[مخلوطي سمير]

في البداية يمكن تعريف التكشيف بأنه عملية دراسة وتحليل الوثائق لتحديد رؤوس الموضوعات أو الواصفات التي تستخدم في بناء الكشاف وهو الأداة التي يستخدمها الباحث أو المستفيد في الوصول إلى الوثائق التي يحتاج إليها واسترجاعها وتتوافر

العديد من تلك الكشافات للباحثين اليوم بصورها المطبوعة والآلية
والكشافات ترتب وفق خطة معينة فقد تكون مصنفة وقد تكون تحت رؤوس موضوعات هجائية وقد تسلك الترتيب الموضوعي ثم تحت الموضوع نجد المقالات مرتبة هجائيا ولكننا لا نجد المقالة ذاتها ، ولكن تخبرنا الكشافات عن وجود تلك المقالة في مجلة ما أو صحيفة ما إلا أن بعض الكشافات تورد بضع أسطر عن تلك المقالة ، ويقوم الكشاف بتحليل محتويات الدوريات تحت موضوعاتها الدقيقة وتحت أسماء كتابها في الكشافات مع إعطاء أقل القليل من المعلومات الببليوجرافية كعنوان المقال ورمز الدورية وتاريخ النشر والصفحات وقد يصحب ذلك ملخصا دقيقا لمحتويات المقال تعرف بالمستخلصات

وطريقة البحث في الكشاف سهلة جدا فيمكن البحث عن طريق
رأس الموضوع
كاتب المقال
عنوان المقالة

ويتم البحث من خلال أي معلومة لدى الباحث إما عن طريق كاتب المقال في كشاف المؤلفين وعند الحصول على رقم أو أرقام المدخل يتم الرجوع إلى الكشاف الموضوعي للحصول على كافة المعلومات الببليوجرافية عن المقالة المطلوبة

في حالة معرفة عنوان المقال يتم البحث في كشاف العناوين ثم الذهاب إلى كشاف الموضوعات ، أما إذا كان المطلوب التعرف على أي مقالات في موضوع معين فإنه يجب الاتجاه إلى كشاف الموضوعي واختيار رأس الموضوع المطلوب ثم استعراض ما رتب تحته من مداخل للمقالات والتعرف على بياناتها الببليوجرافية المتكاملة تحتها

وفي العادة ترتب الكشافات وتقسم إلى ثلاثة

كشاف الموضوعات
كشاف المؤلفين
كشاف العناوين


كشاف الموضوعات
هذا الكشاف هو أساس العمل ومتنه ترتب فيه المداخل للموضوعات وفق رؤوس موضوعات تم اختيارها للتعبير عن الموضوعات المكشفة وتحت رأس الموضوع يتم ترتيب المقالات الفبائيا حيث ترد البيانات الببليوجرافية كالآتي : اسم كاتب المقالة يليه عنوان المقال ثم عنوان الدورية( إذا كان الكشاف يتضمن أكثر من دورية) ثم بيانات التوريق التي تمثل المجلد أو السنة والعدد ورقم الصفحات التي ورد بها ويتم تمييز كل مدخل بأرقام مسلسلة

كشاف المؤلفين
هذا الكشاف يسهل مهمة الوصول للمعلومات عن طريق كاتب المقال أو من في حكمه وهو مرتب هجائيا بالأسماء ويتم تمييز كل كاتب بأرقام مسلسلة

كشاف العناوين
وهو مرتب أيضا هجائيا بعناوين المقالات التي تم تكشيفها في الكشاف ونجد أمام كل عنوان رقم المدخل الذي يمثله في الكشاف الموضوعي


خطوات إعداد الكشاف
تحديد الهدف
الخطوة الأولى في أي مشروع تكشيف هي تحديد المستفيدين من الكشاف واحتياجاتهم وهل يستحق الكتاب التكشيف
وتحديد الأسباب التي تؤدي إلى التكشيف والتأكد من أن هذا المشروع لم يسبق إعداده

رسم حدود التغطية
الخطوة الثانية هي رسم حدود المجال في مشروع التكشيف أي تحديد الموضوع أو الموضوعات التي يغطيها الكشاف وتحديد الفترة الزمنية إذا كان التكشيف لمقالات منشورة في دوريات أو كانت طبيعة الموضوع تتطلب تحديدا زمنيا وتحديد النطاق الجغرافي إذا احتاج الأمر وتحديد لغات المواد الداخلة في نطاق الكشاف وتحديد نوعيات المواد

استقبال الوثائق التي ستكشف ويتم فحصها
من الضروري توفير الوثائق التي يتم تحليلها وفحصها جيدا ويحسن أن ترتب وفق نظام معين حتى تتم عملية التكشيف بسرعة وسهولة
وقبل أن يبدأ المكشف عمله تفصيلا لابد أن يضع الأدوات التي يعتمد عليها في التكشيف مثل القواعد وقوائم الاستناد ولابد أن يلقي نظرة في داخل مجموعة الوثائق التي ستكشف ثم يضع سلسلة من القرارات
هل تحتوي المجموعة أي من المواد التي يجب ألا تكشف الإعلانات – الافتتاحية - الببليوجرافيات
هل تحوي المجموعة أي من الفئات التي يجب تكشيفها بدقة أقل من العبارات النصية الرئيسية ( مثل الخطابات، القول المجمل ، المواد الجدولية ، الحواشي
هل المواد في المجموعة تتطلب مصطلحات عامة في ا لكشاف أم أنها تتطلب مصطلحات علمية وهل المصطلحات باللغة القومية كافية أم هناك حاجة لمصطلحات أجنبية وهل يجب أن تترجم في هذه الحالة

وفي هذا الوقت أيضا هناك عدد من القرارات متعلق بتصميم الكشاف قبل عمله مثل هل سيتم إنتاج الكشاف بمساعدة الحاسب الالكتروني أم بالطرق التقليدية فقط وهذا بالطبع يساعد على تقرير المصطلحات والبنية الأساسية للكشاف أي هل سيكون الكشاف من نوع الكشافات المترابطة أم كشاف يستخدم رؤوس الموضوعات التقليدية

الحصول على البيانات المطلوبة من الوثائق وتسجيلها ويعني هذا الإطلاع على كل وثيقة وقراءتها أو فحصها بدقة من أجل الحصول على البيانات التي تصفها وتحدد موضوعها ومكانها ويمكن تحديد المعلومات المكشفة إما بوضع خط تحتها أوكتابتها باليد في مكان محدد من الوثيقة أو بنقلها مباشرة في البطاقات المعدة لذلك

ويحسن أن تسجل البيانات المطلوبة على بطاقات بحيث تحمل البطاقة الواحدة البيانات الخاصة بوثيقة واحدة أو بمادة واحدة
ومن الضروري أن يعتمد المكشف على نظام مقنن فيما يتعلق ببيانات الوصف أو رؤوس الموضوعات حتى تتسم بالتوحيد والدقة
وإذا كانت الوثيقة تحتاج لأكثر من رأس موضوع واحد تعد بطاقات بعدد رؤوس الموضوعات المقررة للوثيقة لإمكانية توزيعها في الكشاف حسب النظام المعمول به

مثال لتكشيف مقال في دورية متخصصة
ويلاحظ أن البطاقة تشتمل على البيانات التالية
رأس الموضوع
اسم المؤلف، عنوان المقال ، اسم المجلة ، رقم المجلد أو السنة ، رقم العدد ، تاريخ العدد ، أرقام الصفحات التي يشغلها المقال

المراجعة
على الرغم من أن المكشف يحرص على أن تكون البيانات المطلوبة دقيقة إلا أنه من الضروري إجراء المراجعة لعمل المكشف تفاديا للأخطاء التي قد تحدث نتيجة للسهو أو لقلة الخبرة ويحسن أن يقوم بهذا العمل شخص آخر غير المكشف نفسه


عمل الوسائل المكملة
مثل إعداد إحالات انظر واحالات انظر أيضا ، إعداد المداخل الإضافية بأسماء المؤلفين أو بالعناوين 00 الخ إذا كان المدخل الرئيسي برأس الموضوع أو برقم التصنيف 0 ومن الضروري تزويد الكشاف بما يشرح ويفسر طريقة استخدامه

ترتيب البطاقات
ترتب البطاقات طبقا للخطة المحددة للترتيب

التحرير
لابد من تحرير البطاقات المتجمعة وهذا يعني استبعاد المداخل المكررة والمداخل غير الضرورية وضم بعض البطاقات تحت رأس واحد بدلا من تشتتها تحت رؤوس متعددة دون داع أو العكس أي توزيع البطاقات على عدة رؤوس موضوعات إذا لوحظ أن هناك مجموعة كبيرة من البطاقات تجمعت تحت رأس واحد دون مبرر

[mhsmael]

تسلم الأيادى