[nemomn]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
اهلا ومرحبا بك
الفرق بين الوثائق والمحفوظات
اولا قبل ان نتكلم عن الفرق بين الوثائق والمحفوظات
يجب اولا ان تعرف ان الوثيقة تمربثلاث اعمار:.ـ
1ـ الوثيقة الجارية وتسمى النشطة اوالمتداولة ويطلق عليها (الوثائق الادارية الجارية) اي المستخدمة بإستمرار لأداء العمل اليومي للإدارة وتحفظ هذة الوثيقة في الادارةحسب وتقدر في المعدل سنتين ثلاث سنوات وتبقى طيلة هذة المدة في متناول الموظفين الاداريين

2ـ العمر الوسيط:ـ وهي الوثائق التي يتوقف استخدامها بصفة منتظمة خلال اوجه النشاط الجاري لكنها تحتفظ ببعض الاستخدامات الادارية العرضية اي انه يقل الطلب عليها وتسمي (شبه نشطة) ويطلق عليها المحفوظات الادارية حيث بتم نقلها الى دور وسيطة لتحفظ فيها تلك الوثائق التي يقدر حفظهامدة تتراوح من5الى25 سنة وطبقا لجداول مدد الحفظ وتتم في هذة المرحلة عمليات الفرز والترحيل ثم بعدها الي الرشيف القومي

3ـالعمر الثالث :ـويبدأ هذا العمر عندما تنتهي فترة العمر الوسيط والتي تعرف بفترة ماقبل الارشفة عندما تزول كل صلاحية الوثائق النسبية للادارة وتعد لإستخدام اخر غير التي انشئت من اجله وتقدر القيمة التي تحملها الوثائق مسبقا سواء قيمة ادارية اوتاريخية او قانونية وغيرها من القيم بحيث يعرف مصير الوثيقة وهي عملية الفرز حيث ان هناك مصيرين للوثيقة سواء حفظها حفظ دائم او بتم اهلاكها بعد انتهاء الحاجة إليها في الادارة اما المقررة حفظ دائم تنتقى على اساس قيمتها وتسمى الوثيقة الارشيفية اي التي انتهى العمل الاداري لها وتقرر حفظها حفظ دائم وتحفظ في الارشيف القومي


اما المحفوظات او ادارة المحفوظات :ـ هو عبارة عن مكان تحفظ فيه الوثائق في عمرها الوسيط
( بجب ان تاخذ في الاعتبار ان)


انإدارةالمحفوظات لهااهداف:ـ
1ـتيسيرالاستفادةمن المعلومات التي تضمنهاالوثائق بالجهازالحكومي من خلال نظام دقيق وفعال
2ـالمحافظةعلى ممتلكات كل جهازحكومي من وثائق واوراق وسجلات

ولكي تحقق هذةالاهداف لابدان تقوم بالمهام التالية


1ـ تجميع وسائط تسجيل المعلومات الورقية الخاصة بالجهاز الحكومي نتيجة لنشاط ادارتها ونتيجة لعلاقتها بالاجهزة الاخرى وعلاقتها بالمواطنين
2ـاعداد نظام معلومات او ما يسمى بخطة تصنيف وترميز واسترجاع للاوراق وغيرها من وسائط تسجيل المعلومات الورقية
3ـ حفظ هذة الوسائط في اماكنها الصحيحة طبقا لنظام المعلومات المتبع بحيث تضمن سلامتها وسهولة الوصول اليها
4ـ اعداد الفهارس والكشافات التي تسلعد على سرعة الوصول للمعلومات
5ـ اعداد لائحة خاصة بمدد الحفظ وذلك للقيام بعمليات الفرز و الترحيل والاتلاف على ضوء هذه الائحة
6ـ فهرسة البريد الوارد والصادر وجمبع الوثائق المعدة للحفظ
7ـ اعداد مبنى مستقل او مستودع للحفظ المركزي وتوفير التجهيزات الازمة له وتهيئتة لاستقبال جميع الوثائق شبه نشطة والتي لم تعد ادارات ااجهاز في حاجة مستديمة لها
8ـ صيانة هذة الوسائط مما تتعرض له من رطوبة وحرارة والاتربة والفات البشرية التي تصيب الاوراق ومن سوء الاستخدام
9ـ مراجعة الاوراق قبل حفظها في ملفاتها الصحيحة
10ـتقديم خدمات المستفيدين من المحفوظات وايضا تقديم خدمات للعاملين في الادارة

اماالوثائق
فا انا لاافهمها هل تقصد بها
ـ الوثائق في عمرها الاداري(النشطة)
ـ ام علم الوثائق الذي يدرس الوثيقة المفرده اويتعامل مع الوثيقة ككيان مفرد بهدف اثبات صحتها ودراسة اجزائها واشكالها من خلال الدراسة اللغوية وعلم الكتابة ومقارنة النسخ وغيرها

ـ والوثيقة هي التي تحوي تصرف قانوني او واقعة قانونية