[farida206]

تعاني معظم الهيئات الإدارية من الأرشيف المتراكم، و الذي عادة ما يكون موضوع على أرضية المخزن أو في علب كبيرة خاصة بالمنتجات التجارية أو في أكياس بلاستكية خاصة بالنفايات، و في حالات قليلة نجده في علب أرشيف، مع غياب أدني شروط الحفظ.

يشكل هذا الأرشيف عائقا كبيرا بالنسبة للإدارة التي لا تستطيع الإطلاع عليه أثناء حاجتها إليه، وقد يكلفها الكثير هذا التعثر في إيجاد الوثائق ماديا و معنويا.
كما يشكل أيضا للأرشيفي مشكلا أو عبئا يعيق عمله حين إستلام مهامه مباشرة.
وعليه سوف أتطرق في هذا الموضوع لكيفية معالجة الأرشيف المتراكم المنتمي للعمر الثاني ، فماهي الخطوات المتبعة لذلك ؟

I_ الإجراءات الأساسية التي يقوم بها الأرشيفي قبل المعالجة

I _1_ معلومات وجب معرفتها

1_ الإطلاع على النصوص التشريعية الخاصة بالهيئة الإدارية وذلك قصد معرفة:
_ الهيكل التنظيمي للإدارة أو المؤسسة منذ نشأتها إلى غاية السنة الجارية،
_ التغيرات التي أحد ثت على هذا الهيكل، لاستنتاج المصالح المضافة أو المحذوفة أو التي تغيرت تسميتها،
_ المهام الخاصة بكل مصلحة منذ نشأتها إلى غاية السنة الجارية.
2_ زيارة المصالح لمعرفة الوثائق المنتجة و المستلمة إسما و مضمونا على مستوى كل مصلحة .
3_ مخطط ترتيب أو تصنيف الوثائق أو الترتيب الذي يستخدم في ترتيب وثائق كل مصلحة.
4_قصد الحصول على معلومات مفهومة و دقيقة، يستحسن للأرشيفي أن يبقى على إتصال مع موظف ذو خبرة يوضح له كل مبهم أثناء عمله.

I_2_ تهيئة الوسائل اللازمة لبداية المعالجة

1_ طلب توفير موظف أو موظفين لمساعدة الأرشيفي، و هذا حسب حجم الرصيد.
2_ وحدات الرفو ف وطاولات.
3_ إلصاق بطاقات على رفات وحدات الرفوف، مكتوب عليها أسماء مصالح الهيئة،
وعلى طرفي كل رفة السنوات الخاصة بالوثائق( تستنج السنوات من خلال
التشخيص الأولى للرصيد).
4_ توفير علب الأرشيف و ورق و خيط التغليف و الملفات الورقية .
5_ إعداد أوراق يكون طولها وعرضها يعادل ظهر العلبة، و عليها نكتب كل عناصر
الوصف الخاصة بوصف محتوى كل علبة و نسميها بطاقات الوصف، حيث تستعمل
كمسودات.
6_ مساسيك لتعليق بطاقات الوصف على ظهر العلب.


I_3 _ فرز و ترتيب الأرشيف الموضوع على أرضية المخزن حسب
المصالح

1- فرز الأرشيف و ترتيبه على رفات وحدات الرفوف المجهزة سلفا لهذا الغرض(أنظر
النقطة ب من العنصر 3) حسب المصالح.
2_ ترتب وثائق كل مصلحة حسب نوعية الوثائق أو المواضيع التي تعالجها.
3_يرتب كل نوع من الوثائق حسب السنوات ( الترتيب الزمني).
4_ تملأ الوثائق في العلب مع الكتابة على ظهرها البيانات التالية:
_ رقم العلبة ( ترقم العلب من 1إلى س)،
_إسم المصلحة ،
_ نوعية الوثائق أومضمون العلبة بصفة عامة،
_ السنة أو السنوات القصوى لوثائق العلبة.
5_ في حالة و جود المكان داخل المخزن يخصص لكل مصلحة مكان إلى غاية بداية
عملية المعالجة.
6_في حالة عدم و جود المكان، ترتب العلب كلها في نفس المكان، وإذا كان عددها كثير،
يصعب معه ملاحظة علب كل مصلحة، نقوم بإعداد مطبوع يتكون من البيانات التالية
في شكل جد ول:
_ المصلحة،
_ رقم العلبة،
_رقم وحدة الرفوف الموجودة فيها العلبة ،
_رقم الرفة الموجودة عليها العلبة ،
_الترقيم الجديد للعلبة.
ندخل كل هذه البيانات في برنامج الورد(word ) ثم ننقر على الإيقونة (Icône) الخاصة بالترتيب الأبجدي، فتصبح العلب مرتبة حسب المصالح مع وضوح موقع كل علبة على الرفوف، و بالتالى نستطيع بدأ عملية المعالجة تدريجيا، مصلحة تلو الأخرى، أو حسب أولويات الإدارة.

II_ المعـــالجة
1_فتح العلبة والإطلاع عليها، لمعرفة إن كانت تحتوى على موضوع واحد أو عدة
مواضيع، أو نوعية واحدة من الوثائق أو عدة أنواع وثائق.
2_ فرز محتوى العلبة لفصل الوثائق المعدة للحفظ عن الوثائق المعدة للإتلاف.
3_ ترتيب وثائق العلبة إن لم تكن مرتبة، وتقريبا دائما نجد أثر الترتيب الذي أعتمد في
الإدارة، و إلا يجب أن نسأل المصلحة المنتجة.
4_الوصف: استخراج المعلومات الأساسية للوثيقة أو الملف، و المتمثلة في:
_منتج الوثيقة ،
_عنوان الوثيقة أو التسمية ،
_السنوات القصوى ،
_الوعاء في حالة وجود وعاء آخر غير الورق،
_كل ملاحظة يراها الأرشيفي مهمة، أو تخدم الهيئة الإدارية .
5_ نقوم بتكوين جملة طبيعية من العنصرين الأوليين، و تكون الصياغة على الشكل
التالي:
"عنوان الوثيقة" ثم نكتب "أنجزمن طرف" أو "أعدّ من طرف" ثم نذكر "المنتج" ثم تضاف الملاحظات والسنة أو السنوات القصوى لإنتاج الوثائق.
6_تدّون هذه المعلومات على بطاقات الوصف( المسودة) المذكورة سابقا، إضافة إلى رقم العلبة الذي يعتبر ضروري جدا، لأنه هو الرابط بين العلبة و وصفها.
7_ نعلق بطاقة الوصف على ظهر العلبة بواسطة مساسيك، و نرجع العلبة لمكانها.
8_ نكمل وصف محتوى كل العلب بنفس الطريقة إلى غاية آخر علبة.
9_ننزع كل بطاقات الوصف من ظهر العلب، ثم نرتبها إلى مجموعات حسب:
_ نوعية الوثائق أو المواضيع أو الملفات التي تعالجها المصلحة، ثم حسب السنوات

III_تحرير وسيلة البحث

1_لتحرر وسيلة البحث نعتمد مطبوع جدول الدفع باعتبار أن هذا الأرشيف ينتمي
للعمرالثاني.
2_ كتابة وصف كل علبة في مطبوع جدول الدفع وفقا للترتيب الجديد لبطاقات الوصف
المذكور في النقطةII _.9
3 _ نعيد ترقيم العلب حسب الترتيب الجديد على جدول الدفع ، وعليه ينتج لدينا مخطط
ترتيب لجدول الدفع حسب نوعية الوثائق أو الملفات و حسب السنوات.
4_ إعداد الكشافات والتي تضاف في آخر جدول الدفع من أهمها:
_ كشاف الكلمات الدالة،
_ كشاف الأسماء،
_و أخرى تكون حسب نوعية الرصيد.
5 _نعدّ مقدمة نوضح فيها كل التغيرات التي أحدثت على المصالح من خلال الهياكل
التنظيمية، و نذكر كذلك أن هذا الرصيد من المتراكمات، و كذا كل المعلومات التقنية
التي تساعد في فهم محتوى جدول الدفع.
6_ ترقيم العلب:نعتمد الترقيم المستعمل في الأرصدة المدفوعة، و الذي يتكون من، رقم
الدفع/ سنة الدفع/ رقم العلبة.

نستنتج كل من رقم الدفع و سنة الدفع بالطريقة التالية :
_ نستخرج السنوات القصوى للرصيد المعالج، ثم نضيف 5 سنوات للسنة القصوى،
والسنة الناتجة نعتبرها سنة الدفع، أما رقم الدفع فنعتمد الرقم واحد (01)، كون هذا
الرصيد أول رصيد معالج من المتراكمات.
7_ينقل الرصيد للمخزن.
8_يسجل في جدول الدفع الترميز المكاني للرصيد و لكل علبة و يكون على الشكل التالى:

أ_ الرصيد :
رقم المخزن أ/رقم وحدة الرفوف س/ ورقم الرفة سَ إلى رقم المخزن أ /رقم وحدة الرفوف ع/ ورقم الرفة عَ
ب_ العلبة :
رقم المخزن أ/ رقم وحدة الرفوف... /رقم الرفة....
9_يسجل الرصيد في سجل خاص بتسجيل الأرصدة المتراكمة، أو يسجل في مكان جزء
خاص في سجل الدفع، مع ذكر أن هذا الرصيد من المتراكمات، أو القيام بأي إجراء
آخر، المهم هو تسجيل الرصيد لإيجاد أثره في وثائق المكتب.
و بالتالى فإن جدول الدفع في هذه الحالة يعتبر كوسيلة بحث فقط، و ليس وثيقة إثبات
تحويل الوثائق من الجهة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف.

[anameri]

بارك الله فيك
أختي على افادتنا من خلال تجربتك هذه
و نتمنى أن كل من لديه تجربة خاصة في مجال الارشيف أن يطلعنا عليها
مثل الأستاذة الكريمة سعاد بن شعيرة و أنت أختي
أيضا

[farida206]

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته

عفوا، و شكرا على تفاعلك، وسأنشر مقالات أخرى على هذا المنوال لاحقا من خلال تجربتي، و التي أحسبها متواضعة . تمنياتي لك بالتوفيق.

[سفيان بوحرات]

السلام عليكم و رحمة الله
و بعد،،،

أعتقد أن هذا الموضوع مهم جدا لجميع الأرشيفيين لأنه يتطرق إلى مشكلة يعاني منها معظم الأرشيفيين، لذا سيكون من المفيد أن يضيف باقي الأعضاء أفكارهم و تجاربهم و لما لا مشاركة الجميع في بناء منهجية موحدة أو مشتركة لمعالجة الأرشيف المتراكم دون ترتيب و تكون من صنع عربي محض.

بالتوفيق للأخت صاحبة المبادرة.

[farida206]

السلام عليكم ورحمة الله تعالى و بركاته،

شكرا للأخ سفيان بوحراث ، و أرجوا أن يتم ما أشرت إليه لأإثراء ميدان الأرشيف . أرجو التوفيق للجميع