[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
الرجاء من مشرفي المنتدى تغيير المعلومات بعد مغادرتي للأرشيف الوطني للإمارات العربية المتحدة. ستعدل المعلومات كما يلي وشكراً:
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
أبوظبي- الإمارات العربية المتحدة

[mayan mimo]

السلام عليكم
انا بصدد المشاركة في مسابقة توظيف لمنصب وثائقي امين محفوظات اقليمي في بلدية
ارجوا ما هي الاسئلة المعتادة الطرح و سبق لي العمل في البلدية و الارشيف متراكم
هل لي بخطة عمل لترتيبه

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
أولاً: فيما يتعلق بأسئلة المسابقة، ليس لدي أي جواب خاصة إذا كلف بطرح الأسئلة أشخاص ليس لديهم أي خبرة في مجال الأرشيف.
ثانياً: يعني الموضوع ""تنظيم الأرشيف المبعثر" وعالجناه عدة مرات:

"المعالجة العلمية للأرشيف المبعثر"
1- تشخيص وضع الأرشيف المبعثر:
• يكون عادة الأرشيف الجاري (أقل من خمس سنوات) محفوظًا في ظروف عاديـة بمقر الدوائر الحكومية.
• ولكن بمجرد الانتهاء من المعاملات الإدارية، وإغلاق الملفات، يخرج الأرشيف من العمر الأول ويُحوَّل إلى العمر الثاني ليصبح أرشيف وسيط (اعتباراً من خمس سنوات فما فوق)، وفي الكثير من الأحيان يُرمى في المخازن العامة للدوائر الحكومية دون أي جدول تحويل أو بيانات تعريفية، و دون أي عمل أرشيفي أو صيانة أو نظافة، بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف.
• تظهر ظروف حفظ الأرشيف الوسيط سيئة إلى أقصى حد: عدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام في المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية (وحتى خشبية) مكدسة البعض فوق البعض، الشيء الذي يمنع أي بحث محتمل – والجزء الآخر مكدس فوق الأرض مباشرة.

2- الأسباب التي تُؤدي إلى تراكم الأرشيف المبعثر:
• عدم وجود سياسة واضحة لإدارة الأرشيف وحفظه.
• عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه " يتيم " بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية.
• عدم وجود قسم الأرشيف الوسيط في أغلب الدوائر الحكومية.
• عدم إصدار أي تعليمات بشأن الأرشيف الوسيط، ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي.
• تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.

3- التكفل بالأرشيف المبعثر:
• يُصعب تمييز الأرشيف المبعثر حسب المصدر أو الموضوع لكونه مختلطًا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية.
• يظهر الأرشيف المبعثر في أغلب الحالات متراكمًا فوق الأرض مباشرة دون أي نظام، وربما في شكل ملفات منتشرة دون العلب.
• يجب علينا أن ندرك أنه في هذه الفوضى الظاهرة يمكن أن يوجد بقايا شبه نظام يُفترض احترامه دون إضافة فوضى على فوضى؛ يعمل الأرشيفي أمام الأرشيف المبعثر مثل أخصائي علم الآثار الذين يحاولون القيام بحفرياتهم بانتظام لإنقاذ الآثار في شكلها الأصلي دون المس في الترتيب الأولي لهذه الآثار.
• إن الأرشيف المبعثر يُعدُّ طبقات (جيولوجية) حيث أرميت الملفات البعض فوق البعض، لذا يجب احترام هذه الطبقات عند معالجة الأرشيف.

4- إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر:
• يجب في المرحلة الأولى رفع الأرشيف من الأرض بطريقة منتظمة وباحترام الطبقات "الجيولوجية"، ووضع الملفات في العلب.
• كما يجب ترقيم العلب الوحدة بعد الأخرى بِغَضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر، أي بدون محاولة التعرف على الأرشيف في هذه المرحلة الأولية.
• ثم في مرحلة ثانية، أي بعد انتهاء رفع الأرشيف من الأرض ووضعه في علب مرقمة، يمكن محاولة التعرف المبسط على محتوى الأرشيف لتحرير بيانات أولية مبسطة توفر أدنى المعلومات: رقم العلبة، مصدر الأرشيف (أي الإدارة المنتجة له)، تعريف قصير عن محتوى العلبة، المنطقة المعنية إذ وجدت، التاريخ الأدنى والأقصى للأرشيف الموجود في العلبة.
• و في آخر المطاف يتم جمع كل البيانات في الكمبيوتر، وترتيبها آليًا حسب مصدر الأرشيف (الإدارة المنتجة)، أو حسب الموضوع إذا أقتضى الأمر ذلك، بصرف النظر عن الترتيب أي ترقيم العلب داخل قاعات الأرشيف.

5- مظهر الأرشيف المبعثر بعد المعالجة العلمية:
• مثال عن الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب المصدر:
o أرشيف الإدارة العليا: العلب 1- 2- 4- 7- 8- ...
o أرشيف إدارة الموظفين: العلب 14- 20- 25- 35- 40- 42- 55- ...
o أرشيف إدارة المالية: العلب 3- 5-9- 15- 24- 33- 46- 63- ...
• مثال عن الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب الموضوع:
o ملفات الموظفين: العلب 20- 35- 40- 55- ...
o التعاميم الإدارية: العلب 14- 25- 42-...
o الفواتر: العلب 5- 15- 33- 63-...
o التقارير السنوية: 1- 2- 4 ...
o الخرائط....
o الملفات التقنية...
o الصفقات...
o المشتريات...
o الإحصائيات: 7- 8-...

6- الخلاصة:
عند الانتهاء من تنظيم الأرشيف المبعثر، أي رفعه من الأرض، وضعه في العلب وترقيم العلب، والقيام بالتعريف الأولي على محتوى الملفات، وإعداد فهارس أولية لتقديم الأرشيف حسب الهيكل الإداري وحسب المواضيع، يمكن القيام بجمع العلب حسب أي نظام نفضله، ولكن يجب في هذه الحالة إعادة ترقيم العلب لتشكيل سلسلة منطقية.
شخصيًا لم أوصي بجمع العلب حسب أي نظام و إعادة ترقيمها: أفضل أن تبقى المجموعة الجديدة المشكلة على حالها، واستخدام البيانات للحصول على أي ملف بوسيلة الكمبيوتر.

[عبدالكريم بجاجة]

سؤال من الطالبة فيروز محبوب سنة أولى ماستر تقنيات أرشيفية جامعة قسنطينة:
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته؛ من فضلك يا أستاذ لقد وجدت في مقال لك منشور في الأترنيت حول "برنامج تكوين الأرشيفين" استعملت في مرجعك دراستين من مجلة "Archivum" العدد 45 سنة 2000. إذا كان بإمكانك أن ترسله لي فأنا في أمس الحاجة إليه وشكرا.

الجواب: لقد اطلعت على مجلة المجلس الدولي للأرشيف "Archivum" في مكتبة الأرشيف الوطني في أبوظبي. وتوجد المجلة نفسها في مكتبة الأرشيف لولاية قسنطينة والأرشيف الوطني في الجزائر العاصمة، وربما حتى في المكتبة الوطنية الجزائرية.

[عبدالكريم بجاجة]

موقع الأرشيف الوطني:
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/index.aspx


بيانات الاتصال:
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/ContactUs/index.aspx
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/Conta...neContact.aspx

[شعلة العلم]

انا في حيرة من أمري
المدراء لا يدركون اهمية الارشيف و هذا شيئ مؤسف للغاية
ارجوك استاذي الكريم اريد التحصل على مدونة النصوص القانونية و التنظيمية الخاصة بالقطاعات الاستشفائية .
مع العلم انني تحصلت على المدونة الخاصة بالقوائم المشتركة الشاملة الخاصة بالادارات
و تقبلوا من كل الاحترام و التقدير على كل المجهودات المبذولة.

[شعلة العلم]

مساء الخير اهل العلم و المشورة
ارجوكم اساتذتي الكرام اريد التحصل على مدونة النصوص القانونية و التنظيمية الخاصة بالقطاعات الاستشفائية .
مع العلم انني تحصلت على المدونة الخاصة بالقوائم المشتركة الشاملة الخاصة بالادارات
و تقبلوا من كل الاحترام و التقدير على كل المجهودات المبذولة.

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
أذكر مرة أخرى جميع مشاركي منتديات السير أنني أقطن على بعد أكثر من 5000 كيلومتر عن الجزائر، وليس لدي أي وثائق خاصة بالجزائر أو أي دولة أخرى ما عدا دراساتي الخاصة.
لذا يجب الاتصال بالأرشيف الوطني الجزائري للحصول على "مدونة النصوص القانونية و التنظيمية الخاصة بالقطاعات الإستشفائية."

[شعلة العلم]

اشكرك استاذي الكريم على ردك ارجوا ان يطيل الله في عمرك و يعطيك الصحة و القوة و بارك الله فيك

[عبدالكريم بجاجة]

السؤال من الطالبة فيروز محبوب:
"السلام عليكم أستاذ: لو سمحت أستاذ لدي سؤال فيما يخص نظرية الأعمار الثلاث؛ هل تطبق في منظومة التسيير والأرشفة الإلكترونية، تحديدا فيما يخص إتاحة المعلومات في المنظومة الإلكترونية هل تخضع لهذه النظرية أم لا ولماذا ؟؟ تقبل مني فائق الاحترام والتقدير."

الجواب: تحية طيبة وبعد؛
لقد كتبت مقال – باللغة الفرنسية - حول موضوع "أعمار الأرشيف" نشر في موقع الأرشيفيين الكنديين

":

https://archivistesqc.wordpress.com/...-les-archives/

Un quatrième âge pour les Archives?
Par Abdelkrim Badjadja
Nous avons été habitués à parler des « trois âges des archives » depuis les années 1950 lorsque Theodore R. Schellenberg, archiviste américain (1903–1970), avait énoncé le premier « la théorie des trois âges » dans son livre « Modern Archives: Principles and Techniques (1956) ». (1)
Ainsi donc, nous préconisons de conserver dans les bureaux les archives courantes d’usage régulier : « premier âge », dans des locaux de préarchivage les archives intermédiaires en tant que mémoire des organes producteurs : « deuxième âge », puis décider du sort des archives à l’issue du deuxième âge, destruction définitive ou conservation permanente aux Archives nationales : « troisième âge ».
Avec l’arrivée massive des archives électroniques, cette théorie ne trouve plus, en partie, sa raison d’être parce que l’ère numérique ne pose plus de problème d’espaces de conservation, tant les capacités de stockage des formats numériques s’élargissent de jour en jour avec les progrès constants de la technologie. Nous devons toutefois affronter d’autres types de problèmes liés à la fragilité des formats numériques pour une conservation dans le long terme, j’y reviendrai en fin de papier.
J’avais dit « en partie » parce que les archives papier continuent de s’accumuler en particulier dans les pays en retard du point de vue technologique. Et ce n’est pas en scannant des documents produits sous forme papier, que l’on détruira après numérisation, que l’on peut prétendre être arrivé à l’ère de « l’administration sans papier ».
Mon propos traite de l’existence éventuelle d’un « quatrième âge » pour les archives que ce soit du reste sous forme traditionnelle (papier) ou numérique (électronique). Il s’agit en fait de la période de gestation des décisions avant production des documents quel que soit leur forme : en somme de la planification du travail qui aboutit ou non à la production d’archives inutiles dont tout le monde pourrait très bien se passer, aussi bien les administrations, les citoyens, et plus encore les archivistes. Lequel d’entre nous est « heureux » de recevoir de la paperasse inutile par tonnes en se posant la question « Où stocker ces papiers em… ».
J’ai été conservateur des archives régionales de Constantine de 1974 à 1991, et j’ai eu à gérer aussi bien des archives historiques (avec beaucoup d’intérêt et de plaisir) que des documents administratifs en plus grand nombre ne présentant aucun intérêt et du coup pas de plaisir en vue. Je cite un exemple : les dossiers de la réglementation constitués par les citoyens pour obtenir un papier quelconque, carte d’identité, passeport, permis de conduire, permis de chasse, autorisation de détention d’armes de chasse, passeport spécial pèlerinage, et la liste est plutôt longue et pénible pour le citoyen obligé à fournir les mêmes pièces pour obtenir un papier quelconque.
Citons trois pièces nécessaires pour pratiquement tous les dossiers à fournir : extrait de naissance du père, certificat de nationalité, casier judiciaire bulletin numéro 3. Les deux derniers documents exigés sont parfaitement inutiles et c’est une perte de temps pour tous que de les demander. Pour avoir le certificat de nationalité auprès du Palais de justice, le citoyen doit constituer un sous-dossier dont la pièce essentielle est le certificat de naissance du père versé déjà dans le premier dossier. Que dire de l’exigence faite au citoyen de présenter le casier judiciaire numéro 3, alors que l’administration va demander de toutes façons au même Palais de justice pour contrôle le bulletin numéro 2 plus complet que le numéro 3 ?
Les archivistes avaient rédigé maintes observations et protestations au sujet de pièces demandées au citoyen qui font double emploi, et nous em… au plus haut point. Je me souviens avoir attiré l’attention des autorités locales sur la masse des dossiers de la réglementation qui encombraient inutilement nos magasins, et j’avais affirmé avec preuves à l’appui que « régler le problème de la conservation des dossiers de la réglementation, c’est régler la moitié du problème des archives de l’administration ». Nous avions été entendus, et ces deux pièces ne sont plus exigés des citoyens. Voilà deux papiers en moins dans les dossiers pour des millions de citoyens : soit plusieurs millions de feuilles économisées, et plus encore des millions de démarches en moins. Que demande le peuple ?
Allons plus loin : pourquoi exiger du citoyen de constituer à chaque fois un dossier comportant les mêmes pièces pour obtenir des papiers différents ? Le résultat en est que nous conservions en nos locaux une dizaine de dossiers concernant un même citoyen et comportant les mêmes pièces. J’avais à l’époque proposé que le citoyen fournisse un seul dossier lui ouvrant droit à tous les papiers de la réglementation. Là, c’était s’attaquer carrément aux fondamentaux de la bureaucratie. Pas touche.
Mais, j’ai appris en cette année 2014 que le gouvernement algérien, dans le cadre de la lutte contre la bureaucratie, a pris des mesures afin de dispenser le citoyen de déposer une multitude de dossiers pour avoir droit aux papiers de la réglementation :
« 13 documents administratifs supprimés. Il s’agit de la grande mesure du Premier Ministre. 13 documents habituellement exigés mais finalement inutiles vont être supprimés par décret ». (2)
« Afin de remplacer tous les documents administratifs… attribution d’un numéro d’identification à tous les Algériens ». (3)
Bravo ! Voilà des centaines de millions de papiers inutiles en moins, qui s’en plaindrait ? Certainement pas les citoyens, encore moins les archivistes.
A l’inverse, je pourrais citer aussi comme exemple négatif l’administration d’un autre pays qui impose de produire tout document en 11 exemplaires, sans que personne ne soit capable d’expliquer le pourquoi de la chose, même pas le signataire de l’instruction ! Le comble : cette exigence stupide avait été appliquée en d’autres pays sous influence sans que personne ne s’en offusque, sauf moi !
Finalement, il revient aux archivistes, mieux placés que quiconque pour apprécier la valeur des documents, d’intervenir en amont pour empêcher la production de dossiers inutiles pour tous. En somme, les archivistes devraient faire partie des groupes de travail chargés de réfléchir aux performances, à la simplification des procédures de travail, en visant comme objectif de réduire la masse de documents produits. C’est ce que j’appelle « le quatrième âge des archives », en fait l’âge 0 (zéro) qui précède la production des documents.
Un premier instrument sert déjà aux archivistes pour déterminer la durée de vie des documents et leurs lieux de conservation : la nomenclature des documents produits ou le tableau de gestion. Ces tableaux devraient fixer en amont, non seulement le sort définitif des documents produits, mais aussi leur forme : papier ou électronique.
A mon avis, tous les dossiers indiqués pour la conservation perpétuelle tels les archives des décideurs devraient être préservés sous trois formats : papier, électronique, microfilm. Certains s’offusqueraient d’utiliser en même temps deux techniques, électronique et microfilm, pour préserver des archives déjà conservées sous leur forme original : le papier. Je vous répondrais de prime abord que je suis « conservateur » au sens propre et au sens figuré. Je ne suis pas convaincu de la fiabilité des formats numériques pour une conservation dans le long terme : seul le film a donné ses preuves pour une conservation centenaire, les premiers films produits en 1895 existent toujours pour peu que l’on ait pris la peine de réunir de bonnes conditions de conservation et un suivi dans le temps. Le format électronique a fait sa première apparition au cours des années 1970 me semble-t-il, aussi attendons l’an 2070 avant de décider de leur faire confiance ou non pour une conservation optimum dans le long terme. Gageons qu’à ce moment-là je risque de ne pas participer aux débats : j’ai déjà 70 ans. Mais trêve de plaisanteries : de nos jours, il existe sur le marché des caméras hybrides qui vous fournissent les deux formats, microfilm et numérique, en une seule prise. Plus économique que ça tu meurs !
Et que décider pour les archives non concernées par la conservation perpétuelle ? Déjà, il faut partir du principe qu’il vaut mieux ne pas chercher à les numériser, surtout pas les documents devant être éliminés à court terme, moins de dix ans.
Un premier exemple : les archives comptables. Lors d’une étude récente (en arabe), j’avais présenté le sort fixé pour les archives comptables dans plusieurs pays : Algérie, France, Royaume Uni, USA, Australie. La conservation maximum des dossiers comptables avait été fixée selon les pays de six à dix ans. Pour cause : les lois relatives au contrôle des finances publiques limite à dix ans au maximum la période de vérification des comptabilités publiques. Conclusion : cette catégorie d’archives doit être éliminée après dix ans de conservation sans être numérisée. (4)
Dans cette même étude, j’avais abordé la question du sort des dossiers de personnel. Là, c’est l’âge de l’agent concerné qui est pris en compte après son départ. J’ai relevé dans ces mêmes pays évoqués plus haut que la conservation des dossiers de personnel s’étalait de 70 ans à 125 ans (l’âge de l’agent concerné). Deux questions : faut-il les conserver au-delà ? Faut-il les numériser ? Ma réponse est non pour les deux questions.
Un dernier problème à résoudre pour les dossiers de personnel qui sont conservés généralement en double : un dossier matrice au service du personnel, un double au service de la comptabilité pour justifier les paiements de salaires. De mon point de vue, le deuxième dossier doit être éliminé en même temps que son environnement : les archives comptables.

En guise de conclusion : Pratiquer donc au niveau des archives la politique de « planification des naissances de dossiers » par la « contraception » afin d’empêcher les « nouveaux bébé archives inutiles » de sortir du néant où ils feraient bien d’y rester.

(1) http://www.archivists.org/publicatio...hellenberg.pdf

(2) 13 documents administratifs supprimés- Il s’agit de la grande mesure du Premier Ministre. 13 documents habituellement exigés mais finalement inutiles vont être supprimés par décret de l’administration algérienne. Un souci en moins pour les Algériens et les bureaux administratifs qui croulent sous les documents. Une première étape pour le gouvernement qui promet de continuer à réduire cette bureaucratie.
http://www.h24algerie.com/lutte-la-b...les-algeriens/

(3) Dans le cadre de la lutte contre la bureaucratie qui ronge l’administration algérienne et afin de remplacer tous les documents administratifs, le ministère de l’Intérieur et des collectivités locales prépare un projet d’attribution d’un numéro d’identification à tous les Algériens.
http://www.algerie1.com/actualite/et...aque-algerien/

اقتراح "جدول حفظ الأرشيف"(4) Records Schedule

[hebrony]

تحية و بعد ,,,
لدي استفسار عن تصوير كتب المخطوطات و حفظها الكترونيا ، وانا هنا اتحدث عن اوراق مجمعة على شكل مجلدات حديثة التنسيق ( خلال عشرون عاما ) وهي اكبر من حجم ورقة A4 ولا يمكن استخدام الماسح الضوئي في ادخالها .
الطرق و الادوات اللازمة لعملها الكترونيا .

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة hebrony

تحية و بعد ,,,
لدي استفسار عن تصوير كتب المخطوطات و حفظها الكترونيا ، وانا هنا اتحدث عن اوراق مجمعة على شكل مجلدات حديثة التنسيق ( خلال عشرون عاما ) وهي اكبر من حجم ورقة A4 ولا يمكن استخدام الماسح الضوئي في ادخالها .
الطرق و الادوات اللازمة لعملها الكترونيا .

تحية طيبة وبعد؛
مهما كان حجم الوثائق التي نريد تصويرها، أنصح دائماً استخدام آلة التصوير المزدوجة (Hybrid Camera) التي تسمح بإنتاج شكلين من الصور بالالتقاط صورة واحدة: الشكل الرقمي وشكل ميكروفيلم (simultaneous Scanning and Microfilming).
تجدون نموذجاً عن هذه الآلة في الرابط التالي:

http://graphics.kodak.com/docimaging...bridColour.pdf