[sanoya]

المكتبة الطبية :
يعرف التزويد بأنه العملية التى تهتم بتوفير المواد المكتبية المختلفة لمكتبة أو لمجموعة من المكتبات. وهو العملية التى تقوم بها المكتبة لتوفير المواد المطلوبة التى اعتمدتها سياسة الاختيار لإضافتها لمجموعات المكتبة، ويعرفه Harrod(10) بأنه أحد الأقسام فى المكتبة ومهمته الرئيسية طلب المواد المكتبية، ويقوم بوظائف أخرى كالحصول على المواد المكتبية عن طريق الإهداء والتبادل، كما يقوم بعملية التجليد لهذه المواد(11). وبشكل عام يمكن تعريف التزويد بأن عملية توفير أو الحصول على المواد المكتبية المختلفة والمناسبة للمكتبة ولمجتمع المستفيدين منها من خلال المصادر المختلفة للتزويد وهى :
- الشراء .
- الإهداء.
- التبادل.
- الإيداع القانونى.
- البرامج التعاونية.
أما المبادئ الأساسية للتزويد فهى :
(1) طلب المواد المكتبية المناسبة وبالسرعة الممكنة.
(2) الدقة فى جميع مراحل عملية التزويد.
(3) البساطة فى الإجراءات.
(4) ضرورة التنسيق بين قسم التزويد والأقسام الأخرى فى المكتبة.
وتتلخص وظائف قسم التزويد فى النقاط التالية :
- المساهمة بشكل جاد وفعال فى عملية اختيار المواد المكتبية المختلفة.
- إعداد سياسة شراء واضحة يتم من خلالها الحصول على أفضل المصادر بأقل للتكاليف وبأسرع وقت ممكن.
- إعداد قوائم بالناشرين وتجار الكتب والجهات التى يمكن الحصول منها على المصادر المختلفة سواء من خلال الشراء أو الإهداء أو التبادل.
- توفير أدوات الاختيار المناسبة للمصادر المختلفة كالأدلة والببليوغرافيات وغيرها.
- استلام المواد التى تصل المكتبة سواء عن طريق الشراء أو الإهداء أو التبادل.
- تجليد الكتب والمواد الأخرى وفق سياسة التجليد المتبعة فى المكتبة.
- تسجيل المواد التى وصلت للمكتبة فى السجلات الخاصة أو فى قاعدة البيانات.
- الإشراف على عملية التقييم والتعشيب والاستبعاد والجرد لمجموعات المكتبة.
- إعداد الميزانية الخاصة بالتزويد ومتابعة الإجراءات المالية اللازمة.
- إعداد التقارير الإحصائية الخاصة بنشاط التزويد وحفظ السجلات الإحصائية.
- توفير مجموعة مناسبة من المواد المكتبية لأغراض الإهداء والتبادل.
- إصدار النشرات الإعلامية وقوائم الإضافات الجديدة وتقديم بعض الخدمات الببليوغرافية للباحثين والمهتمين وللأقسام الأخرى فى المكتبة.
- تحويل المواد المكتبية المختلفة بعد القيام بجميع العمليات الفنية اللازمة إلى قسم الفهرسة والتصنيف لمتابعة الإجراءات الفنية الأخرى.
- التعاون مع المكتبات الأخرى فى مجالات التزويد المختلفة(12).
وتتلخص إجراءات التزويد فى تقديم مقترحات الشراء من الجهات المختلفة من خلال نماذج خاصة لذلك تضم معلومات ببليوغرافية وغير ببليوغرافية عن المادة المطلوبة، ثم تتم عملية تدقيقها على فهارس المكتبة، وسجلات قسم التزويد للتعرف على وضعها (متوفرة أم غير متوفرة، واصلة، مطلوبة.. الخ) وعلى ضوء ذلك يتم طلب المادة أو عدم طلبها. وفى حالة طلبها يتم ذلك من خلال عدة طرق هى الطلب العادى والطلب المستعجل والطلب المستمر، ويمكن أن يتم الطلب بالبريد العادى أو الفاكس أو التليفون أو البريد الإلكترونى. ويمكن شراء المادة المطلوبة من جهات مختلفة مثل الناشر أو الموزع أو المؤلف أو المكتبات التجارية أو معارض الكتب أو المؤسسات التى لها إصدارات ومنشورات، ويجب متابعة الطلبات مع الجهات ذات العلاقة حتى يتم استلامها وتفحصها والتأكد من دقة الطلب وبعد ذلك يتم متابعة الأمور المالية لتسديد ثمن المواد بعد وصولها.
الإهداء والاستهداء :
يمكن للمكتبات الطبية أن تحصل على مجموعة من المصادر الطبية المختلفة عن طريق الإهداء أو الاستهداء من الجهات المختلفة. ويسهم ذلك فى تخفيف أعباء الميزانية، وإغناء مجموعاتها بالمواد التى لا يمكن شراؤها، وتطوير علاقات تعاون مع المؤسسات الأخرى. ويمكن أن تأتى المواد المهداة من المؤلفين أو الناشرين أو المكتبات أو المؤسسات الطبية المختلفة.
ويمكن للمكتبة الطبية أن ترفض المواد المقدمة على سبيل الإهداء فى بعض الحالات كأن تكون موضوعاتها لا تهم المكتبة ولا مجتمع المستفيدين، أو أن تضع الجهة المهدية شروطاً ليست سهلة ويصعب تحقيقها، أو أن تكون المادة المهداة فى حالة غير جيدة وتحتاج إلى صيانة شاملة ومكلفة، أو لا تشكل إضافة حقيقية وقيمة للمكتبة، أو تتنافى مع العادات والتقاليد الدينية والاجتماعية.
ويجب أن تعامل المواد المهداة تماماً مثل المواد المشتراة من حيث التسجيل والتجليد والفهرسة والتصنيف، وإرسال رسالة شكر إلى الجهة المرسلة، ويجب على المكتبة أن تحتفظ بسجلات خاصة بالمواد المهداة.
التبادل
يعد التبادل من أنشطة التزويد الهامة فى المكتبات الطبية وذلك لدوره فى تنمية مجموعاتها وتدعيم العلاقات مع المكتبات والمؤسسات الطبية المختلفة. ويجب أن يتم التبادل بناء على اتفاق أو تعاقد واضح ومكتوب مع الأطراف الأخرى. ويفضل أن يتم التبادل مع مكتبات طبية أخرى سواء على المستوى المحلى أو الوطنى أو العربى أو الدولى.
وهناك ظروف مختلفة تدعو المكتبات الطبية إلى الدخول فى اتفاقيات التعاون، من بينها توافر مواد طبية لا يمكن الحصول عليها من خلال الشراء ولكن يمكن الحصول عليها من خلال التبادل، ووجود قيود على التحويلات المالية للخارج، وتوافر مواد لدى المكتبة الطبية هى فى غنى عنها لأسباب مختلفة، وتغير السياسة الشرائية للمكتبة وخاصة من حيث المجال أو التخصص الموضوعى.
ويمكن أن تتبادل المكتبات الطبية فيما بينها : المواد المكتبية المستبعدة لأى سبب من الأسباب، والنسخ المكررة من المواد المتوافرة، ومطبوعات المؤسسة الطبية الأم التى تتبعها المكتبة، والمطبوعات الطبية الوطنية، وغيرها من المود. ويجب أن يكون التبادل متوازناً ومتكافئاً ومرضياً للطرفين، وأن لا يكون التبادل فى أى حال من الأحوال فرصة للتخلص من المواد غير المناسبة.
ويجب على المكتبة أن تعلن عن رغبتها فى التبادل وأن توفر مجموعة من المواد المناسبة للتبادل وأن تحدد أسساً للتبادل (كل الإنتاج العلمى مقابل كل الإنتاج العلمى، نسخة مقابل نسخة، حسب القيمة المالية للمادة المتبادلة، أو التبادل الحر بدون شروط)، وأن تقوم بحفظ السجلات والإحصاءات عبر نشاطات التبادل(13).
التجليد للمصادر الطبية
يجب تجليد الكتب والدوريات والطبوعات الطبية التى تحتاج لذلك لكى تصبح سهلة الحمل والحركة والاستخدام وأقل سمكاً ويمكن الكتابة على كعبها وترتيبها على الرفوف بشكل جيد، شريطة أن لا تؤخر عملية التجليد وصول المواد الطبية إلى مجتمع المستفيدين أو بعرضها للتلف، ويجب أن تتوقف عملية التجليد على أهمية المادة وحالتها المادية، كما يجب التعامل مع مجلد لديه الخبرة الجيدة والسمعة الطبية وسرعة الإنجاز والالتزام بالمواعيد ويستخدم مواد مناسبة للتجليد والأسعار المناسبة.
التعشيب والاستبعاد :
مع امتداد عمر المكتبة الطبية، تظهر على مجموعاتها علامات التقادم نتيجة لكثرة الاستخدام أو بسبب ظهور معلومات واختراعات طبية جديدة، ولهذا فإن المراجعة الدورية والمستمرة للمجموعات تعد عملية ضرورية، ويقصد بالتعشيب عملية مراجعة للمجموعات المتوافرة بهدف التأكد من أنها فى حالة مادية جيدة، وتستخدم فعلاً، ومعلوماتها حديثة، وتتوافر بأعداد كافية، وفى حالة توازن ولا توجد ثغرات.
ونظراً لأهمية التعشيب لمجموعات المكتبات الطبية، ولكونه عملية فنية، يجب أن تقوم على أسس مدروسة متطورة، وأن يقوم بها شخص لديه الخبرة الجدية والمعرفة العميقة بمقتنيات المكتبة الطبية وتنظيمها وحاجات المستفيدين. ويمكن أن تتم عملية التعشيب والاستبعاد من خلال عملية الجرد. وبشكل عام يجب على المكتبة الطبية أن تضع سياسة واضحة ومكتوبة لعمليات التعشيب والاستبعاد والجرد لكى تتم بأساليب مناسبة.
تقييم مجموعات المكتبات الطبية
تعد عملية التقييم حلقة من حلقات سلسلة بناء وتطوير المجموعات المكتبية، وهى عملية تقدير لكمية ونوعية مجموعات المكتبة فى ضوء الأهداف المحددة واحتياجات المستفيدين. وتهدف عملية التقييم إلى قياس مدى رضى مجتمع المستفيدين عن المجموعات المتوافرة، والتعرف على مواطن القوة والضعف فيها، وقياس مدى فاعلية سياسة الاختيار والتزويد، وتبرير المطالبة بزيارة ميزانية المكتبة، وإقناع لجان الاعتماد الخارجى بأنه لدى المكتبة المجموعات المناسبة من المصادر.
وهناك أساليب كمية وأساليب كيفية (نوعية) لتقييم المجموعات. أما أكثر الأساليب شيوعاً سواء بين العاملين فى المكتبات الطبية أو الباحثين فهى :
§ الحجم الكلى للمجموعات (عدد الكتب، عدد الدوريات... الخ).
§ معدل النمو السنوى للمجموعات.
§ حكم الخبراء والمتخصصين والاستشاريين.
§ استخدام الببليوغرافيات كقوائم معيارية.
§ دراسات التداخل مع مجموعات مكتبات أخرى.
§ دراسات المستفيدين (دراسة احتياجاتهم ومدى تلبية المكتبة لها).
§ دراسات الاستخدام الداخلى والخارجى للمجموعات من خلال الإعارة وغيرها.
§ الطريقة الانطباعة (غير الكمية) من قبل جهة استشارية خارجية.
§ المواصفات القياسية Library Standards.
§ تحليل الاستشهادات المرجعية.
§ آراء المستفيدين واقتراحاتهم. (14)
حوسبة عمليات تنمية المجموعات :
نتيجة لتضخم مجموعات المكتبات من حيث الكم والنوع، وكثرة الإجراءات الفنية التى تتطلبها عملية تنمية المجموعات، وأهمية الدقة والسرعة فى هذه العمليات. ونتيجة للتطورات التى شهدتها تكنولوجيا المعلومات سواء فى مجال صناعة الحواسيب أو فى مجال البرمجيات وبالتالى فى مجال شبكات المعلومات، فقد بدأت معظم المكتبات الطبية فى حوسبة عمليات التزويد باستخدام واحدة من الطرق التالية :
أ‌- شراء نظام حوسبة جاهز.
ب‌- الاشتراك مع مكتبات طبية أخرى من خلال شبكة تعاون.
ج- تطويع وتبنى نظام استخدام فى مكتبات طبية أخرى.
د- تصميم نظام حوسبة جديد للمكتبة.
وتوفر عملية الحوسبة للمكتبات الطبية مزايا السهولة والقدرة على إدخال البيانات وتحديثها وإلغائها، وسهولة تدقيق المواد التى يتم طلبها لتجنب التكرار، ومتابعة الطلبات المتأخرة، ومعرفة وضع المادة المكتبية والمراحل التى وصلت إليها من مرحلة الطلب وحتى مرحلة الوصول، وسهولة متابعة الأمور المالية واستخراج التقارير الإدارية والإحصاءات وجميع النماذج المطلوبة بأشكالها المختلفة.
وتتطلب العملية الأجهزة المناسبة وملحقاتها Hardware والبرمجيات المناسبة Software. ومن البرمجيات المستخدمة فى المكتبات بشكل عام يمكن استخدامها وفى مجال التزويد بشكل خاص نظام MINISIS ونظام CD/ISIS ونظام WINISIS ونظام الأفق Horizon ونظام المكتبة المتطور ALIS ونظام SOFTLINK Alice ونظام LibSys وغيرها من الأنظمة والبرمجيات.
وتعتمد عملية اختيار البرمجية المناسبة على أهداف المكتبة وحجم مجموعاتها ونشاطاتها وخدماتها وعدد المستفيدين وطبيعة حاجاتهم، بالإضافة إلى الإمكانات المالية والبشرية المتوافرة لديها.

[هبة احمد]

شكراعلى هذه المعلومات الجميلة