[goly2006]

رؤية عامة للمؤسسات الأرشيفية
ودورها في عصر العولمة

ماهية المؤسسات الأرشيفية

تعد المؤسسات الأرشيفية هي أولى مؤسسات المعلومات التي عرفها الإنسان منذ فجر التاريخ ، ثم انبثقت منها مؤسسات ومرافق المعلومات على اختلاف أشكالها وتعدد مسمياتها، وبصفة خاصة في عصر ثورة المعلومات ووسائطها، ويمكن تعريف المؤسسة الأرشيفية بأنها: "تلك المؤسسة التي تعنى باستقبال وجمع أوعية المعلومات الناتجة عن النشاط البشري (سواء داخل منظمة أو هيئة حكومية أو شبه حكومية، أو بشكل فردي) وتقوم هذه المؤسسة بتقييم هذه الأوعية وتنظيمها وحفظها وإتاحتها للمستفيدين منها بأحسن أسلوب وبأقل تكلفة، من خلال الاستخدام الأمثل والاقتصادي للموارد والإمكانات المتاحة"•
1ـ أهمية المؤسسات الأرشيفية في عصر العولمة
لايستطيع أحد أن ينكر أهمية المؤسسات الأرشيفية على مر العصور، فقد حفظت لنا تاريخ وتراث القدماء وحملته من جيل إلى جيل عبر العصور، وتزداد أهمية المؤسسات الأرشيفية ـ بمختلف أنماطهاـ مع كل تطور يشهده المجتمع المحيط بها، فهي تتفاعل معه تؤثر فيه وتتأثر به•
ولقد بدأت الألفية الثالثة للميلاد حاملة معها تطورات تكنولوجية هائلة، والتي تتمثل في ثلاث تكنولوجيات رئيسة هي:
1ـ 1ـ تكنولوجيا المعلومات: التي تتمثل فيما تحويه الأوعية الأرشيفية من معلومات ، والتي تعد جوهر العمل الإداري والبحثي، هذه المعلومات تتسم بالحداثة والصحة والثبات والموضوعية التي تميزها عن أوعية المعلومات الأخرى ، ويتم تجميع وتجهيز وتخزين وبث هذه المعلومات بكل أشكالها في الحاسبات والاتصالات•
1ـ 2ـ تكنولوجيا الوسائط: فقد بات تحول الأوعية الأرشيفية ـ من على الوسيط الورقي (التقليدي ) إلى الوسائط اللاورقية( غير التقليدية) والتي تتثمل في الوسائط الممغنطة ـ أمراً ملحاً وضرورياً نتيجة للتطور التكنولوجي في مجال المعلومات ووسائطها•
1ـ 3ـ تكنولوجيا الاتصال: إن الأوعية الأرشيفية تمثل أدوات الاتصال بين الإدارة العليا والمستويات الإدارية المختلفة أو بين الهيئات والمنظمات الفاعلة في المجتمع المحيط، وذلك أثناء نشاطها، أما في مرحلتها البحثية فإنها تعد أدوات الاتصال بين الأجيال المتعاقبة كدليل باقٍ للاتصال وتوثيق القرارات وإمداد الذاكرة الخارجية وتحديد المسؤولية•
2 ـ دور المؤسسات الأرشيفية في عصر العولمة
في ظل التطورات المتلاحقة في المعلومات ووسائطها، فإن المؤسسات الأرشيفية يجب أن تجد لها المكانة والدور الذي يتلائم وطبيعتها وأهميتها كمؤسسة معلوماتية أولية فاعلة في البيئة المحيطة•
ولكي تقوم المؤسسة الأرشيفية بدورها ـ في عصر العولمة ـ بكفاءة وفاعلية، يجب أن تحقق أمرين هامين هما:
2 ــ 1ــ تطوير أداء وأعمال المؤسسات الأرشيفية الجارية
يتمثل هذا التطور في وضع خطة للنهوض بأرشيفات المنظمات والمصالح الحكومية وشبه الحكومية، وتشتمل هذه الخطة على مرحلتين هما :
2 ـ 1ـ 1ـ مرحلة إعادة التنظيم والهيكلة ( أو تصحيح الأوضاع)
ويمكن تلخيص هذه المرحلة في عدة عناصر هي :
1 ـ تصحيح المفهوم العلمي والأرشيفي الخاطىء لماهية الأوعية الأرشيفية وأهميتها في أداء العمل الإداري وصنع القرار•
2ـ تصحيح الوضع الإداري والتنظيمي للعاملين في مجال الأرشيف داخل المنظمات والهيئات الحكومية •
3ـ تطوير اللوائح والقوانين الخاصة بحفظ واستبعاد وترحيل الأوعية الأرشيفية داخل كل منظمة على حدة، بما يتناسب والكم الهائل من هذه الأوعية ، والأهمية الكامنة فيها مع الأخذ في الحسبان التطورات التكنولوجية في مجال المعلومات ووسائطها•
4ـ توحيد نماذج وأشكال الأوعية الأرشيفية الناتجة عن العمل الإداري داخل الجهاز الحكومي، وبخاصة في المنظمات والهيئات التي تعمل في مجالات ذات علاقات أو متشابهة في النشاط •
5ـ وضع قواعد مقننة لتصنيف ووصف الأوعية الأرشيفية داخل المنظمة التي أنتجتها، هذه القواعد تمثل وسائل الإيجاد الأرشيفية Finding Aids والتي سوف تستخدم في المرحلة البحثية للاسترشاد بها•
2ـ 1ـ 2ـ مرحلة استخدام تكنولوجيا المعلومات في مجال الوثائق الجارية
حيث يوفر استخدام التكنولوجيا الحديثة في مجال الأوعية الأرشيفية الجارية فرصاً لتحسين الدخول إلى الأوعية الأرشيفية والحفظ الآمن لها وتوثيق مفصل للاتصال والتفاعل البشري ، ويتمثل هذا الاستخدام في:
1 ـ استخدام تكنولوجيا المعلومات في حفظ وتخزين الوثائق الأرشيفية الهامة، أو المعلومات التي تحويها تلك الوثائق على وسائط المعلومات الممغنطة( ميكروفيلم ـ ميكروفيش ـ أقراص ـ إسطوانات ـ حاسبات ـ إلخ ) •
2 ـ يتيح استخدام هذه الوسائط الممغنطة استرجاع الوثائق أو المعلومات التي تحويها بالسرعة والكفاءة العالية، لإنجاز الأعمال ودعم عمليات صنع القرار في الوقت المناسب•
3 ـ استخدام هذه التكنولوجيا في الدخول في شبكات معلومات محلية أو داخلية والتي تتيح للمستفيد استرجاع المعلومات أو الحصول على نسخ من الوثائق الأرشيفية أو تحديد أماكن وجودها من داخل مكتبه أو مكان عمله ، دون الحاجة إلى الإجراءات المعقدة إذا ماتمت هذه الإتاحة بشكل تقليدي•
2 ــ 2 ــ وضع استراتيجية للعمل داخل المؤسسة الأرشيفية البحثية ( أرشيف الدولة)
إن المؤسسة الأرشيفية البحثية ( التاريخية) ـ في عصر العولمة ـ لن تكون بالمعنى التقليدي عبارة عن مخازن وحجرات للقراءة، وتكدسات من المجموعات الأرشيفية والعاملين، بل يجب عليها أن تتسم بسمات عصر العولمة وثورة المعلومات في أن يكون لها دور بارز في المنافسة العالمية والشاملة للمعلومات ومصادرها ، فمن أهداف المؤسسة الأرشيفية البحثية ليس حفظ تراث وتاريخ الدولة فحسب، بل نشر هذا التر اث والتعريف به على المستوى المحلي والدولي والعالمي أيضاً •
كذلك فإن المؤسسة الأرشيفية البحثية يقع على عاتقها مسؤولية البحث عن طرق ووسائل متطورة لتحقيق هذا الهدف وتدعيمه في ظل عصر العولمة والانتشار الواسع لتكنولوجيا المعلومات information Technology •
وتتمثل هذه الاستراتيجية فيما يلي :
1 ـ تحميل الوثائق الأرشيفية ذات الاهتمامات الخاصة ـ من جانب الباحثين أو المستفيدين ـ على وسائط المعلومات الممغنطة، وذلك لتحقيق هدف مزدوج وهو الحفاظ على الأصول الورقية لهذه الأوعية وحمايتها، وسرعة استرجاعها عند الطلب•
2 ـ بناء قواعد بيانات حاوية لوسائل الإيجاد الأرشيفية من قوائم وحواصر وكشافات وأدلة وفهارس••• إلخ، والتي تتضمن معلومات عن الوثائق وأماكن وجودها وكيفية الوصول إليها•
3 ـ الدخول في شبكات المعلومات العالمية ونظام المعلومات العالمي WORD WIDE WEB (WWW) - INTERNET. E. MAIL حيث تعد هذه الشبكات والنظام العالمي الواسع النطاق، نظاماً للاسترجاع عن بعد أو النقل الإلكتروني لهذه الأوعية الأرشيفية للمستفيد•
4 ـ تعد المجموعات والوثائق الأرشيفية البحثيةـ أوعية معلومات وحيدة وفريدة من نوعها لذلك فإن إدخال هذه المستودعات الأرشيفية أو وسائل الإيجاد على شبكة معلومات عالمية تجعل الإتاحة المعلوماتية أسهل وأسرع للباحثين، كما تتيح للأرشيفي أن يقيم معه علاقة،من شأنها إتاحة الأوعية الأرشيفية أو وسائل الإيجاد التي تصفها للمستفيد دون أن ينتقل من مكان لآخر منفقاً الوقت والجهد والمال هنا وهناك بحثاً عن هذه الأوعية واستخدامها، وذلك من مقر عمله أو كليته أو حتى من منزله•
3 ـ دور الأرشيفي في عصر العولمة
إذا لم يفعل الأرشيفيون شيئاً لحث مؤسساتهم على التلاؤم مع التغيير، فسوف تقوم مؤسسات جديدة لشغل مكانهم، وليأخذوا العبرة من أقرانهم المكتبيين، "فقد أدى تقاعس أمناء المكتبات عن توفير المعلومات وخدمات الإرشاد إلى وجود وقيام مراكز المعلومات للإرشاد، فلو أن المهنيين القائمين على تلك المكتبات كان لديهم استعداد للتكيف لكان من الممكن لمؤسساتهم أن تكون في وضع يسمح بتقديم خدمات المستفيدين منها بشكل أفضل من تلك المؤسسات التي حلت مكانها" •
إن المؤسسة الأرشيفية ـ بمختلف أنماطها ـ لن يكون لها الدور الفعال والمؤثر في عصر العولمة وثورة المعلومات وتكنولوجياتها ، إلا بالأرشيفي المدرك لأهمية مواكبة هذا التطور واللحاق به والتخطيط العلمي لمستقبل هذه المؤسسات المعلوماتية الهامة وتحديد مكانتها على خريطة العالم المعلوماتية، لذلك كان لزاماً عليه أن يضع في حسبانه عدة أمور لتحقيق الدور الفاعل لمؤسسته الأرشيفية وتتمثل هذه الالتزامات فيما يلي :
1 ـ استثمار الوقت في تصميم أفضل وأذكى النظم التي من شأنها تحسين أداء العمل الأرشيفي، والعمل على تطوير الممارسات الأساسية فيه، وإعادة النظر في لماذا؟ وكيف؟ ومتى؟ ولمن؟ تحفظ الأوعية الأرشيفية ، مع إيجاد توازن بين القيمة الإدارية والثقافية لهذه الأوعية في ظل تغيرات وتطورات حادثة في البيئة المحيطة•
2 ـ استخدام التقنيات التكنولوجية بمهارة وكفاءة عالية حتى لا يقع في مآزق لايسهل حلها أثناء عمله ولايمكن إدراكها •
3 ـ تخيل المستقبل بشبكة لتوزيع قواعد البيانات الحاوية لبعض مكونات الكشافات ووسائل الإيجاد سواء للأوعية الأرشيفية التقليدية أو غير التقليدية•
4 ـ إمداد المستفيد ـ من خلال هذه الشبكة ـ بما لديه من أوعية أرشيفية، ويقيم معه علاقات من شأنها إتاحة هذه الأوعية أو معلومات عنها للمستفيد دون الحاجة إلى الانتقال للبحث هناك•
المراجع :
1 ـ داولين ، كينيث إى : المكتبة الإلكترونية ـ الآفاق المرتقبة ووقائع التطبيق ـ ترجمة: حسنى الشيمى ـ الرياض : إدارة الثقافة والنشر بجامعة محمد بن مسعود ، 1995 م •
2 ـ محمد حسن جاد الله : دراسة مقارنة بين الأرشيف والمكتبة من حيث الأهداف وطبيعة العمل ـ (أطروحة ماجستير ) ، القاهرة 1999 م •
3 ـ محمد محمد الهادي : نظم المعلومات في المنظمات المعاصرة ـ ط1 ـ القاهرة:دار الشروق، 1989 م •
4-

Baker, Kathryn :The Business of Government and the Future of Government Archives .IN: The Amercan; Archivist زedس S.A.A ; vol .60 , spring 1997 , pp 234 _ 252 .

5- Cox, Richard J . : Archivistd and change :IN : The Amercan Archivists ; ز edس S.A.A , vol. 58،N3, summer 1995 ,pp
6- Hedstrom ;Margaret: Electronic Archives; Integrity and Access in the Network Environment ;IN: The American Archivist; vol .58 , summer 1995, pp .321 _ 324 .
7- KESNER;Richard M ; Information Resource Management in the Electronic work place ; IN : The American Archivist; (ed) S.A.A .vol , 61 , summer 1998 ,pp 70 _ 87 .
8- Piche, gean : Doing whatصs possible with what we`ve Got. In: The American Archivist , ed , S.A.A. vol . 61 , spring 1998 , pp 106 - 122.

منقول(محمد حسن جاد)