[عبدالكريم بجاجة]

اللائحة التنفيذية
للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م

بشأن المركز الوطني للوثائق و البحوث

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/Gover...hive_byLaw.pdf

اللائحة التنفيذية
للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م

بشأن المركز الوطني للوثائق و البحوث

إبريل 2010 م

الجزء الأول

اللائحة التنفيذية

فهرس المحتويات
الجزء الأول: اللائحة
الموضوع الصفحات
من إلى
التعريفات 4 6
الفصل الأول: أهداف المركز الوطني للوثائق والبحو 7 7
الفصل الثاني: تنظيم و حفظ الوثائق لدى الجهات الحكومية 8 12
الفصل الثالث: إدارة الوثائق وأرشفتها 12 17
الفصل الرابع: نظام الوثائق الجارية و الوسيطة 17 20
الفصل الخامس: جرد و تصنيف الوثائق 20 27
الفصل السادس: خطة حفظ الملفات 27 29
الفصل السابع: تحويل الملفات 29 35
الفصل الثامن: إتلاف الوثائق 35 37
الفصل التاسع: الاطلاع على الوثائق 37 38
الفصل العاشر: الأرشفة الإلكترونية 38 43
الفصل الحادي عشر: الخدمات المدفوعة الأجر للمركز 43 43
الفصل الثاني عشر: أحكام ختامية 43 50
الجزء الثاني: الملاحق 44


تعريفات
المـادة 1
في تطبيق أحكام هذه اللائحة، يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقض سياق النص بغير ذلك:

الدولــة: الإمارات العربية المتحدة.
الوزارة: وزارة شؤون الرئاسة.
الوزير: نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة.
المجلس: مجلس إدارة المركز.
القانون: القانون الاتحادي رقم7 لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث.
اللائحة: اللائحة التنفيذية للقانون
الجهات الحكومية: الوزارات والدوائر والهيئات والمؤسسات العامة وغيرها من الجهات في الحكومة الاتحادية، أو حكومات الإمارات أو الشركات المملوكة لأيهما أو كلاهما بالكامل.

المركز :
اللجنة التنفيذية :
المركز الوطني للوثائق والبحوث.

اللجنة التنفيذية للمركز
رئيس المجلس رئيس مجلس إدارة المركز.
المدير العام: مدير عام المركز.
الـوثائـــق: كل تسجيل بالكتابة أو الطباعة، أو الصورة أو الرسم أو التخطيط أو الصوت أو غيره، سواء على الورق أو الأشرطة الممغنطة أو الوسائط الإلكترونية، أو غير ذلك من الوسائل، وتشمل الوثائق العامة والتاريخية، والوطنية والخاصة.
الوثيقة العامـة: كل وثيقة تتعلق بأعمال الجهات الحكومية سواء في المجال التشريعي، أو القضائي، أو الإداري أو غيره، ويعتبر وثيقة عامة كل ما يرد إلى أية جهة حكومية من تسجيلات تدخلها في وثائقها لارتباطها بعملها، أو تكون لازمة لتسيير أعمالها.
الوثيقة الجارية: هي الوثيقة التي تستخدم بصفة مستمرة من قبل موظفي الجهة الحكومية التي تنتجها.
الوثيقة الوسيطة: هي الوثيقة التي تنتجها الجهة الحكومية، ويتم الرجوع إليها من قبل موظفي هذه الجهة بشكل استثنائي وتكون لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية.
الوثيقة الدائمة: هي الوثيقة التي تنتجها الجهة الحكومية ولم تعد مستخدمة في هذه الجهة، ويتعين نقلها إلى المركز وفقاً لأحكام القانون ولائحته التنفيذية.
الوثيقة الوطنية: كل وثيقة تتعلق بالمصالح الوطنية للدولة، وبسياستها العليا وأمنها الوطني، والمأثورات الثقافية النادرة التي لها أثرها في الدولة.
الوثائق التاريخية: مجموعة الوثائق التي تتضمن معلومات ذات قيمة للبحث العلمي التاريخي في المجالات كافة.
الوثيقة الخـاصة: كل وثيقة تكون مملوكة للأشخاص ملكية خاصة أو متعلقة بهم، وينطبق عليها وصف الوثيقة الوطنية.
الأرشيف الشفوي: المادة المعلوماتية التي يقوم المركز بجمعها مشافهة وتسجيلها بالصوت، والصورة،والكتابة، استكمالاً لمعلومات غائبة أو لم تدون أصلاً، وَتُضَم إلى مُقْـتَنَيات المركز ضمن الوثائق بعد توثيقها بشكل رسمي.
وحدة الوثائق: الوحدة التنظيمية المسؤولة عن إدارة و حفظ الوثائق في الجهة الحكومية.
تحويل الوثائق: نقل الوثائق والملفات التي لم تعد قيد الاستعمال من أماكن العمل إلى وحدة الوثائق ثم المركز؛ وذلك وفق أحكام القانون ولائحته التنفيذية.
الملف: هو مجموعة الوثائق التي تتعلق بموضوع واحد.
الملف المغلق: هو الملف الذي لم تعد الوثائق التي يحتوي عليها لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية.
حفظ الوثائق: مجموعة الإجراءات التي من شأنها حماية الوثائق من التلف وحفظها بتوفير الظروف وتدابير الأمن والسلامة المناسبة وفق المواصفات العالمية.
الإتلاف: مجموعة الاجراءات التي تتخذها الجهات الحكومية، والمركز للتخلص من الوثائق عديمة القيمة للبحث العلمي والتاريخي.
اللجنة لجنة إتلاف الوثائق بالجهات الحكومية


الفصل الأول

أهداف المركز الوطني للوثائق والبحوث

المادة 2
تنظم الوثائق وتحفظ وفق أحكام القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، وأحكام هذه اللائحة.

المادة3
يقوم المركز - بشكل حصري في الدولة - بتجميع الوثائق وأرشفتها، بما في ذلك تصنيفها وفهرستها وحفظها وفقاً لأحكام القانون وهذه اللائحة.

المادة 4
تقييم طريقة تنظيم الأرشيف بشكل دوري وفق الخطة التي يحددها المركز لهذا الغرض، ورفع التوصيات بشأنها لرئيس المجلس.


الفصل الثاني

تنظيم و حفظ الوثائق لدى الجهات الحكومية
المـادة 5
تنشأ بكل جهة حكومية وحدة تنظيمية تسمى (وحدة الوثائق)، تتولى إدارة الوثائق بهذه الجهة؛ وذلك بالتنسيق مع المركز، وفقاً للقواعد والنظم والإجراءات التي يعتمدها المركز لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة وإجراءات التحويل إلى المركز، وتكون مهام هذه الوحدة :
1. جرد الوثائق والملفات وقيدها في سجل مخصص لذلك.
2. تطبيق منهجية تصنيف الوثائق المنصوص عليها في هذه اللائحة.
3. تطبيق منهجية خطة حفظ الملفات المنصوص عليها في هذه اللائحة.
4. الإشراف على الأعمال المتعلقة بالمراسلات الداخلية والخارجية.
5. تقديم المساعدة لموظفي الجهة الحكومية، بشأن تطبيق قواعد تنظيم الوثائق المقررة في هذه اللائحة.
6. تقديم المساعدة الفنية لموظفي الجهة الحكومية في عملية تحويل الوثائق إليها.
7. إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها للوحدات المنشئة لها عند الطلب.
8. تحويل الوثائق الدائمة إلى المركز.
9. إتلاف الوثائق وفقاً لأحكام هذه اللائحة.

المـادة 6
تؤمن الجهة الحكومية الحماية والسلامة اللازمة لوثائقها طيلة مدة احتفاظها بتلك الوثائق؛ وذلك بالتنسيق مع المركز مع مراعاة الإجراءات اللازمة لذلك ومن بينها الآتي:
1. اختيار مكان لحفظ الوثائق يجنبها أخطار الفيضانات وانزلاق التربة.
2. أن يكون المكان المخصص للحفظ بعيداً عن مصادر الحريق ومجهزاً بوسائل الإطفاء المناسبة.
3. أن يكون المكان المخصص للحفظ جيد التهوية، وسعته مطابقة للحفظ، ومجهزاً بإنارة جيدة، وأبواب مناسبة ونوافذ مؤمنة وغير ذلك.
4. تزويده بأرفف حديدية، ونظام تكييف هواء، ونظام مراقبة الدخول والخروج.

المـادة 7
يتعين أن يكون مبنى الأرشيف المنشأ في الجهة الحكومية لهذا الغرض واسعاً، وتهويته جيدة، وبه أرفف حديدية، وأن يتوافر فيه -كحد أدنى- مخزن لحفظ الأرشيف، وقاعة مطالعة، ومكاتب أرشيفيين، ويشترط في مخزن الأرشيف الآتي:
1. انفصاله عن ساحات العمل والمكاتب، وأن يكون بعيداً عن ممرات الجمهور.
2. لا تقل مساحة كل قاعة من قاعاته عن 200 م2 وارتفاعها عن 2.50 م.
3. لا تقل طاقة الحمولة الأرضية لمخزن الأرشيف عن 1100 كلغ للأرفف الحديدية الثابتة، و1700 كلغ للأرفف الحديدية المتحركة.
4. لا تكون الأرضية حاملة للغبار.
5. لا يتجاوز علو الرف 2.20 م، وأن يكون مرتفعاً عن سطح الأرض بـ 10 سم.
6. تكون الجدران والأبواب عازلة ومضادة للحريق، ومحكمة الغلق لتفادي دخول الحشرات والقوارض الضارة بالوثائق.
7. تكون النوافذ صغيرة الحجم لتفادي دخول أشعة الشمس بتركيز عال.
8. لا تتجاوز الإضاءة داخل المخزن 150 LUX.
9. يتم تركيب نظام تكييف الهواء داخل المخزن لضبط درجات الحرارة و نسبة الرطوبة حسب نوع أوعية الوثائق على النحو المبين في الجدول التالي:

نسبة الرطوبة درجة الحرارة الوعاء
55 + % 5 % 18° c + - 2°c الورق
%25 - 6° c +- 2°c الأفلام الملونة
+ -% 535 % 17c + - 1°c الأفلام (أسود و أبيض)
%40 + % 5 17° c +- 2°c الأشرطة السمعية
35 + % 5 % 12° c + - 1°c الصور الفوتوغرافية (الأبيض والأسود)
35 + % 5 % 5° c + - 1°c الصور الفوتوغرافية بالألوان
40 + % 5 % 18° c + - 1°c الأوعية الإلكترونية

المـادة 8
1. يتعين على الجهة الحكومية عمل متابعة دورية لظروف حفظ الوثائق وحالتها في وحدة الوثائق، وعمل المعالجة اللازمة لأي وثيقة تكون عرضة للتلف أو الضرر؛ وذلك بالتنسيق مع المركز.
2. تقوم الجهة الحكومية بالتنسيق مع المركز بإقامة دورات تدريبية وورش عمل لموظفيها المعنيين بحفظ الوثائق، لتأهيلهم للمتابعة الدورية لحالة الوثائق، وإمكانية عمل المعالجة الآنية للوثيقة التي تكون عرضة للتلف.
3. تضع الجهات الحكومية بالتنسيق مع المركز خطة لمواجهة حالات الطوارئ، أو الظروف الاستثنائية التي تهدد سلامة الوثائق.

المـادة 9
على الجهة الحكومية أن تتخذ تدابير احترازية لمنع وقوع الحريق، وإبلاغ الموظفين بهذه التدابير، مثل:
1. حظر التدخين قطعياً في قاعات حفظ ومعالجة الوثائق والاطلاع عليها؛ وذلك عبر تعليمات صادرة عن السلطة المختصة تُعمم على جميع الموظفين.
2. إزالة المخلفات والنفايات والأوراق بصفة مستمرة ومنتظمة، كما يحظر تكديسها أو تشوينها داخل مبنى الأرشيف، أو بالقرب منه.

المـادة 10
على الجهة الحكومية عند حدوث حريق في مكان حفظ الوثائق أن تقوم بالآتي:
1. إطلاق صفارات الإنذار.
2. إغلاق الأبواب لمنع انتشار الحريق إلى غرف أو مناطق مجاورة.
3. المسارعة إلى إطفاء الحريق عند بدء نشوبه بوسائل الإطفاء المتاحة.
4. إبلاغ إدارة الدفاع المدني، وخدمات الطوارئ الأخرى كالإسعاف، والشرطة وغيرهما.
5. البدء بإخلاء الوثائق المهمة والأجهزة الحاملة للمعلومات الإلكترونية من المبنى.
6. جرد الوثائق بعد إطفاء الحريق لبيان المتضرر منها والتالف؛ وذلك وفق النموذج المعد لهذا الغرض، وإخطار المركز بصورة منه.

المـادة 11
تعد الجهات الحكومية، بالتنسيق مع المركز خطة للكوارث تشتمل على الآتي:
1. تحديد الأخطار المتوقعة سواء بسبب تصميم المبنى، أو بسبب الطبيعة، أو فعل الغير.
2. إعداد موازنة تقديرية لمواجهة أي كارثة وإدراجها ضمن تقديرات الموازنة المعتمدة.
3. بحث أسباب الكوارث المتوقعة، ومحاولة إيجاد حلول للقضاء على أسبابها، والطرق الفعالة لمواجهتها.
4. طرق معالجة الآثار الناجمة عن الكوارث.
5. إجراء تدريبات على هذه الخطة بشكل دوري.


الفصل الثالث
إدارة الوثائق وأرشفتها
المـادة 12
تتميز الوثيقة العامة بالخصائص الآتية:
1. ذات شكل ورقي أو إلكتروني، أو غير ذلك من الأشكال وتكون في موضوعات شتى.
2. تستخدم كأداة للإثبات.
3. تكون غالباً في صورة نموذج معروف مسبقاً.
4. يتم انتقاء وتدوين بياناتها بعناية.
5. تتميز بالوضوح وسهولة الرجوع إليها.
6. تكون صادرة عن جهة حكومية، أو وردت إليها وترتبط بعملها.
7. موضوع غير محدد.


المـادة 13
1. الوثيقة العامة هي ملك للدولة لا يجوز إتلافها إلا في الحدود المنصوص عليها في هذه اللائحة، أو الحجز عليها أو التصرف فيها، أو تملكها أو حيازتها من دون مقتضى أو كسب أي حق عليها.
2. يجب على كل موظف المحافظة على الوثائق العامة التي في عهدته، ويلتزم بتسليمها إلى جهة عمله عند نقله أو ندبه، أو انتهاء خدمته، ويتم تسليم الوثائق بموجب محضر تسليم، يتضمن كشفاً بالوثائق والملفات التي قام بتسليمها، ويتم توقيع هذا المحضر من قبل المسلم والمتسلم، والرئيس المباشر.
3. تدوّن بيانات الوثائق التي يتسلمها المركز في السجل المخصص لذلك، على أن تشتمل كحد أدنى على البيانات التالية: عنوان الوثيقة والجهة الصادرة عنها، وتاريخ الوثيقة وتاريخ التسلم، واسم مُسلم الوثيقة، واسم متسلمها، واسم الرئيس المباشر في المركز.
4. على كل من يحوز وثيقة عامة أن يقوم بتسليمها إلى المركز بصرف النظر عن الطريقة التي آلت بها إليه.
5. تؤول إلى المركز وثائق أي جهة حكومية تم خصخصتها، أو جرى إلغاؤها ما لم تسند مهامها واختصاصاتها إلى جهة أخرى.

المـادة 14
أ - يتعين على كل من يملك وثيقة تتعلق بالمصالح الوطنية للدولة، أو سياساتها العليا وأمنها الوطني، أو المأثورات الثقافية النادرة التي لها أثر في الدولة – بصرف النظر عن طريقة حيازته لها – أن يقوم بتسليمها أو صورة عنها إلى المركز وفق الضوابط الآتية:
1. أن يقوم بتسليمها من تلقاء نفسه، أو بناء على طلب كتابي من المركز.
2. أن يُسلم أصل الوثيقة أو صورة منها وفقاً لما يقرره المركز.
3. أن يتبع مالك الوثيقة أو المسؤول عنها تعليمات المركز بشأن الحفاظ عليها، حتى انتهاء عملية تسلم المركز لها.
ب – يقوم المركز بتقدير التعويض المناسب لمالك الوثيقة التي آلت إليه ملكيتها بطريق مشروع.
ج – يراعى عند تقدير التعويض المشار إليه في الفقرة (ب) من هذه المادة الآتي:
1. حالة الوثيقة المسلمة (أصلية أو صورة عنها).
2. ندرة الوثيقة وأهميتها للبحث العلمي والتاريخي.
3. المصلحة الوطنية وأهميتها بالنسبة لتاريخ الدولة.
4. اتصالها بالأشخاص الطبيعيين و عائلاتهم.
5. القيمة التراثية، أو الموروث الثقافي الذي تشتمل عليه.
6. الجهد المبذول في الحصول على الوثيقة.
د - يجوز لرئيس اللجنة التنفيذية بناءً على عرض المدير العام، وبعد موافقة مجلس الإدارة، قبول أي وثيقة أخرى لا ينطبق عليها وصف الوثيقة الخاصة، متى رأى أن هذه الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، أو تتعلق بالمصلحة الوطنية.

المـادة 15
1. تكون كل جهة حكومية مسؤولة عن وثائقها منذ نشأتها إلى أن يتم تحويل هذه الوثائق إلى المركز.
2. يقوم المركز بوضع ومتابعة تنفيذ خطط وسياسات وإجراءات نظام إدارة الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة بالجهات الحكومية، بما يتوافق مع القانون وهذه اللائحة، وتشريعات الدولة، والمواصفات القياسية، وأفضل الممارسات العالمية.


المـادة 16
لغايات تطبيق أحكام هذه اللائحة تصنف الوثيقة العامة بحسب المراحل الزمنية التي تمر بها كالآتي:
أ- الوثائق الجارية: في هذه المرحلة تعد الوثيقة وسيلة للعمل اليومي، إذ إن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة وقابلة للتغيير، وعلى الجهة المنشئة للوثيقة مراعاة الآتي:
1. اختيار الوعاء المناسب عند إنشاء الوثائق والملفات التي يكون مصيرها النهائي الحفظ الدائم؛ وذلك باختيار ورق عالي الجودة، خال من المواد الحمضية التي تؤثر في عمرها الافتراضي.
2. اتخاذ الإجراءات اللازمة عند إنشاء الوثائق الإلكترونية، الخاصة بنوعية الأوعية والبرمجيات بما يُمكن من قراءتها وحفظها على المدى الطويل.
3. تجميع الوثائق المتعلقة بكل موضوع أو معاملة في ملف منفصل منذ بدايته إلى نهايته، ويتم تسجيلها باعتماد رمز التصنيف نفسه، و إعداد أدوات البحث من فهارس وأدلة، وقواعد بيانات، لتسهيل متابعتها والرجوع إليها عند الحاجة.
4. ترتيبها و تصنيفها حسب منهجية التصنيف المشار إليها في هذه اللائحة.
5. ضمان أمنها وسلامتها في الأقسام الإدارية التي تنشئها.
6. تطبيق قواعد خطة حفظ الملفات بشأنها على النحو المبين في هذه اللائحة.

ب- الوثائق الوسيطة: يراعى بشأن الوثيقة الوسيطة الآتي:
1. تحول إلى وحدة الوثائق، حسب إجراءات التحويل المبينة في هذه اللائحة.
2. تحفظ في قاعات الحفظ بالجهة الحكومية وفقاً لسياسات الحفظ المبينة في هذه اللائحة.
3. يكون حق الاطلاع عليها لمنشئها، أو بإذن من المسؤول عن الوحدة المنشئة لها، أو في الأحوال التي يحددها القانون ولائحته التنفيذية.
4. إتلاف الوثائق عديمة القيمة منها حسب الإجراء المعتمد، ووفق أحكام هذه اللائحة.
ج- الوثائق الدائمة: يتعين تحويلها إلى المركز في المدة القانونية المشار إليها في المادة (6) من القانون. ويمكن تحويلها إلى المركز قبل هذا التاريخ بناء على طلب الجهة الحكومية.

المادة 17
يجوز لبعض الجهات الحكومية الاحتفاظ بوثائقها بعد إغلاقها مدداً إضافية؛ وذلك بالشروط الآتية:
1- إذا كانت لازمة لتسيير أعمالها.
2- أن تكون المدة الإضافية بحد أقصى خمس سنوات.
3- التنسيق مع المركز بشأن حفظها وضمان سلامتها.
4- إخطار المركز بقائمة تشتمل على هذه الوثائق.
5- إخطار المركز بكشوف الجرد السنوي لهذه الوثائق.
6- إخطار المركز بأي أخطار تتهدد هذه الوثائق أو تعرضها للتلف.

المادة 18
أ- يجوز لمجلس الوزراء السماح لبعض الجهات الحكومية الاحتفاظ بوثائقها مدداً تخالف المدد المنصوص عليها في المادة (6) من القانون؛ وذلك بالشروط الآتية:
1. صدور قرار من مجلس الوزراء بتحديد هذه الجهات.
2. أن تتعلق الوثائق المطلوب استبقاؤها بالمصلحة العامة، و الأمن الوطني.
3. تتبع في شأن هذه الوثائق الشروط الواردة بالفقرات من (3-6) من المادة (17) من هذه اللائحة.
ب- تسري بشأن باقي الوثائق في الجهة، الأحكام المنظمة لتحويل الوثائق وحفظها وإتلافها المشار إليها في هذه اللائحة. فيما عدا الوثائق المشمولة بحكم المادة (7) من القانون.


الفصل الرابع
نظام الوثائق الجارية و الوسيطة
المـادة 19
تدار الوثائق الجارية والوسيطة في الجهة الحكومية وفق نظام يتم بناؤه على الأسس الآتية:
أ- التدقيق الأولي: القيام بدراسة تحليلية لوضع الوثائق في الجهة الحكومية؛ وذلك بالاطلاع على البيئة الإدارية، والقانونية، والوظيفية التي تؤدي إلى نشأة الوثائق، والوقوف على وضعيتها وأساليب إدارتها؛ وذلك في الزيارة الميدانية لمواقع حفظ الوثائق، وتعبئة النموذج المعد لهذا الغرض.
ب- تحليل أعمال الجهة الحكومية: الاطلاع على الوظائف والنشاطات والعمليات التي تقوم بها لكل وحدة تنظيمية من الوحدات المكونة للهيكل التنظيمي للجهة الحكومية، لبيان مدى تسلسل وترابط الأعمال.
ووفقاً لنتائج هذه الدراسة، يتم تحديد القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن:
1. الحاجة إلى نشأة الوثيقة وعدد نسخها، واختيار وعاء الحفظ المناسب لها.
2. شكل وعاء الحفظ (مادي أو إلكتروني).
3. صلاحيات الاطلاع عليها داخلياً.
4. تخزين وحماية محتوياتها.
5. تحديد مدة حفظها.
6. تحويلها إلى وحدة الوثائق.
7. تحديد المسؤوليات في مجال حفظ الوثائق.
ج- تقييم الأنظمة الموجودة: دراسة الأنظمة المعلوماتية ذات الصلة بالوثائق، لبيان مدى تأثيرها في عمليات إدارة الوثائق بالجهة الحكومية والاطلاع على:
1. سبل تكامل الأنظمة الموجودة مع نظام إدارة الوثائق.
2. تحديث الأنظمة المعلوماتية لتتوافق مع احتياجات إدارة الوثائق.
د- إستراتيجيات التجاوب مع متطلبات الوثائق: تحديد وتنسيق إستراتيجيات إدارة الوثائق في الجهة الحكومية والسياسات والإجراءات والمقاييس، وأدوات العمل والآليات اللازمة لضمان إدارة الوثائق بطريقة صحيحة منذ نشأتها وحتى نهاية تداولها في الجهة الحكومية.
هـ- وضع التدابير اللازمة لبناء نظام إدارة الوثائق بما يتلاءم مع الأنظمة القائمة.
و- المراجعة والتطوير: تقييم نظام إدارة الوثائق في الجهة الحكومية لتصحيح إجراءاته وتطويره.

المـادة 20
يكون حفظ الملفات داخل الجهة الحكومية على النحو الآتي:
1. يفتح مغلف لكل صنف في التصنيف الوظيفي في مكاتب الجهة الحكومية، ويدون على المغلف رمز التصنيف الخاص به.
2. تحفظ الملفات في حوافظ من الورق المقوى لتغليف الوثائق وحمايتها من عوامل التلف.
3. تجنب استخدام المساكات الحديدية، والأشرطة البلاستيكية سريعة التحلل والتفاعل الكيميائي مع الورق.
4. يمنع خرم الوثيقة الأصلية.
5. يكتب تاريخ، فتح، وغلق الملف في المكان المخصص له على حافظة الملف، بناء على تاريخ أول وآخر معاملة مدرجة فيه.
6. يكتب عنوان الملف في المكان المخصص له على حافظة الملف مع مراعاة الآتي:
6-1. عدم استخدام عناوين طويلة.
6-2. يجب أن يكون العنوان معبراً عن موضوع الملف.
6-3. تفادي استخدام الكلمات الغامضة، والرموز المبهمة، والاختصارات غير المعروفة.
7. تدوين بيانات الملف في السجل اليدوي أو الإلكتروني (العنوان، المنشئ، تاريخ فتح الملف، تاريخ غلق الملف، رمز التصنيف، مكان الحفظ).
8. ترتيب الوثائق داخل الملف بالتسلسل التاريخي لنشأتها أو تسلمها.
9. إذا كان الملف كبير الحجم يتم تجزئته على ألا يتجاوز حجم كل جزء 8 سم مع مراعاة الآتي:
9-1. تشكيل ملفات فرعية حسب المواضيع الفرعية، أو الفترات الزمنية، أو حسب الحاجة.
9-2. الفصل بين الأجزاء بفواصل من الورق المقوى، و تكتب عليها بيانات الملف الفرعي بنفس نمط الملف الأساسي.
10. يجب عدم حفظ المسودات غير المفيدة والنسخ المكررة في الملف الأصلي، إلا إذا كانت تحتوي على معلومات مفيدة لم تدون في الوثيقة الرسمية.
11. وضع فهرس مفصل لكل ملف يحتوي على بيانات الوثائق الموجودة فيه باستخدام النموذج المعد لهذا الغرض.
12. يتم ترقيم الوثائق بطريقة متسلسلة حسب ترقيم الفهرس مع مراعاة الآتي:
12-1. عدم حجب أي جزء من محتويات الوثيقة.
12-2. استخدام آلة الترقيم لتوحيد شكل الأرقام على الأوراق.
13. تحفظ الملفات في علب أرشيف حسب المواصفات المعتمدة بالمركز.
14. تحفظ هذه الوثائق في أماكن آمنة حسب نوعيتها وسياسات الحفظ.
15. يتم نسخ صور احتياطية للوثائق المهمة والدائمة.



الفصل الخامس
جرد و تصنيف الوثائق
المـادة 21
أ- يتم جرد الوثائق بحصرها والملفات التي تحتويها داخل الوحدات التنظيمية، ووحدة الوثائق بالجهة الحكومية وإعداد قوائم بها؛ وذلك وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
ب- يتعين على كل جهة حكومية جرد ملفاتها ووثائقها في الحالات الآتية:
1. عند نهاية كل سنة.
2. عند نقل الوثائق من مكان حفظ إلى مكان آخر بصرف النظر عن أسباب النقل.
3. بعد الكوارث حتى يتم تقييم درجات الضرر اللاحق بهذه الوثائق.

المـادة 22
يتعين على الجهة الحكومية عند نقل وثائقها مراعاة الآتي:
1. اتخاذ التدابير اللازمة للمحافظة على الوثائق أثناء عملية النقل.
2. نقل الوثائق بطريقة آمنة يراعى فيها حفظ سرية المحتوى.
3. تهيئة الوثائق للنقل بمعرفة موظفين مؤهلين لتفادي تلفها.
4. تنظيم عملية النقل لتفادي فقدان النظام العام للملفات (التصنيف، والترتيب... الخ).


المـادة 23
تُصنف الوثيقة (سرية) في الحالات الآتية:
1. التي تحتوي على معلومات سياسية أو عسكرية، وتعد كذلك المراسلات والمحررات، والرسوم والخرائط، والتصميمات والصور وغيرها من الوثائق التي قد يؤدي كشفها إلى المساس بأمن الدولة.
2. عندما يؤدي كشفها إلى المساس بخصوصية الجهة الحكومية، أو الأشخاص الطبيعيين.
3. إذا كانت تتصل بالمجالات الصناعية (براءات الاختراعات، وتركيبات المواد الكيماوية، ومخططات المنتجات و ما في حكمها...) أو الاقتصادية، أو التجارية.
4. عندما يؤدي كشفها إلى المساس بسمعة الدولة في المحافل الدولية.
5. أي وثيقة أخرى تصدر عن الجهة الحكومية وتعتبرها كذلك، أو يصدر قرار عن الوزير باعتبارها كذلك.

المـادة 24
يكون اطلاع الموظف المعني على الوثائق السرية في الجهة الحكومية، وتلك المحفوظة في المركز في حدود القانون و لائحته التنفيذية، و أي نظم أخرى نافذة في الجهة الحكومية.

المـادة 25
أ- يكون تداول الوثائق السرية في الجهة الحكومية، وتلك المحفوظة في المركز على النحو الآتي:
1- وضع ختم (سري) بوضوح على جميع الوثائق التي تتضمن معلومات سرية وذلك عند نشأتها.
2- حفظها في قاعة مخصصة لهذا الغرض.
3- إنشاء نظام لتتبع تداول الوثيقة السرية؛ وذلك بتسجيل جميع المعاملات التي طرأت على كل وثيقة.
4- اتخاذ جميع الإجراءات التي تكفل للموظف المعني الاطلاع على الوثيقة دون غيره.
5- إلزام الموظف المعني بعدم ترك الوثيقة في متناول الغير.
6- وضع نظام للتحكم في النسخ يحدد عدد النسخ لكل وثيقة، والوحدات والموظفين المعنيين بالاطلاع عليها.
7- يلتزم الموظف المعني بالمحافظة على سرية الوثيقة طيلة فترة خدمته وبعدها، وفقاً لأحكام القانون ولائحته التنفيذية.
8- يكون الموظف المعني بحفظ الوثائق السرية مسؤولاً عن تسرب محتواها، أو جزء منه.
9- يكون إخراج الوثيقة من قاعة الحفظ من المركز، أو الجهة الحكومية وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
10- يكون اطلاع غير موظفي المركز على الوثيقة السرية في حدود القانون ولائحته التنفيذية.
11- عدم إرسال الوثائق السرية عبر الشبكة المعلوماتية خارج إجراءات أمن المعلومات الأرشيفية.

ب- تصدر الجهة الحكومية والمركز -كلٌ فيما يخصه- التعاميم الداخلية التي تحذر الموظفين من عواقب إفشاء محتوى الوثيقة السرية.

المـادة 26
يتم تصوير الوثيقة السرية وفق إجراءات تكفل الحفاظ على سرية محتواها ومن بين هذه الإجراءات:
1. عدم ترك الوثيقة بعد عملية التصوير داخل الجهاز.
2. إزالة جميع الوثائق المصورة وبياناتها من الجهاز في مرحلة التجريب.
3. إزالة أثار التصوير الخاص بالوثائق السرية من الجهاز بعد الانتهاء من عملية التصوير.
4. تسليم كل النسخ الورقية والإلكترونية والميكروفيلمية إلى الجهة المعنية بعد الانتهاء من عملية التصوير، بواسطة نموذج التسلم والتسليم المعد لهذا الغرض.


المـادة 27
أ – تبقى الوثائق المحفوظة في المركز والتي صنفت سرية وفقاً للآتي:
1. 50 سنة بالنسبة للوثائق القضائية، وتحسب هذه المدة من التاريخ الذي يصبح فيه الحكم نهائياً.
2. 60 سنة للوثائق التي تمس أمن الدولة، وتحسب من تاريخ إغلاق الملف.
3. 120 سنة للوثائق التي تتعلق بالأفراد، وتحسب من تاريخ الميلاد.
ب – يجوز للوزير زيادة هذه المدد أو تقصيرها وفقاً لمقتضيات المصلحة العامة.

المـادة 28
1. للمركز نسخ الوثائق السرية لنسخة أو أكثر و حفظها في مكان آمن، على أن يتم اتباع الإجراءات اللازمة بعدم تسرب محتواها أثناء عملية النسخ.
2. للمدير العام - بناءً على طلب من الجهة الحكومية- الموافقة على تسليمها نسخاً من بعض الوثائق السرية وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.


المـادة 29
يعتمد نظام التصنيف الوظيفي للوثائق والملفات على الوظائف والنشاطات وعمليات الجهة الحكومية؛ إذ يتم تصنيف الوثائق بجمعها داخل أصناف ومجموعات متجانسة أو متشابهة، يتم تقسيمها وفقاً لمعايير يحددها المركز ويسند لكل نوع من الوثائق والملفات رمز مميز للاستدلال عليه بسرعة ودقة.

المـادة 30
بمراعاة ما ورد في المادة (19) من هذه اللائحة، تعد خطة لتصنيف الوثائق في الجهة الحكومية على النحو الآتي:
1. تحديد الوظائف والنشاطات التي بناء عليها نشأت الوثيقة.
2. يكون التصنيف في شكل هرمي بأن تكون الوظائف مستوى أول، والنشاطات مستوى ثاني، والأعمال مستوى ثالث، ويمكن إضافة مستوى رابع عند قيام المقتضى.
3. يتم ترتيب النشاطات المتشابهة تحت مستوى تصنيفي واحد دون تكرار.
4. تدرج الأعمال تحت النشاطات المناسبة، كما تدرج هذه النشاطات كذلك تحت الوظائف المناسبة.
5. تكون خطة التصنيف مرنة كي تستوعب أية نشاطات جديدة بالجهة الحكومية.

المـادة 31
أ- يعتمد نظام ترميز موحد يطبق على جميع مستويات التصنيف (الوظيفة، النشاط، العملية)، وصوره كالآتي:
عشرياً: على أساس الأرقام بالتدرج، و ربط الرقم الفرعي بالرقم الرئيسي،؛ وذلك على النحو الآتي:

المستوى التصنيف الرمز
الأول الوظيفة 1
الثاني النشاط 1.1
الثالث العملية 1.1.1

هجائياً: يعتمد على الحروف الهجائية بالتدرج، وربط الحرف الفرعي بالحرف الرئيسي؛ وذلك على النحو التالي:
المستوى التصنيف الرمز
الأول الوظيفة أ
الثاني النشاط أ.ب
الثالث العملية أ.ب.أ

مزدوجاً (هجائي، رقمي): يعتمد على الحروف الهجائية، وعلى الأرقام في الوقت نفسه بالتدرج، وربط الرقم الفرعي بالحرف الرئيسي؛ وذلك على النحو الآتي:
المستوى التصنيف الرمز
الأول الوظيفة أ
الثاني النشاط أ.1
الثالث العملية أ.1.1

ب- يطبق نظام التصنيف على الوثائق بفتح ملفات لها، و ترميزها على النحو المشار إليه في هذه المادة.

المـادة 32
تتبنى الجهة الحكومية في التصنيف الوظيفي التصنيف الأنسب لكل نوع من أنواع الوثائق؛ وذلك حسب طبيعة عملها واحتياجاتها لاسترجاع الوثائق والمعلومات على النحو الآتي:
التصنيف الهجائي: ترتب الوثيقة على أساس الحروف الهجائية بناء على الحرف الأول، ويناسب الملفات والوثائق التي تحمل معلومات عن:
أ – الأشخاص: مثل ملفات الموظفين، أو ملفات العملاء، أو ملفات المرضى و....
ب – الأماكن والمواقع الجغرافية: مثل الخرائط، والمخططات.
ج - موضوعات العمل: الذي تقوم به الجهة الحكومية.
التصنيف الرقمي: ترتب الوثيقة على أساس رقمها، ويناسب الملفات والوثائق التي ترتب بشكل متسلسل حسب تسجيلها في السجل اليدوي، أو الإلكتروني مثل ملفات المشتريات والمحاسبة، والمعاملات البنكية والتأمين و...
التصنيف التاريخي: ترتب الوثيقة على أساس تاريخ نشأتها، سواء باليوم، أو بالشهر، أو بالسنة، أو بكلها معاً، ويناسب هذا التصنيف معظم أنواع الملفات والوثائق، وقد يكون مكملاً لتصنيف آخر على أن يكون تاريخياً، ورقمياً، أو هجائياً، وتاريخيا، أو هجائياً، ورقمياً.


المـادة 33
تصنف الوثائق على أنها مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، إذا تعلقت بمجال من المجالات الآتية:
1. إستراتيجيات وسياسات الجهات الحكومية في مجالات تخصها وفق قانون إنشائها، وهيكلها التنظيمي.
2. القرارات التنظيمية والفردية المعمول بها في الجهات الحكومية، والبحوث والدراسات الإستراتيجية والسياسية وغيرها مما يرتبط بنشاط الجهة الحكومية.
3. إدارة الموارد البشرية والمالية في الجهة الحكومية، مثل: الموازنة وخطة التوظيف والتدريب، وإدارة المشاريع، و...
4. تأسيس وتنظيم الجهات الحكومية، مثل: الهياكل التنظيمية، والتوصيف الوظيفي، والتشريعات الصادرة عن السلطة المختصة.
5. تطوير أساليب عمل الجهة الحكومية، مثل: إجراءات العمل والمنهجيات، والتعليمات والأدلة، ومحاضر اللجان والاجتماعات و...
6. نتائج سير العمل بالجهات الحكومية، مثل: تقارير الإنجازات، والتقارير الدورية والدراسات العلمية، والفنية، والتقنية والإحصائيات و...
7. البحوث والنشاطات العلمية والفنية والتقنية التي تمثل مرجعية للبحث العلمي والتاريخي، مثل: الدراسات والتجارب والتحاليل العلمية الموثقة، وملفات المنشآت والمشاريع والخرائط، والمخططات والإحصائيات و....
8. الصور والمخططات والتقارير وغيرها المتعلقة بالمواقع الأثرية والمباني التراثية.
9. الوثائق المنشأة في فترة ما قبل الاتحاد مهما كان نوعها أو شكلها، ومكان نشأتها داخل الدولة وخارجها.
10. أي وثائق أخرى يصدر قرار من الوزير باعتبارها كذلك.

الفصل السادس
خطة حفظ الملفات
المـادة 34
تُحدد خطة حفظ الملفات في الجهة الحكومية مدد حفظ الوثائق والملفات في المكاتب للوثائق الجارية، وفي قاعات الوثائق الوسيطة، وتحدد كذلك المصير النهائي لها (الإتلاف أو الحفظ الدائم).


المـادة 35
يُحدد المركز الوثائق المتشابهة في كل الجهات الحكومية قبل إعداد خطة حفظ الملفات، والتي تتعلق بالمجالات الآتية:
1. التنظيم العام للجهة الحكومية: الوثائق التي تتصل بنشاط الإدارة في مختلف مستوياتها.
2. الموارد البشرية، مثل: التوظيف، وإنهاء الخدمة، والأوصاف الوظيفية، والأداء الوظيفي، والرواتب والعلاوات، والترقيات والإجازات والغياب، والتدريب والتأهيل والنقل والمهمات، و كل ما يخص ملف الموظف.
3. الشؤون المالية، مثل: مستندات القيد، ومستندات الصرف...الخ
4. المناقصات والمشتريات، مثل: عروض الأسعار، والمناقصات...الخ


المـادة 36
أ- بمراعاة سياسات الحفظ والإتلاف في اللائحة التنفيذية، تلتزم كل جهة حكومية بتقديم خطة لحفظ وإتلاف الملفات الخاصة بها على أساس قوائم جرد الوثائق والملفات؛ وذلك لاعتمادها من المركز، على أن يراعى في هذه الخطة الآتي:
1. تشمل الوثائق بكل أنواعها وأشكالها.
2. مواعيد تحويل الوثائق الجارية إلى وسيطة، ومن وسيطة إلى دائمة، وبالتالي تحويلها إلى المركز.
3. مواعيد إتلاف الوثائق الجارية والوسيطة عديمة الفائدة.

ب- يتم تحديث الخطة المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة كل خمس سنوات واعتمادها من المركز.


المـادة 37
فيما عدا الملفات المغلقة، تحدد الجهة الحكومية مدد حفظ الوثائق، في ضوء النصوص القانونية واللائحية المعمول بها لديها؛ وذلك حسب أهمية الوثيقة وحاجتها إليها بمراعاة الآتي:
1. الاستخدامات الفعلية التي تبرر الاحتفاظ بها.
2. أهمية الوثيقة في تحقيق أغراض الجهة الحكومية.
3. أهمية الوثيقة في تحقيق رؤية الجهة الحكومية.
4. أهمية الوثيقة لباقي الوحدات التنظيمية بالجهة الحكومية، وللمتعاملين معها وشركائها.

المـادة 38
1. تُحدد مدة حفظ الوثيقة الجارية أو الوسيطة بعدد السنوات، ويراعى تماثل المدد للوثائق المتشابهة.
2. تُحدد مدة حفظ الملف الذي لم يغلق بمراعاة مدة الوثيقة التي حددت لها مدة أطول.
3. إذا تقرر إتلاف بعض الوثائق دون بعضها الآخر تحفظ باقي الوثائق في الملف نفسه.

المـادة 39
1. ترسل جداول حفظ الملفات إلى المركز للاعتماد النهائي.
2. يُحدد المركز القيمة الدائمة للوثائق المفيدة للبحث العلمي والتاريخي والمصلحة الوطنية.


الفصل السابع
تحويل الملفات
المـادة 40
تحول إلى وحدة الوثائق بالجهة الحكومية الملفات المنتهية، والتي لم تعد مستخدمة بشكل مستمر، ولكنها لازمة لتسيير العمل في هذه الجهة؛ وذلك وفقاً للإجراءات الآتية:
1. ملء النموذج الخاص بتحويل الوثائق إلى وحدة الوثائق.
2. بعد تسلم الوثائق المحولة، يتم تسليم نسخة من النموذج إلى المسلم، ويحتفظ مسؤول وحدة الوثائق بالنسخ الأخرى من النموذج.

المـادة 41
أ-تحول إلى المركز الوثائق الدائمة (الورقية – الإلكترونية- الصور – الأفلام – الميكروفيلم) التي تتوافر فيها الشروط الآتية:
1- أن يكون مضى على إغلاق الملف خمس سنوات.
2- ألأ تكون الوثيقة قد تقرر إتلافها وفق السياسات الواردة في هذه اللائحة.
3- أن تتوافر فيها معايير الوثائق المفيدة للبحث العلمي، والتاريخي، والمصلحة الوطنية.
ب – للمركز تسلم الوثائق الدائمة التي لم يمر على إغلاق ملفها خمس سنوات؛ وذلك بناء على طلب الجهة الحكومية وموافقة المدير العام.
ج- يتسلم المركز الملفات التي مضى على إغلاقها خمس سنوات، ويستثنى من ذلك الآتي:
1. الملفات التي تشتمل على وثائق لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية، وتقرر هذه الجهة الاحتفاظ بوثائقها مدداً إضافية أخرى لا تتجاوز مدتها خمس سنوات أخرى.
2. تحتفظ الجهات الحكومية بالملفات التي يصدر بشأنها قرار من مجلس الوزراء.

المـادة 42
أ – بمراعاة المادة (7) من القانون، تلتزم الجهة الحكومية بتحويل الملفات الورقية والإلكترونية، والصور والأفلام والميكروفيلم إلى المركز، وفق خطة حفظ الملفات بمراعاة الإجراءات الآتية:
1. تجميع الملفات والوثائق المطلوب تحويلها في مكان واحد بوحدة الوثائق.
2. جرد الملفات والوثائق المطلوب تحويلها.
3. ترتيب وثائق كل ملف حسب التسلسل التاريخي من أقدم وثيقة إلى أحدث وثيقة.
4. تجزئة الملفات كبيرة الحجم إلى ملفات لا يتجاوز سمكها 8 سم.
5. ترتيب الملفات فيما بينها بحسب الوحدات التنظيمية الواردة منها بالجهة الحكومية، والتسلسل الزمني والموضوعي.
6. تحويل الوثائق وفق الأحكام والإجراءات المشار إليها في القانون ولائحته التنفيذية.
7. الالتزام بشروط نقل الوثائق إلى المركز بما يضمن سلامة وسرية الملفات.
8. تُصنف الوثائق التي تحول إلى المركز على أنها سرية، وغير سرية.
ب- بمراعاة ما ورد في المادة (6) من القانون، والمادتين (14، 15) من هذه اللائحة، يتسلم المركز الملفات التي تم إغلاقها، وذلك وفق الإجراءات الآتية :
1. مطابقة الملفات المتعلقة بخطة حفظ الملفات قبل التحويل؛ للتأكد من أن هذه الوثائق التي تشتمل عليها تتوافر بشأنها شروط الحفظ.
2. تسلم الوثائق في المركز وفق نموذج التسليم المعد لهذا الغرض، والتدقيق عليها ومطابقتها بجداول التحويل وتسجيلها وترتيبها وترميزها.
3. تسليم نسخة موقعة من النموذج إلى الجهة المحولة، ويحتفظ المركز بالنسخة الأخرى.
ج - يجوز للجنة التنفيذية الموافقة على الآتي:
1. تسلم وثائق غير مدرجة في خطة حفظ الملفات.
2. تسلم وثائق دون تقييم و لا فرز حسب تقدير المركز.

المـادة 43
يكون تسلم المركز للوثائق وفقاً للإجراءات الآتية:
1. التأكد من مطابقة وصف الملفات والوثائق الواردة في جدول التحويل مع الوثائق والملفات التي تم تحويلها.
2. إذا كانت الملفات والوثائق تطابق ما ورد بجدول التحويل يتم التسلم.
3. إذا كانت الملفات والوثائق غير مطابقة لما ورد في جدول التحويل، يتم رفضها وإعادتها إلى الجهة المحولة.
4. تسجيل البيانات الواردة بجدول التحويل في قاعدة البيانات الخاصة بالمركز.
5. تجهيز الوثائق بتنظيفها وتعقيمها، ومعالجتها بعد تسلمها.
6. يتم حفظ الملفات والوثائق بالمركز وفق خطة الحفظ المعتمدة.
7. توقيع نموذج التحويل من طرف الموظف المعني بالمركز بما يفيد التسلم.

المـادة 44
تكون مساهمة المركز في تحويل الملفات إليه على النحو الآتي:
أ‌. وضع الخطط الزمنية والإجراءات العملية لتحويل الوثائق الدائمة من الجهات الحكومية إليه.
ب‌. مساعدة الوحدات في عملية تحضير وتحويل الوثائق.
ج. التدقيق على مطابقة الوثائق المحولة مع جداول التحويل.
د. إدراج الوثائق المحولة ضمن عهدة المركز.
المـادة 45
يتم تحويل الوثائق داخل ملفات وعلب تتوافر فيها المواصفات الآتية:
1. أن تكون من الورق المقوى، أو من أي مادة أخرى من شأنها حفظ الوثيقة من التلف.
2. خالية من المواد الحمضية.
3. خالية من المواد الحادة و القابلة للصدأ.
4. تكون مقاسات الملفات على النحو التالي:
o طول = 30 سم
o عرض = 22 سم
5. تكون مقاسات العلب على النحو التالي :
o طول = 35 سم
o ارتفاع = 27 سم
o عرض = 8 سم
المـادة 46
أ- يتم ترميز وترقيم العلب حسب النظام المعتمد بالمركز والذي يبين الجهة المحولة، ورقم التحويل، وسنة التحويل، ورقم العلبة وفق الآتي:
1. ترقم التحويلة حسب تسلسلها في السنة على النحو الآتي:



2. ترقم العلب داخل التحويلة ابتداءً من 1 إلى رقم آخر علبة، مع تفادي استخدام المكررات مثل 1 مكرر، و2 مكرر ...الخ
ب- يكون تحويل الملفات باستخدام نموذج جدول تحويل الوثائق المرفق بهذه اللائحة.
المـادة 47
تتعاون الجهة الحكومية مع المركز أثناء عملية تحويل الوثائق، على أن تراعى الإجراءات والخطط الخاصة بعملية التحويل.



المـادة 48
1- يتولى المركز إدارة الوثائق والملفات المحولة إليه بطريقة تضمن المحافظة على وحدة مصدرها، وهيئتها الأصلية وتركيبها الداخلي دون فصلها.
2- يقوم المركز بالإعداد الفني لأرصدة الوثائق الدائمة المحولة إليه ووصف محتواها، وفقا للمواصفات المتبعة في هذا المجال، بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات التي تحتوى عليها؛ وذلك باستخدام كل الوسائل الفنية والتكنولوجية لإعداد الفهارس والأدلة، وقواعد البيانات الضرورية.


الفصل الثامن
إتلاف الوثائق
المادة 49
يُحظر إتلاف وثيقة أو مجموعة وثائق خارج تعليمات، وإجراءات إتلاف الوثائق المعتمد بالمركز.

المادة 50
تشكل في المركز بقرار من رئيس اللجنة التنفيذية لجنة تسمى (لجنة إتلاف الوثائق)، وتُحدد اختصاصات اللجنة ونظام عملها من قرار تشكيلها.

المادة 51
أ- يتم إتلاف الوثائق التي لم تعد لازمة لتسيير عمل الجهة الحكومية، وغير المفيدة للبحث العلمي والتاريخي والمصلحة الوطنية؛ وذلك بالتنسيق مع المركز، ووفقاً لأحكام هذه اللائحة.
ب- يتم عمل فرز دوري للوثائق المحفوظة بالمركز وتقييمها، وإتلاف غير المفيد منها، وفق الخطة الزمنية المشار إليها في الفقرة (ج) من هذه المادة.
ج- يضع المركز خطة زمنية لعمل فرز دوري للوثائق المحفوظة لديه وتقييمها، وإتلاف غير المفيد منها، ويتم تحديث هذه الخطة بشكل سنوي.

المـادة 52
تتقيد الجهة الحكومية بالتالي عند إتلاف الوثائق:
1. بتطبيق القواعد المذكورة في خطة حفظ الملفات بشأن تواريخ إتلاف الوثائق.
2. بالخطط الزمنية المعتمدة لتنفيذ عمليات إتلاف الوثائق.
3. استخدام نموذج إتلاف الوثائق المرفق بهذه اللائحة.
4. بتدوين بيانات الوثائق التي تم إتلافها (النوع – الكمية) في السجل المعد لهذا الغرض.
5. بأخذ الموافقة الكتابية للجنة إتلاف الوثائق على عملية الإتلاف.
6. بالتخلص من الوثائق المطلوب إتلافها باتخاذ اللازم لضمان سرية المعلومات والمحتويات.
7. بحفظ عينات عشوائية من الوثائق المتلفة في المركز.

المـادة 53
أ- للجهة الحكومية إتلاف الوثائق التالية دون إذن المركز :
1. النسخ المتكررة الموزعة على الوحدات التنظيمية في الجهة، والتي تم حفظ الأصل منها في الوحدة المسؤولة عن الملف.
2. المسودات.
3. المطبوعات، والمنشورات، والمطويات، مع مراعاة حفظ عدد عشر نسخ منها.
4. نماذج العمل الفارغة أو الملغاة.
5. المظاريف الملغاة.
6. الأوراق الإدارية الفارغة والحاملة لشعار (ملغى).
ب- يكون إتلاف الوثائق المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة وفق النموذج المعد لهذا الغرض.
ج- على الجهة الحكومية موافاة المركز بقائمة الملفات المطلوب إتلافها قبل عملية الإتلاف، بالإضافة إلى نموذج الإتلاف بعد استيفائه.

الفصل التاسع
الاطلاع على الوثائق
المـادة 54
إتاحة الاطلاع على الوثائق بالمركز إجراء قانوني وفني، يؤدي إلى تمكين الجهات الحكومية، وممثلي السلطات العليا والقضائية والباحثين من الوصول إلى الوثائق للاطلاع عليها، وفقاً للشروط الواردة في المادة 55.

المـادة 55
يكون الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالمركز وفقاً للشروط الآتية :
أولاً: بالنسبة للجهات الحكومية والسلطات العليا:
1. للجهات التي أرسلت وثائقها للمركز، وفي الحالات التي يقدرها المدير العام، أو من يفوضه.
2. السلطات القضائية المختصة في الدولة، أو في أي من الإمارات الأعضاء في الاتحاد؛ وذلك بموجب كتاب من السلطة الطالبة.
3. لوزير شؤون الرئاسة.
4. مستشار الأمن الوطني.
ثانياً: يجوز للباحثين بموافقة المدير العام الاطلاع على الوثائق المحفوظة وفقاً للآتي:
1. ألا تكون الوثيقة المطلوب الاطلاع عليها مصنفة على أنها سرية.
2. الوثائق التي تتضمن مادة معلوماتية للباحثين الراغبين في الاستفادة من هذه المادة.
3. أن تكون الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي بحسب نظام التصنيف المطبق في المركز.
4. أن يكون الاطلاع على الوثائق داخل المركز فقط.
5. أن يكون الاطلاع وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
6. للمدير العام -في الأحوال التي يقدرها- الموافقة على إطلاع الباحث على النسخة غير الإلكترونية للوثيقة.

المادة 56
يتاح الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالمركز بعد زوال السرية عنها وفقاً لأحكام هذه اللائحة.

الفصل العاشر
الأرشفة الإلكترونية
المـادة 57
يعد وثيقة إلكترونية كل تسجيل على الأشرطة الممغنطة، أو غير ذلك من الوسائط الإلكترونية، وتشمل الوثائق العامة، والتاريخية، والوطنية، وعلى الجهات الحكومية اتباع التالي في حفظها:
1. تحويل وإرسال الوثائق في شكل (PDF/Archive ISO 19005-1:2005).
2. إعداد أشكال إضافية أخرى مثل:TIFF G4 أو JPEG ؛ وذلك مع الاحتفاظ بالنسخة الأصلية المحفوظة في شكل PDF/Archive.
3. الاحتفاظ بنسخة أخرى من الوثائق المنتجة من أصل إلكتروني في شكلها الأصلي مثل: Word) Processing , Spread Sheets, Database Reports, …etc)
4. يمنع حفظ الوثائق في أشكال غير شائعة، والتي قد تحتاج إلى برامج خاصة لعرض محتويات الوثيقة.

المـادة 58
على الجهة الحكومية توحيد شكل ونوع الفهرسة في عملية وصف الوثائق؛ وذلك باستخدام (المعيار أيزو 23081- ISO) والمقاييس الدولية الأخرى، لتحديد حقول الفهرسة و الوصف الأرشيفي، مثل: ISAD G , ISAAR CBF , ISDIAH.


المـادة 59
1. تحول الوثائق الورقية إلى وثائق إلكترونية، على أن يتم البحث عبر محتويات نصوص الوثائق نفسها؛ وذلك باستخدام تقنيات (ICR and OCR).
2. الحفاظ على محتوى الوثيقة عند عملية التحويل إلى نصوص مقروءة، وتوفير نسخة ثابتة طبقاً للأصل.

المـادة 60
أ- تدار الوثائق الإلكترونية وفقاً للآتي:
1- أن يكون نظام المعلومات مصمماً لحفظ واسترجاع الوثائق، ومنظماً بهدف مراقبة الوظائف الخاصة لإنتاج وحفظ وإتاحة الوثائق والميتاداتا، بضمان المحافظة على المميزات الأساسية للوثيقة الأرشيفية الإلكترونية على المدى الطويل (الإثبات، الأصالة، السلامة، القابلية للاستعمال).
2- تأمين الخطط الخاصة بدورة حياة السجل، بداية من الإنشاء إلى الحفظ المؤقت، ثم الحفظ الدائم أو الإتلاف؛ وذلك بإتاحة خاصية إدارة خطة حفظ الملفات، ويجب توفير خاصية إدارة نظام تصنيف الوثائق وتوحيد رموزها.
3- يمكن إنشاء تطبيقات جديدة في علوم الحاسوب، قادرة على تحديد الوثائق ذات القيمة الأرشيفية، وضمان حفظها وإتاحتها في المدى الطويل.
4- حفظ وثيقة الأرشيف مثل: (الوثيقة بالذات، ومعطيات بياناتها، والوثائق التي تصف سير التطبيق بشكل جيد) على ألا تتغير جودتها الأرشيفية بمجرد تغير التطبيقات و الأجهزة.
5- يحظر التغيير والتحديث والنقل، وأي تبديل على تطبيقات الحاسوب مثل: (تبديل الجهاز، أو البرنامج) بما قد يؤثر في أصالة وسلامة الوثائق، وقدرة النظام في حفظها، وقدرة الأرشيف أو الأقسام المنتجة في إتاحة الوثائق في المدى الطويل.
6- أن تكون الوثائق في شكل يسمح بإنجاز نسخ قابلة للتغيير.
7- أن تكون الوثائق في شكل يسمح بعرضها على الشاشة، أو طباعتها على الورق.
8- تأمين تطبيقات قابلة للتطوير ومبنية على نظام البرامج المفتوحة.
ب- على الجهة الحكومية عند تصميم برنامج إلكتروني -تتداول عبره وثائقها الإلكترونية- مراعاة أن يكون الاطلاع على الوثيقة للأشخاص المخول لهم ذلك، وفقاً لأحكام القانون وهذه اللائحة، والقواعد النافذة لديها.


المـادة 61
يُصمم نظام لحفظ الوثائق الإلكترونية، كي يتيح إمكانية تصدير الوثائق المحفوظة بداخله إلى أنظمة حفظ وثائق إلكترونية أخرى، على أن يراعى في عملية التصدير الآتي:
1. تصدير هذه الوثائق بصيغ قياسية مثل صيغة PDF/A بالنسبة للوثائق الورقية، وأي مواصفات عالمية أخرى للوثائق و الأوعية الأخرى.
2. إمكانية تصدير بيانات الوثائق في صيغ ASCII Text و XML و EAD و EAC.
3. يجب الاحتفاظ بهيكل تصنيف الوثائق، على أن يتم تصدير معلومات التصنيف وبيانات السرية.

المـادة 62
تحول إلى المركز الوثائق الإلكترونية بنفس الشروط و الإجراءات الخاصة بتحويل الوثائق الورقية، والمنصوص عليها في هذه اللائحة، وبمراعاة الآتي:
1- تحول البرامج المصاحبة للوثائق الإلكترونية و الميتاداتا الوصفية (قواعد البيانات) لضمان قابلية الاطلاع في المدى الطويل.
2- استخدام أوعية ضوئية أو رقمية عالية الجودة مخصصة للأرشفة.

المادة 63
1. تحميل الوثائق والفهارس على وحدات خارجية.
2. على الجهات الحكومية نسخ الوثائق والفهارس الخاصة بها إلى وحدات تخزينية عالية السعة، حتى يسهل إرسالها إلى المركز ليتم تحميلها على أنظمة الأرشيف المستخدمة فيه.

المـادة 64
يراعى في اختيار الجهة الحكومية لبرامج الأرشفة الإلكترونية، أن تكون متكاملة مع برامج المركز وتتوافر بها الوظائف الأساسية الآتية :
1. التقاط و معالجة الوثائق إلكترونياً.
2. إدارة عناصر الميتاداتا والفهارس.
3. إدارة الحفظ والإتلاف.
4. إدارة مكونات التخزين.
5. البحث و الاسترجاع و العرض.
6. إدارة صلاحيات الاطلاع.
7. ترحيل البيانات و الوثائق الإلكترونية.
8. التكامل مع الأنظمة الإلكترونية ذات الصلة.

المـادة 65
1. على الجهة الحكومية تأمين الوثيقة الإلكترونية منذ إنشائها، باتباع قائمة المراحل و السياسات المفصلة في معيار أيزو 15489 - ISO فيما يخص وضع نظام آمن جداً، و معيار أمن المعلومات أيزو 27001 - ISO و 27002 - ISO.
2. يتم التقيد بتطبيق سياسات أمن المعلومات المعتمدة بالمركز.


المـادة 66
على الجهات الحكومية اتباع التدابير الكفيلة بالحفاظ على الوثائق الإلكترونية في حالة الكوارث؛ وذلك على النحو الآتي:
1- تأمين مساحات تخزين إضافية للوثائق على الخادم الثانوي (سيرفر).
2- إعداد نسخ احتياطية للوثائق، على أن تحفظ في مكان غير الذي أنشئت فيه.
3- تكون النسخ الاحتياطية في شكل إلكتروني و ميكروفيلم.
المـادة 67
تضع الجهات الحكومية -بالتنسيق مع المركز- سياسة للأرشفة الإلكترونية، على أن تبين أنواع الوثائق الإستراتيجية والحيوية، التي يجب إنجاز نسخ احتياطية لها في شكل إلكتروني وميكروفيلم.


الفصل الحادي عشر
الخدمات المدفوعة الأجر للمركز
المـادة 68
يقدم المركز خدمات متنوعة مدفوعة الأجر للجهات الحكومية وغيرها؛ وذلك في المجالات ذات الصلة بنشاطه، ويصدر رئيس اللجنة التنفيذية -بعد موافقة المجلس- قائمة بهذه الخدمات، وقيمة الأجر لكل خدمة، على أن يتم تحديث هذه القائمة كلما اقتضى الأمر.


الفصل الثاني عشر
أحكام ختامية
المـادة 69
النماذج الملحقة بهذه اللائحة تعد جزءاً لا يتجزأ منها، وللجنة التنفيذية الموافقة على تعديلها بحسب مقتضيات العمل.

المـادة 70
يجوز لرئيس مجلس الإدارة تفويض بعض صلاحياته الواردة في هذه اللائحة لرئيس اللجنة التنفيذية للمركز، أو المدير العام.

المـادة 71
يجوز للجنة التنفيذية تفويض بعض صلاحياتها الواردة في هذه اللائحة للمدير العام للمركز، أو غيره من مديري الإدارات.

الجزء الثاني

الملاحق

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم
دورة تدريبية في مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية
(أبوظبي أول مايو 2012)

http://ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

[B]نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث دورة تدريبية للعاملين في الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية بعنوان: (مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية) وهي بداية سلسلة من الأنشطة المتنوعة التي يستهدف المركز بها الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في الأرشيفات الحكومية التي يعمل على تنظيمها. افتتحت الدورة التدريبية بكلمة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث؛ فرحب فيها بالمشاركين، وأكد البعد الاستراتيجي لمثل هذه الدورات التي تسهم في تأهيل القائمين على تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية للوصول إلى سياسات الدولة في حفظ الأرشيف وتنظيمه. وأشار إلى التطور الذي شهدته أرشيفات الدولة بعد أن أصدر صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله- القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث منوهاً بأهمية دور المؤسسات الأكاديمية في إنشاء الدراسات التخصصية في مجال الأرشيف لإضفاء الطابع العلمي عليه. وحثّ الدكتور الريس الحضور على نقل الخبرات التي سيتلقونها إلى جهات عملهم، مبدياً استعداد المركز الدائم للتعاون وتقديم الدعم الكامل في هذا الصدد.
بدأت فعاليات الدورة بمحاضرة للأستاذ عبدالكريم بجاجة حول (واقع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة: الواقع والآفاق). أكد أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية ومن خطر الخطأ والإهمال، وضرورة تأهيل القائمين على إدارة الأرشيف نظرياً وميدانياً. واستعرض المحاضر نماذج للأرشيفات المهملة والمبعثرة في دولة الإمارات قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق، ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات بعد أن حظيت بالاهتمام في ظل تطبيقات مواد القانون، ومتابعة المركز الوطني للوثائق والبحوث. وقدم المحاضر عدداً من التوصيات للارتقاء بالأرشيفات والمحافظة على الوثائق بهدف سرعة الوصول إليها عند الحاجة.
وكانت المحاضرة الثانية من طرف الأستاذ أحمد موجب بعنوان: (نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، والإجراءات الفنية في الأرشيفات)، وفيها تمّ التعريف بالوثائق في كل مرحلة من مراحل عمرها: الجاري، والوسيط، والتاريخي، وإجراءات العمل فيها، ثم استعرضت خطة حفظ الملفات وأهدافها، وكيفية إعدادها، ومعايير تحويل الأرشيف الوسيط إلى تاريخي، واختتمت بالإجراءات التي يجب اتباعها لدى إتلاف الوثيقة وطريقة الإتلاف في وقتنا الحاضر.
وأكدت المحاضرة الثالثة للأستاذ سفيان بوحرات عن (الأرشفة الإلكترونية وبرامجها) دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق، وفي سهولة تصنيفها، والوصول إليها، وإتاحتها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضاً، وبينت المحاضرة دور الأرشفة الإلكترونية السليمة التي تراعى فيها الجودة والدقة والمطابقة في الوصول إلى الحكومة الإلكترونية التي تتطلع إليها دولة الإمارات ضمن استراتيجيتها المستقبلية، وكشفت المحاضرة عن عدد من البرامج والتقنيات الحديثة ووظائفها في الأرشفة الإلكترونية، وتطرقت إلى العمل في مجال الأرشفة الإلكترونية وأهم المواصفات القياسية فيه.
الجدير بالذكر أن حوالي ستين أرشيفياً يمثلون الجهات الحكومية في إمارة أبوظبي شاركوا في هذه الدورة، وفي ختام الدورة وزع المركز الوطني للوثائق والبحوث الشهادات على جميع المشاركين.
(ملاحظة: أضيف في هذا المقال أسامي المحاضرين الذين قدموا عروضاً).[/

B]

[عبدالقادر مجناح]

شكرا استاذنا الكريم. ممكن هناك برنامج لتسيير الارشيف عوضا عن استخدام نظام اكسس

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يتسلم النسخة الأولى لأكبر أطلس في العالم

http://ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

بدعم و توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز و بهدف دعم البحث العلمي يستقبل المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة في أبوظبي النسخة الأولى لأكبر أطلس للعالم "ايرث بلاتينم" الذي تطبع منه دار النشر الأسترالية "ميلينيوم هاوس" إحدى وثلاثين نسخة فقط. ويعدّ هذا الأطلس- بإصداره المحدود، والفريد بحجمه ووزنه وثراء محتواه- كتاباً نادراً ومرجعاً أساسياً، وجزءاً من أهم المجموعات المكتبية، وسوف يستهوي هواة الكتب والباحثين ولا سيما المتخصصون في علم الجغرافيا.
وقال سعادة الدكتور عبد الله الريس- مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث- لدى استقباله الأطلس: "لقد أدرك المركز أهمية هذا العمل النادر والمتخصص، فكان أول من بادر إلى اقتنائه، وهو ينظر بأمل كبير إلى الفائدة التي سوف يحققها للباحثين؛ فالجغرافيا هي التاريخ الساكن، ومن أولى من المركز بهذا التاريخ الذي رصده كبار رسامي الخرائط في العالم، وأكثر العدسات مهارة لتوثقه في هذا الإنجاز العظيم الذي سوف يقدم فائدة كبيرة في مجال علوم الطبوغرافيا، وفي البحث العلمي الجغرافي، وفي الدراسات الجغرافية التي تعنى بمقارنة الماضي بالحاضر؟ وانطلاقاً من دورنا في نشر المعرفة فإن المركز سوف يتيح هذه النسخة للباحثين الجادين، ويمنح الزائرين الفرصة ليتجولوا حول العالم على صفحاتها".
وإذ يفخر المركز باقتنائه هذا المرجع الهام والفريد فإنه لن يدخر جهداً في خدمة الباحثين والمستفيدين، مشيراً إلى أن دقة هذا الأطلس وتميّزه وندرته سوف تسترعي انتباه هواة الكتب والمثقفين والجغرافيين. وشكر سعادته دار ميلينيوم هاوس التي عرفت بإبداعاتها وابتكاراتها المتوالية على جهودها في هذا الصدد، مؤكداً العمل من أجل مزيد من الروابط الوثيقة بين المركز وبينها لفائدة للطرفين. وشكر جوردن شيرز - ممثل دار ميلينيوم هاوس- المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي أحاط هذا الإنجاز العلمي النادر بما يستحقّ من اهتمام، وقال: "إن إدارة ميلينيوم هاوس وضعت المركز الوطني للوثائق والبحوث في مقدمة المؤسسات التي توجهت إليها لتعرف بأطلسها العملاق "ايرث بلاتينم"؛ إيماناً منها بأن هذا المكان هو المناسب لاقتنائه، وأن القائمين على المركز هم أكثر إدراكاً لقيمة هذا العمل الذي يقدم وجهة نظر غير مسبوقة في العالم، وسيصل إلى أيدي المستفيدين الحقيقيين. ولما كان المركز يحظى بمنزلته المتميزة ومكانته المرموقة لدى الباحثين فإننا متيقّنون أنه سيكون حريصاً على اقتنائه، ولاسيما أن في مكتبته العديد من أطالس دار ميلينيوم هاوس المتخصصة".
وأضاف: "إن هذا الأطلس تحفة نادرة وهو بحجمه الكبير، وطباعته الرائعة، وقيمته الفنية العالية، وتغليفه الفريد يعدّ مرجعاً نادراً؛ لأن دار ميلينيوم تعتزم إتلاف صفائح تصويره الطباعي بعد إتمام الطباعة". ونيابة عن سعادة سفير أستراليا لدى الإمارات العربية المتحدة سعادة بابلو كانج، تحدث السيد موين أنور مدير التجارة و الاستثمار بمكتب حكومة new south Wales بأبوظبي، فقال: "في عصر التقنية الذي نعيشه يسعدنا أن نرى تلك الروح الرائدة في صناعة تواجه تحديات كثيرة، وهنا يرجع الفضل للمركز الوطني للوثائق والبحوث الذي قد تبين الإمكانات الهائلة التي ينطوي عليها هذا الأطلس في مرحلة مبكرة من إعداده، فوافق على اقتناء نسخة منه، وهذا دليل على الثقة المتبادلة بين الإمارات العربية المتحدة، وأستراليا بصفة عامة. ونأمل أن يزيد ذلك الأطلس من قوة الروابط بين بلدينا".
الجدير بالذكر أن هذا الأطلس يحتوي في صفحاته المائة والثمانية والعشرين على صور عالية الدقة وفريدة لها مغزاها في العالم، وخرائط دقيقة مقسمة حسب الموضوعات: لأوروبا، والولايات المتحدة الأمريكية، وكندا، وأستراليا، والهند... ويتميز أطلس العالم الكبير بحجمه؛ فعرضه 1.8م، وطوله 2.75 م، ووزنه 128 كيلو غراماً، وصُمّم غلافه وأُعِدّ يدوياً. وقد استقبل هذا الإنجاز العالمي الباهر عدد كبير من كبار الخبراء والمتخصصين، ومجموعة من الإعلاميين، ولفيف من المثقفين والمهتمين.
وتجدر الإشارة إلى أن المركز الوطني للوثائق والبحوث- الذي يقتني الأطلس "ايرث بلاتينم" - يحتفظ بملايين الوثائق التي تعنى بتاريخ دولة الإمارات ومنطقة الخليج، وهو الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، وهو إحدى المؤسسات التوثيقية الرائدة للتعريف بتاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة وهويتها، ويحرص على تشجيع الإبداع والبحث العلمي للمساهمة في بناء مجتمع مزدهر. ويحظى المركز الذي تأسس عام 1968 بناء على توجيهات المغفور له -بإذن الله- الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان- بعضوية أهم المنظمات الدولية ذات الصلة بتخصصاته، ويركز اهتمامه في هذه المرحلة في تنظيم أرشيفات الوزارات والمؤسسات الرسمية وشبه الرسمية، ويقوم بجمع التاريخ الشفهي وتوثيقه، ويعدّ البحوث المتخصصة، و ينشرها.

[عبدالكريم بجاجة]

[B]

الوطني للوثائق والبحوث يختتم الدورة التدريبية للعاملين في الأرشيف في الجهات الحكومية.

أبوظبي في 15 أكتوبر/ وام /
اختتم المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة في مقره بأبوظبي الدورة التدريبية للعاملين في الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية بعنوان "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية" وذلك استكمالا لمشروعه الذي يستهدف الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في الأرشيفات الحكومية التي يعمل على تنظيمها.
وافتتحت الدورة بكلمة سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي رحب بالمشاركين وأكد الدور الكبير لمثل هذه الدورات في تأهيل القائمين على تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية مشيرا إلى التطور الذي طرأ على أرشيفات الدولة والنقلة النوعية التي شهدتها بعد أن أصدر صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله- القانون الاتحادي رقم "7" لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث.
وبدأت الدورة بمحاضرة السيد/ سفيان بوحرات عن "الأرشفة الإلكترونية وبرامجها" أكدت دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق وفي سهولة تصنيفها والوصول إليها وإتاحتها والمحافظة عليها من التلف والضياع مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضا .
و كانت المحاضرة الثانية للسيد/ أحمد موجب بعنوان "نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة والإجراءات الفنية في الأرشيفات" وشملت التعريف بالوثائق في كل مرحلة من مراحل عمرها.
وتناولت المحاضرة الثالثة للسيد/ عبدالكريم بجاجة " الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة... الواقع والآفاق" أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية وخطر الخطأ والإهمال وضرورة تأهيل القائمين على إدارة الأرشيف نظريا وميدانيا./وام/ياس/
http://wam.org.ae/servlet/Satellite?...T-LAN-FullNews[/B

]

[سيد أحمد الجزائري]

أخبار علم المكتبات في الإمارات جديد

: قسم المكتبات والمعلومات في الجامعة الأمريكية في الإمارات إنضمت كوكبة جديدة من الطلبة من حملة البكالوريوس في الإقتصاد والحاسوب والتاريخ واللغة الإنجليزية والمكتبات والمعلومات وغيرها من العلوم الصرفة والإجتماعية والإنسانية الى برنامج الماجستير في علم المكتبات والمعلومات في الجامعة ألأمريكية في الإمارات ، وفي الوقت الذي اوجه التحية الى الطلبة الذين إنضموا الى البرنامج حديثاٌ وهم بكل تأكيد سيكونوا بإذن الله _ مع زملائهم طلبة الدفعة الأولى_ قادة مهنة المكتبات والمعلومات في دولة الإمارات العربية المتحدة الحبيبة بشكل خاص ودول الخليج العربي عموماٌ ، اتمنى ان ارى المزيد من الطلبة من جنسيات عربية وأجنبية في هذا القسم الفتي والفريد من نوعه في دولة الإمارات البلد الجميل متعدد الثقافات الذي يعمل و يعيش فيه ( بفضل من الله سبحانه وتعالى ورعايته ) بسلام وأمن وإطمئنان أناس من اكثر من 205 بلداٌ ( أكثر من الدول الأعضاء في الأمم المتحدة)

http://www.facebook.com/AUE.ae/posts/517502911596822

http://www.aue.ae/index.php/colleges-institutes/programs/graduate-programs/item/178-master-in-library-and-information-science

[عبدالكريم بجاجة]

[QUOTE=سيد أحمد الجزائري;143716] أخبار علم المكتبات في الإمارات جديد

تحية طيبة وبعد؛
لقد فتحت هذه الصفحة للحديث عن الأرشيف في الإمارات، وليس حول المكتبات التي خصص لها صفحات عديدة. الرجاء نشر الأخبار عن المكتبات في الصفحات المناسبة، أو فتح ركن جديد خارج عن الركن الذي أتشرف بإدارته.
وشكراً.

[عبدالكريم بجاجة]

جريدة الخليج
« المركز الوطني للوثائق يقيّم أرشيف دوائر رأس الخيمة"
الأحد 4 نوفمبر 2012
رأس الخيمة - حصة سيف-
قدم عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة، صباح أمس، تقريراً عن أوضاع وحدات الأرشيف في عدد من الدوائر المحلية في رأس الخيمة، متضمناً عدداً من النصائح والتوصيات لتحسين وضع العملية الأرشيفية، في مقر مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة .
ودعا خبير الأرشيف كل دائرة محلية أو اتحادية قبل أن تتخلص من أرشيفها أن تخطر المركز الوطني للوثائق والبحوث ليتم إرسال مشرفين ومختصين لتقييم الأرشيف واتخاذ القرار إما بالاحتفاظ به في الجهات المختصة بالوثائق في كل إمارة، أو في المركز الوطني للوثائق والبحوث وضمه للأرشيف التاريخي الوطني أو إتلافه .
حضر اللقاء الدكتور علي فارس، مدير مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة، وممثلو عدد من الدوائر المحلية التي سبق وزارها المختصون بالأرشيف من المركز الوطني للوثائق والبحوث لمتابعة الأرشيف الوطني .
وقال عبدالكريم بجاجة: هدفنا إكمال زيارة 800 جهة حكومية اتحادية ومحلية في الدولة لتطوير ومتابعة وحدة الأرشيف للوصول إلى وضع نظام إدارة الوثائق والأرشيف الإلكتروني .
http://www.alkhaleej.ae/portal/5e556...c108ea501.aspx


« خطوات لمتابعة تنظيم الأرشيف الوطني وفروعه»
الاثنين ,05/11/2012
رأس الخيمة - حصة سيف-
قال السيد عبد الكريم بجاجة خبير أرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث إن المركز سينظم زيارات ميدانية لكل الدوائر المحلية في كل إمارة على حدة لمتابعة وتنظيم الأرشيف الوطني الذي سيكون مقره الرئيس في العاصمة أبوظبي وله فروع في كل إمارة بالتعاون مع مراكز البحوث والدراسات في كل إمارة وانشاء مركز مستقل للأرشيف في الإمارات التي لا يوجد فيها مراكز للبحوث .
وأوضح في محاضرة بعنوان الارشيف في دولة الإمارات الواقع والآفاق، جمعت ممثلين من مختلف الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في رأس الخيمة في مقر مركز الدراسات والوثائق في الإمارة، أنه لابد أن يكون لكل إمارة ارشيفها الخاص، وتتطلب السياسة المقترحة لإدارة الأرشيف حسب المعايير الدولية توعية الدوائر الحكومية من أجل إنجاح سياسة الأرشيف. كما تم اقتراح نظام جديد للارتقاء بأرشيف الدوائر الحكومية إلى المستوى العالمي، بهدف تحسين سير الإدارات، وجعل الأرشيف وسيلةَ عملٍ فعَّالة .
أكد الدكتور علي فارس مدير مركز الدراسات والوثائق التابع للديوان الاميري أن المركز سبق وأن بادر وتبنى الاحتفاظ بالأرشيف المحلي للدوائر المحلية إلا أنه لم يحصل على تجاوب وفضلت كل دائرة الاهتمام بأرشيفها الخاص في دوائرها .
http://www.alkhaleej.ae/portal/c8ea5...e4a455fd5.aspx


جريدة الاتحاد
« دورة في رأس الخيمة حول الأرشيف الحكومي»
الاثنين 05 نوفمبر 2012
عماد عبدالباري (رأس الخيمة) –
نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة، أمس دورة تدريبية في مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة حول “إجراءات تنظيم الأرشيف الحكومي”، استهدفت موظفي الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية والاتحادية بالإمارة.
واستعرض المحاضر عبدالكريم بجاجة خبير الأرشيف بالمركز الوطني للوثائق والبحوث نماذج للأرشيفات المهملة والمبعثرة في دولة الإمارات قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق، ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات، بعد أن حظيت بالاهتمام في ظل تطبيقات مواد القانون، ومتابعة المركز الوطني للوثائق والبحوث.
http://www.alittihad.ae/details.php?...#ixzz2BJgyKIiV

[عبدالكريم بجاجة]

مشاركة المركز الوطني للوثائق والبحوث في معرض الشارقة للكتاب
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

حاكم الشارقة يطلع على إصدارات الوطني للوثائق والبحوث في معرض الكتاب
7 نوفمبر 2012
بعد مراسم افتتاح معرض الشارقة للكتاب التقى صاحب السمو صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى، حاكم الشارقة ممثلي المركز الوطني للوثائق والبحوث حيث قدموا لسموه تعريفاً سريعاً عن تطور المركز وأحدث إصداراته، وتقبل سموه منهم نسخة من كتاب (الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي) ، وقد أشاد سموه بما يقدمه المركز الوطني للوثائق والبحوث على صعيد توثيق ذاكرة الوطن.
ويذكر أن كتاب (الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي) يشمل فيضاً من ذكريات أنتوني رندل في أبوظبي أثناء خدمته في العين ضابطاً في قوة ساحل عمان، وواحداً من أبرز قادة قوة ساحل عمان (1960-1962)، ويسوق ذكرياته بالكلمة والصورة عن الدور الكبير الذي قامت به قوة ساحل عمان في التطور المنظم للإمارات المتصالحة قبل وقت طويل من قيام دولة الإمارات العربية المتحدة؛ وذلك في بدايات نشوء مدينة أبوظبي التي غدت من أروع المدن.
ويقول سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز في مقدمة هذا الكتاب: إنه لشيء عظيم حقاً أن يهدي المؤلف كتابه هذا للأجيال الصاعدة من أبناء الإمارات ليبين لهم التقاليد النبيلة التي ورثوها عن أسلافهم الذين تحدّوا الصعاب بكل الشموخ والعزة التي تحلوا بها، وينظر الدكتور الريس إلى هذا الإصدار باعتباره إضافة ثمينة إلى مجموعة الكتب التي تتناول تاريخ الإمارات العربية المتحدة وتراثها.
يتألف الكتاب من أربعمئة صفحة حفلت بموضوعاته باللغتين العربية والإنجليزية والتي تتناول مختلف جوانب الحياة التي عاشها الأجداد في أوائل ستينيات القرن الماضي، ويشير إلى إحساس الحكام بالمسؤولية، ولا سيما الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان- رحمه الله- الذي وضع تصوراً في ذلك الحين لتطوير أبوظبي وتحديثها.


ولي عهد الشارقة يزور جناح الوطني للوثائق والبحوث في معرض الكتاب
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx
7 نوفمبر 2012
قام سمو الشيخ سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي ولي عهد ونائب حاكم الشارقة، وعدد من كبار الشخصيات بزيارة جناح المركز الوطني للوثائق والبحوث المشارك بمعرض الكتاب، وقد أشاد سموه بدور المركز وبمقتنياته وإصداراته التي توثق تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج، كما أشاد بالتعاون الوطيد بين المركز ومركز الشارقة للوثائق والبحوث.
هذا وقد قدمت إدارة الجناح لسموه تعريفاً سريعاً عن مشاركة المركز وأهدوا لسموه الإصدارات الجديدة متمثلة بالكتب التالية: الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي، ذكريات شبه الجزيرة العربية. . رحلة في صور، وذكريات الإمارات. واستقبل الجناح أيضاً سعادة سعيد مصبح الكعبي مدير منطقة الشارقة التعليمية حيث قدموا له نبذة سريعة عن تطور المركز وخدماته البحثية والتوثيقية وأهدوا لسعادته الإصدارات الجديدة أيضاً. جاء ذلك لدى افتتاح معرض الشارقة للكتاب، والذي يشارك المركز فيه بجناح خاص- لاقى إقبالاً مميزاً في أول أيام المعرض- ضم إصداراته القديمة والحديثة التي يعرضها فإنه يعرض بعض الدوريات، والنشرات التعريفية بدوره وإنجازاته وتطوراته، ونماذج من الوثائق التي يقتنيها، ويبث عبر شاشة كبيرة أفلاماً وثائقية في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة.
الجدير بالذكر ويستهدف المركز الوطني للوثائق والبحوث عبر مشاركته وضع إصداراته المتخصصة في متناول جمهور المستفيدين من باحثين وقراء ومعنيين بتوثيق الأحداث التي حفل بها تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج. وهو يشارك بإصداراته الجديدة مثل: كتاب: "الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي" ، و"شبه الجزيرة العربية .. رحلة في صور" وغيرهما إلى جانب إصداراته المعروفة التي أثرى بها الأوساط الثقافية والمكتبة العربية مثل: (يوميات زايد)، و(الفرائد من أقوال زايد)، و(قصر الحصن ..تاريخ حكام أبوظبي 1793- 1966)، و(زايد من التحدي إلى الاتحاد)، وموسوعتي: (المأمورة) في الإبل و(العاديات)في الخيول، و(الإمامة في عمان)، و(المساجد القديمة في سواحل أبوظبي)، و(مفاهيم جديدة في تدوين تاريخ الإمارات).وأعداد مجلة (ليوا) العلمية المحكمة المعنية بالتاريخ والتراث والآثار في دولة الإمارات ومنطقة الخليج، ونشرة (الذاكرة) الخاصة به والتي ترصد إنجازاته وفعالياته.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم ندوة تعريفية باللائحة التنفيذية
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

ينظم المركز الوطني للوثائق و البحوث في الثالث والعشرين من يناير الجاري بمقرّه في أبوظبي- ندوة تعريفية باللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله - بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث.
تستهدف الندوة المديرين العامين والتنفيذيين في الجهات الحكومية والاتحادية، والمحلية والموظفين العاملين في أقسام الأرشيف و إداراته، لإطلاعهم على المواصفات المطلوبة في تنظيم الأرشيف على ضوء اللائحة التنفيذية المنبثقة عن مواد القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008، ووفق أحدث الأسس والمعايير العالمية المتبعة في إدارة الأرشيفات. وعن أهمية هذه الندوة يقول سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث: "أرى من الواجب أن نحثّ جميع المعنيين بهذه الندوة على حضورها والمشاركة فيها، لتنفيذ تفاصيل مواد اللائحة التنفيذية ودقائقها؛ فالقائمون على الندوة – وهم من كبار المختصين وخبراء الأرشفة- سوف يسلطون الضوء على مواد اللائحة التنفيذية، وما فيها من سياسات وإجراءات عامة ذات صلة بإدارة الوثائق في مختلف مؤسسات الدولة، بهدف الارتقاء بالعمل الأرشيفي إلى أعلى مستويات الجودة، والدقة وفق المعايير العالمية المتبعة في إدارة السجلات، حفاظاً على أرشيفات وطننا وذاكرته من الهدر والتلف والتسرب، مع العلم أن مواد اللائحة التنفيذية قد صيغت وفق أفضل الممارسات والمعايير العالمية، مثل: آيزو 15489 الخاص بإدارة السجلات، وأيزو 27001 الخاص بأمن المعلومات".

الجدير بالذكر أن فريق العمل بالمركز الوطني للوثائق و البحوث شخّص وضع الأرشيف لحوالي 75% من الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في الدولة حتى الآن، وأسهم في تنظيم أرشيف عدد كبير من الجهات الحكومية، وفي نشر الوعي بأهمية التوثيق والأرشفة، وأوقف نزيف الأرشيفات وإتلافها العشوائي، والممارسات الخاطئة التي كانت تقع فيها بعض الجهات الحكومية قبل صدور القانون الاتحادي؛ الذي حضّ على الحدّ من إتلاف الوثائق في الجهات الحكومية بشكل غير مشروع، ودون الحصول على موافقة خطية من المركز الوطني للوثائق والبحوث.
وتجدر الإشارة إلى أن برنامج الندوة يتضمن عدة محاور أهمها: شرح البعد الإستراتيجي للائحة التنفيذية، وعرض لمشروع تنظيم أرشيف الجهات الحكومية، ولمتطلبات اللوائح التنظيمية في الأرشيفات العالمية، وشرح مفصل لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وعرض مهم عن أساليب حفظ الوثائق، وعن الأرشفة الإلكترونية.

[سيد أحمد الجزائري]

إذ سمحتم أستاذنا الخبير السيد عبدالكريم بجاجة

الوطني للوثائق والبحوث يشارك في إحياء فعاليات يوم الوثيقة في الشارقة | 21 أكتوبر
2012

يشارك المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة- في يوم الوثيقة الذي يحتفي به مركز الوثائق والبحوث في الشارقة بورقة عمل يقدمها خبير الأرشيف السيد سفيان بوحرات عن تجربة المركز في إدارة الوثائق وتوثيقها وحفظها. وتأتي هذه المشاركة انطلاقاً من دور المركز في حفظ ذاكرة الوطن التي تضمها ملايين السجلات الخاصة بدولة الإمارات وشبة الجزيرة العربية.

تتطرق ورقة العمل إلى الأسس التشريعية والعلمية القياسية التي يتبناها المركز في تصميم منهجيات العمل الأرشيفي في الوزارات والهيئات الحكومية، وبناء نظام متكامل لإدارة الوثائق الحكومية والسياسات والإجراءات الخاصة بتنظيمها.

وتتناول ورقة العمل التي استوحاها خبير الأرشفة من خط سير الوثيقة في المؤسسات الحكومية وإدارتها في جميع مراحلها العمرية، بدءاً بمرحلة النشأة والاستخدام الإداري، ووصولاً إلى مرحلة الأرشيف الوسيط بناء على المعيار الدولي آيزو 15489 وغيره من المقاييس الدولية في مجال ضبط الوثائق وتحليلها وتصنيفها وحفظها بما يتفق مع المواصفات التي يطبقها المركز وهو يواكب عمله في تشكيل رصيده الأرشيفي الوطني والتاريخي.

وتقدم الأستاذة سلمى المنصوري مديرة إدارة الأرشيفات في المركز ورقة العمل بحديث مقتضب عن دور المركز الوطني للوثائق والبحوث وعمله لتطوير أساليب العمل في كل تخصصاته ومهامه حتى يواكب الممارسات العالمية، وتحقيق ما يتطلع إليه في إطار توفير الخدمات للباحثين، وحفظ الذاكرة الوطنية للأجيال القادمة بما يعزز الهوية الوطنية، وتتناول مديرة إدارة الأرشيفات جوانب من تجربة المركز في إثراء أرشيفاته بالوثائق التاريخية ذات العلاقة بدولة الإمارات ومنطقة الخليج من مختلف أنحاء العالم، ثم أساليب توثيق الوثائق التاريخية وحفظها.

ويشارك المركز الوطني للوثائق والبحوث وهو من أقدم المراكز الأرشيفية في منطقة الخليج بعرض أفلام وثائقية تاريخية على شاشة عرض كبيرة إلى جانب نماذج من مقتنياته من الصور والوثائق المهمة في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة، في القاعة التي تشهد فعاليات يوم الوثيقة.

http://www.cdr.gov.ae/ncdr/Arabic/news/newsDesc.aspx

[عبد الرحمن بلحاج]

اللهم بارك

استاد المبجل فيما يخص نظام ecmهل يمكن اقتناءه

سلمكم الله من جميع الشرور