منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » الإجراءات العملية الأرشيفية: من يفعل ماذا ؟؟؟

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jun-22-2007, 06:55 PM   المشاركة1
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي الإجراءات العملية الأرشيفية: من يفعل ماذا ؟؟؟

الإجراءات العملية الأرشيفية: من يفعل ماذا ؟؟؟
( مرحلة التصرف اليدوي وما يسبق التصرف اّلإلكتروني في الوثائق والأرشيف )

بقلم الأستاذ الموثق المبروك التبيني / تونس
للتواصل samabtebini@yahoo.com هاتف 21697859955 فاكس 21671809040


مقدمة عامة:

لايزال العمل الأرشيفي رغم قدمه متذبذبا، مختلفا بين المنطقة والأخرى، وبين المؤسسة والأخرى، رغم المجهودات التي بدأت تبذلها الأرشيفات الوطنية لتوحيد الجهود والخبرات، وكذلك تفعل القطاعت المهنية والمنظمات الدولية المتعلقة في هذا الميدان لاسيما منها الاتحاد الدولي للأرشيف والفرع الإقليمي العربي منه، رغم ذلك لاتزال المصطلحات مختلفة من جهة إلى أخرى فنسمع بالوثائق والأرشيف والمخطوطات والمحفوظات والسجلات، ولا المناهج التدريسية لهذا العلم هي الأخرى قد توحدت، ولعله السبب الرئيسي في ذلك يعود إلى تفاوت القدر والأهمية التي يعطيه هذا البلد لقطاع الأرشيف دون غيره، فترى القطاع لدى بعض البلدان يدرس كاختصاص جامعي، وفي البلد الآخر لا يتجاوز تدريسه في المرحلة الثانوية، وفي البلد الثالث لا يعدو أن يكون سوى مادة من المواد في علوم المعلومات، وفي الآخر لا يزال الخلط بين التوثيق والأرشيف سائدا، وهذا ينطبق طبعا على دولنا العربية التي يطلب منها الاجتهاد اكثر والاهتمام بهذا الميدان لما تزخر به حضاراتنا العريقة من وثائق ومخطوطات نادرة وجب إعطاءها القدر الكافي من الإهتمام والرعاية والدراسة والمعالجة والحفظ ...
وفي تونس، إحقاقا للحق، ومنذ مطلع أواخر الثمانينات ووائل التسعينات من القرن المنصرم، أصبح قطاع الأرشيف يحضى باهتمام الدولة أكثر من ذي قبل، واستقلت جامعة في الاختصاص المذكور مثل غيرها من الاختصاصات في العلوم الإنسانية وبقية العلوم، فيدرس علم الأرشيف وعلم التوثيق وعلم المكتبات وعلم المعلومات كل على حدة، وتزخر الساحة التونسية اليوم بميئات المختصين في ميدان الأرشيف من فنيين وأساتذة ودكاترة، واصبح القطاع بالمؤسسات والهياكل الإدارية في وضع مريح بعد تكاتف جهود هؤلاء المختصين عليه، وهذا هو المطلوب...
ولآننا كذلك، رأيت ان أفيد بالتجربة التونسية في مجال الإجراءات الأرشيفية وتحديد المهام التي توكل في هذا القطاع داخل المؤسسة بين المختصين وبقية المستفيدين والمتدخلين: من يفعل ماذا ؟؟؟
وتعتبر الإجراءات العملية الأرشيفية الوسيلة الفعالة لتوجيه المهني للقيام بمهامه الأرشيفية داخل المؤسسة، وتحديد ما ينوط بعهدته من أعمال تتعلق بمعالجة الوثائق الإدارية منذ خلقها أو إنشائها، أو تلقيها ، إلى غاية تحديد مصيرها النهائي وذلك بإتلافها أو حفظها على الدوام كأداة بحث ومعلومة تاريخية شاهدة على الوقائع والأحداث، وموروث وثائقي يجسد ذاكرة المؤسسة ومن ثمة الذاكرة الوطنية التي يحتم الزمن والنسيان الرجوع إليها والإستناد على ما تتضمنه من معلومات تثبت الحجج، وتدعم البحث والتحقيق.
وتحدد الإجراءات العملية الأرشيفية لكل عضو داخل المؤسسة ما له وما عليه من أعمال بخصوص التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.
وتتعلق الإجراءات الأرشيفية بنوعين من المهام:
الأولى نظرية، وتخص مختلف الأنشطة والمعالجة الأرشيفية من ترتيب وتصنيف وتحويل وحفظ وإعارة وفرز وإتلاف وترحيل،
والثانية عملية، وتتعلق بخلق وإحداث أدوات العمل الأرشيفية التي هي: دليل القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة، ونظام تصنيف الوثائق الإدارية، وجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف. وسنفرد في دراسات لاحقة بحول الله نموذج لكل أداة من الأدوات المذكورة على حدة.
وتخضع الإجراءات الأرشيفية كغيرها من الإجراءات الأخرى إلى تراتيب وتشريعات هي بمثابة المستندات القانونية لها، وتنبثق هذه المستندات عن خصوصية وطبيعة العمل داخل المؤسسة، فتصدر تشريعات عامة تنطبق على الجميع، وتصدر ترتيبات خصوصية تتلاءم مع خصوصية المؤسسة او المؤسسات ذات الطابع الواحد، فنجد مثلا ما ترتيبات تتعلق بالوثائق المشتركة أي التي تشترك فيها كل مؤسسات وهياكل البلاد، وأخرى تخص الوثائق الخصوصية أي التي تتميز بها مؤسسة أو هيكل إداري أو خدماتي عن غيره.
وتتلخص الإجراءات الأرشيفية الكلاسيكية وهي التي تسبق المرحلة الإلكترونية للتصرف في الوثائق والأرشيف،والتي يسعى العالم اليوم إلى تطبيقها في ما يلي:

1- إجراءات إعداد أدوات العمل الأرشيفية ( القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة / نظام تصنيف الوثائق الإدارية / جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف )،
Procédures d’élaboration des outils de travail archivistiques /
Procedure of elaboration of Archival Tools

2- إجراءات تعريف وتصنيف وترتيب الوثائق في مرحلتها النشطة،
Procédures d’Identification, de classification et de classement des documents Actifs /
Procedure of Identification and Classification of actif documents

3- إجراءات تحويل الوثائق شبه النشطة إلى مركز حفظها كأرشيف وسيط،
Procédures de transfert des documents semi-Actifs aux centre de pré-archivage /
Procedure of Transfer of documents to intermediate archives center

4- إجراءات حفظ الأرشيف الوسيط كموروث وثاقي،
Procédures de conservation des archives intermédiaires /
Procedure of conservation of intermediate archives

5- إجراءات الإطلاع وإعارة الوثائق والأرشيف الوسيط،
Procédures de prêt et de communication /
Procedure of Communication of intermediate archives

6- إجراءات فرز وإتلاف وترحيل الأرشيف النهائي إلى الأرشيف الوطني،
Procédures de tri, d’élimination et de versement aux Archives nationales /
Procedure of Sort, Elimination and transfer the intermediate archives to the Historical Archives

7- إجراءات تحيين أدوات العمل الأرشيفية.
Procédures d’élaboration et de mise à jour des outils de recherche
Procedure of Up date the of the Archival tools

1- تعريف دليل الإجراءات الأرشيفية :

يعتبر "دليل الإجراءات الأرشيفية" أداة عمل من أدوات التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف، وهو عبارة عن ميثاق يضم مختلف مراحل التصرف في الوثائق منذ نشأتها إلى غاية تحديد مآلها النهائي.
وتتمثل أهمية هذه الأداة الأرشيفية في كونها تصف مختلف مراحل السلسلة التي تمر بها الوثيقة في شكل إجراءات، يقع الالتزام بها من قبل الأطراف المتدخلة ( مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيف من جهة، وبقية المصالح الإدارية المتعامل معها داخل المؤسسة أو خارجها من جهة أخرى ).
ويعد هذا الدليل أيضا أداة من أدوات التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيفية بطرق موحدة تضم جملة القواعد والمناهج والإجراءات الواجب إتباعها حيال الوثائق الإدارية، والتي تمكن من إرساء نظام عقلاني يساعد على تطبيق برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف .


2 - أهداف الإجراءات الأرشيفية :

إن دليل الإجراءات الأرشيفية كأداة عمل ضرورية داخل المصالح الإدارية عامة، وفي مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف خاصة, نظرا لقيمة الأهداف التي يحققها والتي تتمثل في:
- عقلنة التصرف في الوثائق والأرشيف وتحقيق النجاعة في إنشاء واستغلال الرصيد الوثائقي للمؤسسة، وكذلك حفظه أو إتلافه،
- تحديد المهام والمسؤوليات الخاصة بالتصرف الوثائقي, مع إبراز جانب التعاون الذي يجب أن يكون بين الإداري والمتصرف في الوثائق والأرشيف الذي سينعكس على كيفية القيام بهذه المهام ودرجة نجاحها،
- التخفيض من كلفة حفظ الوثائق والأرشيف لفترة انتقالية لدى المؤسسة وهو العائق الذي يشكو منه الجميع اليوم، ويثقل كاهل المؤسسات،
- توحيد الإجراءات الخاصة بالتصرف الوثائقي, وصياغتها في شكل ميثاق يتعهد جميع المتدخلين بالالتزام به, لضمان حسن سير مختلف الأنشطة الأرشيفية،
- تبسيط إجراءات التصرف في الوثائق والأرشيف, حتى تتمكن الأطراف المتدخلة من فهمها، وبالتالي المساهمة في تطبيقها بصفة فعالة،
- إدماج كل القواعد والمناهج والتشريعات المتعلقة بالتصرف في الوثائق والأرشيف، والمتعلقة خاصة بأداتي "نظام تصنيف الوثائق الإدارية" و "جدول مدد حفظ الوثائق الإدارية ".

3- مضمون دليل الإجراءات الأرشيفية :

يحتوي دليل الإجراءات الأرشيفية على مجموع الإجراءات التي يجب إتباعها والتقيد بها أثناء معالجة الوثائق الإدارية, منذ بداية العمل بها لدى الإداري ( أو ما يسمى بالفترة النشطة ) حتى مآلها النهائي ( إتلاف /حفظ دائم ) مرورا بمرحلة الشبه نشطة للوثائق، و الذي يحدده " جدول مدد حفظ الوثائق ".

1. موضوع الإجراء :

يهدف هذا الإجراء إلى ضبط تراتيب التصرف في الوثائق والأرشيف.

2. ميدان التطبيق :
يهم هذا الإجراء جميع الوثائق والملفات الإدارية والأرشيف بالمؤسسة.

3. المفاهيم :

- المصلحة: مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيف، وهو الهيكل الذي يهتم بالتصرف في الوثائق والأرشيف الخاص بالمؤسسة التي ينتمي إليها.
- المتدخلون: وهم بقية المصالح والهياكل الإدارية التي تتدخل في نشاطها وأعمالها مع مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بخصوص الوثائق المذكورة، أو الخارجة عن المؤسسة وذات علاقة مهنية بها ونخص بالذكر الأرشيف الوطني، المؤسسة الوطنية الأم التي تهتم بسن وتطبيق القوانين والتشريعات المتعلقة بالتصرف في الوثائق والأرشيف بالبلاد، والمساعدة على حسن تطبيقها.

4. المراجع :

 المراجع القانونية والترتيبية :

- قوانين تتعلق بالتصرف في الوثائق والأرشيف
- أوامر
- مناشير
- قرارات
- تراتيب داخلية ( مذكرات عمل / ...الخ )

5. المسؤول :

- رئيس مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيف هو المسؤول عن تطبيق هذه الإجراءات بالتعاون مع مساعديه من المهنيين، بالتنسيق مع مختلف الوحدات الإدارية للمؤسسة، ومصالح الأرشيف الوطني.


• موجز للإجراءات الأرشيفية الكلاسيكية العامة:


المتدخل

رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف

مساعد رئيس المصلحة

الوثائق المعتمدة:

- جدول جرد وثائق
- جدول تحديد القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة
- نظام تصنيف الوثائق

- جذاذة ترتيب وتعريف الوثائق والأرشيف
- مطلب تحيين نظام تصنيف الوثائق

- جدول إعداد قواعد حفظ الوثائق

- جدول مدد حفظ الوثائق

- مطلب تحيين جدول مدد حفظ الوثائق

- جدول تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوسيط

- مطلب إعارة وثائق وأرشيف وسيط
- جذاذة شاهدة
- جدول إعارة وثائق و أرشيف وسيط
- مخطط مواقع أرشيف


7. وصف الإجراءات الأرشيفية العامة:


وصف المرحلة

1  يقوم رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بإعداد البرنامج السنوي للتصرف في الوثائق والأرشيف بداية كل سنة إدارية وفق متطلباته وظروفه.

2  يقوم رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بإجراء جرد شامل للوثائق وفق التقنيات المضبوطة لهذا الغرض.
 يعد قائمة اسمية للملفات بمختلف مكوناتها و الوثائق المفردة الخاصة بالمؤسسة.
3  يعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف نظام تصنيف للوثائق الإدارية النشطة وفق نمط محدد يصادق من طرف لجنة الإدارة ولجنة الأرشيف، ويوافق عليه من قبل الأرشيف الوطني.

4  يقوم مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بترميز codification جميع الوثائق الإدارية التابعة للمصلحة أولا، والمؤسسة ثانيا، و مساعدة المصالح الأخرى لترميز الوثائق التابعة لها وفقا لنظام تصنيف الوثائق المعد للغرض.

5  يقوم مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بتحيين" نظام تصنيف الوثائق الإدارية" عند الحاجة أو الطلب من قبل الموظفين.

6  يقوم رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بإعداد "جدول مدد حفظ الوثائق الإدارية" بالتنسيق مع مختلف مصالح المؤسسة، ومصالح الأرشيف الوطني.

7  يسهر مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف على تطبيق "جدول مدد حفظ الوثائق" وملفات الأرشيف ( الأرشيف الجاري، الأرشيف الوسيط، الأرشيف النهائي ).
 لا يمكن أن يدخل "جدول مدد حفظ الوثائق" حيز التنفيذ إلى بعد موافقة الأرشيف الوطني ومصادقة الوزارة المعنية وينشر ذلك في قرار بالرائد الرسمي كسند قانوني.
 يقوم مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بفرز وإتلاف الأرشيف الوسيط حسب "جدول مدد حفظ الوثائق" المعد للغرض وذلك ب:
- ضبط الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل.
- ضبط الوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن.
- ضبط الوثائق المخصصة للحفظ الدائم وترحيلها للأرشيف الوطني عند اقتراحه

8  يقوم مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بمراجعة "جداول مدد حفظ الوثائق" تماشيا مع تطور حاجيات المؤسسة وتغير أنشطتها أو وثائقها.

9  يقوم مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بمتابعة عمليات تحويل و معالجة الوثائق والأرشيف عن طريق جداول التحويل.

10  يقوم رئيس المصلحة بمتابعة عمليات إعارة الوثائق والأرشيف عن طريق جداول الإعارة.

11  يقوم مساعد رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بتسجيل عمليات التحويل والإعارة في دفاتر التحويل و الإعارة من خلال قاعدة بيانات أرشيفية معدة للغرض.


* هيكلة الإجراءات الأرشيفية المفصلة:

1- إجراءات إعداد أدوات العمل الأرشيفية:

* تعريف الإجراء :

يتمثل هذا الأجراء في إعداد العناصر الأساسية المكونة لبرنامج التصرف في الوثائق والأرشيف؛ وهي تباعا: القائمة الاسمية للملفات والوثائق، نظام تصنيف الوثائق الإدارية، وجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف. وتعتبر هذه الوسائل أهم أدوات العمل الأرشيفي، وبالتالي لا يمكن الحديث عن برنامج ناجع للتصرف في الوثائق والأرشيف بدون توفر هذه الأدوات العملية.

أهداف الإجراء :

يهدف هذا الإجراء إلى إرساء قواعد برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف كما تنص عليها القوانين والتشريعات والتراتيب المتعلقة بمعالجة وحفظ الأرشيف .

* من يقوم بماذا ؟ / ؟ Qui fait Quoi / ? Who do What
الوثائق و الأدوات المستعملة

الملاحق:
جدول تحديد القائمة الاسمية للملفات والوثائق الإدارية المفردة ( ملحق 1 )

القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة ( ملحق 2 )
تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية ( ملحق 3 )
جدول تحديد الوظائف الإدارية الخصوصية للمؤسسة ( ملحق 4 )

نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة ( ملحق 5 )
جداول مدد حفظ الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية ( ملحق 6 )
جدول تحديد الوثائق الخصوصية ( ملحق 7 )

"جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" ( ملحق 8 )

*- إعداد القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة:

1- تحديد جملة الملفات بوثائقها المكونة لها، والوثائق المفردة العملية بالمؤسسة من خلال "جدول تحديد القائمة الاسمية للملفات والوثائق الإدارية المفردة" والتي يتم العمل بها بمختلف المصالح الإدارية، ولكل الوثائق المشتركة منها والخصوصية، وبمختلف أشكالها ونسخها ( وثيقة ورقية / وثيقة إلكترونية / وثيقة أصلية / نسخة ثانوية)، مع تحديد شبكة وسلسلة تداولها بين المصالح الإدارية بالمؤسسة، وخاصة مكان استقرار الوثيقة الأصلية.

2- من خلال القائمة الوثائقية المتحصل عليها، يتم إعداد دليل "القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" في صيغته النهائية، مبوب حسب الإدارات والمصالح التابعة لها، ومحدد للملفات بمختلف الوثائق المكونة لها، وشكل كل وثيقة، ومكان تواجد الوثيقة الأصلية.

3- عرض دليل " القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" على لجنة الأرشيف بالمؤسسة للمصادقة عليه والتأكد من محتواه.

4- عرض دليل " القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" على مصالح الأرشيف الوطني بالبلاد وهو الهيكل الإداري الأعلى في ميدان الأرشيف، وذلك للمصادقة على حسن صياغته وإعداده وفق القوانين المعمول بها.

5- بعد الحصول على مصادقة الأرشيف الوطني، يتم توزيع نسخ من "القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" على مختلف المصالح الإدارية بالمؤسسة.

6- تتولى مختلف مصالح المؤسسة وحسب ترتيب داخلي ( مذكرة عمل ) الاعتماد على دليل "القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" كمرجع أساسي يحدد وثائقها بالكامل، ويطلب الالتزام بالتسميات الواردة بالدليل دون غيرها، وخاصة عند تعريف تصنيف وترتيب الوثائق في فترتها النشطة داخل المكتب الإداري، وكذلك يتم مد للمنتدبين الجدد من الموظفين بهذا الدليل الوثائقي لمعرفة الوثائق التي تشتغل بها المؤسسة وكيفية تناقلها بين المصالح الإدارية.

7- بدليل "القائمة الإسمية لملفات ووثائق المؤسسة" تكون مصلحة التصرف قد أنهت إعداد أولى أدوات العمل الأرشيفية الأساسية.

2- إعداد نظام تصنيف الوثائق الإدارية

لإعداد هذه الأداة الأرشيفية، لا بد من التقيد بما أملاه الأرشيف الوطني في هذا المجال، حيث أعد "نظام تصنيف" للوثائق المشتركة بين مختلف الوزارات والمؤسسات الحكومية بالبلاد، وذلك بإسناد رموز عددية عشرية من الألف إلى الأربعة آلاف للوظائف المشتركة، فكان 1000 رمز للتسيير العام للمؤسسة و 2000 للتصرف في الموارد البشرية و 3000 للتصرف في الموارد المالية و 4000 للبناءات والمعدات والمخزون.
وتركت بقية الأعداد أي من 5000 إلى 9000 ليتم اعتمادها في المؤسسات لوظائفها الخصوصية.
وبالتالي فإن كل مؤسسة مطالبة بإعداد "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية" والاعتماد على تصنيف الوظائف المشتركة التي حددها الأرشيف الوطني.
ولإعداد "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية" للمؤسسة كان المرور بالمراحل التالية:

1- بالإعتماد على وثيقة "جدول تحديد الوظائف الإدارية الخصوصية للمؤسسة "، و بالتنسيق مع مختلف المصالح الإدارية يتم تحديد الوظائف الخصوصية لكل وحدة إدارية بالمؤسسة.

2- تقسيم الوظائف الإدارية الرئيسية الخصوصية الكبرى المحددة حسب طبيعة النشاط كما قسمت مثلا في الوظائف المشتركة الشؤون المالية لوحدها والشؤون البشرية ..الخ

3- تفريع الوظائف الإدارية الخصوصية المحددة إلى أصناف رئيسية، وتفريع الأصناف إلى أقسام والأقسام إلى رئيسية وأخرى فرعية في شكل هيكلي.

3- تحديد رمز عددي متبقي من الرموز التي أسندت إلى الوظائف المشتركة الوظائف المشتركة والتي هي من 5000 إلى 9000، و ترميز الوظائف الرئيسية الكبرى الخصوصية المحددة. مثلا اسندنا رمز 5000 إلى وظيفة التمويل، و6000 إلى وظيفة الدراسات، و 7000 ...الخ

4- تفريع الرمز حسب الأصناف والأقسام الرئيسية والفرعية المفرعة عن الوظيفة الرئيسية وتصبح مثلا:
5000 تمويل مشاريع التنمية
5100 التمويل بالقرض و5200 التمويل بالهبة
5110 القروض طويلة المدى
5110/1 القروض المتعلقة بالبنية الأساسية
5110/2 القروض المتعلقة بالمشاريع الاقتصادية
...الخ

5- إعداد كشاف ألفبائي للنظام يحدد مختلف الوظائف بأصنافها وأقسامها، كأداة تسهل استعماله والعمل به.

6- بعد إعداده في شكله النهائي، يتم عرض "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة" على لجنة الأرشيف بالمؤسسة للتدقيق والموافقة.

7- عرض "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة" إلى مصالح الأرشيف الوطني للمصادقة عليه كأداة عمل أرشيفية.

8- بعد الحصول على مصادقة الأرشيف الوطني، يتم توزيع نسخ من "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة" على مختلف إدارات المؤسسة لاعتماده كأداة عمل.

9- اعتماد "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة" كوثيقة رسمية من قبل مصالح المؤسسة لتصنيف الوثائق في مرحلتها النشطة أي داخل المكاتب الإدارية وقبل تحويلها كأرشيف وسط.

10- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف القيام بدورات تكوينية لمختلف الموظفين حول كيفية تطبيق نظام التصنيف المحدد.

11- بإعداد "نظام تصنيف الوثائق الخصوصية" للمؤسسة، تكون مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف قد أعدت ثاني أداة عمل أرشيفية ينص عليها برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف المعتمد.

3- إعداد جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية للمؤسسة

كما هو الحال بالنسبة لنظام التصنيف، فقد أقدم الأرشيف الوطني على إعداد "جدول مدد حفظ الوثائق المشتركة" وهي الوثائق التي تشترك فيها كل المؤسسات والوزارات بالبلاد كما ذكرنا وهي الوثائق المتعلقة بالتسيير العام للمؤسسة والوثائق المتعلقة بالشؤون المالية والوثائق المتعلقة بالشؤون البشرية والوثائق المتعلقة بالبناءات والمعدات والمخزون. وقد تم تحديد ممد حفظ لهذه الوثائق أي تحديد أعمارها الثلاثة ومصيرها النهائي.
بقيت الوثائق الخصوصية، وهو ما تطالب بإعداده كل مؤسسة، وكانت على المراحل التالية:


1- بالاعتماد على وثيقة "جدول تحديد الوثائق الخصوصية " ،تم حصر مختلف الملفات و الوثائق الإدارية الخصوصية للمؤسسة، المنشئة منها والواردة، وذلك بالاعتماد على الطلب المباشر من الموظفين، وكذلك على دليل " القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" الذي تم إعداده سابقا، والذي يحصر كل الوثائق الخصوصية والمشتركة.

2- بعد حصر الوثائق الخصوصية، تم الإعتماد على المسؤولين لاقتراح مدد حفظ للملفات والوثائق الإدارية الراجعة بالنظر إليهم، ويعني إسناد ما يقترحه من مدة لعمر الوثيقة في فترتها النشطة أي إثر العمل المتداول بها بالمكتب، واقتراح المدة التي يراها للوثيقة خلال الفترة الشبه نشطة لها أي بمركز حفظها بالأرشيف الوسيط، ثم و أخيرا اقتراح مصيرها النهائي بعد الفترة الشبه نشطة: إتلافها أو حفظها على الدوام أو حفظ عينة و إتلاف البقية ...الخ.

3- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إتمام دليل "جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" للمؤسسة بكامل جوانبه النظرية والتطبيقية وعرضه على لجنة الأرشيف بالمؤسسة للتدقيق في محتواه.

4- عرض ""جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" للمؤسسة على مصالح الأرشيف الوطني للموافقة والمصادقة عليها كأداة عمل أرشيفية تامة الأسس.

5- بعد مصادقة الأرشيف الوطني عليها، يتم تحويل وثيقة "جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" للمؤسسة إلى الوزارة المعنية للمصادقة عليها ونشرها بالرائد الرسمي للبلاد في شكل قرار وزاري تصبح بموجبه الوثيقة قانونية.


6- بعد إضفاء الصبغة القانونية عليها، يتم توزيع نسخ من "جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" على مختلف المصالح الإدارية بالمؤسسة لاعتمادها كوثيقة رسمية و قانونية والعمل وتطبيق ما جاء بها من تراتيب تخص الأعمار الثلاثة للوثائق ومصيرها النهائي، وإلزام الموظفين بالمؤسسة بذلك.

7- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف القيام بدورات تكوينية لمختلف موظفي المؤسسة حول كيفية تطبيق ما جاء من تراتيب بوثيقة "جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية".

8- بإعدادها لوثيقة "جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" للمؤسسة، تكون مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف قد أعدت ثالث أداة عمل أرشيفية والتي تعتبر حجر الزاوية لبرنامج التصرف في الوثائق والأرشيف.
وتصبح كل مؤسسة عمل مهما كلن نوعها وحجمها، ذات صلة بالوثائق الإدارية، تعتمد على "جدول مدد حفظ الوثائق المشتركة" التي أعدها الأرشيف الوطني، و"جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية" التي هي ملزمة بإعدادها، وذلك للتصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف، وتطبيق نظرية الأعمار الثلاثة على كل وثيقة مهما كلن نوعها وشكلها، وهذه الأداة الأرشيفية هي التي يسرت التعامل مع الأرصدة الوثائقية الأرشيفية بفرزها ومعالجتها معالجة توثيقية قانونية، وذلك بإتلاف الوثائق والأرشيف عديم القيمة القانونية والتاريخية والبحثية، وحفظ الوثائق والأرشيف ذات القيمة، وهو المطلوب في علم اّلأرشيف.

المتدخل:

رئيس مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف

لجنة الأرشيف بالمؤسسة

الأرشيف الوطني
مختلف مصالح المؤسسة


إجراءات تعريف وتصنيف وترتيب الوثائق الإدارية النشطة داخل المكاتب الإدارية:
Procédures d’Identification, de Classification et de
Classement des documents actifs
Procedure of identification and classment of actif documents

تعريف الإجراءات :
التعريف الوثائقي هي عملية يقوم بها كل موظف إداري في مكتبه، وتتمثل في وصف الملفات والوثائق التي تحت إشرافه، وصفا دقيقا، يشمل عناوينها وتاريخيها الطرفية ( التاريخ الأدنى والتاريخ الأقصى )، والرموز المحددة لها حسب نظام التصنيف المعتمد.
ويقع تدوين هذه المعرفات أو المعلومات التوثيقية البيبليوغرافية على "جذاذة الفهرسة"، التي يتم إلصاقها على متن الحافظة أو وعاء حفظ الوثائق (Boite )، حتى يسهل الاستدلال على الوثائق المحفوظة وتحديد مكانها بالسرعة والسهولة المطلوبتين عند الحاجة.
أما التصنيف، تصنيف الوثاق، فهي عملية ذهنية، تهدف أساسا إلى التعبير عن محتوى الوثائق برموز موحدة، وغير معرضة للالتباس، ومهيكلة عادة في تركيبة هرمية ومنطقية تتطابق مع الوظائف والأنشطة الدائمة للمؤسسة، ويحدد ذلك في دليل يسمى " نظام تصنيف الوثائق".
أما الترتيب، أي ترتيب الوثائق، فهو عملية مادية ملموسة، تؤدي إلى تنظيم وترفيف الوثائق في أماكن حفظها على الرفوف، وبالتالي يكون التصنيف هو أساس الترتيب والقاعدة التي ينبني عليها.
أهداف الإجراءات :
تهدف إجراءات التعريف إلى تحديد هوية الوثائق المحفوظة داخل أوعية الحفظ كإثبات لوجودها, وهو ما يسهل عملية ترتيبها على الرفوف واسترجاعها عند الحاجة وبالسرعة المطلوبة. كما أن تعريف الوثائق بدقة يجنبنا إمكانية ضياعها، وكما يقول المثل الفرنسي: ( الوثيقة غير المرتبة، هي وثيقة ضائعة بالأساس ). Un document non classé est un document perdu" "
« A no classify document is a losed document"
أما الغاية من تصنيف الوثائق فهو تنظيمها وتجميعها منطقيا وفق الوظائف التي أنتجتها، وبالتالي وضعها في إطارها الطبيعي وليكون قاعدة يرتكز عليها الإداري والأرشيفي المختص، لترتيب الوثائق الذي يهدف بدوره إلى ضمان السرعة والنجاعة في الاستدلال عليها.

من يقوم بماذا ؟ / ؟ Qui fait Quoi / ? Who do What
الأدوات المستعملة الإجراءات المتدخل

جذاذة فهرسة الوثائق المشتركة ( ملحق 9 )


1- تعريف الوثائق الإدارية النشطة:

1- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بالمؤسسة مد مختلف المصالح الإدارية بنماذج موحدة من "جذاذة فهرسة الوثائق"، التي تتضمن مختلف خانات المعلومات البيبليوغرافية والتوثيقية للوثائق المراد تعريفها وتصنيفها وترتيبها كعنوانها وتاريخيها الطرفية ( التاريخ الأدنى والتاريخ الأقصى )، ورمزها التصنيفي وفق النظام التصنيفي المعتمد، والوحدة الإدارية التي تنتمي إليها ...الخ، وهو ما يضمن تعريف الوثائق المذكورة على الأوعية تعريفا دقيقا وكامل مما يسهل استرجاعها عند الحاجة في الوقت المناسب.

2- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بالمؤسسة القيام بدورات تكوينية لمختلف الموظفين حول كيفية تطبيق عمليات التعريف والتصنيف والترتيب للوثائق الإدارية النشطة داخل المكاتب الإدارية.

3-عند إنشاء أو قبول ملف إداري أو وثيقة إدارية، يتم التثبت من محتواها، و تحديد عنوانها المناسب لها بما يتوافق مع العنوان الذي أسند إليها بدليل "القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة"، وكذلك تحديد التاريخ أو التاريخين المناسبين لها، وتسجيل ذلك على "جذاذة فهرسة الوثائق" المعتمدة، والملصقة على الحافظة أو وعاء الحفظ، ولا يجوز تعريف الوثائق تعريفا عموميا مثل: ( متفرقات/ وثائق مختلفة / وثائق عامة /...الخ. ).


* تصنيف الوثائق الإدارية النشطة

4- يتم تصنيف الملف أو الوثيقة بعد تعريفها وفقا "لنظام تصنيف الوثائق الإدارية" المعتمد, بالبحث في كشافه الموضوع الذي تنتمي إليه الوثيقة أو الملف المراد تصنيفها، و تحديد الرمز المناسب لها بالنظام.

5- إسناد الرمز التصنيفي للملف أو الوثيقة المراد تصنيفها، وفي حال تكرار لنفس الوثيقة أو الملف يراد تصنيفها بمعزل عن بعضها، فإنه يتم اعتماد الرمز التكميلي مثل: 1000/1 – 1000/2 ....الخ.

* ترتيب الوثائق الإدارية النشطة:

6- بعد تعريفها وتصنيفها ب"جذاذة فهرسة الوثائق"، يتم ترتيب الوثائق بالحافظة أو وعاء الحفظ، وحفظها بالخزانة، أو ترفيفها بالرف، ويقع إسناد عدد تسلسلي للأوعية على الرفوف بالمكتب، وذلك لتسهيل استرجاعها عند البحث على المعلومة أو الوثيقة التي تتضمنها.

7- تتم مراقبة عمليات تعريف وتصنيف وترتيب الوثائق النشطة بصفة دورية من قبل الأرشيفي المختص، والتدخل عند الحاجة، وذلك لتسهيل عملية الأرشفة التي تتم خلال نهاية السنة الإدارية من الفترة النشطة إلى الفترة الشبه نشطة.


مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف

كل موحدة إدارية

إجراءات تحويل الوثائق الإدارية من الفترة النشطة إلى الفترة الشبه نشطة وحفظها بمركز حفظ الأرشيف الوسيط
Procédures de transfert des documents semi-sctifs aux centre de pré-archivage.
Procedure of transfer of Documents from the actif age to the intermediate age

تعريف الإجراءات :

التحويل الوثائقي هي عملية ينتقل على إثرها حفظ الوثائق والأرشيف من فضاءات العمل أي المكاتب إلى مركز حفظه كأرشيف وسيط، وذلك عبر وثيقة "جدول تحويل الوثائق والأرشيف من النشط إلى الوسيط" ومن خلال ما يمليه دليل "جدول مدد حفظ الوثائق".
ويعتبر أرشيفا وسيطا، مجموع الوثائق التي لم تعد جارية الاستعمال بمكاتب العمل وأصبح استعمالها مناسباتيا أو عند الحاجة وبأقل تداول.
أهداف الإجراءات :
يكمن الهدف الأساسي من عملية تحويل الوثائق و الأرشيف في تفادي المشاكل الناتجة عن تراكم الوثائق والأرشيف الجاري النشط في فضاءات العمل. كما أن عملية التحويل تحقق مركزية حفظ رصيد المؤسسة من الوثائق لضمان مقومات الحفظ السليم له، ومعالجته بطرق علمية تضمن الدقة والسهولة والسرعة في استرجاعه و الحصول على المعلومة عند الحاجة.
من يقوم بماذا ؟ / ؟ Qui fait Quoi?/ ؟ Who do What

الأدوات المستعملة


جدول تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوسيط ( ملحق 10 )

دفتر تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوسيط" ( ملحق 11 )

مخطط مواقع حفظ الوثائق والأرشيف الوسيط ( ملحق 12 )

الإجراءات:

1- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف نهاية كل سنة زيارة مختلف المصالح الإدارية والمكاتب لمعاينة وتقييم كميات الوثائق والأرشيف التي سيتم تحويلها إلى أرشيف وسيط، وذلك وفقا ما يمليه "جدول مدد حفظ الوثائق" الذي يحدد أعمار الوثيقة، وتهيئة الإطار اللازم لذلك.

2- على ضوء التقييم الحاصل للأرشيف المعد للتحويل، تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إعداد "مذكرة" تتولى فيها تحديد التاريخ المحدد لكل إدارة لتحويل الوثائق والأرشيف التابع لها أي تحديد "روزنامة" في الغرض، وتذكير بالإجراءات المزمع إتباعها للقيام بعمليات التحويل .

3- تتولى كل مصلحة إدارية تحديد وإحضار الوثائق المزمع تحويلها لإلى الأرشيف الوسيط بـ"جدول تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوسيط"، بدقة وبما يتطابق محتواها مع ما هو مسجل على أوعية الحفظ.

4- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف التثبت مليا من الرصيد الوثائقي المعد للتحويل، وذلك بالرجوع أولا لـ"جدول مدد حفظ الوثائق"، واحترام ما يتضمنه من قواعد حفظ، وما إذا كانت تلك الوثائق قد انتهت فعلا فترتها النشطة، وتمر إلى الفترة الشبه نشطة، وكذلك التثبت من مدى مطابقة محتوى الحافظات أو أوعية الحفظ، وما تم تسجيله بـ"جدول تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوسيط".

5- تستلم مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف الوثائق المعدة للتحويل مرفوقة بــ "جداول التحويل" التابعة لها، وذلك إلى المكان المخصص لحفظ الأرشيف الوسيط المهيأ مسبقا لذلك من ناحية الفضاء والتهوئة... الخ.

6- ترفيف وترتيب الوثائق المحولة في الأماكن المخصصة لها وفق نظام ترتيبي معين.

7- بعد ترتيب وحفظ الوثائق المحولة لتدخل مرحلة الأرشيف الوسيط، يتم إتمام تعمير "جداول التحويل"، وذلك بإضافة المعطيات الخاصة بـمصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف، حيث تعمر عناوين أماكن حسب الرف والمرفع والدرجة، وذلك لسهول الرجوع إليها عند الطلب والحاجة، والمصير النهائي للوثائق حسب جدول مدد حفظها، كمعطيات أساسية للمتابعة.

8-حفظ النسخة الأصلية من "جداول التحويل "، وإرجاع نسخ منها إلى المصلحة المحولة، مختومة وممضاة، كوسيلة إثبات لعملية التحويل من جهة، ووسيلة بحث ومتابعة عند طلب وإعارة الوثائق تلك من جهة أخرى.

9-تسجيل عمليات التحويل بـ"دفتر تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوسيط"، أو بقاعدة البيانات الأرشيفية المخصصة لذلك.

13- تحيين "مخطط مواقع حفظ الوثائق والأرشيف الوسيط"، كرسم وخريطة تحدد قائمة الأرشيف الوسط المحفوظ وعناوين حفظه، والمعلقة عند مدخل محل الحفظ، وذلك بإضافة الأرشيف المحول حديثا.

14- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إعداد أدوات بحث عامة للأرشيف الوسيط المحفوظ في شكل أدلة أو فهارس بموضوعات معينة، ويتم توزيعها على الإدارات المعنية كأدلة بحث.

المتدخل:
مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف

كل المصالح الإدارية

مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف

* إجراءات حفظ الأرشيف الوسيط
Procédures de conservation
des archives intermédiaires

تعريف الإجراءات :
الحفظ هو خزن الوثائق الأرشيفية في أماكن ومعدات سليمة قصد صيانتها والحفاظ عليها وحمايتها من العوامل الطبيعية والبشرية مثل الحرائق والحشرات والسرقة.
وتخضع عملية الحفظ لمقاييس ومواصفات عالمية، تتعلق بتهيئة المخازن ودرحتي الحرارة والرطوبة. ويشتمل الحفظ على مختلف عمليات المعالجة المادية للرصيد ( ترفيف, صيانة, حماية ضد عوامل التهرئة ،...الخ. )، والمراقبة المستمرة له بما يحفظ تراث وذاكرة المؤسسة.

* أهداف الإجراءات :
يهدف إجراء حفظ الأرشيف الوسيط إلى المحافظة على الرصيد الوثائقي للمؤسسة، وحمايته من العوامل البشرية والطبيعية التي من شأنها ان تضر به وتفقد كيانه كرصيد معلوماتي للمؤسسة وجزء من ذاكرتها والذاكرة الوطنية في ما بعد.

من يقوم بماذا ؟ ؟ Qui fait Quoi / ؟ Who do What
-الإجراءات:
1- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف المراقبة الدورية لظروف التهوئة والإنارة ودرجات الحرارة والرطوبة للمحل الذي به يحفظ الأرشيف الوسيط، وذلك حسب المواصفات الدولية المتعلقة بهذا المجال والتي هي:

2- المواصفات المتعلقة بالحرارة و الرطوبة
- الأوعية الورقية:
* الحرارة : 18° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 55% (+ أو- 5 % )
- الصور الفوتوغرافية أبيض وأسود
* الحرارة : 12° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 35% (+ أو- 5 % )
- الصور الفوتوغرافية بالألوان
* الحرارة : 05° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 40% (+ أو- 5 % )
- أقراص مغناطيسية
* الحرارة : 18° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 40% (+ أو- 5 %

3- المواصفات المتعلقة بالإنارة الكهربائية
150 150 لوكس(150Lux)

4- المواصفات المتعلقة بحموضة الورق
لا يجب أن لا تقل عن 4,5 PH.

5- اتخاذ الإجراءات اللازمة حيال الوثائق المتقادمة وخاصة منها ذات القيمة الأساسية والتي تتطلب عناية أكثر من غيرها.

6- إعادة تنظيم الرصيد بعد عمليات الإتلاف أو الترحيل لسد الفراغات المحدثة في أماكن الحفظ.

7- مراقبة "جذاذات الفهرسة" على متن أوعية الحفظ وتغيير تلك التي تقادمت منها بفعل الاستعمال الدائم.

8- تغيير أوعية الحفظ التي ظهر عليها التقادم حتى لا يؤثر ذلك على الحالة المادية للوثائق وبالتالي ضمان سلامتها.


* إجراءات الإطلاع وإعارة الأرشيف الوسيط
Procédures de prêt et de communication
des Archives Intermédiaires

تعريف الإجراءات :
الإعارة هي العملية التي بموجبها يتم تلبية طلب مستفيد ما للإطلاع على عين المكان، أو استعارة وثائق شبه نشطة محفوظة بمركز حفظ الأرشيف الوسيط بغية الرجوع إلى معلومات تتضمنها، وهي الغاية الأساسية من حفظها. ويكون وذلك إما بالإطلاع على عين المكان أو النسخ أو الاستعارة لمدة معينة. على ان يكون ذلك لصاحب الوثائق أو محولها، أو بترخيص منه لغيره.

أهداف الإجراءات :
الهدف من إجراء إعارة الأرشيف الوسيط هو توفير المعلومة اللازمة لسير النشاط الإداري، والتي تتضمنها الوثائق المحفوظة بمركز حفظ الأرشيف الوسيط. وتجدر الإشارة إلى أن حسن تنفيذ الإجراءات السابقة يؤدي بالضرورة إلى تحقيق الهدف الأساسي لهذا الإجراء والعكس بالعكس.
من يقوم بماذا ؟ / ؟ Qui fait Quoi / ؟ Who do What

الأدوات المستعملة

مطلب إعارة وثائق وأرشيف وسيط ( ملحق 13 )

جذاذة شاهدة
لوثائق وأرشيف وسيط ( ملحق 14 )

دفتر إعارة الوثائق و الأرشيف الوسيط ( ملحق 15 )

فهرس لإعارة الأرشيف الوسيط ( ملحق 16 )

* الإجراءات:

1- يتولى أي مستفيد من المؤسسة التعبير عن رغبة الإطلاع على الوثائق الخاصة به، سواء كان ذلك على عين المكان أو إعارتها لمدة معينة أو نسخها، ويكون ذلك بتعمير"مطلب إعارة وثائق وأرشيف وسيط" .
ولا يمكن إعارة أي وثيقة إلا لمحولها، أو بإذن منه لغيره وذلك بالإمضاء على مطلب الإعارة.

2- ضرورة تحديد عناوين حفظ الوثائق المراد إعارتها بدقة ورقم تحويلها كما حدد ذلك بجدول التحويل.

3- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف تلبية طلب إعارة الوثائق للمستعير، مع تحديد أجل الاسترجاع المعمول به، ومتابعة ذلك بالتذكير عند التأخر.

4-يقع إدراج "جذاذة شاهدة لوثائق وأرشيف وسيط" مكان الوثيقة المستعارة كوسيلة متابعة لها ومحددة لمكانها.

5- عند الانتهاء من العمل بها، يتم إرجاع الوثاق التي تمت إعارتها، وتأكيد على ذلك بالإمضاء على مطلب الإعارة الأولي.

6- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف استلام الوثائق المسترجعة، والتثبت من صحتها، والتأكيد على ذلك بالختم والإمضاء بمطلب إعارتها.

7- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إرجاع الوثائق إلى أماكن حفظها الأصلية، وسحب "الجذاذة الشاهدة" الموضوعة في مكانها وإتلافها.

8- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف تسجيل عملية الإعارة التي حدثت في "دفتر إعارة وثائق و أرشيف وسيط" ، أو بقاعدة البيانات الأرشيفية المخصصة لذلك.

9- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف دوريا إعداد فهرس لإعارة الأرشيف الوسيط، وذلك للقيام بإحصائيات تخص الإعارات تمكن من معرفة المستعيرين والوثائق الأكثر إستعارة، وأخذ ذلك بعين إعتبار أهمية الوثائق من بعضها.


* إجراءات فرز وإتلاف وترحيل الأرشيف الوسيط إلى الأرشيف الوطني
Procédures de Tri, Elimination et de Versement des Archives intermédiaires aux Archives Nationales

تعريف الإجراءات :
* الفرز: هي عملية انتقاء الوثائق حسب مميزات معينة، وهي أهميتها، وتحديد ما هو مقترح للإتلاف وما هو معد للحفظ الدائم كذاكرة وطنية، وبالتالي ترحيلها إلى الأرشيف الوطني حسب ما تمليه قواعد الحفظ بجدول مدد حفظ الوثائق.
وتجرى عمليات الفرز الوثائقي في مناسبتين :
- الأولى في آخر الفترة النشطة للملفات والوثائق، أي قبل تحويلها وحفظها كأرشيف وسيط وهذه العملية تتمثل في انتقاء النسخ المتكررة والوثائق الثانوية التي لا فائدة من حفظها لإتلافها مباشرة .
- الثانية في الفترة شبه النشطة ( بعد عملية التحويل )، و طبقا لمقتضيات "جدول مدد حفظ الوثائق" وذلك لضبط الوثائق التي انتهى أجل حفظها وإعدادها للإتلاف, أو الوثائق ذات الأهمية المتواصلة بترحيلها إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم كذاكرة وطنية تصلح للبحث والتاريخ.

* الإتلاف: هي عملية تعقب الفرز، وتتمثل في التخلص من الوثائق الأرشيفية التي أصبحت عديمة القيمة والتي ينص "جدول مدد حفظ الوثائق" على أتلافها بعد الفترة الشبه نشطة، وقد قيمت الإدارة المحولة للوثائق نشاطها واقترحت إتلافها.

* الترحيل: هي عملية تأتي بعد الفرز أيضا، وتتمثل في نقل الوثائق التي فقدت قيمتها الأولية ( الإدارية ) ولازالت تكتسب قيمة تاريخية وعلمية، فيتم ترحيلها إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم وذلك حسب ما يمليه تراتيب "جدول مدد حفظ الوثائق" وبعد موافقة الأرشيف الوطني على ذلك. وفي هذه المكرحلة فإن الرشيف الوطني هو الذي يقيم قيمة الوثيقة ويقترحها للترحيل إليه بعد نهاية فترتها الشبه نشطة إذا ما رأى في ذلك منفعة وقيمة.

أهداف الإجراءات :
يهدف هذا الإجراء عموما إلى تطبيق ما ورد في برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف وخاصة ما يتعلق بالاقتصاد في أماكن وتكلفة حفظ الوثائق والأرشيف من ناحية، وحفظ ذاكرة المؤسسة الذي هو جزء من الذاكرة الوطنية من ناحية أخرى.

من يقوم بماذا ؟ / ؟ Qui fait Quoi / ؟ Who do what

الأدوات المستعملة:

جدول بياني في الوثائق النشطة المعدة للإتلاف ( ملحق 17 )

محضر في إتلاف وثائق وأرشيف ( ملحق 18 )

دفتر إتلاف وثائق وأرشيف ( ملحق 19 )

دفتر ترحيل أرشيف نهائي إلى الأرشيف الوطني ( ملحق 20 )

* الإجراءات:

* الفرز:

1- تقع عملية الفرز الأولى خلال نهاية الفترة النشطة للوثائق، ويتولى ذلك الموظف بنفسه، حيث يفرز الوثائق المعدة للأرشفة الشبه نشطة من بقية الوثائق الثانوية والمسودات التي تنتهي مدة حفظها بنهاية فترتها النشطة وإتلافها مباشرة دون تحويلها إلى أرشيف وسيط حسب ما ينص على ذلك "جدول مدد حفظ الوثائق".

2- تقع عملية الفرز الثانية إثر نهاية الفترة الشبه نشطة للأرشيف الوسيط حسب ما تمليه قواعد الحفظ ب "جدول مدد حفظ الوثائق"، وتقوم بذلك مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف.

الإتلاف:
2- تسجل الوثائق المقترحة للإتلاف في "جدول بياني في الوثائق المعدة للإتلاف" من قبل المصلحة الإدارية المعنية إذا كانت الوثائق نشطة، أو من قبل مصلحة مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إذا كانت الوثائق مفروزة في نهاية فترتها الشبه نشطة، وتتولى المصلحة الأخيرة التثبت مليا من قواعد حفظ تلك الوثائق المقترحة للإتلاف من خلال "جدول مدد حفظ الوثائق" وما إذا كانت فعلا مهيئة لذلك.

3- بعد إعداد "الجدول البياني في الوثائق المعدة للإتلاف " ، وإمضائه وختمه من قبل الإدارة المعنية، تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بعد تأشيرها على ذلك، إرسال الجدول إلى الأرشيف الوطني وذلك للحصول على الموافقة والمصادقة على عملية إتلاف ما تتضمنه من وثائق بعد الرجوع والتثبت من "جدول مدد حفظ الوثائق" الخاص بالمؤسسة والذي يحتفظ الأرشيف الوطني بنسخة أساسية منه لهذا الغرض.

4- يتولى الأرشيف الوطني الموافقة والمصادقة على إتلاف الوثائق التي أقترحت لذلك حسب الجدول البياني الذي ورد إليه، ويعاد الجدول إلى المؤسسة لتتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إتمام إجراءات الإتلاف.

5- بعد الحصول على الموافقة على إتلافها، تحول مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف الوثائق المعنية إلى مصنع عجين الورق، وهو المؤسسة الوحيدة المسموح لها بإتلاف الوثائق العمومية، والحصول على وصل يثبت ذلك.

6- إثر عملية الإتلاف، تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إعداد "محضر في إتلاف وثائق وأرشيف" ، و يتم إمضاءه وإرفاقه لملف إتلاف الوثائق المطلوب حفظه كشاهد وإثبات قانوني لمصير تلك الوثائق الإدارية.

7- تسجل عمليات إتلاف الوثائق من قبل مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف "بدفتر إتلاف الوثائق والأرشيف" أو بقاعدة البيانات الأرشيفية المخصصة لذلك.

8- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف تحيين "مخطط مواقع حفظ الوثائق والأرشيف الوسيط" وكذلك الأدوات الأرشيفية المعنية (جداول التحويل, السجل العام للتحويل، قاعدة البيانات الأرشيفية، الخ... ) وذلك باعتبار عملية الإتلاف التي شملت للوثائق شبه النشطة.

3- ترحيل الوثائق والأرشيف النهائي إلى الأرشيف الوطني

9- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إعداد "جدول ترحيل أرشيف نهائي إلى الأرشيف الوطني" وختمه صحبة الإدارة المعنية بالوثائق، ويتضمن الجدول الأرشيف الذي يملي"جداول مدد حفظ الوثائق" ترحيله إلى الأرشيف الوطني باقتراح منه، وإرساله إلى المؤسسة الوطنية الأم للمصادقة على ذلك وقبوله وحفظه حفظا دائما كوثائق تاريخية للبحث والإثبات.

10- بعد موافقة الأرشيف الوطني على قبول الأرشيف النهائي المقترح ترحيله إليه، تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف فرز الوثائق المذكورة وإحضارها لذلك.

11- إرسال الوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني والحصول على إثبات في ذلك.

12- تسجل مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف عمليات ترحيل الوثائق والأرشيف النهائي إلى الأرشيف الوطني "بدفتر ترحيل الوثائق"

13- تحيين "مخطط مواقع حفظ الوثائق والأرشيف الوسيط "، وكذلك الأدوات الأرشيفية (جداول التحويل, دفتر التحويل العام للتحويل، قاعدة البيانات الأرشيفية، الخ... ) وذلك باعتبار عملية ترحيل الوثائق التي تمت إلى لأرشيف الوطني.

14- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف إثر كل عملية فرز وإتلاف وترحيل للأرشيف الوسيط إعادة ترتيب وترفيف الوثائق شبه النشطة في مكان حفظها وفق نظام الترتيب المعمول به، وذلك لسد الفراغات المحدثة من جراء عملية سحب الوثائق من الأرصدة.


* إجراءات تحيين وسائل العمل الأرشيفي
Procédure de mise à jour des Outils de travail Archivistique

تعريف الإجراءات :
تحيين أدوات العمل الأرشيفية يعني جعلها مواكبة للتغييرات التي يمكن أن تطرأ على الملفات والوثائق المعنية بالمعالجة، أو على الهيكل التنظيمي للمؤسسة، أو على بعض التشريعات التي لها علاقة بالتصرف في الوثائق والأرشيف.
ويتمثل تحيين أدوات العمل الأرشيفية ( القائمة الاسمية للملفات والوثائق الإدارية, جدول مدد حفظ الوثائق و نظام تصنيف الوثائق الإدارية ) في إدخال تحويرات عليها إما بالإضافة أو بالحذف أو بالتعديل.
أهداف الإجراءات :
الهدف الأساسي من تحيين أدوات العمل الأرشيفي هو ضمان نجاعة هذه الأدوات بصفة متواصلة، و ضمان قابليتها لمسايرة التغييرات التي يمكن أن تطرأ على الملفات والوثائق أو على كل ما له علاقة بالتصرف في الوثائق والأرشيف .

1- تحيين القائمة الإسمية للملفات والوثائق الإدارية

القائمة الاسمية للملفات و الوثائق الإدارية هي عنصر من مجموع الأدوات الأرشيفية الضرورية لإنجاز المهام و الأعمال المرتبطة بالتصرف في الوثائق والأرشيف.
يتم تحيين "القائمة الاسمية للملفات والوثائق الإدارية"، سواء بحذف ملف أو وثيقة لم تعد قيد الاستعمال، أو بإضافة ما وقع إحداثه من وثيقة جديدة أو تغيير مسار وثيقة ...الخ.
* الإمكانيات المتاحة للتحيين :
- إنشاء وثقة جديدة،
- إدخال تحويرات على وثائق موجودة ( تغيير العناوين / النظير / المسار /...الخ )
- حذف وثائق موجودة.

2- تحيين جدول مدد حفظ الوثائق :
لكي يكون جدول مدد حفظ الوثائق مواكبا للتغييرات الحاصلة على مستوى الوثائق، يتوجب تحيينه

* الإمكانيات المتاحة للتحيين :
- إضافة قواعد لوثائق مستحدثة ( جديدة )،
- حذف قواعد لوثائق لم تعد مستخدمة،
- تغيير مدد الحفظ لوثائق تغيرت قيمتها بمفعول حاجة إدارية جديدة أو تغيير أو صدور أو حذف قانون خاص بالتقادم،
- ظهور معطيات جديدة تضفي على الوثيقة قيمة ثانوية لم تكتسبها من قبل.
يتم تحديث قاعدة أو قواعد حفظ بطلب من أي طرف له علاقة بالوثائق (الإداري، المسؤول الأول عن المؤسسة، المتصرف في الوثائق والأرشيف، الأرشيف الوطني،…الخ.)، ويقع اقتراح التحديث ( تغيير، حذف، إضافة … ) في شكل مطلب معد للغرض. ويتم اعتماد القاعدة الجديدة وحذف القاعدة القديمة حسب نفس الأسلوب الذي اعتمد للموافقة على القواعد في الأول .

3- تحييــن نظام تصنيف الوثائق الإدارية
يحتاج "نظام تصنيف الوثائق الإدارية" إلى تحيين دائم كلما طرأ تغيير على مستوى الأنشطة الإدارية، سواء بإحداث وظائف أو أقسام من وظائف أو ملفات و وثائق أو إلغاء جانب منها.
لقد تم بناء نظام التصنيف على مبدأ أساسي وهو قابلية التمدد واتساع أصناف أو أقسام جديدة وهو ما يبدد صعوبة التحيين.
و تتم عملية تحيين" نظام تصنيف الوثائق الإدارية " بتعمير مطلب في الغرض من قبل الوحدات الإدارية، وذلك عند ملاحظة تغيير سواء بالإضافة أو بالحذف، و يقع توجيه هذا المطلب إلى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف التي تحدد على ضوء المطالب المقترحة، التغييرات التي سيقع إدخالها على " نظام تصنيف الوثائق الإدارية ".
و تجدر الإشارة إلى ضرورة تحيين كشاف " نظام تصنيف الوثائق الإدارية " لكي يكون شاملا لكل عناصر النظام، ويستجيب لحاجيات البحث عن الوثائق .

الإمكانيات المتاحة للتحيين :
- إضافة صنف رئيسي / حذف صنف رئيسي
- إضافة صنف فرعي / حذف صنف فرعي
- إضافة قســـــم / حذف قسم
- إضافة قسم فرعــي / حذف قسم فرعي
- إضافة مـلـــف / حذف ملف
- إضافة وثيقـــة مفردة / حذف وثيقة مفردة
- إضافة وثيقة مكونة لملف / حذف وثيقة مكونة لملف

فبالنسبة "للإضافة"، يجب إقحام ما وقع إحداثه بصورة لا تخل بتوازن النظام، مع مراعاة التدرج والتسلسل المنطقي للوحدات. أما بالنسبة "للحذف"، فيجب سد الفراغ الحاصل بملاحظة تشير إلى حذف هذا الصنف أو القسم أو الوثيقة لكي لا يحدث خلل في تسلسل رموز نظام التصنيف.
وإذا كان تحيين نظام التصنيف يتعلق بقسم فرعي لم يعد قابلا للتدرج ( مثلا : 1999 ) يمكن إضافة رمز على شمال الرمز الأصلي تفصل بينهما علامة ما، لإحداث فروع ثانوية بهذا القسم الفرعي.
مثـال : 1999/01
1999/02
1999/03
1999/04
من يقوم بماذا ؟ / ؟ Qui fait Quoi / ؟ Who do what
الأدوات الإجراءات المتدخل

الوثائق المعتمدة:
مطلب تحيين القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة"
مطلب تحيين نظام تصنيف الوثائق والخصوصية للمؤسسة
مطلب تحيين جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية للمؤسسة ( ملحق 21 )


1- تحيين القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة

إثر حدوث تغيير في أي جانب يخص "القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة" ( النسخة / الشبكة الوظيفية / عنوان الملف أو الوثيقة / إضافة أو حذف ملف أو وثيقة /...الخ )، يتعين إعلام مصلحة التصرف في الوثائق و الأرشيف عبر "مطلب تحيين القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة"

1.1-عند ورود مطلب التحيين ممضى ومختوم من قبل الإدارة المعنية، تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بالتنسيق مع مصالح الأرشيف الوطني دراسة المقترح، وتحيين "القائمة الاسمية لملفات ووثائق المؤسسة".

2.1- إشعار الإدارة المعنية بما تم تحيينه بخصوص "القائمة الاسمية لملفات ووثائق للمؤسسة" وذلك عن طريق مذكرة تضفي الصبغة الرسمية والقانونية للإجراء، وتطالب بتطبيق التحيين والعمل بما تضمنه.

2- تحيين نظام تصنيف الوثائق الإدارية الخصوصية المؤسسة

1.2- على إثر حدوث أي تغيير في الوظائف أو إحدى فروعها سواء ذلك بالإضافة أو الحذف، أو في الملفات والوثائق الإدارية بالإضافة أو الحذف أيضا، فإن الإدارة المعنية بهذا التغيير مطالبة بتقديم "مطلب تحيين نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة" تذكر فيه نوع التغيير وتبرر ذلك.

2.2- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف دراسة ما تم اقتراحه من تحيين لـ" نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للمؤسسة" بالتنسيق مع مصالح الأرشيف الوطني، وإذا ما شرع التغيير، يقع إرسال المطلب بعد موافقة لجنة الأرشيف على ذلك، إلى المؤسسة الوطنية للدراسة والمصادقة.

3.2- بعد الحصول على موافقة ومصادقة الأرشيف الوطني في ما يتعلق بالتحيين المقترح، يتم إشعار

الإدارة المعنية بذلك عبر مكتوب يضفي الصبغة الرسمية والقانونية على التحيين، ويؤكد على أخذه بعين الاعتبار ما تم تحيينه.

3- تحيين جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية للمؤسسة

1.3- إثر حدوث أي تغيير في ما يتعلق بمختلف الجوانب المكونة لـ"جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية للمؤسسة "( النسخة / الشبكة الوظيفية / عنوان الملف أو الوثيقة / إضافة أو حذف ملف أو وثيقة /...الخ )، يتعين إعلام مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بذلك عبر وثيقة "مطلب تحيين جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية للمؤسسة ".

2.3- تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف دراسة مقترح تحيين جدول مدد حفظ الوثائق الخصوصية للمؤسسة وهو موضوع دقيق للغاية لاعتباره يمس عمر الوثيقة بقرار إتلافها أو حفظها.

3.3- تعرض مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف بعد موافقتها على التحيين ما تم إقتراحه على لجنة الأرشيف بالمؤسسة، وإمضاء المعننين بالتحيين، وعرض المقترح على الأرشيف الوطني للمصادقة على ذلك.

4.3- بحصولها على الموافقة والمصادقة على تحيين جدول ممد حفظ الوثائق الخصوصية للمؤسسة، تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف عرض التحيين على الوزارة المشرفة للمصادقة وإضفاء الصبغة الرسمية عليه في شكل قرار وزاري ينشر بالرائد الرسمي للبلاد.

5.3- بعد نشر القرار الوزاري بالرائد الرسمي، يصبح تحيين جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف بالمؤسسة قانونيا ورسميا يمكن العمل به، لذلك تتولى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف تذكير الإدارة المعنية بذلك عبر مكتوب قانوني ليتم العمل به.












الملفات المرفقة
نوع الملف: doc ملاحق أرشيف.doc‏ (273.0 كيلوبايت, المشاهدات 113)
التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Jun-23-2007, 10:59 AM   المشاركة2
المعلومات

أبـوفـيـصـل
إدارة المنتدى

أبـوفـيـصـل غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 391
تاريخ التسجيل: Aug 2002
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 2,367
بمعدل : 0.52 يومياً


افتراضي

السلام عليكم
وفقك الله أستاذ مبروك على هذا المعلومات حول الأرشفة وودت أن الأستذا / عبدالكريم بجاجة لديه الوقت ليداخل ويُعقب على موضوعات الأرشفة ةالتوثيق .
سُعدنا بتسجيلك في منتديات اليسير ..

أخوك / أبوفيصل












  رد مع اقتباس
قديم Jun-23-2007, 08:57 PM   المشاركة3
المعلومات

cedra
مكتبي جديد

cedra غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 23133
تاريخ التسجيل: Nov 2006
الدولة: ليبيــا
المشاركات: 16
بمعدل : 0.01 يومياً


قلم السلام عليكم

السيد العزيز مبروك :
اتمني ان تساعدني في بعض الموضوعات بما انه الموضوع كتبته عن الوثائق فارجو منك المساعدة اذا استطعت فانا طالبة دراسات وموضوع هو دور نظم المعلومات في إدارة الوثائق. وانا هنا اريد اي بحوث او دراسات عن إدارة الوثائق.
ولك مني ألف مليون تحية
الطالبة cedra












  رد مع اقتباس
قديم Oct-25-2010, 04:25 PM   المشاركة4
المعلومات

المنيعي47
مكتبي جديد

المنيعي47 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 87196
تاريخ التسجيل: Apr 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 15
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

بارك الله فيك على المعلومات الوافية ودمت وفيا












التوقيع
  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
المكتبات الجامعية في مجتمع المعلومات(بين المشكلات والحلول) ولاء شيخ المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 1 Dec-18-2013 01:16 AM
دور المكتبة الالكترونية في تحديث العملية التعليمية والتربوية أحمد حسن (المعلوماتى) منتدى مراكز مصادر التعلم والمكتبات المدرسية 5 Mar-14-2011 10:24 PM
الإنتاجية العلمية لأعضاء هيئة التدريس بكليات وأقسام المكتبات والمعلومات ولاء شيخ المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 4 Oct-13-2009 07:10 PM
الحلقة العلمية الـ2: الكتاب العلمي للأطفال د.محمود قطر المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 19 Nov-03-2007 07:46 PM
أدب الأطفال وثقافتهم قراءة نقدية - د.سمر روحي الفيصل د.محمود قطر عروض الكتب والإصدارات المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات 8 Feb-11-2007 01:00 PM


الساعة الآن 11:30 AM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين