[هبة فوزي علي]

أدليب ADLIB نظام متكامل لإدارة الأرشيف
*******************
أدليب والنظم العربية المتطورة
**********************
الشركتان الرائدتان في أنظمة إدارة المعلومات حول العالم
نظام أدليب للأرشيف عبارة عن تطبيق متكامل لإدارة المقتنيات والمعلومات في إدارات الأرشيف والسجلات وقد قامت شركة أدليب لنظم المعلومات ADLIB Information System بتصميمه وتطويره معتمدة في ذلك على خبرة سنوات عديدة في مجال إدارة المقتنيات
النظم العربية المتطورة الرائدة في تطوير نظم إدارة المعلومات والمكتبات العربية وبالتعاون مع شركة أدليب تشرف على تطوير النسخة العربية من النظام وتقديم خدمات التحويل الكامل للبيانات والتدريب والدعم الفني لنظام الأرشيف معتمدة بذلك على خبرتها التي تزيد على الخمسة عشر عاما في خدمة مجتمع المعلومات العربي من خلال تقديم حلول وخدمات معلوماتية متكاملة ومتطورة تعنى بإدارة كافة مراحل الدورة المعلوماتية ابتداء من انتاج المعلومات وتوثيقها ومرورا بإدارتها وحفظها وانتهاء بنشرها وإتاحتها للمستفيدين
شمولية النظام Comprehensive
**************************
يتميز نظام أدليب للأرشيف بأنه نظام شامل من حيث
تغطية النظام للوظائف الكاملة التي تفي باحتياجات إدارة الأرشيف
توفير واجهات الإدارة المحترفة للمقتنيات
مطابقة النظام للخصائص المعيارية والتي تشمل
الوصول للبياناتAccession
التراكمات Accruals
التركيب الهرمي للفهرس طبقا لمواصفة التقنين العام الدولي المعياري للوصف الأرشيفي ، الطبعة الثانية
1999
التسجيلات الاستنادية طبقا للمواصفة الدولية للتسجيلات الاستنادية الأرشيفية للهيئات والأفراد والعائلات الطبعة الثانية 2004
النظام يدعم تطبيقات XML ( ومنها EAD و MAD كأحد تطبيقات XML والتي تمكن من إنشاء وبناء الأرشيف الرقمي الالكتروني على شبكة الانترنت
فهرسة الوثائق المنشورة
ربط الصور
قدرات الاسترجاع
التكامل مع التطبيقات الخارجية مثل تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وصفحات الانترنت
المرونة Flexible
على الرغم من إمكانية توريد النظام جاهزا للتشغيل إلا أن مرونة نظام أدليب للأرشيف تسمح بإجراء أقلمة للنظام بشكل كامل فيمكن مثلا تعديل وإضافة وإزالة الحقول أو بناء هيكلية جديدة للأرشيف من البداية وبالمثل يمكن أقلمة كل من النماذج وقوائم الاختيار والتقارير كما يمكن استخدام لغة أدليب الإجرائية ADLIB Procedural Language لتطوير أدوات فعالة ومحكمة لتدقيق ومعالجة البيانات 0
ويتضمن نظام أدليب للأرشيف أدوات تساعد على أقلمة النظام من قبل إدارة الأرشيف ويمكن للنظم العربية المتطورة أن تساهم بتقديم خبرات استشاريها لتنفيذ ذلك بناء على طلب العميل وعلى جميع الأحوال يمكن مواءمة النظام طبقا لاحتياجات الأرشيف والأرشيفين وليس طبقا لأي شيء آخر
سهولة الاستخدام User Friendly
***********************
يتمتع النظام بسهولة الاستخدام من خلال خصائص متقدمة منها
شاشات استخدام مرتبة ومنسقة
واجهات شاملة تناسب جميع المستخدمين
ملفات مساعدة موافقة للسياق لإرشاد المستخدم
إمكانات غير محدودة لبناء قوائم التدقيق والمكانز مما يساعد في تسهيل إدخال ودقة البيانات ويضممن ملفات متسقة تكون أسس متينة لاسترجاع ناجح للبيانات
خيارات نظام أدليب للأرشيف
*********************
يمكن استخدام نظام أدليب للأرشيف سواء قائما بذاته أو كجزء من منظومة متكاملة من التطبيقات سويا مع نظام
أدليب للمتاحف وأو مع أنظمة إدارة المكتبات المعيارية وذلك لدعم البحث عبر النطاقات cross-domain ونظام أدليب مصمم من مجموعة من أنظمة فرعية Modular Systems مترابطة ومتكاملة فيما بينها وقابلة للأقلمة وهي النظام الفرعي لقاعة البحث ، النظام الفرعي لإدارة التسجيلات ، النظام الفرعي لإدارة الصيانة والحفظ ، والنظام الفرعي للبحث عبر الانترنت وتشارك هذه الأنظمة الفرعية في المعلومات المتاحة في قاعدة بيانات الفهرس ويعني ذلك إتاحة البيانات الموجودة في الحال في كل الأنظمة الفرعية الأخرى كما أن النظام مجهزا بمجموعة أدوات toolkit لأقلمة النظام بما يتناسب مع احتياجات الأرشيف
ملف الفهرسCatalogue File
الفهرس هو المكون الرئيسي لنظام أدليب حيث يدعم الوصف الأرشيفي متعدد المستويات المرتبطة بالمواصفة المعيارية (G ) ISAD الطبعة الثانية0 ويمكن أن تورث المعلومات المدخلة إلى تسجيلات فهرس المستوى الأعلى إلى مستويات أدنى لتجنب الإسهاب والحفظ المتكرر- RE-keying ولكن يمكن استبدالها بمعلومات أخرى في أي مستوى عن طريق المستخدم إذا رغب في ذلك ويتم تجميع حقول كل تسجيلة فهرس طبقا لعناصر الوصف في (G ) ISAD بحيث يتم عرضها بشكل ملائم على تبويبات Tabs ويمكن للمستخدم التنقل بسهولة بين التبويبات لإدخال البيانات والتعديل بشكل سريع ومبسط
يدعم الفهرس الروابط بالصور والأنواع الأخرى من الملفات الخارجية كما أن نظام الأرشيف المعياري يدعم عناصر الوصف التالية والخاصة بالمواصفة المعيارية (G ) ISAD
بيان التعريفIdentity statement
السياقContext
المحتوى والتركيب Content and structure
شروط الوصول والاستخدام Conditions&Access Use
المواد المشتركة Allied Materials
الملاحظاتNotes
ضبط الوصفDescription Control

كما أن نظام أدليب للأرشيف يدعم أيضا
الإضافات والتراكمات
معالجة المجموعات (تدفق العمل)
تكشيف الأسماء المصاحبة والموضوعات والأماكن
إدارة المكانز
مواقع التخزين
شروط وأولوية الصيانة والحفظ
فهرس الوثائق المنشورة
الإضافات accessions
*******************
يمكن تسجيل بيانات الإضافات بسهولة وكفاءة عند استلام مادة جديدة كما يمكن تسجيل جء من المعلومات الوصفية الأساسية والبيانات الخاصة بالمصدر وشروط الإيداع وطريقة الوصول والإغلاق وتعليمات حقوق النشر والحالة المادية بالإضافة إلة إصدار إيصالات الاستلام والقوائم 0
ويمكن أيضا تسجيل مراحل عملية تدفق العمل للإضافات وعندما تكون المادة جاهزة للفهرسة فيمكن توارث المعلومات من تسجيلة الإضافة ومن ثم فلا حاجة لإعادة الإدخال re-key أو تكرار البيانات ويتم أيضا دعم التسجيل والربط للإضافات أو التراكمات الإضافية

كفاءة الإدخال والتحرير
******************
تلعب ملفات الاستناد دورا كبيرا في نظام أدليب للأرشيف حيث تستخدم هذه الملفات لضبط المصطلحات المستخدمة في وصف مادة في مجموعة ويمكن تصفح ملفات الاستناد عند إدخال أو تحرير البيانات كما يمكن اختيار المصطلحات وتضمينها في تسجيلة قاعدة البيانات دون الحاجة إلى إعادة الإدخال RE KEY يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء المحتملة وتتضمن ملفات الإستناد أسماء الهيئات والأفراد والعائلات والصيغ واللغات الخ
وللموضوع بقية