[البحر الحزين]

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و يركاته
أستاذي الفاضل أريد أن أسألك:
في الأرشيف الذي أنقوم بمعالجته يوجد في بعض العلب إضافة للوثائق الأرشيفية الورقية أقراص مضغوطة CD-Rom تابعة لها أو مكملة لها مع العلم أنها قليلة و ليس كل العلب بها أقراص
السؤال هو في رأيك ما هو الأفضل هل أترك الأقراص المضغوطة في العلب مع الوثائق المطبوعة أم أقوم بجمع كل القراص المضغوطة في رصيد واحد و جردها و فهرستها مع بعض.
بارك الله فيك أستاذي الفاضل و السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و يركاته
أستاذي الفاضل أريد أن أسألك:
في الأرشيف الذي أنقوم بمعالجته يوجد في بعض العلب إضافة للوثائق الأرشيفية الورقية أقراص مضغوطة CD-Rom تابعة لها أو مكملة لها مع العلم أنها قليلة و ليس كل العلب بها أقراص
السؤال هو في رأيك ما هو الأفضل هل أترك الأقراص المضغوطة في العلب مع الوثائق المطبوعة أم أقوم بجمع كل القراص المضغوطة في رصيد واحد و جردها و فهرستها مع بعض.
بارك الله فيك أستاذي الفاضل و السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته

الجواب:
من المفترض أن تبقى مجموعة الأرشيف كاملة بكل محتوياتها لفهم أي قضية.
ولكن؛ يتطلب حفض الأقراص المضغوطة - أو أي شكل ثان من الأرشيف الإلكتروني- مناخاً خاصاً لحفظها في المدى الطويل:
- درجة الحرارة = 15 درجة، بينما يجب أن تكون 18 درجة للأوراق.
- كمية الرطوبة = 40%، بينما تكون 50% للأوراق.
على هذا الأساس؛ يجب حفظ الأقراص - وجميع أنواع الأرشيف الإلكتروني- في مكان خاص تتوفر فيه الشروط المطلوبة لشكلها الخاص. يبقى أنه يجب وضع بطاقة في الملف الورقي توجه المستخدم إلى وجود الأرشيف الإلكتروني الذي يكمل الورقي.

[البحر الحزين]

بارك الله فيك الأستاذ الفاضل
لكن أستاذي الفاضل أنا أعمل في أرشيف الطور الثاني و هو لا يتوفر على الامكانيات و الشرروط الضرورية لحفظ الأقراص المضغوطة في هذه الحالة حسب رأيك هل أترك الأقراص مع الملفات الورقية؟

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

بارك الله فيك الأستاذ الفاضل
لكن أستاذي الفاضل أنا أعمل في أرشيف الطور الثاني و هو لا يتوفر على الامكانيات و الشرروط الضرورية لحفظ الأقراص المضغوطة في هذه الحالة حسب رأيك هل أترك الأقراص مع الملفات الورقية؟

لقد قدمت لك الطريقة الصحية لحفظ الأرشيف الإلكتروني؛ ويرجع لك التصرف حسب الشروط المتاحة. و مع هذا؛ يجب جلب انتباه المسؤولين على ضرورة توفير الشروط المناخية الخاصة إذا أرادوا حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.

[البحر الحزين]

شكرا لك أستاذي الفاضل و بارك الله فيك

[عبدالكريم بجاجة]

قائمة الأسئلة أثناء الزيارات إلى مراكز الأرشيف

1- التسمية الرسمية للمؤسسة؟
2- عناوين التواصل؟
3- تاريخ أول قانون خاص بالأرشيف ؟
4- القانون الحالي؟
5- إلى أي جهة تتبع المؤسسة؟
6- هل للمؤسسة استقلالية إدارية ومالية؟
7- ميزانية المؤسسة؟
8- عدد الموظفين؟ نسبة الأرشيفيين؟ نسبة التقنيين؟ نسبة الإداريين؟
9- تاريخ بناء المقر الحالي للمؤسسة؟
10- المساحة الإجمالية للبناية بالمتر المربع؟
11- المساحات المخصصة لحفظ الأرشيف (المخازن) ؟
12- المساحات الخاصة للموظفين؟
13- المساحات الخاصة للجمهور: قاعة المطالعة، قاعة المحاضرات، قاعة المعرض، أخرى ؟
14- الحماية ضد الحريق، والفيضانات، والحشرات، والأخطار الاخرى؟
15- المناخ في مخازن الأرشيف: درجة الحرارة، كمية الرطوبة، وسائل الرقابة؟
16- هل وقعت كوارث في المبنى؟
17- عدد رفوف المخازن بالمتر الطولي، أو طاقة استقبال علب الأرشيف؟
18- عدد علب الأرشيف المحفوظة؟
19- نسبة الأرشيف التاريخي المتاح للباحثين؟
20- نسبة الأرشيف الإداري غير المفتوح للباحثين؟
21- تاريخ الأرشيف المحفوظ: من ... إلى ...؟
22- نوع الأرشيف: ورقي، مخطوطات، خرائط، صور، أرشيف إلكتروني؟
23- عدد الباحثين في السنة؟
24- ما هي أنواع أدوات البحث المتاحة للباحثين؟ القائمة.
25- أسئلة أخرى في عين المكان حسب الواقع؟

[البحر الحزين]

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
كيف حالك استاذي الفاضل عبد الكريم
أريد أن اسالك حول:
1: في حالة وجود عدة ارصدة مكونة للأرشيف هل من الأفضل أن نتبع رقم تسلسلي واحد و متواصل لكل العلب بالنسبة لجميع الأرصدة أم كل رصيد نخصص له رقم تسلسلي

2: في ما يتعلق بالرصيد الواحد: اذا كان مثلا يتكون من 50 علبة كل علبة نخصص لها رقم لكن في بعض الأحيان الملف الواحد يتكون من أكثر من علبة واحدة في رأيك أستاذي الفاضل ما هي الطريقة الأفضل التي يجب أن أتبعها في ترقيم العلب ؟ هل كل علبة يكون لها رقم تسلسلي خاص و لا يهم ان كانت تابعة لعلبة اخرى تحتوي على نفس الملف ام أرقم العلب حسب رقم الملفات
شكرا و بارك الله فيك
سلام الله عليكم

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
كيف حالك استاذي الفاضل عبد الكريم
أريد أن اسالك حول:
1: في حالة وجود عدة ارصدة مكونة للأرشيف هل من الأفضل أن نتبع رقم تسلسلي واحد و متواصل لكل العلب بالنسبة لجميع الأرصدة أم كل رصيد نخصص له رقم تسلسلي

2: في ما يتعلق بالرصيد الواحد: اذا كان مثلا يتكون من 50 علبة كل علبة نخصص لها رقم لكن في بعض الأحيان الملف الواحد يتكون من أكثر من علبة واحدة في رأيك أستاذي الفاضل ما هي الطريقة الأفضل التي يجب أن أتبعها في ترقيم العلب ؟ هل كل علبة يكون لها رقم تسلسلي خاص و لا يهم ان كانت تابعة لعلبة اخرى تحتوي على نفس الملف ام أرقم العلب حسب رقم الملفات
شكرا و بارك الله فيك
سلام الله عليكم

الجواب عن السؤال الأول:
لا يمكن ترتيب الأرشيف في الشكل التسلسلي المطبق في المكتبات، لأن العلب داخل كل رصيد أرشيف واردة من منتج واحد أي إدارة وحيدة مكلفة بمهمة خاصة لا تعني إدارة أخرى وأرشيفها الخاص. لذا يجب حتماً ترتيب كل رصيد أرشيف بترقيم خاص به. أكثر من هذا؛ إذا صدر عن إدارة واحدة عدة دفعات (تحويلات) الأرشيف، يجب ترقيم كل دفعة أرشيف (تحويلة) بترقيم يبدأ دائماً برقم 1. كيف يمكن الفرق بين رقم 1 من الدفعة الأولى ورقم 1 من الدفعة الثانية؟ يجب ترقيم الدفعات في دفتر استقبال الأرشيف، وإعطاء كل دفعة رقم خاص مع ذكر سنة الدفع. بهذه الطريقة نتجنب أي اختلاط بين الدفعات الواردة من الإدارة نفسها أو إدارة أخرى. مثلاَ:
- الدفعة رقم 1: واردة من إدارة المالية؛ تتشكل من 100 علبة مرقمة من 1/1 إلى 1/100.
- الدفعة رقم 2: واردة من إدارة المالية أو إدارة أخرى؛ تتشكل من 100 علبة مرقمة من 2/1 إلى 2/100.
الرقم الأول يعني رقم الدفعات، والرقم الثاني يعني رقم العلبة داخل الدفعة نفسها.

الجواب عن السؤال الثاني:
يجب ترقيم كل العلب برقم تسلسلي خاص، و لو كانت مجموعة علب تعني القضية نفسها. نأخذ مثال ملف موظف يشغل في الإدارة منذ 30 سنة، وبالتالي له خمس علب تشمل جميع الوثائق لتلك الفترة: سترقم العلب من 1 إلى 5 بغض النظر عن محتواها الذي يعني موظف واحد. ولكن، يجب توضيح المحتوى في الفهرس: العلبة 1= محمد بن محمد (1/5)، العلبة 2 = محمد بن محمد (2/5)...

[عبدالكريم بجاجة]

سؤال:
السلام عليكم ورحمة الله السيد الاستاذ، عبد الكريم بجاجة، اتشرف بمعرفتكم دكتور، انا ....... طالبة بجامعة بوزريعة، قسم علم المكتبات، ماستر، تخصص ارشيف، اتمنى لو تجيبني على سؤالي الذي يكمن في،
انني مثلا عينت على راس مصلحة ارشيف، وانا مطالبة بتقديم تقرير وخطة عمل في اقرب الاجال، فما هي المنهجية التي اتبعها لانجاز هذا العمل ؟
ارجوا منكم الجواب سيدي، لانه سيفيدني كثيرا.
ما هو record continiuum?

جواب:
تحية طيبة وبعد؛
في الواقع من غير المعقول أن يُطرح هذا السؤال من الجانب النظري؛ يجب عليك أولاً مباشرة العمل الأرشيفي في الميدان لكي تتمكني من فهم العملية حقيقة وليس نظرياً.
على العموم إني قدمت نصيحتي في هذا المجال للأرشيفيين الجدد الذين اكتشفوا وضع سيئ للأرشيف في المؤسسات التي عينوا فيها. تجدين الجواب في "منتدى الوثائق والمخطوطات" : سؤال / جواب عن الأرشيف، على الرابط التالي.

http://alyaseer.net/vb/showthread.ph...%ED%DD&page=31

أما فيما يتعلق بسؤلك حول مصطلح جديد نوعاً ما ظهر في العالم الأنجلوسكسوني، تجدون طيه تفسيره باللغة الإنجليزية والفرنسية:

record continuum:
ENGLISH: The records continuum is the whole extent of a record’s existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives.

FRANÇAIS : Cycle complet de vie d’un document engageant. Cela renvoie à une série régulière et cohérente de processus de gestion depuis la production des documents (et avant même avec la conception des systèmes d’archivage) jusqu’à la conservation et l’utilisation des documents archivés comme archives historiques.

SOURCE : http://www.ica.org/

[الجيلالي الجيلالي]

هل الرقم الخاص بالدفعات للارشيف يتغير كل سنة اويكون ترقيم مستمر خلال عدة سنوات

[said charmat]

السلام عليكم اريد منكم موضوع حول دور المكتبة في المسجد عاجل

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة said charmat

السلام عليكم اريد منكم موضوع حول دور المكتبة في المسجد عاجل

تحية طيبة؛ أنا أرشيفي ولست مكتبي، لا يمكنني أن أفيدك في مجال خارج عن اختصاصي. وشكراً.