[عوض مهدي]

التزويد

كلمة التزويد تعني عملية تزويد المكتبة أو مركز المعلومات أو دار الوثائق بالكتب والوثائق والأوعية الأُخري .

مبادئ التزويد:

1/ السرعة في طلب المواد المكتبية لخدمة المستفيد الذي يرغب في الحصول علي المعلومات الحديثة الازمة له كما يجب تجنب الزيادة المستمرة في أسعار الكتب أو الإشتراك في الدوريات ’ ويتم ذلك بطريقتين: إما الاتصال المباشر بالناشرين وهي الأسرع أو عن طريق وكيل يقوم بتوفير إحتياجات المكتبة جميعها وذلك بموجب إتفاقية معده لهذا الغرض .

2/ الدقة في جميع مراحل عملية التزويد ’ وذلك لعدم تكرار نسخ الكتب وبالتالي التوفير المالي .

3/ لابد من أن تكون الإجراءات بسيطه وذلك في الطلب والتسجيل لتحقيق أقل تكلفه.

4/ تطوير وتنمية علاقات عمل طيبة بين كافة العاملين في المكتبة بهدف توفير الوقت والجهد والمال .

قسم التزويد:

هو القسم المسئول عن التزويد بالأوعيه التقليديه وغير التقليديه وإنشاء سجلات تحت الشراء وإستقبال الفواتير وإستعجال المواد التي لم تصل بعد والاتصال بالموردين .

وظائف قسم التزويد:

1/ وضع أُسس وخطه واضحه وهي ما تسمي سياسة التزويد وهي عادة تعكس سياسة المكتبة وهي سياسة واضحة ومحددة يتم من خلالها الحصول علي أفضل المواد المكتبية من خلال الشراء والإهداء والتبادل والإيداع بأقل التكاليف وباسرع وقت ممكن.

2/ المشاركة في عملية الإختيار .

3/ إستلام طلبات إختيار الكتب أو المواد المكتبية ( التوصيات والمقترحات) من الجهات المختلفة وهي ( فهارس المكتبة, فهارس المواد المطلوبه , فهارس المواد الواصله ) وذلك منعا للتكرار .

4/ إختيار المكتبات والوكلاء لشراء المواد المكتبية المختلفة .

5/ إرسال الطلبات (التوصيات والمقترحات) الي الناشرين أو الوسطاء ومتابعتها.

6/ إستلام المواد المكتبية الوارده من مصادرها المختلفه مع مراسلاتها وفواتيرها , ثم القيام بتدقيق هذه المراسلات والفواتير ومتابعاتها .

7/ تسجيل المواد المكتبية الواصله وختمها كالسجلات الخاصة بالقسم .

8/ إعلام أصحاب المقترحات والطلبات بوصولها .

9/ تحويل المواد المكتبية غير المجلدة الي التجليد .

10/ تحويل المواد المكتبية الواصله الي قسم الفهرسة والتصنيف لمتابعة الإجراءات الفنية الازمة .

11/ تنظيم عملية التبادل والإهداء وذلك بإعداد قوائم المواد المكتبية المعده للإهداء والتبادل وقوائم باسماء الجهات التي يتم معها الإهداء أو التبادل .

12/ تنظيم طلبات الدوريات ومتابعتها وإستلام وتسجيل ما يصل منها .

13/ إصدار نشرات إعلامية وقوائم بإضافات جديدة .

14/ إعادة طلب المواد المكتبية التي لم تصل الي المكتبة في حدود المدة المقررة أو الغائها , ثم البحث في الأسواق عن المواد التي نفذت ومحاولة الحصول علي نسخ منها باي طريقة وخاصة التصوير.

15/ تقديم معلومات وخدمات ببليوغرافية كاملة عن المواد المكتبية المختلفة لمن يشاء من الباحثين والمهنيين.

تنظيم قسم التزويد:

يختلف تنظيم قسم التزويد من مكتبة الي أُخري وذلك علي ضوء حجم المكتبة ’ ففي المكتبات الصغيرة يعتبر التزويد وظيفة من بين بقية الوظائف الفنية التي يقوم بها أمين المكتبة . فهو الذي يختار الأوعية بنفسه ويعد الطلبات ويقوم بتسديد الفواتير وتسجيل الاوعية الجديدة ويقضي بقية وقته في إعداد هذه الأوعية لتكون متاحه للرواد , أما في المكتبات المتوسطة الحجم فقد يدمج قسم التزويد في احد اقسام المكتبة الاخري مثل قسم الفهرسة أو قسم الخدمات المكتبية ويتولي هذا القسم حينئذ مهمة الحصول علي أوعية المعلومات علاوة علي مهامه الأساسية , وفي المكتبات الكبيرة يفرد قسم خاص للتزويد وذلك لضخامة رصيد هذه المكتبات من أوعية المعلومات وتنوع مجموعاتها وربما يقسم في بعض المكتبات حسب مصادر التزويد الي وحدات مثل :

1/ وحدة شراء المواد .

2/ وحدة التبادل والإهداء .

3/ وحدة الإيداع .

وفي مكتبات أُخري حسب نوع الأوعية المقتناة الي:

1/ قسم الدوريات .

2/ قسم المطبوعات الحكومية .

3/ قسم المواد السمعية والبصرية .

موظفو قسم التزويد:

في اقسام التزويد الصغيرة يجب ان يكون رئيس القسم مكتبيا وبعد ذلك يمكن تنوع التخصصات داخل القسم حسب موضوعات المعرفة البشرية . اما في اقسام التزويد الكبيرة والتي تتشعب الي شعب فيجب ان يكون الرئيس العام بالقسم مكتبيا وكذلك يكون رؤساء الشعب من المكتبين ولا يهم بعد ذلك ان يكون بقية الموظفين من المكتبيين بل يفضل أن يكونوا من تخصصات أُخري.

ومن المتفق عليه يقوم رئيس قسم التزويد برسم السياسة العامة في القسم وتوزيع الإختصاصات وكتابة التقارير في سير العمل في قسمه ورفعها الي أمين المكتبة ’ وكذلك يقوم رئيس قسم التزويد بتخطيط وتنفيذ الدورات التدريبية الأزمة لموظفي قسمه.

ومن المفضل أن يتمتع موظف قسم التزويد بمؤهلات ومهارات من بينها:

1/ بعض المهارات الإدارية اذ ان جل العمل داخل القسم هو عمل كتابي .

2/ معرفة بعض المبائ المحاسبية والمالية .

3/ الإلمام بسوق النشر وتتطور إنتاج وسائط المعرفة .

4/ إجادة لغة أجنبية أو أكثر للحصول علي المواد المنشوره بغير اللغة العربية .

5/ معرفة قواعد الفهرسة وخاصة صياغة المداخل مما يساعد علي إستخدام الفهارس والببليوغرافيات .

أما رئيس قسم التزويد يجب أن يكون متخصصا في علم المكتبات والمعلومات وذا خبره في هذا المجال للوفاء بالمهام التالية:

1/ متابعة شراء المواد المكتبية .

2/ المشاركة في عملية الإختيار المواد وذلك بالاطلاع علي فهارس وإعلانات الناشرين .

3/ مطابقة العناوين المختارة علي الفهارس المكتبية (فهرس المواد تحت الطلب وفهرس الرفوف ) لإستبعاد ما هو موجود منها .

4/ مقابلة وكلاء ومندوبين الناشرين .

5/ المفاضلة بين الوكلاء والموزعين لإختيار الأفضل من بينهم .

6/ إستلام المواد الواردة عن طريق التبادل والإهداء وتقديمها .

7/ الإشراف علي الموظفين المكلفين بإعداد وتلقي الطلبات .

8/ إعداد الخطابات الموجهة لدور النشر أو الناشرين وتسليم الردود عليها .

9/ إعداد ميزانية إقتناء أوعية المعلومات أو المشاركة في إعدادها .

10/ إعداد الإحصاءات والتقارير الخاصة بالقسم.

المراجع:

1/ احمد محمد الشامي , سيد حسب الله / المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات .

2/ امين النجداوي / المدخل الي علم المكتبات والمعلومات .

3/ عبد الحافظ محمد سلامه / خدمات المعلومات وتنمية المقتنيات المكتبية .

4/ شعبان عبد العزيز خليفة / تزويد المكتبات بالمطبوعات .

5/ حسن صالح / الاجراءات الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات .