[ام السوالف]

أي شيء يحدث داخل المكتبة أو خارجها يتصل مباشرة أو غير مباشرة بالتاثير الذي يمكن للمكتبة أن تحدثه على جمهور مستخدميها. والأغلبية العظمى من جمهور المستفيدن بالمكتبة يجب أن تعبر عن آرائها فيما يتصل بنوعية وفاعلية الخدمات التي تقدم لها.

ويقصد بالعلاقات العامة تنظيم وممارسة العلاقات بين المنظمة والمجتمع الخارجي بصفة عامة وجمهور المستفيدين والمتعاملين مع المكتبة بصفة خاصة على أساس من الصلات الطيبة والفهم المتبادل. ويددخل العاملين في المنظمة ضمن المجتمع الذي تتعامل معه وظيفة العلاقات العامة باعتبارهم جزءاً من المجتمع الذي توجد فيه المنظمه.
من هذا المنطلق ترتكز الوظيفة الأساسية للعلاقات العامة في المكتبة أو مركز التوثيق والمعلومات حول( تعريف وتقديم المجتمع للمكتبة والمكتبة للمجتمع ).

دعائم العلاقات العامة

1- الاشتمال على طرفين كلاهما مؤثر ومتاثر في الوقت ذاته.
2- اتساع مجال العلاقات العامة المكتبية واشتمالها على كافة الاتجاهات والمؤثرات فتتصف بالشمول والعمومية والايجابية وتقوم على التغذية المتبادلة.
3- ارتكاز العلاقات العامة على مبادئ أخلاقية واضحة تنمي الثقة والاحترام المتبادل بين الطرفين.
4- الاعتماد على الجانب الإنساني في العلاقات العامة من حيث تنمية المستخدمين وإجابة احتياجاتهم من المعلومات وتحسين ظروف العمل للعاملين بالمكتبة.
5- استخدام وسائل تعبير متغيرة لمقابلة البرامج المعتمدة على التحليل والتأثير والتفسير.

مراحل تخطيط برامج العلاقات العامة:

المرحلة1: تحديدأهداف البرنامج بما يتمشى مع رسالة وأهداف المكتبة.

المرحلة2: تجميع البيانات والحقائق المتصلة بجمهور المستخدمين واتجاهاتهم.

المرحلة3: وضع الخطة المناسبة والبرامج المختلفة للعلاقات العامة للإجابة على الأسئلة التالية:
* هل يرد من العلاقات العامة خلق مناخ أفضل لعمل مكتبة؟
* هل تهدف العلاقات العامة تغيير الإتجاهات نحو المكتبه؟
* هل يهدف العلاقات العامة إلى اعلام الجمهور بأنشطة المكتبة وخدماتها؟
* ما هي الأولويات التي يجب التركيز عليها في برامج العلاقات العامة؟
* ماهو الوقت الذي يستغرقه البرنامج المناسب للعلاقات العامة؟
* ماهي الموازنه المطلوبه لتمويل أنشطة العلاقات العامة؟

المرحلة4: تقرير سبل وقنوات الاتصال لنقل وتبادل المعلومات من وإلى الجمهور المستخدمين.

المرحلة 5: تقويم خطة العلاقات العامة أي تقدير الموقف أو البرنامج والحكم على مدى فاعليته وكفاءته.


دور العلاقات العامة في توطيد العمل المهني بالمكتبات

يمكن أن يكون العمل المكتبي والتوثيق في جميع مراحله محكاً للعلاقات والصلات بين جمهور المكتبة والعاملين بها.

ففي مجال التزويد وبناء مصادر المكتبة يكون لآراء الجمهور المكتبة فائدة كبيرة في التطوير والاختيار وخاصة بالميادين العلمية المتصلة باحتياجاتهم واهتماماتهم الحالية وبذلك تشجيعهم في ابداء توصياتهم باقتناء المطبوعات والوثائق التي تنمي المكتبه وفي امكانياتها الاجابه على الاستفسارات.
ومجال الإعارة بالمكتبات يعتبر جزءا هاما من عملها ولكنه يهمل على الدوام ويشرف عليه أشخاص غير مؤهلين مهنيا باعتبار أن هذا عمل روتيني صرف وهذا يعاكس الواقع فالإعارة عمل فني يعتمد على دراسة نفسية القارئ وإراحته ووضع النظم الحديثة التي تنظم عملية الاعارة التي تراعي الاقتصاد في الوقت والجهد الذي يضيع بالبحث عن الكتب او انتظارها.
وخدمة المراجع ومساعدة المستخدمين على كيفية البحث فيها واستخراج مايحتاجون اليه تعتبر من الوظائف الأساسية للمكتبات عن طريقها ينعكس الوضع المهني الذي يقوم به أمين المكتبة وهي قمة العلاقات العامة بالمكتبة أو مركز المعلومات والتوثيق.

يتضح من هذا العرض أنه يمكن أن تنبع أعمال المكتبة صوراً هامة ومفيدة لتوطيد علاقاتها مع جمهورها. على ان العلاقات العامة لكي تكون فعالة ومجدية لابد من توفر مجموعة من المتطلبات الأساسية التي تعتبر ضرورية لأي خدمة فعاله:
* إدارة مكتبية رشيدة وذات علاقات طيبة.
*مجموعة مناسبة وملائمة من الموارد المكتبية .
*اخصائيون متخصصون ومعدون إعدادا مهنيا سليماً.
*مباني ملائمة ومصممة بغية راحة المستخدمين.
*تمويل مناسب.


انتهى..

المرجع:

الإدارة العلمية للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات
تأليف: محمد محمد الهادي
الناشر: المكتبة الأكاديمية
ط2 /منقحة ومزيدة
1990
القاهرة