفح كإنترنت بتوفير خطوط اتصال عاليه .
• ثنائي اللغة إنجليزي عربي .
• سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد .
• التحويل الآلي لمحتويات مختلفة ليمكن التعامل معها عبر المتصفح (تحويل المحتويات من ملفات وورد أو اكسل أو بي دي أف بشكل مباشر) .
• يدعم قواعد بيانات MSSQL server & Oracle .
• سهولة إنشاء وتعديل الهيكلة والتصنيف بدون المساس بالمحتويات من قبل مدير النظام .
• إنشاء وتعديل خطط سير عمليات وربطها بالمحاور المختارة بسهولة ودقة .
• نظام حماية وأمن صارم لكامل البيانات والمحتويات.
• الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون التعارض .
• آلة ذكية للتذكير والتنبيه ببعض العمليات الإدارية المستجدة لذوي الشأن .
• نظام تقارير متقدم يغطي الأطراف الثلاثة (المعلومات ، العمليات , المستخدمين ) بشمولية لتسهيل عملية اتخاذ القرارات .
• إمكانية إرسال المعلومات إلى نقاط الكترونية طرفية مختلفة .
• إمكانية بحث متقدمة تعطي نتائج ذات دقة عالية .
• إمكانية تفعيل المهام المقررة (Schedualed Tasks) .
• إمكانية الإطلاع على النسخ السابقة من الوثائق والمستندات وإعادة اعتمادها واسترجاعها بسهولة تامة وأمان صارم (Versioning) .
• المساعدة السريعة بالإطلاع على دليل المستخدم الشامل الموجود داخل النظام. وإمكانية البحث في للحصول على الجواب بشكل سريع .

المصدر

http://www.smartinfo.com.sa/index.cf...n&contentid=42

[هدى العراقية]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
جزيل الشكر والتقدير اختي الكريمة هبة سعد على هذه المساهمة القيمة وعلى هذا الطرح المميز جزاك الله خير جزاء وجعله في ميزان حسناتك

تقبلي فائق احترامي وتقديري

[ابوطابوقة]

موضوع رائع جدا
ولكن هل فقط نظام سمارت انفور هو النظام الذي يعطى هذه المميزات ام ان هناك انظمة اخرى تعطي هذه المميزات وبالتالي نحتاج إلى مقارنة بين تلك الانظمة حتى نجد الافضل

[ابراهيم محمد الفيومي]

ما شاء الله
موضوع اكثر من رائع
جاري الاطلاع وشكرا على الاحاطة