منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » التوثيق والأرشفة الآلية والإلكترونية

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jun-04-2007, 05:50 PM   المشاركة1
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي التوثيق والأرشفة الآلية والإلكترونية

التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات : تقنية ساعدت الموثق وخدمت الوثائق ولكن ؟؟؟


بقلم : المبروك التبيـني / أستاذ موثق ومدرس جامعي - تونس



ساهم التزايد الكمي المذهل اليوم في الوثائق في تفكير المختصين والمبرمجين أكثر فأكثر في كيفية التصرف ومعالجة هذه الرصائد الوثائقية المتراكمة، حيث لم يعد التصرف اليدوي المحدود اليوم قادرا على آداء مهامه على الوجه المطلوب، ولا سرعة التحولات تسمح له بذلك، فكان التصرف الآلي أولا ،ثم جاء التصرف الإلكتروني كأحدث محطة يتوصل إليها العقل البشري اليوم في ميدان التكنولوجيا الحديثة للمعلومات.
ومن هذه التكنولوجيا الحديثة نجد "التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات" Electronic managment of information and Documents هذه التقنية التي طورت مهام الموثق و المكتبي و الأرشيفي إلى مراحل جد متقدمة، وتغيرت أساليب آداء حلقات "السلسلة الوثائقية" بمفهومها الكلاسيكي القديم بما تتضمنه من دراسة للحاجيات وصولا إلى المراقبة والتقييم للعمل التوثيقي مرورا بالمعالجة المادية والمعالجة الفنية، إلى مفهوم عصري يواكب هذه التحولات، وعبر تقنيات جديدة، وظهرت المنظومات الإلكترونية التوثيقية لا سيما من ذلك منظومة "أفق" المعربة عن الأصل "Horizon" ، ومنظومة "أدليب" و غيرها من المنظومات التوثيقية الإلكترونية... فما نعني بالتصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات ؟ ، وما هي مراحل هذه التقنية ؟، وما هي مزاياها وسلبياتها ؟؟؟

* تعريف التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق ووظائفه ومكوناته :

عرف التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق عدة تطورات عبر الوقت من حيث المفهوم والتسمية منذ أول الثمانينات من القرن المنصرم إلى يومنا هذا، فكان أن بدأت التسمية ب "الأرشفة الإلكترونية" ، ثم تحولت إلى "التصرف الإلكتروني في الوثائق"، لتصبح اليوم "التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات".

1 الأرشفة الإلكترونية Electronic Filing :
ظهرت هذه التسمية في بداية الثمانينات ، وكان الهدف منها هو حفظ الوثائق غير النشطة ذات القيمة القانونية أو القيمة الإدارية طويلة المدى بهدف حمايتها من الإتلاف.
2 التصرف الإلكتروني في الوثائق (Documents Electronic Management of) :
ظهرت هذه التسمية في أواسط الثمانينات لتدحض التسمية القديمة "الأرشفة الإلكترونية " فلم يبق التصرف الإلكتروني مقتصرا على الوثائق غير النشطة فقط، بل شمل أيضا الوثائق النشطة ( ذات الاستعمال الدائم )، والوثائق الشبه النشطة ( ذات الاستعمال المناسباتي ).

3- التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات (Electronic Management of the Documents and Information

تطور هذا النظام في التسعينات وتحديدا سنة 1994، فلم تعد المسألة تقتصر على المعالجة الإلكترونية للوثائق والأوعية الورقية فحسب، بل شملت أيضا المعلومات ،وظهرت تقنيات التعرف الضوئي على الحروف OCR Optical Character Recognition التي تمكن من تغيير الوثيقة المرقمنة من شكلها الأصلي كصورة، إلى نصوص أو حروف، وهذه الحروف يمكن تغييرها والتصرف في شكلها ومضمونها، حيث تمكن تقنية التعرف الضوئي على الحروف من تحويل الوثائق المرقمنة من شكل صورة لا يمكن للنظام قراءتها إلى شكل حروف مقروءة ومفهومة من قبل النظام، فيصبح بالإمكان إتاحة عملية البحث باعتماد النص الكامل، والتخفيف من وزن الصورة المرقمنة ، وإمكانية إدخال بعض التغييرات على الوثائق مثل تغيير لون وحجم ونوع الخط أو تسطير بعض الكلمات أو إنقاص المسافة البادئة .
ولا تطبق تقنيات التعرف الضوئي على الحروف إلا على الوثائق المرقمنة باعتماد القارئ الآلي، أما الوثائق التي كانت في الأصل ملفات إعلامية بتنسيقات مختلفة ووقع نقلها إلى المحطة الإلكترونية فإن النظام قادر على قراءتها دون تطبيق تقنيات التعرف الضوئي على حروفها.
وقد ساهمت تقنيات نقل ”الملفات الإعلامية“ باعتماد الطابعة الافتراضية Virtual Print وتحويل الوثائق من تنسيقها الأصلي ( DOC-XLS-JPEG-…etc ) إلى التنسيق القياسي PDF ( Portable Document Format ) لتنتقل المعلومات إذن إلى صور.

* وظائف التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق:
لنظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات عدة وظائف أرسي من أجلها منها:
 عقلنة طرق التصرف في المعلومات والوثائق وعملية الإطلاع عليها؛
 التصرف المطلق في مختلف الوثائق المنشأة من قبل المؤسسة أو المرسلة إليها؛
 محرك لتكشيف المعلومات والوثائق يمكن من جعل عملية البحث أكثر سرعة؛
 السيطرة على كل البيانات بالمؤسسة وذلك بالربط بين القاعدة الإلكترونية وقواعد البيانات المرجعية أو البرامج المدمجة؛
 مراقبة وحماية المعلومات الحساسة بالمؤسسة؛
بفضل تقنيات التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق لم تعد الوثيقة معزولة عن نظام المعلومات بالمؤسسة بل أصبحت عنصرا أساسيا من عناصره.

* مكونات نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات :
يتكون نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات من أدوات ونظم هي:
 أدوات إدخال البيانات التقليدية + الماسح أو القارئ الآلي؛
 أدوات الخزن (القرص الصلب) + أقراص ضوئية رقمية؛
 أدوات الطباعة؛
 أدوات البث؛
 نظام إدارة قواعد البيانات + نظم إدارة قواعد الصور + برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

* أنواع التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق:
تختلف أنواع نظم "التصرف في الوثائق والمعلومات" باختلاف أنواع الوثائق والتي هي وثائق إعلامية ووثائق إدارية ووثائق تقنية ووثائق مكتبية. ولكل هذه الوثائق خصائصها لذلك تختلف نظم التصرف الإلكتروني فيها.
1– التصرف الإلكتروني في الملفات المكتبية :
تطبق باستخدام البرامج المكتبية، وشبكات المعلومات المحلية، وهي عملية اتصال تمكن من العمل الجماعي ومن استخدام الملفات الإعلامية بتنسيقها الأصلي ( وورد – إكسال ...الخ)؛
2- التصرف الإلكتروني في الوثائق الإدارية :
يهم التصرف في الملفات والوثائق الإدارية ( وصل طلبية – فاكس – ملف إداري ...الخ).
يمكن نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق الإدارية من الدمج بين وسائل الاتصال وبين التصرف في المعلومات والوثائق ،حيث يمكن من تبادل الوثائق عبر شبكة الإتصال ومن الحصول على البيانات المرجعية التي تمكن من الوصول إلى الوثائق. كما يمكن أيضا من إثبات شرعية وثيقة ما باستخدام الإمضاء الإلكتروني...
3- التصرف الإلكتروني في الوثائق المكتباتية:
تهم عمليات البحث الوثائقي وخاصة المتعلقة منها بالمكتبات والتوثيق العلمي ومقتطفات الصحف...
ويتخذ هذا النوع من التصرف الإلكتروني في الوثائق الشكلين التاليين :
 ربط الوثيقة بالمعلومات الببليوغرافية المتعلقة بها؛
 خزن النص الكامل للوثيقة واعتماد كل كلمة ككلمة مفتاحية ، مع إضافة بعض الكلمات المفتاحية في اللغة الطبيعية.
4– التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق التقنية :
ويسمى أيضا بالتصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق الحرفية وذلك نظرا لارتباطه المباشر بأنشطة المؤسسة. و يعتبر هذا النوع من التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق الأكثر رواجا بالنسبة لمكاتب الدراسات ، ويتجلى خاصة في التصرف في المخططات والوثائق التقنية.
ولكل هذه الوثائق، يمكن النظام من نقل الملفات الإعلامية إلى المحطة الإلكترونية أو ما يسمى ب "= COLD Computer Output on Laser Disk ومهمة هذا النظام هو الخزن والتكشيف الآلي للملفات الإعلامية المعدة للطباعة والمتأتية من نظم التصرف بالمؤسسة مثل كشوف الحسابات – الفواتير – بطاقات الخلاص...

– سلسلة التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق :
* الاقتناء : تحويل الوعاء الورقي إلى وعاء رقمي :
 تحويل الوثائق الورقية إلى وثائق مرقمنة باستخدام القارئ الآلي؛
 اقتناء البيانات الإعلامية.
* القارئ الآلي – الماسح :
آلة تستخدم لتحويل الأوعية الورقية إلى صور مرقمنة في شكل شبكة من البكسالات. تقاس كثافة هذه الصور بعدد النقاط في المليمتر الواحد.
* معالجة البيانات :
أ – الضغط على حجم الصور المرقمنة (إما بالحفاظ على كل البيانات أو بإضاعة البعض منها)

 للتقليص من حجم الملفات الإعلامية ومن المساحة التي تحتلها هذه الملفات على أوعية التخزين الرقمية.
 لجعل عملية نقل الملفات الإعلامية أكثر سرعة.
ب – معالجة الملفات الإعلامية
لتحسين نوعية الصور – تكبير وتصغير الصور وضبط حجمها حسب المعلومات التي تحتويها باستخدام برمجيات خاصة بمعالجة الصور.
* وصف محتوى الوثائق :
تتمثل هذه العملية في استخراج المعلومات المتعلقة بكل وثيقة ويتم ذلك بالتعاون مع منشأة هذه الوثيقة أو المسؤول عنها.
* تكشيف محتوى الوثائق : تتمثل هذه العملية في اعتماد كل الألفاظ التي يحتويها النص ككلمات مفتاحية صالحة للبحث.
* المكانز : تجمع مختلف المفردات المرادفة لكلمة معينة مع تحديد اللفظ الذي يستحسن استخدامه في عملية التكشيف.
* المعاجم : تمكن من مراقبة عملية إدخال البيانات ومن مراقبة الترابط المنطقي بين المصطلحات المستعملة في عملية التكشيف.
* خزن البيانات : حفظ الملفات الإعلامية على الأوعية الرقمية – الحفاظ على هذه الأوعية حتى تتسنى عملية استرجاعها والوصول إليها لاحقا.

* حماية الوثائق :
يجب حماية الوثائق الإلكترونية من إمكانية :
 إلحاق ضرر مادي بها : إنقاص أو تغيير أو فقدان البيانات ...
 الإطلاع عليها : يجب أن تكون هذه العملية محددة ومقتصرة على بعض الأشخاص دون سواهم. لا يسمح بالإطلاع على الوثائق أو بتغييرها إلا للأشخاص المسموح لهم بذلك.

* مراقبة عملية إتاحة الوثائق :
يجب أن تتم مراقبة عملية إتاحة الوثائق على مستويين :
 الإطلاع عليها : (تحديد كلمة عبور لمستعملي الوثائق) ؛
إمكانية إدخال تغييرات عليها ( تحديد كلمة عبور للإداريين المسؤولين على هذه الوثائق ).
و يساهم نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات في عدة مزايا على المستفيد ويعتبر ذلك من إيجابيات التكنولوجيا الحديثة اليوم، إلا أنه لا يحجب ذلك نقائص وجب على المختصين الانتباه لها وتفاديها.

* مزايا نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق المعلومات :
 التقليل من فضاءات حفظ الوثائق؛
 الحفاظ على الوثائق الأصلية ( لا تستعمل الوثيقة الأصلية إلا عند الضرورة القصوى)،
 إطلاع العديد من الأشخاص على نفس الوثيقة وفي نفس الوقت (في حالة وجود شبكة محلية )؛
 إتاحة الوثائق عن بعد؛
 سهولة البحث باستخدام أدوات بحث متطورة ومفاتيح بحث متعددة؛
 خزن وثائق متعددة ومشتركة بين مختلف الوحدات الإدارية في وسيط واحد؛
 إعطاء صورة حسنة عن الإدارة لاستعمالها للتكنولوجيات الحديثة وتسهيل الخدمات للمواطن.

* نواقص نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق :
 نواقص تتعلق بحماية المعلومات وسريتها؛
 تكاليف النظام الإلكتروني باهضة جدا؛
 نواقص تتعلق بديمومة الأوعية الإلكترونية وبمقروئيتها؛
 غياب القيمة الإثباتية؛ ...

خاتمة:

إذا بلغ العقل البشري اليوم ما بلغه من تقدم علمي ومن إنتاجيات تكنولوجية متطورة شملت ميدان التوثيق والمعلومات كما غيره من المجالات، وإذا كانت هذه التكنولوجيا أيضا قد خففت من بعض مشاق الموثق في عمله التوثيقي، فإن السؤال الذي يطرح نفسه: إلى أي مدى يمكن أن تستجيب هذه التكنولوجيا إلى حاجيات المستفيد و القارى الذي كان بالأمس يتصفح الكتاب والوثيقة ذاتها الذي يريد وبتصفحه يكتسب المزيد من المعلومات والثقافة وإن كان ذلك على حساب وقته، لتصل إليه المعلومة جاهزة، بلا عناء بحث ولا تمحيص ؟؟ والموثق هو الآخر هل يخاف يوما ما على وظيفته التي بدأت تحتلها التقنية لتلقي به في غياهب البطالة ؟؟؟












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم May-07-2009, 06:00 PM   المشاركة2
المعلومات

waldostar
مكتبي مثابر

waldostar غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 62833
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 43
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

شكرا على الموضوع












  رد مع اقتباس
قديم May-09-2009, 10:06 AM   المشاركة3
المعلومات

ابراهيم محمد الفيومي
مشرف منتديات اليسير
أخصائي مكتبات ومعلومات
 
الصورة الرمزية ابراهيم محمد الفيومي

ابراهيم محمد الفيومي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 31463
تاريخ التسجيل: Jun 2007
الدولة: الأردن
المشاركات: 2,507
بمعدل : 0.41 يومياً


افتراضي

جاري الاطلاع
بارك الله فيك
مواضيع متميزة
سيتم العودة اليها لاحقا
تقبل تحياتي












التوقيع
إن الكل يموت ويذهب صداه
الا الكاتب يموت وصوته حي
  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
التوثيق : المنهجيات والنظم في علم تحليل الوثائق هدى العراقية منتدى الوثائق والمخطوطات 11 Oct-03-2012 09:03 AM
الامية المعلوماتية روح قطر المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 9 Feb-23-2011 05:11 PM
النظم الآلية في المكتبات ومراكز التوثيق الزهرة الجميلة منتدى الأنظمة الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات 5 Aug-10-2010 12:25 PM
نظم التوثيق السايح المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 3 Jul-29-2006 11:57 PM


الساعة الآن 12:23 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين