[Bigovic]

الرقمنة أداه لبناء نظم الأرشيفات الإلكترونية
إعداد : د.محمـد عـزت آمنة
مجلة العربية 3000
كانت الوثيقة الورقية هى أكثر الأشكال انتشاراً فى نظم الحفظ فى كثير من بيئات العمل ، وكان الشكل الورقى هو المسيطر على الأشكال المختلفة للوثائق من حيث الكم .
ونتيجة لانتشار تكنولوجيا المعلومات منذ أوائل الثمانينيات من القرن الماضى متمثلة فى الحاسبات الكبيرة وصولاً لتطورها المتمثل فى الحاسبات الشخصية والتى تحتوى على تقنيات وتطبيقات متطورة ، فقد توقع الخبراء أن شكل الوسيط الورقى بما يسببه من مشكلات فى الحفظ بسبب الكم الهائل الذى تنتجه الجهات والهيئات خلال أعمالها سوف يقل بشكل كبير .
إلا أن استخدام الحاسبات بشكل واسع أدى إلى انتشار وتزايد الشكل الورقى بالجهات ، وذلك لأن معظم المعلومات المعالجة بالحاسبات يتم طباعتها واستخدامها كمرجع أو فى عمليات الحفظ بالملفات
فمثلاً ، الوثائق المكتوبة ببرامج الكتابة ، يتم طباعتها من على أجهزة الحاسبات ، وبالرغم من أن قواعد البيانات صممت لكى تكون متاحة بشكل مباشر على الحاسبات إلا أن جزءاً منها يعتمد على طبع تقاريره على الوسيط الورقى .
وفى نفس الوقت أدى التوسع فى استخدام الحاسبات وتكنولوجيا المعلومات إلى ظهور وثائق ارتبط ظهورها أساساً بتكنولوجيا الحاسبات هذا النوع من الوثائق أطلق عليه اسم الوثائق الإلكترونية .
وعلى أية حال فإن الوثائق الإلكترونية والتقليدية (الورقية ) الناتجة عن هذا التطور التكنولوجى أصبحت تتزايد بشكل ملحوظ وزادت معها أهميتها وأصبح لا غنى عنها فى المنظمات لما تمثله كمصدر للمعلومات للعمليات اليومية بالمنظمة ولصانعوا القرار بهذه المنظمات،لهذا استدعى الأمر ضرورة وجود نظم للتعامل مع هذه الوثائق بما يتناسب مع طبيعتها،هذه النظم أطلق عليها :
" نظم إدارة الوثائق الإلكترونية " أو ما تعارف عليه باسم " نظم الأرشيفات الإلكترونية "
وتتضمن هذه التكنولوجيا عملية تحويل الوثائق إلى شكل يتم التعامل معه من خلال تكنولوجيا الحاسبات،عن طريق تحويل الوثائق من شكلها الورقى التقليدى إلى شكل إلكتروني يسمح بالتعامل معه من خلال الحاسبات و تخزين واسترجاع الوثائق إلكترونيا، إضافة إلى تأمينها وتنظيم ومراقبة عمليات حفظها وتداولها من خلال تكنولوجيا الحاسبات والمعلومات
وقد عرفت الوثائق فى شكلها الإلكتروني بهذه النظم باسم الوثائق الإلكترونية والتى تعرف بأنها :
1. الوثائق فى شكل إلكتروني
2. الوثائق الموجودة فى شكل يحتاج إلى أجهزة الحاسبات من أجل إمكانية معالجتها وإتاحتها للإسترجاع
3. الوثائق التى تنتج ، تخزن ، ترسل وتستقبل فى شكل إلكتروني عن طريق أجهزة ومعدات الحاسبات
تعرف نظم الأرشيفات الإلكترونية تعريفات كثيرة أهمها وأشملها الآتى :
" هى النظم التى تمكن من الحصول على شكل إلكتروني من الأصل الورقي للوثيقة وتسمح بتخزينها ،إتاحتها ،الاحتفاظ بها واسترجاعها من خلال برامج و أجهزة ومعدات الحاسبات "
"هى النظم الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق فى بيئة الحاسبات والتي تسمح بالتخزين والاسترجاع والمشاركة للوثائق الإلكترونية مع توفير التأمين والحماية والسيطرة اللازمين لها
كذلك تعريف آخر يفيد نفس المعنى والدلالة :
هى تلك النظم التى تعتمد على تكنولوجيا الحاسبات والتى تتيح العمليات والإجراءات من اجل الإدارة والسيطرة على عمليات تخزين واسترجاع الوثائق الإلكترونية
ومن خلال التعريفات السابقة يظهر للباحث الحقائق التالية :
- أن نظم الأرشيفات الإلكترونية هى عبارة عن مجموعة من البرامج والأجهزة التى تتكامل معاً من أجل تحويل الوثائق من شكلها التقليدى إلى شكل قابل للتعامل مع تكنولوجيا الحاسبات من حيث تخزينها واسترجاعها إلكترونيا
- نظم الأرشيفات الإلكترونية تعتمد اعتمادا أساسياً على تكنولوجيا الحاسبات من حيث بنائها وتكوينها وكذلك طريقة عملها .
- الوظائف الأساسية لنظم الأرشيفات الإلكترونية هى إتاحة عمليات التخزين والاسترجاع لوثائق النظام إضافة إلى إدارتها وتوفير الحماية والتأمين خلال هذه العمليات .


تأسيس نظم الأرشيفات الإلكترونية
كما يتضح من التعريفات الخاصة بنظم الأرشيفات الإلكترونية فإن هذه النظم تقوم بالتعامل مع الوثائق فى شكلها الإلكتروني ، لذا فإن جزءاً من مهامها ينصب على تحويل الوثائق من شكلها التقليدى ( الورقى ) إلى شكل قابل للمعالجة من خلال تكنولوجيا الحاسبات .

لهذا فإن نظم الأرشيفات الإلكترونية تعتمد فى عملها وتكوينها على تكنولوجيا الرقمنة أو الترقيم Digitization Technology وهى التكنولوجيا الخاصة بتحويل الوثائق من الشكل التقليدى إلى الشكل الرقمى أو الإلكترونى .
تكنولوجيا الترقيم Digitization Technology
عند الرغبة فى تاسيس نظام أرشيف الكترونى لأى جهة على أساس تحويل الوثائق من الشكل الورقى ( البتقليدى ) إلى الشكل الإلكترونى فإن تكنولوجيا الترقيم تكون هى الأساس فى عمليات تأسيس وبناء هذا النظام فهذه التكنولوجيا تمثل الأساس فى عمليات التحول نحو الشكل الإلكترونى للوثيقة ، وسوف نتناول تفصيليا هذه التكنولوجيا لبيان مدى أهميتها وارتباطها بنظم الأرشيفات الإلكترونية .
مفهوم الترقيم Digitization
"هو العملية التى يتم فيها تحويل المواد غير الإلكترونية (الكتب ،المخطوطات ،الجرائد،المواد الصوتية ،المواد المرئية ،….) إلى شكل ملفات رقمية يمكن التعامل معها من خلال تكنولوجيا الحاسبات عن طريق استخدام الماسحات الضوئية أو اى معدات أو أجهزة أخرى "
أيضاً تعرف عملية الترقيم بأنها :
" تحويل المواد من شكلها الذى يتعامل معه عن طريق الإنسان مباشرة أى مقروءة بالعين البشرية "Human Readable " إلى شكل يعتمد على أجهزة الحاسبات فى التعامل معها "Machine - Readable "
و عملية الترقيم فى أساسها تعتمد على تحويل أشكال المواد من الشكل التقليدى وهو مايطلق عليه التناظرى( Analog) إلى الشكل الرقمى (Digital) وهو ما يعبر عنه بالتحويل من التناظرى إلى الرقمى A/D Conversion


واسمحوا لى ان اقدمه لكم على حلقات نظراً لضيق وقت الكتابة لدى


مع الشكر