[عبدالكريم بجاجة]

سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي...

الجواب:

تحية طيبة و بعد؛
يجب في الخطوة الأولى تشخيص وضع الأرشيف في الإدارات و المعاهد، حسب الاستبيانات التي أرسلناها من قبل. سوف تسمح هذه العملية بتحديد المشاكل، و تهيئة الظروف المناسبة لتحويل الأرشيف من الإدارات إلى الأرشيف المركزي، ثم اقتراح خطة لتسوية الوضع تنجز في مراحل.
على العموم، أقترح على حضرتكم نموذج خطة وضعتها للتكفل بأرشيف جامعة هامة، لا يجب ذكرها. سجلي سيدتي، أن عملية تحويل الأرشيف تخضع لنضام نقدمه في البند 5 (جدول تحويل الأرشيف-النموذج) من هذه الخطة.
و شكرًا على ثقتكم.




Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae



إدخال نظام جديد لحفظ الأرشيف بالجامعة

إن الجامعة ... تنتج أرشيفًا ضخمًا ومتنوعًا: أرشيف إداري – مالي – ملفات الأشخاص ( أساتذة – موظفين – طلبة ) - أرشيف الدروس والبحوث – أرشيف الامتحانات – العلاقات الخارجية ...
لذا يجب تحديد سياسة تضمن حفظ الأرشيف والاستفادة منه، قبل أن يتم تحويله في المستقبل إلى الأرشيف الوطني. تهدف هذه السياسة الجديدة إلى إنشاء شبكة داخلية لأرشيف الجامعة ترتكز على شعبة أرشيف في كل إدارة ومعهد، وقسم أرشيف مركزي على مستوى الأمانة العامة للجامعة يجمع فيه أرشيف الجامعة؛ و يمكن تلخيص النظام الجديد على الشكل التالي:

الأمـانـة الـعــامـة للجامعة

إدارة الأرشيف المركزي
الهيكل التنظيمي المرافق الموارد البشرية
إدارة الأرشيف المركزي للجامعة
مكاتب إدارية + مخبر تقني IT + مخازن حفظ الأرشيف
- رئيس الإدارة
- خبير أرشيف، خبير IT
- أرشيفيين
- عمال

شبكة الأرشيف الجامعي
إدارة 1 - إدارة 2 -إدارة 3...-معهد 1 -معهد 2 -معهد 3
شعبة أرشيف شعبة شعبة شعبة شعبة شعبة

لتحقيق هذا الهدف يجب إتباع الخطوات التالية:
- الإجراءات العامة لحماية الأرشيف و فهرسته.
- تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه.


الإجراءات العامة لحماية الأرشيف وفهرسته

نقدم الآن بعض الاقتراحات العاجلة التي تهدف إلى تسوية الوضع الحالي، قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية : العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ". يجب تطبيق هذه الإجراءات في كل الإدارات و المعاهد ، حسب الوضع الحالي:

1 - منع إتلاف الأرشيف : إصدار قرار داخلي يمنع بموجبه منعاً باتاً أي عملية إتلاف أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز المحفوظات الوطنية.
2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف : إصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة.
3– تخصيص قاعات جديدة لحفظ الأرشيف مجهزة برفوف معدنية.
4– تحديد مسؤولية الأرشيف : تعيين مسؤول عن شعبة الأرشيف في كل إدارة و معهد، ومسؤول عن الأرشيف المركزي للجامعة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء داخل الجامعة أو خارجها.
5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة : إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي للأرشيف فقط، بغضَّ النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.
6 – تطهير الأرشيف : يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات و في المعاهد، أم في مناطق المخازن العامة:
• تعقيم القاعات بالتبخير الكيميائي "fumigation".
• إزالة الغبار والرمال والنفايات.
• تنظيف الملفات وتنقيتها واحدة واحدة.
• إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف.
7- التجهيز : تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الأمنية خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – ABC Powder" في مدخل كل قاعة أرشيف؛ و تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس :18 درجة)، و نسبة الرطوبة (50%).
8 - حماية الأرشيف من الغبار : إن العلب المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم : "30 x 20 x 10 سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار، مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت نسبة الرطوبة تحت 50%.
9 .6 – ترتيب الأرشيف : يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع أي تكديس أرشيف فوق الأرض.
10– تصنيف الأرشيف : إن عدم وجود أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة، لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري : إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة، شعبة بعــد شعبة ...
11 - ترقيم الأرشيف المحفوظ داخل الإدارات : إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية لتسهيل الفهرسة، ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة؛ و يمكن اختيار طريقة للترقيم تكمل عملية التصنيف؛ يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع في الوجه الأمامي لكل ملف أو علبة ؛ مثلا :
- إدارة ........ / شعبة ......... / من ملف 1 إلى آخره.
12– ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة : يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة"، مخزن بعد مخزن بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر. في مرحلة ثانية يمكن محاولة التَّعرٌّف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في أخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف، بغضَّ النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.


تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه

1 – الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف:
1.1- أرشيف العمر الإداري الأول، أو الأرشيف الجاري - أقل من خمس سنوات.
1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني، أو الأرشيف الوسيط - من 5 إلى 15 سنة.
1.3- أرشيف العمر الثالث، أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية - فوق 15 سنة.

2- مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث:
2.1- العمر الأول -5 سنوات- : الحفظ في شعبة الإدارة المعنية : الإدارة-1 الإدارة-2 الإدارة-3 الإدارة-4 إلى اخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
2.2- العمر الثاني -من 5 إلى 15 سنة- : الحفظ في قسم الأرشيف المركزي التابع للجامعة.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
2.3- العمر الثالث -أكثر من 15 سنة- : الحفظ الدائم بالأرشيف الوطني.

3- شروط تحويل الأرشيف من مكان الى مكان:
3.1- التحويل الأول من العمر الأول إلى العمر الثاني–أي التحويل الداخلي من إدارات و معاهد الجامعة إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة- يتم بعد ترقيم الملفات و تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف.
3.2- و الإجراء نفسه عند القيام بالتحويل الثاني و النهائي من قسم الأرشيف المركزي للجامعة إلى الأرشيف الوطني.
3.3- الإتلاف: يمنع منعا باتا أي إتلاف لأرشيف مهما كان نوعه أو تاريخه أو مكان حفظه، سواء داخل الجامعة أو خارجها؛ و تخضع عملية الإتلاف لقرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

القائمة الشاملة لأرشيف الجامعة "Records Schedule"

أثناء زيارتنا إلى الجامعة، طرحت مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف لتتمكن إدارة الجامعة من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بإتلاف الأرشيف.
حددنا في النقطة السابقة (2) مدة حفـظ الأرشيف في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة : خمس ( 5) سنوات في شعبة الأرشيف للإدارة أو المعهد ( الأرشيف الجاري ) ، وعشر (10) سنوات في قسم الأرشيف المركزي للجامعة ( الأرشيف الوسيط )، أي في المجموع خمسة عشرة عاما. وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل دوائر الجامعة "Records Schedule"، ثم يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تتم عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة من دوائر الجامعة، لذا يجب تحديد هذه الدوائر، مثلاً :
- رئاسة الجامعة (0) = قسم (1.0) – قسم (2.0 ) – قسم (3.0) - ...
- معهد ( 1 ) = قسم (1.1) – قسم (2.1) – قسم (3.1) - ....
- معهد ( 2 ) = قسم (1.2) – قسم (2.2) – قسم (3.2) - ...
- إدارة ( 3 ) = قسم (1.3) - قسم (2.3) - قسم (3.3)- ...
- إدارة ( 4 ) = قسم (1.4) – قسم (2.4) - قسم (3.4) - ...
- إلى آخره ....
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وتحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

2- تعيين الملفات المنتجة من قبل كل دائرة :
سوف يرجع لكل قسم داخل كل دائرة أو معهد مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتج من قبله، مثلاً:
0 – رئاسة الجامعة =
0 . 1- مكتب العميد
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
0 . 2- الأمانة العامة
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "

1- المعهد الإسلامي =
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "
- …

3- إدارة شؤون الأفراد =
3. 1- " هيئة التدريس "
3. 2- " الموظفون "
3. 3- " العمال المؤقتين "

4- إدارة المشتريات =
4. 1- " المشتريات "
4. 2- " الصفقات "
4. 3- " المستودعات "
4. 4- " الصيانة "
- إلى آخره ..

3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل الأقسام لدوائر ومعاهد الجامعة ، يرجع لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، مثلاً :
0- رئاسة الجامعة =
1.0- مكتب العميد:
- " القرارات " = 10 سنوات في المكتب (أو الشعبة) – 20 سنة في الأرشيف المركزي.
- " العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.

3- إدارة شؤون الأفراد =
3 .1- " هيئة التدريس " = 10 سنوات في المكتب – 40 سنة في الأرشيف المركزي.
3 .2 – " الموظفون " = 20 سنة في المكتب – 30 سنة في الأرشيف المركزي.
3. 3- " العمال المؤقتين " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.
- إلى آخره ..

ملاحظة : يُعَدُّ الأرشيف نشيطًا في المرحلة الأولى من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيرا، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى شعبة الأرشيف التابعة لكل إدارة ومعهد. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية إذ يعد مرجعا للإدارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى قواعد أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة، ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري، أو القانوني، أو التاريخي، أو الثقافي. بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، و لكن يمنع عليها منعا باتا تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤوليتها و ترجع للأرشيف الوطني.

4- اللائحة النموذجية لأرشيف الجامعة :
بعد أن تنتهي كل دائرة ومعهد داخل الجامعة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى رئاسة الجامعة، وبالتعاون معا الأرشيف الوطني نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل الجامعة مع تحديد مدة الحفظ ، و قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف.
هذه اللائحة تأخذ الشكل التالي :

إسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
0 – رئاسة الجامعة القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
3- إدارة شؤون الأفراد هيئة التدريس 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
4- إدارة المشتريات الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ في شعبة الأرشيف التابعة للدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ في الأرشيف المركزي للجامعة.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الجامعة مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني.


5- جدول تحويل الأرشيف (النموذج):
• الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):..............................
o مصدر الأرشيف:........................................
o نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
o التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
o عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات ):...........
o الترقيم: من.................. إلى ......................
o تاريخ التحويل:.......................................... .
• الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):.................................
o عدد العلب المستقبلة:...................................
o رقم التسجيل للدفعة:........................................
o التصنيف أو الترتيب:......................................
o تاريخ الاستلام:......................................... .....
• التوقيعات =
o توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
o التــاريخ:........ التــاريخ:...........
o الإمضاء:……….. الإمضاء:.............

• تفاصيل الأرشيف المحوَّل ( الصفحة الثانية للجدول ):
- نموذج –
رقم العلبة الموضوع التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001
002
003 قرارات عميد الجامعة
ملفات الموظفين المؤقتين
الصفقات 1990-99
1980-99
1995-99 20 سنة
40 سنة
10 سنوات ( الجهة المُستَلِمَة )


6 – المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
- مساحة كل مخزن = 200 م2
- علو المخزن = 2.50 متر طولي.
- حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط.
- طاقة التخزين = 200 م2 x 120علبة= 24.000 علبة أرشيف.
- حمولة الأرضية = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
- الممرات في المخزن = 1 م.ط. للممر الرئيسي، و 0.75 م.ط. للممرات الفرعية.
- الإنارة = 150 لوكس.
- فتحات المخزن = 10% من الجدار الخاريجي (كل نافذة= 0.50x 1.00).
- الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %.
- جهاز إنذار الحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان.
- آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (ABC Powder ).
- جهاز خاص لحماية الأرشيف الإستراتيجي من الحريق = شبكة الغاز "INERGEN".



- الـخـــاتــمــة

إن الخطة المقترحة تهدف إلى جعل الجامعة متحكمة في أوضاع الأرشيف، و متمكنة من استخدامه في أحسن الظروف، قبل أن يفصل في مصيره النهائي بالتنسيق مع الأرشيف الوطني.
هذه الخطة قابلة للتطبيق على مستوى كل الجامعات سواء أكانت حكومية أو خاصة؛ لذا نشجع تعميم هذه الخطة داخل الجامعة في كل الدوائر و المعاهد، وخارجها في الجامعات الأخرى بالتنسيق بين وزارة التعليم العالي والبحث العلمي و الأرشيف الوطني.

[belaid hatim]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي...

الجواب:

تحية طيبة و بعد؛
يجب في الخطوة الأولى تشخيص وضع الأرشيف في الإدارات و المعاهد، حسب الاستبيانات التي أرسلناها من قبل. سوف تسمح هذه العملية بتحديد المشاكل، و تهيئة الظروف المناسبة لتحويل الأرشيف من الإدارات إلى الأرشيف المركزي، ثم اقتراح خطة لتسوية الوضع تنجز في مراحل.
على العموم، أقترح على حضرتكم نموذج خطة وضعتها للتكفل بأرشيف جامعة هامة، لا يجب ذكرها. سجلي سيدتي، أن عملية تحويل الأرشيف تخضع لنضام نقدمه في البند 5 (جدول تحويل الأرشيف-النموذج) من هذه الخطة.
و شكرًا على ثقتكم.




Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae



إدخال نظام جديد لحفظ الأرشيف بالجامعة

إن الجامعة ... تنتج أرشيفًا ضخمًا ومتنوعًا: أرشيف إداري – مالي – ملفات الأشخاص ( أساتذة – موظفين – طلبة ) - أرشيف الدروس والبحوث – أرشيف الامتحانات – العلاقات الخارجية ...
لذا يجب تحديد سياسة تضمن حفظ الأرشيف والاستفادة منه، قبل أن يتم تحويله في المستقبل إلى الأرشيف الوطني. تهدف هذه السياسة الجديدة إلى إنشاء شبكة داخلية لأرشيف الجامعة ترتكز على شعبة أرشيف في كل إدارة ومعهد، وقسم أرشيف مركزي على مستوى الأمانة العامة للجامعة يجمع فيه أرشيف الجامعة؛ و يمكن تلخيص النظام الجديد على الشكل التالي:

الأمـانـة الـعــامـة للجامعة

إدارة الأرشيف المركزي
الهيكل التنظيمي المرافق الموارد البشرية
إدارة الأرشيف المركزي للجامعة
مكاتب إدارية + مخبر تقني IT + مخازن حفظ الأرشيف
- رئيس الإدارة
- خبير أرشيف، خبير IT
- أرشيفيين
- عمال

شبكة الأرشيف الجامعي
إدارة 1 - إدارة 2 -إدارة 3...-معهد 1 -معهد 2 -معهد 3
شعبة أرشيف شعبة شعبة شعبة شعبة شعبة

لتحقيق هذا الهدف يجب إتباع الخطوات التالية:
- الإجراءات العامة لحماية الأرشيف و فهرسته.
- تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه.


الإجراءات العامة لحماية الأرشيف وفهرسته

نقدم الآن بعض الاقتراحات العاجلة التي تهدف إلى تسوية الوضع الحالي، قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية : العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ". يجب تطبيق هذه الإجراءات في كل الإدارات و المعاهد ، حسب الوضع الحالي:

1 - منع إتلاف الأرشيف : إصدار قرار داخلي يمنع بموجبه منعاً باتاً أي عملية إتلاف أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز المحفوظات الوطنية.
2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف : إصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة.
3– تخصيص قاعات جديدة لحفظ الأرشيف مجهزة برفوف معدنية.
4– تحديد مسؤولية الأرشيف : تعيين مسؤول عن شعبة الأرشيف في كل إدارة و معهد، ومسؤول عن الأرشيف المركزي للجامعة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء داخل الجامعة أو خارجها.
5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة : إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي للأرشيف فقط، بغضَّ النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.
6 – تطهير الأرشيف : يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات و في المعاهد، أم في مناطق المخازن العامة:
• تعقيم القاعات بالتبخير الكيميائي "fumigation".
• إزالة الغبار والرمال والنفايات.
• تنظيف الملفات وتنقيتها واحدة واحدة.
• إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف.
7- التجهيز : تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الأمنية خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – ABC Powder" في مدخل كل قاعة أرشيف؛ و تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس :18 درجة)، و نسبة الرطوبة (50%).
8 - حماية الأرشيف من الغبار : إن العلب المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم : "30 x 20 x 10 سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار، مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت نسبة الرطوبة تحت 50%.
9 .6 – ترتيب الأرشيف : يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع أي تكديس أرشيف فوق الأرض.
10– تصنيف الأرشيف : إن عدم وجود أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة، لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري : إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة، شعبة بعــد شعبة ...
11 - ترقيم الأرشيف المحفوظ داخل الإدارات : إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية لتسهيل الفهرسة، ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة؛ و يمكن اختيار طريقة للترقيم تكمل عملية التصنيف؛ يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع في الوجه الأمامي لكل ملف أو علبة ؛ مثلا :
- إدارة ........ / شعبة ......... / من ملف 1 إلى آخره.
12– ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة : يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة"، مخزن بعد مخزن بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر. في مرحلة ثانية يمكن محاولة التَّعرٌّف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في أخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف، بغضَّ النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.


تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه

1 – الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف:
1.1- أرشيف العمر الإداري الأول، أو الأرشيف الجاري - أقل من خمس سنوات.
1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني، أو الأرشيف الوسيط - من 5 إلى 15 سنة.
1.3- أرشيف العمر الثالث، أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية - فوق 15 سنة.

2- مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث:
2.1- العمر الأول -5 سنوات- : الحفظ في شعبة الإدارة المعنية : الإدارة-1 الإدارة-2 الإدارة-3 الإدارة-4 إلى اخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
2.2- العمر الثاني -من 5 إلى 15 سنة- : الحفظ في قسم الأرشيف المركزي التابع للجامعة.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
2.3- العمر الثالث -أكثر من 15 سنة- : الحفظ الدائم بالأرشيف الوطني.

3- شروط تحويل الأرشيف من مكان الى مكان:
3.1- التحويل الأول من العمر الأول إلى العمر الثاني–أي التحويل الداخلي من إدارات و معاهد الجامعة إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة- يتم بعد ترقيم الملفات و تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف.
3.2- و الإجراء نفسه عند القيام بالتحويل الثاني و النهائي من قسم الأرشيف المركزي للجامعة إلى الأرشيف الوطني.
3.3- الإتلاف: يمنع منعا باتا أي إتلاف لأرشيف مهما كان نوعه أو تاريخه أو مكان حفظه، سواء داخل الجامعة أو خارجها؛ و تخضع عملية الإتلاف لقرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

القائمة الشاملة لأرشيف الجامعة "Records Schedule"

أثناء زيارتنا إلى الجامعة، طرحت مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف لتتمكن إدارة الجامعة من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بإتلاف الأرشيف.
حددنا في النقطة السابقة (2) مدة حفـظ الأرشيف في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة : خمس ( 5) سنوات في شعبة الأرشيف للإدارة أو المعهد ( الأرشيف الجاري ) ، وعشر (10) سنوات في قسم الأرشيف المركزي للجامعة ( الأرشيف الوسيط )، أي في المجموع خمسة عشرة عاما. وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل دوائر الجامعة "Records Schedule"، ثم يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تتم عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة من دوائر الجامعة، لذا يجب تحديد هذه الدوائر، مثلاً :
- رئاسة الجامعة (0) = قسم (1.0) – قسم (2.0 ) – قسم (3.0) - ...
- معهد ( 1 ) = قسم (1.1) – قسم (2.1) – قسم (3.1) - ....
- معهد ( 2 ) = قسم (1.2) – قسم (2.2) – قسم (3.2) - ...
- إدارة ( 3 ) = قسم (1.3) - قسم (2.3) - قسم (3.3)- ...
- إدارة ( 4 ) = قسم (1.4) – قسم (2.4) - قسم (3.4) - ...
- إلى آخره ....
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وتحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

2- تعيين الملفات المنتجة من قبل كل دائرة :
سوف يرجع لكل قسم داخل كل دائرة أو معهد مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتج من قبله، مثلاً:
0 – رئاسة الجامعة =
0 . 1- مكتب العميد
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
0 . 2- الأمانة العامة
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "

1- المعهد الإسلامي =
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "
- …

3- إدارة شؤون الأفراد =
3. 1- " هيئة التدريس "
3. 2- " الموظفون "
3. 3- " العمال المؤقتين "

4- إدارة المشتريات =
4. 1- " المشتريات "
4. 2- " الصفقات "
4. 3- " المستودعات "
4. 4- " الصيانة "
- إلى آخره ..

3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل الأقسام لدوائر ومعاهد الجامعة ، يرجع لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، مثلاً :
0- رئاسة الجامعة =
1.0- مكتب العميد:
- " القرارات " = 10 سنوات في المكتب (أو الشعبة) – 20 سنة في الأرشيف المركزي.
- " العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.

3- إدارة شؤون الأفراد =
3 .1- " هيئة التدريس " = 10 سنوات في المكتب – 40 سنة في الأرشيف المركزي.
3 .2 – " الموظفون " = 20 سنة في المكتب – 30 سنة في الأرشيف المركزي.
3. 3- " العمال المؤقتين " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.
- إلى آخره ..

ملاحظة : يُعَدُّ الأرشيف نشيطًا في المرحلة الأولى من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيرا، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى شعبة الأرشيف التابعة لكل إدارة ومعهد. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية إذ يعد مرجعا للإدارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى قواعد أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة، ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري، أو القانوني، أو التاريخي، أو الثقافي. بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، و لكن يمنع عليها منعا باتا تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤوليتها و ترجع للأرشيف الوطني.

4- اللائحة النموذجية لأرشيف الجامعة :
بعد أن تنتهي كل دائرة ومعهد داخل الجامعة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى رئاسة الجامعة، وبالتعاون معا الأرشيف الوطني نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل الجامعة مع تحديد مدة الحفظ ، و قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف.
هذه اللائحة تأخذ الشكل التالي :

إسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
0 – رئاسة الجامعة القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
3- إدارة شؤون الأفراد هيئة التدريس 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
4- إدارة المشتريات الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ في شعبة الأرشيف التابعة للدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ في الأرشيف المركزي للجامعة.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الجامعة مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني.


5- جدول تحويل الأرشيف (النموذج):
• الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):..............................
o مصدر الأرشيف:........................................
o نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
o التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
o عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات ):...........
o الترقيم: من.................. إلى ......................
o تاريخ التحويل:.......................................... .
• الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):.................................
o عدد العلب المستقبلة:...................................
o رقم التسجيل للدفعة:........................................
o التصنيف أو الترتيب:......................................
o تاريخ الاستلام:......................................... .....
• التوقيعات =
o توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
o التــاريخ:........ التــاريخ:...........
o الإمضاء:……….. الإمضاء:.............

• تفاصيل الأرشيف المحوَّل ( الصفحة الثانية للجدول ):
- نموذج –
رقم العلبة الموضوع التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001
002
003 قرارات عميد الجامعة
ملفات الموظفين المؤقتين
الصفقات 1990-99
1980-99
1995-99 20 سنة
40 سنة
10 سنوات ( الجهة المُستَلِمَة )


6 – المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
- مساحة كل مخزن = 200 م2
- علو المخزن = 2.50 متر طولي.
- حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط.
- طاقة التخزين = 200 م2 x 120علبة= 24.000 علبة أرشيف.
- حمولة الأرضية = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
- الممرات في المخزن = 1 م.ط. للممر الرئيسي، و 0.75 م.ط. للممرات الفرعية.
- الإنارة = 150 لوكس.
- فتحات المخزن = 10% من الجدار الخاريجي (كل نافذة= 0.50x 1.00).
- الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %.
- جهاز إنذار الحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان.
- آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (ABC Powder ).
- جهاز خاص لحماية الأرشيف الإستراتيجي من الحريق = شبكة الغاز "INERGEN".



- الـخـــاتــمــة

إن الخطة المقترحة تهدف إلى جعل الجامعة متحكمة في أوضاع الأرشيف، و متمكنة من استخدامه في أحسن الظروف، قبل أن يفصل في مصيره النهائي بالتنسيق مع الأرشيف الوطني.
هذه الخطة قابلة للتطبيق على مستوى كل الجامعات سواء أكانت حكومية أو خاصة؛ لذا نشجع تعميم هذه الخطة داخل الجامعة في كل الدوائر و المعاهد، وخارجها في الجامعات الأخرى بالتنسيق بين وزارة التعليم العالي والبحث العلمي و الأرشيف الوطني.

السلام عليكم
شكرا جزيلا لك الاستاذ الكريم على مجهوداتك. انا عندي تقني في التوثيق والارشيف اريد ان اواصل كتقني سامي و هل لديك اي معلومة حول مركز يوفر لي هذا علما انني من الجزاىر

و شكرا.

[عماد الدين]

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
استاذنا المحترم تحية طيبة وبعد:هل هناك تشريع خاص بالعمليات الفنية داخل مراكز الارشيف بالجزائر ؟
-هل طبقت الاستراتيجية المقترحة من طرفكم الخاصة بالارشيف في الجزائر؟
-وما مدى تطلع المسؤولين بتطبيق هذه الاستراتيجية؟
-نرجو منك استاذنا المحترم تزويدنا باستراتيجية تسيير الارشيف في الجزائر.
وفي الاخير تقبلوا منا فائق الاحترام والتقدير .

[عماد الدين]

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
اما بعد:استاذنا العزيز المحترم باسمي خاصة وباسم طلبة التوثيق والارشيف بالجزائر نحن نقدر جهودك البارزة والفعالة على مستوى ميدان الارسيف بالجزائر والتي دامت اكثر من30 سنة ونحن معك في مسيرتك ومسعاك النبيل للنهوض بقطاع الارشيف على المستوى العربي عامة والجزائر خاصة ونحن نضموا اصواتنا الى باقي الزملاء الكرام .ودمتم لنا عونا وذخرا وجزاكم الله عنا كل خير .

[دينا عبد اللطيف]

استاذي العزيز لي سؤال ما هو الفرق بين مركز المعلومات وبين الارشيف بعض ااساتذة تفضلوا بتوضيح انه مركز المعلومات هو المفهوم المتطور لغرف الحفظ فهل هذا صحيح؟

[عبدالكريم بجاجة]

السؤال 1، عماد الدين، من الجزائر: "هل هناك تشريع خاص بالعمليات الفنية داخل مراكز الأرشيف بالجزائر؟"
الجواب: يجب على مؤسسة الأرشيف الوطني، في أي بلد، أن تصدر تعليمات لتنظيم الأرشيف و معالجته بنفس المقاييس، و المناهج، و التقنيات لضمان العمل العلمي المنسق. هذا ما قمت به عندما كنت مديرًا عامًا للأرشيف الوطني الجزائري؛ و جمعت في بداية سنة 2001 جميع المنشورات التي وزعت على كل الدوائر الحكومية من سنة 1994 إلى 2000. هل لا يزال هذا العمل المفيد متواصلا؟ لست أدري، و الجواب من اختصاصات الإدارة الحالية للأرشيف الوطني الجزائري. عبد الكريم بجاجة.

السؤال 2، عماد الدين، من الجزائر: "هل طبقت الإستراتيجية المقترحة من طرفكم الخاصة بالأرشيف في الجزائر؟"
الجواب: نعم، طبقت سياسة تطوير الأرشيف الجزائري من سنة 1992 إلى غاية مارس 2001، و ليس لدي معلومات كافية عن السياسة المتبعة بعد ذهابي في مارس 2001.
عبد الكريم بجاجة.

السؤال 3، عماد الدين، من الجزائر: "وما مدى تطلع المسؤولين بتطبيق هذه الإستراتيجية؟"
الجواب: شرعتُ في بداية سنة 2001 في عملية تقييم الانجازات بعد انتهاء تنفيذ المخطط الخماسي 1996-2000، و لكن لم أتمكن من إتمام العملية بسبب مغادرة المنصب. و لكن يمكن القول أن الكثير من أهداف المخطط حققت: تشخيص وضع الأرشيف في أكثر من 100 دائرة حكومية، و إصدار 30 منشورات لتقنين العمل الأرشيفي، و توظيف 800 أرشيفي في الدوائر الحكومية، و بناء عشرة مراكز أرشيف في الولايات، و تنظيم عشرات من الملتقيات المهنية و العلمية في العاصمة، و في الولايات، و تنظيم ندوة الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف سنة 1993، و مؤتمر دولي حول الأرشيف الخاص بتاريخ الجزائر سنة 1998، و توزيع سلسلة من 15 مطبوعات الأرشيف الوطني الجزائري، و فتح موقع الأرشيف الوطني الجزائري في الانترنت سنة 2000، إلى آخره من الانجازات، و لو لم نتمكن من تحقيق كل ما حلمنا به. عبد الكريم بجاجة.

السؤال 4، عماد الدين، من الجزائر: "نرجو منك أستاذنا المحترم تزويدنا بإستراتيجية تسيير الأرشيف في الجزائر."
الجواب: تجدون في الموقع الموالي "سياسة الأرشيف في الجزائر 1992-2000"، و "سياسة الأرشيف في الإمارات العربية المتحدة":
http://www.wien2004.ica.org/fo/speak...Spk=&p=&SpkV=2
كما تجدون في موقع الأرشيف الوطني الجزائري (و هو غير الذي تم تصميمه حسب توجيهاتي) بعض المنشورات التي وزعناها من سنة 1994 إلى غاية سنة 2000؛ أما باقية المطبوعات يمكن الحصول عليها في أي وزارة و ولاية؛ لأنها وزعت على 3000 نسخة لكال واحدة منها. عبد الكريم بجاجة.

السؤال 5، دينا عبداللطيف، من مصر: "أستاذي العزيز أسأل عن استخدام تطبيق معايير الميتاداتا في الأرشيفات والمكتبات العربية."
الجواب: يستخدم معيار الميتاداتا (Metadata) في وصف المصادر مهما كان شكلها، ورقي أو إلكتروني. و هو عبارة عن مجموعة معلومات مشكلة و منظمة لوصف المصادر؛ إذًا يُطبق في مراكز الأرشيف و المكتبات، و مراكز المعلومات. و لقد ظهر مقياس دولي خاص بوصف البيانات الإلكترونية و هو: "Dublin Core Metadata Initiative"؛ و يمكنكم الإطلاع عليه في الموقع الموالي: http://dublincore.org/

السؤال 6، دينا عبداللطيف، من مصر: "ما هو الفرق بين مركز المعلومات وبين الأرشيف، بعض الأساتذة تفضلوا بتوضيح انه مركز المعلومات هو المفهوم المتطور لغرف الحفظ فهل هذا صحيح؟"
الجواب: لا أبدًا، هذا الطرح غير صحيح. أنشأت مراكز الأرشيف عبر العالم، وطنية و جهوية و محلية، لاستقبال و حفظ الأرشيف، و تنظيمه، و فهرسته لإتاحته للجمهور خاصة الباحثين. و يبقى مركز الأرشيف المكان القانوني الوحيد لحفظ أرشيف الدولة و المؤسسات؛ و هذه هي الوظيفة الأساسية التي تميز مركز الأرشيف عن مركز المعلومات. أما المادة الأساسية لمراكز المعلومات تتكون من الكتب، و المجلات، و الدوريات، و الدراسات، و غيرها من المطبوعات و المعلومات في أي شكلٍ كان. عبد الكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

Date: Thu, 20 Mar 2008 14:24:38 -0700 (PDT)
De: "Noora …" <...noora@yahoo.com>
Objet: استشارة حول موضوع الارشيف الالكتروني
ہ: badjadja99@yahoo.fr

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الأستاذ الفاضل/ عبد الكريم بجاجة
تابعت المدونة الخاصة بموضوع الاستشارات الأرشيفية وأعجبت به كثيرا، وأيضا اطلعت على المواضيع المنشورة بمنتدى اليسير حول هذا الموضوع. أعرفك بنفسي أنا طالبه في سنة التخرج في قسم المعلومات والمكتبات بجامعة .....، واعمل الآن على مشروع التخرج ولقد اخترت موضوعا بعنوان تجربة الأرشيف الالكتروني في وزارة بدولة ....
أود الحصول منك على مساعدة حول التطبيق العملي للمشروع؛ فأريد استشارتك حول العناوين الرئيسية التي أتحدث عنها وما هي المعلومات التي يجب أن أتحدث عنها لتغطية تجربة الوزارة.
فهل تساعدني في وضع خطة أو تصور أو خطوات لنجاحي في المشروع واستغلال الوقت خاصة وانه يجب تسليم المشروع في نهاية شهر مايو. ولقد بدأت فعلاً الزيارات الميدانية ولكن أجد صعوبة في طريقة الحصول على معلومات تساعد المشروع وتعطيه أهمية. اقترح علي المشرف أن اذكر تجارب الدول الخليجية أو الدول العربية مع الأرشيف الالكتروني، واستطعت التوصل على دراسة لتجربة سلطنه عمان وتجربة المملكة العربية السعودية وارغب بالحصول على عدد كبير من المقالات أو الدراسات التي قامت في الدول العربية بموضوع الأرشيف الالكتروني. فهل هناك تجارب للأرشيف الالكتروني في الدول العربية؟ وهل يمكنك أن تزودني بمقالات او دراسات حول الموضوع؟
وكذلك بالنسبة للمصادر والمقالات والكتب، لقد بحث في مكتبة الجامعة عن كتب تغطي موضوع الأرشيف الالكتروني، ولكن لم احصل على كتاب يتناول هذا الموضوع الحديث. فان تتوفر لديك مصادر الكترونية أو مطبوعة، أو مقالات ودراسات وأبحاث، فأتمنى أن تزودني بها.
وشكرا على هذه الخدمة التي تقدمها للطلبة

Date: Wed, 26 Mar 2008 08:44:37 +0100 (CET)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: About Electronic Archives Management.

ہ: "Noora ..." <...noora@yahoo.com>

تحية طيبة و بعد؛
من الصعب أن أساعدك عن بعد في مواصلة موضوع تطبيق سياسة الأرشيف الإلكتروني في وزارة بدولة .... و الأمر يتعقد أكثر نظرًا لتكوينكم الخاص في علوم المعلومات و المكتبات، بينما اختصاصي هو "علم الأرشيف"؛ و الأرشيف الإلكتروني هو شكل جديد للأرشيف فقط، يُطبق عليه كل مقاييس إدارة الأرشيف التقليدي المعروفة من قبل الأرشيفيين، و يضاف إليها المقاييس الخاصة بالشكل الإلكتروني. و توجد تحت تصرفكم دراسات حول الأرشيف الإلكتروني نشرناها في منتدى "اليسير": أقصد الدراسة "نحو تحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل"، و دليل الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف الذي قمنا بتعريبه تحت عنوان: "الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين". إضافة إلى هذه المراجع المتوفرة في منتدى "اليسير"، يمكنكم الاستفادة من مراجع إلكترونية أخرى تم جمعها في بوابة اليونسكو، و في موقع المجلس الدولي للأرشيف:

UNESCO Archives Portal : Digital Preservation
http://www.unesco.org/cgi-bin/webwor...ndex.shtml;d=1

ICA Studies: http://www.ica.org/en/node/83/?filte...5D=92&filter4=

ICA Bibliography: http://www.ica.org/en/node/83/?filte...ALL**&filter4=

ICA Study 16 / Etude 16 - (Arabic/Arabe) - Electronic Records: A Workbook for Archivists
http://www.ica.org/sites/default/fil...6%20ARAB_2.pdf

كما أزودكم بالاستبيان الذي ننطلق به عندما نقوم بتشخيص وضع الأرشيف بصفة عامة و الأرشيف الإلكتروني بصفة خاصة في أي مؤسسة. و هذا قبل الشروع في الدراسة الميدانية، ثم اقتراح خطة، لإدارة الأرشيف بصفة عامة و الأرشيف الإلكتروني بصفة خاصة، تتجاوب مع المقاييس العلمية في المجال، و مع متطلبات المؤسسة المعنية و إمكانياتها الأرشيفية و التقنية. و نختم رسالتنا بتقديم الاستبيان، مع جزيل الشكر لثقتكم. عبدالكريم بجاجة.

De: "hani ..." <hani....@hotmail.com>
ہ: badjadja99@yahoo.fr
Objet: بحث عن الارشيف الالكتروني
Date: Fri, 25 Apr 2008 17:43:48 +0000

دكتور / عبد الكريم بجاجة المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أنا اسمي هاني ....، عماني الجنسية، أنا طالب في الدراسات العليا - بأكاديمية السادات للعلوم الإدارية- شعبة إدارة الأعمال بجمهورية مصر العربية. ولدي مقرر دراسي باسم (إدارة الأعمال الالكترونية) وقد طلب مني بحث عن الأرشيف الالكتروني. أود الاستفادة منك لو تكرمت بإعطائي نبذه عن الأرشيف الالكتروني في إدارة الأعمال الالكتروني وبعض المراجع العربية والانجليزية؛ علما بأني تابعت مقالاتك في موقع " مكتبة اليسير "؛ وسوف أكون شاكر لك والسلام عليكم و وفقكم الله.

Date: Thu, 1 May 2008 13:04:00 +0200 (CEST)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: About Electronic Archives Management.
ہ: "hani ....." <hani......@hotmail.com>

تحية طيبة و بعد؛
ليس لدي أكثر مما نشرته في منتديات اليسير؛ و شكرًا. عبدالكريم بجاجة

Date: Sun, 4 May 2008 17:55:40 +0300
De: "ahssan …" <ahssan…@gmail.com>
ہ: badjadja99@yahoo.fr
Objet: الأرشيف الإداري

أخوكم من عمق الصحراء الجزائرية :
لقد أطلعت على بعض المعلومات والإجابات التي تنور بها كل من راسلك على بريدك الإلكتروني فيما يخص الأرشيف وكيفية تنظيمه وإنني لمعجب بطريقة الإجابة لدى فضلت أنا أيضا أن اسأل الأستاذ الكريم بجاجة :
عن كيفية التعامل مع الأرشيف الإداري ؟
وكيف يمكن تنظيمه ؟

Date: Thu, 29 May 2008 11:50:08 +0200 (CEST)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: Organisation des archives administratives

&Agrave;: "ahssan ..." <ahssan....@gmail.com

>

تحية طيبة و بعد؛
لقد جاوبنا مسبقًا عن هذا السؤال بنشر دراستنا حول موضوع: " الأرشيف لدولة الإمارات العربية و المتحدة، الواقع و الآفاق"، و هي موجدة في منتديات اليسير:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9544
نكتفي إذًا بذكر بعض الفقرات من هذه الدراسة للرد المباشر عن سؤالك، و عليك الرجوع إلى النص الكامل، و شكرًا. عبد الكريم بجاجة.

تنظيم الأرشيف المبعثر في المخازن

الإجراءات العلمية:
2.3.1– ترتيب الأرشيف: يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق، وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع تكديس أي أرشيف فوق الأرض.
2.3.2 – تصنيف الأرشيف: إن انعدام أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة؛ لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري: إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة شعبة بعــد شعبة.
2.3.3 - ترقيم الأرشيف المحفوظ بداخل الإدارات: إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية؛ لتسهيل الفهرسة ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة، و يمكن اختيار طريقة ترقيم تكمل عملية التصنيف؛ في الوجه الأمامي لكل حافظة أو علبة يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع؛ مثلا:
- إدارة...شعبة./ شعبة ......... / من ملف 1 إلى أخره.
2.3.4 – ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة: يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فانه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة" مخزن بعد مخزن، بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغض النظر عن المحتوى أو المصدر. في مرحلة ثانية، يمكن محاولة التعرف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس. و في آخر المطاف، يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف بصرف النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن. إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.


تنظيم الأرشيف الجاري و الوسيط في المكاتب الإدارية
3.1 - تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ :
3.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف :
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء.
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط.
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.
3.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث :
يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي:
- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط التي يجب إنجازها في كل إمارة ....
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
- العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني ( مركز الوثائق والبحوث ).
3.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان :
- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه).
- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط للإمارة، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني.
- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "3.2".
- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن ديوان رئيس الدولة (مركز الوثائق والبحوث).

تحديد مدة حفظ الأرشيف
4.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE :
طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (3.1.1 – 3.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

Fichiers :

Organisation_des_archives_administratives..doc (41k)




De: "abdou ...." <plat....@hotmail.com>
ہ: badjadja99@yahoo.fr
Objet: salam
Date: Sat, 10 May 2008 20:14:25 +0000

السلام عليكم سيدي عبد الكريم...قبل ان ادخل في الموضوع ارجو المعدرة سيدي لاني سمحت لنفسي ان اكتب اليكم رغم انكم اعلنتتم عن الانسحاب من المنتدى وبالنيابة عن كل الاعضاء ارجو من سيادتكم ان تعدلو عن قراركم...كما قلت لكم سيدي اني اعثدر اني سمحت لنفسي ان اكتب لكم لانه ربما هناك من يشفع لي عندكم....فمعدرة مرة اخرى سيدي عبد الكريم
اسمي عبد الوهاب عمراني موظف مكلف بالارشيف على مستوى محكمة المشرية ولاية النعامة الا اني خلال ممارسة وظيفتي كارشيقي لا حظت انه هناك تشتيت للمعلومات على مستوى مصلحة الارشيف بمعنى انه جل الوتائق التى استقبلها في المصلحة عبارة عن ملفات خاصة
يمواطنين ارتكبوا مخالفات او جنح او احدات ارتكبوا متل هدا النوع من الاجرام والملف يتكون يتكون من الحكم الدي حكمت به المحكمة زيادة على محاضر سماع الاقوال والجنسية وشهادة السوابق العدلية وبعض الوتائق لكني وجدتهم يتبعون نظام هو اقرب الى تشتيت المعلومة من نظام حفظ اي انهم ينزعون الاحكام الاصلية من الملفات التي نشئت منها و يضعونها في علب لوحدها متبعين نصام زمني ويسمونها الاصول متلا نجد علبة معنونة اصول الجنح 1999 اما الملفات التى نشئت منها فتبقى فيها نسخ الاحكام....فرايت انه هناك مساس بمبدا النشاة وانه لو قمت بارجاع هده الاصول اي اصول الاحكام الى ملفاتها التى نشئت منها فساقوم بربح ازيد من 400 علبة ارشيف مايعني ازيد من 6 رفوف كما ان ان عملية البحت ستتم في مكان واحد اي اننا نتجه الى الملف مباشرة بدلا من البحت في الاصول تم الملف لكني سيدي الشىء الدي لم يجعلني اقوم بهدا هو هل هناك قانون في العدالة يوصي بهدا النظام وانا متردد بشان هده العملية لاني اخاف ان اضيع وظيفتى لاني متخرج مند سنة 2000 وحتى هده السنة توظفت اما بخصوص قانون الارشيف الجزائري وكل المنشورات المتعلقة به فانا احفظه عن ظهر قلب.فانه غير موجود متل هدا القانون..فاردت ان اخد من خبرتكم سيدي كما اردت ان اسئل هل لي كا مل الحرية في وضع نظام الحفظ باعتبارى المسئول عن الارشيف وخاصة انهم يصفون القطاع الدي اعمل به بالقطاع الحساس.... ام يجب ان اراعي ما توصي به الادارة رغم اني ما ساقم به سيجنبنا الكتير من صياع الوقت...ولكم سيدي فائق التقدير.

Date: Sun, 11 May 2008 13:00:31 +0200 (CEST)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: RE : salam
&Agrave;: "abdou amrani" <platouni_77@hotmail.com>

تحية طيبة و بعد؛
شكرًا على ثقتكم، و شعوركم النبيلة، و على حرسكم للقيام بمهامكم في أحسن وجه حسب المعايير العلمية في مجال الأرشيف.
أنت في الصواب، و الطريقة التي اقترحتها هي الأفضل؛ و لكن لم أنصح بمواجهة الإدارة الوصية، و عصيان أوامرها. يجب عليك تحرير تقريرًا مفصلاً حول الطريقة المثالية التي اقترحتها، و محاولة أقناع الإدارة بالطريقة الجديدة و فوائدها. كما يمكن أن تقترح أن يُطرح الموضوع إلى مؤسسة الأرشيف الوطني، لأن الأمر لا يخص محكمة المشرية فقط، بل كل محاكم الجزائر؛ و يجب على الأرشيف الوطني أن يعطي توجيهات في هذا الشأن تُطبَّق على جميع المحاكم الجزائرية. بالتوفيق إن شاء الله.

Date: Tue, 20 May 2008 18:35:16 +0200 (CEST)
De: "LINDA ....." <haid.....25@yahoo.fr>

ہ: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>

بسم الله الرحمن الرحيم
أما بعد:
سيدي الفاضل ،
يشرفني بعد أن أجبت على استبيانك أن أراسلك مرة أخرى . في الحقيقة بعد أن أجريت مسابقة للالتحاق بسلك وثائقي أمين محفوظات نجحت و حصلت على منصب بالولاية. لكن عندما بدأت العمل صدمت بواقع الأرشيف هناك فهو موجود بقبو الخزينة في خالة يرثى لها ،تراكم للحزم دون تعريف، تفاوت كبير في حجمها ،تراكم مختلف أنواع الغبار و الأتربة، يعتمدون دائما على طريقة الحزم بدل العلب بحجة أن ورق الكرافت أقل تكلفة من العلب. أردت أن أطبق ما درسناه بالجامعة فوجدته من سابع المستحيلات . أولا لعدم وجود مكان لمعالجة هدا الكم الهائل من الحزم و علب الكرتون الكبيرة الحجم، صعوبة التعامل مع الموظفين فيما يخص الأرشيف؛ فليس لديهم أي استعداد للأخذ بنصائحي ضف إلى ذلك جهلهم التام بمدى أهمية الأرشيف في مجالات الحياة فهو بالنسبة لهم مكان يتخلصون فيه من كل ما لا يحتاجونه حتى الأشخاص .
هدا باختصار شديد جدا جدا انشغالي سيدي فبماذا تنصحني سيدي خاصة مع خبرتكم الكبيرة في هذا المجال .
تقبل مني سيدي أسمى عبارات التقدير و الاحترام. الأرشيفية ليندة ز.

Date: Sun, 25 May 2008 12:37:17 +0200 (CEST)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: Patience et initiative...
ہ: "LINDA...." <haid......25@yahoo.fr>

تحية طيبة و بعد؛
لا تستغربي على الاستقبال و الوضع الحالي، لأن كل الأرشيفون مروا على هذه التجربة، و إن كانت مرة، كانت في الوقت نفسه مفيدة لاكتساب الخبرة. ما العمل؟ لم أنصحك بالاصطدام لا مع العمال و لا مع المسؤولين. يجب عليك مباشرة العمل بتشخيص الوضع حسب البيانات التي نشرتها في منتديات اليسير؛
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13783
ثم تقديم خطة لمواجهة الوضع في المدى القصير، والوسيط، و الطويل. يمكنك القيام بمبادرات تساعدك في اكتساب اهتمام المسؤولين: أولا بالتقرير المفصل أي التشخيص و الخطة؛ ثانيًا بتنظيم محاضرة أو اجتماع لتقديم هذا التقرير؛ ثالثًا بتنظيم نشاط ثقافي حول الأرشيف مثل تاريخ الولاية عبر الأرشيف؛ و يمكنك أيضًا طلب يد المساعدة من المديرية العامة للأرشيف الوطني عبر زيارة إلى الولاية و قسم الأرشيف، و تنظيم جلسة عمل مع كوادر الولاية لدراسة تقريرك و البحث عن أحسن سبيل لترقية أرشيف الولاية؛
و شكرً على ثقتك. عبدالكريم بجاجة

Date: Sun, 25 May 2008 11:12:26 +0000 (GMT)
De: "tofik …. " <ahz….@yahoo.fr>

? badjadja99@yahoo.fr

أنا طالب علم مكتبات من الجزائر أسأل عن تنظيم و تسيير أرشيف الجامعات ؟

Date: Mon, 26 May 2008 08:33:23 +0200 (CEST)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: Archives des Universités.
ہ: "tofik….." <ahz…..@yahoo.fr>

تحية طيبة و بعد؛
توجد لجنة خاصة للأرشيف الجامعات بالمجلس الدولي للأرشيف، وهذا موقعها؛
http://www.library.uiuc.edu/ica-suv/
يمكنك الاتصال لمباشر بهذه اللجنة للحصول على دليل تنظيم أرشيف الجامعات؛ و شكرًا.
عبدالكريم بجاجة

De: "dr kh....." <drkh....@hotmail.com>
ہ: "بجاجة دكتور" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: استفسار
Date: Mon, 19 May 2008 07:26:02 +0000

عزيزي أستاذي الدكتور/ عبد الكريم حفظه الله
السلام عليكم ورحمة الله
كيف الحال، أتمنى أن تكون في صحة وسلامة؛ استفساري أستاذي عن بيانات الوصف في الفهرسة والتصنيف للوثائق الجارية، وأهم البيانات والحقول التي تحويها هذه العناصر، والمداخل الأساسية. أعتذر لأنني أثقلت عليك بكثرة استفساراتي وأسئلتي الكثيرة. و جزأك الله عني كل خير؛ د/ خ...، جامعة الرياض.

Date: Sun, 25 May 2008 12:22:07 +0200 (CEST)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: Norm ICA: ISAD G

ہ: "dr kh...." <drkh....@hotmail.com

>

تحية طيبة و بعد؛
لا بأس؛ لقد صدر عن المجلس الدولي للأرشيف مقياس خاص بالوصف الأرشيفي، تحت أسم:
ISAD (G). تجدون طيه الترجمعة العربية لهذا المقياس من مبادرة تونسية؛ كما تجدون ملخص عن المقياس قمت بإنجازه إنطلاقًا من الصيغة الفرنسية؛ عبدالكريم بجاجة

Fichiers :
ISAD__G__Arabic.doc (36k)

PDF_TUNIS_ISAD_G.pdf (961k)

[باحث وثائق]

سؤالي للأستاذ الخبير الفاضل عبدالكريم بجاجة حفظه الله

ماهي أهمية التصنيف الموضوعي ؟ وماهي مؤهلات المصنف ؟ وكيف تصنع المكانز وماأهميتها ؟

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
لا يوجد في عالم الأرشيف نظام "التصنيف الموضوعي" و لا "مصنف"؛ تستعمل هذه المصطلحات في عالم المكتبات. أما في مجال الأرشيف، يمر التصنيف على مرحلتين:

1-المرحلة الأولى، عندما يوجد الأرشيف في عمره الإداري، في حوزة الإدارة التي أنتجته؛ يُصنَّف الأرشيف حسب نظام سير الإدارة، قسم بقسم، و شعبة بشعبة دون خلط بين أرشيفاتها. يجب أن يبقى الأرشيف في محيطه الأصلي، لأن تفريقه بحجة "التصنيف الموضوعي" يُؤدي إلى فقدان فهمه. يُشكِّل الرصيد الأرشيفي وحدة متكاملة لا يمكن تمزقها، كما لا يمكنك تمزق أوراق كتاب، و هو وحدة متكاملة أيضًا، لتصنيف أوراقه حسب نظام موضوعي. و لكن، يجب تنظيم كل مجموعة أرشيف حسب ترتيب معين لتسهيل عملية البحث: تُرتب ملفات الموظفين مثلاً حسب النظام الأبجدي، و ملفات المالية حسب النظام الزمني (سنة بسنة)، و ملفات السيارات حسب النظام الرقمي، و ملفات البلديات حسب النظام الجغرافي...كما يمكن عند الضرورة تشكيل نظامًا خاصًا بتركيب نظامين مثل "النظام الأبجدي-الزمني"، أو "النظام الأبجدي-الجغرافي"...

2-المرحلة الثانية، عندما يتم تحويل الأرشيف إلى العمر التاريخي للحفظ الدائم بسبب أهميته التاريخية، أو القانونية، أو الثقافية...يُحفظ الأرشيف في مركز أرشيف وطني، أو في إحدى فروعه الإقليمية. يجب احترام التصنيف الأولي حسب النظام الإداري، و عدم خلطه مع أرصدة أخرى. و لكن يجب أن يقوم الأرشيفي بمراقبة طريقة الترتيب الداخلي، و إعادة تنظيمه إذا لاحظ وجود فوضى ناجمة عن إهمال الإدارة المنتجة، و هذا ما نلاحظه بتكرار و للأسف! ثم يقوم الأرشيفي بفهرسته حسب المقاييس العلمية مثل المعيار الدولي الخاص بالوصف الأرشيفي "ISAD (G)". و تجدون النسخة العربية منه في موقع الأرشيف الوطني التونسي: http://www.archives.nat.tn/pdf_doc/807705.PDF

3- أما فيما يخص موضوع المكانز، يجب على الأرشيفي أن ينجزها حسب المفردات الأساسية التي تميز الأرشيف الذي يحفظه، و يمكن إنجاز مكانز مختصة على المستوى الوطني، مثل: مكنز أرشيف الإدارات المحلية، مكنز أرشيف الإدارة المركزية، مكنز الأرشيف الاقتصادي...و نحن لا نزال بعيدين كل البعد عن هذه الانشغالات في الوقت الذي نتصارع معا ظهيرة الأرشيف المبعثر عبر الكثير من المؤسسات العربية.

هكذا، تختلف مهنة الأرشيفي عن مهنة المكتبي؛ كل واحد منا يعمل في محيطه الخاص، و يستخدم طرق و مناهج، و معايير دولية تتناسب مع طبيعة الأرصدة التي يسهر على حفظها، و تنظيمها، و فهرستها، و إتاحتها.
عبد الكريم بجاجة

[باحث وثائق]

بارك الله فيك استاذنا الكريم عبدالكريم

وإجابتك شافية ووافية

ولكن ماذا عن الباحث والدارس الذي يبحث عن وثائق ذات صلة بموضوعه دون أي معطيات أخرى ، وحتى يتمكن الارشيفي من تلبية رغبة هذا الباحث فهو سيجمع له الوثائق انطلاقا من الموضوع .
وهذا يتطلب أن تخضع الوثائق للتصنيف الموضوعي قبل أن تحفظ ، لاسيما أن التزويد بالوثائق بات يتم الكترونيا ، كما أن لائحة موحدة للاتصالات تعتمد على الوثيقة الالكترونية ستصدر قريبا في بلادنا المملكة العربية السعودية .
ومازلنا بحاجة إلى مكنز وطني للمصطلحات يعتمد في تصنيف الوثائق ليسهل الاهتداء إليها من خلال الموضوع أو المصطلح .

وشكرا

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
أخي العزيز، يجب علينا أن ندرك أن قواعد علم الأرشيف تختلف تمامًا عن قواعد علم المكتبات، و هذا لعدة أسباب و أهمها:
1- تنتج الكتب و غيرها من المطبوعات (دوريات إعلامية، و مجلات علمية، و دراسات) لغاية عرضها للقراءة العامة؛ و من هذا المنطلق، تتعرض المطبوعات إلى مواضيع معينة و مختارة، و ترتب و تصنف حسب المواضيع لتسهيل مهام الباحثين.

2- أما الأرشيف، يُنتج تلقائيًا لغاية ممارسة نشاط ما دون أخذ بعين الاعتبار انشغالات الباحثين في المستقبل. لذا، يرتب الأرشيف و يصنف حسب نظام الإدارة المنتجة و انشغالاتها، و يجب احترام هذا الترتيب و التصنيف الوظيفي لكي تحفظ الوثائق فائدتها، و فهمها كمجموعة متكاملة كما ذكرناه من قبل.

3- عند فهرسة الوثائق لغاية البحث العلمي، يلخص الأرشيفي محتوى الوثائق حسب المعاير الدولية التي ذكرناها. وكل الفهارس الأرشيفية تتيح في آخرها قائمة من المفردات الأساسية، مرتبة أبجديًا، لتسهيل عمل الباحث. كما يمكن للأرشيفي أن يطور عمل الفهرسة بإنجاز دليل موضوعي يجمع فيه المعلومات عن كل الملفات التي تتعلق بموضوع ما، و المحفوظة عبر الأرصدة الأرشيفية. و لكن، لا يقوم الأرشيفي في أي حال من الأحوال بتكسير الأرصدة و تشتيتها حسب "المواضيع".

4- أما الأرشيف الإلكتروني، لا يمكن تقسيمه و توزيعه حسب المواضع أيضًا، و لكن يمكن الاستفادة منه عبر المفردات المختارة من الباحث أو المقترحة من مركز الأرشيف. لما يتحصل الباحث على ملف ما عبر البحث الإلكتروني، يلاحظ أن هذا الملف عرض له ضمن السلسلة الحقيقية التي ينتمي إليها (أي المجموعة الأرشيفية المتكاملة)، و ليس من ضمن سلسلة "موضوعية" مفبركة. و ظهور هذا النوع الجديد من الوثائق، أي "الأرشيف الإلكتروني" سهل عمل الأرشيفيين في تقديم خدمات سريعة و مفيدة للباحثين دون التخلي على المبدأ الأساسي في علم الأرشيف: "احترام مصدر و وحدة المجموعة الأرشيفية".

للمزيد حول الموضوع، أقترح على الجميع الرجوع إلى "دليل الأرشيف الإلكتروني" الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف، و الذي قمت بتعريبه؛ تجدونه في موقع المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/sites/default/fil...6%20ARAB_2.pdf

و للفهم الجيد لطريقة الحصول عن الأرشيف عبر الانترنيت، دون أن تكسر المجموعات الأرشيفية الأصلية، أوجهك نحو موقع الأرشيف الوطني البريطاني تحت العنوان التالي: http://www.nationalarchives.gov.uk/

و بصفة عامة، يمكنك البحث في الأرشيف الدولي عبر أي محرك بحث (Google-Yahoo) باستخدام أي مصطلح أو كلمة تهمك، و النتيجة تكون ثرية دون شك، و لكن سوف تلاحظ أن كل الملفات التي تعرض لك، عن طريق محرك البحث، تنتمي إلى مجموعات أرشيفية متكاملة دون تشتيتها.
في الختام، يجب علينا أن نفرق بين ضرورة حفظ الأرشيف حسب نظامه الأصلي دون تشتيته، و ضرورة فهرسته حسب متطلبات البحث العلمي، خاصة بالطريق الإلكترونية.
و شكرًا. عبد الكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

De: "abdou ..." <platouni...@hotmail.com>
ہ: badjadja99@yahoo.fr
Objet: السلام عليكم
Date: Sun, 8 Jun 2008 18:56:57 +0000

السلام عليكم مرة اخرى سيدي عبد الكريم ارجو ان تعدرني سيدي ان لجات اليك مرة اخرى لاستفيد من خبرتكم وجزاكم الله خيرا عني وعن كل من يستفيد من حضرتكم...في الحقيقة هناك سؤال اود ان اطرحه عليكم و هو كالاتي:
في عملية الاطلاع والاعارة الادارية معروف انه لا يوجد لا قيد ولا شرط بالنسبة للادارة الدافعة ان تطلع على وثائقها لكن هل يجوز امصلحة ما ان تطلع على وثائق مصلحة اخرى؟..ام ان الاطلاع يجوز للمصلحة الدافعة فقط؟ ........ممكن ان يكون هدا الاطلاع في اطارسير العمل الاداري...... في هده الحالة هل يجب اعلان المصلحة الدافعة ام لا داعي لدلك؟...كما انه سيدي في بعض الحالات لايكون له علاقة بالعمل بتاتا كان يطلب منك احد الموظفين منحه نسخة من وثيقة لا علاقة لها بالعمل الاداري لمصلحته هل يجب تزويده بما يطلب ؟ فمادا ترون سيدي الكريم...واخيرا السلام عليكم

1- السؤال: " في عملية الاطلاع و الإعارة الإدارية، معروف أنه لا يوجد لا قيد ولا شرط بالنسبة للإدارة الدافعة أن تطلع على وثائقها ".
الجواب : بالعكس، يجب وضع نظام داخلي يُحدد شروط الإطلاع على الأرشيف من طرف الإدارة الدافعة، و من بينها تعيين الموظفين المكلفين رسميًا بالاطلاع على الأرشيف المدفوع، أو إعارته لغاية معاملة إدارية.

2- السؤال: "هل يجوز لمصلحة ما أن تطلع على وثائق مصلحة أخرى؟..أم أن الاطلاع يجوز للمصلحة الدافعة فقط؟"
الجواب: يُمنع منعًا باتًا إتاحة الأرشيف إلى أي إدارة أخرى، ماعدا الإدارة الدافعة حسب الشروط المحددة.

3- السؤال: "ممكن أن يكون هذا الاطلاع في إطار سير العمل الإداري... في هذه الحالة هل يجب إعلان المصلحة الدافعة، أم لا داعي لذلك؟"
الجواب: لقد أكدنا أن الإطلاع على الأرشيف الإداري ممكن للإدارة الدافعة فقط؛ و إذا كانت إدارة أخرى في حاجة إلى هذا الأرشيف لغاية سير عملها، يجب عليها أن تطلبه من الإدارة الدافعة، و هذه الأخيرة تتصرف كما يسمح لها نظام الإطلاع: أي يمكنها أخذ الملف المعني و وضعه تحت تصرف إدارة أخرى تحت مسؤوليتا و ليس تحت مسؤولية قسم الأرشيف. و يجب على قسم الأرشيف في جميع الحالات مراقبة الملفات عند استرجاعها.

4- السؤال: " كما أنه سيدي في بعض الحالات لا يكون له علاقة بالعمل بتاتا، كان يطلب منك أحد الموظفين منحه نسخة من وثيقة لا علاقة لها بالعمل الإداري لمصلحته هل يجب تزويده بما يطلب؟
الجواب: يُمنع منعًا باتًا تزويد أي شخص بصورة من الأرشيف الإداري، و لو كان الموظف ينتمي إلى الإدارة الدافعة و لكن دون تعيين رسمي من إدارته. و يعاقب مثل هذا التصرف حسب الأحكام الجزائية الخاصة بالأرشيف.

و شكرًا على ثقتكم. عبد الكريم بجاجة، خبير فني، مركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.