منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة.

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Apr-10-2008, 11:00 AM   المشاركة1
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة.

تحية طيبة و بعد؛

تجدون طيه نموذج استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في المؤسسات، و تقييم كفاءات الأرشيفيين. تُعَدُّ هذه الاستبيانات مرحلة أولى لتقييم الوضع، قبل اقتراح خطة لتطوير الأرشيف، و تكوين الأرشيفيين، في المدى القصير، و المتوسط، و الطويل. الرجاء إفادتنا بملاحظاتكم لتعديلها؛ و شكرًا. عبدالكريم بجاجة.

استبيانات حول وضع الأرشيف في أي مؤسسة

تهدف الاستبيانات إلى جمع بعض المعلومات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة، و إلى تقييم كفاءات الأرشيفيين، و من ثم اقتراح خطة لتطوير الأرشيف الجاري و الوسيط بصفة عامة، و لإدارة الأرشيف الإلكتروني بصفة خاصة، تتجاوب مع المقاييس العلمية في المجال، و مع متطلبات المؤسسة المعنية و إمكانياتها الأرشيفية و التقنية.

- أ التعــريـــف بالدائرة
- اسم الدائرة.
- مجال عملها.
- العنوان.
- الهاتف.
- الفاكس.
- عنوان الموقع في الإنترنيت إذا وجد.
- هل يوجد قسم خاص للأرشيف ؟
- اسم ووظيفة المكلف بقسم الأرشيف.
-عنوان البريد الإلكتروني الخاص به.

ب- استبيان حول الوضع العام للأرشيف
1- نبذة تاريخية عن المؤسسة.
2- التغيرات السابقة التي وقعت في هيكل المؤسسة.
3- التغيير الذي وقع فيما يخص مقرها.
4- انعكاس النقطتين 2 و 3 على وضع الأرشيف: إتلاف عند الترحيل، تراكم الأرشيف في أماكن أخرى.
5- هل توجد نصوص تنظيمية و تطبيقية لإدارة الأرشيف ؟
6- هل تم تطبيق نظام الأرشيف المركزي لجمع و حفظ الأرشيف الوسيط الصادر عن مختلف الإدارات؟
7- و على هذا الأساس، هل توجد قاعات لحفظ الأرشيف بالإدارات في انتظار عملية التحويل إلى الأرشيف المركزي؟
8- هل يوجد في الهيكل التنظيمي للمؤسسة شعب أو أقسام لإدارة الأرشيف في جميع الإدارات؟
9- و هل تم إنشاء إدارة أو قسم أرشيف مركزي بموجب قرار رسمي للمؤسسة؟
10- هل يوجد طاقم مكلف بإدارته؟ المؤهلات العلمية والتقنية للموظفين المكلفين بتسيير الأرشيف المركزي؟
11- و ما هي المكانة الإدارية لمسؤول الأرشيف المركزي، أو بعابرة أخرى لمن يتبع؟
12- هل يوجد نظام مقنن لتحديد نوع العلاقة بين الإدارات المنتجة للأرشيف والقسم المكلف بحفظ الأرشيف؟
13- ما هو وضع الأرشيف في المكاتب داخل إدارات المؤسسة؟
14- القاعات أو المستودعات المخصصة لحفظ الأرشيف: أماكنها، داخل المؤسسة، تحت الطابق الأرضي، أو خارجها في المنطقة الصناعية؟
15- التجهيزات المستخدمة: رفوف خشبية أو معدنية، ثابتة أو متحركة، خزائن، أو صناديق، علب أرشيف، مراقبة درجة الحرارة (18 درجة)، و كمية الرطوبة (50%)، حماية ضد الحريق و الفيضانات، صيانة ضد الغبار و الجفاف، وجود تعفن أو تلوث يضر بالأرشيف؟
16- وضع الأرشيف في القاعات أو المخازن المخصصة لحفظ الوثائق: تراكم فوق الأرض مباشرة أو ترتيب فوق الرفوف – وجود أثاث و عتاد قديم بجوار الأرشيف- الأعمال الفنية والتقنية التي تجرى على الأرشيف (ترتيب، تصنيف، تعريف…)؟
17- هل لديكم لوائح تحدد مدة حفظ الأرشيف في الإدارات قبل التحويل إلى الأرشيف المركزي؟
18- هل لديكم جداول نموذجية تستعمل لتنظيم عملية تحويل الأرشيف؟
19- هل قامت المؤسسة بإتلاف بعض الأرشيف، و على أي أساس قانوني؟
20- هل احتفظتم بتقارير الإتلاف لمعرفة ما حذف، و مسكتم نماذج مما أتلف؟
21- ما هو الحجم الوثائق المحفوظة في الأرشيف المركزي، بالمتر الطولي المعتمد دوليا، أو بعدد العلب؟
ملاحظة: يمكن أن تكون الوثيقة عبارة على رسالة بصفحة واحدة، أو دراسة ب300 صفحة، أو ملف بسمكة 5 سم؛ لهذا يفضل تقييم الحجم بالعلب (بسمكة 7 أو 10 سم)، أو بالمتر الطولي.
22- هل يوجد نظام لفهرسة الأرشيف على مستوى الإدارات قبل التحويل؟
23- و ما هي طرق الفهرسة في الأرشيف المركزي؟
24- ما هو نظام البحث و الإطلاع على الأرشيف من قبل الإدارات المنتجة بعد ما تحول أرشيفها إلى الأرشيف المركزي؟
25- هل يمكن الإطلاع على الأرشيف من قبل الباحثين؟
26- بما أن نظام الأرشيف الإلكتروني يعتمد على عمر واحد في حيات الأرشيف، خلافًا على الأرشيف الورقي الذي يمر على ثلاثة أعمار- الأرشيف الجاري و الوسيط و التاريخي- هل قامت المؤسسة بتدابير لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل، تجنبًا لضياعه في أماكن إنتاجه بالإدارات؟
27- هل تستخدم المؤسسة تقنية الميكروفيلم لحفظ نسخ احتياطية للأرشيف؟
28- و بصفة عامة، هل قامت المؤسسة بتحديد الأرشيف الإستراتيجي الذي يتطلب إجراءات خاصة لحمايته سواء كان على الورق، أو خرائط، أو في الشكل الإلكتروني؟
29- هل تستخدم المؤسسة وسائل آلية لمحاربة الحريق، و من أي نوع؟
30- و بصفة عامة، هل وضعت المؤسسة خطة مسبقة لمواجهة كل أنواع الكوارث التي تهدد الأرشيف؟
31- سوف تُطرح أسئلة إضافية عند الزيارات الميدانية لأقسام الأرشيف و مخازنها.

ج- استبيان حول الوضع الخاص بالأرشيف الإلكتروني
يهدف الاستبيان الخاص بالأرشيف الإلكتروني إلى تقييم الأنظمة المستخدمة، و من ثم إلى تطابق المناهج مع ضرورة حماية و حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.
سياسة الأرشيف الإلكتروني.
1- هل للدائرة سياسة خاصة بالأرشيف الإلكتروني؟ التفاصيل.
2- برنامج الأرشيف الإلكتروني: الأهداف، و تاريخ انطلاق هذا البرنامج.
3- هل استعنتم بمكتب استشاري في الأرشيف الإلكتروني؟
4- موقع الانترنيت للمكتب الاستشاري، البريد الإلكتروني.
5- تحديد المقاييس الدولية أو المحلية المستخدمة في الأرشيف الإلكتروني.

التطبيقات في الأرشيف الإلكتروني.
6- تحديد مجال التطبيقات ( أي الأقسام المعنية).
7- تحديد نوع الوثائق التي شملها نظام الأرشيف الإلكتروني.
8- هل للأرشيف الإلكتروني نسخ ورقية أو ميكروفيلم للاحتياط؟
9- هل تم مسح الأرشيف الورقي لتحويله في الشكل الإلكتروني؟
10- نوع هذا الأرشيف.
11- هل تم إتلاف الأرشيف الورقي بعد تحويله في الشكل الإلكتروني؟

حفظ الأرشيف الإلكتروني.
12- هل لديكم برنامج لحفظ وحماية الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؟
13- تحديد التقنيات المستخدمة لهذا الغرض مثل:
Emulation – Migration – Microfilming – Refreshing – Reformatting
14- تحديد ظروف حفظ الأرشيف الإلكتروني: عدد النسخ – الشكل- المكان – المناخ.
15- ملاحظات إضافية (حسب رأيكم).

د- استبيان حول الممارسة الأرشيفية
تنطلق الأسئلة المطروحة فيما يلي من الواقع أو الخبرة الميدانية، و ليس من النظريات، حيث لم توجد أغلبيتها في الكتب، و الدراسات، و مواقع الانترنت المخصصة لعلم الأرشيف، و بالتالي لا داعي للبحث عن أغلبية الأجوبة في المصادر مهما كان نوعها. يهدف هذا الاستبيان إلى تقييم مستوى الممارسة الأرشيفية في المؤسسة:
* ما هو الفرق الأساسي بين مهام الأرشيف الوطني و المكتبة الوطنية؟
*هل يمكن اعتبار كل الوثائق (documents) أرشيفا (archives)؟
*هل يمكن تصنيف الجريدة الرسمية و النشارات الصادرة عن الدوائر الحكومية أرشيفا؟
*في حالة إعادة تنظيم مؤسسة لتصبح مؤسستين، كيف تتصور مصير الأرشيف؟
*بعد تنصيبك في قسم الأرشيف، ما هي الإجراءات الأولى التي يجب القيام بها؟
*و حسب رأيك ما هي التعليمات الأولى التي يجب إرسالها عاجلا إلى كل أقسام المؤسسة؟
*هل وجود قاعة لحفظ الأرشيف يعني وجود قسم أو هيكل لإدارة الأرشيف؟
*كيف تتصور العلاقة بين الأرشيف و المكتبة في نفس المؤسسة؟
*هل يوجد خطرا على الأرشيف إذا أدمجت المكتبة و التوثيق (documentation) و الأرشيف في نفس القسم؟
*ما هو أفضل ارتباط لقسم الأرشيف داخل المؤسسة؟
*هل تفضل تخصيص قاعة حفظ الأرشيف لكل إدارة و تسليمها مفتاح القاعة، أم الاحتفاظ بالمفاتيح و استخدام طريقة أخرى؟
*لما تدخل إلى قاعة أرشيف، ما هي الجوانب التي تراقبها (check list)؟
*هل تعتبر الطابق تحت الأرض مكان لائق لحفظ الأرشيف؟
*هل يمكن حفظ كل أنواع الأرشيف في نفس القاعة، الورق و الميكروفيلم و الأوعية الإلكترونية؟
*هل تعتقد بأن قاعات الأرشيف تستحق المراقبة اليومية كالمريض في المستشفى، و كيف؟
*هل يمكن استخدام قاعة الأرشيف للحفظ و للمعالجة العلمية في نفس الوقت؟
*يمنع عادة استخدام الرفوف الخشبية نظرا لهشاشتها و لمضاعفة خطر الحريق؛ هل يوجد سبب أخر ينتج أضرار للأرشيف؟
*متى يمكن استخدام الرفوف المتحركة في تجهيز قاعات الأرشيف؟
*هل يمكن ترطيب يدويا قاعة أرشيف جافة تفتقر من جهاز التكييف؟
*ما هي الغازات التي أصبحت ممنوعة دوليا في مراكز الأرشيف، و ما هو البديل؟
*هل يجب وضع مخبر لتعقيم الأرشيف في وزارة؟
*إذا وجدت الأرشيف مبعثر فوق الأرض مباشرة، ما هي الخطوات الأولى التي تقوم بها؟
*إذا وجدت في قاعة أرشيف منظمة جيدا مجموعة من العلب مرتبة فوق الأرض مباشرة، بينما يوجد في نفس المكان رفوف شاغرة، ما هو السبب حسب رأيك علما أن هذا السبب و لو مقبول منهجيا مرفوض منطقيا؟
*عند زيارتي لمركز أرشيف وزاري، وجدت مسؤول الأرشيف و هو مساعد بالجامعة يدرس طريقة الترتيب في قاعة مكتظة بالأرشيف المبعثر فوق الأرض؛ فيكلف كل طالب بترتيب علبة مأخوذة من الأرض، و هذا التمرين يدوم عدة حصص بنفس العلبة؛ فوبخته بشدة، لماذا حسب رأيك؟
*هل يجب تحديد حجم العلب عند عملية تحويل الأرشيف؟
*هل يمكن إعادة ترتيب بطريقة علمية أوراق مبعثرة فوق الأرض، و كيف؟
*ما هي المهنة في عالم الثقافة التي تعاني يوميا من نفس المشكل، أي إعادة تشكيل الشهادات التاريخية المبعثرة؟
*ما هو الفرق بين رسالة أصلية و نسخة من رسالة أخرى في نفس العلبة؟
*كيف يمكن تحديد الوثائق المزورة؟
*إذا أردت أن تكون أكثر فعالية في الوصف الأرشيفي، هل تختار إنجاز فهرس مبسط (الوصف علبة بعلبة)، أو فهرس مفصل (الوصف ملف بملف)، أو جرد تحليلي (الوصف وثيقة بعد وثيقة)؟
*ما هو أكبر خطر يهدد الأرشيف قبل الحريق و الفيضانات؟
*هل تعتبر أن قرار إتلاف جزء من أرشيف وزارة قابل للتطبيق إذا تم إمضائه من طرف الوزير شخصيا؟
*هل توصي بطريقة الإحراق في عملية إعدام أرشيف تقرر إتلافه من قبل الجهة المختصة؟
*هل يمكن بدون شروط مسبقة بيع الأرشيف الذي تقرر إتلافه إلى المصانع المختصة في إعادة استخدام الأوراق القديمة؟
*ما هي طرق إتاحة الأرشيف؟
*عند البحث عن الأرشيف، ما هو الفرق في التعامل المهني مع الموظف في مهمة رسمية، و الباحث الجامعي، و المواطن في قضية شخصية؟
*هل يجب تصديق نسخ الأرشيف المسلمة للباحث و للموظف و للمواطن ؟
*إذا تقدم ضابط الشرطة أو قاضي من العدالة بطلب الإطلاع على ملف شخص ما، هل تمتثل للطلب بدون شروط؟
*هل تتعامل مع الباحث الأجنبي بنفس الطرق المتبعة مع الباحث المواطن؟
*كيف يمكن للأرشيف أن يساهم في تكوين الشخصية الوطنية على مستوى تلاميذ المدارس؟
******الجواب بنعم أم لا غير كافي، يجب تبرير كل الأجوبة******




Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae












  رد مع اقتباس
قديم May-25-2009, 02:41 PM   المشاركة2
المعلومات

هيثم عوده
مكتبي جديد

هيثم عوده غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70348
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الإمارات
المشاركات: 3
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

الاستاذ الفاضل عبد الكر












  رد مع اقتباس
قديم May-25-2009, 02:46 PM   المشاركة3
المعلومات

هيثم عوده
مكتبي جديد

هيثم عوده غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70348
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الإمارات
المشاركات: 3
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

السيد الفاضل عبد الكريم
الرجاء ممكن المساعد في كيفية انشاء ارشيف لدائره حكومية ؟
المطلوب ماهي المعايير الدولية للأرشفة ؟
ماهي افضل طريقة لعملية الفهرسه والتصنيف ؟
حيث اني اقوم بدراسة لوضع اسس لارشيف موحد يضمن السهوله واليسر في عملية تخزين وارشفتة الملفات












  رد مع اقتباس
قديم May-27-2009, 08:18 AM   المشاركة4
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي وضع نظام لقسم أرشيف جديد.

تحية طيبة و بعد؛
أعتقد أنني أجبت عن هذه الأسئلة عدة مرات. الرجاء مراجعة المواضيع التي جمعتها الأخت سعاد بن شعيرة مشكورة: http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=18806
بما أنك تعملين بالإمارات، يمكنك التواصل مباشرة مع المركز الوطنية للوثائق و البحوث، عبر موقعه، خاصة و نحن مجدون منذ عدة شهور في تشخيص و إعادة تنظيم الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، طبقًا للقانون رقم (7) لسنة 2008. و شكرًا.
عنوان الموقع: http://ncdr.ae/ncdr/arabic/












  رد مع اقتباس
قديم May-28-2009, 02:37 AM   المشاركة5
المعلومات

hanbezan
د. حنان الصادق بيزان
مشرفة منتديات اليسير
أكاديمية الدراسات العليا

hanbezan غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 2972
تاريخ التسجيل: Mar 2003
الدولة: ليبيــا
المشاركات: 397
بمعدل : 0.05 يومياً


افتراضي

شكرا جزيلا لحضرة الاستاذ الدكتور الخبير عبدالكريم بجاجة












التوقيع

بسم الله الرحمن الرحيم
(قَالُواْ سُبْحَانَكَ لاَ عِلْمَ لَنَا إِلاَّ مَا عَلَّمْتَنَا إِنَّكَ أَنتَ الْعَلِيمُ الْحَكِيم)
صَدَقَ اللّهُ العظيم
  رد مع اقتباس
قديم May-29-2009, 04:16 PM   المشاركة6
المعلومات

anameri
مكتبي خبير

anameri غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 61716
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 1,481
بمعدل : 0.27 يومياً


افتراضي













  رد مع اقتباس
قديم Mar-02-2010, 09:00 PM   المشاركة7
المعلومات

chemsse01
مكتبي جديد

chemsse01 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 62018
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 6
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

أريد تقرير حول ارشيف مديرية الري لولاية ادرار.مستعجل ارجوكم












  رد مع اقتباس
قديم Mar-03-2010, 07:52 AM   المشاركة8
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي أي تقرير؟

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة chemsse01 مشاهدة المشاركة
أريد تقرير حول ارشيف مديرية الري لولاية ادرار.مستعجل ارجوكم
تحية طيبة وبعد؛
هذا سؤال غريب! كيف يمكنني أن نزودك بتقرير حول "وضع الأرشيف في مديرية الري لولاية أدرار" و أنا خارج الجزائر ولم أزور بلدنا منذ أكثر من سبع سنوات؟
لقد وضعت تحت تصرفكم منهجية لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة، وعليك تطبيقها في مديرية الري لولاية أدرار؛ لا أكثر ولا أقل.












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 137 Aug-27-2016 08:36 PM
المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث في مراكز الأرشيف و المكتبات. عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 3 Jul-02-2016 07:36 AM
دراسة أرشيفية 4: برنامج تكوين الأرشيفيين عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 19 Dec-14-2015 01:10 AM
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف: التجربة الجزائرية عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 11 Jul-14-2014 03:23 PM
مجلة "كوما" للمجلس الدولي للأرشيف: COMMA Arabic version عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 17 Jun-27-2012 07:57 AM


الساعة الآن 04:10 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين